PODLASKI URZĄD WOJEWÓDZKI w BIAŁYMSTOKU Białystok, ul. Mickiewicza 3

Transkrypt

1 PODLASKI URZĄD WOJEWÓDZKI w BIAŁYMSTOKU Białystok, ul. Mickiewicza 3 Białystok, 13 maja 2016 r. NK-III AJ Pan Stanisław DEREHAJŁO Wójt Gminy Boćki Plac Armii Krajowej Boćki WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 w zw. z art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) oraz art. 175 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) w dniach 10, 14 i 15 marca 2016 roku pracownicy Wydziału Nadzoru i Kontroli Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego: 1) Andrzej Jankowski, starszy inspektor wojewódzki (przewodniczący zespołu kontrolnego) - upoważnienie do przeprowadzenia kontroli Nr 19/2016 znak: NK-III AJ z dnia 19 lutego 2016 r. wydane z upoważnienia Wojewody Podlaskiego przez Dyrektora Wydziału Nadzoru i Kontroli 2) Sylwia Duda, starszy inspektor wojewódzki - upoważnienie do przeprowadzenia kontroli Nr 18/2016 znak: NK-III AJ z dnia 19 lutego 2016 r. wydane z upoważnienia Wojewody Podlaskiego przez Dyrektora Wydziału Nadzoru i Kontroli przeprowadzili kontrolę w Urzędzie Gminy Boćki (Plac Armii Krajowej 3, Boćki) i Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Boćkach (adres jak wyżej). Przedmiot kontroli i okres objęty kontrolą: Wykorzystanie dotacji udzielonych z budżetu państwa na finansowanie zadań zleconych i dofinansowanie zadań własnych gmin z zakresu pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych, świadczeń z funduszu alimentacyjnego i zasiłku dla opiekuna oraz wykonanie dochodów budżetu państwa za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2015 roku. 1

2 Wykonywanie zadań w kontrolowanym zakresie ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. Pozytywnie oceniono wykorzystanie dotacji w rozdziałach 85212, 85213, 85214, 85216, i Gmina nieprawidłowo ujęła w budżecie wydatki z dotacji przyznanej na wypłatę dodatku do wynagrodzenia dla pracownika socjalnego. Część dotacji (w kwocie 5,90 zł) otrzymanej na wypłatę zryczałtowanych dodatków energetycznych (rozdz ) pobrano w nadmiernej wysokości oraz nierzetelnie sporządzono rozliczenie dotacji za III kwartał w ramach realizacji ww. zadania. Nieprawidłowości stwierdzono też w zakresie realizacji dochodów budżetu państwa (sprawozdania finansowe Rb-27ZZ sporządzono niezgodnie z ewidencją księgową i rozporządzeniem, nie ujmowano w nich dochodów otrzymanych tytułem zwrotu kosztów upomnienia od dłużników alimentacyjnych oraz nieterminowo dokonano przekazania części pobranych dochodów). W wyniku przeprowadzonej kontroli ustalono, że w okresie objętym kontrolą zadania dotyczące pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych, świadczeń z funduszu alimentacyjnego i zasiłków dla opiekunów realizował Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Boćkach, zwany dalej GOPS lub,,ośrodkiem, a zadania związane z wypłatą zryczałtowanych dodatków energetycznych wykonywał Urząd Gminy w Boćkach, zwany dalej,,urzędem lub UG. W dniu 29 grudnia 2014 roku Rada Gminy Boćki podjęła uchwałę Nr II/10/14 w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Boćki na 2015 rok. Wszystkie kwoty dotacji przyznane przez Wojewodę Podlaskiego na realizację w 2015 roku zadań ujętych w dziale 852 zostały wprowadzone do budżetu. Na koniec grudnia 2015 roku w tym dziale plan dotacji (po stronie dochodów) przedstawiał się następująco: Rozdział Plan pierwotny (kwota dotacji w zł) Plan dotacji na rok (kwota dotacji w zł) , , , , , , , , , , , , , , , ,00 W rozdziale z zaplanowanej kwoty dotacji ( ,00 zł) uruchomiono ,00 zł, z czego wykorzystano ,61 zł na finansowanie świadczeń alimentacyjnych i rodzinnych, zasiłków dla opiekunów, składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz koszty obsługi zadania. Wypłacono następujące świadczenia: - zasiłki rodzinne z dodatkami (6.706 świadczeń) kwota ,40 zł 2

3 - zasiłki pielęgnacyjne (857 świadczeń) kwota ,00 zł - świadczenia pielęgnacyjne (144 świadczenia) kwota ,00 zł - specjalne zasiłki opiekuńcze (8 świadczeń) kwota 4.160,00 zł - jednorazowe zapomogi z tyt. urodzenia dziecka (32 świadczenia) kwota ,00 zł - zasiłki dla opiekunów (139 świadczeń) kwota ,80 zł - świadczenia z funduszu alimentacyjnego (348 świadczeń) kwota ,07 zł - składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe opłacone za osoby pobierające specjalny zasiłek opiekuńczy, świadczenie pielęgnacyjne i zasiłek dla opiekuna kwota ,73 zł - odsetki od zasiłku dla opiekuna kwota 279,47 zł Ponadto, na koszty obsługi zadania wydatkowano z dotacji ,14 zł, a ze środków własnych ,86 zł. Prawidłowość przyznawania i naliczania powyższych świadczeń zbadano na przykładzie akt 10 osób - 6 pobierających świadczenia rodzinne, 2 otrzymujących zasiłek dla opiekuna i 2 pobierających świadczenia z funduszu alimentacyjnego. Ustalono, że wszystkie świadczenia przyznano decyzjami zawierającymi m.in. okres zasiłkowy, kwotę świadczenia i termin wypłaty. Stwierdzono też, że wysokość świadczeń była zgodna z przepisami ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2013 r. poz z późn. zm.; Dz. U. z 2015 r. poz. 114 z późn. zm.), ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2012 r. poz z późn. zm.; Dz. U. z 2015 r. poz. 859 z późn. zm.), ustawy z dnia 4 kwietnia 2014 r. o ustaleniu i wypłacie zasiłków dla opiekunów (Dz. U. poz. 567 z późn. zm.), rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 sierpnia 2012 r. w sprawie wysokości dochodu rodziny albo dochodu osoby uczącej się stanowiących podstawę ubiegania się o zasiłek rodzinny oraz wysokości świadczeń rodzinnych (Dz. U. poz. 959) i rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 sierpnia 2015 r. w sprawie wysokości dochodu rodziny albo dochodu osoby uczącej się stanowiących podstawę ubiegania się o zasiłek rodzinny i specjalny zasiłek opiekuńczy, wysokości świadczeń rodzinnych oraz wysokości zasiłku dla opiekuna (Dz. U. poz. 1238). Na podstawie 12 list wypłat świadczeń, sporządzonych w marcu, czerwcu i grudniu, stwierdzono, że świadczenia naliczone za te miesiące dla osób objętych kontrolą wypłacono w terminie i w należnej wysokości. Na pokrycie kosztów obsługi zadania wydatkowano ,14 zł, czyli 3,00 % kwoty dotacji wypłaconej w formie świadczeń. Większość poniesionych kosztów obsługi (95,29 %) to wynagrodzenia (z pochodnymi) pracownika realizującego omawiane zadanie. Po przeanalizowaniu 5 dowodów księgowych dotyczących kosztów obsługi poniesionych w marcu, czerwcu i grudniu (2 listy płac i 3 noty księgowe) stwierdzono, że wydatki na obsługę regulowano terminowo. Objęte kontrolą listy wypłat świadczeń i dowody księgowe dotyczące kosztów obsługi sprawdzone były pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez uprawnione osoby. Prawidłowo klasyfikowano skontrolowane wydatki poniesione w rozdziale Powyższe ustalenia uzasadniają wniosek, że środki z dotacji wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem. Prowadzono wyodrębnioną ewidencję księgową wydatków 3

4 dokonywanych z dotacji w ramach realizowanego zadania. Sprawozdania finansowe Rb-50 i Rb-28S (na dzień 31 marca, 30 czerwca i 31 grudnia 2015 roku) były zgodne z ewidencją księgową. Zwrotu niewykorzystanej dotacji (w kwocie 5.992,39 zł) dokonano 31 grudnia 2015 roku, tj. w terminie określonym w art. 168 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.). (akta kontroli str , 39, 44-60, ) W ramach rozdz opłacono 108 składek na ubezpieczenie zdrowotne za 12 osób pobierających zasiłek dla opiekuna lub jedno ze świadczeń rodzinnych (świadczenie pielęgnacyjne, specjalny zasiłek opiekuńczy). Na ten cel wydatkowano łącznie 5.197,44 zł (dotacja otrzymana 5.461,00 zł). Na podstawie akt trzech beneficjentów stwierdzono, że nie podlegają oni obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu z innego tytułu, stosownie do art. 66 ust. 1 pkt. 28, 28a i 28b ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz z późn. zm.; Dz. U. z 2015 r. poz. 581 z późn. zm.), a świadczenie będące podstawą naliczenia i opłacenia składki zdrowotnej (w każdym przypadku był to zasiłek dla opiekuna) przyznano im (bezterminowo) stosowną decyzją administracyjną. Kontroli wydatkowania środków na opłatę składki zdrowotnej za analizowane osoby dokonano na podstawie deklaracji ZUS P RCA za luty, maj, listopad i grudzień 2015 roku (opłaconych w marcu, czerwcu i grudniu). Ustalono, że podstawą wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne były kwoty wypłaconych świadczeń, zgodnie z art. 81 ust. 8 pkt. 9, 9b i 9c powyższej ustawy. Wysokość składki zdrowotnej wynosiła 9% wypłaconych świadczeń, jak stanowi art. 79 ust. 1 tej ustawy. Przekazywanie składek należnych za dany miesiąc następowało jednym przelewem bezpośrednio do ZUS w terminie wskazanym w art. 47 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2013 r. poz z późn. zm.; Dz. U. z 2015 r. poz. 121 z późn. zm.), tj. za dany miesiąc do 5 dnia następnego miesiąca, a za grudzień do końca tego miesiąca. Analizowane wydatki zostały zaklasyfikowane prawidłowo i sfinansowane z dotacji, były też zgodne z jej przeznaczeniem i nie przekroczyły planowanej kwoty (5.824 zł). Ośrodek prowadził wyodrębnioną ewidencję księgową wydatków dokonanych z dotacji w ramach realizowanego zadania. Sprawozdania finansowe Rb-50 i Rb-28S (na dzień 31 marca, 30 czerwca i 31 grudnia) były w tym zakresie zgodne z ewidencją księgową kontrolowanej jednostki. Niewykorzystaną kwotę dotacji w wysokości 263,56 zł zwrócono do budżetu państwa 31 grudnia 2015 roku, co było zgodne z art. 168 ustawy o finansach publicznych. (akta kontroli str , 39-40, 61-62, 65-67, ) W ramach rozdz opłacono 183 składki na ubezpieczenie zdrowotne za 16 osób pobierających zasiłek stały na kwotę 7.978,59 zł (dotacja otrzymana 7.979,00 zł). Ośrodek prowadził wyodrębnioną ewidencję księgową wydatków dokonywanych z dotacji w ramach realizowanego zadania. Po zbadaniu akt 3 świadczeniobiorców pobierających zasiłek stały (obejmujących okresy 4

5 opłaty świadczeń za luty, maj, listopad i grudzień 2015 roku) stwierdzono, że naliczenia i opłaty składki zdrowotnej dokonano zgodnie z art. 81 ust. 8 pkt. 7 ustawy z dnia 2 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Wysokość każdej składki zdrowotnej wynosiła 9% otrzymywanego świadczenia, zgodnie z art. 79 ust. 1 powyższej ustawy. Przekazywanie należności z tytułu składek następowało bezpośrednio do ZUS w terminie wskazanym w art. 47 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Prawidłowo dokonywano klasyfikacji poniesionych wydatków. Sprawozdania Rb-28S (na dzień 31 marca, 30 czerwca i 31 grudnia 2015 r.) były zgodne z ewidencją księgową. Niewykorzystaną kwotę dotacji w wysokości 0,41 zł zwrócono do budżetu państwa 31 grudnia 2015 roku, co było zgodne z zapisem art. 168 ustawy o finansach publicznych. Środki przeznaczone na realizację ww. zadania zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem. (akta kontroli str.37, 40, 63-67, ) W rozdz wypłacono zgodnie z przeznaczeniem zasiłki okresowe na kwotę ,39 zł (dotacja otrzymana ,00 zł). Wypłacono 525 świadczeń dla 84 osób. Po zbadaniu decyzji 8 osób otrzymujących świadczenia w marcu, czerwcu i grudniu 2015 roku stwierdzono, że naliczenia i wypłaty zasiłków dokonano zgodnie z art. 38 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U z 2013 r. poz. 182 z późn. zm.; Dz. U. z 2015 r. poz. 163 z późn. zm.). Prawo do zasiłku zostało przyznane decyzją administracyjną określającą kwotę świadczenia, okres wypłacania zasiłku i termin wypłaty. Listy wypłat zasiłków okresowych objęte kontrolą (4) sprawdzone były pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby upoważnione. Prawidłowo dokonywano klasyfikacji poniesionych wydatków, a sprawozdania Rb-28S (na dzień 31 marca, 30 czerwca i 31 grudnia 2015 r.) były zgodne z ewidencją księgową Ośrodka. Niewykorzystaną kwotę dotacji w wysokości 9.843,61 zł zwrócono do budżetu państwa 31 grudnia 2015 roku, co było zgodne z art. 168 ustawy o finansach publicznych. (akta kontroli str. 35, 37, 40-41, 68-74, ) Do 31 grudnia 2015 roku Gmina Boćki otrzymała w rozdz dotację w wysokości 408,00 zł. Na realizację zadania wydatkowano dotację w wysokości 405,14 zł. Gmina prowadziła wyodrębnioną ewidencję księgową wydatków dokonanych z dotacji w ramach realizowanego zadania. Wypłacono 24 zryczałtowane dodatki energetyczne dla 2 rodzin. Prawo do dodatku energetycznego zostało przyznane decyzjami administracyjnymi określającymi kwotę dodatku, okres jego wypłacania i termin wypłaty. Po zbadaniu decyzji 2 osób otrzymujących świadczenia w marcu, czerwcu i grudniu 2015 roku stwierdzono, że dodatek naliczono w wysokości zgodnej z obwieszczeniem Ministra Gospodarki z dnia 17 kwietnia 2014 r. w sprawie wysokości dodatku energetycznego obowiązującej od dnia 1 maja 2014 r. do dnia 30 kwietnia 2015 r. (M. P. poz. 291) oraz obwieszczeniem Ministra Gospodarki z dnia 17 kwietnia 2015 r. w sprawie wysokości dodatku energetycznego obowiązującej 5

6 od dnia 1 maja 2015 r. do dnia 30 kwietnia 2016 r. (M. P. poz. 377). Wypłaty dodatków dokonywano w terminie określonym w art. 5e ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne (Dz. U. z 2012 r. poz z późn. zm.). Zgodnie z art. 5g ust. 6 tej ustawy Urząd przedstawił Wojewodzie Podlaskiemu kwartalne rozliczenia dotacji w dniach roku, roku, r. i r. Na wypłatę dodatków energetycznych wydatkowano 397,20 zł, a na koszty obsługi zadania 7,94 zł. Rozliczenie dotacji za III kwartał 2015 roku było sporządzone nierzetelnie, ponieważ wykazano w nim wydatki na koszty wypłacania odbiorcom wrażliwym energii elektrycznej dodatków energetycznych w wysokości 2,04 zł, podczas gdy ewidencja księgowa realizowanego zadania obejmowała wyłącznie wydatki na wypłatę świadczeń. Sekretarz Gminy wyjaśnił, że kwota 2,04 zł została wykazana błędnie i wstawiono ją informacyjnie. W ewidencji księgowej koszty obsługi tego zadania (w wysokości 7,94 zł równej 2% wysokości wypłaconych świadczeń) zaksięgowano (w 4210) dopiero w grudniu 2015 roku. Naliczono i zaksięgowano jednorazowo koszty obsługi zadania należne za cały rok 2015, co było niezgodne z art. 168 ust. 4 ustawy o finansach publicznych w związku z decyzjami Wojewody przyznającymi dotację na poszczególne kwartały 2015 roku. Kwota 5,90 zł (koszty obsługi zadania za I, II i III kwartał 2015 roku) stanowi więc dotację pobraną w nadmiernej wysokości. Skarbnik Gminy Boćki przyznała, że koszty w wysokości 2% na obsługę zadania zostały rozliczone w skali roku. Kwotę 5,90 zł zwrócono na rachunek Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku w dniu zakończenia kontroli (15 marca). W związku z powyższym należy uznać, że pozostałą część dotacji (w kwocie 399,24 zł) przyznanej na realizację zadania wydatkowano zgodnie z przeznaczeniem. Skontrolowane listy wypłat dodatków energetycznych (3) oraz faktura dotycząca kosztów obsługi zadania sprawdzone były pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby upoważnione. Prawidłowo dokonywano klasyfikacji poniesionych wydatków. Sprawozdania Rb-50 (na dzień 30 czerwca i 31 grudnia 2015 r.) oraz Rb-28S (na dzień 31 marca, 30 czerwca i 31 grudnia 2015 r.) były zgodne z ewidencją księgową. Z powodu błędu ewidencyjnego w sprawozdaniu Rb-50 za I kwartał Urząd nie wykazał wydatków poniesionych na realizację zadania (kwota 94,62 zł). Skarbnik Gminy wyjaśniła, że,,powyższa kwota nie została ujęta z powodu błędnie zaklasyfikowanej litery dotyczącej pochodzenia środków. Było zaksięgowane jako zadanie własne W, a powinno być jako zadania zlecone Z. Powyższy błąd został wychwycony przy sporządzaniu sprawozdania RB 50W za II kwartał, które zostało sporządzono prawidłowo. Skutkiem powyższej nieprawidłowości była błędna ewidencja oraz sprawozdawczość. Niewykorzystaną kwotę dotacji w wysokości 2,86 zł wrócono do budżetu państwa w dniu roku, czyli w terminie określonym w art. 5g ust. 4 ustawy Prawo energetyczne. (akta kontroli str , 38, 41, 75-82, 120, ) W rozdz wypłacono zgodnie z przeznaczeniem zasiłki stałe na kwotę ,39 zł (dotacja otrzymana ,00 zł). Opłacono 246 świadczeń dla 23 osób. Po zbadaniu 6

7 decyzji 5 świadczeniobiorców (dotyczących wypłaty świadczenia za marzec, czerwiec i grudzień 2015 roku) stwierdzono, że naliczenia i wypłaty zasiłków dokonano zgodnie z art. 37 ustawy o pomocy społecznej. Prawo do zasiłku zostało przyznane decyzją administracyjną określającą kwotę świadczenia, okres wypłacania zasiłku i termin wypłaty. Wszystkie listy wypłat (3) objęte kontrolą sprawdzone były pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby upoważnione. Prawidłowo dokonano klasyfikacji poniesionych wydatków. Sprawozdania Rb-28S (na dzień 31 marca, 30 czerwca i 31 grudnia 2015 r.) były zgodne z ewidencją księgową Ośrodka. Niewykorzystaną kwotę dotacji w wysokości 325,61 zł zwrócono do budżetu 31 grudnia 2015 roku, co było zgodne z zapisem art. 168 ustawy o finansach publicznych. (akta kontroli str. 35, 38, 41-42, 83-92, ) W rozdz przekazano Gminie Boćki dotację w wysokości ,00 zł, w tym 5.817,00 zł na wypłatę dodatku dla pracowników socjalnych. Na utrzymanie Ośrodka wydatkowano łącznie ,70 zł, w tym ,00 zł z dotacji. Dotację wydatkowano na wynagrodzenia ( 4010 kwota ,00 zł), na opłatę składek na ubezpieczenia społeczne ( 4110 kwota 9.978,00 zł) oraz opłatę składek na Fundusz Pracy ( ,00 zł). Dotacja stanowiła 39,6% wszystkich kosztów utrzymania Ośrodka, nie przekroczyła więc 80% łącznych wydatków poniesionych na realizację zadania (art. 128 ust. 2 ustawy o finansach publicznych). Wypłata dodatku dla pracowników socjalnych (2 osoby na pełnym etacie) następowała zgodnie z art. 121 ust. 3a ustawy o pomocy społecznej. W aktach osobowych tych pracowników znajdują się dokumenty informujące o przyznaniu dodatku w wysokości 250,00 zł miesięcznie. Na wypłatę dodatku wykorzystano całą otrzymaną dotację. Zarządzeniem Nr 41/15 Wójta Gminy Boćki z dnia wprowadzono do budżetu Gminy dotację (5.817,00 zł) przyznaną decyzją Wojewody Podlaskiego z dnia (znak FB-II MA) na dofinansowanie zadania wynikającego z art. 121 ust. 3a ustawy o pomocy społecznej, tj. wypłatę dodatku w wysokości 250 zł miesięcznie na pracownika socjalnego zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy, realizującego pracę socjalną w środowisku w roku W budżecie Gminy wydatki przeznaczone na wypłatę ww. dodatku ujęto w 4010 (kwota 4.820,00 zł), 4110 (kwota 878,00 zł) i 4120 (kwota 119,00 zł), podczas gdy powinny być one wykazane tylko w 4010 dotyczącym wynagrodzenia, co wynika z art. 121 ust. 3a ustawy o pomocy społecznej. Przedmiotowa dotacja nie stanowiła bowiem dotacji na realizację danego zadania, lecz stanowiła wyłącznie dofinansowanie realizacji zadania wynikającego z art. 121 ust. 3a ustawy o pomocy społecznej. Skarbnik Gminy wyjaśniła, że,,dodatki dla pracowników socjalnych planowane na podstawie art. 121 ust. 3a ustawy o pomocy społecznej nie znajduje się wśród świadczeń wymienionych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. W związku z tym nie podlegają one wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na wymienione ubezpieczenie. Zostało to także potwierdzone w interpretacji umieszczonej na stronie 7

8 Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Zgodnie z art. 236 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, planowane są kwoty wydatków bieżących i majątkowych. W myśl art. 236 ust. 3 pkt. 1 do wydatków bieżących zalicza się w szczególności wynagrodzenia i środki od nich naliczane. Powyższa nieprawidłowość skutkowała nieprawidłowym sporządzeniem planu wydatków Gminy. Z ustaleń kontroli wynika, że Ośrodek realizując zadanie wypłacił pracownikom socjalnym należny dodatek w całości w 4010 w wysokości 5.841,54 zł. Kontrolą objęto listy płac (3) za marzec, czerwiec i grudzień 2015 roku oraz 2 dowody księgowe dotyczące udziału w szkoleniu i zakupu usług (nadzór nad programem informatycznym). Prawidłowo dokonywano klasyfikacji poniesionych wydatków. Dowody objęte kontrolą sprawdzone były pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby upoważnione. Wydatki wynikające z zaciągniętych zobowiązań regulowano w terminach określonych w fakturach. W wyniku kontroli ustalono również, iż dane zawarte w sprawozdaniach Rb-28S (na dzień 31 marca, 30 czerwca i 31 grudnia 2015 r.) były zgodne z ewidencją księgową Ośrodka. Cała dotację na dofinansowanie utrzymania GOPS wydatkowano zgodnie z przeznaczeniem. (akta kontroli str , 42, , ) Celem dofinansowania wieloletniego programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania Wojewoda Podlaski 20 lutego 2015 roku zawarł z Gminą Boćki umowę dotacji Nr 9/2015, w której, po zmianie wprowadzonej aneksem z 18 czerwca 2015 roku, wysokość przyznanej dotacji określono na ,00 zł, a wysokość środków własnych Gminy na co najmniej ,00 zł. Do 31 grudnia uruchomiono i wykorzystano całą przyznaną dotację. Zgodnie z obowiązkiem wynikającym z 4 ust. 2 powyższej umowy prowadzono wyodrębnioną ewidencję księgową środków otrzymanych z dotacji i wydatków dokonanych z tych środków na realizację zadania. Z ewidencji wydatków (rozdział ) wynika, że w 2015 roku całkowity koszt realizacji programu dożywiania wyniósł ,15 zł, z tego wydatki w kwocie ,00 zł sfinansowano z dotacji, a ,15 zł ze środków własnych Gminy. Procentowy udział wydatków dokonanych z dotacji (69,71 %) i środków własnych (30,29 %) był zgodny z zawartą umową, ponieważ przewidziano w niej zaangażowanie stron w proporcji 70:30. Za ,15 zł (63,45 % środków wydanych w ramach programu) udzielono wsparcia w formie posiłku (z czego skorzystały 154 osoby), natomiast pozostałe środki (32.120,00 zł) wydano na pomoc finansową przeznaczoną na zakup posiłku lub żywności (wypłacono 139 zasiłków pieniężnych 49 osobom). Realizację wydatków poniesionych z tytułu zakupu posiłków sprawdzono na podstawie 15 dowodów księgowych (5 faktur, 5 rachunków i 5 not księgowych) opłaconych w marcu, czerwcu i grudniu (wystawionych i przesłanych do Ośrodka przez placówki oświatowe prowadzące dożywianie). Zbadano też akta 6 uczniów objętym programem dożywiania (wybranych losowo z list osób korzystających z posiłków) i stwierdzono, że świadczenie (w formie jednego posiłku dziennie) przyznano im stosownymi decyzjami administracyjnymi. Prawidłowość przyznawania i wypłacania świadczeń pieniężnych sprawdzono na podstawie 3 list wypłat 8

9 sporządzonych w marcu, czerwcu i grudniu oraz akt 4 wybranych osób ujętych na tych listach. Stwierdzono, że każdej z tych osób pomoc przyznano decyzją administracyjną określającą rodzaj świadczenia, jego wysokość oraz sposób i termin wypłaty, a przyznane świadczenie wypłacono gotówką w kasie Urzędu Gminy (marzec i czerwiec) lub banku (grudzień) w kwocie zgodnej z wydaną decyzją. Objęte kontrolą dowody księgowe (listy wypłat, faktury, rachunki i noty księgowe) sprawdzone były pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby uprawnione. Prawidłowo klasyfikowano wydatki poniesione na realizację omawianego programu (rozdział ). Ustalono też, że Ośrodek terminowo regulował zobowiązania wynikające z analizowanych decyzji, faktur, rachunków i not księgowych, ponieważ płatności dokonywano w terminach wskazanych w tych dokumentach. Wszystkie przeanalizowane wydatki były związane z realizacją programu dożywiania, co wskazuje na to, że otrzymaną dotację wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem. Sprawozdania Rb-28S (na dzień 31 marca, 30 czerwca i 31 grudnia 2015 roku) były zgodne z ewidencją księgową Ośrodka. (akta kontroli str , 43, , ) Na realizację zadań wynikających z ustawy o Karcie Dużej Rodziny (rozdział ) Wojewoda Podlaski przyznał dotację w kwocie 527 zł (plan). W 2015 roku Gmina otrzymała z tych środków 455 zł, z czego wykorzystano 414,06 zł. W badanym okresie wpłynęło 35 wniosków (w tym 30 od wielodzietnych rodzin) o wydanie Kart Dużej Rodziny - wszystkie zostały załatwione pozytywnie. Nie ubiegano się o wydanie Karty nowemu członkowi rodziny, odnotowano natomiast jeden przypadek wydania duplikatu Karty i 4 przypadki wydania nowej Karty z powodu upływu terminu ważności poprzedniej. Łącznie w 2015 roku wydano 193 Karty (w tym pięciu rodzinom, których wnioski wpłynęły w 2014 roku). Rada Gminy Boćki nie uchwaliła samorządowego programu przyznającego dodatkowe uprawnienia członkom rodzin wielodzietnych, nie wykorzystuje się więc Karty jako dokumentu potwierdzającego prawo do korzystania z tych uprawnień. Przy wydawaniu duplikatu Karty pobrano opłatę w wysokości 9,21 zł (określonej w art. 13 ust. 2 ustawy z dnia 5 grudnia 2014 r. o Karcie Dużej Rodziny - Dz. U. poz z późn. zm.), którą (po pomniejszeniu o 5 % przysługujące gminom) przekazano na rachunek PUW w Białymstoku. Z tytułu załatwienia 35 wniosków Gminie Boćki przysługiwała dotacja w wysokości 414,06 zł, którą wydatkowano na zakup materiałów biurowych (52,53 zł) i nagrodę pieniężną dla pracownicy GOPS realizującej to zadanie (z pochodnymi 361,53 zł). Koszt wydania Kart wynosił 13,40 zł dla każdej z 30 rodzin, 2,68 zł dla osoby, która już wcześniej posiadała Kartę i 1,34 zł za wydanie duplikatu, co było zgodne z art. 29 ust. 4, 5 i 6 powyższej ustawy. Sprawdzając zasadność naliczenia kosztów realizacji zadania przeanalizowano akta 6 losowo wybranych rodzin, których wnioski wniesiono w 2015 roku. Stwierdzono, że znajdowały się w nich takie dokumenty, jak kopie dowodów osobistych rodziców i skróconych aktów urodzenia dzieci, oświadczenia dotyczące władzy rodzicielskiej i terminu ukończenia nauki przez pełnoletnie dzieci, daty ważności Kart oraz daty ich odebrania i podpisy osób 9

10 odbierających. Wszystkie wnioski objęte kontrolą złożyły rodziny wielodzietne mieszkające na terenie Gminy Boćki, zgodnie z właściwością miejscową wynikającą z art. 9 ust. 1 i art. 10 ust. 2 ustawy. Sprawdzono wszystkie dowody księgowe dotyczące poniesionych w czerwcu i grudniu kosztów realizacji zadania (w marcu nie wydatkowano na ten cel żadnych środków). Stwierdzono, że analizowane wydatki zaklasyfikowano prawidłowo, a dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone przez osoby uprawnione. Obie faktury zostały opłacone w terminach zapisanych w tych dokumentach, a składki do ZUS i na Fundusz Pracy przekazano następnego dnia po wypłacie nagrody pieniężnej. Ustalenia kontroli wskazują, że otrzymaną dotację wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem i w prawidłowej wysokości. GOPS prowadził wyodrębnioną ewidencję księgową wydatków dokonanych z dotacji w ramach omawianego zadania. Sprawozdania finansowe Rb-50 i Rb-28S (na dzień 31 marca, 30 czerwca i 31 grudnia 2015 roku) były w zakresie realizacji ustawy o KDR zgodne z ewidencją księgową kontrolowanej jednostki. Zwrotu niewykorzystanej dotacji (w kwocie 40,94 zł) dokonano 31 grudnia 2015 roku, tj. w terminie określonym w art. 168 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. (akta kontroli str , 42-43, , ) Na podstawie objętych kontrolą dowodów wpływu uzyskanych dochodów i ewidencji księgowej Urzędu ustalono, że w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2015 roku wysokość wykonanych dochodów budżetu państwa w związku z realizacją zadań zleconych w dziale 852 wyniosła ,48 zł. Uzyskane dochody budżetowe, pomniejszone o dochody przysługujące jednostkom samorządowym (kwota 7.105,58 zł) zostały wraz z odsetkami przekazane do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku w łącznej kwocie ,40 zł. Gmina nie przekazała w terminie do r. dochodów w kwocie 125,50 zł uzyskanych w 2015 r. tytułem odsetek od zwróconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego (dochody te wpłynęły na konto Ośrodka r.), czym naruszono przepisy art. 255 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Przekazania dokonano 12 stycznia 2016 roku, czyli 4 dni po terminie. Skarbnik Gminy wyjaśniła, że przyczyną stwierdzonej nieprawidłowości było przeoczenie ustawowego terminu zwrotu i nieujęcie tej kwoty w sprawozdaniu Rb-27ZZ za rok 2015 (ujęto ją w sprawozdaniu Rb-ZN jako depozyt na żądanie). Skutkiem tej nieprawidłowości było nieterminowe przekazanie dochodów i błędna sprawozdawczość. Kontrola wykazała, że w marcu, czerwcu i grudniu 2015 roku dochody budżetu państwa (stan kont na 10 i 20 dzień miesiąca) były odprowadzone w należnej części określonej odrębnymi przepisami w terminach zgodnych z art. 255 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Wbrew zapisom 6 ust. 1 pkt 6 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. poz. 119 z późn. zm.) Ośrodek w sprawozdaniach Rb-27ZZ za I, II i IV kwartał 2015 r. (rozdz ) zbędnie wykazał dochody w kolumnie,,dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego (Główna księgowa Ośrodka wyjaśniła, że przyczyną tego błędu było wzajemne, z Gminą Boćki uzgadnianie 10

11 kwot do sprawozdania). Ośrodek jako jednostka realizująca zadanie przekazywał do gminy dłużnika należne jej 20 % dochodów. Prawidłowo dokonywano klasyfikacji wykonanych dochodów budżetowych. W sprawozdaniu jednostkowym Rb-27ZZ za I kwartał Ośrodek w wierszu dotyczącym dochodów w dochody przekazane wykazał jedynie dochody należne budżetowi państwa (kwota 3.216,19 zł) bez uwzględnienia dochodów gminy wierzyciela i dłużnika (w wysokości 2.005,71 zł), które wykazał tylko w rubryce dochodów potrąconych na rzecz jst. Ośrodek nie wykazał również w sprawozdaniu dochodów uzyskanych z tytułu zwrotu przez dłużników alimentacyjnych kosztów upomnienia (52,40 zł), co było niezgodne z 9 ust. 2 ww. rozporządzenia. Główna księgowa Ośrodka wyjaśniła, że rozbieżności w sprawozdaniu Rb-27ZZ za I kwartał spowodowane były omyłkowym wstawieniem kwot, koszty upomnienia za I kwartał były omyłkowo ujęte w sprawozdaniu Rb-27S, natomiast w kolejnych sprawozdaniach były wyzerowane. W toku kontroli stwierdzono też, że dane wykazane w sprawozdaniach Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami (sporządzonych na koniec I, II i IV kwartału 2015 r. przez UG Boćki) były zgodne z ewidencją księgową, poza faktem nieujęcia wpływu dochodów dotyczących zwrotu kosztów upomnienia, co było niezgodne z 9 ust. 2 ww. rozporządzenia. Skutkiem tego uchybienia była błędna ewidencja i sprawozdawczość. Do 31 grudnia 2015 roku Gmina Boćki przekazała na konto Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku dochody budżetu państwa z tytułu nienależnie pobranych świadczeń z lat ubiegłych w wysokości 2.945,19 zł. (akta kontroli str ) Mając na uwadze powyższe oceny i ustalenia wnoszę o: 1. rzetelne sporządzanie sprawozdań dotyczących rozliczenia dotacji przyznanych na wypłatę zryczałtowanych dodatków energetycznych; 2. ujmowanie w budżecie Gminy po stronie wydatków środków z dotacji otrzymanej na wypłatę dodatków dla pracowników socjalnych wyłącznie w 4010; 3. ujmowanie w sprawozdaniach Rb-27ZZ dochodów uzyskanych z tytułu zwrotu przez dłużników alimentacyjnych kosztów upomnienia, stosownie do 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. poz. 119 z późn. zm.); 4. sporządzanie przez GOPS sprawozdań Rb-27ZZ zgodnie z 6 ust. 1 pkt 6 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, tj. bez wypełnienia kolumny "Dochody potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego"; 11

12 5. terminowe przekazywanie na rachunek Wojewody Podlaskiego dochodów budżetu państwa pobranych do 31 grudnia w związku z realizacją zadań zleconych, tj. do 8 stycznia roku następnego, jak stanowi art. 255 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.). Pozostałe stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości zostały usunięte w trakcie kontroli, wobec czego odstępuję od wydania zaleceń w tym zakresie. Jednocześnie proszę poinformować Wojewodę Podlaskiego, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykonania zaleceń lub wykorzystania wniosków, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia. Z up. WOJEWODY PODLASKIEGO Aneta Kuberska Dyrektor Wydziału Nadzoru i Kontroli 12