WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 Warszawa, 20 lipca 2015 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WK-I Pan Grzegorz Nowosielski Burmistrz Miasta Wyszkowa Urząd Miejski w Wyszkowie ul. Aleja Róż Wyszków WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 1 kontrolerzy: Katarzyna Denisiuk oraz Kamil Chmielewski inspektorzy wojewódzcy w Wydziale Kontroli Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, przeprowadzili kontrolę problemową w Urzędzie Miejskim w Wyszkowie, z siedzibą przy ul. Aleja Róż 2. Kontrola obejmowała realizację zadań z zakresu administracji rządowej dotyczących działalności Urzędu Stanu Cywilnego oraz wydawania, odmowy wydania oraz cofania zezwoleń na prowadzenie przez przedsiębiorców działalności w zakresie zbiorowego zapatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2013 r. do 2 czerwca 2014 r. w zakresie dotyczącym działalności Urzędu Stanu Cywilnego oraz od 1 stycznia 2012 r. do 2 czerwca 2014 r. w zakresie dotyczącym wydawania, odmowy wydania oraz cofania zezwoleń na prowadzenie przez przedsiębiorców działalności w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków. Nawiązując do projektu wystąpienia pokontrolnego oraz stanowiska wobec wniesionych zastrzeżeń, przekazuje Panu Burmistrzowi wystąpienie pokontrolne. 1 Ustawa z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206, z późn. zm.).

2 I. W zakresie działalności Urzędu Stanu Cywilnego W okresie objętym kontrolą zarejestrowano aktów stanu cywilnego 2 oraz przyjęto wniosków o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego. W kontrolowanej jednostce dokonano 196 czynności 3 na podstawie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego 4. Wydano 14 decyzji na podstawie ustawy o zmianie imienia i nazwiska 5, 6 zaświadczeń na podstawie art. 71 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz 25 zaświadczeń na podstawie art. 79 pkt 2 powyższej ustawy. W okresie objętym kontrolą nie wydawano decyzji na podstawie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz zaświadczeń na podstawie art. 79 pkt 3 ww. ustawy. Badaniu poddano 120 aktów stanu cywilnego 6, 47 czynności dokonanych na podstawie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego 7, 7 decyzji wydanych na podstawie ustawy o zmianie imienia i nazwiska, 3 zaświadczenia wydane na podstawie art. 71 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, 7 zaświadczeń wydanych na podstawie art. 79 pkt 2 ww. ustawy oraz 60 wniosków o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego 8. Odpisy aktów stanu cywilnego wydawano osobom uprawnionym do ich otrzymania, zgodnie z art. 83 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Za wydanie odpisów pobrano od wnioskodawców opłaty w wysokościach określonych w ustawie o opłacie skarbowej. 9 Dla aktów stanu cywilnego prowadzono akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego, oznaczając je numerem nadanym aktowi stanu cywilnego, zgodnie z wymogami określonymi w 15 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zasad sporządzania aktów stanu cywilnego 10. W aktach zbiorowych znajdowały się dokumenty mające wpływ na treść lub ważność aktów stanu cywilnego. Do poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego prowadzono oddzielnie skorowidze alfabetyczne, wpisując w nich dane określone w 16 ust. 1 ww. rozporządzenia. Wszystkie poddane badaniu decyzje o zmianie imienia i nazwiska wydano zgodnie z właściwością miejscową i rzeczową organu, z zachowaniem terminu określonego 2 W tym: akty urodzenia, 320 aktów małżeństwa oraz 553 akty zgonu. 3 W tym: 71 w sprawie sprostowania oczywistego błędu pisarskiego w akcie stanu cywilnego, 2 w sprawie odtworzenia treści aktu stanu cywilnego, 81 dotyczących uzupełnienia aktu stanu cywilnego, 42 dotyczących wpisania aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą do polskich ksiąg stanu cywilnego. 4 Ustawa z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2011 r. Nr 212, poz. 1264, z późn. zm.). 5 Ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414). 6 W tym: 60 aktów urodzenia, 30 aktów małżeństwa oraz 30 aktów zgonu. 7 W tym: 15 w sprawie sprostowania oczywistego błędu pisarskiego w akcie stanu cywilnego, 2 w sprawie odtworzenia treści aktu stanu cywilnego, 15 dotyczących uzupełnienia aktu stanu cywilnego oraz 15 dotyczących wpisania aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą do polskich ksiąg stanu cywilnego. 8 W tym: 40 wniosków o wydanie odpisów skróconych oraz 20 wniosków o wydanie odpisów zupełnych. 9 Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2012 r., poz. 1282, z późn. zm.). 10 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884, z późn. zm.). 2

3 w art kpa 11 oraz doręczono zgodnie z wymogami określonymi w art. 39 i art kpa. Za wydanie decyzji pobrano od wnioskodawców opłaty w wysokościach określonych w ustawie o opłacie skarbowej. Kierownik USC wyjaśnił, że od 1 maja 2012 r. odstąpiono od wydawania decyzji administracyjnych w sprawach, o których mowa w art. 28, 35, 36 oraz 73 ust. 1 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego w przypadku pozytywnego ich rozpatrzenia. Powyższych czynności dokonywano poprzez wpisanie wzmianki marginesowej lub stosownej adnotacji o sporządzeniu aktu stanu cywilnego w rubryce Uwagi, w terminach od 1 do 15 dni. Zaświadczenia o wpisach dokonanych w księgach stanu cywilnego lub o ich braku oraz o zdolności prawnej do zawarcia związku małżeńskiego za granicą doręczano stronom za pokwitowaniem, ze wskazaniem daty doręczenia, zgodnie z wymogami określonymi w art. 39 oraz art kpa. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego oraz Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego posiadali wykształcenie określone w art. 6a ust. 1 pkt 5 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, zgodnie z którym do zajmowania ww. stanowisk konieczne jest ukończenie studiów prawniczych lub administracyjnych i uzyskanie tytułu magistra lub ukończenie podyplomowych studiów administracyjnych. Księgi stanu cywilnego, skorowidze alfabetyczne oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego przechowywane były......, stosownie do wymogów 22 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zasad sporządzania aktów stanu cywilnego. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Wyszkowie przekazał do właściwego archiwum państwowego księgi stanu cywilnego z lat wraz z aktami zbiorowymi, zgodnie z regulacją określoną w 28 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, tj. po upływie 100 lat od ich zamknięcia. W wyniku kontroli w zakresie sporządzania aktów stanu cywilnego stwierdzono nieprawidłowość polegającą na zamieszczeniu we wszystkich aktach stanu cywilnego wydanych na podstawie art. 35 (odtworzenie aktu stanu cywilnego) oraz art. 73 ust. 1 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego (wpisanie aktu stanu cywilnego sporządzonego zagranicą do polskich ksiąg stanu cywilnego) w rubryce uwagi informacji wskazującej tryb sporządzenia aktu, podczas gdy zgodnie z 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, 11 Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267, z późn. zm.). 3

4 sporządzenie tego rodzaju adnotacji jest dopuszczalne wyłącznie w przypadku gdy akt został sporządzony na podstawie decyzji administracyjnej, orzeczenia sądu lub protokołu. W związku z zaprzestaniem od dnia 1 maja 2012 r. wydawania decyzji administracyjnych oraz prowadzenia sformalizowanych postępowań administracyjnych w odniesieniu do czynności, o których mowa w art. 28, 35, 36 oraz 73 ust. 1 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego (w przypadku pozytywnego rozpatrzenia wskazanych powyżej rodzajów spraw), Kierownik USC wyjaśnił ( ) Decyzja administracyjna jest nadal podstawą dokonywania przeze mnie czynności z zakresie zmiany i mienia i nazwiska (...) oraz wydawana jest w przypadku odmowy dokonania czynności z zakresu stanu cywilnego (...) Biorąc pod uwagę aktualnie brzmienie art. 7 ust. 1 p.a.s.c., czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego dokonuje się w formie aktu stanu cywilnego (...) zgodnie z obowiązującymi przepisami akt stanu cywilnego jest podstawową formą dokonywania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego. To on kończy postępowanie określone w art. 34, 35, 70, 73 (...). Z wyjaśnień Kierownika USC wynika ponadto, że (...) do czynności materialno-technicznych wykonywanych na podstawie art. 28, 34, 35, 36, 70, 73, 87 p.a.s.c., nie mają zastosowania przepisy kodeksu postępowania administracyjnego i nie są stosowane, za wyjątkiem ogólnej zasady pisemności. (...) w ramach dokonywanych czynności na podstawie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego (...) zachowana jest zasada pisemności wobec strony. W przypadku, gdy dokonuję czynności z urzędu dodatkowo zawiadamiam stronę o tym zamiarze zwykłym pismem bez powołania się na kpa. Przyjęty od dnia 1 maja 2012 r. sposób postępowania w sprawach z zakresu rejestracji stanu cywilnego stoi w sprzeczności ze stanowiskiem Ministra Spraw Wewnętrznych, z którego treścią zostali zapoznani prezydenci miast, burmistrzowie miast i gmin oraz wójtowie gmin województwa mazowieckiego 12. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych (dalej MSW) przedstawiło opinię, zgodnie z którą właściwą formą procedowania kierowników urzędów stanu cywilnego w ww. sprawach jest decyzja administracyjna, wskazując jako podstawę takiego działania art. 7 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Wyjaśniono również, że (...) nie można podejmować działań w formach nieprzewidzianych prawem, szczególnie, że nierespektowanie wymagań przewidzianych w tym względzie w ustawie Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawie (...) Kodeks postępowania administracyjnego (...) powoduje automatycznie naruszanie przepisów ustawy (...) o opłacie skarbowej (...) przewidującej opłatę za wydanie określonych decyzji z zakresu rejestracji stanu cywilnego (...). Prezentowane stanowisko znajduje także potwierdzenie w postanowieniu Sądu 12 Pismo Wojewody Mazowieckiego z dnia 3 sierpnia 2012 r. 4

5 Najwyższego z dnia 3 czerwca 2011 r. 13 w odniesieniu do transkrypcji aktu (dokonywanej na podstawie art. 73 ust. 1 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego), w którym wskazano, że (...) kierownik urzędu stanu cywilnego, który dokonuje transkrypcji, wydaje decyzję administracyjną o wpisaniu zagranicznego aktu stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego i decyzja ta stanowi podstawę do sporządzenia polskiego aktu stanu cywilnego, jak również w uchwale składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z dnia 20 listopada 2012 r. 14, w której przedstawiono pogląd, że,,transkrypcja, jako instytucja prawa publicznego, jest przeprowadzana w postępowaniu administracyjnym, toczącym się na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego ( ). Pomimo zapoznania się przez Kierownika USC ze stanowiskiem MSW, informacje w nim zawarte nie były stosowane 15. W świetle stanowiska MSW brak wydawania decyzji administracyjnych w przypadku pozytywnego rozpatrzenia sprawy z zakresu rejestracji stanu cywilnego należy uznać za niezgodny z obowiązującymi przepisami. Wypada również zaznaczyć, że zgodnie z prezentowanym stanowiskiem Nierespektowanie przez kierowników urzędów stanu cywilnego tej procedury w tym stanie prawnym jest niedopuszczalne, bowiem ma ujemny wpływ na społeczną ocenę i obiór pracy kierowników urzędu stanu cywilnego. Pomimo odstąpienia od wydawania decyzji administracyjnych w sprawach z zakresu rejestracji stanu cywilnego ustalono, że za dokonane czynności, o których mowa w art. 28, 35, 36 oraz 73 ust. 1 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, pobierano opłaty w wysokości ustalonej w ustawie o opłacie skarbowej jak za wydanie decyzji z zakresu rejestracji stanu cywilnego, pomimo że czynności powyższych nie dokonywano w formie decyzji. Przedstawiając powyższe ustalenia informuję, że realizację zadania w przedmiocie działalności Urzędu Stanu Cywilnego w zakresie: prowadzenia ksiąg stanu cywilnego do aktów małżeństwa i zgonu, kompletności elementów aktów stanu cywilnego, terminowości ich sporządzania, prowadzenia akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego i skorowidzów alfabetycznych do aktów urodzenia, małżeństwa, zgonu, prowadzenia ksiąg stanu cywilnego do aktów urodzenia, kompletności elementów decyzji administracyjnych wydanych na podstawie ustawy o zmianie imienia i nazwiska, terminowości ich wydawania, oraz przestrzegania zasad doręczania, realizacji 13 Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 3 czerwca 2011 r., sygn. akt III CSK 259/ Uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z dnia 20 listopada 2012 r., sygn. akt III CZP 58/ Wyjaśnienia Kierownika USC z dnia 18 czerwca 2014 r. 5

6 obowiązku pobierania opłaty skarbowej za ich wydanie, terminowość dokonywania czynności, o których mowa w art. 28, 35, 36 oraz 73 ust. 1 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, przechowywania i zabezpieczenia ksiąg stanu cywilnego, akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego i skorowidzów alfabetycznych ocenia się pozytywnie, przestrzegania zasad sporządzania aktów stanu cywilnego ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami, braku wydawania po 1 maja 2012 r. decyzji administracyjnych w sprawach z zakresu rejestracji stanu cywilnego, w przypadkach pozytywnego rozstrzygnięcia sprawy ocenia się negatywnie. II. Z zakresu wydawania, odmowy wydania oraz cofania zezwoleń na prowadzenie przez przedsiębiorców działalności w zakresie zbiorowego zapatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków W badanym okresie Burmistrz Wyszkowa wydał jedną decyzję oznaczoną GKiM z dnia 8 listopada 2012 r. zmieniającą zezwolenie wydane w dniu 12 grudnia 2002 r. na prowadzenie działalności w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków dla.... Decyzja, o której mowa powyżej, dotyczyła zmiany okresu obowiązywania poprzednio wydanego zezwolenia,tj. z 10 lat na czas nieoznaczony, oraz określenia warunków cofnięcia zezwolenia. Nie wydawano decyzji zezwalających, odmawiających udzielenia zezwolenia i cofających zezwolenia. Poddana badaniu decyzja zmieniająca zezwolenie zawierała wszystkie elementy określone w art. 107 kpa. W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Wydanie decyzji zmieniającej 16 z przekroczeniem terminu określonego w art kpa, bez powiadomienia przedsiębiorcy o braku możliwości załatwienia sprawy w ustawowym terminie i o nowym terminie załatwienia sprawy. Zgodnie z art. 36 kpa O każdym przypadku niezałatwienia sprawy ( ) organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy, przy czym Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu. Zgodnie zaś z art. 14 kpa Sprawy należy 16 Naczelnik WGKMiR wyjaśnił, że ( ) Decyzja została wydana w późniejszym terminie z przyczyn technicznych (termin dyżuru radcy prawnego tutejszego Urzędu przypadał na r.). Wnioskodawcę, czyli.. powiadomiono o terminie wydania decyzji drogą telefoniczną. 6

7 załatwiać w formie pisemnej ( ) oraz Sprawy mogą być załatwiane ustnie ( ) Treść oraz istotne motywy takiego załatwienia sprawy powinny być utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji. 2. Nieprowadzenie w formie elektronicznej ewidencji udzielonych i cofniętych zezwoleń. Zaniechaniem takim naruszono art. 18b ust. 4 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków Niepobranie opłaty skarbowej za wydanie decyzji zmieniającej 18 zgodnie z cz. III pkt 44 ppkt 2 załącznika do ustawy o opłacie skarbowej za dokonanie ww. czynności należało pobrać opłatę w wysokości 82 zł. W związku z powyższym informuję, że realizację zadania w przedmiocie wydawania zezwoleń na prowadzenie działalności w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków w zakresie: przestrzegania właściwości miejscowej i rzeczowej organu oraz kompletności elementów decyzji zmieniającej zezwolenie ocenia się pozytywnie, terminowości wydawania decyzji oraz spełnienia obowiązku pobrania opłaty skarbowej za wydanie zezwolenia ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Pana Burmistrza do podjęcia działań w celu wyeliminowania stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości, a w szczególności do: 1. Wydawania decyzji zmieniających zezwolenia na prowadzenie działalności w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków z zachowaniem terminu określonego w art kpa, z uwzględnieniem zasady wyrażonej w art. 36 cyt. ustawy. 2. Prowadzenia ewidencji udzielonych i cofniętych zezwoleń w formie elektronicznej, zgodnie z art. 18b ust. 4 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków. 3. Pobierania opłat skarbowych za wydawanie decyzji zmieniających zezwolenia na prowadzenie działalności w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego 17 W trakcie trwania czynności kontrolnych przedmiotowa ewidencja została założona i przedstawiona kontrolującym w formie elektronicznej, tj. zgodnie z wymogiem określonym w art. 18b ust. 4 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków. 18 Zgodnie z wyjaśnieniem Naczelnika WGKMiR dnia 17 czerwca 2014 r. Zwolnienie z opłaty skarbowej. było błędną interpretacją zapisu, że.. jest jednostką organizacyjną Gminy Wyszków. Charakter organizacyjny przeniesiono automatycznie na poziom ustawy o opłacie skarbowej i błędnie zastosowano zwolnienie z opłaty skarbowej. 7

8 odprowadzania ścieków w wysokości zgodnej ze stawką określoną w załączniku do ustawy o opłacie skarbowej. Pragnę poinformować, że oceny przedstawionego w niniejszym dokumencie pokontrolnym stanu faktycznego dokonano w oparciu obowiązujące w okresie objętym kontrolą przepisy ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego. Jednocześnie w związku z wejściem w życie z dniem 1 marca 2015 r. ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego 19, która uchyliła obowiązującą w okresie objętym kontrolą ustawę 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego, odstępuje się od formułowania zaleceń pokontrolnych dotyczących formy dokonywania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego w przypadku pozytywnego rozstrzygnięcia sprawy oraz przestrzegania zasad sporządzania aktów stanu cywilnego 20. Zgodnie z przepisami ustawy z 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego czynności z zakresu rejestracji aktów stanu cywilnego dokonuje się w formie czynności materialno technicznej. Ponadto informuję, że zgodnie z art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej 21 od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze oraz zobowiązuję Pana Burmistrza do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosku lub przyczynach jego niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. z up. Wojewody Mazowieckiego Joanna Zych Zastępca Dyrektora Wydziału Kontroli 19 Ustawa z dnia 28 listopada Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz z późn. zm.). 20 Dotyczy czynności o których mowa w art. 28 (sprostowane aktu stanu cywilnego), art. 35 (odtworzenie aktu stanu cywilnego), art. 36 (uzupełnienie aktu stanu cywilnego) oraz art. 73 ust. 1 (wpisanie aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą do polskich ksiąg stanu cywilnego) ustawy prawo o aktach stanu cywilnego oraz przestrzegania zasad sporządzania aktów stanu cywilnego w trybie art. 35 oraz 73 ust. 1 ww. ustawy w zakresie zamieszczenia w rubryce uwagi informacji wskazującej na tryb sporządzenia aktu. 21 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092). 8