lednostka kontrolowana: Urz~d Gminy Domaniewice Urz~d Stanu Cywilnego w Domaniewicach ul. Gl6wna Domaniewice Regon

Transkrypt

1 w todzi PROTOK6L przeprowadzonej w dniu 3 czerwca 2006r. Stanu Cywilnego w Domaniewicach, w zakresie przestrzegania i zasad sporz~dzania dokument6w przez Kierownika Urz~du Kontrol~ przeprowadzila Monika Panasiuk -starszy inspektor w Referacie ds. Paszportowych, w Delegaturze w Skiemiewicach L6dzkiego Urz~du Wojew6dzkiego w Lodzi, na podstawie upowaznienia do kontroli Nr 32/06 z dnia 9 czerwca 2006r. lednostka kontrolowana: Urz~d Gminy Domaniewice Urz~d Stanu Cywilnego w Domaniewicach ul. Gl6wna Domaniewice Regon w 6jt Gminy Domaniewice Miroslaw Redzisz Kierownik Urz~du Stanu Cywilnego -Wanda Golan Zast~pca Kierownika USC -GraZyna J amroch Fakt kontroli odnotowano w ksi~ce kontroli pod poz.l/06. Przedmiotem kontroli bylo przestrzeganie przepis6w: ustawy z dnia r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004r.nr 6, poz.688 ), ustawy z dnia 25 lutego 964r. Kodeks rodzinny i opiekunczy (Dz.U. z 964r. Nr 9, poz.59 z p6zn. zm.), ustawy z dnia r. Kodeks post~powania administracyjnego (Dz.U.z 2000r., Nr 98, poz. 07 z p6zn. zm.), ustawy z dnia z dnia r. o zmianie imion i nazwisk (Dz.U. z 2005r. Nr 233, poz.992) rozporz3c.dzenia Ministra Spraw Wewn~trznych i Administracji z dnia r. w sprawie szczeg6owych zasad sporz3c.dzania akt6w stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksi~ stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzor6w akt6w stanu cywilnego, ich odpis6w, zaswiadczen i protokol6w (Dz.U. z 998r. Nr 36, poz.884 z p6zn.zm. ),

2 2 Nr 3 dotycz~cej mi~dzynarodowej wymiany informacji z zakresu podpisanej w Stambule r. (Dz.U. z 2003r. Nr 72, Nr 6 dotycz~cej wydawania wieloj~zycznych odpis6w akt6w stanu cywilnego, podpisanej w Wiedniu r. z 2004r. Nr 66, poz.735), Kontrol~ obj~to okres od dnia Sr. do dnia kontroli. przeprowadzono w obecnosci Pani Wandy Golan Kierownika USC. Kontrol~ Kontrol3c. obj~to nast~puj3c.ce zagadnienia:. Prawidlowosc sporz'l.dzania akt6w stanu cywilnego. 2. Kompletowanie akt zbiorowych do akt6w stanu cywilnego. 3. Nanoszenie przypisk6w pod aktami stanu cywilnego. 4. Wydawanie wieloj~zycznych odpis6w akt6w stanu cywilnego oraz mi~dzynarodow'l. wymian~ informacji w zakresie stanu cywilnego. 5. Prawidlowosc wydawanych akt6w prawnych a w szczeg6nosci prowadzenie post~powan administracyjnych i przestrzeganie terminowosci rozpatrywanych spraw. Rejestracja stand cywilnego W okresie kontrolowanym sporz<:\.dzono nast~puj<:\.ce ilosci akt6w: 200Sr. 2006r. I. akty urodzenia -transkrypcja 2. akty malzeristwa -w formie wyznaniowej -cywilnych -transkrypcji 3. akty zgonow -transkrypcji

3 3 aktach stanu cywilnego stwierdzono co nast~puje: s8c. r~cznie -starannie w ksi~gach dla kazdego rodzaju 2. data zdarzenia (urodzenia, malzer'stwa, zgonu) wpisywana jest do aktu slownie, a nast~pnie cyframi umieszczonymi w nawlasle, w kolejnosci: dzier', miesi~c, rok, 3. wolne miejsca w poszczeg6nych rubrykach, jak r6wniez w rubryce "uwagi" zakreslane s~ w spos6b uniemozliwiaj~cy dokonanie w tych miejscach jakichkolwiek wpis6w, 4. Pomylki zdarzaj~ce si~ bardzo rzadko podczas sporz~dzania akt6w, omawiane s~ w spos6b prawidlowy, 5. Akty malzer'stw konkordatowych sporz~dzane s~ z zachowaniem terminu przewidzianego wart. 6a pkt 2 Pr. o a.s.c. 6. Wzmianki marginesowe nanoszone s~ do akt6w w spos6b opisowy i zawieraj~ wszystkie niezb~dne elementy takie jak podstaw~ prawn~ dat~ i podpis, 7. Akta zbiorowe do kontrolowanych akt6w stanu cywilnego prowadzone s~ zgodnie z obowi~zuj~cymi przepisami, dokumenty nie budz~ w~tpliwosci, na biez~co wl~czane s~ dokumenty stanowi~ce podstaw~ naniesienia zmian w aktach ( decyzje, wyroki itp. ). Odpisy akt6w urodzer' skladane do aktu malzer'stwa s~ nowo wydane, natomiast te, kt6re zostaly wydane duzo wczesniej- s~czytelne. Wszystkie zawieraj~oplat~ skarbow~. 8. Do wszystkich ksi~ stanu cywilnego prowadzone s~ skorowidze alfabetyczne. 9. Przypiski pod aktami zawieraj~ wszystkie informacje odnosnie akt6w sporz~dzonych w USC w Domaniewicach, natomiast informacje z innych urz~d6w nanoszone s~ na biez~co, w miar~ ich naplywu. lo.ksi~ga urodzer' prowadzona byla przez 6 kolejnych lat (od 2000r. do 2005r.) co jest niezgodne z 2 pkt 2 cytowanego wyzej Rozporz~dzenia Ministra Spraw Wewn~trznych i Administracji. w kontrolowanym okresie nie odnotowano przypadku sporz8c.dzenia b8c.dz transkrypcji aktu zagranicznego zgodnie z postanowieniami Konwencji Nr 3 dotycz8c.cej mi~dzynarodowej wymiany informacji z zakresu stanu cywilnego. Nie wydano zadnego wieloj~zycznego odpisu aktu stanu cywilnego na podstawie Konwencji Nr 6 dotycz8c.cej wydawania wieloj~zycznych odpis6w skr6conych akt6w stanu cywilnego.

4 4 obj ~tym kontrol8c. wydano : 0 decyzji z art.28 pr. o a.s.c. (sprostowanie oczywistego bl~du pisarskiego) decyzj~ z art. 36 pr. o a.s.c. (uzupelnienie tresci aktu stanu cywilnego) 2 decyzje z art. 73 ust. pr. o a.s.c. (wpisanie do ksi(\g polskich aktu stanu cywilnego sporz8c.dzonego za granic~ decyzj~ z art. 2 ustawy o zmianie imion i nazwisk (zmiana nazwiska) 2 zaswiadczenia z art. 7 pr.o a.s.c.(zaswiadczenie o zdolnosci prawnej do zawarcia malzenstwa zagranic~ 50 zaswiadczen z art. 4 k.r.i op. (stwierdzaj8c.cych brak okolicznosci wyl8c.czaj8c.cych zawarcie malzenstwa wyznaniowego ze skutkami cywilnymi) Na podstawie kontrolowanych akt6w prawnych stwierdzono co nast~puje:. PostCtPowania administracyjne prowadzone s8c. z zachowaniem termin6w okreslonych w KP A, sprawy zalatwiane s8c. bez zbctdnej zwloki. 2. Do wszystkich stron postctpowania wysylane s8c. zawiadomienia o wszczctciu postctpowania. 3. Przepis art.73 pr.0 a.s.c. dotycz8c.cy wpisywania zagranicznych akt6w stanu cywilnego jest stosowany wlasciwie. Dokumenty przedkladane do transkrypcji nie budz8c. w8c.tpliwosci co do swojej autentycznosci. 3. W przypadku brakuj8c.cych danych w aktach transkrybowanych zainteresowani s8c. informowani o zasadzie zupelnosci aktu i w miarct mozliwosci dokumenty te s8c. uzupelniane na podstawie art.36 pr.0 a.s.c. 4. Wszystkie decyzje zostaly dorctczone stronom, co zostalo potwierdzone podpisem na decyzji b8c.dz na zwrotnym potwierdzeniu odbioru. 5. Decyzje zgodne z z8c.daniem stron, kt6re zostaly wykonane przed uplywem terminu do wniesienia odwolania, zawieraj8c. stosown8c. klauzulct. 6. Wszystkie decyzje wydane w kontrolowanym okresie s8c. pozytywne i od zadnej z nich nie wniesiono odwolania w urz~dzie prowadzony jest rejestr zaswiadczer' wydawanych w trybie art.4 Kodeksu rodzinnego i opiekur'czego. Podczas kontroli udzielono instruktazu w zakresie kontrolowanych spraw, ze szczeg6nym uwzgl~dnieniem procedur dotycz8c.cych stosowania przepis6w Kodeksu post~powania administracyjnego oraz Rozporz8c.dzenia Ministra Spraw wewn~trznych i Administracji.

5 5 w dw6ch jednobrzmi~cych egzemplarzach, przekazano kierownikowi podmiotu kontrolowanego..podmiotu kontrolowanego przysluguje, przed podpisaniem protokolu kontroli, prawo zgloszenia umotywowanych zastrzezen, co do ustalen w nim zawartych. Zastrzezenia nalezy zglosi6 na pismie organowi zarz3c.dzaj3c.cemu kontrol~ w terminie 4 dni od otrzymania protokolu kontroli. Kierownik padmiatu kontrolawanego lub asaba pelni8c.ca jega abowi8c.zki, maze odmowic podpisania protakalu kontrali skladaj8c.c w terminie 7 dni ad daty jego otrzymania pisemne wyjasnienie tej admowy. Podpis osoby kontrolujqcej: Monika..~.:,9~~ Panasiuk -st. inspektor Podpis kierownika podmiotu kontrolowanego:.tf. 0(;. LaD (; l~h'ilf.l(a'~ce Data i miejsce podpisania protokolu