Moduł do importu wyciągów bankowych ver 1.3

Transkrypt

1 Moduł do importu wyciągów bankowych ver 1.3 Program służy do rozliczania rozrachunków oraz zamówień na podstawie wyciągu przelewów z banku. Uruchamia się go przez zaznaczenie dowolnego rozrachunku i wybranie operacji dodatkowej -> Import wyciągów bankowych. 1. Konfiguracja Moduł obsługuje wyciągi w formacie MT940 oraz CSV. Obsługiwany typ kont to konta normalne (nie wirtualne), jak i wirtualne przyznawane dla każdego zamówienia lub rozrachunku. W celu skonfigurowania programu należy kliknąć Konfiguracja a następnie dodać szablon wyciągu jaki chcemy używać. Dla wyciągów w formacie csv należy skonfigurować znak separatora kolumn, oraz podać indeksy kolumn (licząc od 1) odpowiadających odpowiednim polom w konfiguracji. Np. jeśli numer konta znajduje się w piątej kolumnie na wyciągu należy w pole Kolumna numeru konta wpisać wartość 5. Kolejnym krokiem jest zdefiniowanie kodowania w jakim plik wyciągu jest zapisany (najczęściej jest to windows-1250) oraz format daty. Znaczniki dla daty to: y-dla roku, M-dla miesiąca, d-dla dnia. Liczba i ułożenie znaczników plus znaków dodatkowych musi dokładnie odwzorowywać format daty podany na wyciągu. Np.: dla daty: , format daty to: yyyy-mm-dd, dla daty: format daty to: ddmmyyyy itp. Ostatnią opcją jest liczba wierszy do pominięcia (w których znajdują się np. informacje nagłówkowe). Dla wyciągów w formacie MT940 należy zdefiniować nagłówek rozpoczynający plik (często w polskich bankach on nie występuje więc pole te można pominąć), stopkę czyli znak kończący plik, oraz znak separatora dla opisu przelewu w sekcji 86. Następnie należy podać numery znaczników odpowiednich pól (tylko liczby oddzielone przecinkami). Należy zwrócić uwagę że odpowiednie informacje mogą być zapisywane w paru znacznikach, szczególnie jeśli chodzi o numer konta bankowego nadawcy (kolejność wpisywania znaczników ma znaczenie). Ostatnim krokiem to zdefiniowane kodowania pliku (najczęściej jest to ibm-852). Jeżeli chodzi o konfiguracje kont bankowych to dla kont wirtualnych należy określić pole z programu Wf-Mag w którym wpisywane są informacje na temat zamówienia lub rozrachunku które będą porównywane z numerem konta bankowego na które wykonano przelew. Dodatkowo należy wpisać numer banku i człon stały oraz wybrać opcję Wpisuj numer konta i człon stały do bazy jeżeli na wyciągu konta bankowego podawana jest tylko część wirtualna numeru konta. Wyciąg przelewów należy skonfigurować tak aby program poprawnie czytał polskie znaki, oraz suma cyfr w koncie bankowym wynosiła 26. W razie błędnej konfiguracji moduł wyświetli odpowiedni komunikat.

2 Przykłady konfiguracji dla Csv i MT940: 2. Import przelewów do programu W celu zaimportowania wyciągu należy po skonfigurowaniu szablonu banku i wybraniu go z listy w sekcji Wyciąg nacisnąć przycisk Import oraz wybrać odpowiedni plik. Następnie aplikacja dla kont nie wirtualnych sprawdza po kolei dla każdego przelewu, czy konto na nim widniejące nie znajduje się w kartotece jakiegoś kontrahenta w programie wfmag. Jeżeli takowe istnieje to wtedy kontrahent z przelewu zostaje rozpoznany i przypisany do niego. Dla kont wirtualnych dla zamówień lub rozrachunków program z kolei próbuje znaleźć odpowiednią sygnaturę dokumentu (po polu zdefiniowanym w konfiguracji) pasującą do numeru konta wirtualnego. Jeżeli szukany dokument istnieje to on jak i jego właściciel (kontrahent) zostaje przypisany do przelewu. Jeżeli numery kont z wyciągu nie zostały rozpoznane przez program i przez to nie można zdefiniować kontrahenta, program wyświetli okno do przypisywania przelewom odpowiednich kontrahentów.

3 Po zaznaczeniu przelewu z listy i naciśnięciu przycisku Przypisz lub po dwukrotnym przyciśnięciu przelewu pokaże się ekran wyszukiwania kontrahentów: W tym oknie można na podstawie informacji zawartych w przelewie (nadawca, tytuł) odnaleźć odpowiedniego kontrahenta. Podczas wyszukiwania można skorzystać z trzech filtrów:

4 Nazwa kontrahenta wpisując całą lub częściową nazwę kontrahenta program szuka kontrahentów po ich nazwie zdefiniowanych w wf-mag (zatwierdzenie szukanej frazy odbywa się poprzez naciśniecie klawisza enter). Adres wpisując np. ulicę lub miasto czy kod pocztowy program szuka po informacjach teleadresowych danego kontrahenta. Numer dokumentu dla tego filtru można zdefiniować nazwę dokumentu która np. widnieje w polu tytułu przelewu. Uwaga! program szuka i pokazuje tylko dokumenty nierozliczone. Dodatkowo dla zamówień w nawiasach są pokazywane informacje z pola Zamówienie klienta w wf-mag. Jeżeli wyszukanie kontrahenta się powiodło należy go zaznaczyć i nacisnąć przycisk Wybierz (lub dwuklik na kontrahencie). W przypadku gdy kontrahent nie istnieje w bazie danych można dodać nowego i zdefiniować dla niego nazwę i dane teleadresowe po naciśnięciu przycisku Utwórz. Jeżeli na wyciągu znajduje się jakiś przelew którego nie chcemy rozliczać, można do pominąć po naciśnięciu przycisku Pomiń. Po przypisaniu wszystkich kontrahentów (tzn. lista w zakładce Nieprzypisane ) musi być pusta, całą operacje można zaakceptować. Wtedy dla przyszłego użytku konta z przelewów zostaną dodane do kartotek odpowiednich kontrahentów. W przyszłości jeżeli z wcześniej dodanego konta zostanie zaczytany kolejny przelew, proces wyszukiwania kontrahenta dla tego przelewu zostanie pominięty ponieważ automatycznie zostanie on rozpoznany przez program. Oczywiście dla kont wirtualnych operacja dodawania kont dla kontrahentów jest pomijana.

5 3. Rozliczanie przelewów: Jeżeli wszystkie przelewy zostały rozpoznane i przypisane do kontrahentów program pokaże je w oknie głównym. Po zaznaczeniu każdego z nich po prawej stronie pojawia się lista dokumentów do rozliczenia dla poszczególnego kontrahenta: Zaznaczając pole przy wybranym dokumencie (pole podświetla się na zielono z znakiem OK) następuje proces powiązania dokumentu z przelewu. Odpowiednio kwoty do rozliczenia na dokumencie i dostępna kwota z przelewu się uaktualnia. Jeżeli na przelewie jest wystarczająca suma do rozliczenia dokumentu, rozliczany jest on do zerz ( w pozostało wyświetla się 0, więc dokumentu jest rozliczony). W sytuacji odwrotnej w Pozostało wyświetla się brakująca kwota. W kolumnie Roz. wyświetla się kwota na jaką dany przelew rozlicza dokument. Warto zaznaczyć że jeden przelew może rozliczać wiele dokumentów, tak długo jak jest dostępna jakakolwiek kwota na nim. Również wiele przelewów może rozliczać jeden dokument. W przypadku braku jakichkolwiek dokumentów do rozliczania można pozostałą kwotę zaliczkować po wybraniu danego przelewu i naciśnięciu przycisku Zaliczkuj.

6 Przykład gdy jeden przelew rozlicza wiele rozrachunków: Istnieje możliwość automatycznego wiązania dokumentów do rozliczenia z przelewami: Dla rozrachunków jak i zamówień w sekcji Zaznaczenie można wybrać odpowiednią opcję. Wtedy dokumenty zostaną automatycznie przypisane wg zasady FIFO (czyli od najstarszego do najnowszego). Dokumenty są zaznaczane tak długo, dopóki na przelewie są dostępne jakieś środki, lub istnieją jakiekolwiek dokumenty do rozliczenia. Uwaga! Wybranie tej opcji resetuje wcześniej ręcznie przypisane dokumenty. Dodatkowo dla kont wirtualnych dla zamówień lub rozrachunków można automatycznie zaznaczyć powiązane dokumenty (opcja ta jest domyślnie włączona). Wtedy dany dokument jest automatycznie wiązany z przelewem.

7 W każdej chwili odpowiednio zaznaczone dokumenty i przelewy (przelew automatycznie się zaznacza gdy jego wartość Pozostało wynosi 0) można zaakceptować naciskając przycisk Powiąż. Wtedy w zakładce Powiązane wyświetli się przelew z podsumowaniem jakie rozlicza dokumenty. Uwaga! Do powiązanych nie można przenieść przelewów które nic nie rozliczają lub nie są zaliczkowane. Tak powiązane dokumenty i zaliczki do przelewów w tym kroku można jeszcze usunąć. Wtedy wrócą one do puli dokumentów do rozliczenia w zakładce Niepowiązane.

8 Do tego kroku w każdej chwili można cofnąć wykonane zadania. Finalnym i nieodwracalnym krokiem jest z zakładki Powiązane naciśnięcie przycisku Rozlicz. Wtedy zostaną utworzone dokumenty finansowe w programie Wf-Mag z odpowiednimi pozycjami i wpisami. Zamówienia zostają zaliczkowane a ich status jeśli w całości są rozliczone zmieniony na zapłacone. Wszystkie rozliczone przelewy znajdują się w zakładce Rozliczone. Użytkownik kontynuuje przypisywanie dokumentów do rozliczenia je rozlicza aż wszystkie przelewy które chce rozliczyć zostaną obsłużone. UWAGA!!! Program nie pamięta które wyciągi i przelewy z nich zostały już wcześniej zaimportowane do programów, więc należy uważać aby nie rozliczać dwa razy tego samego wyciągu. Zamknięcie programu lub zaimportowanie nowego wyciągu przed wykonaniem akcji rozliczenia przelewów spowoduje utracenie wszystkich dotychczasowych czynności. Program można usługiwać myszką lub klawiaturą za pomocą odpowiednich skrótów i nawigacji za pomocą klawiszy kierunkowych i klawisza tab.