Protokó³. z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 2 lipca 2008 r. w Urzêdzie Stanu Cywilnego

Transkrypt

1 Protokó³ z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 2 lipca 2008 r. w Urzêdzie Stanu Cywilnego w Woli Krzysztoporskiej w zakresie przestrzegania przepisów prawa i zasad sporz¹dzania dokumentów zwi¹zanych z rejestracj¹ stanu cywilnego. Kontrolê przeprowadzi³a: ucyna Kosmulska -starszy inspektor wojewódzki w Referacie Paszportowym, w Delegaturze ódzkiego Urzêdu Wojewódzkiego w Piotrkowie Tryb., na podstawie upowa nienia Nr 9608 z dnia 7 czerwca 2008 r. Jednostka Kontrolowana: Urz¹d Gminy w Woli Krzysztoporskiej Urz¹d Stanu Cywilnego w Woli Krzysztoporskiej ul. Koœciuszki Wola Krzysztoporska Regon w ójt Gminy -Pan Roman Drozdek Kierownikiem Urzêdu stanu Cywilnego w Woli Krzysztoporskiej jest Wójt Gminy -Pan Roman Drozdek Z-C¹ Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego w Woli Krzysztoporskiej jest Pani Anna G¹sior, powo³ana na stanowisko uchwa³¹ Nr XV7495 Rady Gminy w Woli Krzysztoporskiej z dnia 2 grudnia 995 r. Kontrolê przeprowadzono metod¹ reprezentatywn¹ w obecnoœci Z -cy Kierownika Urzêdu Stanu Cywilnego. Kontrol¹ objêto okres od stycznia 2007 r. do dnia kontroli. Przedmiotem kontroli by³o przestrzeganie przepisów prawa dotycz¹cych. rejestracji stanu cywilnego (urodzeñ, ma³ eñstw, zgonów), 2 transkrypcji zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksi¹g, wydawania wielojêzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, miêdzynarodowej wymiany infonnacji z zakresu stanu cywilnego, zagadnieñ zwi¹zanych ze stosowaniem ustawy z dnia 5 listopada 956 r. o zmianie imion i nazwisk, 6 prowadzenia postêpowañ administracyjnych, a w szczególnoœci przestrzegania terminów..l

2 Wykaz aktów prawnych dotycz¹cych tematyki kontroli: Ustawa z dnia 4 czerwca 960 r. Kodeks postêpowania administracyjnego (t. Dz. U. z 2000 f. Nr 98, poz. 07 z póÿn. zm.), 2, Ustawa z dnia 29 wrzeœnia 986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. Z 2004 r. Nr 6, poz. 688 z póÿn. ztn. ) oraz przepisy wykonawcze do ustawy: Rozporz¹dzenie Ministra Spraw Wewnêtrznych i Administracji z dnia 26 paÿdziernika 998 r. w sprawie szczegó³owych zasad sporz¹dzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksi¹g stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczania oraz wzorówaktów stanu cywiwego, ich odpisów, zaœwiadczeñ i protoko³ów (Dz. U. z 998 r., Nr 36, paz. 884 z póÿn. zm.), 3 Ustawa z dnia 5 listopada 956 r. o zmianie imion i nazwisk (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 233, poz z póÿn. zm.), Konwencja Nr 6 dotycz¹ca wydawania wielojêzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, podpisana w Wiedniu w dniu 8 wrzeœnia 976 r. (Dz. U. z 2004 r. Nr 66, poz. 735), 5 Konwencja Nr 3 dotycz¹ca miêdzynarodowej ~any infonnacji z zakresu stanu cywilnego, podpisana w Stambulewdniu 4 wrzeœnia 958 r. (Dz. U. z 2003 r. Nr 72, poz. 667). Szczegó³owe ustalenia kontroli. Rejestracja stanu cywilnego w okresie objêtym kontrol¹ zarejestrowano ogó³em 208 aktów stanu cywilnego, w tym urodzeñ 3 ma³ eñstw 56 (w tym 49 konk) 32 w tym 26 konk) zgonów WytYP9wano do kontroli ni ej wymienione akty: -urodzeñ: w 2007 r. Nr oraz w 2008 r. od Nr do Nr 3, -ma³ eñstw: w 2007 r. od Nr do Nr 30 oraz w 2008 r. od Nr 5 do Nr 32, -zgonów: w 2007 r. od Nr do Nr 78 oraz w 2008 od Nr do Nr 38 Stwierdzono, co nastêpuje' ~ Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹ pismem rêcznym, w sposób staranny i czytelny, w'\gotowych ksiêgach, zgodnie z obowi¹zuj¹cymi w tym zakresie przepisami i wytycznymi. ~ i

3 Wolne miejsca w treœci aktów i w rubryce "UWAGI" -powykreœlane s¹ w sposób uniemo liwiaj¹cy dokonanie w tych miejscach jakichkolwiek wpisów. Pomy³ki powsta³e przy sporz¹dzeniu aktu stanu cywilnego.wykreœlane ~¹ lini¹ ci¹g³¹, a prawid³owe brzmienie wyrazu wykreœlonego wpisywane jest w rubryce ;,uwagi". Jednak e zauwa ono, i w kontrolowanych..',",'~: aktach stanu cywilnego w Jednym przypadku powsta³¹ pomy³kê przy sporz¹dzeniu aktu poprawiono w sposób niezgodny z przepisami tj. przy u yciu korektora. Akty ma³ eñstw zawartych w sposób okreœlony w art. 2 i 3 Kodeksu rodzinnego i opiekuñczego sporz¹dzane s¹ zachowaniem terminu przewidzianego w art. 6 a ust. 2 Prawa o a. s. c. Wzmianki marginesowe oraz przypiski pod aktami o zawarciu ma³ eñstwa, czy zgonie nanoszone s¹ na bie ¹co. Powy sze zosta³o stwierdzone na podstawie wyrywkowej kontroli aktów: Przypiski pod aktami ma³ eñstw : -o urodzeniach: 4983; 7963; 23958; Przypiski pod aktami zgonu: PRZYPISKI -o urodzeniach: 23797B; 0960G;7958P; 40924; ; 795; 2963P; 82930; 0693; 56953M; -o ma³ eñstwach:76984; 9588; 44947M; 32970G; 27958; 8988; 4968G; 9980; 35947P; Dokumentacja zbiorowa do wy ej wymienionych aktów zawiera wszystkie niezbêdne dokumenty stanowi¹ce podstawê sporz¹dzenia aktu (przyjmowane s¹ w zdecydowanej wiêkszoœci aktualne odpisy aktów urodzeñ nupturientów), b¹dÿ naniesienia wzmianki marginesowej. Akty stanu cywilnego sporz¹dzane s¹ w ksiêgach -oddzielnych dla ka dego rodzaju aktów. Na bie ¹co przesy³ane s¹ stosowne zawiadomienia o ka dej zmianie stanu cywilnego do innych urzêdów i organów ewidencji ludnoœci. Po zakoñczeniu roku kalendarzowego dokonuje siê prawid³owego zamkniêcia ksi¹g poprzez wpisanie po ostatnim sporz¹dzonym akcie stanu cywilnego stosownej adnotacji. 2. Wydane decyzje administracyjne w okresie objêtym kontrol¹ wydano ³¹cznie 29 decyzji administracyjnych z zakresu rejestracji stanu cywilnego z czego 2007 art. 28 Prawa o a.s.c art. 36 Prawa o a.s.c 2 3 ': ~

4 Podczas kontroli zbadano nastêpuj¹ce decyzje administracyjne wydane w kontrolowanym okresie -wydane na podstawie art. 28 Prawa o a.s.c. 007; 807; 208 -wydane na podstawie art. 73 Prawa o a.s,c. 07; 207; 307; 08 -wydane na podstawie art. 36 Prawa o a.s.c. 307; 207 Zgodnie z ogóln¹ zasad¹ prawdy obiektywnej, oczywiste b³êdy wystêpuj¹ce w aktach stanu cywilnego prostowane s¹ na podstawie art. 28 Prawa o aktach stanu cywilnego. W³aœciwie stosowany jest przepis art. 28 Prawa o a.s.c, bêd¹cy podstaw¹ sprostowania oczywistego b³êdu pisarskiego w akcie stanu cywilnego i prawid³owo oceniony materia³ dowodowy. W³aœciwie stosowany jest przepis art. 73 Prawa o a.s.c., dotycz¹cy wpisywania zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksi¹g. Zgodnie z obowi¹zuj¹c¹ zasad¹ zupe³noœci w wiêkszoœci, akty wpisane do polskich ksi¹g w trybie art. 73 Prawa o a.s.c zostaj¹ uzupe³niane na podstawie art. 36 Prawa o a.s.c. Jednak e w dwóch przypadkach po dokonaniu transkrypcji pozostawiono nie uzupe³niony akt Postêpowania administracyjne prowadzone s¹ z zachowaniem terminów okreœlonych wart. 35 K.p.a., za³atwiane bez zbêdnej zw³oki. W kontrolowanych sprawach stwierdzono uchybienia w zakresie przestrzegania przepisów Kodeksu postêpowania administracyjnego, a mianowicie: w jednej sprawie brak jest dokumentów œwiadcz¹cych o udziale w tocz¹cym siê postêpowaniu drugiej strony oraz skierowaniu do niej decyzji, w paru przypadkach w sentencjach wydanych decyzji transkrybowanych wskazano nieaktualne Ÿród³o prawa. dotycz¹cych aktów w badanym okresie wydano jedno zaœwiadczenie w trybie art. 7 Prawo o a.s.c. stwierdzaj¹ce, e zgodnie z prawem polskim nie ma przeszkód aby osoba, której zaœwiadczenie dotyczy zawar³a ma³ eñstwo za granic¹. Wydano 86 zaœwiadczeñ w trybie art. 4 k.r.i.o. (w tym w 2007 r. -49, w 2008 f. -37). Wp³yw zaœwiadczeñ do Urzêdu Stanu Cywilnego -wydanych w trybie art. 4 Kodeksu rodzinnego i opiekuñczego -od osób duchownych jest potwierdzany pieczêci¹ urzêdu gminy z dat¹ wp³ywu, liczb¹ dziennika i podpisem. W zakresie spraw konsularnych w okresie od stycznia 2007 f. do dnia 2 lipca 2008 f. -nie za³atwiono adnej sprawy. Wydawane s¹ wielojêzyczne odpisy aktów stanu cywilnego, zgodnie z konwencj¹ nr 6 IW Ksiêgi stanu cywilnego oraz akty zbiorowe przechowywane s¹ w odrêbnym archiwum ~ ~

5 sprzêtu przeciwpo arowego. Sala œlubów jest. W kontrolowanym okresie nie :Wydano decyzji z usta:wy z dnia 5 listopada 956 r. o zmianie imion i nazwisk. Prawo o aktach stanu cywilnego, oraz ustawy Kodeks postêpowania administracyjnego. Fakt kontroli zosta³ wpisany w ksi¹ ce kontroli pod poz. Nr Kierownikowi kontrolowanej jednostki przys³uguje, przed podpisaniem protoko³u kontroli prawo zg³aszania umotywowanych zastrze eñ, co do ustaleñ zawartych w protokole. Zastrze enia nale y zg³osiæ na piœmie organowi zarz¹dzaj¹cemu kontrolê w terminie otrzymania protoko³u kontroli. 4 dni od wy]asruerua te] odmowy. beega TURA ÓDZKIEGO URZÊDU WOJEWÓDZKIEGO W PIOTRKOWIE TRYBUNASKIM ~7..'W) Piotrków Tryb. III. Sienkiewicza 6 A odpis IW m,ar Roman - ~ {..~.~7 ;.:?~' Podpis osoby kontroluj¹cej STARSZYJNSPEKTOR! JliOJEW9PZKJ r, ~ " s M 't' J<.r³-- '"l ~ AG. O{ ~.'!.CJ'.,.¹.!(¹~~~(~"-(I:, :<.ti2{;)f!'. "'- Miejscowoœæ, dnia