ASPEKTY FINANSOWE ICT PSP

Transkrypt

1 Warsztaty szkoleniowe dla osób uczestniczących w projektach finansowanych z Programu CIP-ICT PSP Warszawa, ASPEKTY FINANSOWE CIP-ICT ICT PSP Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk Barbara Trammer GRANT AGREEMENT PREPARATIONS cipating/grant_agreement/index_en.htm Model Grant Agreement Guide to Financial Issues relating to ICT PSP Grant Agreements 1

2 CZĘŚĆ 1 KOSZTY PROJEKTU Jakie koszty powinniśmy uwzględni dnić w budŝecie projektu? Jakie koszty powinniśmy wykazać w sprawozdaniu finansowym? Jakie koszty będąb przez KE dofinansowane? 2

3 KOSZTY KWALIFIKOWALNE (1) Rzeczywiście cie poniesione przez beneficjenta Zaksięgowane w księgach rachunkowych beneficjenta Poniesione w okresie trwania projektu WYJĄTKI sprawozdania końcowe świadectwa kontroli sprawozdań finansowych końcowe przegląd do 60 dni od zakończenia projektu Zgodne z normalnymi zasadami rachunkowości i zarządzania oraz praktykami beneficjenta KOSZTY KWALIFIKOWALNE (2) Konieczne dla realizacji projektu Poniesione z zachowaniem zasad gospodarności, skuteczności i wydajności Zgodne z prawem podatkowym i przepisami o ubezpieczeniach społecznych Wskazane w aneksie I do Umowy Grantowej VAT nie jest kosztem kwalifikowalnym (chyba Ŝe beneficjent wykaŝe, Ŝe nie jest w stanie go odzyskać) 3

4 KOSZTY BEZPOŚREDNIE KOSZTY POŚREDNIE Koszty personelu personnel Podwykonawstwo subcontracting PodróŜe i diety Materiały Sprzęt trwały other direct costs 4

5 KOSZTY PERSONELU Wynikają z listy płacp Wynagrodzenie brutto powiększone o obciąŝ ąŝenia socjalne (składki emerytalne, ubezpieczenie zdrowotne, dodatek wakacyjny itp.) i inne składniki regulaminowe Wyliczane indywidualnie dla kaŝdego pracownika KOSZTY PERSONELU WYNAGRODZENIA STAŁYCH PRACOWNIKÓW WYNAGRODZENIA PRACOWNIKÓW ZATRUDNIONYCH NA CZAS OKREŚLONY Osoby te muszą: Być zatrudnione bezpośrednio przez beneficjenta zgodnie z jego ustawodawstwem krajowym Pracować pod wyłącznym nadzorem technicznym beneficjenta i na jego wyłączną odpowiedzialność Być wynagradzane zgodnie z normalnymi praktykami beneficjenta (które powinny być zgodne z wymaganiami UE). Rozliczane koszty godzin rzeczywiście przepracowanych 5

6 KOSZTY PERSONELU Rejestracja czasu pracy dzienna, tygodniowa lub miesięczna wersja papierowa lub w systemie komputerowym Zatwierdzana przez kierownika projektu lub innego przełoŝonego KARTA CZASU PRACY powinna zawierać: Pełna nazwa beneficjenta (instytucji) Imię i nazwisko pracownika Tytuł realizowanego projektu Numer konta księgowego (analitycznego dot. danego projektu) Okres, którego dotyczy (dzienna, tygodniowa, miesięczna) Liczba godzin przepracowanych w danym projekcie oraz wskazanie wykonywanych działań Imię i nazwisko oraz podpis kierownika projektu lub innego przełoŝonego Przykład karty czasu pracy Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions str. 44 hftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/financialguide_en.pdf KOSZTY PERSONELU Godziny produktywne powinny być kalkulowane zgodnie z praktykami beneficjenta (róŝnice w zaleŝności od charakteru instytucji, sektora, kategorii pracownika itp.) PRZYKŁAD KALKULACJI GODZIN PRODUKTYWNYCH Wszystkie dni w roku 365 Weekendy -104 Urlopy -21 Święta -15 Zwolnienia chorobowe/inne -15 Produktywne dni w roku 210 Z tego wynika, Ŝe jeśli w jednostce obowiązuje 8-godzinny dzień pracy, roczna ilość godzin produktywnych będzie wynosiła 1680, co daje140 godzin produktywnych miesięcznie. 6

7 KOSZTY PERSONELU Godziny produktywne powinny być kalkulowane zgodnie z praktykami beneficjenta wg jednej z dwóch metod: Za pomocą standardowej liczby godzin produktywnych wyliczanej dla wszystkich pracowników (lub poszczególnych grup pracowników) w danej instytucji. Za pomocą rzeczywistej liczby godzin produktywnych wyliczanej dla kaŝdego pracownika indywidualnie. Opcja pierwsza jest bardziej efektywna i wygodna, natomiast opcja druga jest bardziej precyzyjna. Generalnie, wyliczona liczba godzin standardowych powinna być maksymalnie zbliŝona do rzeczywistej liczby godzin produktywnych w danej instytucji. WYPŁACANIE DODATKOWYCH WYNAGRODZEŃ System wypłacania dodatkowych wynagrodzeń musi funkcjonować na podstawie wewnętrznych regulacji oraz /lub praktyk instytucji (określona metoda kalkulacji, kategorie pracowników w których regulacja dotyczy, maksymalna wysokość wynagrodzeń itd.) System dodatkowych wynagrodzeń musi obowiązywa zywać we wszystkich typach projektów w (UE i innych, krajowych i międzynarodowych) System dodatkowych wynagrodzeń nie moŝe e skutkować zawyŝeniem poziomu wynagrodzeń w stosunku do rynkowych wynagrodzeń pracowników w tego samego rodzaju, o podobnym stopniu kwalifikacji i doświadczenia Dodatkowe wynagrodzenia muszą być księgowane w księgach rachunkowych beneficjanta jako koszty wynagrodzeń i muszą podlegać opodatkowaniu i obciąŝ ąŝeniom socjalnym odnoszącym się do wynagrodzeń,, chyba Ŝe e sąs z takich obciąŝ ąŝeń/opodatkowania wyłą łączone Dodatkowe wynagrodzenia mogą być wypłacane jedynie jako część wynagrodzenia brutto Guide to Financial Issues relating to ICT PSP Grant Agreements str. 28 7

8 PODRÓśE I DIETY MATERIAŁY SPRZĘT T TRWAŁY Y (amortyzacja) Amortyzacja wykazywana w zakresie, w jakim sprzęt był wykorzystywany w projekcie, procent wykorzystania sprzętu i czas muszą być sprawdzalne Wykazywana odpowiednio w kaŝdym odnośnym raporcie finansowym okresowym RównieŜ od sprzętu, który został zakupiony przed datą rozpoczęcia umowy i który będzie wykorzystywany w projekcie (uzgodnić z KE na etapie negocjacji) 8

9 PODWYKONAWSTWO Generalnie beneficjent powinien być w stanie samodzielnie wykonać prace przewidziane umową Podwykonawstwo moŝe obejmować jedynie realizację ograniczonej części projektu Zasadniczo nie powinny być podzlecane wykonywanie podstawowych zadań projektowych. Jeśli jest taka potrzeba, powinno to być zaaprobowane przez KE Konieczność skorzystania z podwykonawstwa musi zostać uzasadniona w aneksie I ZEWNĘTRZNE USŁUGI UGI WSPIERAJĄCE PODWYKONAWSTWO Procedura wyboru Podmioty publiczne mają obowiązek zastosowania procedur wynikających z Ustawy o zamówieniach publicznych Podmioty prywatne muszą przeprowadzić konkurs ofert, w którym wymagane jest złoŝenie min. 3 ofert MoŜliwe do przyjęcia są umowy podwykonawstwa podpisane na podstawie umów ramowych zawartych przed rozpoczęciem projektu 9

10 CZĘŚĆ 2 Omówienie poszczególnych instrumentów PILOT A PILOT B 10

11 PILOT A, B (call 2007, 2008) KOSZTY BEZPOŚREDNIE RZECZYWISTE KOSZTY POŚREDNIE Model ten mogą stosować instytucje posiadające system księgowy pozwalający na wyodrębnienie tego typu kosztów RYCZAŁT NA KOSZTY POŚREDNIE 30% od kosztów personelu PILOT A,B (call 2009) KOSZTY BEZPOŚREDNIE RYCZAŁT NA KOSZTY POŚREDNIE 30% od kosztów personelu 11

12 PILOT A,B DOFINANSOWANIE KE 50% kosztów kwalifikowalnych Proposal Submission Forms - A3 Budget PILOT A, B Personnel costs Subcon tracting Other specific direct costs Indirect costs Total costs Requested reimburse ment rate Requested EC contribution 1)Coordinator 2)Participant 3)Participant 4)Participant 5)Participant 6)Participant TOTAL 12

13 ĆWICZENIE 1 PILOT A, B SPRAWOZDANIE BEST PRACTICE NETWORKS 13

14 Best Practice Networks KOSZTY BEZPOŚREDNIE KOSZTY POŚREDNIE NIE FINANSOWANE Best Practice Networks DOFINANSOWANIE KE 80% kosztów kwalifikowalnych 14

15 THEMATIC NETWORKS Thematic Networks Ryczałt t na koszty koordynacji Ryczałt t na koszty realizacji Ryczałt t na koszty udziału w spotkaniach sieci i innych imprezach związanych zanych z działaniem aniem sieci Koordynator Pozostali beneficjenci 3000euro/rok/beneficjenta dla pierwszych 10 beneficjentów w (włą łączając koordynatora) 2000 euro/rok/beneficjanta od 11-ego beneficjenta Brak finansowania od 21- ego beneficjenta 3000 euro/rok/beneficjenta 5000euro/rok/ beneficjenta 15

16 Thematic Networks DOFINANSOWANIE KE 100% wyliczonego ryczałtu ĆWICZENIE 2 Thematic Networks SPRAWOZDANIE 16

17 Annex 3 - Summary Financial Report - Thematic Network (to be filled by coordinator) Project Acronym Project Nb Page 1/1 Reporting period from: dd/mm/yy to: dd/mm/yy Beneficiary Nb Beneficiary Short Name Requested Community contribution COORDINAT ION (flat-rate based on scale-of-unit cost) Requested Community Contribution IMPLEMEN TATION (lump sum) Requested Community Contribution MEETING ATTENDANC E (lump sum) TOTAL Request ed Commu nity contribu tion Interest Coordinator TOTAL CZĘŚĆ 3 SPRAWOZDAWCZOŚĆ PŁATNOŚCI KONTROLA 17

18 SPRAWOZDANIE OKRESOWE W terminie 60 dni od daty zakończenia danego okresu sprawozdawczego Opis postępu prac wykonywanych w ramach realizacji projektu (Progress report) Sprawozdanie finansowe kaŝdego z beneficjentów oraz zbiorcze sprawozdanie finansowe (w przypadku Thematic Networks wymagane jest jedynie sprawozdanie zbiorcze). KURS PRZELICZANIA WALUTY Kurs wymiany obowiązujący w pierwszym dniu miesiąca następującego po dacie zakończenia okresu sprawozdawczego Kursy Europejskiego Banku Centralnego 18

19 ODSETKI OD WYPŁACONEJ ZALICZKI TYLKO KOORDYNATOR powinien w kaŝdym ze sprawozdań okresowych informować Komisję o kwotach naliczonych odsetek (oprocentowane konto bankowe w przypadku koordynatora jeŝeli wartość zaliczki przekazanej przez KE jest wyŝsza od kwoty EUR PŁATNOŚCI Projekty o długości <= 18 miesięcy Zaliczka - wypłacona w ciągu 45 dni od wejścia w Ŝycie umowy Generalnie w wysokości ok. 75% całkowitego dofinansowania KE. Płatność końcowa 19

20 PŁATNOŚCI Projekty o długości > 18 miesięcy Zaliczka - wypłacona w ciągu 45 dni od wejścia w Ŝycie umowy Generalnie dla projektów z więcej niŝ dwoma okresami sprawozdawczymi wysokość zaliczki będzie wynosiła ok. 160% średniej wysokości dofinansowania KE przypadającego na okres sprawozdawczy Płatności okresowe - wypłacane na podstawie przedstawianych sprawozdań (płatność = zaakceptowane koszty x stawka dofinansowania) Płatność końcowa Suma płatności wynikających z wypłaconej zaliczki i płatności okresowych nie moŝe przekroczyć 90% maksymalnego dofinansowania ze strony KE ĆWICZENIE 3 PŁATNOŚCI 20

21 ŚWIADECTWO KONTROLI SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH Jeśli łączna Ŝądana wysokość dofinansowania do danego projektu z KE wynosi EUR lub więcej na rzecz pojedynczego uczestnika w ujęciu kumulatywnym za wszystkie okresy, za które świadectwo kontroli sprawozdań finansowych nie było przedstawiane Dziękuję za uwagę Osoby do kontaktu: Barbara Trammer barbara.trammer@kpk.gov.pl Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk ul. świrki i Wigury Warszawa tel: fax: kpk@kpk.gov.pl 21