Protokól. przez Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego. Kontrolê przeprowadzi³a: Lucyna Kosmulska -inspektor wojewódzki

Transkrypt

1 Protokól problemowej przeprowadzonej w dniu 28 czerwca 2007r. w Urzêdzie Stanu w Parady u w zakresie przestrzegania przepisów prawa i zasad sporz¹dzania przez Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego. Kontrolê przeprowadzi³a: Lucyna Kosmulska -inspektor wojewódzki w Paszportowym, w Delegaturze ódzkiego Urzêdu Wojewódzkiego w Trybunalskim na podstawie upowa nienia Nr 96 z dnia 26 czerwca 2007r. Jednostka Kontrolowana: Urz¹d Stanu Cywilnego w Parady u Parady ul. Konecka nr Regon Przedmiotem kontroli by³o przestrzeganie przepisów prawa dotycz¹cych: 1. rejestracji stanu cywilnego (urodzeñ, ma³ eñstw, zgonów), 2. transkrypcji zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksi¹g, 3. wydawania wielojêzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego,. miêdzynarodowej wymiany informacji z zakresu stanu cywilnego, 5. zagadnieñ zwi¹zanych ze stosowaniem ustawy z dnia 15 listopada 1956r. o imion i nazwisk, 6. prowadzenia postêpowañ administracyjnych, a w szczególnoœci terminów rozpatrywania spraw. Wykaz aktów prawnych dotycz¹cych tematyki kontroli: 1 Ustawa z dnia 1 czerwca 1960r. Kodeks postêpowania administracyjnego (Dz. u. z 2000r. Nr 98, paz z póÿn. zm.), 2 Ustawa z dnia 29 wrzeœnia 1986r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tj. Dz. U. z 200r. Nr 161, poz z póÿn. zm.) oraz przepisy wykonawcze do ustawy: -Rozporz¹dzenie Ministra Spraw Wewnêtrznych i Administracji z dnia ""-.", ódzki Urzt-~d \JVoll;;\.I()(:l!1:.i \³j' {nc I DELEGATLIR.(\.O' (),~..'~".., -~,bvr;als!(hi1, paÿdziernika 1998r. w sprawie szczegó³owych zasad sporz¹dzania aktów 2 3. LI ~ """' - I Pr-lyWrO (~ cl l~~~.~~~j r J

2 sposobu.~ --L prowadzenia stanu ich kontroli, Nr 233, poz. 1992), Konwencja Nr 16 dotycz¹ca wydawania wielojêzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, podpisana w Wiedniu w dniu 8 wrzeœnia 1976r. (Dz. U. 200r. Nr 166, poz. 1735), 5 Konwencja Nr 3 dotycz¹ca miêdzynarodowej wymiany informacji z zakresu stanu cywilnego, podpisana w Stambule w dniu wrzeœnia 1958r. (Dz. U. z 2003r. Nr 172, poz. 1667). w okresie objêtym kontrol¹ tj. od dnia 01 stycznia 2006r. do dnia kontroli Wójtem Gminy Parady jest Pan Wojciech Rudalski. Kierownikiem Urzêdu Stanu Cywilnego jest Pan Wojciech Rudalski. Z-c¹ Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego jest Pani El bieta Kmita, która udzieli³a szczegó³owych wyjaœnieñ podczas kontroli. Szcze2ó³owe ustalenia kontroli urodzeñ -ma³ eñstw 29 (w tym 28 konk.) 12 (w tym 11 konk.) -zgonów Akty sporz¹dzane s¹ pismem rêcznym w sposób staranny i czytelny w gotowych ju ksiêgach, zgodnie z obowi¹zuj¹cymi w tym zakresie przepisami i wytycznymi. Wolne miejsca w treœci aktów i w rubryce "U W AGI" -wykreœlone s¹ w sposób uniemo liwiaj¹cy dokonanie w tych miejscach jakichkolwiek wpisów. Pomy³ki powsta³e przy sporz¹dzaniu aktu stanu cywilnego wykreœlone s¹ lini¹ ci¹g³¹, a prawid³owe brzmienie wyrazu wykreœlonego wpisywane jest w rubryce "uwagi" Wzmianki margmesowe oraz 2 (:-:;;l

3 pod aktami o zawarciu ma³ eñstwa czy zgonie nanoszone s¹ na bie ¹co. zosta³o stwierdzone na podstawie wyrywkowej kontroli aktów: PRZYPISKI Przypiski pod aktami ma³ eñstwa: -o urodzeniach mê a( ony): 17/1965; 1/1975; 6/1981 Przypiski pod aktami zgonu: -o urodzeniach: 58/1911; 56/1932; 16/191; 2/1930; 123/1919/W; 11/1921; /1929; 12/1956; 2/191; 1/1956; 138/1933; 23/1929; 10/1926; 135/192; 70/198. -o ma³ eñstwie: 18/1932; 35/1970; 12/1961; 10/197; /192; 11/1956/S; 1/1956; 25/1978; 18/1960; 26/1972; 2/1951; 15/1951; 2/1935; 1/1952. w trakcie kontroli zbadano sporz¹dzone w 2006r. akt urodzenia nr l, akty ma³ eñstw od nr I -29, akty zgonów od nr I -26, w 2007r. akty ma³ eñstw od nr 1-12, akty zgonów od nr Dokumentacja zbiorowa do wy ej wymienionych aktów zawiera wszystkie niezbêdne dokumenty stanowi¹ce podstawê sporz¹dzenia aktu, b¹dÿ narueslenia wzmianki marginesowej. Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹ w ksiêgach -oddzielnych dla ka dego rodzaju aktów. Na bie ¹co przesy³ane s¹ równie stosowne zawiadomienia o ka dej zmianie stanu cywilnego do innych urzêdów i organów ewidencji ludnoœci. Po zakoñczeniu roku kalendarzowego dokonuje siê prawid³owego zamkniêcia ksi¹g poprzez wpisanie po ostatnim sporz¹dzonym akcie stanu cywilnego stosownej adnotacji. DECYZJE ADMINISTRACYJNE w okresie objêtym kontrol¹ wydano ³¹cznie 9 decyzji administracyjnych z zakresu rejestracji stanu cywilnego, z czego: art. 28 pr. o a.s.c art. 73 pr. o a.s.c 1 3

4 kontroli zbadano wszystkie decyzje administracyjne wydane w 2006r. oraz w 2007r. W myœl ogólnej zasady prawdy obiektywnej, oczywiste b³êdy w aktach s¹ prostowane na podstawie art. 28 Prawa o a.s.c.w³aœciwie przepis art. 73 Prawo o a.s.c., dotycz¹cy wpisywania zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksi¹g. Postêpowania administracyjne prowadzone s¹ z zachowaniem terminów okreœlonych wart. 35 K.p.a. Zarówno informacjê o wszczêciu postêpowania jak i decyzje administracyjne s¹ dorêczane stronom za poœrednictwem poczty, listem poleconym, zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub tez odbierane osobiœcie przez strony, co jest potwierdzane podpisem wraz z dat¹. Jednak e w kontrolowanych sprawach stwierdzono uchybienie w zakresie przestrzegania przepisów Kodeksu postêpowania administracyjnego, a mianowicie: -w aktach spraw brak jest dokumentów œwiadcz¹cych o zapewnieniu stronom czynnego udzia³u w prowadzonym postêpowaniu i pouczeniu o przys³uguj¹cym stronie prawie zapoznania siê z aktami i z³o enia koñcowego oœwiadczenia, zgodnie z art. 10 K.p.a. W badanym okresie nie wydano zaœwiadczenia w trybie art. 11 pr. o a.s.c. stwierdzaj¹cego, e zgodnie z prawem polskim nie ma przeszkód aby osoba, której zaœwiadczenie dotyczy zawar³a ma³ eñstwo za granic¹. Wydano zaœwiadczenia w trybie art. 1 Kodeksu rodzinnego i opiekuñczego, stwierdzaj¹cych brak okolicznoœci wy³¹czaj¹cych zawarcie ma³ eñstwa (w 2006r. -2, w ). Wp³yw zaœwiadczeñ do Urzêdu Stanu Cywilnego -wydanych w trybie art. 1 1 Kodeksu rodzinnego i opiekuñczego -od osób duchownych potwierdzany jest pieczêci¹ Urzêdu Gminy Parady. Prowadzony jest równie rejestr wp³ywu zaœwiadczeñ. W zakresie spraw konsularnych w okresie od 1 stycznia 2006r. -do 28 czerwca 2007r. -nie za³atwiono adnej sprawy. W badanym okresie wydano szeœæ wielojêzycznych odpisów aktów stanu cywilnego, zgodnie z postanowieniami konwencji nr 16. Ksiêgi stanu cywilnego oraz akty zbiorowe przechowywane s¹ w odrêbnym pomieszczeniu w dwóch metalowych zamykanych na zamki szafach. Pomieszczenie, w którym przechowywane s¹ ksiêgi nie jest wyposa one w gaœnicê, brak w nim równie urz¹dzeñ kontroluj¹cych temperaturê i wilgotnoœæ powietrza. Sali œlubów nie ma. w kontrolowanym okresie wydano trzy decyzje na podstawie ustawy z dnia 15 listopada 1956r. o zmianie imion i nazwisk. W jednym przypadku stwierdzono, i wydano decyzjê w oparciu o nieprawid³ow¹ podstawê prawn¹. J

5 Podczas kontroli udzielono Kierownikowi Urzêdu Stanu Cywilnego instrukta u w zakresie stosowania przepisów ustawy Prawo o aktach stanu oraz ustawy Kodeks postêpowania administracyjnego. Przed podpisaniem protoko³u Kierownik Jednostki poinformowany zosta³ o przys³uguj¹cym mu z mocy 26 ust. 1 i 2 Zarz¹dzenia Nr 7 Ministra Spraw Wewnêtrznych i Administracji z dnia 29 marca 200lr. w sprawie szczegó³owych warunków i przeprowadzania kontroli urzêdu obs³uguj¹cego M S W i A oraz organów i. organizacyjnych podleg³ych i nadzorowanych przez M S W i A, prawie umotywowanych zastrze eñ na piœmie w sprawie stanu faktycznego i prawnego, ocen, i wniosków zawartych w protokole kontroli w terminie 1 dni od dnia otrzymania kontroli Protokó³ niniejszy sporz¹dzono w dwóch jednobrzmi¹cych egzemplarzach, egzemplarz protoko³u przekazano Wójtowi Gminy w Parady u. Fakt kontroli zosta³ w ksi¹ ce kontroli pod poz. Nr / Piotrków Trybunalski ul. Sienkiewicza 16a tel f8x Podpis Kierownika Jednostki Podpis osoby kontroluj¹cej,*,kjo~j!. \~.gr LU(YnD Kosmu1:rJ... Miejscowoœæ, dnia URZ D GMINY w PARADY U Parady pow. opoczyñski. woj. ³Odlkle 5