P R O T O K Ó Ł. Rejestracja stanu cywilnego.

Transkrypt

1 ZACHODNIOPOMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI w S z c z e c i n i e Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców SO /11 [KS] Szczecin, dnia stycznia 2011r. P R O T O K Ó Ł kontroli przeprowadzonej w Urzędzie Stanu Cywilnego w Szczecinie. Zgodnie z planem kontroli Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie na I półrocze 2011r., kontrolę przeprowadził Krzysztof Sienkiewicz oraz Jadwiga Pokora starsi inspektorzy wojewódzcy w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, skierowani przez Wojewodę Zachodniopomorskiego, posiadający upoważnienie nr 2/2011. Fakt jej przeprowadzenia odnotowano w książce kontroli pod nr 26/11. Kontrolę rozpoczęto w dniu r. i zakończono w dniu r. Kontrolą objęto zagadnienia z zakresu realizacji w roku 2010 ustaw Prawo o aktach stanu cywilnego zwanej dalej ustawą oraz ustawy o zmianie imienia i nazwiska. Urzędem Miasta w Szczecinie, w którego skład wchodzi Urząd Stanu Cywilnego kieruje Prezydent Pan Piotr Krzystek. W czasie kontroli wyjaśnień udzielał Pan Karol Lipiński Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego. Rejestracja stanu cywilnego. 1) Warunki lokalowe: zabezpieczenie lokalu i dokumentów, wyposażenie i wystrój pomieszczeń oraz obsada etatowa. Urząd Stanu Cywilnego w Szczecinie mieści się w budynku Urzędu Miejskiego w Szczecinie przy pl. Armii Krajowej 1, Szczecin. Urząd Stanu Cywilnego zlokalizowany jest na II piętrze budynku Urzędu Miejskiego i zajmuje on 10 pomieszczeń biurowych, 1 pomieszczenie biurowe, w którym dodatkowo przechowywane są księgi stanu cywilnego oraz archiwum, które usytuowane jest na IV p. budynku. Księgi stanu cywilnego oraz skorowidze alfabetyczne które przechowywane są na II p. budynku są właściwie zabezpieczone przed dostępem osób trzecich. Pomieszczenie to jest także wyposażone w urządzenie do pomiaru wilgotności powietrza i temperatury oraz sprzęt przeciwpożarowy. Zlokalizowane na IV p. budynku archiwum USC zajmuje 2 pomieszczenia i jest ono wyposażone w urządzenie do pomiaru wilgotności powietrza i temperatury oraz w sprzęt przeciwpożarowy. Do archiwum nie mają dostępu osoby trzecie. Stwierdzono, że pomieszczenia stanowiące archiwum USC, które są położone na IV p. budynku nie zapewniają w sposób należyty zabezpieczenia ksiąg stanu cywilnego przed ich uszkodzeniem lub zniszczeniem. W jednym z pomieszczeń archiwum na ścianie po lewej stronie patrząc od wejścia oraz na suficie widoczne są rozległe zacieki, również w pobliżu instalacji elektrycznej. Na skutek zacieków ze ściany i sufitu zaczął odpadać tynk. Akta zbiorowe oraz księgi stanu cywilnego w opisanych w miejscach osłania przed odpadającym tynkiem i ewentualnym zalaniem tylko folia wobec czego istnieje realne zagrożenie ich uszkodzenia i zniszczenia. Taka sytuacja stanowi niewątpliwie naruszenie 22 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 ze zm.), zwanego dalej Rozporządzeniem.

2 2 USC w Szczecinie posiada swoją filę w budynku przy ul. Gryfińskiej 4, Szczecin (filia USC w Dąbiu). Filia USC w Dąbiu zajmuje 2 pomieszczenia biurowe, salę toastów oraz salę ślubów. Pomieszczenia filii USC zlokalizowane są na parterze budynku i brak w nich zainstalowanego alarmu antywłamaniowego. W oknach pomieszczeń zainstalowane są kraty. W fili USC przechowywane są tylko księgi małżeństw oraz dokumenty dotyczące spraw załatwianych w drodze decyzji administracyjnej z bieżącego roku. Księgi małżeństw oraz dokumenty przechowywane są w drewnianej szafie, w pomieszczeniu, w którym przyjmowani są interesanci. Szafa nie jest zamykana na klucz i nie jest zabezpieczona przed dostępem interesantów. Taki sposób przechowywania aktów w filii jest niezgodny z wymogami 22 ust. 1 i 2 Rozporządzenia, albowiem nie zapewnia im należytego zabezpieczenia przed uszkodzeniem, zniszczeniem, kradzieżą oraz dostępem osób trzecich. Sala ślubów USC znajduje się na Zamku Książąt Pomorskich przy ul. Korsarzy 2, Szczecin oraz w budynku przy ul. Gryfińskiej 4. Zarówno sala ślubów na Zamku jaki i w filii USC w Dąbiu podkreśla uroczystą formę zawieranych w niej związków małżeńskich, o której mowa w art. 58 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz ze zm.). Sprawami z zakresu rejestracji stanu cywilnego zajmują się następujące osoby: Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego: - Karol Lipiński Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego (1/5 etatu) / główny specjalista (4/5 etatu): - Julita Gerlach, Beata Litwinowicz, Jolanta Kluska, Anna Skrocka, Krystyna Zawal Główny specjalista: - Joanna Karolczuk, Ewa Sobolewska, Bogna Frączek, Bożena Kufel, Anna Polewka Inspektor: - Barbara Szpinda, Jadwiga Rudawska, Wanda Kowalczyk, Wanda Szymańska, Marta Woźny, Janina Kurowska, Karolina Pawlaczyk, Rafał Pawlik, Agnieszka Matecka, 2) Sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenie ksiąg stanu cywilnego. Akty stanu cywilnego sporządzane są na luźnych drukach przy pomocy programu komputerowego, a następnie łączone w księgę stanu cywilnego. Księgi stanu cywilnego są zamykane zgodnie z 12 Rozporządzenia. Dla każdego aktu stanu cywilnego prowadzone są akta zbiorowe. Do poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego prowadzony jest oddzielny skorowidz alfabetyczny. Ilość zarejestrowanych w kontrolowanym okresie urodzeń, małżeństw i zgonów prezentuje poniższa tabela: Akty urodzenia Akty małżeństwa Akty zgonu

3 3 Urząd Stanu Cywilnego w Szczecinie wpisuje do polskich ksiąg stanu cywilnego zdarzenia, które nastąpiły za granicą. W 2010r. przed Kierownikiem USC w Szczecinie zawarto 1286 związków małżeńskich, a w obecności duchownego wyłącznie Kościoła Rzymskokatolickiego zawarto 2234 związki. W 2010r. przy rejestracji wydano łącznie odpisów aktów stanu cywilnego, na wniosek interesantów wydano odpisów aktów stanu cywilnego, natomiast do ewidencji ludności przekazano odpisy aktów stanu cywilnego. Akty stanu cywilnego i odpisy sporządzane są czytelnie i starannie. Dokumenty niezbędne do sporządzenia aktu oraz mające wpływ na jego treść są kompletowane właściwie. Kontrola 3500 aktów stanu cywilnego z aktami zbiorowymi nie wykazała rozbieżności oraz nieprawidłowości w sposobie sporządzania aktów. Stwierdzono tylko następujące uchybienia, które nie wpływają jednak na ważność sporządzonych aktów stanu cywilnego. Akt urodzenia nr 1036 z 2010r. wpisywano do księgi urodzeń na podstawie decyzji administracyjnej o transkrypcji zagranicznego aktu małżeństwa zanim decyzja ta została doręczona stronom postępowania. Taki sposób wpisania aktu stanu cywilnego na podstawie decyzji do ksiąg stanu cywilnego nie jest właściwy. Zgodnie z art. 110 kpa organ administracji publiczne, który wydał decyzję jest nią związany od chwili jej doręczenia lub ogłoszenia, co oznacza, że decyzja wchodzi do obrotu prawnego dopiero w chwili jej doręczenia stronie. Właśnie z taką też datą dany akt powinien zostać wpisany do księgi stanu cywilnego pod oznaczonym numerem, jeżeli tylko decyzja ulega wykonaniu przed upływem terminu do wniesienia odwołania. W przeciwnym wypadku jako datę sporządzenia aktu należy wpisać datę, z którą decyzja stała się ostateczna. W żadnym wypadku nie będzie to jednak data wcześniejsza niż data doręczenia decyzji stronie. W aktach urodzenia nr 27,48,115,120,154,172,401,402,540,827,829,843,877,912,920,981,1136, 1615,1616,1627,1663,1745,1789,2406,2414,2438,2451,2485,2536,2653,2655,3333,3341,3379, 3380, 3479,3480 i 3523 z 2010r. wpisywana jest godzina urodzenia dziecka mimo, iż przepis art. 40 ust. 2 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego nie przewiduje takiej możliwości. W akcie urodzenia nr 96 z 2010r. brak w Uwagach informacji, iż ten akt sporządzono na podstawie decyzji o transkrypcji aktu zagranicznego, co stanowi naruszenie przepisu 7 ust. 1 Rozporządzenia. Powyższe uchybienie zostały omówione z Kierownikiem USC. 3) Nanoszenie zmian w aktach stanu cywilnego. Kontrola aktów stanu cywilnego wykazała, że uzupełnianie aktów urodzeń, małżeństw i zgonów poprzez nanoszenie wzmianek dodatkowych i przypisków przebiega terminowo i prawidłowo, poza aktem urodzenia nr 190,192,961,1011 i 1149 z 2010r i aktem małżeństwa nr 441,485 z 2010r. W aktach tych nie wpisano wzmianki dodatkowej na temat decyzji administracyjnych jakie zostały wydane w celu sprostowania lub uzupełnienia danego aktu.

4 4 Nadto stwierdzono następujące uchybienia: W akcie urodzenia nr 1028,1036 i 1043 z 2010r. wzmianki dodatkowe naniesione zostały na podstawie decyzji administracyjnych nieostatecznych. Uchybienie to stanowi naruszenie art. 21 ust. 1 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Do aktu urodzenia nr 963 z 2010r. została wydana decyzja o sprostowaniu błędu, którego brak w treści aktu. W aktach małżeństwa wpisywane są wzmianki dodatkowe na podstawie art. 88 kodeksu rodzinnego i opiekuńczego bez wskazania konkretnie stosowanego przepisu tego artykułu. W związku z tym brak jest możliwości ustalenia właściwej podstawy prawnej sporządzenia takiej wzmianki. W akcie małżeństwa nr 1709 z 2010r. poprawiono dane świadków z naruszeniem zasady opisanej w 2 ust. 4 Rozporządzenia albowiem powstałą pomyłkę pokryto białym korektorem i w tym miejscu wpisano właściwe dane. W akcie małżeństwa nr 479 z 2010r. nie wpisano wzmianki dodatkowej na temat decyzji administracyjnej jaka została wydana w celu uzupełnienia tego aktu. Jednocześnie stwierdzono, że wzmianka ta została błędnie naniesiona do aktu nr 480 z 2010r. W akcie małżeństwa nr 346 z 2010r. naniesiono we wzmiance informację o wydaniu przez Wojewodę Zachodniopomorskiego w dniu r. decyzji o unieważnieniu przedmiotowego aktu, podczas gdy ta decyzja została wydana w dniu r. 4) Decyzje administracyjne i zaświadczenia. Ilość wydanych w kontrolowanym okresie decyzji administracyjnych prezentuje poniższa tabela: Wpisanie aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą do polskich 1016 ksiąg (art. 73 p.o.a.s.c.) Odtworzenie treści aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą 13 (art. 35 p.o.a.s.c.) Sprostowanie błędów pisarskich (art. 28 p.o.a.s.c.) 950 Uzupełnienie treści aktu stanu cywilnego (art. 36 p.o.a.s.c.) 1169 Zezwolenia na zawarcie związku małżeńskiego przed upływem 59 miesięcznego terminu (art. 4 k.r.i op.) RAZEM 3207 Decyzje Kierownika USC po dokonaniu odpowiednich wpisów włączane są do akt zbiorowych, dotyczących danego aktu stanu cywilnego.

5 5. Kontrola decyzji wydanych przez kierownika USC wykazała następujące uchybienia: W decyzji o transkrypcji zagranicznego aktu małżeństwa, wydanej w trybie art. 73 ustawy na podstawie której Kierownik USC sporządził akt małżeństwa nr 1741 oraz akty urodzenia nr 2506, 3135,3154, 3193, 3439, 4616 z 2010r. nazwę miejsca zdarzenia nie wpisano w pisowni oryginalnej lecz po polsku. Zgodnie z 14 ust. 2 rozporządzenia nazwę miejscowości położonej za granicą wpisuje się w akcie stanu cywilnego lub w jego odpisie w pisowni oryginalnej w alfabecie łacińskim. Obok nazwy miejscowości można wpisać w nawiasie nazwę państwa. W akcie małżeństwa nr 375 z 2010r. wpisano jako nazwisko kobiety noszone po zawarciu małżeństwa Bolin-Kurz, podczas gdy wg aktu zagranicznego i jego tłumaczenia kobieta nosi nazwisko Bolin Kurz. Natomiast w akcie urodzenia nr 1546 z 2010r. wpisano imię ojca Karl Heinz, podczas gdy w akcie zagranicznym widnieje imię Karl-Heinz. W polskich aktach stanu cywilnego sporządzonych na podstawie decyzji transkrypcji aktu zagranicznego ponadto stwierdzono wpisywanie nie tylko nazw miejscowości, lecz także np. nazw dzielnic, gdyż taki zapis wynikał z treści aktu zagranicznego. Dotyczy to np. aktu urodzenia nr 165, 171, 545, 413, 1036, 1178, 2456, 2542, 2628, 3050 z 2010r., aktu zgonu nr 206 z 2010r. Art. 40 ust. 2 pkt. 2 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego stanowi, że do aktu urodzenia wpisuje się miejsce i datę urodzenia dziecka. Miejscem urodzenia dziecka jest miejscowość, w której nastąpiło to zdarzenie. Pod pojęciem miejscowości w znaczeniu administracyjnym należy rozumieć samoistną jednostkę osadniczą, odróżniającą się od sąsiednich jednostek osadniczych odrębną nazwą. Dzielnice w miastach podzielonych na dzielnice nie są samodzielnymi miejscowościami. Bezsporne jest zatem, że nazwa dzielnicy miejscowości, w której nastąpiło np. urodzenie dziecka nie może figurować w akcie urodzenia dziecka obok lub zamiast nazwy miejscowości, w której nastąpiło zdarzenie. W decyzjach administracyjnych o transkrypcji aktu zagranicznego, na podstawie której sporządzono np. akt urodzenia nr 19,20,21,83,845,1505,1555,2494,2562 lub akt zgonu nr 1905, 1995, wpisano jako miejsce urodzenia rodziców lub miejsce urodzenia osoby zmarłej Polska (zapis taki widniał w akcie zagranicznym). Taki zapis pozostał w polskim akcie, gdyż nie dokonano sprostowania tego wpisu, poprzez naniesienie nazwy miejscowości. Jedynie poinformowano strony o konieczności sprostowania tych aktów. W omawianym okresie wydano 4197 zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa wyznaniowego, 322 zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia związku małżeńskiego za granicą. W 2010r. przyjęto 1211 oświadczeń o uznaniu ojcostwa. Treść wyrywkowo skontrolowanych zaświadczeń jest zgodna z posiadaną przez USC dokumentacją. Tylko w przypadku uznania ojcostwa dziecka poczętego ale jeszcze nie urodzonego stwierdzono uchybienie polegające na tym, że w takim przypadku do księgi urodzeń wpisywano protokół zawierający oświadczenia o uznaniu dziecka nie zaś oświadczenia konieczne do uznania ojcostwa. Akt urodzenia nr 339,530,1142, 1165, 1369, 1523,1586, 3088 z 2010r.

6 6 Postępowania administracyjne w sprawach zmiany imion i nazwisk. W kontrolowanym okresie w Urzędzie Stanu Cywilnego w Szczecinie przeprowadzono 295 postępowań administracyjnych w sprawie zmiany imienia i nazwiska. Stwierdzono, iż w postępowaniu nr 177 oraz 225 z 2010r. przedstawiciel ustawowy wystąpił o zmianę imienia bądź nazwiska dla dwojga dzieci. Zaś organ orzekł w tym zakresie wydając jedną decyzję w sprawie. W orzecznictwie sądów administracyjnych oraz doktrynie utrwalony został pogląd, iż dopuszczalność rozpatrzenia kilku spraw administracyjnych w jednym postępowaniu jest uzależniona od wystąpienia łącznie przesłanek określonych w art. 62 k.p.a. W takim postępowaniu każda ze stron będzie adresatem decyzji w swojej sprawie, a tylko czynności postępowania poprzedzającego wydanie rozstrzygnięcia będą wspólne. Przyjmuje się bowiem, że art. 62 k.p.a. wprowadza instytucję współuczestnictwa formalnego podkreślając, że z prawnego punktu widzenia będzie to techniczne (procesowe) połączenie czynności. W takim postępowaniu podejmuje się tyle decyzji, ile spraw się połączyło w jednym postępowaniu. Każda ze stron będzie adresatem decyzji w tej sprawie, a tylko czynności postępowania poprzedzającego wydanie tych decyzji są wspólne i każdej ze stron będzie wówczas przysługiwało prawo wniesienia odwołania od takiej decyzji, w zakresie rozstrzygającej o jej prawach lub obowiązkach /wyrok WSA w Rzeszowie z dnia r. sygn. akt II SA/Rz 164/08, wyrok WSA we Wrocławiu z dnia r. sygn. akt II SA/Wr 432/08, wyrok WSA w Warszawie z dnia r. sygn. akt I SA/Wa 692/07/. Na tym kontrolę zakończono. Kontrola wykazała, że sprawy z zakresy stanu cywilnego w USC w Szczecinie są prowadzone prawidłowo. Opisane w protokole uchybienia zostały omówione z Kierownikiem USC. Na podkreślenie zasługuje także fakt, iż w USC w Szczecinie osoby dokonujące zmiany nazwiska bądź imienia informowane są na piśmie o konieczności wymiany w tej sytuacji dokumentów tożsamości. Kierownikowi kontrolowanej jednostki, po zapoznaniu się z treścią protokołu, przysługują następujące uprawnienia: 1. Przed podpisaniem protokołu kontroli kontrolowany może zgłosić zastrzeżenia na piśmie co do jego treści w ciągu 7 dni od dnia otrzymania do podpisu. 2. Odmowa podpisania protokołu powinna być poprzedzona złożeniem pisemnych wyjaśnień przyczyn odmowy i nie stanowi przeszkód do wszczęcia postępowania pokontrolnego. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden przekazano kierownikowi jednostki kontrolowanej, a drugi pozostawiono w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców. Kierownik jednostki kontrolowanej Kontrolujący (data i podpis)