Realne koszty produkcji w SAP

Transkrypt

1 JOANNA LISOWSKA HAMECH ZOFIA MILEWSKA 7MILOWY SAP Business One zintegrowany z CAD 3D Inventor FOT. W. ROBAKOWSKI ZAKŁADY MASZYNOWE HAMECH: Realne koszty produkcji w SAP W SAP Business One Hamech zyskał odwzorowanie kluczowych procesów biznesowych w zintegrowanym systemie. Jednak najważniejsza jest wiarygodna informacja o rentowności, uwzględniająca rzeczywiste koszty pracy oraz koszty pośrednie wykonywanej inwestycji. Wszystko dzięki integracji z aplikacją CAD 3D Inventor, narzędziem do rejestracji czasu pracy oraz możliwości księgowania kosztów na poszczególnych projektach w SAP Business One. Partnerem wdrożenia był 7milowy z Grupy BCC. 24

2 Zakłady Maszynowe Hamech specjalizują się w kompleksowej realizacji obiektów suszarniano- -energetycznych, a także tworzeniu nowych oraz modernizacji starych kotłowni i suszarń do drewna, owoców, warzyw oraz tytoniu na bazie sprawdzonych technologii. W 2014 roku spółka włączyła do oferty handlowej silosy zbożowe typu SZP i SZLW, przeznaczone do przechowywania nasion zbóż, rzepaku, kukurydzy i innych granulatów. Hamech wytwarza także ciepło, które jest wykorzystywane w silnikach Stirlinga i przetwarzane na energię mechaniczną. Produkuje również gazyfikator, czyli urządzenie przeznaczone do zgazowywania (wytwarzania gazu) drewna, jego odpadów poprodukcyjnych lub paliw drewnopochodnych. Firma z roku na rok poszerza i udoskonala swój asortyment, wykorzystując zaawansowane technologicznie wyposażenie działu konstrukcyjnego, wydziałów produkcyjnych i doświadczenie pracowników. Więcej informacji: Zakłady Maszynowe Hamech w Hajnówce znane są w branży drzewnej od ponad 60 lat. W roku 2013 zmienił się właściciel zakładu większościowy pakiet udziałów od Skarbu Państwa wykupiła Nasycalnia Podkładów w Czeremsze. To przekształcenie własnościowe zapoczątkowało duże zmiany w zarządzaniu zakładem. Po wielu chudych latach, pod nadzorem nowego właściciela już po roku firma osiągnęła zysk. Obecnie Hamech zwiększa zatrudnienie, poszerza portfolio produktów oraz z sukcesem wchodzi na nowe rynki oprócz tradycyjnych kierunków, takich jak Białoruś i Ukraina, coraz więcej klientów pozyskuje w krajach Europy Zachodniej. Istotnym czynnikiem rozwoju są obok doświadczonego działu konstrukcyjnego nowoczesny park maszynowy oraz narzędzia informatyczne. Wśród tych ostatnich warto wspomnieć program CAD 3D Inventor, który wspiera konstruktorów w procesie tworzenia prototypu, a następnie opracowania dokumentacji i wdrożenia go do produkcji. Innym ważnym rozwiązaniem IT od niedawna wykorzystywanym w Hamechu jest system do zintegrowanego zarządzania SAP Business One. Przy wdrożeniu rozwiązania klasy ERP firmie przyświecały dwa podstawowe cele: wdrożenie zintegrowanego systemu wprowadzania danych, kontrola nad procesami księgowości, produkcji, zakupu, sprzedaży i magazynu, ułatwienie bieżącej kontroli kosztów i przychodów z podziałem na wiele wymiarów oraz uzyskanie narzędzi analityczno-raportowych wspomagających zarządzanie firmą. Start systemu odbył się w sierpniu 2015 roku. Partnerem wdrożeniowym Hamechu była firma 7milowy z Grupy BCC, lider wdrożeń systemów SAP w małych i średnich przedsiębiorstwach. Systemem SAP Business One zostały objęte następujące obszary: gospodarka magazynowa, sprzedaż, logistyka m.in. (kompletacja wysyłek), zakupy, dział utrzymania ruchu, narzędziownia, kontrola jakości, administracja, produkcja (spawalnia, obszar murarski, malarnia, obszar ślusarski) + MRP, księgowość, pracownicy, raporty, handlowcy, reklamacje, umowy z kontrahentami na dostarczenie (kotłów, silosów, suszarni itd.), rejestracja czasu pracy zlecenia produkcyjnego (system TAS). Finanse Wdrażając system SAP Business One, Hamech zyskał zintegrowane zarządzanie finansami i bankowością. Automatyzacja operacji księgowych i wszystkich podstawowych transakcji oraz obsługa ich w jednym systemie to znaczna oszczędność czasu, dostęp do aktualnej i precyzyjnej informacji zarządczej online. Decyzje biznesowe są podejmowane na podstawie rzetelnych danych, odzwierciedlających rzeczywisty obraz firmy. SAP Business One wspiera generowanie bilansu, rachunku zysków i strat oraz raportu przepływów środków pieniężnych, umożliwia wykonywanie zapisów w księdze głównej, wspomaga rejestr podatku VAT (deklaracje VAT-7 i VAT-UE) oraz przygotowanie raportu kasowego. 25

3 Lepsze planowanie, wyższa rentowność FOT. W. ROBAKOWSKI Procedura zamykania miesiąca i roku jest w SAP Business One szybsza i przejrzysta. Dodatkowo system (add-on) wspiera import wyciągów bankowych, co spowodowało realne skrócenie czasu obsługi tego procesu. Logistyka i sprzedaż Rozwiązanie zawiera narzędzia obsługujące procesy zakupowe: zapytania ofertowe, zlecenia zakupu i zwroty, zobowiązania (obsługa faktury, faktury korekty). W zakresie sprzedaży system umożliwia ofertowanie, tworzenie zamówień i dostaw, obsługę zwrotów. Wystawianie faktur (także korekt) odbywa się bezpośrednio w SAP Business One, co skutkuje także utworzeniem odpowiedniego wpisu księgowego. System przechowuje historię płatności nierozliczonych klientów, co umożliwia monitorowanie należności. SAP Business One wspiera tworzenie i wydruk odpowiednich dokumentów, zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych. Precyzyjna informacja o kosztach transakcji pozwala lepiej kontrolować rentowność produkcji. W obszarze zarządzania magazynem wprowadzono magazyn wysokiego składowania, z precyzyjną adresacją miejsc składowania. Dodatkowo obecnie wykorzystuje się oznaczenia partii i nu- Jednym z celów wdrożenia SAP Business One była pełna kontrola kosztów produkcji i mierzenie rentowności poszczególnych inwestycji 26

4 Wdrożenie SAP Business One usprawniło pracę w obszarach: księgowości, kadr i płac, sprzedaży, konstrukcji, technologii, magazynu, produkcji, utrzymania ruchu i kontroli jakości. Pozwoliło na uzyskanie rzetelnych informacji ważnych w procesie zarządzania przedsiębiorstwem. Przykładowo wiarygodne informacje na temat kosztów wytworzenia produktów TKW są podstawą do ustalania ceny dla klientów oraz przyjęcia strategii cenowej wobec konkurentów. System SAP pozwala określić odchylenia na normach produkcyjnych podczas realizacji tych samych wyrobów, co ma znaczenie przy produktach powtarzalnych. Dzięki systemowi możemy planować procesy produkcyjne z dokładnością do 2-3 godzin, ustalić zapas bezpieczeństwa na materiałach według czasu realizacji zamówień, kontrolować koszty zakupu materiałów poprzez śledzenie ostatniej ceny zakupów. Ponadto założyliśmy kody lokalizacyjne na magazynie materiałowym rozproszonym w kilku odrębnych pomieszczeniach magazynowych, co znacznie usprawnia pracę. SAP Business One pozwala nam także śledzić rentowność maszyn i urządzeń produkcyjnych na podstawie informacji dotyczących kosztów pracy Działu Utrzymania Ruchu oraz wartości zakupu materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych. Z naszego punktu widzenia ważna jest także konwersja rysunków konstrukcyjnych (wykonawczych) na zapotrzebowanie materiałowe w podziale na towary handlowe i materiały produkcyjne. Ryszard Sokołowski Prezes Zarządu, Zakłady Maszynowe Hamech mery seryjne, co wspiera utrzymanie przejrzystości w zarządzaniu zapasami i wyrobami gotowymi. Kompleksowe zarządzanie magazynem, aktualna informacja o stanie zapasów, lepsza ewidencja towarów i ich precyzyjna lokalizacja to większy porządek i oszczędność czasu, a także poprawa relacji z klientami (informacja o numerze i partii towaru może być wykorzystywana np. w planowaniu serwisu czy napraw gwarancyjnych u klienta). Produkcja integracja z CAD Inventorem Swój sukces sprzedażowy Hamech opiera na indywidualnym podejściu do oczekiwań klienta, co oznacza, że obok oferty standardowych, gotowych wyrobów w każdej dziedzinie produkcji, firma jest w stanie sprostać indywidualnym, zaawansowanym konstrukcyjnie oczekiwaniom niestandardowym. To mocna strona zakładu, w którą dużo się inwestuje, m.in. wyposażając dział konstrukcyjny w zaawansowane narzędzia projektowe. Integracja aplikacji CAD 3D Inventor z SAP Business One oraz wdrożenie narzędzi wspierających procesy produkcyjne były jednymi z kluczowych elementów projektu prowadzonego przez firmę 7milowy. W większości przypadków realizacja zamówienia dla klienta opiera się na skomponowaniu gotowych wyrobów (np. kotłów, suszarń, silosów, przenośników) i zmianie/dostosowaniu ich zgodnie ze specyfikacją klienta. W aplikacji CAD Inventor zespół projektowy Hamech opracowuje indywidualny projekt dla klienta, który finalnie zawiera rysunki techniczne, zestawienie komponentów, opis koniecznych zmian i specyfikację prac. Tak przygotowany projekt, z roboczą strukturą wyrobu w formie pliku.txt,.xls jest eksportowany z Inventora do SAP Business One, gdzie przybiera formę drzewa produktu. Do importu pliku oraz przepisania go na język systemu wykorzystuje się autorską aplikację 7milowego (tzw. add-on), stworzoną na potrzeby integracji CAD Inventor z SAP Business One. 27

5 Standardowa struktura drzewa produktu w systemie SAP w Hamechu odwzorowuje każdą inwestycję (realizację dla klienta). Dalsza realizacja zamówienia w SAP odbywa się z wykorzystaniem standardowych funkcjonalności systemu, jak przygotowanie zleceń i podzleceń produkcji, produkcja, harmonogram realizacji zadań na podstawie planu produkcji. Wykorzystanie systemu ERP w celu uporządkowania procesów produkcyjnych i harmonogramowania działań to ważny krok porządkujący działalność i wartość sama w sobie. Jednak najważniejszym celem firmy była pełna kontrola kosztów produkcji i mierzenie rentowności poszczególnych inwestycji. W tym celu wykorzystana została aplikacja Ant (kolejny add-on zintegrowany z SAP Business One), służąca do rejestracji czasu pracy. Rejestracja czasu pracy W Hamechu projektowy charakter pracy został wykorzystany także do zbierania informacji o kosztach i przychodach. Rejestracja czasu pracy odbywa się w podziale na projekty/zlecenia. W systemie rejestracji zleceń produkcyjnych odbywa się rejestracja czasu pracy zlecenia z dokładnością do wykonywanej czynności oraz rejestracja ilości (np. liczba sztuk danego produktu) wykonanej w czasie operacji. Dla każdego pracownika produkcji Hamech w systemie SAP obok zapisu standardowych danych kadrowych stworzono mapę umiejętności, zawierającą katalog czynności i operacji, które dany pracownik potrafi wykonać lub do których ma uprawnienia. To narzędzie wykorzystuje kierownik produkcji, planując pracę i przydzielając zadania w ramach danego projektu (zlecenia produkcyjnego). Każdy projekt jest rozpisany na konkretne czynności, każda czynność jest automatycznie przypisywana do pracowników posiadających dane umiejętności. Przystępując do pracy, pracownik uruchamia aplikację Ant, na której wyświetla swoją listę zadań, posortowanych po dacie realizacji (logowanie za pomocą osobistej karty z kodem kreskowym). Do wglądu ma swoją listę zadań w poszczególnych projektach, wraz z informacjami dodatkowymi (liczba sztuk, termin wykonania, pobrane/do pobrania materiały, podzespoły itp.). Po wybraniu danego zlecenia i operacji pracownik ma dostęp do specyfikacji wyrobu produkowanego, dzięki czemu wie, jakich materiałów należy użyć do zlecenia produkcyjnego. Po wybraniu zadania i naciśnięciu guzika Start rozpoczyna się mierzenie czasu wykonywania czynności (w trakcie pracy możliwe jest robienie przerw guzik Pauza). Kiedy pracownik chce zarejestrować zakończenie pracy nad wykonywaną czynnością, ponownie loguje się do aplikacji z użyciem swojej karty pracowniczej. System od razu wyświetla na ekranie aktualnie rejestrowaną czynność. Pracownik kończy rejestrację swojego zadania, wciskając przycisk Stop. W okienku dialogowym może wprowadzić dodatkowe informacje, takie jak wyprodukowana ilość oraz np. komentarz, a także informację o brakach, jakie wystąpiły podczas realizacji. W następnym kroku może zarejestrować rozpoczęcie pracy nad kolejnym zadaniem. Interfejs aplikacji jest przejrzysty, intuicyjny w obsłudze i bardzo dobrze sprawdza się na urządzeniach mobilnych z ekranem dotykowym, co ma duże znaczenie na hali produkcyjnej. Dodatkowo, kierownik produkcji dysponuje bieżącym raportem, pokazującym, co się aktualnie dzieje na hali, kto wykonuje jakie zadania. Może też sprawdzić status poszczególnych zleceń, ze- 7milowy lider wdrożeń SAP dla MŚP Partnerem wdrożeniowym i dostawcą rozwiązania dla ZM Hamech była firma 7milowy z Grupy BCC. 7milowy jest firmą konsultingową, która specjalizuje się w realizacji projektów SAP dla małych i średnich przedsiębiorstw. Działa na terenie całej Polski, pracuje też dla zagranicznych oddziałów firm. Firma SAP strategiczny partner 7milowego to największy światowy producent oprogramowania wspierającego zarządzanie przedsiębiorstwami i instytucjami. 7milowy jest jedyną firmą wdrożeniową w Polsce, która ma w ofercie oba rozwiązania SAP dla rynku MŚP: SAP SPRINT ERP i SAP Business One. Prowadziła projekty SAP w firmach z różnych branż i o różnych profilach działalności, m.in. produkcyjnych, handlowych i usługowych z branży spożywczej, mięsnej, przetwórstwa tworzyw sztucznych i metalu, automotive, chemiczno-kosmetycznej. Więcej informacji: 28

6 Aktualne dane produkcyjne, magazynowe, sprzedażowe i finansowe, dostępne w jednym zintegrowanym systemie SAP Business One, to istotne narzędzie rozwoju firmy i ekspansji na nowych rynkach zbytu Joanna Lisowska Kierownik Biura Obsługi Zarządu, Hamech FOT. W. ROBAKOWSKI stawiając stopień zaawansowania prac z terminami realizacji, co jest wykorzystywane do sterowania zadaniami. Informacje o czasie pracy zbiorczo dla całego projektu oraz w rozbiciu na poszczególne czynności wracają do SAP Business One, gdzie rozliczana jest produkcja. W dalszej kolejności w systemie kadrowo-płacowym następuje rozksięgowanie wynagrodzeń pracowników na poszczególne inwestycje (projekty dla klientów). Dane te są także wykorzystywane do rozdzielenia kosztów pośrednich na poszczególne projekty (amortyzacja narzędzi, koszty energii elektrycznej, inne koszty okołozakładowe). W efekcie Hamech uzyskuje realną, opartą na prawdziwych danych informację o całkowitym koszcie wytworzenia i w dalszej kolejności rzetelną wiedzę o marży i rentowności poszczególnych projektów. Wyceny, normy, rzeczywiste koszty W ostatnich latach w wielu firmach produkcyjnych zminimalizowanie marginesu błędu w szacowaniu pracochłonności zadań stało się dużym wyzwaniem, wynikającym z dużej rotacji na rynku pracy i trudności z pozyskaniem wykwalifikowanych i doświadczonych pracowników. Stare normy produkcyjne nie przystają do nowych realiów, co w wielu przypadkach może się przekładać na niedoszacowanie czasu pracy, błędy w harmonogramowaniu i planowaniu rentowności projektów. 29

7 Rejestracja czasu pracy: zadanie, zlecenie, specyfika materiałowa, zakończenie zadania 30

8 CAD 3D Inventor wyrób gotowy na zlecenie klienta Wykonanie konstrukcji IMPORT Złożenie strukturalne EKSPORT eksport do pliku.txt SAP Business One Add-on do importu Technologia na wyrób oraz półwyroby Zlecenie produkcyjne Ant rejestracja czasu oraz postępu prac na zleceniu produkcyjnym Rozliczenie produkcji Integracja SAP Business One z CAD 3D Inventor W Hamechu dane o czasie pracy potrzebnym na wykonanie konkretnego rodzaju czynności są wykorzystywane w dalszych wycenach projektów. Podobnie jak wiele innych firm produkcyjnych, wyceniając czasochłonność prac dla klienta, Hamech bazuje na normach. Rzeczywisty zapis czasochłonności poszczególnych zadań dostępny w SAP Business One służy do korygowania i urealniania norm produkcyjnych i tym samym pozwala na rzetelną, zbliżoną do rzeczywistości wycenę kolejnych projektów. Utrzymanie systemu Wdrażając SAP Business One we współpracy z firmą 7milowy, Hamech zdecydował się skorzystać także z usług outsourcingowych Grupy BCC. Obecnie system jest hostowany w BCC Data Centers, które zapewnia jego dostępność i wysoką wydajność, zgodnie z parametrami określonymi w kontrakcie SLA. Hosting w BCC Data Centers zapewnia dostęp do nowoczesnej i bezpiecznej infrastruktury technicznej (dwa bliźniacze centra przetwarzania danych w różnych lokalizacjach) oraz kompetencji specjalistów IT i najwyższych standardów pracy (m.in. System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodny z ISO oraz System Zarządzania Usługami IT zgodny z ISO 20000, centrum monitoringu dostępne w trybie 24/7). Zintegrowany system, lepsze zarządzanie Wycena niestandardowej produkcji na indywidualne zlecenie klienta w oparciu o wiarygodne, uaktualniane normy produkcyjne pozwala Hamechowi zachować rentowność swoich projektów, co jest jednym z krytycznych elementów programu naprawczego, jaki obecnie jest wdrożony w zakładzie. Aktualne dane produkcyjne, magazynowe, sprzedażowe i finansowe, dostępne w jednym zintegrowanym systemie SAP Business One, to istotne narzędzie rozwoju firmy i ekspansji na nowych rynkach zbytu. Joanna Lisowska Kierownik Biura Obsługi Zarządu, Hamech Zofia Milewska Konsultant SAP Business One, 7milowy 31