PROTOK6L. Urz~d Gminy i Miasta Szadek Szadek, ut. Warszawska 3. Regon

Transkrypt

1 PROTOK6L przeprowadzonej w dniu 8 lutego 2007 r. w Urzfdzie Gminy w zakresie ewidencji ludnosci i dowod6w osobistych, organizacji rozpatrywania skarg i wniosk6w przez organy gminy oraz ewidencjonowania, konserwacji i magazynowania sprzftu OC, a takze w Stanu Cywilnego w Szadku w zakresie przestrzegania przepis6w prawa i zasad sporz~dzania dokument6w zwi~zanych z rejestracj~ stanu cywilnego. Kontrol~ przeprowadzono na podstawie upowaznien Wojewody L6dzkiego z dnia 6 lutego 2007 r., wydanych na podstawie art. 15 pkt 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku - o administracji rz'ldowej w wojew6dztwie (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 80, poz. 872 ze zm.). lednostka kontrolowana: Urz~d Gminy i Miasta Szadek Szadek, ut. Warszawska 3. Regon Burmistrz Gminy i Miasta Szadek -Pani Stefania Sulinska (zaswiadczenie z dnia 141istopada 2006 r. Przewodnicz!:lcej Miejskiej Komisji Wyborczej w Szadku o bezposrednim wyborze burmistrza). Przewodnicz'lCa Rady Gminy i Miasta Szadek -Pani Genowefa Galewska (uchwala nr 1/1/2006 Rady Gminy i Miasta Szadek z dnia 271istopada 2006 r.). Zast~pca Kiero\vnika USC -Pani Anna Szczawinska (uchwala Rady Gminy i Miasta Szadek ill XXXVI1/206/94 z dnia 29 kwietnia 1994 r.). Osoba odpowiedzialna za OC i magazyn- Pani Dorota Krajewska I. Kontrol~ w zakresie spraw dotycz8c.cych ewidencji ludnosci przeprowadzila, na podstawie upowaznienia ill 20/07 Magdalena K~dziera -inspektor w Referacie Paszportowym Delegatury L6dzkiego Urz~du Wojew6dzkiego w Sieradzu. Kontrol~ przeprowadzono metod<:l reprezentatywn<:l 1 stycznia 2005 r. do dnia 31 grudnia 2005 r. i obj~to nit:l okres ad dnia Przedmiotem kontroli bylo przestrzeganie przepis6w: -ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnosci i dowodach osobistych (tj. Dz. U. z 2006 r. nr 139, poz. 993 ze zm.), -ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks post~powania administracyjnego (tekstjedn. Dz. U. z 2000 r. nr 98, poz ze zm.), -rozporza..dzenia Ministra Spraw Wewn~trznych i Administracji z 18 listopada 2002 r. w sprawie wzoru formularza wniosku o udost~pnienie danych ze zbior6w meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i utraconych dowod6w osobistych (Dz. U. z 2002 r. nr 201, poz. 1702), / 1 i4.:5../ J.~~~

2 Ministra Spraw Wewn~trznych i Administracji z 20 grudnia 2002 r. przekazywania danych pami~dzy arganami prawadzc\.cymi ewidencj~ pawiadamiania a nadaniu numeru PESEL (Dz. U. z 2002 r. nr 236, paz. Ministra Spraw Wewn~trznych i Administracji z 20 grudnia 2002 r. przekazywania przez gminy danych z ewidencji wydanych i utraconych u. z 2002 r. m 236, poz. 1997), -rozporz~dzenia Ministra Spraw Wewn~trznych i Administracji z 24 grudnia 2002 r. w sprawie zglaszania i przyjmowania danych niezb~dnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnosci i ewidencji wydanych i utraconych dowod6w osobistych (Dz. U. z 2002 r. m 236, poz. 1999). Kontrol'l. obj~to nast~puj'l.ce zagadnienia: -prowadzenie spraw spomych, rozstrzyganych decyzj'l. administracyjn'l. -prawidlowosc prowadzenia zbior6w meldunkowych, -prowadzenie -aktualizacj~ dokumentacji ewidencji ludnosci, danych osobowo -adresowych. W zakresie spraw spomych, rozstrzyganych decyzj~ administracyjn~ stwierdzono, iz w okresie obj~tym kontrol~ toczylo si~ jedno post~powanie na podstawie art. 15 ust 2 cytowanej ustawy: nr sprawy SO.5113/d/2/2005. Wniosek o wymeldowanie zlozyla Sieradzka Sp61dzielnia Mieszkaniowa w Sieradzu. Na wniosku brak bylo oplaty skarbowej za wniesione podanie. W sprawie wys~iono do s~du z wnioskiem o wyznaczenie przez s~d przedstawiciela dla osoby nieobecnej -zgodnie z art k.p.a. Post~powanie zakonczono decyzj~ wydan~ w dnia 10 pazdziemika 2005 r. Prawidlowosc prowadzenia zbior6w meldunkowych: 1. Ewidencja ludnosci kontrolowanej jednostki prowadzona jest w systemie kartotecznym i informatycznym. 2. System informatyczny prowadzony jest w programie SelWin firmy ARAM Sp. z 0.0. w Warszawie. Zaswiadczenie 0 homologacji z Ministerstwa Spraw Wewn~trznych i Administracji w Warszawie z dnia 14 kwietnia 2003 r. 3. Kontroluj~ca w spos6b wyrywkowy sprawdzila druki: "Zgloszenia pobytu stalego", "Zgloszenia wymeldowanie z pobytu stalego", "Zgloszenia pobytu czasowego trwaj~cego ponad 2 miesi~ce" i "Zgloszenia wymeldowania z miejsca pobytu czasowego ponad 2 miesi~ce". Skontrolowane druki meldunkowe wypelniane s~ czytelnie. Poszczeg61ne rubryki zawieraj~ wymagane dane, oraz wlasciwe podpisy i piecz~tki. Na formularzach zamieszczana jest informacja 0 wprowadzeniu danych do Wojew6dzkiego Osrodka Informatyki TBD w Sieradzu. Na drukach meldunkowych dotycz~cych pobyt6w czasowych ponad 2 miesi~ce znajduje si~ adnotacja o dacie przeslania tej informacji do urz~du wlasciwego ze wzgl~du na miejsce pobytu stalego osoby melduj~cej si~ na pobyt czasowy. Prowadzenie dokumentacji ewidencji ludnosci: 1. Zbi6r meldunkowy stalych mieszkanc6w prowadzony jest w ukladzie terytorialnym z uwzgl~dnieniem podzialu na ulice, numery dom6w, a takze lokale w budynkach wielomieszkalnych. Gmina i Miasto Szadek wg stanu na dzien 31 grudnia 2005 r. liczyla 7526 stalych mieszkanc6w

3 sprawdzonych kartach KOM stwierdzono uchybienia. W kartach KOM w zwi~ku malzenskim, brak jest danych PESEL wsp61malzonka oraz 1 dowodu osobistego..bylych mieszkaf1c6w prowadzony jest w ukladzie terytoria1nym w formie kartoteki, w kt6rej przechowuje si~ indywidua1ne Karty Osobowe os6b, kt6re wyme1dowaly si~ oraz zawiadomienia o ich zame1dowaniu na pobyt staly w nowym miejscu, a takze karty os6b zmarlych i os6b wyme1dowanych na podstawie decyzji administracyjnych. 4. Zbi6r me1dunkowy obywate1i po1skich i cudzoziemc6w zame1dowanych na pobyt czasowy trwaj,\.cy ponad 3 miesi,\.ce -zgodnie z 28 rozporz,\.dzenia z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zglaszania i przyjmowania danych niezb~dnych do zame1dowania i wyme1dowania oraz prowadzenia ewidencji 1udnosci i ewidencji wydanych i utraconych dowod6w osobistych, zbi6r ten jest prowadzony w formie kartoteki ulozonej w porz,\.dku a1fabetycznym, wedlug nazwisk zame1dowanych os6b (stan na dzien 31 grudnia 2005 r os6b). Zbi6r me1dunkowy obywate1i po1skich i cudzoziemc6w zame1dowanych na pobyt czasowy trwaj,\.cy do 3 miesi~cy -nie stwierdzono uchybien. Zawarte dane S,\. zgodne z wymogami 29 powolanego wyzej rozporz,\.dzenia. Od 1 stycznia 2005 r. do dnia 31 grudnia 2005 r. nie odnotowana zadnego wpisu. Aktua1izacja danych osobowo -adresowych: 1. Aktua1izacja zapis6w ewidencji 1udnosci dokonywana jest na podstawie zgloszen zame1dowania 1ub wyme1dowania, decyzji administracyjnych w tych sprawach, odpis6w akt6w stanu cywi1nego oraz w oparciu o informacje dotycz(;lce zmiany w tych aktach, zmiany numeru dowodu osobistego i innych zdarzen powoduj(;lcych obowi'lzek ewidencyjny. Aktua1izacja w systemie informatycznym i kartotece, odbywa si~ na biez(;lco. 2. Zgloszenia zmian danych osobowo-adresowych (druki Pu-E-15) przesylane S(;l do WOI- TBD w Sieradzu w terminie przekraczaj(;lcym 5 dni, co stanowi naruszenie przepisu 6 Rozporz(;ldzenia Ministra Spraw Wewn~trznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomi~dzy organami prowadz(;lcymi ewidencj~ 1udnosci oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL. Zawiadomienia do Wojew6dzkiej Komendy Uzupelnien (druki Pu-E-16) wysylane S(;l niezwlocznie 1istem po1econym, zatem dochowany jest 3-dniowy termin wynikaj(;lcy z przepis6w Rozporz(;ldzenia Rady Ministr6w z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie woj skowego obowi'lzku me1dunkowego, obowi'lzku powiadamiania wojskowego komendanta uzupelnien oraz uzyskiwania zezwo1enia na wyjazd i pobyt za granic(;l (Dz. U. m 140, poz. 1480). 3. Informacje o zgonach przekazywane S(;l do Urz~d6w Skarbowych raz w miesi(;lcu. Z por6wnania daty zgonu oraz daty wyslania zawiadomienia wynika, ze pracownik przekracza 14-dniowy termin do przekazania informacji o zgonie podatnika. Wobec powyzszego zobowi'lzano pracownika do bezwzg1~dnego przestrzegania terminu okres1onego wart. 12 ust. 3 ustawy z dnia 13 pazdziemika 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatnik6w i platnik6w (tekst jedn. z 2004 r. Dz. U. m 269, poz ze zm.). 4. W okresie obj~tym kontro1(;l tj. od dnia 1 stycznia 2005 roku do dnia 31 grudnia 2005 r. Burmistrz Gminy i Miasta Szadek wystqpila z 67 wnioskami o nadanie numeru PESEL (d1a noworodk6w) i z 2 wnioskami o zmian~ numeru PESEL 2- zmiana daty urodzenia. Podczas kontro1i stwierdzono, ze przekazywanie danych do DRP odbywa si~ zgodnie z terminami okres1onymi w rozporz(;ldzeniu MSWiA z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie / ~ f~

4 danych pomi~dzy organami prowadz~cymi ewidencj~ ludnosci oraz referenta. Gminy i Miasta Szadek w kontrolowanym okresie, tj. od dnia 1 stycznia dnia 31 grudnia 2005 r., wplyn~lo 40 wniosk6w o udost~pnianie danych Dokumentacja prowadzanajest prawidlowo. w obecnosci Pani Jagody Cypryi1skiej-Beliniak -mlodszego Dodatkowo w trakcie kontroli udzielono pracownikowi instruktazu w zakresie stosowania procedury administracyjnej oraz orzecznictwa Naczelnego S~du Administracyjnego podczas rozstrzygania spomych spraw meldunkowych. II. Kontrol~ w zakresie organizacji przyjmowania oraz terminowosci rozpatrywania skarg i wniosk6w przez organy gminy przeprowadzila, na podstawie upowaznienia nr 22/07, Bozena Puzder -Kierownik Oddzialu Skarg i Kontroli w Wydziale Organizacji, Nadzoru i Kontroli L6dzkiego Urz~du Wojew6dzkiego w Lodzi. Kontrol~obj~to rok 2006 r. i rok 2007 (do dnia kontroli) Burmistrzem Gminy i Miasta Szadek w poprzedniej kadencji byla r6wniez Pani Stefania Sulinska (zaswiadczenie z dnia 11 listopada 2002 r. Przewodnicz~cego Miejskiej Komisji Wyborczej w Szadku o bezposrednim wyborze burmistrza). W dniu kontroli Pani Burmistrz Stefania Sulinska, a takze Przewodnicz~ca Rady Pani Genowefa Galinska nie byly obecne w Urz~dzie. W toku kontroli informacji i wyjasnien dotycz~ych organizacji przyjmowania oraz terminowosci zalatwiania skarg i wniosk6w przez Burmistrza Gminy i Miasta Szadek udzielala Pani Joanna Strus -podinspektor ds. og61no-organizacyjnych. Natomiast w zakresie dzialalnosci, w powyzszym temacie, Rady Gminy i Miasta Szadek wyjasnien udzielala Pani Agata Sowinska -podinspektor ds. obslugi Rady. Urz'ld Gminy i Miasta w Szadku w zakresie spraw b~d'lcych przedmiotem kontroli dziala na podstawie: -ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorz'ldzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2001r. nr 142, poz ze zm.), -ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. -Kodeks post~powania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. nr 98, poz ze zm.), -rozporz'ldzenia Rady Ministr6w z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosk6w (Dz. U. z 2002 r. nr 5, poz. 46), -Statutu Gminy i Miasta Szadek -uchwala nr IV / 28/ 03 Rady Gminy i Miasta Szadek z dnia 29 stycznia 2003 r. w sprawie Statutu Gminy i Miasta Szadek (Dz. Urz. Woj. L6dzk. z 2003 r. nr 48, poz. 454), -Regu1aminu Organizacyjnego Urz~du Gminy i Miasta Szadek nadanego zarz'ldzeniem nr 01/07 Burmistrza Gminy i Miasta Szadek z dnia 8 stycznia 2007 r., -rozporz'ldzenia Prezesa Rady Ministr6w z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kance1aryjnej d1a organ6w gmin i zwi'lzk6w mi~dzygminnych. (Dz. U. z 1999 r. nr 112, poz. 1319). Kodeks post~powania administracyjnego wart i 2 stanowi m.in., ze kierownicy organ6w samorz,!:.du terytorialnego lub wyznaczeni przez nich zast~pcy obowi'!:.zani S,!:. przyjmowac obywateli w sprawach skarg i wniosk6w w ustalonych przez 4

5 , co najmniej raz w tygodniu, natomiast 3 ww.artykulu stanowi, ze by6 dostosowane do potrzeb ludnosci, przy czym przynajmniej powinny odbywa6 si~ w ustalonym dniu po godzinach pracy. artykulu zawarto zapis, ze informacja o dniach i godzinach przyj~6 powinna by6 wywieszona na widocznym miejscu w siedzibie danej jednostki organizacyjnej oraz w podporz,\.dkowanych jej jednostkach organizacyjnych. Na tablicy ogloszen Urz~du znajduje si~ informacja dotycz,\.ca godzin przyjmowania interesant6w przez Burmistrza o nast~puj,\.cej tresci: Burmistrz Gminy i Miasta Szadek Stefania Sulinska. Przyjmuje interesant6w w srody w godz Stosownie do zamieszczonej informacji na tablicy ogloszen Urz~du dotycz'\.cej godzin pracy Urz~du, w srody Urz,\.d pracuje w godz Zgodnie z zapisami pkt 7 Regulaminu Organizacyjnego Urz~du Gminy i Miasta Szadek prowadzenie ewidencji i kierowanie do zalatwienia skarg, wniosk6w nalezy do zadan stanowiska og61no-organizacyjnego. Z wyjasnien Pani Joanny Strus podinspektora ds. og61no-organizacyjnych wynika, ze wykonuje ona zadania okreslone w Regulaminie Organizacyjnym Urz~du dla tego stanowiska. Maj~c na wzgl~dzie 21.1 pkt 2 Instrukcji kancelaryjnej dla organ6w gmin i zwi~6w mi~dzygminnych, zgodnie z kt6rym w Urz~dzie Gminy i Miasta Szadek winien byc prowadzony centralny rejestr skarg i wniosk6w, poproszono Pani~ Joann~ Strus o udost~pnienie takiego rejestru. Zostala udzielona odpowiedz, ze nie jest prowadzony rejestr skarg i wniosk6w. W trakcie dalszych czynnosci kontrolnych Pani Joanna Strus zaprowadzila centralny rejestr skarg i wniosk6w, kt6ry zostal okazany osobie kontroluj~cej. Wobec zaistnialej sytuacji jedynie analiza tresci pism przychodz~cych do kancelarii og61nej Urz~du moglaby doprowadzic do ustalenia, czy do Urz~du wplyn~ly skargi. Jednakze przeprowadzenie kontroli w ciqgu jednego dnia uniemozliwia dokonanie takiego badania. Odnosnie dzialalnosci Rady Gminy i Miasta Szadek w zakresie przyjmowania oraz rozpatrywania skarg i wniosk6w kierowanych do Rady, r6wniez przez ten organ nie jest prowadzona odr~bna ewidencja skarg i wniosk6w. Kontroluj~cej udost~pniony zostal rejestr pism przychodz~cych do Rady. Przedmiotowy rejestr obejmowal w 2006 r. 141 pozycji. W zwil:lzku z powolaniem Rady Gminy i Miasta Szadek V kadencji, wyodr~bnione zostaly wpisy obejmuj~ce rejestr korespondencji Rady V Kadencji. Do dnia kontroli obejmowal on pozycje od numeru 142 do numeru 162. W toku czynnosci kontrolnych poddano ogl~dowi rubryk~ z ww.rejestru dotycz~c~ opisu czego sprawa dotyczy.w kilku pozycjach sprawy okreslone zostaly jako skargi. W niniejszym protokole opisanych zostanie szesc spraw maj~cych charakter skargowy. 1. Sprawa zarejestrowana pod poz. 32 w ww. rejestrze pism Rady (zal. nr1) skierowana zostala przez L6dzki Urz'l.d Wojew6dzki do Rady, jako organu wlasciwego do zalatwienia skargi. Do Urz~du Gminy i Miasta Szadek wplyn~la 29 marca 2006 r. Przewodnicz'l.cy Rady Gminy i Miasta Szadek pismem z dnia 31 maja 2006 r. powiadomil skarz'l.c'l. o stanowisku radnych podj~tym na XXXVIII sesji Rady. Pismo ostemplowane zostalo piecz'l.tk'l. Urz~du Gminy i Miasta w Szadku. W aktach tej sprawy brak jest informacji o przedluzeniu terminu zalatwienia skargi stosownie do zapisu art k.p.a. 2. Sprawa (zal. nr 2) wpisana pod pozycj'l. 39 w ww. rejestrze zaadresowana zostala do Burmistrza Gminy i Miasta Szadek oraz Rady Gminy i Miasta Szadek. Skarga ta wplyn~la do Urz~du 28 marca 2006r. i zadekretowana zostala przez Pani'l. Burmistrz na 5 ~..o~

6 3 4 5 Przewodnicz':tcego Rady. Pismem z dnia 11 kwietnia 2006 r. Przewodnicz':tcy Rady powiadomil skarz':tcych o negatywnym rozpatrzeniu skargi przez Rad~, jednakze nie zostaly podane stosownie do art k.p.a. przyczyny faktyczne i prawne odmownego zalatwienia skargi. Dwie sprawy zarejestrowane zostaly pod jednym numerem 85. Pierwsza (zal. nr 3) przekazana byla przez L6dzki Urz':td Wojew6dzki do Rady Gminy i Miasta Szadek pismem z dnia 27 czerwca 2006 r. znak: PN-I-0551/52/06. Do Urz~du Gminy i Miasta Szadek wplyn~la 30 czerwca 2006 r. W aktach sprawy b~d':tcych w posiadaniu stanowiska ds. obslugi Rady nie znajdowalo si~ zadne pismo, kt6re stanowiloby odpowiedz na skarg~. R6wniez L6dzki Urz':td Wojew6dzki nie uzyskal odpowiedzi na ww. skarg~. Druga skarga (zal. nr 4), kt6rej adresatem jest Rada Gminy i Miasta Szadek, wplyn~la do Urz~du 4lipca 2006 r. Przewodnicz':tcy Rady wskazal pisz':tcym w pismie z dnia 6 lipca 2006 r., ze sprawa o kt6r':t wyst'\pili skarz':tcy nalezy do kompetencji Burmistrza, odnosnie cz~sci pisma stanowi~cego skarg~ na dzialanie Burmistrza, mialo byc rozpatrzone na sesji Rady. W okazanych dokumentach nie odnaleziono informacji o ostatecznym zalatwieniu skargi przez Rad~. Sprawa (zal. nr 5) zarejestrowana pod poz. 149 w rejestrze skierowana zostala do Rady oraz do Burmistrza. Wplyn~la do Urz~du 1 grudnia 2006 r., a dotyczyla wniosku o zwrot nieruchomosci. Pismo to zawieralo takze element skargowy w zakresie dzialalnosci radcy prawnego Urz~du. W odpowiedzi z dnia 3 stycznia 2007 r. Przewodnicz':tca Rady Gminy i Miasta Szadek wskazala osobie wnosz':tcej, ze sprawy poruszane w pismie nie nalez':t do kompetencji Rady, lecz do wlasciwosci Burmistrza. Z informacji Pani Joanny Strus wynikalo, ze w dniu kontroli sprawa byla w toku rozpatrywania przez Burmistrza. Sprawa (zal. nr 6 ) skierowana zostala do Rady Gminy oraz Burmistrza dotyczyla skargi na pracownika Urz~du. Skarga ta wplyn~la do Urz~du Gminy i Miasta Szadek 13 grudnia 2006 r. Pismem z dnia 3 stycznia 2007 r. Przewodnicz':tcy Rady poinformowal skarz':tcego, ze przedmiot skargi nie nalezy do kompetencji tego organu. Pismem z dnia 8 stycznia 2007 r. znak: RO 0561/01/07 Burmistrz w swojej odpowiedzi poinformowal, ze osoba na kt6r':t zostala zlozona skarga nie jest pracownikiem Urz~du. W szystkie pisma wychodz'lce z Rady Gminy i Miasta Szadek zar6wno w roku biez'lcym, jak i ubieglym nie posiadaly znaku sprawy. III. Kontrol~ w zakresie gospodarowania, ewidencjonowania, konserwacji i magazynowania sprz~tu Obrony Cywilnej przeprowadzili: Honorata Mokrogulska -sekretarz Wydzialu Zarz~dzania Kryzysowego L6dzkiego Urz~du Wojew6dzkiego w Lodzi -na podstawie upowaznienia nr 23/07, Andrzej Balcerzak -starszy inspektor Referatu Zarz~dzania Kryzysowego Delegaturze L6dzkiego Urz~du Wojew6dzkiego w Sieradzu -na podstawie upowaznienia nr 24/07. Kontrol~ obj~to nast~puj~ce zagadnienia: -ewidencjonowanie i gospodarowanie sprz~tem OC, -konserwacj~ i magazynowanie sprz~tu OC. Opis stanu faktycznego i prawnego: 1. Ewidencja sprz~tu Obrony Cywilnej prowadzona jest w oparciu o ksi~gi inwentarzowe sprz~tu OC. W ksi~dze inwentarzowej sprz~t jest ewidencjonowany wedlug lat produkcji, co jest zgodne z Zarz~dzeniem m 223/2000 Wojewody L6dzkiego z dnia 6 listopada 2000 r. 6 'k'} ~,:;ftc(f

7 zasad obrotu i ewidencji rzeczowych skladnik6w maj'l.tku OC.Stan ewidencyjny sprz~tu zostal uzgodniony z ksi'l.zk'l. gl6wn'l..od pracownika odpowiedzialnego za sprawy OC przyj~to deklaracj~ odpowiedzialnosci za powierzony sprz~t OC. Wartos6 og61na sprz~tu wynosi ,92 zl. Sprz~t nie zostal ubezpieczony od kradziezy z wlamaniem, ognia oraz innych zdarzen losowych, co jest niezgodne z 3 pkt 5 umowy UZyczenia Nr 149/ZK/2003 z dnia 12 maja 2003 r. 2. Magazyn sprz~tu OC znajduje si~ w piwnicy budynku, kt6ry jest wsp61wlasnosci'l. gminy przy ulicy Piotrkowskiej 15. Magazyn sklada si~ z dw6ch pomieszczen o qcznej powierzchni 39 m2 i posiada oswietlenie elektryczne, ogrzewanie CO oraz wentylacj~ grawitacyjn'l.. Wejscie do magazynu zabezpieczaj'l. podw6jne drzwi pierwsze metalowe, drugie drewniane, kazde zamykane na dwa zamki, okna magazynu okratowane S'l. od strony zewn~trznej. Zabezpieczenie ppoz. magazynu stanowi gasnica proszkowa o wadze 6 kg z aktualn'l.legalizacj'l.. W pomieszczeniach znajduj'l. si~ higrometry. 3. Zmagazynowany sprz~t jest ulozony na regalach drewnianych. Na regalach znajduj'l. si~ karty materialowe okreslaj'l.ce rodzaj i ilos6 przechowywanego sprz~tu. 4. Magazyn nie jest wyposazony w tablic~ informacyjn'l. z wymaganymi dokumentami. Brak jest instrukcji ppoz., planu ewakuacji sprz~tu na wypadek zagrozenia, zakresu obowi'l.zk6w magazyniera, informacji o pomiarze wilgotnosci i temperatury w magazynie. Brak jest ksi'l.zki konserwacji sprz~tu. 5. Wybrakowanie sprz~tu zostalo przeprowadzone w dniu 30 pazdziernika 2006 r., zgodnie z wymogami przez komisj~ powolan'l. Ok61nikiem Gl6wnego Specjalisty WZK nr 24/ Zgodnie z wytycznymi Dyrektora Wydzialu Zarz'l.dzania Kryzysowego L6dzkiego Urz~du Wojew6dzkiego w Lodzi w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji sprz~tu OC w r., zarz'l.dzeniem Szefa OC Burmistrza Gminy i Miasta Szadek nr 230/a/2005 z dnia 11 marca 2005 r. powolano komisj~ do przeprowadzenia inwentaryzacji sprz~tu OC oraz przeprowadzono szkolenie os6b wchodz'l.cych w sklad komisji inwentaryzacyjnej. IV. Kontro1~ w zakresie przestrzegania przepis6w prawa i zasad sporz'ldzania dokument6w zwi'lzanych z rejestracj'l stanu cywi1nego przeprowadzily: E1zbieta St~pczyf1ska -Gortat -Kierownik Oddzialu Spraw Obywate1skich w Wydziale Spraw Obywate1skich i Cudzoziemc6w L6dzkiego Urz~du Wojew6dzkiego w Lodzi -na podstawie upowaznienia m 21/07, Beata Walczak -specjalista w Referacie Paszportowym De1egatury L6dzkiego Urz~du Wojew6dzkiego w Sieradzu -na podstawie upowaznienia m 19/07 Kontrol'lobj~to okres od 1 stycznia 2005 r. do dnia kontroli, z wyl'lczeniem spraw b~d'lcych przedmiotem kontroli problemowej, przeprowadzonej w dniu 29 stycznia 2007 r. Przedmiotem kontroli bylo przestrzeganie przepis6w: ustawy z dnia 29 wrzesnia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2004 r. nr 161, poz. 1688); ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekunczy (Dz. U. z 1964 r. nr 9, poz. 59 ze zm.); ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks post~powania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. nr 98, poz ze zm.); 7 J.t.. w /

8 rozporz~dzenia Ministra Spraw Wewn~trznych i Administracji z dnia 26 pazdziemika 1998 r. w sprawie szczeg61owych zasad sporz~dzania akt6w stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzor6w akt6w stanu cywilnego, ich odpis6w, zaswiadczen i protokol6w (Dz. U. z 1998 r. nr 136, poz. 884 z p6zn. zm.); konwencji nr 3 dotycz~cej mi~dzynarodowej wymiany informacji z zakresu stanu cywilnego, podpisanej w Stambule 4 wrzesnia 1958 r. (Dz. U. z 2003 r. nr 172, poz. 1667); konwencji nr 16 dotycz~cej wydawania wieloj~zycznych odpis6w skr6conych akt6w stanu cywilnego, podpisanej w Wiedniu 8 wrzesnia 1976 r. (Dz. U. z 2004 r. nr 166, poz., 1735). Kontrol~ obj~to nast~puj~ce zagadnienia: rejestracj~ stanu cywilnego; wydawanie odpis6w akt6w stanu cywilnego; wydawanie wieloj~zycznych odpis6w skr6conych akt6w stanu cywilnego; mi~dzynarodow~ wymian~ informacji z zakresu stanu cywilnego; prowadzenie rejestr6w; prowadzenie post~powan administracyjnych, a w szczeg61nosci przestrzeganie termin6w rozpatrywania spraw. Rejestracja stanu cywilnego w 2005 r. akty urodzenia -0 akty malzellstwa -powinno byc 28 akty zgonu -powinno byc 46 w skontrolowanych aktach stwierdzono, co nast~puje: 1. Akty stanu cywilnego sporz~dzane s~ na lui.nych drukach pismem maszynowym. 2. Nie sporz~dzono w terminie wymienionym wart. 61a ust. 2 Prawa o a.s.c. 11 akt6w malzenstw, kt6re zostaly zawarte w spos6b okreslony wart. 1 2 i 3 k.r.o. W okresie od 16 sierpnia 2005 r. do 12 pazdziemika 2005 r. powstaly projekty tych akt6w. Projekty nie zostaly podpisane do dnia kontroli przez Kierownika USC, co skutkuje brakiem spelnienia przeslanek art. 1 2 k.r.o. 3. W akcie malzenstwa zawartego w spos6b okreslony wart. I 1 k.r.o., pod podpisem Z-cy Kierownika USC odcisni~ta niewlasciwa piecz~tka imienna. 4. W 10 aktach malzenstw zawartych w spos6b okreslony wart. 1 2 i 3 k.r.o., wykreslona zostala nad podpisem Kierownika USC, formula potwierdzaj~ca zlozenie przez osoby wymienione w akcie, zgodnych oswiadczen o wst'lpieniu w zwi~zek malzenski. 5. Pomimo zgloszef1 zgon6w, nie sporz~dzono w badanym okresie 21 akt6w zgonu. Od dnia 11 sierpnia 2005 r. do dnia 30 grudnia 2005 r. przygotowano nie podpisane przez Kierownika USC projekty tych akt6w. 6. W sporz~dzonych aktach zgonu i projektach akt6w wpisano godzin~ zgonu, pomimo ze lekarz stwierdzaj~cy zgon nie okreslil godziny w wystawionej karcie zgonu. 7. Daty sporz~dzenia akt6w wpisano podaj~c cyframi arabskimi rok, miesi~c, dzief1, tj. w spos6b niezgodny z 5 ust. 2 rozporz~dzenia wykonawczego. 8. W jednym z akt6w zgonu dokonano poprawek w spos6b niezgodny z 2 ust. 5 rozporz~dzenia wykonawczego. 9. W niekt6rych badanych aktach oraz wszystkich projektach akt6w nie wykreslono wolnego miejsca w rubryce "uwagi". 10. Ksi~ga malzef1stw na rok 2005 oraz ksi~ga zgon6w na rok 2005 nie zostaly zan1kni~te w spos6b okreslony w 12 ust. 1 rozporz~dzenia wykonawczego. 8!1 r,..pj ~ h,!(

9 11. Wbrew przepisowi art. 21 ust. 3 Prawa o a.s.c. pod tresci3r- akt6w stanu cywilnego nie S3r- zamieszczane od marc a 2006 r. przypiski. Rejestracja stanu cywilnego w 2006 r r (do dnia kontroli) akty urodzenia - akty malzenstwa -powinny byc akty zgonu -powinny byc O 3 7 Wszystkie akty i projekty akt6w malzenstw sporz3c.dzonych w 2006 r. oraz 47 akt6w i projekt6w akt6w zgonu sporz3c.dzonych r6wniez w 2006 r., bylo przedmiotem kontroli problemowej, przeprowadzonej w dniu 29 stycznia 2007 r., z kt6rej protok61 zostanie wl3c.czony do niniej szego protokolu. w pozostalych przypadkach stwierdzono, co nast~puje: 1. W okresie pomi~dzy kontrol~ problemow~ a kontrol~ kompleksow~ przygotowane zostaly projekty 9 akt6w zgonu, w tym 5 z 2006 r. i 4 z 2007 r. Jak wyjasnil pracownik gminy, wczesniej druki, na kt6rych akty mialy byc sporz~dzone, zostaly podpisane in blanco przez osoby zglaszaj~ce zgon. 2. Opisane w p-cie 1 projekty pozostaly nadal nie podpisane, a w dw6ch z nich nie wpisano daty sporz~dzenia aktu. 3. W zlozonym zapewnieniu oraz akcie malzenstwa zawartego w 2006 r. przed Kierownikiem USC, miejsce zamieszkania m~zczyzny zwieraj~cego malzenstwo jest niezgodne ze stanem faktycznym. Inne tezjest miejsce urodzenia. Wydawanie odpis6w akt6w stanu cywilnego: 1. W przypadkach, gdzie nie zostaly sporz'ldzone akty malzenstwa, co w sytuacji udzielenia slubu przez duchownego oznacza brak spelnienia przeslanek wymienionych wart. 1 2 k.r.o., kazdorazowo wydawane byly trzy egzemplarze odpis6w skr6conych tych akt6w. 2. Pomimo niesporz'ldzenia akt6w zgonu, kazdorazowo wydawane byly trzy egzemplarze odpis6w skr6conych akt6w, potwierdzaj'lce rejestracj~ zgonu. Prowadzenie rejestr6w i przekazywanie infoffi1acji z zakresu rejestracji stanu cywi1nego: 1. Mimo braku akt6w malzenstw i akt6w zgonu, odpisy skr6cone przekazywane byly do organ6w gmin, na podstawie art. 14 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji 1udnosci i dowodach osobistych (tekstjedn. Dz. U. z 2006 r. nr 139, poz. 993 ze zm.). 2. Zar6wno rejestr dotycz8c.cy powiadomien o zmianach stanu cywi1nego, przeslanych do innych USC oraz ewidencji 1udnosci w innych gminach, jak i rejestr dotycz8c.cy przekazania odpis6w akt6w do ewidencji 1udnosci w Urz~dzie Gminy i Miasta Szadek, prowadzone byly do 26 pazdziemika 2006 r. -po wskazanej dacie brak dalszych wpis6w. 3. Gdyby zalozyc, ze wszystkie akty zostaly wlasciwie sporz8c.dzone, to na podstawie ana1izy zapis6w w rejestrach wymienionych w punkcie 2 na1ezaloby uznac, ze w ki1kunastu przypadkach nie przekazano wlasciwej infoffi1acji, a w ki1ku przypadkach infoffi1acj~ skierowano do niewlasciwych organ6w. Ponadto dane przekazywano z naruszeniem teffi1inu. O jednym z malzenstw zawartych przed Kierownikiem USC, powiadomiono urz~dy stanu cywi1nego miejsca sporz8c.dzenia akt6w urodzenia malzonk6w oraz ewidencj~ 1udnosci w miejscu ich zame1dowania po uplywie 83 dni. / 9 / ~.:1

10 4. Nie s~ prowadzone skorowidze alfabetyczne okreslone w 16 rozporz~dzenia wykonawczego. Wydane decyzje adrninistracyjne: 1. W trybie art. 28 Prawa o a.s.c. wydano: 4 decyzje w 2005 r. i 3 decyzje w 2006 r., natomiast w 2007 r. nie wydano zadnej. 2. W badanym okresie nie wydawano decyzji administracyjnych na podstawie innych przepis6w Prawa o a.s.c., w tym przepisu art. 73 Prawa o a.s.c., dotycz~cego wpisywania zagranicznych akt6w do polskich ksi~ stanu cywilnego. Badaniu poddano wszystkie wydane decyzje i stwierdzono, ze w kazdym przypadku naruszone zostaly przepisy Kodeksu post~powania administracyjnego oraz w cz~sci spraw przepisy prawa materialnego: -w sprawach prowadzonych na z~danie jednej ze stron, innych os6b b~d~cych stronami nie zawiadamiano o wszcz~ciu post~powania administracyjnego, nie braly w nim udzialu i nie informowano ich o podj~tym rozstrzygni~ciu, czym naruszono przepisyart. 10,61 4, k.p.a., -sprawy prowadzone z urz~du rozstrzygni~te zostaly bez udzialu stron, a wydane decyzje nie zostaly stronom dor~czone, -w przypadkach ww. stosowano art k.p.a., zezwalaj~cy na wykonanie decyzji zgodnej z z~daniem wszystkich stron, przed uplywem terminu do wniesienia odwolania, -prostowania oczywistych bl~d6w pisarskich w aktach stanu cywilnego nie zawsze dokonywano w oparciu o wystarczaj~cy material dowodowy, czym naruszono przepis art. 28 Prawa o a.s.c. oraz art i 80 k.p.a. Przestrzeganie przepis6w konwencji nr 3 i nr 16: 1. W 2005 r. sporz~dzono jeden akt zgonu, osoby urodzonej w panstwie b~d~cym sygnatariuszem konwencji nr 3, i nie przeslano informacji do kierownika zagranicznego urz~du stanu cywilnego. W 2007 r. nie sporz~dzono akt6w wymagaj~cych stosowania przepis6w konwencji. 2. W 2005 r. i 2007 r. nie wydawano wieloj~zycznych odpis6w akt6w stanu cywilnego okreslonych w konwencji nr 16. Na podstawie 21 ust. 1 Regulaminu Kontroli przeprowadzanych przez L6dzki Urz1:ld Wojew6dzki, kierownikowi podmiotu kontrolowanego przysluguje, przed podpisaniem protokolu, prawo zgloszenia umotywowanych zastrzezen, co do ustalen zawartych w protokole. Zastrzezenia nalezy zglosic na pismie zarz1:ldzaj1:lcemu kontrol~ w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokolu kontroli. Kierownik podmiotu kontrolowanego ma prawo odm6wic podpisania protokolu kontroli, skladaj1:lc w terminie 7 dni od daty jego otrzymania pisemne wyjasnienia tej odmowy. Odmowa podpisania protokolu kontroli przez kierownika podmiotu kontrolowanego nie stanowi przeszkody do podpisania protokolu przez kontroluj1:lcego i realizacji wniosk6w. ~ 10 / &-<-<-.I

11 sporz'ldzony zostal w dw6ch jednobrzmi'lcych egzemplarzach, z kt6rych..jednostki. wpisu do ksictzki kontroli Urz~du ~~.~~~ Szadek, dniaa.6.~~/~~~~~ marca 2007 roku IN ~ ~Rr 3,:.;,".." a"da/e a..{j;~1'q., K~dz;ero f!, B ovf(ell:? ak 4:5.!.',"!.~I:'.,.~~f ~!-<;"., IEK~ETAR.Z 5..J~;;0~~~O 6...s:~~A~:.,.., ~tjta t/yal2k 11