Zasady prawne i finansowe w projekcie 7PR

Transkrypt

1 Zasady prawne i finansowe w projekcie 7PR (wykorzystano opracowania E.Mazurek, B. Trammer - KPK oraz dokumenty KE)

2 Dokumenty na stronach KE Model Grant Agreement: Guide to Financial Issues (draft): cordis.europa.eu/fp7/callsgrant-agreement_en.html

3 Grant Agreement Kontrakt podopisuje koordynator i KE Grant Agreement wiąże wszystkich uczestników z Komisją Partnerzy przystępują do kontraktu za pomocą podpisania Form A W trakcie trwania projektu partnerzy przystępują do kontraktu za pomocą podpisania Form B Kontrakt wchodzi w życie w momencie podpisania przez koordynatora i KE, data rozpoczęcia realizacji projektu zapisana w umowie Obowiązkowe podpisanie Consortium Agreement, chyba że Call for proposals stanowi inaczej

4 Grant Agreement (1) Umowa o grant (Grant Agreement) określa wzajemne prawa i obowiązki pomiędzy: Komisją i beneficjentami (uczestnikami projektu). Treść umowy zawiera: -obowiązujące aneksy -datę rozpoczęcia projektu oraz czas jego trwania - sposób i język raportowania okresy sprawozdawcze -udział finansowy - warunki płatności - specjalne klauzule - sposób korespondencji -jurysdykcję

5 Grant Agreement (2) Umowa o grant (Grant Agreement) sporządzona jest według publikowanego wzoru przez KE Core grant agreement Annex I Technical Annex Annex II General Conditions Annex III postanowienia szczególne dla niektórych typów projektu Annex IV Form A Annex V Form B (jeśli dodatkowy nowy partner pragnie dołączyć do istniejącego konsorcjum) Annex VI Form C wzór sprawozdania finansowego AnnexVII Form D dotyczy sprawozdań finansowych i certyfikacji Annex VIII Form E - dotyczy sprawozdań finansowych i certyfikacji

6 Grant Agreement (3) Core grant agreement zawiera najważniejsze informacje dotyczące konkretnego projektu, w tym listę uczestników, długość trwania projektu, maksymalne dofinansowanie KE, okresy sprawozdawcze. Jego zapisy maja pierwszeństwo przed wszystkimi innymi częściami grant agreement. Annex II General Conditions zawiera wszystkie podstawowe warunki realizacji projektu, w tym zasady rozliczania kosztów, postanowienia dotyczące własności intelektualnej, przepisy dotyczące audytów i kontroli. Jego zapisy maja pierwszeństwo przed zapisami Technical Annex. Annex III postanowienia szczególne dla niektórych typów projektu. Jeśli występuje w danym projekcie to jego zapisy mają pierwszeństwo przed postanowieniami Annex II

7 Budżet Koszty kwalifikowane Rzeczywiście poniesione (na podstawie faktur i innych dowodów księgowych) Poniesione w trakcie trwania projektu (wyjątek koszty przygotowania raportów końcowych do 60 dni po zakończeniu projektu) Zaksięgowane w księgach rachunkowych Określone zgodnie ze zwyczajowymi zasadami beneficjenta i jego praktykami dotyczącymi rachunkowości, zasadami gospodarności, skuteczności i wydajności

8 Budżet Koszty niekwalifikowane Identyfikowalne podatki pośrednie (cło, VAT, opłaty klimatyczne) Należne odsetki Straty kursowe Wydatki finansowane z innych źródeł WE Rezerwy na przyszłe straty lub obciążenia

9 Budżet Zasady określania kosztów Budżet każdego projektu składa się z dwóch rodzajów kosztów: koszty bezpośrednie są to koszty poniesione bezpośrednio w związku z realizacją projektu, np. wynagrodzenia personelu zatrudnionego do wykonania poszczególnych zadań, koszty podróży, materiałów, zakupu sprzętu itp. koszty pośrednie są to koszty ogólne funkcjonowania jednostki związane z realizacją danego projektu, np. koszty administracji i zarządzania, wynajęcia lub amortyzacji budynków i aparatury, usług telekomunikacyjnych i pocztowych, wody, elektryczności, ogrzewania, ubezpieczenia, wyposażenia biurowego, zatrudnienia personelu administracyjnego itp. KE dofinansowuje poniesione koszty w odpowiednim procencie, w zależności od rodzaju działania, którego dotyczą koszty

10 Budżet Wykazywanie kosztów pośrednich W 7PR są dwa sposoby sprawozdawania kosztów różna metoda kalkulacji kosztów pośrednich: Sposób I - jednostka wylicza i sprawozdaje rzeczywistą wartość swoich kosztów pośrednich. Model ten mogą stosować instytucje posiadające system księgowy pozwalający na wyodrębnienie tego typu kosztów, często w rzeczywistości przewyższających ryczałt naliczany wg sposobu II. Sposób II - koszty pośrednie są rozliczane jako ryczałt w/g stawki ustalonej przez KE, przy czym są one liczone jako procent od poniesionych kosztów bezpośrednich z wyłączeniem usług obcych (subcontracting).

11 Budżet Wysokość ryczałtu na koszty pośrednie PODSTAWOWA STAWKA 20% DLA ORGANÓW PUBLICZNYCH O CHARAKTERZE NIEZAROBKOWYM, SZKÓŁ ŚREDNICH I WYŻSZYCH, ORGANIZACJI BADAWCZYCH I MŚP, (które nie są w stanie lub nie chcą wyliczyć rzeczywistych kosztów pośrednich przypadających na projekt), gdy uczestniczą w projektach zawierających działania w zakresie badań i rozwoju technologicznego oraz działania demonstracyjne - ryczałt na koszty pośrednie wynosi: - 60% dla dotacji przyznanych na podstawie zaproszeń do składania wniosków zamykających się przed 1 stycznia 2010r. - nie mniej niż 40 % dla dotacji przyznanych na podstawie zaproszeń do składania wniosków zamykających się po 31 grudnia 2009r. W badaniach pionierskich (program Pomysły) - 20% Projekty badawczo-szkoleniowe Marie Curie (program Ludzie) 10% o W projektach typu Akcje koordynujące i wspierające koszty pośrednie ograniczone są do 7%

12 Budżet Wysokość dofinansowania KE projekty badawcze Działania badawczo-rozwojowe lub innowacyjne (badania skierowane na zdobycie nowej wiedzy, która będzie wykorzystana w celu rozwoju nowych produktów, procesów lub usług lub też doprowadzi do znaczącej poprawy istniejących produktów, procesów lub usług) do 50% (ale dla organów publicznych o charakterze niezarobkowym, szkół średnich i wyższych, organizacji badawczych i MŚP do 75%) Działania demonstracyjne (działania związane ze sprawdzeniem w badaniach przemysłowych nowych lub poprawionych produktów, procesów lub usług, włącznie z prototypami, jeśli nie mogą być one bezpośrednio skomercjalizowane) do 50%

13 Budżet Wysokość dofinansowania KE projekty badawcze Inne działania do 100% obejmują między innymi działania: w zakresie zarządzania upowszechniania wiedzy (np. stworzenie strony internetowej, prezentacja projektu podczas konferencji, publikacje) koordynacji, sieci współpracy (np. organizacja spotkań, seminariów, koszty podróży dot. koordynacji i rozwoju współpracy) ochrona praw własności intelektualnej badania dot. społeczno-ekonomicznych oddziaływań wyników szkoleniowe UWAGA: Koordynacja naukowa zalicza się do działań RTD, w związku z tym jest finansowania przez KE w 50% lub 75%

14 Budżet Wysokość dofinansowania KE pozostałe projekty Projekty typu Akcje koordynacyjne i wspierające do 100% Badania pionierskie (program Pomysły) do 100% Projekty badawczo-szkoleniowe Marii Curie (program Ludzie) do 100%.

15 Budżet Wysokość dofinansowania Rodzaj Projektu Działania badawcze, koordynacja badań Działania wdrożeniowe Inne działania w tym zarządzanie, szkolenia, rozpowszechnianie Networks of excellence 50% *75% 100% Collaborative project 50% *75% 50% 100% Coordination and support actions 100% Akcje Marie Curie 100% Badania pionierskie 100% * dla organów publicznych o charakterze niezarobkowym, szkół średnich i uczelni wyższych, organizacji badawczych oraz MŚP

16 Budżet Koszty osobowe Koszty godzin faktycznie przepracowanych na rzecz projektu przez osoby, które: Są bezpośrednio zatrudnione przez beneficjenta zgodnie z prawodawstwem krajowym Pracują pod jego nadzorem technicznym Są wynagradzani zgodnie z jego normalnymi praktykami Ewidencja za pomocą kart czasu pracy prowadzonych dla wszystkich pracowników zaangażowanych przy projekcie Koszty nadgodzin (overtime) personelu nie są kosztem kwalifikowanym

17 Budżet Koszty osobowe sposób obliczania 1. Określenie zakresu, czasu pracy oraz wykonawców 2. Koszty osobowe bezpośrednie obejmują personel badawczy i techniczny 3. Wynagrodzenie pracowników administracji stanowi koszty pośrednie 4. Czas pracy liczony jest w osobomiesiącach (man-month MM=PM) Personel badawczy 1MM= 124* Pozostały personel 1 MM= 144* * dot. Politechniki Wrocławskiej

18 Budżet Przykład 1 (pracownik naukowo-techniczny) 7 Program Ramowy obliczanie kosztów osobowych w Projektach Ramowych Liczba godzin pracy w 2007 roku 2080 h (40 h x 52 tyg.) Liczba dni urlopowych np. 26 Liczba świąt i dni wolnych np. 10 Liczba dni chorobowych np. 7 Inne (np. dni bezpł., opieka nad dzieckiem, szkolenia) -? Roczna liczba godzin efektywnych: 2080 [( ) x 8 h = 344 h] =1736 godz h :12 mies. = 144,6 h/miesiąc - średnio

19 Budżet 7 Program Ramowy obliczanie kosztów osobowych w Projektach Ramowych Przykład 2 (pracownik nauk.-dydaktyczny) Liczba godzin pracy w 2007 roku 1872 h (36 h x 52 tyg.) Liczba dni urlopowych np. 36 Liczba świąt i dni wolnych np. 10 Liczba dni chorobowych np. 7 Inne (np. dni bezpł., opieka nad dzieckiem, szkolenia) -? Roczna liczba godzin efektywnych: 1872 [( ) x 7,2 h = 381,6 h] = 1490,4 godz. 1490,4 h :12 mies. = 124,2 h/miesiąc

20 Budżet 7 Program Ramowy obliczanie kosztów osobowych w Projektach Ramowych Liczba godzin produktywnych (1736 h) w 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym oznacza, że ich rozkład może wyglądać np.: Styczeń = 22 dni x 8 h Luty = 20 dni x 8 h Marzec = 22 dni x 8 h Kwiecień = 20 dni x 8 h Maj = 18 dni x 8 h Czerwiec = 20 dni x 8 h Lipiec = 12 dni x 8 h Sierpień = 8 dni x 8 h Wrzesień = 20 dni x 8 h Październik = 23 dni x 8 h Listopad = 20 dni x 8 h Grudzień = 13 dni x 8 h = 176 h = 160 h = 176 h = 160 h = 144 h (3 dni choroby) = 160 h = 96 h (10 dni urlopu) = 64 h (14 dni urlopu) = 160 h = 184 h = 160 h = 104 h (4 dni choroby + 2 dni urlopu) Suma: 1736 h

21 Budżet Koszty osobowe sposób wyliczania Koszty osobowe obliczane są na podstawie faktycznych wynagrodzeń konkretnych członków zespołu wg ich stawek godzinowych Nazwisko Koszt 1 MM Ilość MM Koszt xxx yyy zzz Łącznie

22 Budżet Koszty osobowe sposób obliczania 1 MM = stawka godzinowa x ilość godzin (140czy 156)? Koszt 1MM = całkowity koszt wynagrodzenia rocznego za rok poprzedni / 12 Ilość MM = czas pracy przewidziany do wykonania przez pracownika w planie pracy projektu (w osobomiesiącach) Całkowity koszt wynagrodzenia rocznego obejmuje: płacę zasadniczą + wynagrodzenie uzupełniające dodatki funkcyjne i stażowe narzuty na wynagrodzenia (ZUS, zaliczka na podatek, odpisy na DWR, ZFŚS)

23 Budżet Koszty podwykonawstwa Drobne usługi zewnętrzne odnoszące się do mniej istotnych zadań projektu nie wymagają zgody KE i opisu w Aneksie technicznym Jeśli podwykonawstwo obejmuje elementy istotne dla merytoryki projektu, zalecane jest włączenie podwykonawcy do projektu jako kolejnego partnera (zasada nieosiągalności zysków). Konieczność ewentualnego podwykonawstwa musi być uzasadniona we wniosku i Aneksie technicznym do umowy grantowej.

24 Budżet Inne koszty Bezpośrednio związane z merytorykom projektu nie mieszczą się w kategorii kosztów osobowych ani podwykonawstwa: Podróże Opłaty konferencyjne Niezbędna aparatura Materiały niezbędne do badań Budżet kalkulujemy na podstawie szacunkowych ilości i kosztochłonności niezbędnych materiałów, ilości i miejsc spotkań konsorcjum i innych podróży, kosztów zakupu sprzętu badawczego

25 Budżet Zarządzanie konsorcjum Wydatki związane z obsługą/utrzymaniem umowy konsorcjum, o ile jest ona obowiązkowa Ogólne zarządzanie prawno-finansowo-administracyjne (w tym uzyskiwanie świadectw kontroli sprawozdań finansowych, świadectw metodologii) oraz koszty związane z kontrolami finansowymi i przeglądami technicznymi (financial audits and technical reviews) Organizacja przetargów wyłaniających nowych beneficjentów (competitive calls) o ile wymaga tego umowa (aneks1) Wszelkie pozostałe działania w zakresie zarządzania przewidziane w umowie z wyjątkiem działań w zakresie badań i rozwoju technologicznego

26

27 7 Program Ramowy - PWr Co zmiany w 7. PR oznaczają dla uczelni wyższych i jak się do nich przygotować?

28 Budżet 7 Program Ramowy obliczanie kosztów osobowych w Projektach Ramowych Koszty pracy personelu stałego zatrudnionego na umowę o pracę na okres nieograniczony mogą być w 7.PR wliczane do kosztów projektu (co było niemożliwe w 6.PR). Mogą to być nauczyciele akademiccy oraz inni pracownicy realizujący projekt.

29 Budżet 7 Program Ramowy obliczanie kosztów osobowych w Projektach Ramowych projektów, mogą być wynagrodzenia składające się z Podstawą obliczania kosztów osobowych, dotyczących pracowników zaangażowanych w realizację 2 części: Stałego wynagrodzenia zasadniczego, wynikającego ze stawek uregulowanych przez odpowiednie przepisy Wynagrodzenia uzupełniającego, uzasadnionego szczególnymi warunkami wykonywania dodatkowego zadania badawczego

30 Budżet 7 Program Ramowy obliczanie kosztów osobowych w Projektach Ramowych Wynagrodzenie uzupełniające musi być określone zgodnie z normalną praktyką instytucji i z obowiązującymi przepisami. Szczegółowe zasady ustalania wynagrodzenia uzupełniającego (stawki godzinowej uzupełniającej) winny być: sformułowane w wewnętrznym rozporządzeniu instytucji realizującej projekt wprowadzone w życie aneksem do umowy o pracę

31 Budżet 7 Program Ramowy obliczanie kosztów osobowych w Projektach Ramowych uwzględnianie 2 części wynagrodzenia do obliczania kosztów osobowych powinno mieć charakter ogólny, znajdujący zastosowanie do różnego typu projektów (np. projektów finansowanych z zewnątrz, w tym z programów ramowych UE) wynagrodzenie uzupełniające powinno mieścić się w stawkach uznanych za zgodne z aktualnymi wymogami rynku dla pracowników o podobnym stanowisku i doświadczeniu

32 Płatność (1) Zaliczka będzie wypłacona w ciągu 45 dni od wejścia w życie umowy o dotację. Zaliczka ta ma zapewnić beneficjentom zachowanie płynności finansowej w trakcie trwania całego projektu, jej wysokość zostanie ustalona w trakcie negocjacji i zapisana w art. 6 umowy. Generalnie dla projektów z więcej niż dwoma okresami sprawozdawczymi, wysokość tej zaliczki będzie wynosiła 160% średniej wysokości dofinansowania KE przypadającego na okres sprawozdawczy (średnia wysokość dofinansowania przypadająca na okres = całkowite dofinansowanie / ilość okresów sprawozdawczych) Płatności okresowe będą wypłacane na podstawie przedstawianych sprawozdań (płatność = zaakceptowane koszty x stawka dofinansowania) Płatność końcowa Suma płatności wynikających z wypłaconej zaliczki i płatności okresowych nie może przekroczyć 90% maksymalnego dofinansowania ze strony KE

33 Płatność (2) Dla projektów z jednym lub dwoma okresami sprawozdawczymi zaliczka będzie w wysokości 60%-80% dofinansowania KE Termin płatności 105 dni od momentu wpłynięcia raportów do KE

34 Odsetki od zaliczki W odnośnym raporcie finansowym koordynator (i tylko koordynator) ma obowiązek zgłosić KE odsetki uzyskane z zaliczki, którą otrzymał na rzecz konsorcjum, jeśli jej wartość przekracza Euro. W konsekwencji przy określaniu przez KE kwoty kolejnej płatności, kwota uzyskanych przez koordynatora z odsetek od zaliczki zostanie wzięta pod uwagę. Koordynator do KE sprawozdaje jedynie odsetki od zaliczki, nie od kolejnych płatności okresowych

35 Certificate on Financial Statements (świadectwo kontroli sprawozdań finansowych) Świadectwo kontroli sprawozdań finansowych jest obowiązkowe tylko wtedy, gdy łączna żądana wysokość dofinansowania do danego projektu z KE na rzecz pojedynczego uczestnika wynosi euro lub więcej. Koszty przygotowania raportów końcowych 60 dni po zakończeniu projektu Jednak w przypadku projektu trwającego dwa lata lub krócej, od uczestnika wymaga się nie więcej niż jednego świadectwa kontroli sprawozdań finansowych na zakończenie projektu.

36 Kurs przeliczania waluty Koszty dopuszczalne wykazane przez wykonawców w formularzu C muszą być wyrażone w EURO według: - kursu wymiany Centralnego Banku Europejskiego obwiązującego w pierwszym dniu roboczym miesiąca następującego po dacie zakończenia okresu sprawozdawczego lub - kursu wymiany, który obowiązywał w dniu poniesienia kosztów Sposób przeliczania waluty wykazany przez wykonawcę w 1-szym raporcie finansowym musi być stosowany przez cały okres realizacji projektu Informacja o kursach: lub właściwy Dziennik Urzędowym WE

37 Wskazówki Właściwie oszacować budżet czas Szacujemy budżet realistycznie (konieczność uzasadnienia przewidywanych zasobów we wniosku), choć należy pamiętać o etapie negocjacji Należy przewidzieć niespodziewane wydatki (dodatkowe podróże, dodatkowe badania ) Można skonsultować budżet z osobami doświadczonymi (KPK, RPK, uczestnicy 6 PR)

38 Dziękuję za uwagę! Elżbieta Olejnik Jacek Firlej Wrocławskie Centrum Transferu Technologii Politechniki Wrocławskiej