Protokó³. Cywilnego w Mniszkowie w zakresie przestrzegania przepisów prawa i zasad sporz¹dzania

Transkrypt

1 Protokó³ z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 1 kwietnia 2008 r. w Urzêdzie Stanu Cywilnego w Mniszkowie w zakresie przestrzegania przepisów prawa i zasad sporz¹dzania dokumentów zwi¹zanych z rejestracj¹ stanu cywilnego. Kontrolê przeprowadzi³a: Lucyna Kosmulska -starszy inspektor wojewódzki w Referacie Paszportowym, w Delegaturze ódzkiego Urzêdu Wojewódzkiego w Piotrkowie Tryb., na podstawie upowa nienia Nr 50/08 z dnia 8 kwietnia 2008 r. Jednostka Kontrolowana: Urz¹d Gminy w Mniszkowie Urz¹d Stanu Cywilnego w Mniszkowie ul. Powstañców Wlkp Mniszków Regon Wójt Gminy -Pan Janusz Ciesielski Kierownikiem Urzêdu Stanu Cywilnego w Mniszkowie jest Pani Joanna Rogala, powo³ana na stanowisko uchwa³¹ Nr VIll/61/99 Rady Gminy Mniszków z dnia 22 kwietnia 1999 r. Kontrolê przeprowadzono metod¹ reprezentatywn¹ w obecnoœci Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego. Kontrol¹ objêto okres od stycznia 2007 r. do dnia kontroli. Przedmiotem kontroli by³o przestrzeganie przepisów prawa dotycz¹cych: rejestracji stanu cywilnego (urodzeñ, ma³ eñstw, zgonów), 2, transkrypcji zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksi¹g, wydawania wielojêzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, miêdzynarodowej wymiany informacji z zakresu stanu cywilnego, zagadnieñ zwi¹zanych ze stosowaniem ustawy z dnia 15 listopada 1956 f. o zmianie imion i nazwisk, 6. prowadzenia postêpowañ administracyjnych, a w szczególnoœci przestrzegania terminów rozpatrywania spraw. Wykaz aktów prawnych dotycz¹cych tematyki kontroli: 1 ft} Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postêpowania admjnistracyjnego (t.j. Dz. U. z 2000 r 1

2 Nr 98, paz z póÿn. zm? Ustawa z dnia 29 wrzeœnia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t Dz. U. Z 2004 r. Nr 161 poz z póÿn. zm. ) oraz przepisy wykonawcze do ustawy: Rozporz¹dzenie Ministra Spraw Wewnêtrznych i Administracji z dnia 26 paÿdziernika 1998 r. w sprawie szczegó³owych zasad sporz¹dzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksi¹g stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczania oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaœwiadczeñ i protoko³ów (Dz. U. z 1998 r Nr 136, paz. 884 z póÿn. zm. 3 Ustawa z dnia 151istopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 233, poz. 1992), 4 Konwencja Nr 16 dotycz¹ca wydawania wielojêzycznych odpisów skróconych aktów stan l cywilnego, podpisana w Wiedniu w dniu 8 wrzeœnia 1976 r. (Dz. U. z 2004 r. Nr 166, poz 1735), 5, Konwencja Nr 3 dotycz¹ca miêdzynarodowej wymiany infonnacji z zakresu stanu cywilnego, podpisana w Stambule w dniu 4 wrzeœnia 1958 r. (Dz. U. z 2003 r. Nr 172, poz. 1667). Szczegó³owe ustalenia kontroli Rejestracja stanu cywilnego w okresie objêtym kontrol¹ zarejestrowano ogó³em 57 aktów stanu cywilnego, w tym urodzeñ ma³ eñstw zgonów 16 (w tym 15 konk) w tym konk) Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹ pismem rêcznym, w sposób staranny i czytelny, w gotowych ksiêgach, zgodnie z obowi¹zuj¹cymi w tym zakresie przepisami i wytycznymi. Wolne miejsca w treœci aktów i w rubryce "UWAGI" -~ powykreœlane s¹ w sposób uniemo liwiaj¹cy dokonanie w tych miejscach jakichkolwiek wpisów. Pomy³ki powsta³e przy sporz¹dzeniu aktu stanu cywilnego wykreœlane s¹ lini¹ ci¹g³¹, a prawid³owe brzmienie wyrazu wykreœlonego wpisywane jest w rubryce "uwagi". Akty ma³ eñstw zawartych w sposób okreœlony wart 2 i 3 Kodeksu rodzinnego i opiekuñczego sporz¹dzane s¹ zachowaniem terminu przewidzianego w art. 61a ust. 2 Prawa o a.s.c w trakcie kontroli stwierdzono, i w niektórych aktach zgonu dokonano wpisów godzin zgonu (/j} ~ J(

3 pomimo, e godzina zgonu nie zosta³a okreœlona w wystawionej karcie zgonu. Wzmianki marginesowe oraz przypiski pod aktami o zawarciu ma³ eñstwa, czy zgonie nanoszone s¹ na bie ¹co. Powy sze zosta³o stwierdzone na podstawie wyrywkowej kontroli aktów: Przypiski pod aktami ma³ eñstw : PRZYPISKI -o urodzeniach: 32/1939; 119/1943 Przypiski pod aktami zgonu : -o urodzeniach:76/1915; 7/1912; 39/ /1933; 10/1917; 24/1942; 5/1920; 22/1931; 99/1952 -o ma³ eñstwach: 10/1941; 29/1948; 3/1936; 18/1964; 6/1958; 19/1942; 22/1960; 8/ /1976. Dokumentacja zbiorowa do wy ej wymienionych aktów zawiera wszystkie niezbêdne dokumenty stanowi¹ce podstawê sporz¹dzenia aktu (przyjmowane s¹ aktualne odpisy aktów urodzeñ nupturientów), b¹dÿ nameslerua wzmianki marginesowej Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹ w ksiêgach -oddzielnych dla ka dego rodzaju aktów. Na bie ¹co przesy³ane s¹ stosowne zawiadomienia o ka dej zinlame stanu cywilnego do innych urzêdów i organów ewidencji ludnoœci. Po zakoñczeniu roku kalendarzowego dokonuje siê prawid³owego zamkniêcia ksi¹g poprzez wpisanie po ostatnim sporz¹dzonym akcie stanu cywilnego stosownej adnotacji. 2. Wydane decyzje administracyjne w okresie objêtym kontrol¹ wydano ³¹cznie 42 decyzje administracyjne z zakresu rejestracji stanu cywilnego z czego: art. 28 Prawa o a. s. c. art. 36 Prawa o a.s.c art. 73 Prawa o a s. c ()f; Podczas kontroli zbadano nastêpuj¹ce decyzje administracyjne wydane w kontrolowanym okresie -wydane na podstawie art. 28 Prawa o a.s.c. 1/08; 2/08; 3/08; 4/08; 5/08 -wydane na podstawie art. 73 Prawa o a.s.c. 1/1/07 Zgodnie z ogóln¹ zasad¹ prawdy obiektywnej, oczywiste b³êdy wystêpuj¹ce w aktach stanu cywilnego prostowane s¹ na podstawie art. 28 Prawa o aktach stanu cywilnego. W³aœciwie stosowany jest przepis art. 28 Prawa o a.s.c, bêd¹cy podstaw¹ sprostowania oczywistego b³êdu pisarskiego w akcie stanu cywilnego i prawid³owo oceniony materia³ 2 dl

4 dowodowy. W³aœciwie stosowany jest przepis art. 73 Prawa o a.s.c., dotycz¹cy wpisywania zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksi¹g. Zgodnie z obowi¹zuj¹c¹ zasad¹ zupe³noœci, akty wpisane do polskich ksi¹g w trybie art. 73 Prawa o a.s.c s¹ uzupe³niane na podstawie art. 36 Prawa o a.s.c. Postêpowania administracyjne prowadzone s¹ z zachowaniem terminów okreœlonych wart 35 K.p.a., za³atwiane bez zbêdnej zw³oki. w kontrolowanych sprawach stwierdzono uchybienia w zakresie przestrzegania przepisów Kodeksu postêpowania administracyjnego, a mianowicie' w sprawie dotycz¹cej transkrybowanego aktu brak jest dokumentów œwiadcz¹cych o zapewnieniu stronom czynnego udzia³u w prowadzonym postêpowaniu i pouczeniu o przys³uguj¹cym stronie prawie zapoznania siê z aktami i z³o enia koñcowego oœwiadczenia, zgodnie z art. 10 K.p.a. brak w zawiadomieniu o wszczêciu postêpowania informacji, i postêpowanie toczy siê z urzêdu w badanym okresie nie wydano zaœwiadczenia w trybie art. 71 Prawo o a.s.c. stwierdzaj¹cego e zgodnie z prawem polskim nie ma przeszkód aby osoba, której zaœwiadczenie dotyczy zawar³a ma³ eñstwo za granic¹. Wydano 20 zaœwiadczeñ w trybie art. 41 k.r.i.o. (w tym w 2007 r. -17, w 2008 r. -7). Wp³yw zaœwiadczeñ do Urzêdu Stanu Cywilnego -wydanych w trybie art Kodeksu rodzinnego i opiekuñczego -od osób duchownych jest potwierdzane pieczêci¹ urzêdu gminy z dat¹ wp³ywu. W zakresie spraw konsularnych w okresie od stycznia 2007 r. do dnia kwietnia 2008 r. za³atwiono jedn¹ sprawê. Wydawane s¹ wielojêzyczne odpisy aktów stanu cywilnego, zgodnie z konwencj¹ nr 16 Nie ma wydzielonego archiwum. Ksiêgi stanu cywilnego oraz akty zbiorowe przechowywane s¹ w dwóch metalowych szafach zamykanych na zamki w pomieszczeniu biurowym Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego. W pomieszczeniu tym znajduje siê gaœnica, natomiast brak jest urz¹dzeñ kontroluj¹cych temperaturê i wilgotnoœæ powietrza w kontrolowanym okresie nie wydano decyzji na podstawie ustawy z dnia 15 listopada 1956 f. O zmianie imion i nazwisk Podczas kontroli udzielono Kierownikowi Urzêdu Stanu Cywilnego w Mniszkowie instrukta u oraz wskazówek w zakresie stosowania przepisów ustawy Prawo o aktach stanu lijego, ze szczególnym uwzglêdnieniem 4komPletowania akt zbiorowych oraz usta~

5 Kodeks postêpowania administracyjnego. Fakt kontroli zosta³ wpisany w ksi¹ ce kontroli pod poz. Nr 3/2008 Kierownikowi kontrolowanej jednostki przys³uguje, przed podpisaniem protoko³u kontroli, prawo zg³aszania umotywowanych zastrze eñ, co do ustaleñ zawartych w protokole. Zastrze enia nale y zg³osiæ na piœmie organowi zarz¹dzaj¹cemu kontrolê w terminie 14 dni od otrzymania protoko³u kontroli. Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba pe³ni¹ca jego obowi¹zki mo e odmówiæ podpisania protoko³u kontroli sk³adaj¹c w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjaœnienia tej odmowy. URZ D GMINY W MNISZKOWIE ul. POW8tañCÓW Wielkopolskich 1O Mniszków REG.: (XX) NIP: ~8 DELEGA TURA ÓDZKIEGO URZÊDU WOJEWÓDZ~(IEGO W PIOTRKOWIE TRYBUNALSKIM Piotrków Tryb. ul. Sienkiewicza 16A Podpis Kierownika Jednostki Podpis osoby kontroluj¹cej STARSZVINSPEKTOR ~ ' / ~JEW9.,DZK ~~~ lnu )(..? &'9. 1..ucynR-Kosmuls ~ ::<.,..IJ o o? 1}- a.