PROTOKO. z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 28 marca 2008 r. w Urzêdzie Stanu

Transkrypt

1 PROTOKO, z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 28 marca 2008 r. w Urzêdzie Stanu Cywilnego w Zgierzu, w zakresie przestrzegania przepisów prawa i zasad sporz¹dzania dokumentów zwi¹zanych z rejestracj¹ stanu cywilnego Kontrolê przeprowadzi³y: El bieta Stêpczyñska-Gortat -kierownik Oddzia³u Spraw Obywatelskich w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców ódzkiego Urzêdu Wojewódzkiego w odzi, na podstawie upowa nienia Wojewody ódzkiego m 43 z dnia 27 marca 2008 r. Magdalena Kowaliñska-Juncewicz -sekretarz w Oddziale Spraw Obywatelskich ódzkiego Urzêdu Wojewódzkiego w odzi, na podstawie upowa nienia ódzkiego nr 44 z dnia 27 marca 2008 r. Wojewody Pawe³ Œwi¹tek -starszy inspektor w Oddziale Spraw Obywatelskich w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców ódzkiego Urzêdu Wojewódzkiego w odzi, na podstawie upowa nienia Wojewody ódzkiego nr 42 z dnia 27 marca 2008 r. Jednostka kontrolowana: Urz¹d Stanu Cywilnego w Zgierzu Zgierz, ul. 1 Maja 5 Regon Prezydent Miasta Zgierza -Jerzy Sokó³ Kierownik usc w Zgierzu -Andrzej Janiszewski, powo³any uchwa³¹ Rady Miasta Zgierza z dnia 30 stycznia 2008 r., Nr XVII/150/08, Zastêpca Kierownika U8C w Zgierzu -Anna Truszkiewicz, powo³ana uchwa³¹ Rady Miasta Zgierza z dnia 25 maja 2000 r., Nr XX/203/2000. Badany okres: kontrol¹ objêto 2007 rok. - v ~

2 Przedmiotem kontroli by³o przestrzeganie przepisów: ustawy z dnia 29 wrzeœnia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekstjedn. Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz ze zm.); rozporz¹dzenia Ministra Spraw Wewnêtrznych i Administracji z dnia 26 paÿdziernika 1998 r. w sprawie szczegó³owych zasad sporz¹dzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksi¹g stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaœwiadczeñ i protoko³ów (Dz. U. z 1998 r. Nr 136, poz. 884 ze zm.); ustawy z dnia 14 czerwca 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuñczy (Dz. U. z 1964 r. Nr 9, paz. 59 ze zm.); ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postêpowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz ze zm.); konwencji nr 3 dotycz¹cej miêdzynarodowej wymiany infonnacji z zakresu stanu cywilnego, podpisanej w Stambule 4 wrzeœnia 1958 f. (Dz. U. z 2003 f. nr 172, poz. 1667); konwencji nr 16 dotycz¹cej wydawania wielojêzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, podpisanej w Wiedniu 8 wrzeœnia 1976 r. (Dz. U. z 2004 f. nr 166, poz. 1735) Kontrol¹ objêto nastêpuj¹ce zagadnienia: rejestracjê stanu cywilnego, stanu cywilnego; a w szczególnoœci prawid³owoœæ sporz¹dzania aktów prowadzenie postêpowañ administracyjnych, w tym przestrzeganie tenninów rozpatrywania spraw; wpisywanie zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksi¹g; wydawanie wielojêzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego; miêdzynarodow¹ wymianê infonnacji z zakresu stanu cywilnego; prowadzenie i przechowywanie ksi¹g stanu cywilnego. [. Rejestracja stanu cywilnego w 2007 f. akty urodzenia -792 akty ma³ eñstwa -362 ~~

3 akty zgonu Drog¹ losow¹ wytypowano do kontroli ni ej wymienione akty: urodzeñ nr 1,25,37,49,58,78, 88,99, 103, 130, 150, 155, 180,220,231,240,256,270, 298,300,310,325,330,350, 356,360,366,380,390,400, 410,413,430,450,477,483, 494, 500, 533, 544, 560, 580, 595, 599, 600, 630, 666,680, 700, 713, 730, 792; ma³ eñstw nr 3,8,16,30,42,50,78,80,103, 108,116,130, 142,150,178,180, 201,208, 210,220,231,234,236,250,260, 271,273,280,300,301, 303,314,316,320,330; zgonów m 1,24,36,48,56,77,99, 102, 134, 157, 180,225,270,310,380, 420,438,458, 478,552, 578, 699, 700, 724, 770, 800, 820, 840, 870, 900, 910,950,975,990, 999, 1001, 1059,1075, 1102,1133, 1147,1180, 1199,1200,1236, 1280,1289,1299, 1300,1305, w badanych sprawach stwierdzono, co nastêpuje: Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹ przy wykorzystaniu systemu komputerowego na luÿnych drukach, które ³¹czone s¹ na bie ¹co w ksiêgi. 2. Poszczególne ksiêgi (tomy) zosta³y zamkniête oraz kolejne otwarte, zgodnie z przepisem 12 ust. 3 rozporz¹dzenia wykonawczego. 3 Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹ zgodnie z przyjêtymi zasadami. 4, Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach, jak równie w rubryce "uwagi" wykreœlane s¹ w sposób uniemo liwiaj¹cy dokonanie w tych miejscach jakichkolwiek wpisów. 5. Wzmianki marginesowe w aktach nanoszone s¹ na bie ¹co. 6. Akty ma³ eñstw okreœlonych W art. 4 (I) K.r.o. sporz¹dzane s¹ z zachowaniem terminu przewidzianego wart. 61 a ust. 2 Prawa o a.s.c. 7. Akta zbiorowe prowadzone s¹ prawid³owo, znajduj¹ siê w nich wszystkie dokumenty przed³o one do sporz¹dzenia danego aktu b¹dÿ naniesienia wzmianki dodatkowej. 8. Nanoszone s¹ na bie ¹co przypiski pod treœci¹ aktów. II. Wydane decyzje administracyjne, w badanym okresie wydano nastêpuj¹ce iloœci decyzji administracyjnych: w trybie art. 28 Prawa o a.s.c. -88 ""- e.- o -4 {, f J~ ~i³~

4 w trybie art. 36 Prawa o a.s.c. w trybie art. 70 Prawa o a.s.c. -6 w trybie art. 73 Prawa o a.s.c. Drog¹ losow¹ wytypowano do kontroli ni ej wymienione decyzje: wydane na podstawie art. 28 Prawa o a.s.c. o numerach: USC-51350/8, 18,29,38,50,58,68,72,78,88; wydane na podstawie art. 36 Prawa o a.s.c. o numerach: USC-51351/1, 3,4,6,13,15,22,27,31,32,35,41,43 wydane na podstawie art. 70 Prawa o a.s.c. o numerach: USC-51501/ 1,3,5; wydane na podstawie art. 73 Prawa o a.s.c. o numerach: USC-51500/ 1,3,6,7,11,15,27, 30,36,42,45,47. w badanych sprawach stwierdzono, co nastêpuje: I. Z wyj¹tkiem jednego przypadku w³aœciwie stosowany jest przepis art. 28 Prawa o a.s.c., bêd¹cy podstaw¹ sprostowania oczywistego b³êdu pisarskiego w akcie stanu cywilnego i prawid³owo oceniany materia³ dowodowy. 2. Zgodnie z ogóln¹ zasad¹ prawdy obiektywnej, oczywiste b³êdy wystêpuj¹ce waktach stanu cywilnego prostowane s¹ na podstawie przepisu wymienionego w p-cie t. 3. Zgodnie z obowi¹zuj¹c¹ zasad¹ zupe³noœci, akty wpisane do polskich ksi¹g w trybie art. 73 Prawa o a.s.c. s¹ uzupe³niane na podstawie art. 36 Prawa o a.s.c. 4. w wiêkszoœci przypadków wpisanie do polskich ksi¹g stanu cywilnego zagranicznych aktów nast¹pi³o w sposób prawid³owy i na podstawie w³aœciwych dokumentów. 5. w sprawach okreœlonych w art. 70 Prawa o a.s.c., w toku postêpowania zebrany zosta³ w sposób wyczerpuj¹cy materia³ dowodowy. 6, Wydane decyzje zawieraj¹ uzasadnienia faktyczne i prawne. 7, Postêpowania adminis1racyjne prowadzone s¹ z zachowaniem terminów okreœlonych w art. 35 k.p.a. 8. W niektórych decyzjach nie zosta³y oznaczone strony postêpowania -wymieniono pe³nomocników. 9. W pojedynczych przypadkach wyst¹pi³y uchybienia w postaci: b³êdu pisarskiego ~ ~

5 w decyzji, przeniesienia z zagranicznego do polskiego aktu st¹nu cywilnego danych, nie wymaganych przez polskie prawo. III. Wydawanie i przyjmowanie zaœwiadczeñ 2. Prowadzony jest rejestr zaœwiadczeñ wydawanych w trybie art. 4' 1 k.r.o oraz zaœwiadczeñ okreœlonych wart. 8 2 k.r.o., przyjmowanych od duchownych. IV. Przestrzeganie przepisów konwencji nr 3 i nr 16: W zakresie stosowania przepisów wymienionych konwencji, uchybieñ nie stwierdzono. v. Przechowywanie i zabezpieczenie ksi¹g. w Urzêdzie Stanu Cywilnego w Zgierzu wydzielone zosta³o archiwum wyposa one w przesuwne rega³y. Bie ¹ce ksiêgi stanu cywilnego przechowywane s¹ do koñca ka dego roku kalendarzowego w szafach metalowych, w pokoju s³u ¹cym do obs³ugi spraw w zakresie rejestracji stanu cywilnego. Zgodnie z 28 ust. 1 rozporz¹dzenia wykonawczego, ksiêgi od zamkniêcia których minê³o 100 lat przekazane zosta³y do Archiwum Pañstwowego. Pomieszczenia wyposa one s¹ w gaœnice. S¹ termometry i higrometry. System alarmowy oraz obiekt przeciwpo arowy s¹ monitorowane. Podczas kontroli udzielono Kierownikowi i Zastêpcom Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego w Zgierzu wskazówek w zakresie œcis³ego stosowania przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy Kodeks postêpowania administracyjnego. Fakt kontroli zosta³ wpisany w ksi¹ ce kontroli pod poz. 9/2008. Protokó³ sporz¹dzono w dwóch jednobrzmi¹cych egzemplarzach. "'.. t::y'~ / ~~

6 ~ prawo zg³oszenia umotywowanych zastrze eñ, co do ustaleñ zawartych w protokole. Zastrze enia nale y zg³osiæ na piœmie organowi zarz¹dzaj¹cemu kontrolê w terminie 14 dni od otrzymania protoko³u kontroli. Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba pe³ni¹ca jego obowi¹zki mo e odmówiæ podpisania protoko³u kontroli sk³adaj¹c w tenninie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjaœnienia tej odmowy. Podpisy kontroluj¹cych: El bieta C Ma~,. Pawe³ SWl¹tek pq(. ~ ~...~// Gtiel ~.g.~ Podpis kierownika jednostki kontrolowanej: ~'~ (miejscowoœæ, dnia)