PROTOKÓ. kontroli problemowej przeprowadzonej w dniach 26 i 27 listopada 2008 r. w Urzêdzie Stanu

Transkrypt

1 ~ PROTOKÓ kontroli problemowej przeprowadzonej w dniach 26 i 27 listopada 2008 r. w Urzêdzie Stanu Cywilnego w Skierniewicach, w zakresie przestrzegania przepisów prawa zasad sporz¹dzania dokumentów przez Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego. Kontrolê przeprowadzi³a Monika Panasiuk starszy inspektor w Referacie Paszportowym, Delegatury w Skierniewicach ódzkiego Urzêdu Wojewódzkiego w odzi, na podstawie upowa nienia do kontroli Nr 154/08 z dnia 10 listopada 2008 r. Jednostka kontrolowana: Urz¹d Miasta Skierniewice Skierniewice, ul. Rynek 1 Urz¹d Stanu Cywilnego w Skierniewicach Regon Prezydent Miasta: Leszek Trêbski Kierownik Urzêdu Stanu Cywilnego:Ewa Ludwicka, powo³ana na to stanowisko uchwa³¹ Rady Miasta XXXII1/68/08 z dnia 10 czerwca 2008 r. Zastêpca Kierownika USC: Krystyna Tu³acz, powo³ana na to stanowisko uchwa³¹ Rady Miasta Nr 36/97/33 z dnia 23 kwietnia 1997 r. Fakt kontroli odnotowano w ksi¹ ce kontroli pod poz. 23/08. Przedmiotem kontroli by³o przestrzeganie przepisów: ustawy z dnia 29 wrzeœnia 1986 r. prawo o aktach stanu cywilnego (t j. Dz. z 2004 r. Nr 161, poz z póÿn. zm.), 1 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. kodeks rodzinny i opiekuñczy (t.j. Dz. U. z 1964 r. Nr 9, poz 59 z póÿn. zm.), ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postêpowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z póÿn. zm.), ustawy z dnia z dnia 15 listopada 1956 f. o zmianie imion i nazwisk (t Dz. U. z 2005 f. Nr 233, poz.1992) rozporz¹dzenia Ministra Spraw Wewnêtrznych Administracji z dnia 26 paÿdziernika 1998 r. w sprawie szczegó³owych zasad sporz¹dzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksi¹g stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaœwiadczeñ i protoko³ów (t.j. Dz. U. z 1998 r. Nr 136, poz. 884 z póÿn. Zll1. ), konwencji Nr 3 dotycz¹cej miêdzynarodowej wymiany informacji z zakresu stanu cywilnego, podpisanej w Stambule 4 wrzeœnia 1958 r. (t.j. Dz. U. z 2003 r. Nr 172, poz. 1667), m

2 2 konwencji Nr 16 dotycz¹cej wydawania wielojêzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, podpisanej w Wiedniu 8 wrzeœnia 1976 r. (t.j. Dz. U. z 2004 r. Nr 166, poz.1735). Kontrolê przeprowadzono metod¹ reprezentatywn¹ w obecnoœci Pani Ewy Ludwickiej i Krystyny Tu³acz Kontrol¹ objêto nastêpuj¹ce zagadnienia z okresu od stycznia 2007 r. do dnia kontroli I. Rejestracja stanu cywilnego: prawid³owoœæ sporz¹dzania aktów stanu cywilnego, kompletowanie akt zbiorowych oraz nanoszenie przypisków pod aktami stanu cywilnego, 2 wydawanie wielojêzycznych odpisów aktów stanu cywilnego oraz miêdzynarodowa wymiana lnformacji w zakresie stanu cywilnego. 3 postêpowania administracyjne z zakresu rejestracji stanu stanu cywilnego. II. Sprawy z zakresu zmiany imion i nazwisk. Prawid³owoœæ prowadzonych postêpowañ administracyjnych I. Rej estracj a stanu cywilnego Ad.l. W okresie kontrolowanym sporz¹dzono nastêpuj¹ce iloœci aktów: 2007 r r. (do dnia kontroli) -akty urodzeñ 939 akty ma³ eñstw 376 akty zgonów 681 w kontrolowanych aktach stanu cywilnego stwierdzono co nastêpuje Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹ prawid³owo. w systemie komputerowym, na luÿnych drukach, które ³¹czone s¹ w ksiêgi po zakoñczeniu roku kalendarzowego. Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach jak równie w rubryce "uwagi" zakreœl ane s¹ w sposób uniemo liwiaj¹cy dokonanie w tych miejscach jakichkolwiek wpisów. Pomy³ki w aktach, zdarzaj¹ce siê bardzo rzadko, omawiane s¹ prawid³owo. Wzmianki marginesowe nanoszone s¹ do aktów w sposób opisowy i zawieraj¹ wszystkie niezbêdne elementy, takie jak: podstawê naniesienia wzmianki, datê i podpis. Przypiski pod aktami nanoszone s¹ na bie ¹co, w przypadku zdarzeñ miejscowych., natomiast zdarzenia zarejestrowane w innych urzêdach s¹ nanoszone w miarê nap³ywu Akta zbiorowe do kontrolowanych aktów stanu cywilnego prowadzone s¹ zgodnie ~ Jj\l

3 3 z obowi¹zuj¹cymi przepisami. Zawieraj¹ zarówno dokumenty stanowi¹ce podstawê sporz¹dzenia aktu jak i podstawê naniesienia zmian w aktach. Do wszystkich ksi¹g stanu cywilnego prowadzone s¹ skorowidze alfabetyczne. w kontrolowanym okresie wydano w 2007 r zaœwiadczenia, w 2008 r zaœwiadczenia -art. 4 1 k.r.o. (stwierdzaj¹ce brak okolicznoœci wy³¹czaj¹cych zawarcie ma³ eñstwa wyznaniowego ze skutkami cywilnymi). Wszystkie kontrolowane zaœwiadczenia zosta³y wydane w ustawowym terminie, Ad. 2. Zgodnie z postanowieniami Konwencji Nr 3, dotycz¹cej miêdzynarodowej wymiany informacji z zakresu stanu cywilnego przes³ano 2 odpisy aktów ma³ eñstw, oba dotyczy³y obywateli Turcji Na podstawie Konwencji Nr 16 dotycz¹cej wydawania wielojêzycznych aktów stanu cywilnego wydano 109 odpisów.!\d.3 w okresie objêtym kontrol¹ wydano nastêpuj¹ce iloœci decyzji administracyjnych: 270- na podstawie art. 28 i art. 36 prawa o a.s.c.(sprostowanie oczywistego b³êdu pisarskiego oraz uzupe³nienie aktu stanu cywilnego ) 1- na podstawie art 70 prawa o a.s.c. (zarejestrowanie zdarzenia, które nast¹pi³o za granic¹ i nie zosta³o zarejestrowane w zagranicznych ksiêgach stanu cywilnego) 94- na podstawie art. 73, ust. prawa o a.s.c. wpisanie do ksi¹g polskich aktów stanu cywilnego sporz¹dzonych za granic¹), Na podstawie art. 71 prawa o a.s.c. Wydano 24 zaœwiadczenia o zdolnoœci prawnej do zawarcia ma³ eñstwa za granic¹ oraz 16 zezwoleñ na skrócenie miesiêcznego terminu okreœlonego wart. 4 k.r.o. Na podstawie kontrolowanych decyzji stwierdzono, i postêpowania administracyjne prowadzone s¹ z zachowaniem procedur oraz terminów okreœlonych w k. p.a. Prawid³owo stosowane s¹ przepisy prawa materialnego. Dokumentacja zebrana podczas prowadzonych postêpowañ administracyjnych jest w³aœciwie oceniana. Zagraniczne dokumenty stanu cywilnego, przed³o one kierownikowi celem wpisania do polskich ksi¹g, c ~

4 4 nie budz¹ w¹tpliwoœci. Tral1skry b owane akty stanu cywilnego w przypadku niezgodnoœci danych b¹dÿ ich braku, s¹ prostowane i uzupe³niane k¹:;i;dorazowo w przypadku obywatela pojskiego, natomiast nie zawszc jest to mo liwe w przypadku cudzoziemców. W decyzjach niezawieraj¹cych uzasadnienia powo³ano siê prawid³owo na art k.p.a. Wszystkie decyzje wydane w kontrolowanym okresie s¹ pozytywne i od adnej z nich nie wniesiono odwo³ania. Podstaw¹ zarejestrowania zdarzenia w trybie art. 70 prawa o a.s.c. by³. tymczasowy akt zgonu wydany przez koronera. Wszystkie zezwolenia na skrócenie miesiêcznego tenninu oczekiwania na zawarcie zwi¹zku '-' ma³ eñskiego wydano ustnie, o czym naniesiono stosowne adnotacje na podaniach wniesionych przez nupturientów. II. Sprawy z zakresu zmiany imion i nazwisk. W kontrolowanym okresie wydano 13 decyzji administtacyjnych w trybie ustawy o zmianie ilnion i nazwisk. W badanych sprawach stwierdzono co nastêpuje: Postêpowania administracyjne prowadzone s¹ z zachowaniem procedur i terminów przewidzianych w k.p.¹. Zebral1Y w sprawach materia³ dowodowy pozwala na stmerdzenie i v zosta³y speh'lione przes³anki ustawowe do zmiany imienia b¹dÿ nazwiska. Jak wynika z akt sprawo wszystkich zmianach powiadomiono organy wymienione wart. 11 ust. 1 cytowanej wyzej ustawy. Podczas kontroli udzielono Kierownikowi USC w Skierniewicach, instruktazu w zakresie kontrolowanych spraw; ze szczególnym uwzglêdrueniem procedur dotycz¹cych stosowania przepisów kpa. Om.ówiono równie drobne uchybienia; na które zwrócono uwagê podczas kontroli. Protokó³ sporz¹dzono w dwóch jednobrzmi¹cych egzemplarzach, z których jeden przekazano kierownikowi podmiotu kontrolowanego. Kierownikowi podmiotu kontrolowanego przys³uguje, przed podpisaniem protoko³u kontroli. prawo zg³oszenia umotywowanych zastrzezeñ, co do ustaleñ w nim zawartych. Zastrzezenia nale y zg³osiæ na piœmie organowi zarz¹dzaj¹cemu kontrolê w terminie 14 dni od otrzymania protoko³u kontroli. 5;

5 5 Kierownik podmiotu kontrolowanego lub osoba pe³ni¹ca jego obowi¹zki, mo e odmówiæ podpisania protoko³u kontroli sk³adaj¹c w terminie 7 dni od daty jego otrzymania pisemne wyjaœnienie tej odmowy. Podpis osoby kontroluj¹cej.~.(.?qk}~~.~.. Monika Panasiuk -st. inspektor Podpis kierownika podmiotu kontrolowanego: -::---, PREiYDENT MIASTA o -(. ),...:.., 'l/'{ M k(l:i. ~,11...~j;,:~ki.. Data i miejsce podpisania protoko³u