P R O T O K Ó Ł. Wójta Pan Bernard Laufer wybrany na to stanowisko dnia 2 marca 1992 r.

Transkrypt

1 P R O T O K Ó Ł kontroli problemowej, która została przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Świdwinie, Plac Konstytucji 3 - go maja 1, Świdwin, zwanego dalej Urzędem. Kontrolę przeprowadziła Ewelina Płuciennik - starszy inspektor Wydziału Finansów i BudŜetu Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie na podstawie upowaŝnienia Nr 28/08 z dnia 4 kwietnia 2008 r. w okresie od 7 16 kwietnia 2008 r. Tematyka kontroli I. Realizacja dochodów Skarbu Państwa w 2007 r. II. Prawidłowość prowadzenia ewidencji księgowej i windykacji naleŝności Skarbu Państwa z tytułu zaliczek alimentacyjnych. III. Terminowość przesyłania sprawozdań kwartalnych i rocznych. IV. Wykorzystanie dotacji otrzymanej na realizację programu pn. Pomoc państwa w zakresie doŝywiania. V. Wykorzystanie dotacji otrzymanej na dofinansowanie świadczeń pomocy materialnej dla uczniów o charakterze socjalnym. W kontrolowanym okresie niŝej wymienione funkcje pełnili: Wójta Pan Bernard Laufer wybrany na to stanowisko dnia 2 marca 1992 r. Skarbnika Pani Renata Kamińska pełniąca tę funkcję od dnia 28 grudnia 2006 r.

2 Ustalenia ogólne I. Realizacja dochodów Skarbu Państwa w 2007 roku. W 2007 r. dochody Skarbu Państwa w Urzędzie stanowiły wpływy za opłaty pobierane przy składaniu wniosków o wydanie nowych dowodów osobistych, za udostępnienie danych osobowych, za usługi specjalistyczne oraz z tytułu wpłat dokonanych przez dłuŝników alimentacyjnych. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 24 lipca 2006 roku w sprawie planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, przekazywania dotacji celowych i przekazywania pobranych dochodów związanych z realizacją tych zadań (Dz. U. Nr 135, poz. 955), dochody z wyŝej wymienionych tytułów zostały ujęte w sprawozdaniu (Rb-27ZZ) z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej za okres od początku roku do końca IV kwartału 2007 roku: Plan na Potrącone Dochody NaleŜności Wykonanie 2007 r. przez Gminę przekazane Zaległości Dowody osobiste i dane , , , , ,40 - adresowe NaleŜności alimentacyjne , , , , ,59 Usługi opiekuńcze 1 000,00 OGÓŁEM , , , , , ,59 Kopia Rb-27 ZZ stanowi załącznik nr 1 do egz. nr 2 niniejszego protokołu. 2

3 Dochody z tytułu opłat za dowody osobiste i dane osobowe. W 2007 r. Urząd pobierał opłaty za wydanie dowodu osobistego oraz za udzielenie informacji adresowych. Opłatę za wydanie dowodu osobistego pobiera się w momencie składania wniosku w wysokości 30,00 zł. W 2007 roku przyjęto wnioski o wydanie dowodu osobistego na kwotę zł oraz 152,00 zł z tytułu udostępnienia danych osobowych. Razem ,00 zł. Do budŝetu państwa przekazano łączną kwotę ,40 zł od ogólnej kwoty pobierając 5 % jako dochody własne z tytułu zadań zleconych (podstawa prawna art. 4 ust. 7 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 203, poz. 1966)). NaleŜne dochody budŝetu państwa za dowody osobiste oraz udostępnienie danych osobowych w 2007 roku odprowadzane były na konto Wojewody Zachodniopomorskiego w niŝej wymienionych terminach, co przedstawiają tabele: Realizacja dochodów Skarbu Państwa za dowody osobiste USTALONA KWOTA DOCHODÓW DATA KWOTA LP. DATA OGÓŁEM KWOTA NALEśNA PRZELEWU PRZELEWU SP UG , ,50 73, , ,00 912,00 48, , ,00 84, , ,00 42, ,50 49, , ,50 25, , ,00 36, ,00 36, , ,00 60, , ,50 40, , , ,00 78, , , ,00 63, , , ,50 160, , , ,50 127, ,50 3

4 , ,50 187, , , ,00 108, , , ,00 228, , , ,00 102, , , , ,00 117, , , ,00 84, , , ,50 118, , , ,50 115, , , ,50 196, , ,00 258, , , ,00 240, ,00 O G Ó Ł E M , , , ,12 Terminy przekazywania dochodów Skarbu Państwa określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 lipca 2006 roku w sprawie planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, przekazywania dotacji celowych i przekazywania pobranych dochodów związanych z realizacją tych zadań (Dz. U. Nr 135, poz. 955). W n/w terminach naleŝności Skarbu Państwa przekazano w wysokości niŝszej niŝ wynikająca z prawidłowego obliczenia, i tak: - naleŝną na 15 sierpnia 2007 roku kwotę w wysokości 3.750,00 zł przekazano dnia 13 sierpnia pomniejszoną o 1.710,00 zł wykazaną róŝnicę przekazano dnia 5 października 2007 r. wraz z odsetkami w wysokości 27,48 zł. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy odnośnie nieterminowego przekazywania dochodów Skarbu Państwa stanowi załącznik nr 2 do egz. nr 2 niniejszego protokołu. Kopia przelewów płatności dokonanych po terminie stanowi załącznik nr 3 do egz. nr 2 protokołu. NaleŜne dochody budŝetu państwa z tytułu udostępnienia danych osobowych w 2007 roku odprowadzane były na konto Wojewody Zachodniopomorskiego w niŝej wymienionych terminach, co przedstawia tabela: 4

5 Realizacja dochodów Skarbu Państwa za udzielenie informacji o danych osobowych USTALONA KWOTA DOCHODÓW DATA KWOTA LP. KWOTA DATA OGÓŁEM NALEśNA PRZELEWU PRZELEWU SP UG ,80 57,76 3, , ,40 28,88 1, , ,40 28,88 1, , ,40-28,880-1, ,40 28,88 1, , ,40 28,88 1, ,88 152,00 144,40 7, ,28 Dnia 19 września 2007 r. do Urzędu Gminy w Świdwinie (zamiast do Urzędu Miejskiego) pomyłkowo wpłynęła kwota za udostępnienie danych, którą UG przekazał jako dochody SP do ZUW w Szczecinie dnia 24 września 2007 r. Błąd skorygowano w następnym okresie rozliczeniowym tj. dnia 15 października, pomniejszając naleŝną Skarbowi Państwa kwotę za dowody osobiste w w/w wysokości. Wyjaśnienie pani 5

6 Zofii Lachowskiej podinspektora ds. księgowości stanowi załącznik nr 4 do egzemplarza nr 2 niniejszego protokołu. II. Prawidłowość prowadzenia ewidencji księgowej i windykacji naleŝności Skarbu Państwa z tytułu zaliczek alimentacyjnych. Zasady postępowania wobec osób zobowiązanych do świadczenia alimentacyjnego na podstawie tytułu wykonawczego, jeŝeli egzekucja prowadzona przez komornika sądowego jest bezskuteczna oraz przyznawania zaliczek alimentacyjnych dla osób samotnie wychowujących dzieci uprawnionych do świadczenia alimentacyjnego na podstawie tytułu wykonawczego, którego egzekucja jest bezskuteczna określa ustaw z dnia 22 kwietnia 2005 r. o postępowaniu wobec dłuŝników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej (Dz. U. 86 poz. 732, ze zm.). Kontrolą objęto 2007 rok. Wójt Gminy Świdwin UpowaŜnieniem z dnia 31 sierpnia 2005 r. upowaŝnił Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Świdwinie do prowadzenia postępowania wobec dłuŝników alimentacyjnych oraz wydawania decyzji administracyjnych w sprawie zaliczki alimentacyjnej na rzecz osób uprawnionych. Zaliczki alimentacyjne Ewidencję księgową zaliczek alimentacyjnych prowadzi się w oparciu o przygotowane przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Świdwinie listy wypłat, które sporządza się na podstawie wydawanych decyzji. W 2007 r. wydano zaliczek na łączną kwotę ,00 zł. Zaliczki alimentacyjne przyznawane są decyzjami w oparciu o n/w dokumenty: - wnioski osób ubiegających się o zaliczkę, - zaświadczenia komorników o bezskuteczności prowadzonego postępowania egzekucyjnego oraz o wysokości wyegzekwowanego świadczenia pienięŝnego, - zaświadczenia o wysokości dochodu podatnika, - dochody nieopodatkowane podatkiem dochodowym (np. stypendia, gospodarstwa indywidualne), - prawomocny wyrok Sądu o zasądzonych alimentach na dzieci. 6

7 Stwierdzono, Ŝe w Rb-27ZZ kwota dotycząca naleŝności z tytułu wypłaconych zaliczek alimentacyjnych nie jest zgodna z prowadzoną ewidencją księgową, gdyŝ w sprawozdaniu kwartalnym pomyłkowo dodano kwotę uzyskaną w pierwszej dekadzie stycznia 2008 r. Ewidencja księgowa naleŝności Skarbu Państwa z tytułu wypłaconych zaliczek alimentacyjnych za cały okres trwania programu stanowi załącznik nr 5 do egz. nr 2 niniejszego protokołu. Windykacja naleŝności od dłuŝników alimentacyjnych Do końca 2007 r. w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Świdwinie zarejestrowanych było 94 dłuŝników alimentacyjnych. Zwroty od dłuŝników wyniosły w 2007 roku zł. W celu zwiększenia skuteczności w pozyskiwaniu naleŝności od dłuŝników alimentacyjnych Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Świdwinie podejmuje następujące czynności wobec dłuŝników alimentacyjnych: - przeprowadza wywiady środowiskowe w celu oceny sytuacji materialnej u dłuŝników zamieszkałych na terenie gminy, - utrzymuje stałą współpracę z Powiatowym Urzędem Pracy, w celu uzyskania informacji czy dany dłuŝnik jest osobą zarejestrowaną i czy ma moŝliwość aktywizacji zawodowej oraz podjęcia pracy, - utrzymuje stałą współpracę z komornikiem (przepływ informacji dotyczącej sytuacji dłuŝników alimentacyjnych, np. zgłoszenie o podjęciu pracy przez dłuŝnika), - wysyła informacje do ośrodków pomocy, na terenie których przebywają dłuŝnicy alimentacyjni z zawiadomieniem o wypłacaniu zaliczki alimentacyjnej przez tut. GOPS. Dla kaŝdego z dłuŝników prowadzona jest odrębna kartoteka osobowa dłuŝnika alimentacyjnego, w której umieszczone są dane takie jak: nazwisko i imię, adres zamieszkania dłuŝnika i jego wierzyciela, informacje od komornika oraz ilość 7

8 wypłaconych zaliczek alimentacyjnych, informacje o dłuŝniku, informacje o dzieciach na które zasądzone są świadczenia alimentacyjne. Dokumentacja prowadzona w sposób jasny i czytelny. III. Terminowość składania sprawozdań przez kontrolowaną jednostkę do Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie. Termin składania sprawozdań za I, II i III kwartał 2007 rok przypada: Rb 27 ZZ 12 dni po upływie okresu sprawozdawczego, Rb dni po upływie okresu sprawozdawczego. Termin złoŝenia sprawozdania rocznego za rok 2007: Rb 27ZZ do 10 lutego roku następnego, Rb 50 do 15 lutego roku następnego. Oświadczenie o terminowym przesyłaniu sprawozdań kwartalnych stanowi załącznik nr 6 do egz. nr 2 niniejszego protokołu. Nieprawidłowości w kontrolowanym temacie nie stwierdzono IV. Pomoc państwa w zakresie doŝywiania Urząd Miejski w Świdwinie zadanie własne pn. Pomoc państwa w zakresie doŝywiania realizuje za pośrednictwem Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Świdwinie w oparciu o art. 14 ustawy z dnia 29 grudnia 2005 roku o ustanowieniu programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie doŝywiania (Dz. U. Nr 267, poz. 2259) oraz rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 lutego 2006 r. w sprawie realizacji programu Pomoc państwa w zakresie doŝywiania (Dz. U. Nr 25, poz. 186 oraz z 2007 r. Nr 56, poz. 367). 8

9 W dniu 29 maja 2007 roku zostało zawarte Porozumienie pomiędzy Wojewodą Zachodniopomorskim a Gminą Świdwin w sprawie przyznania dotacji celowej na realizację programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie doŝywiania w 2007 roku, na podstawie którego Gminie została przyznana dotacja celowa w ogólnej kwocie ,00 zł, przy udziale środków własnych Gminy nie mniejszym niŝ ,00 zł. Zarządzeniem Nr 4/2007 Wójta Gminy z dnia 12 stycznia 2007 r. w sprawie zatwierdzenia układu wykonawczego budŝetu gminy na rok 2007 zabezpieczono środki własne na doŝywianie w dziale 852 Pomoc społeczna, rozdziale Pozostała działalność w kwocie ,00 zł oraz w rozdziale zasiłki i pomoc w naturze w kwocie ,00 zł. Cała kwota środków własnych przeznaczona na program Pomoc państwa w zakresie doŝywiania powinna być zabezpieczona w rozdziale Pozostała działalność. Zarządzeniami Wojewody Zachodniopomorskiego została zwiększona Gminie dotacja celowa w dziale 852 Pomoc społeczna, rozdziale Pozostała działalność, 2030 Dotacje celowe przekazane z budŝetu państwa na realizację własnych zadań bieŝących gmin, i tak zarządzeniami nr: 53/2007 z dnia 15 lutego 2007 r. zwiększenie o ,00 zł 204/2007 z dnia 18 maja 2007 r. - zwiększenie o ,00 zł 377/2007 z dnia 22 sierpnia 2007 r. - zwiększenie o ,00 zł, 436/2007 z dnia 27 września 2007 r. - zwiększenie o ,00 zł, Łączna kwota dotacji ,00 zł. DoŜywianiem uczniów na terenie Gminy zostały objęte n/w szkoły: - Zespół Szkół w Bierzwnicy, - Szkoła Podstawowa w Rusinowie, - Zespół Szkół w Lekowie, - Szkoła Podstawowa w Lekowie, - Szkoła Podstawowa w Klępczewie - Zespół Szkół w Oparznie, - Świetlica w Bierzwnicy, 9

10 - Świetlica w Lekowie. Przygotowaniem i wydawaniem posiłków w szkołach i przedszkolach na terenie Gminy zajmuje się Bar Samoobsługowy SMAKOSZ. Pomiędzy Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Świdwinie ul. Kościuszki 15, a Barem Samoobsługowym Smakosz z siedzibą w Świdwinie, ul. Plac Lotników 1, reprezentowanym przez Henryka Dziubaka zawarto Umowę nr 1/2007 o Usługi z dnia 27 lipca 2007 r. po przeprowadzeniu postępowania o zamówienie publiczne w trybie przetargu nieograniczonego pomiędzy Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej reprezentowanym przez mgr Kazimierę Serzysko kierownika GOPS w Świdwinie. Umowa została zawarta na czas określony od dnia 3 września 2007 r. do dnia 30 czerwca 2008 r., z przerwą obejmującą okres od 2 stycznia 2008 r. do 29 lutego 2008 r. W wymienionym czasookresie zamówienie realizowane było na zasadach sponsoringu na podstawie oświadczenia Wykonawcy stanowiącego załącznik do oferty. Ośrodek zobowiązał się płacić za posiłki 5 zł: 3 x w tygodniu zupa z wkładką, 2 x w tygodniu II danie. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Świdwinie ponosi równieŝ koszty doŝywiania uczniów zamieszkałych na terenie gminy Świdwin, lecz uczących się poza nią, tj. w następujących placówkach: - Szkoła Specjalna w Świdwinie, - Szkoła Podstawowa Nr 1 w Świdwinie, - Szkoła Podstawowa Nr 2 w Świdwinie, - Szkoła Podstawowa Nr 3 w Świdwinie, - Publiczne Gimnazjum w Świdwinie. Na doŝywianie Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Świdwinie wydatkował łączną kwotę ,00 zł, w tym dotacja z budŝetu państwa ,00 zł. Ze środków własnych wydatkowano ,00 zł. W ramach opisywanego programu wydatki kształtowały się następująco: 10

11 1) zasiłki celowe ,00 zł (dotacja ,00 zł ,00 zł środki własne), 2) posiłki dla uczniów ,00 zł (40.000,00 zł dotacja ,00 zł środki własne), 3) posiłek dla dorosłych 2.191,10 zł. W sprawozdaniu z doŝywiania złoŝonym w Wydziale Polityki Społecznej ZUW dnia 15 stycznia 2008 r. pomniejszono wydatki na doŝywianie o kwotę 2.191,00 zł, tj. o wydatki przeznaczone na 4 osoby dorosłe doŝywiane w Restauracji Zamkowa. Wyjaśnienie o przyczynach nie uwzględnienia kwoty w wysokości 2.191,00 zł w sprawozdaniu dot. doŝywiania stanowi załącznik nr 7 do egz. nr 2 niniejszego protokołu. Wysokość poniesionych wydatków w przedmiotowym zadaniu przedstawiają wydruki księgowe stanowiące załącznik nr 8 do niniejszego protokołu (egz. nr 2). VI. Pomoc materialna o charakterze socjalnym (stypendia). Na podstawie art. 90 f ustawy z dnia 7 września 1994 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. nr 256, ze zm.) i art. 5 ustawy z dnia 16 grudnia 2004 r. o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 281,poz. 2781) Rada Gminy dnia 17 maja 2005 r. uchwaliła Regulamin udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie Gminy Świdwin. W dniu 28 marca 2007 r. roku Rada Gminy Świdwin podjęła Uchwałę Nr VI/32/2007 zmieniającą uchwałę Nr XXIII/179/2005 Rady Gminy Świdwin z dnia 17 maja 2005 r. w sprawie uchwalenia regulaminu udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie gminy. W 12. pkt. 3 tego regulaminu ustalono, Ŝe stypendium szkolne (jeśli dochód na osobę w rodzinie spełnia kryterium dochodowe) ustala się w wysokości miesięcznej 80 % kwoty, o której mowa w art. 6 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. Nr 228, poz. 2255, z późn. zm.) 11

12 Zgodnie z niŝej wymienionymi zarządzeniami Wojewody Zachodniopomorskiego zwiększona została Gminie dotacja celowa w dziale 854 Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdziale Pomoc materialna dla uczniów, 2030 Dotacje celowe przekazane z budŝetu państwa na realizację własnych zadań bieŝących gmin, i tak: - zarządzeniem nr 118/2007 z dnia 27 marca 2007 r. - zwiększenie o ,00 zł, - zarządzeniem nr 423/2007 z dnia 24 września 2007 r. - zwiększenie o ,00 zł, - zarządzeniem nr 490/2007 z dnia 22 października 2007 r.- zwiększenie o ,00 zł. W 2007 roku Urząd Gminy w Świdwinie na stypendia dla uczniów otrzymał dotację w łącznej wysokości ,00 zł. Wypłacono stypendia w kwocie ,48 zł. Niezrealizowaną część dotacji w kwocie ,52 zł przekazano jako wydatki niewygasające z upływem 2007 r. na podstawie Uchwały Rady Gminy z dnia 28 grudnia 2007 r.. Jest to niezgodne z art. 144 oraz art. 157 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. (Dz. U. nr 249, poz z późn. zm.). Wyjaśnienie Skarbnika Gminy stanowi załącznik nr 9 do egz. nr 2 niniejszego protokołu. Stypendia wypłacane są w formie świadczenia pienięŝnego na podstawie decyzji wydanej w oparciu o przedłoŝone dokumenty takie jak: wniosek o przyznanie stypendium, dokumenty potwierdzające dochód rodziny za miesiąc poprzedzający złoŝenie wniosku, opinia dyrektora szkoły do której uczęszcza uczeń. Wydruk komputerowy ewidencji księgowej wydatków na stypendia stanowi załącznik nr 10 do egz. nr 2 niniejszego protokołu. Na tym czynności kontrolne zakończono. 12

13 Integralną część protokołu stanowią załączniki (tylko egzemplarz nr 2): NR 1 - Kopia Rb-27ZZ za IV kwartał 2007 r. NR 2 - Wyjaśnienie Skarbnika Gminy dot. nieterminowego przekazywania dochodów Skarbu Państwa NR 3 - Kopia przelewów płatności dokonanych po terminie wraz z odsetkami NR 4 - Wyjaśnienie pani Zofii Lachowskiej podinspektora ds. księgowości NR 5 - Ewidencja księgowa naleŝności Skarbu Państwa z tytułu wypłaconych zaliczek alimentacyjnych za cały okres trwania programu NR 6 - Oświadczenie o terminowym przesyłaniu sprawozdań kwartalnych NR7 - Wyjaśnienie o przyczynach nie uwzględnienia kwoty w wysokości 2.191,00 zł w sprawozdaniu rocznym z doŝywiania NR 8 Wydruki księgowe wysokości poniesionych wydatków na realizację programu Pomoc państwa w zakresie doŝywiania NR 9 - Wyjaśnienie Skarbnika Gminy dot. wykorzystania dotacji przeznaczonej na stypendia socjalne NR 10 - Wydruk komputerowy ewidencji księgowej wydatków na stypendia 13

14 Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Egzemplarz oznaczony nr 1 pozostawiono w Urzędzie Gminy w Świdwinie. Kierownik jednostki został poinformowany o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokołu kontroli, składając w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, wyjaśnienie przyczyn tej odmowy. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika kontrolowanej jednostki nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolującego i sporządzenia wystąpienia pokontrolnego. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w ksiąŝce kontroli Urzędu Gminy pod nr 1. Świdwin, dnia 16 kwietnia 2008 r. Kontrolujący: Kontrolowany: 14