Protokól z kontrolidoraznejprzeprowadzonejw dniu23 maja2007roku w Urzedzie Stanu Cywilnego w Turosni Koscielnej

Transkrypt

1 - Protokól z kontrolidoraznejprzeprowadzonejw dniu23 maja2007roku w Urzedzie Stanu Cywilnego w Turosni Koscielnej Kontrola objeto Urzad Stanu Cywilnego w Turosni Koscielnej, wchodzacy w sklad Urzedu Gminy w Turosni Koscielnej (art. 5 a ust. 1prawa o asc). Regon Urzedu Gminy w Turosni Koscielnej ; NIP Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Andrzej Jurczak - Wójt Turosni Koscielnej wybrany na to stanowisko w wyborach bezposrednich w 2006 roku (pelniacy te funkcje od 1990 roku). Kierownikiem Urzedu Stanu Cywilnego jest Pani Elzbieta Dziemianowicz - powolana na stanowisko Kierownika USC uchwala Nr IV/28/03 Rady Gminy w Turosni Koscielnej z dnia 13 marca 2003 roku. Zastepca Kierownika Urzedu Stanu Cywilnego w Turosni Koscielnej jest Pani Alina Bondar powolana na stanowisko zastepcy Kierownika USC uchwala Nr XXVII/143/200l Rady Gminy w Turosni Koscielnej z dnia 29 marca 200l roku. Poprzednim Kierownikiem USC w Turosni Koscielnej byla Pani Halina Gruszfeld powolana na stanowisko Kierownika USC w Turosni Koscielnej uchwala Rady Gminy Turosn Koscielna Nr 11/14/90z dnia 26 czerwca 1990 roku, odwolana z ww. stanowiska dnia 13 marca 2003 roku Kontrole przeprowadzily: Halina Okulewicz - Kierownik Oddzialu ds. Rejestracji. Stanu Cywilnego, Obywatelstwa i Repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzedu Wojewódzkiego w Bialymstoku - Róza Januszkiewicz - starszy inspektor w ww. Wydziale na podstawie upowaznien Nr 17/07, Nr 18/07 z dnia 18 maja 2007 roku podpisanych przez Pana Andrzeja Wladyslawa Gawkowskiego- Dyrektora ww. Wydzialu. Adres Podlaskiego Urzedu Wojewódzkiego - Bialystok , ul. Mickiewicza 3. Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad dzialalnoscia urzedów stanu cywilnego woj. podlaskiego. Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli: - art. 8 ust. 3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz. U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688; Dz.u. z 2007 roku Nr 21, poz.125) i 24 rozporzadzenia Ministra Spraw Wewnetrznych i Administracji z dnia r. w sprawie szczególowych zasad sporzadzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiag stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaswiadczen i protokolów (Dz.U Nr 136, poz. 884 z pózno zm.). Zasady i tryb prowadzenia kontroli okresla zarzadzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 roku.

2 "j -2- Temat kontroli: Realizacjazadanwynikajacychz ustawy: 1. z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekunczy (Dz.U. Nr 9, poz. 59 z pózno zm) 2. z dnia 29 wrzesnia 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz. U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688, Dz. U. z 2007 roku Nr 21, poz. 125)) 3. oraz rozporzadzenia Ministra Spraw Wewnetrznych i Administracji z dnia r. w sprawie szczególowych zasad sporzadzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiag stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaswiadczen i protokolów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z pózn. zm.) 4. ustawa z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (Dz. U. z 2005 roku Nr 233, poz. 1992; Dz. U. z 2007 roku Nr 21, poz. 125) Zdecydowano o przeprowadzeniu kontroli doraznej w zwiazku z ujawnionym faktem wydania przez Kierownika USC w Turosni Koscielnej niezgodnie z wlasciwoscia decyzji o odtworzeniu aktu urodzenia w trybie art. 87 prawa o asc i wydania odpisu aktu urodzenia. Natomiast brak jest aktu urodzenia w ksiedze stanu cywilnego pod numerem, który wpisano na odpisie. Pod tym numerem znajduje sie akt urodzenia dotyczacy innej osoby, sporzadzony w czerwcu 2000 roku. W trakcie kontroli stwierdzono, ze faktycznie takie zdarzenie mialo miejsce. Osoba zainteresowana zglosila sie do Kierownika USC w Turosni Koscielnej o wydaniejej odpisu aktu urodzenia Nr 1/2000. Okazala decyzje Nr USC.5140/1/2000 z dnia r. oraz kopie odpisu zupelnego aktu urodzenia. Pani Elzbieta Dziemianowicz - Kierownik USC w Turosni Koscielnej stwierdzila, iz taki akt nie zostal nigdy sporzadzony. Sprawa nigdzie nie zostala odnotowana. Brak jest jakichkolwiek dokumentów stanowiacych podstawe podjecia decyzji m.in. wniosku strony. '- Osoby kontrolujace potwierdzily, iz faktycznie nie odnotowano sprawy w aktach USC, akt urodzenia osoby, której dotyczy decyzja nie zostal sporzadzony, a ponadto decyzje podjal niewlasciwy Kierownik USC. Pani Halina Gruszfeld, która w dacie wydania decyzji pelnila funkcje Kierownika USC obecnie jest na emeryturze. O zaistnialej sytuacji poinformowano szczególowo Pan Wójta Gminy Turosn Koscielna wskazujac na koniecznosc szybkiego wyjasnienia tej sprawy i poinformowania osoby kontrolujace o dokonanych ustaleniach. W trakcie kontroli obecna byla Pani Elzbieta Dziemianowicz - Kierownik USC w Turosni Koscielnej. Osoby kontrolujace wpisaly sie do ksiegi kontroli w Urzedzie Gminy w Turosni Koscielnej pod Nr 4/2007. I. SKONTROLOWANO czesc spraw, prowadzonych przez obecnego Kierownika USC tj. Pania Elzbiete Dziemianowicz

3 -3 - Teczka z 2007 roku pt. "Postepowanie i decyzje w sprawach sprostowania i uzupelniania aktów stanu cywilnego" USC 5135 kat. archiwalna B 5. Ww. teczka zostala zalozona zgodnie z Jednolitym rzeczowym wykazem akt dla organów gmin i zwiazków miedzygminnych, stanowiacym zalacznik do rozporzadzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwiazków miedzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319z pózn. zm.). Sprawdzono, czy tresc decyzji Nr USC /07 z dnia 11 stycznia 2007 roku zostala odzwierciedlona w rubryce "wzmianki dodatkowe" - stwierdzono, ze wzmianka zostala naniesiona w akcie malzenstwa Nr 3/ prawidlowo. 1 egzemplarz ww. decyzji wraz ze dokumentami wpieto do akt zbiorowych w obecnosci osoby kontrolujacej Potwierdzono równiez, ze wzmianka dodatkowa w akcie urodzenia Nr 66/1936 zostala naniesiona na podstawie decyzji Nr USC /07 z dnia 28 marca 2007 roku. Jednoczesnie poinstruowano Kierownika USC w Turosni Koscielnej o koniecznosci wpiecia 1 egz. decyzji do akt zbiorowych do ksiegi urodzen z 1936 roku. Sprawdzono ponadto, czy wzmianki dodatkowe na podstawie ponizej wymienionych decyzji zostaly wpisane w ksiegach - nie stwierdzono uchybien w tym zakresie: Nr USC /07 z dnia 28 marca 2007 roku Nr USC /07 z dnia 02 kwietnia 2007 roku Nr USC /07 z dnia 17 kwietnia 2007 roku Nr USC /07 z dnia 23 kwietnia 2007 roku Jednakze nie wszystkie z ww. decyzji i dokumenty stanowiace podstawe ich podjecia zostaly wpiete do akt zbiorowych. W Urzedzie Stanu Cywilnego zalozona jest teczka pt. "akta zbiorowe", w której znajduja sie decyzje dot. sprostowania aktów, uzupelnien aktów stanu cywilnego, wyroki rozwodowe i inne dokumenty z okresu od 2004 roku, które Pani Kierownik USC zobowiazala sie uporzadkowac, poprzez umieszczenie ich w stosownych teczkach. Sprawdzono teczke z 2007 roku: " Zmiana imion i nazwisk" Nr USC 5139 kat. archiwalna B-50 W ww. zakresie podjeto w 2007 roku (wg stanu na dzien kontroli) 2 decyzje Decyzja Nr USC /07 z dnia 14 maja 2007 roku w sprawie zmiany nazwiska maloletniego dziecka. Wniosek zostal zlozony przez osobe reprezentujaca rodzine zastepcza. W aktach zbiorowych znajduje sie: - postanowienie sadu dot. ograniczenia wladzy rodzicielskiej matce dziecka,

4 -4- - postanowienie sadu zezwalajace rodzinie zastepczej na wystapienie o zmiane nazwiska dziecka, - zgoda matki dziecka na zmiane nazwiska dziecku - odpis zupelny aktu urodzenia dziecka, z którego wynikalo, ze dziecko urodzilo sie w trakcie trwania malzenstwa. Na skutek sadowego zaprzeczenia ojcostwa zostala naniesiona wzmianka dot. zaprzeczenia ojcostwa, a nastepnie wpisano wzmianke dodatkowa dot. danych krytych ojca na podstawie art. 42 ust. 2 prawa o asc. Uwag do sposobu postepowania w ww. sprawie nie wniesiono. Decyzja Nr USC /07 z dnia 14 marca 2007 roku w sprawie ustalenia pisowni nazwiska. Do ww. decyzji uwag nie wniesiono. Sprawdzono teczke z 2006 i 2007 roku pt. "Odpisy cywilnego" Nr USC 5140 kat. Archiwalna B - 5 zupelne aktów stanu Do ww. teczki zalozony jest spis spraw, gdzie rejestrowane sa podania wplywajace do USC dotyczace wydania odpisu. Podania sa podpisane przez wnioskodawców jak równiez na podaniach kwituja oni odbiór wydanych im odpisów aktów stanu cywilnego. II. Nastepnie osoby kontrolujace poddaly wyrywkowej kontroli dokumentacje z zakresu usc sporzadzona w latach Sprawdzono teczke o numerze USC.5137/I/ 99, zatytulowana "Decyzje wydane w oparciu o asc". W spisie zarejestrowanych jest 13 spraw. W teczce znajduje sie 8 spraw. Brak akt spraw zarejestrowanych pod Nr 7,8, 10, 11 i 13. I tak: Sprawa zarejestrowana pod Nr 7 dotyczyla sprostowania oczywistego bledu pisarskiego w akcie urodzenia Nr 78/1958 i akcie malzenstwa Nr 55/1978, znajdujacym sie w USC w Turosni Koscielnej. Odnaleziono kopie decyzji w innej teczce zatytulowanej "Zmiany w aktach stanu cywilnego za lata ". Stwierdzono, ze decyzja o sprostowaniu bledu w akcie urodzenia i malzenstwa zostala podjeta na wniosek osoby, której akt dotyczy. Strona pokwitowala odbiór decyzji. Adnotacje o sprostowaniu bledu zostaly naniesione w akcie urodzenia i malzenstwa. 1 egz. decyzji znajduje sie jedynie w aktach zbiorowych do aktu malzenstwa, kopia powinna równiez znajdowac sie w aktach zbiorowych do aktu urodzenia. Sprawa wpisana pod poz. 8 - dotyczyla sprostowania oczywistego bledu pisarskiego w akcie urodzenia Nr 16/1955, co ustalono wyszukujac decyzje wpieta do innej teczki. Na podstawie wymienionej decyzji naniesiono wzmianke dodatkowa w akcie urodzenia.

5 -5- Sprawa Nr 10; w teczce podstawowej z której nadano numer decyzji brak jest akt sprawy. Decyzje odnaleziono w teczce,,zmiany w aktach stanu cywilnego ". W aktach zbiorowych brak bylo decyzji. W teczce podstawowej brak jakichkolwiek dokumentów dotyczacych sprawy Nr 11, aczkolwiek jest zarejestrowana w spisie tresci. Ze spisu wynika, ze o sprostowanie aktów wniosla Pani Kluczyk Genowefa. Nie odnaleziono decyzji. Na KOM - ie brak jest adnotacji o podjeciu decyzji w w/w sprawie. A zatem trudno jest ustalic, jak zostala zalatwiona sprawa zarejestrowana pod Nr 11. Nr 13; sprawa dotyczyla uzupelnienia aktu urodzenia Nr 3/99. Wnioskodawczynia byla Pani Loretta Kowalczuk. W teczce o w/w numerze brak akt sprawy oraz decyzji. Sprawdzono akta zbiorowe do aktu urodzenia, w których znajduje sie tylko kopia decyzji, brak jest natomiast dokumentów stanowiacych podstawe podjecia decyzji. Wzmianka dodatkowa na podstawie tej decyzji zostala naniesiona w akcie urodzenia. Sprawdzono akt urodzenia Nr 7/1999, sporzadzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Turosni Koscielnej Nr USC.5137/I/14/99 (na decyzji i w akcie poprawiono nr decyzji na USC.5137/1/15/99). Natomiast w teczce o tym symbolu brak zarejestrowania sprawy zarówno pod Nr 14 jak i 15. W aktach zbiorowych do aktu urodzenia Nr 7/1999 jest 1 egz. decyzji, odpis zagranicznego aktu urodzenia dziecka oraz tlumaczenie dokonane przez tlumacza przysieglego i podanie wnioskodawcy. W 2000 roku sporzadzono 6 aktów urodzenia na podstawie decyzji Kierownika USC w Turosni Koscielnej. Jeden egzemplarz decyzji i dokumenty, na podstawie których ja podjeto znajduja sie w aktach zbiorowych do danego aktu. Natomiast brak jest teczki w której powinny byc rejestrowane sprawy, z której nadawany jest numer decyzji oraz powinny znajdowac sie dokumenty nie podlegajace wlaczeniu do akt zbiorowych. Sprawdzono akt urodzenia Nr 5/2001; w akcie w poz. "uwagi" blednie wpisano numer decyzji. W aktach zbiorowych jest decyzja, na której poprawiono numer z "USC.5140/5/2001" na "USC.5140/4/2001". W zwiazku z tym sa watpliwosci z jakim numerem wydano decyzje stronie. Nastepnie wybiórczo sprawdzono niektóre akty zgonu, w których naniesiona zostala wzmianka dodatkowa o sprostowaniu aktu. I tak; Akt zgonu Nr 30/1982 ; w rubr. wzmianki dodatkowe uczyniono adnotacje, iz decyzja Kierownika USC w Turosni Koscielnej Nr 5137/1/1/2000prostuje sie oczywisty blad pisarski w akcie zgonu. Brak akt zbiorowych do tego aktu. Akt zgonu Nr 2/1985; w rubr. wzmianki dodatkowe jest adnotacja o sprostowaniu oczywistego bledu pisarskiego na podstawie decyzji Kierownika USC w

6 Turosni Koscielnej. W aktach zbiorowych do ksiegi zgonów za 1985 rok sa dokumenty oraz decyzja, na podstawie której sprostowano akt zgonu. W dalszej kolejnosci siegnieto do aktu malzenstwa Nr 3/1957, w którym jest naniesiona adnotacja w rubr. wzmianki dodatkowe dotyczaca ustalenia brzmienia nazwiska. Podstawe naniesienia wzmianki stanowila decyzja z dnia r. Kierownika USC w Bialymstoku, który jako organ wlasciwy ze wzgledu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy wydal takie orzeczenie. Akt zbiorowych do tego aktu nie zalozono. Natomiast decyzja znajduje sie w teczce "zmiany w asc za lata ".Teczka ta ma niska kategorie archiwalna, co spowoduje zniszczenie istotnych w sprawie dokumentów. Ksiega urodzen za lata ; - akt urodzenia Nr 12/1983; wzmianka dodatkowa zostala w akcie naniesiona na podstawie decyzji Kierownika USC w Turosni Koscielnej, natomiast nie odnaleziono decyzji ani dokumentów dotyczacych tej sprawy. - akt urodzenia Nr 6/1986 ; w akcie jest naniesiona wzmianka dodatkowa o zmianie nazwiska, na podstawie decyzji Kierownika Urzedu Rejonowego w Bialymstoku z dnia r. Decyzja jest wlozona luzem miedzy aktami urodzen. Powinna znajdowac sie w teczce "akta zbiorowe" do ksiegi urodzen. Sprawdzono niektóre akty malzenstwa w ksiedze malzenstw za lata I tak:. - akty malzenstwa Nr 2/96, Nr 12/96; uczyniono w rubr. wzmianki dodatkowe adnotacje o rozwodzie. Postanowienia sadu sa w aktach zbiorowych do tych aktów. - Nr 9/98 ; w akcie malzenstwa jest adnotacja o jego rozwiazaniu jak równiez zapis o sprostowaniu bledu w akcie. Zarówno postanowienie sadu o rozwiazaniu malzenstwa jak i decyzja Kierownika USC znajduja sie w aktach zbiorowych do tego aktu. - Nr 15/02 ; w aktach zbiorowych sa dokumenty na podstawie których naniesiono wzmianke dodatkowa. Nastepnie sprawdzono, czy na podstawie decyzji Kierownika USC w Turosni Koscielnej z dnia Nr USC /01 i zmian dokonanych w akcie urodzenia wprowadzono zmiany w Lokalnej Bazie Danych. Stwierdzono, ze uwzgledniono zmiany dokonane w/w decyzja, polegajace na sprostowaniu imienia "Marianna" na,,maria". Na tym protokól zakonczono.

7 ol -7- Wyniki i ustalenia kontroli omówiono z Panem Andrzejem Jurczak - Wójtem Gminy Turosn Koscielna. Kontrolowany zostal poinformowany oprawie zglaszania umotywowanych zastrzezen odnosnie ustalen zawartych w protokole przed podpisaniem protokolu oraz wyjasnien do stwierdzonych w protokole nieprawidlowosci w terminie 7 dni od dnia podpisania protokolu Protokól z kontroli sporzadzono w 2 jednobrzmiacych egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzedu Gminy w Turosni Koscielnej, natomiast drugi w aktach Wydzialu Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzedu Wojewódzkiego w Bialymstoku., e - II F,I k S erownikajednostki kontrolowanej) s osoby kontrolujacej) STARS 02 ó7. ZOo?v lo. (data podpisania protokolu) 2 2 CZE (data sporzadzenia protokolu)