transkrypcji zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksi¹g, wydawania wielojêzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego,

Transkrypt

1 Protokó³ z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 18 kwietnia 2008 r w Urzêdzie Stanu Cywilnego w Poœwietnem w zakresie przestrzegania przepisów prawa i zasad sporz¹dzania dokumentów zwi¹zanych z rejestracj¹ stanu cywilnego Kontrolê przeprowadzi³a: Lucyna Kosmulska -starszy inspektor wojewódzki w Referacie Paszportowym, w Delegaturze ódzkiego Urzêdu Wojewódzkiego w Piotrkowie TIYb., na podstawie upowa nienia Nr 52/08 z dnia 8 kwietnia 2008 r. Jednostka Kontrolowana: Urz¹d Gminy w Poœwiêtnem Urz¹d Stanu Cywilnego w Poœwiêtnem ul. Akacjowa nr Poœwiêtne Regon Wójt Gminy -Pan Mieczys³aw Stêpieñ Kiefo"vnikiem Urzêdu Stanu Cywilnego w Poœ"viêtnem jest Pani Gabriela Bogusiak, powo³ana na stanowisko uchwa³¹ Nr XVllI/88/93 Rady Gminy Poœwietne z dnia 3 sierpnia 1993 f. Z-c¹ Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego w Poœwietnem jest Pan Boles³aw Koœka, powo³any na stanowisko uchwa³¹ Nr XVIIJ/88/93 Rady Gminy Poœwietne z dnia 3 sierpnia 1993 r. Kontrolê przeprowadzono metod¹ reprezentatywn¹ w obecnoœci Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego. Kontrol¹ objêto okres od stycznia 2007 f. do dnia kontroli Przedmiotem kontroli by³o przestrzeganie przepisów prawa dotycz¹cych: rejestracji stanu cywilnego (urodzeñ, ma³ eñstw, zgonów), transkrypcji zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksi¹g, wydawania wielojêzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, miêdzynarodowej wymiany informacji z zakresu stanu cywilnego, 5 zagadnieñ zwi¹zanych ze stosowaniem ustawy z dnia 15 listopada 1956 f. o zmianie imion

2 1 Wykaz aktów prawnych dotycz¹cych tematyki kontroli: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postêpowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, paz z póÿn. zm.), Ustawa z dnia 29 wrzeœnia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t. Dz. U. Z 2004 r. Nr 161 poz z póÿn. zm.) oraz przepisy wykonawcze do ustawy' Rozporz¹dzenie Ministra Spraw Wewnêtrznych i Administracji z dnia 26 paÿdziernika 1998 r. w sprawie szczegó³owych zasad sporz¹dzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksi¹g stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczania oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaœwiadczeñ i protoko³ów (Dz. U. z 1998 r., Nr 136, poz. 884 z póÿn. zm.), 3 Ustawa z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 233, poz. 1992), 4. Konwencja Nr 16 dotycz¹ca wydawania wielojêzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, podpisana w Wiedniu w dniu 8 wrzeœnia 1976 r. (Dz. U. z 2004 r. Nr 166, poz. 1735), 5. Konwencja Nr 3 dotycz¹ca miêdzynarodowej wymiany infonnacji z zakresu stanu cywilnego, podpisana w Stambule w dniu 4 wrzeœnia 1958 f. (Dz. U. z 2003 t. Nr 172, poz. 1667). Szczegó³owe ustalenia kontroli Rejestracja stanu cywilnego w okresie objêtym kontrol¹ zarejestrowano ogó³em 72 akty stanu cywilnego, w tym urodzeñ ma³ eñstw zgonów 26 (w tym 24 konk) (wtym konk) 33 sporz¹dzeniu aktu stanu cywilnego wykreœlane s¹ lini¹ ci¹g³¹, a prawid³owe brzmienie wyrazu wykreœlonego wpisywane jest w rubryce "uwagi' Akty ma³ eñstw zawartych w sposób okreœlony w art. 1 2 i 3 Kodeksu rodzinnego i opiekuñczego sporz¹dzane s¹ zachowaniem ~l

3 terminu przewidzianego w art. 61 a ust. 2 Prawa o a. s. c w trakcie kontroli stwierdzono, i w dwóch przypadkach w aktach zgonu dokonano wpisów miejsca zgonu -innego ni zosta³ okreœlony w wystawionej karcie zgonu. Wzmianki marginesowe oraz przypiski pod aktami o zawarciu ma³ eñstwa, czy zgonie nanoszone s¹ na bie ¹co. Powy sze zosta³o stwierdzone na podstawie wyrywkowej kontroli aktów: Przypiski pod aktami ma³ eñstw. PRZYPISKI o urodzeniach: 16/1955; 19/1966; 7/1958 Przypiski pod aktami zgonu: -o urodzeniach:63/1933; 48/1914; 92/1933; 45/1933; 45/1931; 1/1919; 93/1922; 16/1930; 16/1932; 85/1935; 32/ o ma³ eñstwach: 2/1959; 9/1957; 1/1960; 19/1989; 16/1959; 5/1947; 1/1955; 11/1955 5/1965; 24/1936; 8/1958. Dokumentacja zbiorowa do wy ej wymienionych aktów zawiera wszystkie niezbêdne dokumenty stanowi¹ce podstawê sporz¹dzenia aktu (przyjmowane s¹ aktualne odpisy aktów urodzeñ nupturientów), b¹dÿ naniesienia wzmianki marginesowej. Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹w ksiêgach -oddzielnych dla ka dego rodzaju aktów. Na bie ¹co przesy³ane s¹ stosowne zawiadomienia o ka dej zmianie stanu cywilnego do innych urzêdów organów ewidencji ludnoœci. Po zakoñczeniu roku kalendarzowego dokonuje siê prawid³owego zamkniêcia ksi¹g poprzez wpisanie po ostatnim sporz¹dzonym akcie stanu cywilnego stosownej adnotacji. 2. Wydane decyzje administracyjne W okresie objêtym kontrol¹ wydano ³¹cznie 23 decyzje administracyjne z zakresu rejestracji stanu cywilnego z czego art. 28 Prawa o a.s.c. 20 art. 36 Prawa o a.s.c art. 73 Prawa o a s.c. Podczas kontroli zbadano nastêpuj¹ce decyzje administracyjne wydane w kontrolowanym okresie -wydane na podstawie art. 28 Prawa o a. s. c. 19/07; 18/07 ; 7/07; 1/07 16/07; 1/08 -wydane na podstawie art. 73 Prawa o a.s.c. 1/08 Zgodnie z o~óln¹ zasad¹ prawdy obiektywnej, oczywiste b³êdy wystêpuj¹ce w aktach stanu1 cywilnego prostowane s¹ na podstawie art. 28 Prawa o aktach stanu cywilnego.. ~ J!:J- f

4 W³aœciwie stosowany jest przepis art. 28 Prawa o a.s.c, bêd¹cy podstaw¹ sprostowania oczywistego b³êdu pisarskiego w akcie stanu cywilnego i prawid³owo oceniony materia³ dowodowy. W³aœciwie stosowany jest przepis art. 73 Prawa o a.s.c., dotycz¹cy wpisywania zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksi¹g. Zgodnie z obowi¹zuj¹c¹ zasad¹ zupe³noœci, akt wpisany do polskich ksi¹g w trybie art. 73 Prawa o a.s.c zosta³ uzupe³niony na podstawie art. 36 Prawa o a.s.c. Postêpowania administracyjne prowadzone s¹ z zachowaniem terminów okreœlonych wart 35 K.p.a., za³atwiane bez zbêdnej zw³oki. W kontrolowanych sprawach stwierdzono uchybienie w zakresie przestrzegania przepisów Kodeksu postêpowania administracyjnego, a mianowicie: -w jednym przypadku brak jest konsekwencji w prowadzonym postêpowaniu w wydanej decyzji w zakresie inicjatywy wszczêcia postêpowania i okreœlenia, Czy postêpowanie administracyjne prowadzone jest na wniosek strony, czy z urzêdu. w badanym okresie nie wydano zaœwiadczenia w trybie art. 71 Prawo o a.s.c. stwierdzaj¹cego, e zgodnie z prawem polskim nie ma przeszkód aby osoba, której zaœwiadczenie dotyczy zawar³a ma³ eñstwo za granic¹. Wydano 34 zaœwiadczenia w trybie art. 41 k.r.i.o. (w tym w 2007 r. -27, w 2008 r. -7). Wp³yw zaœwiadczeñ do Urzêdu Stanu Cywilnego -wydanych w trybie art Kodeksu rodzinnego i opiekuñczego -od osób duchownych jest potwierdzane pieczêci¹ urzêdu gminy z dat¹ wp³ywu. W zakresie spraw konsularnych w okresie od 1 stycznia 2007 r. do dnia 18 kwietnia 2008 r. nie za³atwiono adnej sprawy. Wydawane s¹ wielojêzyczne odpisy aktów stanu cywilnego, zgodnie z konwencj¹ nr 16. Nie ma wydzielonego archiwum. Ksiêgi stanu cywilnego oraz akty zbiorowe przechowywane s¹ w jednej metalowej szafie zamykanej na zamek w pomieszczeniu biurowym Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego w brak pomleszczernu tym Jest urz¹dzeñ kontroluj¹cych temperaturê 1 wilgotnoœæ powietrza j ak równie brak Jest sprzêtu przeciwpo arowego. W kontrolowanym okresie wydano jedn¹ decyzjê na podstawie ustawy z dnia 5 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk, Podczas kontroli udzielono Kierownikowi Urzêdu Stanu Cywilnego w Poœwiêtnem.. instrukta u oraz wskazówek w zakresie stosowania przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, ze szczególnym uwzglêdnieniem kompletowania akt zbiorowych oraz ustawy 4 i!j.' 1

5 Kodeks postêpowania administracyjnego. Fakt kontroli zosta³ wpisany w ksi¹ ce kontroli pod poz. Nr 1/2008 Kierownikowi kontrolowanej jednostki przys³uguje, przed podpisaniem protoko³u kontroli, prawo zg³aszania umotywowanych zastrze eñ, co do ustaleñ zawartych w protokole. Zastrze enia nale y zg³osiæ na piœmie organowi zarz¹dzaj¹cemu kontrolê w terminie 14 dni od otrzymania protoko³u kontroli. Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba pe³ni¹ca jego obowi¹zki mo e odmówiæ podpisania protoko³u kontroli sk³adaj¹c w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjaœnienia tej odmowy. Podpis osoby kontroluj¹cej STARSZYINSPEKTOR ~;;k~::lk;t':: ~ q.oj~ F.oOfN,