KASA. AutoStacja (ver ) Wersja 6.00

Transkrypt

1 KASA AutoStacja (ver ) Wersja /24

2 SPIS TREŚCI SPIS TREŚCI Rodzaje rejestrów pienięŝnych dostępnych w systemie Autostacja Tworzenie, edycja oraz zatwierdzanie dokumentów wpłat KP (Kasa Przyjęła) Tworzenie wpłat zaliczkowych Tworzenie wpłat rozliczających rozrachunki Tworzenie, edycja oraz zatwierdzanie dokumentów wpłat KW (Kasa Wydała) Zamykanie rejestrów pienięŝnych Zatwierdzanie dokumentów sprzedaŝy Zmiana formy płatności na zatwierdzonym dokumencie sprzedaŝy Operacje na fakturach zaliczkowych Tworzenie faktur zaliczkowych Wystawienie faktury zaliczkowej z poziomu kartoteki dokumentów sprzedaŝy Wystawienie faktury zaliczkowej w trakcie ewidencjonowania dokumentu wpłaty KP Wystawienie faktury zaliczkowej do istniejącego zobowiązania Wystawienie faktury zaliczkowej do istniejącego zamówienia klienta Rozliczanie faktury zaliczkowej Wprowadzenie faktury zaliczkowej w celu rozliczenia na pozycji dokumentu sprzedaŝy Wprowadzenie faktury zaliczkowej poprzez wybór rozrachunków pozabilansowych w sekcji Rozliczenie faktury Utworzenie dokumentu sprzedaŝy do faktur zaliczkowych Wystawienie korekty faktury zaliczkowej /24

3 1. Rodzaje rejestrów pienięŝnych dostępnych w systemie Autostacja3 Wszystkie wpłaty i wypłaty, w zaleŝności od formy płatności, ewidencjonowane są w jednym z trzech rejestrów pienięŝnych. Typ operacji pienięŝnej decyduje o rejestrze, w którym dana operacja będzie odnotowana. W systemie wyróŝnić moŝna trzy typy rejestrów: Rejestr gotówkowy dotyczy wpłat i wypłat gotówki w kasie. Rejestr bankowy dotyczy przelewów odbywających się w ramach kont bankowych ASO. Inne płatności dotyczy wszystkich innych operacji pienięŝnych (np. czeki, karty płatnicze itp). PoniŜsza ilustracja przedstawia miejsce, z poziomu którego wywoływane są wymienione powyŝej rejestry pienięŝne. Po dokonaniu wyboru jednego z rodzajów rejestrów pienięŝnych z przedstawionej powyŝej listy na ekranie pokaŝe się jego okno. Okna poszczególnych rejestrów w systemie Autostacja3 wyglądają niemal identycznie. Zawierają one wszystkie dokumenty wpłat i wypłat dotyczących danego rejestru pienięŝnego. Poszczególne ich pozycje traktowane są w systemie jako dokumenty. 3/24

4 Podstawowymi operacjami dotyczącymi rejestrów pienięŝnych są: Tworzenie dokumentów wpłat. Tworzenie dokumentów wypłat. Tworzenie wydruków raportów pienięŝnych. 2. Tworzenie, edycja oraz zatwierdzanie dokumentów wpłat KP (Kasa Przyjęła) Aby utworzyć dokument wpłaty, naleŝy wywołać wybrany rejestr pienięŝny, a następnie nacisnąć przycisk Wpłata. Spowoduje to wyświetlenie okna edycji wpłaty, przedstawionego na poniŝszej ilustracji. 4/24

5 W celu wprowadzenia jej do rejestru pienięŝnego konieczne jest wypełnienie następujących pól, znajdujących się na zakładce 1. Dokument wpłaty : Raport pienięŝny określenie raportu kasowego w obszarze, w którym ma odbyć się operacja. Kontrahent dane kontrahenta, którego wpłata jest w danym momencie ewidencjonowana. Kod ewidencyjny określenie rodzaju wpłaty. Wpłata wartość ewidencjonowanej wpłaty. Kolejnym krokiem w opisywanym procesie powinno być sprecyzowanie, czy wpłacana kwota jest zaliczką, czy teŝ jest to wpłata rozliczająca rozrachunek kontrahenta. Odbywa się to przez zaznaczenie jednej z dwóch dostępnych opcji (w pierwszym przypadku pola wyboru Zaliczka, natomiast w drugim Rozliczający rozrachunki ). W przypadku kiedy wpłata nie jest ani zaliczką, ani rozliczeniem rozrachunku, po wypełnieniu pół wymagalnych na zakładce 1. Dokument wpłaty i naciśnięciu przycisku Kontynuuj, następuje przejście na zakładkę 3. Dokument. Na zakładce tej naleŝy wypełnić pole Tytuł. W celu wydrukowania dokumentu wpłaty naleŝy zaznaczyć pole wyboru o nazwie Wydrukuj, a następnie kontynuować proces wprowadzania wpłaty za pomocą przycisku Kontynuuj. Po wykonaniu tej operacji na ekranie wyświetlone zostanie zapytanie. Kliknięcie myszką przycisku Tak spowoduje nadanie unikalnego numeru dokumentowi wpłaty oraz dopisanie tego dokumentu do raportu kasowego. W dalszej części tego rozdziału opisane zostaną metody tworzenia wpłat zaliczkowych i rozliczających rozrachunki. 5/24

6 2.1. Tworzenie wpłat zaliczkowych Po zaznaczeniu pola wyboru Zaliczka, wyróŝniającego wpłaty zaliczkowe, naleŝy podać termin jej rozliczenia, kod ewidencyjny wpłaty oraz kwotę zaliczki. NaleŜy takŝe określić rodzaj wprowadzanej zaliczki poprzez wybór jednej spośród trzech dostępnych opcji: Wyznacz kwotę na podstawie wybranego zamówienia. Rozlicz zamówienie do wartości wprowadzonej kwoty. Pozostałe. Po wyborze pierwszej opcji (czyli wyznaczania kwoty na podstawie wybranego zamówienia), a następnie zatwierdzeniu jej za pomocą przycisku Kontynuuj następuje automatyczne przejście do zakładki 2. Zamówienia klienta. Na zakładce tej naleŝy dokonać wyboru zamówienia klienta zawierającego wymagalność wpłaty zaliczki. Wybór ten dokonywany jest poprzez postawienie znacznika w kolumnie R przy wybranym zamówieniu. Po dokonaniu wyboru zamówienia podpowiada się kwota wpłaty dobrana na podstawie danych wprowadzonych na zamówieniu. JeŜeli jest ona zgodna z tym, co deklaruje klient, naleŝy nacisnąć przycisk Kontynuuj. Dalsze operacje konieczne do zatwierdzenia dokumentu wpłaty zaliczkowej są identyczne z tymi, które opisane zostały w przypadku wpłaty ogólnej (nie dotyczącej ani zaliczki, ani teŝ rozliczenia rozrachunków kontrahenta). Po zaznaczeniu pola wyboru Rozlicz zamówienie do wartości wprowadzonej kwoty, podobnie jak w opisanym wcześniej przypadku, konieczne jest dokonanie wyboru zamówienia z listy (zakładka 2. Zamówienia klienta ), które dana wpłata będzie rozliczała. Następnym krokiem będzie określenie wartości dokonywanej wpłaty. Wszystkie kolejne operacje wykonywane są analogicznie jak powyŝej. Przy wykorzystaniu trzeciej opcji, czyli po zaznaczeniu pola wyboru Pozostałe, nie jest dokonywany wybór zamówienia. Określenie kwoty wpłaty następuje w obrębie zakładki 1. Dokument wpłaty. Kolejne operacje wykonywane są analogicznie jak w opisie powyŝej. 6/24

7 2.2. Tworzenie wpłat rozliczających rozrachunki W przypadku dokonania wyboru pola Rozliczający rozrachunki następnym krokiem powinno być wybranie jednej z wymienionych poniŝej opcji: Wyznacz kwotę na podstawie wybranych rozrachunków. Rozlicz rozrachunki do wartości wprowadzonej kwoty. Po wybraniu pierwszej opcji naleŝy nacisnąć przycisk Kontynuuj, co spowoduje przejście na zakładkę o nazwie 2. Rozrachunki i z dostępnej tam listy wybrać rozrachunki, które dana wpłata ma rozliczyć (klikając lewym przyciskiem myszy w kolumnie R ). Pola znajdujące się powyŝej wypełniane są automatycznie po zaznaczeniu wybranych przez uŝytkownika rozrachunków. W przypadku wybrania drugiej opcji naleŝy w polu o nazwie Wpłata wprowadzić wartość, która posłuŝy do rozliczenia wybranych rozrachunków. Następnie na zakładce 2. Rozrachunki naleŝy wybrać z listy te rozrachunki, które mają zostać rozliczone. Po wypełnieniu wszystkich pól i kliknięciu przycisku Kontynuuj na ekranie pojawi się poniŝsze zapytanie. Po jego zatwierdzeniu dokumentowi wpłaty zostaje nadany unikatowy numer. 7/24

8 3. Tworzenie, edycja oraz zatwierdzanie dokumentów wpłat KW (Kasa Wydała) W celu stworzenia w systemie dokumentu wpłaty naleŝy wywołać wybrany rejestr pienięŝny, a następnie nacisnąć przycisk Wypłata. Spowoduje to wyświetlenie okna edycji wypłaty, przedstawionego na poniŝszej ilustracji. W celu dokonania poprawnej ewidencji dokumentu wypłaty w systemie konieczne jest wypełnienie następujących pól znajdujących się na zakładce 1. Dokument wypłaty : Raport pienięŝny określenie raportu kasowego w obszarze, w którym ma odbyć się operacja. Kontrahent dane kontrahenta, którego wypłata jest w danym momencie ewidencjonowana. Kod ewidencyjny określenie rodzaju wypłaty. Wpłata wartość ewidencjonowanej wypłaty. Następnie naleŝy określić, czy wypłacana kwota jest zaliczką, czy teŝ rozliczeniem rozrachunku. Wprowadzenie dokumentu wypłaty przebiega tak samo, jak wprowadzenie wpłaty opisane w poprzednim rozdziale. 4. Zamykanie rejestrów pienięŝnych Obroty w kaŝdej kasie podlegają okresowej kontroli. W tym celu sporządzany jest raport pienięŝny (kasowy) opisujący wszelkie operacje wykonane w pewnym czasie na wskazanej kasie. Stan końcowy poprzedniego raportu jest zarazem stanem początkowym kolejnego. Raport moŝe znajdować się w jednym z dwóch wymienionych poniŝej stanów: 8/24

9 Raport Otwarty raport, w którym moŝna dokonywać zmian (tworzyć nowe dokumenty wpłat/wypłat, edytować istniejące lub usunąć dokument ostatnio wprowadzony). Raport Zamknięty raport, w którym nie ma moŝliwości dokonywania Ŝadnych zmian. Raport kasowy zawierać moŝe tylko dwa rodzaje dokumentów: KP (kasa przyjęła dokument przyjęcia wpłaty). KW (kasa wydała dokument wypłaty). W celu zamknięcia raportu kasowego naleŝy kliknąć przycisk Operacje, a następnie wybrać pozycję Zamknięcie raportu pienięŝnego. Na ekranie pojawi się okno z danymi dotyczącymi zamykanego raportu; zilustrowane zostało ono na obrazie zamieszczonym poniŝej. W polu Uwagi istnieje moŝliwość wprowadzenia dodatkowych informacji na temat zamykanego raportu kasowego (np. uwagi dodatkowe dla księgowości itp.). Po zatwierdzeniu zawartych w tym oknie informacji za pomocą przycisku z symbolem akceptacji (zielona fajka ), na ekranie wyświetlona zostanie prośba o potwierdzenie chęci zamknięcia raportu pienięŝnego. Zatwierdzenie raportu kasowego spowoduje nadanie mu unikalnego numeru oraz zablokowanie moŝliwości dopisywania do niego nowych dokumentów kasowych. W oknie kaŝdego z rejestrów dostępne są funkcje umoŝliwiające: Przeglądanie oraz wyszukiwanie poszczególnych dokumentów pienięŝnych za pomocą paska filtrów. 9/24

10 Przejście do innych ewidencji po kliknięciu przycisku Inne ewidencje na ekranie pojawi się lista dostępnych ewidencji. Usuwanie oraz modyfikację zawartych w danym (nie zakończonym) raporcie kasowym dokumentów w tym celu naleŝy zaznaczyć dokument, który powinien być zmieniony lub usunięty, a następnie wykorzystać jeden ze standardowych przycisków modyfikujących ( Nowy lub Usuń ). NaleŜy jednak pamiętać, iŝ usuwać moŝna jedynie ostatnio wprowadzony dokument kasowy, natomiast aby dokonać edycji dokumentu, konieczne jest wykorzystanie przycisku Odblokuj w oknie edycji dokumentu kasowego. Drukowanie dokumentów kasowych naleŝy odnaleźć określony dokument wpłaty bądź wypłaty, następnie przejść do jego edycji i nacisnąć przycisk Raporty. Jeśli natomiast konieczne jest wykonanie wydruku raportu kasowego, naleŝy go najpierw odnaleźć przy wykorzystaniu filtra, a następnie zaznaczyć dowolną jego część i nacisnąć przycisk Raporty. Tworzenie nowego Rejestru pienięŝnego bank odbywa się w całkiem inny sposób niŝ przy rejestrach gotówkowych oraz innych form płatności. Aby dodać nowy rejestr, naleŝy wybrać funkcję Dodanie nowego wyciągu bankowego. Znajduje się ona na liście rozwijanej dostępnej z poziomu przycisku Operacje (moŝna ją wykonywać po wejściu do rejestru pienięŝnego bank). 5. Zatwierdzanie dokumentów sprzedaŝy Ostatnią czynnością w procesie tworzenia dokumentu sprzedaŝy jest jego zatwierdzenie. Polega ono na określeniu wysokości wpłaty i trybu jej dokonania, ewentualnym rozliczeniu zaliczek kontrahenta oraz określeniu dokumentów, które zostaną wydrukowane w momencie jego zatwierdzenia. UŜytkownik rozpoczyna zatwierdzanie dokumentu sprzedaŝy od kliknięcia przycisku Zatwierdź. Zostaje wyświetlone okno Zatwierdzanie dokumentu sprzedaŝy. 10/24

11 W sekcji Rozliczenia z kontrahentem znajdują się pola pozwalające uŝytkownikowi na podjęcie decyzji, czy moŝe kontynuować proces zatwierdzania dokumentu, czy teŝ nie. Są to: Aktualna kwota nierozliczonych naleŝności kontrahenta wynosi: pole informujące, ile wynosi wartość nierozliczonych naleŝności kontrahenta. Dopuszczalny limit nierozliczonych naleŝności kontrahenta wynosi: pole informujące o dopuszczalnym pułapie wartości nierozliczonych naleŝności. Limit ten jest określany w kartotece kontrahenta, w zakładce Dane dodatkowe. Kontrahent posiada nierozliczone zobowiązania (zaliczki) na kwotę: pole informujące o wartości ewentualnych zaliczek wpłaconych przez kontrahenta Dane w polu Kontrahent dotyczą klienta, dla którego wystawiana jest konkretna faktura. Pole Uwagi do kasy dedykowanej jest przeznaczone na adnotacje związane z kasą dedykowaną. W dolnej zakładce 1. Rozliczenie zamieszczane są informacje na temat dokumentów pienięŝnych, jakie zostaną utworzone w momencie zatwierdzenia dokumentu sprzedaŝy. Kolumna R oznacza, iŝ utworzony zostanie rozrachunek, natomiast kolumna A, Ŝe zostanie on automatycznie rozliczony (zaleŝne jest to od bieŝącej konfiguracji systemu Autostacja3). W kolejnym kroku uŝytkownik przechodzi do kolejnych zakładek przy uŝyciu przycisku Kontynuuj. UŜycie przycisku Wstrzymaj powoduje zaniechanie zatwierdzania dokumentu. Zakładki są otwierane w porządku ich numeracji. W opisie kaŝdej zakładki zawarto warunki, pod którymi są one otwierane. Na zakładce 2. Wydruki istnieje moŝliwość określenia, jakie wydruki zostaną utworzone w momencie zatwierdzenia dokumentu sprzedaŝy. 11/24

12 6. Zmiana formy płatności na zatwierdzonym dokumencie sprzedaŝy Po zatwierdzeniu dokumentu sprzedaŝy i dokonaniu automatycznych wpłat do rejestrów pienięŝnych istnieje jeszcze moŝliwość zmiany formy płatności. W tym celu naleŝy odnaleźć zatwierdzony dokument w kartotece dokumentów sprzedaŝy, zaznaczyć go i skorzystać z funkcji Zmiana formy płatności dostępnej pod przyciskiem Operacje, umieszczonym na kartotece dokumentów sprzedaŝy. W wyniku wywołania funkcji system podejmuje jedną z dwóch decyzji: Nieuprawnione uŝycie funkcji skutkuje wyświetleniem poniŝszego komunikatu. Uprawnione uŝycie (dokument zawiera przynajmniej jedną formę płatności automatyczną) otwierane jest okno z listą dostępnych rozliczeń do zmiany. W powyŝszym oknie uŝytkownik ma moŝliwość zmiany głównej formy płatności, wybierając docelowy sposób zapłaty z listy w polu Docelowy. Zmiana głównego sposobu zapłaty kończy się poniŝszym komunikatem. Zmiana docelowego sposobu zapłaty powoduje zmianę sposobu zapłaty na zakładce Dane podstawowe dokumentu sprzedaŝy nie modyfikuje rozrachunków ani dokumentów wpłaty. 12/24

13 Zmiany form płatności dla poszczególnych pozycji rozliczeń dokumentu sprzedaŝy dokonywane są w tabeli Rozliczenie zapłaty. Zmiana pozycji rozliczeń skutkuje usunięciem wystawionych dokumentów wpłat/wypłat związanych z dokumentem sprzedaŝy (pod warunkiem, Ŝe dokument pienięŝny jest ostatni w rejestrze) i utworzeniem nowych dokumentów wpłat w innym rejestrze pienięŝnym. Wiersze tabeli Rozliczenie zapłaty odpowiadają dokumentom wpłaty powiązanym z dokumentem sprzedaŝy. Tabela Rozliczenie zapłaty zawiera kolumny nie podlegające edycji: Data rozliczenia data rozliczenia rozrachunku. Opis tytuł rozrachunku, zazwyczaj numer dokumentu KP. Wartość wartość rozrachunku. Zapłata Było obecny sposób płatności. W tabeli tej istnieją równieŝ kolumny, dla których wartości w poszczególnych wierszach moŝna wybierać z listy: Zapłata Powinno być - lista dostępnych form płatności. Raport pienięŝny - lista raportów pienięŝnych. Zmianie formy płatności podlegają tylko pozycje rozliczeń z formą płatności oznaczoną na dokumencie sprzedaŝy jako automatyczna (np. gotówka, karta płatnicza). Pozycje rozliczeń z nieautomatyczną formą płatności (np. przelew) wyświetlane są w tabeli Rozliczenie zapłaty w kolorze szarym i nie moŝna ich edytować. Zmianę formy płatności dla pozycji rozliczeń dokonuje się, wybierając docelową formę płatności w kolumnie Zapłata-Powinno być i raport pienięŝny, w którym ma być wystawiony nowy dokument wpłaty w kolumnie Raport pienięŝny. Wybrany Raport pienięŝny musi odpowiadać wybranej formie płatności, aby moŝliwe było zapisanie wprowadzonych modyfikacji. Wybór niewłaściwego raportu pienięŝnego, np. Raport kart płatniczych dla formy płatności gotówka, skutkuje odpowiednim komunikatem ostrzegawczym. 13/24

14 JeŜeli raporty są zgodne z wybranym typem płatności, system wyświetli podsumowanie i zaproponuje potwierdzenie lub wstrzymanie operacji. W powyŝszym oknie system sygnalizuje, które formy płatności ulegną zmianie i jakie przyjmą wartości. Jednocześnie uŝytkownik jest informowany o warunkach, przy jakich zmiana ta będzie moŝliwa. Komunikat Operacja zakończy się sukcesem pod warunkiem, Ŝe nie zdefiniowano krzyŝowej zmiany formy płatności oznacza sytuację, kiedy np. dokument zawiera dwa rozliczenia zapłaty z formami płatności automatycznymi. UŜytkownik zmienił formę płatności pierwszego rozliczenia na formę płatności drugiego i odwrotnie drugiego na formę płatności pierwszego. Wciśnięcie klawisza Wstrzymaj spowoduje powrót do edycji okna zmiany form płatności rozliczeń dokumentu. Wciśnięcie klawisza Kontynuuj spowoduje wykonanie zamierzonej operacji (oczywiście tylko w sytuacji, kiedy jest ona moŝliwa). W tej sytuacji, jak równieŝ w innej, nie pozwalającej na zmianę formy płatności któregokolwiek z rozliczeń dokumentu, system sygnalizuje poniŝszym komunikatem. Wykonanie wszystkich operacji poprawnie sygnalizowane jest innym komunikatem. 14/24

15 JeŜeli istnieje moŝliwość zmiany rozliczenia płatności dla dokumentu, czyli wpłaty są ostatnimi w danym raporcie pienięŝnym, system usunie dokument wpłaty i utworzy nową wpłatę w wybranym raporcie pienięŝnym. W oknie komunikatu ukaŝe się informacja dotycząca zmienianych form płatności oraz dokumentu kasowego, którego będą dotyczyły. Ponadto w oknie zawarte zostały wzmianki informujące uŝytkownika o warunkach wykonania operacji (wymaganie ostatniej wpłaty oraz brak moŝliwości zdefiniowania płatności krzyŝowych). W oknie Zmiany formy płatności pojawia się równieŝ ostrzeŝenie informujące o braku moŝliwości wykonania operacji zmiany formy płatności. Podobnie rzecz się ma w przypadku próby zmiany formy płatności, której poprzednią formą był przelew. Fakt ten równieŝ jest sygnalizowany za pomocą odpowiedniego komunikatu. Raport pienięŝny, do którego naleŝała wpłata dokumentu sprzedaŝy musi być otwarty. Nie ma moŝliwości zmiany dwóch pozycji rozliczenia jednocześnie, np. dwóch pozycji gotówkowych w jednym kroku. Jeśli dokumenty wpłaty są ostatnimi dokumentami w raporcie pienięŝnym, naleŝy najpierw zmienić ostatni dokument KP w kolejności i dokonać zapisu, a potem wykonać kolejną zmianę formy płatności dla drugiej pozycji rozliczenia. Nie ma moŝliwości dokonania krzyŝowej zmiany formy płatności. PoniŜszy obraz ilustruje taką właśnie sytuację. 15/24

16 W przypadku zmiany pozycji rozliczenia GOTÓWKA związanej z KP163/05 i jednocześnie pozycji rozliczenia KARTA PŁATNICZA związanej z KP/81/05, pomimo Ŝe rozliczenia związane są z ostatnimi dokumentami wpłat w rejestrze, system dokona tylko pierwszej zmiany. Dokument KP/163/05 zostanie usunięty a utworzony IP/82/05. Pozycja IP/81/05 pozostanie bez zmian. 7. Operacje na fakturach zaliczkowych 7.1. Tworzenie faktur zaliczkowych Dokument faktury zaliczkowej jest umową, na podstawie której powstaje zobowiązanie rozliczenia zaliczki podczas dokonywania w przyszłości sprzedaŝy, np. towarów. Występują cztery metody pozwalające na wystawienie dokumentu faktury zaliczkowej Wystawienie faktury zaliczkowej z poziomu kartoteki dokumentów sprzedaŝy Po przejściu do okna głównego kartoteki dokumentów sprzedaŝy, w celu utworzenia nowego dokumentu konieczne jest kliknięcie myszką przycisku Nowy, bądź teŝ wciśnięcie klawisza F3 na klawiaturze. Spowoduje to wywołanie na ekranie okna edycji nowego dokumentu sprzedaŝy. 16/24

17 NajwaŜniejszymi polami edycyjnymi, które naleŝy wypełnić są: Sposób zapłaty. Rodzaj dokumentu z listy rozwianej naleŝy wybrać odpowiedni rodzaj faktury zaliczkowej (zaliczka na części, samochody lub usługi). Faktura dla w polu tym konieczne jest wprowadzenie danych kontrahenta, dla którego przeznaczony będzie dokument sprzedaŝy. Kolejnym krokiem jest przejście do górnej zakładki o nazwie Pozycje, a następnie wprowadzenie pozycji zaliczki na dokument sprzedaŝy. Odbywa się to przez wykorzystanie przycisku Nowy dostępnego w ramach omawianej zakładki. Na ekranie pojawi się okno edycji pozycji dokumentu sprzedaŝy. W ramach tego okna naleŝy uzupełnić następujące informacje: Nazwa pozycji. Ilość sztuk danej pozycji. Cenę jednostkową wartość brutto przyjmowanej zaliczki. Kod ewidencyjny rodzaj wprowadzanej zaliczki. Stawkę podatku VAT. Po wypełnieniu pól wymagalnych naleŝy zapisać nową pozycję (korzystając z przycisku Zapisz znajdującego się w lewym górnym rogu okna edycji pozycji dokumentu sprzedaŝy). Dla tworzonej właśnie faktury zaliczkowej istnieje moŝliwość wyboru zamówienia klienta, do którego jest wpłacana zaliczka. Wybór powiązanego zamówienia dodatkowo pozwala na wydruku faktury pokazać towary z zamówienia, do których jest wpłacana zaliczka. Wiązanie faktury z zamówieniem klienta moŝna wykonać, poprzez wybór odpowiedniej funkcji z poziomu listy, dostępnej po naciśnięciu przycisku Operacje na górnej zakładce Nagłówek. 17/24

18 Jeśli klient Ŝyczy sobie wykonania wydruku faktury przed zatwierdzeniem (bez numeru) w celu sprawdzenia prawidłowości danych na dokumencie, naleŝy nacisnąć przycisk Raporty. Gdy uzupełnione zostaną wszystkie niezbędne dane, konieczne jest zatwierdzenie faktury za pomocą przycisku Zatwierdź. W zaleŝności od konfiguracji nowo powstały dokument sprzedaŝy zostanie przekazany do kasy dedykowanej lub pojawi się okno rozliczenia faktury. Przy próbie zatwierdzenia faktury zaliczkowej, dla której zostały wybrane róŝne formy płatności pojawi się następujący komunikat Wystawienie faktury zaliczkowej w trakcie ewidencjonowania dokumentu wpłaty KP Podczas tworzenia dokumentu wpłaty, po wybraniu opcji Zaliczka na zakładce 1. Dokument wpłaty, na trzeciej zakładce 3. Dokument istnieje moŝliwość automatycznego utworzenia POTEM-owej faktury zaliczkowej do ewidencjonowanej wpłaty. Odbywa się to poprzez zaznaczenie pola Rodzaj faktury zaliczkowej i wybranie odpowiedniego szablonu dokumentu. Nazwa pozycji na fakturze utworzona zostaje na podstawie opisu umieszczonego w tytule dokumentu KP. Wartością brutto faktury jest wartość wpłaty. Pozostałe operacje dotyczące zatwierdzania dokumentu faktury zaliczkowej zostały opisane w poprzednim punkcie. 18/24

19 Wystawienie faktury zaliczkowej do istniejącego zobowiązania JeŜeli w kartotece rozrachunków istnieje zobowiązanie, które jest nierozliczoną zaliczką, to po wyborze funkcji Utwórz faktury zaliczkowe na rozwijanej liście dostępnej z poziomu przycisku Operacje pojawi się okno wyboru typu faktury zaliczkowej. Po dokonaniu wyboru i naciśnięciu przycisku akceptacji nastąpi utworzenie dokumentu faktury zaliczkowej. Dane dotyczące kontrahenta oraz dane dotyczące pozycji pobierane są z zobowiązania, do którego wystawiany jest dany dokument faktury zaliczkowej. Pozostałe operacje dotyczące zatwierdzania dokumentu faktury zaliczkowej zostały opisane w pierwszym punkcie Wystawienie faktury zaliczkowej do istniejącego zamówienia klienta Pierwszym krokiem w omawianym procesie jest odnalezienie zamówienia klienta z wymagalnością wpłaty zaliczki. Po odnalezieniu zamówienia klienta i jego zaznaczeniu naleŝy wybrać funkcję Utwórz fakturę zaliczkową na rozwijanej liście dostępnej z poziomu przycisku Operacje. Pojawi się okno wyboru typu faktury zaliczkowej. Po dokonaniu wyboru i naciśnięciu przycisku akceptacji nastąpi utworzenie dokumentu faktury zaliczkowej. Dane kontrahenta oraz dane dotyczące pozycji pobierane są z zamówienia, do którego wystawiany jest dokument faktury zaliczkowej. Pozostałe operacje dotyczące zatwierdzania dokumentu faktury zaliczkowej zostały opisane w pierwszym punkcie Rozliczanie faktury zaliczkowej System Autostacja3 udostępnia mechanizm rozliczania faktur zaliczkowych. Polega on na rozliczaniu faktur zaliczkowych na finalnym dokumencie sprzedaŝy. Zaletą takiego 19/24

20 rozwiązania jest brak konieczności korygowania faktur zaliczkowych (pod warunkiem, Ŝe wartości wynikające z pozycji faktury końcowej dla poszczególnych stawek VAT będą większe niŝ pozycje dla tych stawek na fakturze zaliczkowej) przed wystawieniem końcowego dokumentu sprzedaŝy. Istnieją trzy sposoby rozliczenia faktur zaliczkowych Wprowadzenie faktury zaliczkowej w celu rozliczenia na pozycji dokumentu sprzedaŝy W celu wprowadzenia faktury zaliczkowej na dokument sprzedaŝy, naleŝy otworzyć go do edycji, a następnie na zakładce Pozycje wybrać na rozwijanej liście funkcję Wprowadź fakturę zaliczkową. Rozwijana lista pojawia się po naciśnięciu przycisku Operacje. W wyniku wykonania opisanej czynności na ekranie zostanie wyświetlona kartoteka dokumentów sprzedaŝy (w trybie wyboru) z ustawionymi na podstawie pola z dokumentu sprzedaŝy kompensuj zobowiązania od filtrami: Tylko nierozliczone faktury zaliczkowe oraz Kontrahenta. Podczas zatwierdzania dokumentu sprzedaŝy rozliczającego fakturę zaliczkową wystawioną na innego kontrahenta pojawi się komunikat jak na rysunku poniŝej. Na dokumencie zostanie utworzona pozycja z faktury zaliczkowej z ujemną wartością. 20/24

21 Następnie naleŝy dokonać edycji dokumentu sprzedaŝy w sposób uzaleŝniony od jego rodzaju Wprowadzenie faktury zaliczkowej poprzez wybór rozrachunków pozabilansowych w sekcji Rozliczenie faktury W celu wprowadzenia faktury zaliczkowej na dokument sprzedaŝy naleŝy otworzyć go do edycji, następnie na dolnej zakładce Rozliczenie, w sekcji Rozliczenie faktury, dokonać wyboru odpowiedniej pozycji (spośród rozrachunków pozabilansowych wynikających z faktur zaliczkowych). Po zaznaczeniu rozrachunku, naleŝy wybrać na rozwijanej liście funkcję Wprowadź pozycję faktury zaliczkowej. Rozwijana lista pojawia się po naciśnięciu przycisku Operacje. W wyniku wykonania tej operacji pojawia się na dokumencie sprzedaŝy pozycja faktury zaliczkowej z wartością ujemną. Następnie naleŝy dokonać edycji dokumentu sprzedaŝy w sposób uzaleŝniony od jego rodzaju Utworzenie dokumentu sprzedaŝy do faktur zaliczkowych Sposób ten jest dedykowany dla dokumentów sprzedaŝy, z wyłączeniem faktur za samochody oraz faktur rozliczających zlecenia. W przypadku takich dokumentów moŝliwe jest rozliczenie faktur zaliczkowych poprzez sposoby opisane w punkcie pierwszym i drugim. Po wybraniu z kartoteki dokumentów sprzedaŝy faktur zaliczkowych, które mają zostać rozliczone, naleŝy skorzystać z przycisku Operacje i wybrać na rozwijanej liście funkcję o nazwie Dokument sprzedaŝy do faktur zaliczkowych. Utworzony zostanie dokument sprzedaŝy z wprowadzonymi pozycjami z wybranych faktur zaliczkowych ze znakiem. Kolejnym krokiem będzie przeprowadzenie edycji nowo powstałego dokumentu sprzedaŝy w sposób uzaleŝniony od jego rodzaju. Uwagi dodatkowe: 21/24

22 W trakcie dokonywania selekcji faktur zaliczkowych do rozliczenia nie jest konieczne zaznaczanie na kartotece kontrahenta opcji MoŜliwość kompensaty wszystkich typów rozrachunków. Funkcja Dokument sprzedaŝy do faktur zaliczkowych, przy zaznaczeniu kilku faktur zaliczkowych, dokonuje sprawdzenia zgodności pól płatnik kontrahent. Nie pozwala to na utworzenie dokumentu sprzedaŝy dla faktur zaliczkowych wystawionych dla róŝnych kontrahentów. Podczas zatwierdzania dokumentu sprzedaŝy rozliczającego faktury zaliczkowe sprawdzana jest suma wartości pozycji dokumentu dla poszczególnych stawek VAT. JeŜeli wartość zaliczek dla danej stawki VAT przewyŝsza wartość pozycji dla tej stawki, a w sumie wartość podatku VAT dla danej stawki na tym dokumencie jest ujemna, to zatwierdzenie dokumentu nie będzie moŝliwe. W związku z rozliczeniem zaliczki fiskalizacji będzie podlegało saldo wartości dla poszczególnych stawek VAT. Liczba pozycji będzie wynikała z liczby stawek VAT uŝytych na dokumencie sprzedaŝy. Nazwa pozycji paragonu będzie następująca: [Numer faktury] [symbol stawki VAT]. Korekta dokumentu sprzedaŝy rozliczającego fakturę zaliczkową. Pozycje wynikające z faktury zaliczkowej nie podlegają korekcie (zmianie). Faktury zaliczkowe po rozliczeniu dokumentem sprzedaŝy nie podlegają korekcie (nie jest moŝliwe wystawienie dokumentów korygujących) Wystawienie korekty faktury zaliczkowej Korekta sprzedaŝy to nanoszenie poprawek w stosunku do pierwotnego dokumentu sprzedaŝy. Dokument korygujący zawiera pozycje, które znajdowały się na dokumencie pierwotnym oraz pozycje po naniesieniu poprawek (np. zwrotu wpłaconej zaliczki). Pierwszym krokiem powinno być wywołanie kartoteki dokumentów sprzedaŝy. Konieczne jest wyszukanie w jej obrębie dokumentu nierozliczonej faktury zaliczkowej, do którego będzie wykonywana korekta. NaleŜy go zaznaczyć i nacisnąć przycisk Operacje. Pojawi się lista funkcji, na której konieczne jest wskazanie pozycji Dokument korygujący. Po wybraniu wymienionej wcześniej funkcji zostanie utworzony dokument korygujący sprzedaŝ. NaleŜy określić sposób płatności dokumentu korygującego, a następnie wybrać tytuł korekty. MoŜna tego dokonać poprzez wybór z rozwijanej listy znajdującej się przy polu Tytuł korekty. Kolejnym krokiem jest edycja pozycji, których lista znajduje się na zakładce Pozycje. Pozycje zaliczek, które oznaczone są kolorem czerwonym, to pozycje korygowane, natomiast pozycje oznaczone kolorem czarnym to pozycje korygujące. 22/24

23 Edytować moŝna jedynie pozycje oznaczone na czarno. JeŜeli następuje zwrot zaliczki, naleŝy edytować odpowiadającą jej pozycję dokumentu korygującego i w polu ilość wprowadzić liczbę 0. Przypadek zwrotu zaliczki. Wartość wprowadzonych korekt wyświetlona zostanie na zakładce Dane podstawowe faktury korygującej. 23/24

24 Po wykonaniu tych czynności uŝytkownik moŝe zatwierdzić dokument korygujący przy uŝyciu przycisku Zatwierdź. Podczas zatwierdzania następuje wydruk dokumentu korygującego. 24/24