PROTOKÓ. z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 27 wrzeœnia 2007 r. w Urzêdzie Stanu

Transkrypt

1 PROTOKÓ z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 27 wrzeœnia 2007 r. w Urzêdzie Stanu Cywilnego w Rzgowie, z zakresu przestrzegania przepisów prawa i zasad sporz¹dzania dokumentów przez Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego. Kontrolê przeprowadzili: El bieta Stêpczyñska-Gortat -kierownik Oddzia³u Spraw Obywatelskich ódzkiego Urzêdu Wojewódzkiego w odzi, na podstawie upowa nienia Nr 122/07 z dnia 26 wrzeœnia 2007 r. Anna Gros s -sekretarz w Oddziale Spraw Obywatelskich ódzkiego Urzêdu Wojewódzkiego w odzi, na podstawie upowa nienia Nr 123/07 z dnia 26 wrzeœnia 2007 r. Marcin Tomalczyk -sekretarz w Oddziale Spraw Obywatelskich ódzkiego Urzêdu Wojewódzkiego w odzi, na podstawie upowa nienia Nr 124/07 z dnia 26 wrzeœnia 2007 r. Jednostka kontrolowana: Urz¹d Stanu Cywilnego w Rzgowie Plac 500-lecia Rzgów Regon Bunnistrz Miasta Rzgowa -J an Miel czarek Kierownik USC w Rzgowie -J an Mielczanek, na mocy art. 6 ust. 2 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Zastêpca Kierownika USC w Rzgowie -Jadwiga Pierusiñska, powo³ana uchwa³¹ Rady Gminy w Rzgowie z dnia 20 sierpnia 1999 r., Nr XV7 4/99. Kontrol¹ objêto okres od stycznia 2006 f. do 2007 f. (do dnia kontroli). Przedmiotem kontroli by³o przestrzeganie przepisów: ustawy z dnia 29 wrzeœnia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekstjedn. Dz. u. z 2004 r., Nr 161, poz ze zm.); rozporz¹dzema.ministra Spraw Wewnêtrznych i Administracji z dnia 26 paÿdziernika 1998 r. w sprawie szczegó³owych zasad sporz¹dzania aktów s ;1/\/~~

2 cywilnego, sposobu prowadzenia ksi¹g stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaœwiadczeñ i protoko³ów (Dz. U. z 1998 r., Nr 136, poz. 884 ze zrn.); konwencji nr 3 dotycz¹cej miêdzynarodowej wymiany informacji z zakresu stanu cywilnego, podpisanej w Stambule 4 wrzeœnia 1958 r. (Dz. U. z 2003 r., Nr 172, poz. 1667); konwencji nr 16 dotycz¹cej wydawania wielojêzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, podpisanej w Wiedniu 8 wrzeœnia 1976 r. (Dz. U. z 2004 r., Nr 166, poz., 1735); ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postêpowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz ze zm.); ustawy z dnia 14 czerwca 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuñczy (Dz. U. z 1964 r. Nr 9, poz. 59 ze zm.: Kontrol¹ objêto nastêpuj¹ce zagadnienia: rejestracjê stanu cywilnego; prowadzenie i przechowywanie ksi¹g stanu cywilnego; wpisywanie zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksi¹g; wydawanie wielojêzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego; miêdzynarodow¹ wymianê infomlacji z zakresu stanu cywilnego; prowadzenie postêpowañ administracyjnych, a w szczególnoœci przestrzeganie.,. tennmow rozpatrywania spraw; I. Rejestracja stanu cywilnego: 2006 f r. ( do dnia kontroli) akty urodzeñ 7 akty ma³ eñstw akty zgonów Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹ w gotowych ksiêgach, oddzielnych dla ka dego rodzaju aktów. Ksiêgi stanu cywilnego na rok 2006 zosta³y zamkniête oraz ksiêgi na rok 2007 zosta³y otwarte zgodnie z przepisem 12 ust. 3 rozporz¹dzenia wykonawczego. 3. Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹ pismem rêcznym w sposób staranny i czytelny.

3 4. Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach, jak równie w rubryce "uwagi" wykreœlane s¹ w sposób uniemo liwiaj¹cy dokonanie w tych miejscach jakichkolwiek wpisów. 5. Strony w ksiêgach stanu cywilnego zapisane s¹ kolejno, bez pozostawienia stron niezapisanych. 6. Akty ma³ eñstw zawartych w sposób okreœlony wart. 1 2 i 3 Kodeksu rodzinnego i opiekuñczego, sporz¹dzono z zachowaniem terminu przewidzianego wart. 61 a ust. 2 Prawa o a.s.c. 7. Akta zbiorowe prowadzone s¹ prawid³owo, znajduj¹ siê w nich wszystkie dokumenty przed³o one do sporz¹dzenia danego aktu, b¹dÿ naniesienia wzmianki dodatkowej. 8. W kilku aktach stanu cywilnego pomy³ki powsta³e przy ich sporz¹dzaniu skreœlono, a w³aœciwe brzmienie wyrazu wpisano w tej samej rubryce oraz w rubryce "uwagi". 9.Daty sporz¹dzenia aktów wpisywane s¹ w sposób niezgodny z 5 pkt 2 rozporz¹dzenia wykonawczego. 10. Przypiski pod aktami nie s¹ nanoszone na bie ¹co II. Wydane decyzje administracyjne: w 2006 f. wydano 15 decyzji administracyjnych, w tym: -3 decyzje w sprawach o sprostowanie oczywistych b³êdów pisarskich w aktach stanu cywilnego (art. 28 Prawa o a.s.c.), -1 decyzjê w sprawie odtworzenia aktu stanu cywilnego (art. 34 Prawa o a.s.c.), -2 decyzje w sprawach o uzupe³nienie aktu stanu cywilnego (art. 36 Prawa o a.s.c.), -9 decyzji w sprawach o wpisanie do polskich ksi¹g, zagranicznych aktów stanu cywilnego (art. 73 Prawa o a.s.c.). W 2007 roku wydano 9 decyzji administracyjnych, w tym: -6 decyzji w sprawach o sprostowanie oczywistych b³êdów pisarskich w aktach stanu cywilnego (art. 28 Prawa o a.s.c.), -1 decyzjê w sprawie o uzupe³nienie aktu stanu cywilnego (art. 36 Prawa o a.s.c.), -2 decyzje w sprawach o wpisanie do polskich ksi¹g, zagranicznych aktów stanu cywilnego (art. 73 Prawa o a.s.c.). Badaniu poddano wszystkie wydane w ww.okresie decyzje i stwierdzono, co nastêpuje: 1. Postêpowania administracyjne prowadzone s¹ z zachowaniem terminów okreœlonych /\ w art. 35 K.p.a. / f11/d~

4 2 Wydane decyzje zawieraj¹ uzasadnienie prawne, brak jest natomiast w niektórych przypadkach uzasadnienia faktycznego. Zgodnie z ogóln¹ zasad¹ prawdy obiektywnej, oczywiste b³êdy pisarskie wystêpuj¹ce w aktach wpisanych do polskich ksi¹g w trybie art. 73 Prawa o a.s.c., s¹ prostowane na podstawie art. 28 Prawa o a.s.c. 4. Zgodnie z obowi¹zuj¹c¹ zasad¹ zupe³noœci, akty wpisane do polskich ksi¹g w trybie wymienionym w punkcie 3, s¹ uzupe³niane na podstawie art. 36 Prawa o a.s.c. 5 W kontrolowanych sprawach ujawniono nastêpuj¹ce uchybienia w zakresie przestrzegania przepisów Kodeksu postêpowania administracyjnego i prawa materialnego: w wiêkszoœci spraw brakuje zawiadomieñ o wszczêciu postêpowania administracyjnego,.: aktach spraw brak dokumentów potwierdzaj¹cych czynny udzia³ stron \Xl w prowadzonym postêpowaniu oraz pism œwiadcz¹cych o pouczeniu stron w zakresie przys³uguj¹cych im uprawnieñ wynikaj¹cych z art. 10 K.p.a., w jednym przypadku odbiór decyzji w lokalu USC, nast¹pi³ po 17 dniach od jej wydania, osobê me bêd¹c¹ stron¹ postêpowania me przez posiadaj¹c¹ pe³nomocnictwa do dzia³ania w imieniu strony, w trzech sprawach dotycz¹cych wpisania w trybie art. 73 Prawa o a.s.c. zagranicznego aktu stanu cywilnego do polskich ksi¹g, brak jest oryginalnych zagranicznych odpisów aktów. W aktach zbiorowych znajduj¹ siê wy³¹cznie kserokopie ww. dokumentów, potwierdzone przez Kierownika USC w Rzgowie za zgodnoœæ z orygina³em, nie wszystkie sprawy o sprostowanie oczywistych b³êdów pisarskich w aktach stanu cywilnego zosta³y rozstrzygniête w oparciu o dostateczny mateña³ dowodowy, w akcie ma³ eñstwa cudzoziemców, wpisanym w trybie art. 73 Prawa o a.s.c zamieszczono wpis okreœlaj¹cy nazwisko dzieci zrodzonych z tego ma³ eñstwa, pomimo braku tego elementu w oryginalnym, zagranicznym akcie stanu cywilnego. w jednym przypadku data wszczêcia postêpowania na wniosek strony zosta³a przyjêta w sposób niezgodny z przepisem, III. Przestrzeganie przepisów konwencji nr 3 i nr 16: -me powiadomiono zagranicznych urzêdów stanu cywilnego o dokonanych transkrypcjach, okreœlonych wart. konwencji nr 3, r ~ ft14f ~ ~

5 -w 2006 r. odnotowano wp³yw 2 wniosków o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego okreœlonego w konwencji nr 16. IV. Wydawanie i przyjmowanie zaœwiadczeñ: Osobom zamierzaj¹cym zawrzeæ ma³ eñstwo przed duchownym wydawane s¹ zaœwiadczenia z zachowaniem 7 dniowego terminu. 2 Prowadzony jest rejestr odbioru od duchownych zaœwiadczeñ wydawanych w trybie art. 41 Kodeksu rodzinnego i opiekuñczego. v. Przechowywanie i zabezpieczanie ksi¹g: 1. Nie przestrzegany jest przepis dotycz¹cy przekazywania do archiwum pañstwowego ksi¹g stanu cywilnego po up³ywie 100 lat od ich zamkniêcia. 2. Nie ma wydzielonego archiwum. Ksiêgi stanu cywilnego przechowywane s¹ w równie drewnianej do prowadzenia szafie, znajduj¹cej spraw z zakresu siê w pokoju ewidencji Kierownika ludnoœci i TT u ~L, przeznaczonym Sytuacja spowodowana jest remontem budynku Urzêdu Miasta. dowodów osobistych. 3 Pomieszczenie, w którym znajduj¹ siê ksiêgi wyposa one jest w termometr i higrometr. Brak jest gaœnicy. Podczas kontroli udzielono Kierownikowi Urzêdu Stanu Cywilnego w Rzgowie wskazówek w zakresie œcis³ego stosowania przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy Kodeks postêpowania administracyjnego. Fakt kontroli zosta³ wpisany w ksi¹ ce kontroli pod poz. 6/2007 Protokó³ sporz¹dzono w dwóch jednobrzmi¹cych egzemplarzach, Kierownikowi kontrolowanej jednostki przys³uguje, przed podpisaniem protoko³u kontroli, prawo zg³oszenia umotywowanych zastrze eñ, co do ustaleñ zawartych w protokole, Zastrze enia nale y zg³osiæ na piœmie organowi zarz¹dzaj¹cemu kontrolê w terminie 14 dni od otrzymania protoko³u kontroli. Kierownikowi jednostki kontrolowanej lub osoba pe³ni¹ca jego obowi¹zki mo e odmówiæ podpisania protoko³u kontroli sk³adaj¹c w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjaœnienia tej odmowy. L,A1IVd~ "

6 Podpisy kontroluj¹cych : Anna Grass.~o}{r! Marcin Tomalczyk i ((~t:f~q~.~... Podpis kierownika jednostki kontrolowanej:.burmistrz jtiw~- Ja/Ÿ Mielc:;arek Miejscowoœæ, data ".A~~~.¹~.1.1 ~~o³..