Instrukcja obsługi w programie ProLider walutowych faktur zaliczkowych.

Transkrypt

1 Instrukcja obsługi w programie ProLider walutowych faktur zaliczkowych. W wersji programu ProLider została wprowadzona możliwość wystawiania faktur zaliczkowych w walucie oraz faktur korygujących do walutowych faktur zaliczkowych. Przy pierwszym uruchomieniu w wersji program automatycznie aktualizuje bazę danych do wersji Nowe typy dokumentów sprzedaży. W trakcie aktualizacji bazy danych do wersji 3.34 automatycznie są dodawane wymienione niżej nowe typy dokumentów. Symbol Nazwa SG Faktura zaliczkowa VAT - eksport / dostawa UE SGK Faktura korygująca VAT do faktury zaliczkowej eksport / dostawa UE SL Faktura zaliczkowa VAT walutowa. SLK Faktura korygująca VAT do faktury zaliczkowej VAT walutowej. 1

2 Z każdym typem dokumentu związany jest raport, który jest proponowany jako domyślny przy wywołaniu wydruku dokumentu danego typu. Dla nowo dodanych typów dokumentów program proponuje raport drukujący dokument w języku angielskim. Po wejściu w redagowanie typu dokumentu użytkownik może zmienić język domyślnego wydruku na niemiecki lub polski. 2. Ewidencje VAT dla nowych typów dokumentów. Dla każdego z nowych typów dokumentów sprzedaży przy pierwszym wejściu w wykaz tych dokumentów program proponuje założenie odrębnej ewidencji VAT. Alternatywnie użytkownik może sam utworzyć odpowiednią ewidencję dla każdego typu dokumentu jeszcze przed wejściem do wykazu dokumentów. Użytkownik może w każdej chwili zredagować nazwę i cechy każdej ewidencji. 2

3 3. Wystawianie faktur zaliczkowych. Wystawianie faktur zaliczkowych zostanie omówione na przykładzie faktur zaliczkowych walutowych VAT typu SL. Obsługa faktur zaliczkowych eksportu / dostaw UE (typu SG) jest analogiczna. 3.1 Wystawianie pierwszej faktury zaliczkowej. W wykazie Dokumenty walutowe z listy typów dokumentów wybieramy > Faktury zaliczkowe walutowe pozostałe. Znak > poprzedzający nazwę wykazu dokumentów oznacza, że są to dokumenty VAT nie generujące ruchu magazynowego. 3

4 Za pomocą przycisku Nowy ( Ctrl + N ) przechodzimy do tworzenia nowej faktury zaliczkowej. Tak jak dla zwykłych faktur walutowych VAT (typu SV) na Karcie dokumentu wprowadzamy dane kontrahenta, sprawdzamy kurs waluty (wpisywany automatycznie przez program na podstawie daty dokumentu i danych w tabeli kursów walut), a następnie redagujemy listę Pozycji wynikająca z zamówienia, do którego jest pobierana zaliczka. 4

5 W kolejnym kroku na zakładce Płatności podajemy kwotę pobieranej zaliczki. Kwota zaliczki musi być podana w walucie dokumentu. Musi być większa od zera i nie może przekraczać sumy wartości brutto obliczonej na podstawie pozycji dokumentu. Po zapisaniu dokumentu przyciskiem Zapisz możemy go wydrukować w jednym z trzech języków : polskim, angielskim lub niemieckim. Domyślny język raportu wynika z tego jaki raport został przypisany do danego typu dokumentu w słowniku Typy dokumentów. 5

6 Uwaga! 1. Wszystkie obliczenia dla faktury zaliczkowej walutowej VAT są wykonywane w walucie zaliczki. W szczególności dotyczy to kwot netto, VAT i brutto dla poszczególnych stawek VAT. Po obliczeniu kwot w walucie są one przeliczane na zł. po kursie podanym na karcie dokumentu. Dla poszczególnych stawek VAT przeliczane są kwoty brutto i VAT, zaś kwota netto w zł. dla każdej stawki jest różnicą kwot brutto i VAT. 6

7 2. Dokument pierwszej zaliczki może być redagowany do momentu wystawienia kolejnej zaliczki lub rozliczenia zaliczki (zaliczek) fakturą końcową. 3.2 Wystawianie kolejnej faktury zaliczkowej do zamówienia. Jeżeli do danego zamówienia pobierane są od klienta kolejne zaliczki to wystawiamy je wczytując dane z pierwszej faktury zaliczkowej wystawionej do danego zamówienia i podając kwotę kolejnej zaliczki. W wykazie Dokumentów walutowych wybieramy Faktury zaliczkowe walutowe pozostałe i przechodzimy do wystawiania nowego dokumentu, a następnie po sprawdzeniu na Karcie dokumentu daty dokumentu i kursu waluty przechodzimy od razu na zakładkę Pozycje i uruchamiamy przycisk Zaliczki. W okienku, które wyświetla program podajemy numer pierwszej zaliczki związanej z zamówieniem oraz (opcjonalnie) kwotę zaliczki, dla której wystawiamy bieżący dokument. Jeżeli podany numer był poprawny to program wyświetla dane odnalezionego dokumentu oraz informację o wszystkich pobranych do tej pory zaliczkach. 7

8 Na podstawie danych z pierwszej faktury zaliczkowej program wypełnia na Karcie dokumentu dane nabywcy oraz wpisuje pozycje dokumentu. Na zakładce Płatności jest wpisywana kwota zaliczki, która może być zmieniona przez użytkownika. Uwaga! Suma wszystkich wystawionych zaliczek nie może przekraczać wartości zamówienia. 8

9 Na wydruku kolejnej faktury zaliczkowej jest umieszczana informacja o pobranych wcześniej zaliczkach. 9

10 4. Wystawianie faktury korygującej VAT do faktury zaliczkowej walutowej VAT. Wystawianie faktur korygujących VAT do faktur zaliczkowych zostanie opisane dla dokumentów typu SLK. Dokumenty SGK (korekty zaliczek eksportu / dostaw UE) wystawia się analogicznie. W wykazie Korekty walutowych dokumentów sprzedaży wybieramy z rozwijanej listy odpowiedni typ dokumentu. Przechodzimy do wystawiania nowego dokumentu (przycisk Nowy lub Ctrl + N). Program prosi o podanie numeru korygowanej zaliczki. Po odnalezieniu dokumentu zaliczki wymagane jest potwierdzenie wyboru. 10

11 Następnie wczytywana jest treść korygowanej faktury zaliczkowej. Główne dane na Karcie dokumentu oraz Pozycje dokumentu nie mogą być redagowane. Korekta zaliczki polega na podaniu na zakładce Płatności kwoty zaliczki po korekcie. Na tej podstawie program ustala kwotę korekty. Po zapisaniu dokumentu przyciskiem Zapisz możemy go wydrukować w jednym z trzech języków : polskim, angielskim lub niemieckim. Domyślny język wynika z tego jaki raport został przypisany do danego typu dokumentu w słowniku Typy dokumentów. 11

12 Uwaga! Kwota zaliczki po korekcie musi być większa od zera i mniejsza od kwoty korygowanej zaliczki. 12

13 5. Wystawianie faktury VAT walutowej rozliczającej faktury zaliczkowe. Wystawianie końcowej faktury VAT rozliczającej zaliczki zostanie omówione na przykładzie faktur walutowych VAT typu SV rozliczających zaliczki pobierane na podstawie dokumentów SK. Analogicznie postępujemy dla faktur eksportowych / dostaw UE typu SE rozliczających zaliczki rejestrowane dokumentami typu SG. W wykazie Dokumenty walutowe na liście typów dokumentów wybieramy Faktury walutowe pozostałe i przechodzimy do wystawiania nowego dokumentu, a następnie po sprawdzeniu na Karcie dokumentu daty dokumentu i kursu waluty przechodzimy od razu na zakładkę Pozycje i uruchamiamy przycisk Zaliczki. W okienku, które wyświetla program podajemy numer pierwszej zaliczki związanej z zamówieniem. Jeżeli podany numer był poprawny program wyświetla dane odnalezionego dokumentu oraz informację o wszystkich pobranych do tej pory zaliczkach i ewentualnych korektach do nich. 13

14 Na podstawie danych z pierwszej faktury zaliczkowej program wypełnia na Karcie dokumentu dane nabywcy oraz wpisuje Pozycje dokumentu. Na zakładce Płatności jako kwota do zapłaty jest wpisywana różnica między wartością brutto pozycji faktury, a sumą pobranych zaliczek (z uwzględnieniem korekt). Użytkownik nie ma możliwości zmiany ustalonej kwoty. 14

15 Wydruk faktury walutowej VAT, która jest końcowym rozliczeniem zaliczek zawiera informację o dokumentach zaliczkowych oraz potrąceniach sum wg stawek VAT z tytułu pobranych zaliczek. Uwagi! 1. Faktura walutowa VAT będąca końcowym rozliczeniem zaliczek po zatwierdzeniu może być redagowana powtórnie jedynie w trybie pełnym. Nie jest możliwe redagowanie cząstkowe. 15

16 2. Po rozliczeniu zaliczek końcową fakturą VAT nie jest możliwe redagowanie, usuwanie, ani wystawianie kolejnych zaliczek do rozliczonego zamówienia (wynikającego z treści pierwszej zaliczki). Nie jest możliwe także wystawianie korekt do zaliczek rozliczonych końcową fakturą VAT. 6. Uprawnienia do drukowania walutowych faktur zaliczkowych. Aby użytkownik miał możliwość drukowania walutowych faktur zaliczkowych i ich korekt konieczne jest nadanie mu uprawnień do stosownych raportów. Należy to uczynić w formularzu Użytkownicy i przysługujące im prawa ( Plik -> Użytkownicy -> Lista użytkowników ) na zakładce Raporty. Uwaga! Domyślnie uprawnienia do drukowania faktur zaliczkowych i ich korekt są wyłączone. 16