Komputerowy system zarządzania dostawami paliw i LPG

Transkrypt

1 Komputerowy system zarządzania dostawami paliw i LPG TouchStar Technologies wprowadzenie Firma TouchStar Technologies jest światowym liderem w dziedzinie rozwiązań do zarządzania dostawami paliw i LPG. Wśród klientów TouchStar są takie firmy jak BP, Total, Shell gas i Calor. Firma posiada 20 lat doświadczenia w projektowaniu komputerów i oprogramowania do zarządzania dostawami i korzysta z najnowocześniejszych technologii w tym zakresie. Urządzenia oraz oprogramowanie są specjalnie stworzone do pracy w cięŝkich warunkach oraz niebezpiecznym środowisku. Przenośne komputery TouchPC maja przeciwwybuchowe wykonanie i są zgodne z ATEX. Opis systemu Proponowana technologia pozwala na połączenie ze sobą księgowego systemu firmy (back office) lub innego nadrzędnego systemu zarządzania, kierowcy autocysterny, autocysterny oraz klienta końcowego. Rodzaj systemu zaleŝy od specyficznych wymagań zamawiającego oraz analizy korzyści z wdroŝenia systemu i jego modułów. Zazwyczaj system składa się z następujących elementów: Komputer przenośny Dostarcza kierowcy dane dotyczące bezpieczeństwa, dane załadunku, dzienny plan dostaw, adresy dostaw, układanie trasy, instrukcje dot. dostaw, potwierdzenie dostaw, odbiór gotówki, podpis elektroniczny, wydruki potwierdzenia dostaw oraz podsumowania i raporty. Opcja łączności przez GPRS Ta opcja pozwala utrzymywać łączność pomiędzy komputerem w kabinie kierowcy i systemem komputerowym firmy. Pozwala to na wysyłanie danych bezpośrednio z autocysterny do głównego systemu. To mogą być dane dot. załadunku, ilości paliwa znajdującego się w cysternie,

2 potwierdzenia dostaw, podpisy odbiorcy, reklamacje, dane z przepływomierza oraz wiele innych. Dane równieŝ mogą być wysyłane z firmy do kierowcy i informować go o zmianie trasy, zmianie miejsca dostawy lub kaŝde inne dodatkowe informacje. Opcja łączności przez GSM Ta opcja pozwala wykorzystywać komputer w kabinie jako telefon komórkowy i komunikować się zarówno z biurem jak i klientem. Komputer pozwala kontrolować poprawne wykorzystywanie łączności komórkowej przez kierowcę poprzez udostępnianie tylko określonych numerów oraz tylko kiedy autocysterna jest w określonym połoŝeniu (np. stoi). Opcja łączności przez GPS Ta opcja pozwala określać połoŝenie autocysterny w terenie ze wskazaniem czasu. Pozwala to na śledzenie przemieszczania się autocysterny na bieŝąco, zapisywać trasę, potwierdzać gdzie cysterna znajdowała się w momencie rozładunku, powiadamiać w przypadku przekroczenia określonego zadanego obszaru lub powiadamiać o miejscu cysterny w momencie otwarcia zaworów lub uruchomienia systemu wydawczego. Dyspozytor moŝe równieŝ prowadzić kierowcę lub wysyłać do niego instrukcje.

3 Opcja łączności z przepływomierzem Ta opcja pozwala otrzymywać informację z przepływomierza dot. jego stanu, wydanych ilości itd. Dane są pobierane przez mobilny komputer w kabinie kierowcy i wysyłane do dyspozytora. Zalety systemu KaŜdy system oferowany dla określonego klienta posiada inne zalety i dodatkowe opcje, jednakŝe niŝej podane są ogólne obszary gdzie występują zmniejszenia kosztów, poprawa bezpieczeństwa oraz operacyjne ulepszenia. Administracja danymi Znika potrzeba ręcznego wprowadzania duŝej ilości danych do komputera z systemem kasowo-magazynowym, poniewaŝ dane są wysyłane bezpośrednio do firmowego serwera. Automatyczne wprowadzanie danych nie tylko pozwala na skrócenie czasu i eliminację duŝej ilości błędów ale równieŝ przyśpiesza dostępność informacji. PoniewaŜ dokładne dane o wydaniu paliwa są dostępnie w biurze od razu po rozładunku, firma moŝe od razu wystawiać faktury dla klientów co przyśpiesza płatności i polepsza Cash-flow. JeŜeli zaistnieje taka potrzeba, istnieje równieŝ moŝliwość wyposaŝenia systemu w opcję wystawiania faktury, odbiór gotówki oraz wystawienia potwierdzenia bezpośrednio w miejscu rozładunku przez kierowcę autocysterny. RównieŜ w przypadku rozbieŝności w ilości dostarczonego paliwa, moŝliwe jest szybkie odnalezienie dowodu i danych dostawy w systemie bez konieczności przeszukiwania dokumentów papierowych w biurze, co dodatkowo przyśpiesza rozliczenia. Zarządzanie informacjami Dostępne są wszystkie dane dot. pracy kierowcy, włączając przebyte trasy i dokonane dostawy. To pozwala na analizę, identyfikacje i wprowadzanie zmian w celu poprawy ogólnej logistyki dostaw. Otrzymywane na bieŝąco dokładne dane dotyczące dokładnego połoŝenia autocysterny oraz ilości paliwa pozwalają dowolnie zmieniać i kształtować trasę oraz miejsca rozładunku w najbardziej efektywny sposób. To rozwiązanie pozwala na znaczące oszczędności kosztów paliwa oraz zmniejszenie nadgodzin dla kierowców. Zintegrowany telefon komórkowy Eliminuję potrzebę wykorzystywania dodatkowego telefonu komórkowego jak równieŝ daje moŝliwość kontroli tego, kto moŝe go uŝywać i kiedy. Pozwala to zmniejszyć rachunki telefoniczne poniewaŝ telefon będzie wykorzystywany tylko dla rozmów słuŝbowych oraz zmniejszyć czas

4 wykorzystywany dotychczas na rozliczanie prywatnych i słuŝbowych rozmów. Zabezpieczenia Określony obszar geograficzny moŝe być zadany w celu umoŝliwienia korzystania z systemu dystrybucyjnego autocysterny tylko w tym obszarze. KaŜda nielegalna i nieautoryzowana próba wydania paliwa zostanie natychmiast wykryta i udokumentowana. Z kolei dla zapewnienia bezpieczeństwa kierowcy w autocysternie moŝe być zainstalowany przycisk alarmowy lub przycisk potwierdzający dla kierowcy który powinien być naciskany co jakiś czas w celu potwierdzenia Ŝe nie ma jakichkolwiek zagroŝeń. Bezpieczeństwo Zbiór zasad bezpieczeństwa moŝe zostać wyświetlony przed rozpoczęciem dostaw. To pozwala sprawnie zarządzać róŝnymi instrukcjami firmowymi oraz ogólnymi zasadami BHP dla kierowców oraz stanowi dowód Ŝe kierowca się z nimi zapoznał i potwierdził. System równieŝ przeprowadza dokładnie kalkulacje dot. ładunku oraz przechowuje dane (z moŝliwością wydruku) które mogą być potrzebne w przypadku np. kontroli drogowej. Obsługa klienta Funkcja Geo fencing pozwala wprowadzić obszar geograficzny po przekroczeniu granicy którego system automatycznie wysyła powiadomienie klientowi o zbliŝającej się dostawie. To nie tylko zapewnia poinformowanie klienta ale równieŝ zapewnia sprawny i szybki rozładunek paliwa na stacji poniewaŝ operator i stacja będą przygotowane na przejęcie paliwa. Zwrot z inwestycji Istnieje wiele róŝnych zalet oferowanego systemu, jednak największe oszczędności moŝna będzie zaobserwować w zmniejszeniu kosztów zarządzania, zmniejszeniu ilości błędnie wprowadzonych danych, zwiększeniu efektywności pracy kierowców i zmniejszeniu kosztów paliwa oraz w zmniejszeniu niewyjaśnionych strat paliwa. Zazwyczaj inwestycja w system zwraca się w czasie do 18 miesięcy, a w niektórych przypadkach nawet w okresie 6 miesięcy.

5 Przegląd produktów i usług TouchStar Produkty opracowane przez firmę przez ostatnie 20 lat zostały podzielone na podstawowe grupy, które pozwalają dostosować je do specyficznych potrzeb klientów i maksymalnie zwiększyć zalety operacyjne. Podstawowe produkty to są: FuelStar opracowany do hurtowej sprzedaŝy paliw GasStar opracowany do hurtowej sprzedaŝy LPG CyStar opracowany do sprzedaŝy produktów pakowanych / butli LPG VanStar opracowany do przewoźnej sprzedaŝy detalicznej Do zarządzania łącznością i przesyłem danych pomiędzy firmowym serwerem i komputerem w autocysternie słuŝy produkt programowy TouchNET+. TouchNET+ wykorzystując GPRS pozwala utrzymywać ciągłą łączność z autocysterną. Dlatego wszystkie dane są natychmiast wysyłane z autocysterny do firmy i odwrotnie. Podstawowy narzędziem systemu jest komputer TouchPC znajdujący się w kabinie kierowcy. Komputer ma bardzo wytrzymałą konstrukcję przystosowaną do trudnych warunków. Do komunikacji z kierowcą wykorzystuje się ekran dotykowy, poniewaŝ pozwala on na wprowadzenie róŝnych dodatkowych funkcji. Na przykład obszar przycisków na ekranie moŝe być zwiększony tak, aby kierowca mógł uŝywać komputer bez zdejmowania rękawic. Wszystkie instrukcje dla kierowcy są wyprowadzane w bardzo przejrzysty sposób. System równieŝ pozwala zapisywać w formie elektronicznej podpis odbiorcy. PoniewaŜ urządzenia elektroniczne w ramach dostaw paliw i LPG są uŝywane w strefach zagroŝenia wybuchem, wszystkie one są wykonane w wersji przeciwwybuchowej, zgodnie z ATEX. Opis rozwiązania Zazwyczaj rozwiązania dotyczące dostaw paliw i LPG są bazowane na komputerze TouchPC Raven z operacyjnym system FuelStar lub GasStar. System składa się z następujących podstawowych komponentów: Komputer przenośny

6 Touch PC Raven Dodatkowe urządzenia (uchwyt, antena itd.) Oprogramowanie FuelStar GasStar Drukarka przenośna Modyfikowana drukarka kabinowa Oprogramowanie TouchNET+ oraz oprogramowanie do wyszukiwania dokumentów MontaŜ urządzeń Szkolenie Serwis posprzedaŝny oraz konsultacje techniczne Komputer przenośny Przenośny komputer TouchPC Raven jest najnowszym produktem firmy TouchStar. Został zaprojektowany i wykonany tak aby zapewnić następujące cechy: mocna obudowa, niezawodność eksploatacyjna, łatwość w obsłudze, bezpieczeństwo danych, bezpieczeństwo w eksploatacji (ATEX). Komputer równieŝ wykorzystuje wszystkie nowe technologie łączności i posiada zintegrowane systemy GPS, GPRS i Bluetooth. Dodatkowe urządzenia Uchwyt do komputera + antena zewnętrzna Uchwyt komputera TouchPC Raven nie tylko pozwala ładować jego baterie i zapewnia bezpieczne mocowanie komputera w kabinie, ale równieŝ podłącza komputer do anteny GPS i GPRS z automatycznym dostrajaniem. Automatyczne dostrajanie zapewnia utrzymanie optymalnej mocy sygnału. Aby zapewnić Ŝe komputer Raven jest centralnym punktem w samochodzie, zostało zaprojektowane urządzenie rozdzielające Smart Hub. To urządzenie pozwala łączyć się z komputerem przez wiele róŝnych portów, takich jak: RS232, RS485, Parallel Port, Wejścia analogowe, wejścia cyfrowe, USB, Ethernet, CANBUS, wejście mikrofonu oraz wejścia z zewnętrznych systemów audio i głośników. Zasilacz + kable Pozwala bezpiecznie podłączyć urządzenia do akumulatora samochodu i niweluje skoki napięcia.

7 MontaŜ Firma TouchStar zapewnia montaŝ systemu przez własnych pracowników za dodatkową opłatą. MoŜliwa jest równieŝ opcja przeszkolenia personelu technicznego klienta w celu montaŝu i uruchomień we własnym zakresie. Oprogramowanie FuelStar / GasStar Oprogramowanie jest przeznaczone do hurtowej dystrybucji paliw i LPG i posiada następujące funkcje: Ułatwia proces dostaw paliw / sprzedaŝy / wystawienia dokumentów. Pozwala przechowywać w formie elektronicznej dokumenty dostawy. Zapisuje i przechowuje dane na temat ilości dostaw / cen / przesunięć produktu oraz informacje o wpłatach gotówkowych. Komunikacja z przepływomierzem w celu potwierdzenia dostarczonej ilości paliwa. Pozwala wysyłać wszystkie informacje na temat wykonanych dostaw do komputera firmowego / dyspozytora przez GPRS. Pozwala śledzić oraz ustalać miejsca róŝnorodnych zdarzeń przez GPS oraz na bieŝąco śledzić na mapie przemieszczanie się całej floty autocystern. Przechowuje akta kontrahenta zawierające dane kontraktowe, umowy, specjalistyczne instrukcje dot. dostaw. Ułatwia proces sprawdzania procedur BHP oraz stanu technicznego autocysterny poprzez wyświetlanie tych danych przed informacjami o miejscu rozładunku. Wyświetla mapę terenu dla kierowcy. Wyświetla dzienny plan dostaw dla kierowcy i pozwala kierowcy wybierać kolejność lub ogranicza informacje dla kierowcy, wskazując tylko następne miejsce dostawy. Zapewnia nawigacje do miejsca rozładunku. Posiada dodatkowe funkcje bezpieczeństwa, np. blokadę przycisków w czasie kiedy autocysterna jest w ruchu. Posiada funkcje automatycznego powiadomienia klienta przy zbliŝaniu się autocysterny. Ułatwia komunikację tekstową kierowcy z dyspozytorem w bezpieczny sposób. Oprogramowanie TouchNET+ Dane oprogramowanie pozwala na stałą łączność z komputerem autocysterny za pomocą Ethernetu, WiFi i GPRS. To jest bardzo zaawansowane oprogramowanie które zapewnia wysokie bezpieczeństwo

8 przesyłu danych oraz wysoki stopień kompresji w celu zapewnienia moŝliwie najniŝszych kosztów przesyłu danych. Oprogramowanie pozwala na łączność i wysyłanie danych w obydwu kierunkach. Oprogramowanie do wyszukiwanie dokumentów Dana aplikacja pozwala wyeliminować potrzebę przechowywania dokumentacji wygenerowanej w miejscu dostawy. Elektroniczne kopie dokumentów są przechowywane w komputerze Raven, włączając w to cyfrowy obraz podpisu klienta. Dokument jest kodowany i natychmiast po zakończeniu dostawy wysyłany do systemu firmowego. W razie potrzeby kaŝdy dokument moŝe być natychmiast odnaleziony w systemie. Podstawowe zalety systemu Potwierdzenie zasad bezpieczeństwa pracy oraz stanu technicznego pojazdu. W przypadku jeŝeli kierowca nie potwierdził Ŝe się z nimi zapoznał i Ŝe pojazd jest gotowy do eksploatacji, na jego komputerze nie zostanie wyświetlony plan dostaw. Bezpośrednie śledzenie ruchu autocysterny oraz moŝliwość wysyłania dokumentów bezpośrednio do samochodu. Eliminuje to konieczność faksowania lub ręcznego przekazywania dokumentów. MoŜliwość natychmiastowych zmian lub anulacji dostaw. Pozwala to maksymalnie efektywnie i elastycznie wykorzystywać flotę autocystern. MoŜliwość wysyłania wiadomości i instrukcji pisemnych bezpośrednio do kierowcy. Automatyczne wysyłanie wiadomości tekstowych i głosowych do klienta po przekroczeniu przez autocysternę określonej odległości do miejsca kolejnego rozładunku. Pozwala to obsłudze technicznej stacji przygotować się do odbioru paliwa i tym samym zminimalizować czas dostawy i czas przestoju stacji paliwowej. Pozwala wydrukować wszystkie dokumenty dostawy na drukarce w kabinie kierowcy.

9 Proces wdroŝenia systemu Proces wdraŝania systemu oraz dostawy niezbędnych urządzeń składa się z 3 następujących etapów: Etap 1 Spotkanie robocze Ma na celu spotkanie kierownika projektu TouchStar oraz analityka oprogramowania z klientem w celu określenia potrzebnych funkcji i udokumentowania wymagań klienta. Podstawowe elementy spotkania roboczego: Przegląd specyfikacji oprogramowania dla komputera autocysterny. o Podstawowe zadania operacyjne o Przepływ informacji o Wymagania dot. nawigacji o Wymagania dot. śledzenia o Wymagania dot. dokumentów / faktur / płatności itd. o Identyfikacja uŝytkowników nadrzędnych Konfiguracja urządzeń autocysterny o Wymagania dot. przepływomierza o Wymagania dot. drukarki o Wymagania dot. języków o Typy autocystern Opcje montaŝowe Wymagania dot. montaŝu Podstawowe elementy spotkania roboczego wymagające ogólnych i szczegółowych danych dot. systemu informatycznego: Wymagania dot. podłączenia do istniejącego systemu zarządzania firmą (ERP) Wymagania dot. zarządzania projektem Określenie podstawowych dat oraz etapów Etap 2 Ostateczne określenie struktury systemu (specyfikacja systemu) Spotkanie robocze pozwala na zebranie maksymalnej ilości danych dot. wymagań operacyjnych i systemowych. Wynikiem tego spotkania będzie powstanie ostatecznego dokumentu określającego specyfikacje funkcjonalną przyszłego systemu. Zostaną w nim równieŝ zawarte wymagania obu stron. Zostanie określony harmonogram projektu oraz waŝne etapy projektu.

10 Dokument określa wymagania TouchStar które powinien spełnić klient Wyszczególnia moduły urządzeń oraz oprogramowania wraz z cenami Opisuje szatę graficzną oprogramowania Opisuje dodatkowe zadania które powinny zostać wykonane Przedstawia harmonogram projektu o Dostępność określonych danych od klienta o Konfiguracja oprogramowania o Daty montaŝu i podział obowiązków o Specyfikacja wdroŝenia pilotowego o Okres testowania projektu pilotowego o Wymagania dot. szkolenia personelu o Daty uruchomienia o Wsparcie techniczne Po ukończeniu tego dokumentu, klientowi zostanie przedstawiona ostateczna oferta cenowa. Etap 3 Faza pilotowa WdroŜenie pełnego systemu poprzedza tak zwana faza pilotowa. Zadaniem fazy pilotowej jest wyposaŝenie małej liczby autocystern w system i potwierdzenie jego funkcjonalności. W trakcie tej fazy bada się prawidłowość przepływu danych pomiędzy komputerem cysterny i systemem firmowym oraz prawidłowość działania urządzeń zainstalowanych na autocysternie. Podstawowe elementy tego etapu: Sprawdzenie poprawności działania systemu Potwierdzenie Ŝe wymagania operacyjne są spełnione Formalne przejęcie kontroli nad oprogramowaniem Wydanie ostatecznej wersji oprogramowania Określone wymagania szkoleniowe Faza pełnego wdroŝenia systemu MontaŜ systemu na wszystkich cysternach Przeprowadzenie szkolenia Rozpoczęcie okresu gwarancyjnego Faza wsparcia technicznego