MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ POLITYKI SPOŁECZNEJ WP.IV Protokół

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ POLITYKI SPOŁECZNEJ WP.IV Protokół z kontroli problemowej przeprowadzonej w Zgromadzeniu Sióstr Albertynek Posługujących Ubogim, ul. Woronicza 10 w Krakowie, zwanym w dalszej części protokołu Zgromadzeniem przez Zespół Kontrolny Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w składzie: Krzysztof Musiorski starszy inspektor, Dorota Orzechowska st. operator urządzeń przygotowania danych, działający na podstawie Upoważnienia do kontroli nr 5/10 z 6 grudnia 2010 roku, wydanego przez Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie z upoważnienia Wojewody Małopolskiego. [Dowód: akta kontroli str. 1] Kontrolę problemową przeprowadzono w dniu 6 grudnia 2010 roku na podstawie art. 28 i 36 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 roku o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206), art. 17 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2003 r. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.) w związku z art. 22 pkt 14 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 175, poz z późn. zm.), Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 czerwca 2009 roku w sprawie kontroli prowadzonej przez wojewodę (Dz. U. Nr 106, poz. 884) oraz 7 umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego z zakresu pomocy społecznej nr 36/II/PS/2010 z dnia 27 lipca 2010 roku. Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości wydatkowania środków finansowych z budżetu Wojewody Małopolskiego, przekazanych na realizację zadania publicznego z zakresu pomocy społecznej, w ramach umowy nr 36/II/PS/2010 z dnia 27 lipca 2010 roku. Kontroli poddano okres od rozpoczęcia realizacji zadania tj. od 1 lipca do dnia przeprowadzenia kontroli tj. do 6 grudnia 2010 roku. Kontrolujący sprawdzili w szczególności: 1. Zgodność realizacji zadania z ofertą oraz zaktualizowanym, stosownie do przyznanej dotacji kosztorysem, stanowiącymi odpowiednio załączniki nr 1 i 2 do umowy. 2. Prawidłowość kwalifikowania wydatków finansowanych ze środków pochodzących z dotacji Wojewody Małopolskiego. 3. Działania podejmowane przez Zgromadzenie w ramach realizacji zadania. 4. Realizację zobowiązania Zgromadzenia Sióstr Albertynek Posługujących Ubogim ujętego w 6 umowy, tj. do informowania odbiorców o fakcie dofinansowania realizacji zadania przez Wojewodę Małopolskiego. Ustaleń kontrolnych dokonano w oparciu o zastaną dokumentacje, wizję lokalną a także wyjaśnienia złożone przez s. Hannę Salwinę Głogowska Ekonomkę Generalną oraz s. Otylię Czesławę Nalepę Główną Księgową. Czynności kontrolne przeprowadzono w siedzibie Zgromadzenia Sióstr Albertynek Posługujących Ubogim, ul. Woronicza 10, Kraków.

2 Ustalenia kontroli: Jak wynika z zaświadczenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji Nr DWRMNiE /2010 z dnia 9 listopada 2010 roku, w dniu przeprowadzenia kontroli Przełożoną Generalną Zgromadzenia Sióstr Albertynek Posługujących Ubogim z siedzibą w Krakowie, ul. Woronicza 10 była s. Maria Babraj. Zgromadzenie Sióstr Albertynek Posługujących Ubogim posiada osobowość prawną i zostało powołane do oddawania chwały Bogu i uświęcenia sióstr na drodze ślubowanych rad ewangelicznych oraz służby najbiedniejszym i najnieszczęśliwszym bliźnim. Zgodnie z charyzmatem założyciela Zgromadzenie podejmuje posługę: 1. W Przytuliskach, w których organizuje się opiekę nad ludźmi bezdomnymi, uzależnionymi, w podeszłym wieku, samotnymi, przewlekle i nieuleczalnie chorymi, niepełnosprawnymi fizycznie lub umysłowo. 2. W domach opieki dla osób starszych i samotnych. 3. W domach pomocy społecznej dla dorosłych i dzieci. 4. W domach księży emerytów. 5. W hospicjach dla terminalnie chorych. 6. W domach samotnej matki, w domach matki z dzieckiem. 7. W parafiach: opiekunki charytatywne, katechetki, zakrystianki, organistki. 8. W środowisku: wyszukiwanie i otaczanie doraźną lub stałą opieką ludzi najbardziej opuszczonych, niedołężnych, chorych, niepełnosprawnych, ubogich, moralnie zaniedbanych i zagubionych życiowo. 9. W kuchniach dla ubogich. 10. W placówkach oświatowo-wychowawczych dla dzieci i młodzieży z rodzin ubogich i patologicznych. [Dowód: akta kontroli str ] W ramach II otwartego konkursu ofert na dofinansowanie realizacji projektów z zakresu pomocy społecznej w 2010 roku Wojewoda Małopolski zlecił Zgromadzeniu Sióstr Albertynek Posługujących Ubogim, ul. Woronicza 10 w Krakowie, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873, z późn. zm.), realizację zadania publicznego z zakresu pomocy społecznej pn.: Kuchnia dla bezdomnych, Punkt pomocy doraźnej", określonego szczegółowo w ofercie złożonej przez Zgromadzenie w dniu 10 czerwca 2010 roku. Na realizację zadania publicznego Wojewoda Małopolski przekazał dotację w wysokości zł. Zgromadzenie, przyjmując zlecenie realizacji zadania publicznego, zobowiązało się do wykonania zadania publicznego w zakresie i na zasadach określonych w umowie, o wsparcie realizacji zadania publicznego zawartej w dniu 27 lipca 2010 roku w Krakowie, pomiędzy Wojewodą Małopolskim reprezentowanym przez Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej p. Małgorzatę Lechowicz a Zgromadzeniem Sióstr Albertynek Posługującym Ubogim z siedzibą w Krakowie ul. Woronicza 10, reprezentowanym przez s. Hannę Salwinę Głogowską Ekonomkę Generalną. [Dowód: akta kontroli str. 9-24] Projekt zakładał, że miejscem wykonania zadania pn.: Kuchnia dla bezdomnych, Punkt pomocy doraźnej" będzie siedziba Zgromadzenia Sióstr Albertynek Posługującym Ubogim w Krakowie ul. Woronicza 10, a jego celem będzie zapewnienie niezbędnych potrzeb osobom bezdomnym potrzebującym, szczególnie przez przygotowanie i wydawanie gorących posiłków, suchego prowiantu oraz środków pomocowych w postaci m.in. środków czystości i higieny, odzieży i bielizny lub lekarstw i materiałów opatrunkowych. 2

3 Projekt zakładał, że z gorących posiłków w Kuchni dla bezdomnych każdego dnia skorzysta około 120 osób, natomiast dodatkowo około 70 osób dostanie gorącą herbatę oraz kanapki lub suchy prowiant. Z okazji Świąt Bożego Narodzenia planowane było zorganizowanie dodatkowej pomocy w postaci paczek żywnościowych, a w szczególnych przypadkach pomocy finansowej. [Dowód: akta kontroli str ] Zgodnie z informacja zawartą w ogłoszeniu Wojewody Małopolskiego o wynikach II otwartego konkursu ofert na dofinansowanie realizacji projektów z zakresu pomocy społecznej w 2010 roku, opublikowaną na stronach internetowych Urzędu w dniu 30 czerwca 2010 roku, cyt.: Wysokość przyznanej dotacji może być niższa niż wnioskowana w ofercie. W takim przypadku oferent może proporcjonalnie zmniejszyć zakres rzeczowy zadania, przedstawiając korektę kosztorysu i harmonogramu realizacji zadania. Zgromadzenie przedstawiło w dniu podpisania umowy zaktualizowany kosztorys realizacji zadania, natomiast harmonogram pozostał bez zmian i zakładał, że posiłek gorący wydawany będzie w południe na 3 zmiany ze względu na małą objętość jadalni. Posiłek wydawany będzie od poniedziałku do soboty. Osoby zgłaszające się po pomoc w ciągu całego dnia mogą otrzymać kanapki i herbatę lub tylko suchy prowiant. Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania Całkowity koszt zadania: , 00 zł Kosztorys ze względu na rodzaj kosztów: Lp. Rodzaj kosztów (koszty merytoryczne i administracyjne związane z realizacją zadania) Ilość jednostek Koszt jednostkowy Rodzaj miary Koszt całkowity (w zł) Z tego z wnioskowa nej dotacji (w zł) Z tego z finansowych środków własnych, środków z innych źródeł oraz wpłat i opłat adresatów (w zł)* 1. Media Energia elektryczna ,50 kwh 6250,00 0, ,00 Gaz ,74 mc ,00 0, ,00 2. Wyżywienie gorący posiłek przez 156 dni Wyżywienie kanapki, herbata przez 156 dni 120 2,50 posiłek 46800, , , ,20 posiłek 24024, , ,00 3. Środki czystości brak jednostki miary 4000,00 0, ,00 4. Leki i opatrunki brak jednostki miary 2500,00 0, ,00 5. Odzież, bielizna brak jednostki miary 1500,00 0, ,00 6. Transport 750 0,43 km 322,00 0,00 322,00 7. Telefony brak jednostki miary 1250,00 0, ,00 8. Naprawy, remonty brak jednostki miary 5000,00 0, ,00 Ogółem , , ,00 Zadanie, zgłoszone przez Zgromadzenie Sióstr Albertynek Posługujących Ubogim, ul. Woronicza 10 w Krakowie do II otwartego konkursu ofert na dofinansowanie realizacji projektów z zakresu pomocy społecznej w 2010 roku ze środków Wojewody Małopolskiego, było w pełni zgodne z celami statutowymi. [Dowód: akta kontroli str , 35-44] 3

4 Działania faktycznie podjęte przy realizacji zadania: W Kuchni dla Bezdomnych przygotowuje się i wydaje 1 posiłek gorący od godziny do dla osób bezdomnych lub znajdujących się w bardzo trudnej sytuacji materialnej. Oprócz gorących posiłków, wydawane są także kanapki i herbata szczególnie dla osób bezdomnych. W razie potrzeby Zgromadzenie zaopatruje potrzebujących w środki czystości, higieniczne, odzież, bieliznę, leki na zlecenie lekarskie. W niektórych wypadkach udziela pomocy finansowej. Posiłek gorący jest wydawany codziennie od poniedziałku do soboty. W okresie od 1 lipca do 30 września 2010 roku wydano dziennie 188 posiłków, tygodniowo 1128, a miesięcznie Kanapki i herbatę dziennie 70 szt., tygodniowo 420, miesięcznie 1820 szt. W okresie od 1 października do 30 listopada posiłek gorący wydano dziennie 145 razy, tygodniowo 870, miesięcznie średnio Kanapki i herbatę wydano dziennie 70, tygodniowo 420, miesięcznie 1820 razy. Łączna liczba zarejestrowanych adresatów zadania wynosi 1206 osób, z tym że nie wszyscy korzystają z pomocy Zgromadzenia codziennie. W Kuchni dla Bezdomnych pracuje 5 sióstr ze Zgromadzenia Sióstr Albertynek oraz jedna osoba świecka. Wszyscy wykonują swą pracę nieodpłatnie. 3 kucharki przygotowujące posiłki dla osób potrzebujących posiadają udokumentowane wykształcenie gastronomiczne. Ponadto do pracy przy wydawaniu posiłków i obsłudze osób zgłaszających się po pomoc zaangażowane są dodatkowo 3 siostry studentki pedagogiki społeczno-opiekuńczej oraz socjologii kultury i komunikowania. Budynek, w którym realizowane było zadanie jest własnością Zgromadzenia. Znajduje się w nim jadalnia zaopatrzona w stoły, ławki, zmywalnia naczyń oraz łazienka z gorącą bieżącą wodą. Zainteresowani mogą z niej skorzystać. Kuchnia jest umieszczona oddzielnie gdzie przygotowuje się posiłki gorące. Posiłki przenosi się w termosach do jadalni. Kuchnia posiada wszystkie niezbędne urządzenia oraz zaplecze gospodarcze Na potrzeby kuchni utworzono cztery magazyny. Dwa pomieszczenia wyposażone są w lodówki oraz chłodnie do przechowywania żywności. [Dowód: akta kontroli str ] Kontrolującym udostępniono do wglądu pełną dokumentację księgową dotyczącą realizacji zleconego zadania pn.: Kuchnia dla bezdomnych, Punkt pomocy doraźnej, w tym oryginały rachunków i faktur, na pełną kwotę dotacji w wysokości ,00 zł, zgodnych ze złożonym w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie preliminarzem kosztów, zbiorcze zestawienie osób bezdomnych i ubogich korzystających z ciepłych posiłków w lipcu, sierpniu, wrześniu i październiku, dokumenty potwierdzające kwalifikacje osób zaangażowanych w przygotowywanie gorących posiłków oraz zeszyt zawierający ewidencję zakupów z podziałem na poszczególne koszty. Ponadto kontrolującym przedstawiono do wglądu oryginały faktur i rachunków pokrytych ze środków własnych w ramach realizacji zadania. W czasie czynności kontrolnych, celem zbadania prawidłowości kwalifikowania wydatków finansowanych ze środków pochodzących z dotacji Wojewody Małopolskiego, pod względem merytorycznym sprawdzono następujące faktury. Lp. Numer dokumentu księgowego Nr pozycji kosztorysu Data Nazwa wydatku Kwota W tym z dotacji MUW żywność 550,15 550, żywność 169,91 169,91 4

5 żywność 121,33 121, /07/ żywność 367,09 367, /07/ żywność 400,05 400, żywność 162,59 162, żywność 188,46 188, żywność 1 163, , żywność 666,85 666, / żywność 403,83 403, /07/ żywność 367,09 367, żywność 200,80 200, / żywność 1 638, , żywność 1 323, , żywność 1 153, , /08/ żywność 428,00 428, żywność 1 490, , / żywność 1 055, , żywność 322,88 322, żywność 545,84 545, żywność 45,37 45, / żywność 407,51 407, /09/ żywność 192,60 192, żywność 1 228, , żywność 1 099, , / żywność 968,27 968, / żywność 165,11 165, / żywność 367,09 367, /10/ żywność 785,93 785, żywność 786,24 500, / żywność 407,24 407, żywność 349,71 113,96 OGÓŁEM , ,00 Środki finansowe pochodzące z dotacji Wojewody Małopolskiego przeznaczone zostały w całości na zakupu artykułów spożywczych niezbędnych do przygotowania ciepłych posiłków oraz suchego prowiantu. Zgodnie z informacją zawartą we wzorze sprawozdania z wykonania zadania publicznego, stanowiącym załącznik Nr 3 do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 roku w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2005 r. Nr 264, poz. 2207), każda z faktur (rachunków), które opłacone zostały w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji, powinna być opatrzona na odwrocie pieczęcią organizacji*/podmiotu*/jednostki organizacyjnej* oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja ta powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji. Dokumenty poddane analizie w czasie czynności kontrolnych odpowiadały wymogom cytowanego wyżej Rozporządzenia. Informacje umieszczone na odwrocie faktur sporządzone zostały w sposób trwały. Opisane zostało przeznaczenie zakupionego towaru oraz wskazano, iż zakupu dokonano ze środków Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego. Na dokumentach księgowych odnotowano fakt sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym 5

6 i rachunkowym oraz zatwierdzenia do wypłaty. Ponadto na dokumentach zamieszczono informację o nie stosowaniu przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) ze względu na jej art. 4 pkt. 8. Przywołany punkt stanowi, iż ustawy nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro. Wszystkie dokumenty podpisane zostały przez Głównego Księgowego Zgromadzenia. [Dowód: akta kontroli str ] Zgodnie z 5 umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego z zakresu pomocy społecznej nr 36/II/PS/2010 z dnia 27 lipca 2010 roku Zgromadzenie, zobowiązane jest do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), w sposób umożliwiający identyfikacje poszczególnych operacji księgowych. Zgromadzenie Sióstr Albertynek Posługujących Ubogim prowadzi pełną księgowość w formie tabelarycznej, potocznie zwanej amerykanką. Operacje gospodarcze rejestrowane są w sposób chronologiczno-systematyczny w księdze głównej. Umożliwia to pełną identyfikację poszczególnych operacji księgowych dotyczących środków finansowych pochodzących z dotacji Wojewody Małopolskiego. Faktury na pełną kwotę dotacji ze środków Wojewody Małopolskiego przechowywane są w osobnym segregatorze. Na dzień przeprowadzenia kontroli Zgromadzenie wydatkowało ze środków pochodzących z dotacji Wojewody Małopolskiego kwotę ,00 zł, co stanowi 100% ogólnej kwoty dotacji. [Dowód: akta kontroli str , ] Zgodnie z 6 umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego z zakresu pomocy społecznej nr 36/II/PS/2010 z dnia 27 lipca 2010 roku Zgromadzenie, realizując zlecone zadanie, zobowiązało się do informowania w wydawanych przez siebie, w ramach zadania, publikacjach, swoich materiałach informacyjnych, poprzez media, jak również stosownie do charakteru zadania, poprzez widoczną w miejscu jego realizacji tablicę lub przez ustną informację kierowaną do odbiorców, o fakcie dofinansowania realizacji zadania przez Wojewodę Małopolskiego. Celem realizacji powyższego zobowiązania, na tablicy ogłoszeń w jadalni, gdzie wydawany jest gorący posiłek oraz kanapki i herbata, zamieszczona została, dobrze widoczna informacja formatu A4, iż cyt.: Gorący posiłek jest częściowo finansowany przez Małopolski Urząd Wojewódzki Wydział Polityki Społecznej w Krakowie. Ogłoszenie posiada pieczęć Organizacji oraz imienny podpis Ekonomki Generalnej Zgromadzenia. [Dowód: akta kontroli str ] W wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych stwierdzono, że zadanie zlecone w ramach umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego z zakresu pomocy społecznej nr 36/II/PS/2010 z dnia 27 lipca 2010 roku zrealizowane zostało prawidłowo, zgodnie z postanowieniami umowy, zgodnie z ofertą złożoną przez Zgromadzenie w dniu 10 czerwca 2010 roku oraz zaktualizowanym, stosownie do przyznanej dotacji, kosztorysem realizacji zadania. Przekazane przez Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie środki finansowe na dzień przeprowadzenia kontroli wykorzystane zostały w 100%. W związku z powyższym odstępuje się od zaleceń pokontrolnych. 6

7 Zespół kontrolny nie dokonał wpisu w książce kontroli, ponieważ Zgromadzenie Sióstr Albertynek Posługujących Ubogim, ul. Woronicza 10 w Krakowie nie posiada książki kontroli. Na tym protokół zakończono. Pouczenie Zgodnie z art. 44 ust. 2 i 6 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2009 r. Nr 31, poz. 206) kierownikowi kontrolowanej jednostki przysługuje prawo zgłoszenia przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu do Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego. Ponadto zgodnie z 44 ust. 3 ww. ustawy kierownikowi kontrolowanej jednostki przysługuje prawo do odmowy podpisania protokołu z podaniem w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemnych wyjaśnień przyczyn tej odmowy. Do protokołu wniesiono zastrzeżenia / nie wniesiono zastrzeżeń. Po przeczytaniu, niniejszy protokół podpisano, parafując na każdej stronie. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden egzemplarz za poświadczeniem odbioru otrzymuje Dyrektor jednostki podlegającej kontroli, drugi włącza się do akt kontroli. Data sporządzenia protokołu: 15 grudnia 2010 roku. Data i miejsce podpisania protokołu: 15 grudnia 2010 roku w Krakowie. Starszy inspektor /-/ mgr Krzysztof Musiorski /-/ Dorota Orzechowska Ekonomka Generalna Zgromadzenia SS. Albertynek Posługujących Ubogim /-/ S. Hanna Salwina Głogowska Główny Księgowy /-/ Czesława Nalepa 7