ZAPYTANIE OFERTOWE NA ORGANIZACJĘ USŁUGI OBEJMUJĄCEJ NOCLEG WRAZ Z WYŻYWIENIEM DLA UCZESTNIKÓW SZKOLEŃ WYJAZDOWYCH

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE NA ORGANIZACJĘ USŁUGI OBEJMUJĄCEJ NOCLEG WRAZ Z WYŻYWIENIEM DLA UCZESTNIKÓW SZKOLEŃ WYJAZDOWYCH W związku z realizacją projektu pn. Niezależna Sieć Spółdzielni Socjalnych, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VI Rynek Pracy otwarty dla wszystkich, Działanie 6.2. Wsparcie oraz promocja przedsiębiorczości i samozatrudnienia, zapraszamy do złożenia oferty na świadczenie usług obejmujących nocleg wraz z wyżywieniem dla uczestników szkoleń wyjazdowych. Przed zawarciem umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą lub z dwoma Wykonawcami, których oferty zostały ocenione najwyżej, w szczególności jeśli oferty przekroczą kwoty, które Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia lub zaproponowane ceny w rażący sposób odbiegają od cen rynkowych. Jeśli w wyniku negocjacji dojdzie do zmiany treści ofert, Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertę ostateczną w terminie 3 dni od dnia zakończenia negocjacji. Zamawiający do chwili podpisania umowy zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania na każdym etapie jego prowadzenia bez podawania przyczyn. Wspólny słownik zamówień CPV Hotelarskie usługi noclegowe, Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe, Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne. Źródło finansowania: środki projektu, Zadanie 4 Doradztwo specjalistyczne, Poz. 32 Szkolenie wyjazdowe marketing dla Spółdzielni Socjalnych nocleg i wyżywienie. I. Zamawiający: Firma 4C Centrum Ekonomii Społecznej Krzysztof Musiatowicz w Szczecinie realizując zasadę konkurencyjności, ogłasza nabór na wykonawcę usługi: obejmującej nocleg wraz z wyżywieniem dla uczestników szkoleń wyjazdowych. II. Opis przedmiotu zamówienia

2 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa obejmująca nocleg wraz z wyżywieniem dla uczestników projektu: Niezależna Sieć Spółdzielni Socjalnych, nr umowy UDA-POKL /12-00 finansowanego z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VI Rynek Pracy otwarty dla wszystkich, Działanie 6.2. Wsparcie oraz promocja przedsiębiorczości i samozatrudnienia. 2. Usługa dotyczy następujących zadań projektu dla beneficjentów projektu: organizację trzydniowych szkoleń wyjazdowych przewidzianych w dwóch terminach: października 2014 r. oraz 3-5 listopada 2014 r. 3. Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić w ramach szkoleń dla uczestników: a) Wyżywienie bufet kawowy podczas szkoleń dla 15 osób podczas każdego spotkania oraz wyżywienie uczestników szkoleń podczas pobytu (2 szkolenia x 3 dni x 15 osób). Bufet kawowy winien składać się z minimum (kawa, herbata, mleczko, cukier, cytryna, woda mineralna gazowana i niegazowana, kruche ciastka, owoce na bieżąco uzupełnianego podczas trwania warsztatów). Szczegółowy harmonogram posiłków dostosowany będzie pod potrzeby Zamawiającego. Bufet kawowy powinien być uzupełniany na bieżąco. Wyżywienie uczestników rozpoczyna się i kończy obiadem (tj. każdy trzydniowy zjazd to 2 śniadania, 3 obiady, 2 kolacja). Szczegółowy harmonogram posiłków dostosowany pod potrzeby Zamawiającego. Posiłki powinny być różnorodne i dostosowane do preferencji i ujęte przynajmniej w dwóch wariantach: wegetariańskiej i mięsnej. b) Noclegi w ilości 2 szkolenia x 3 dni x 15 osób. Zakwaterowanie uczestników w pokojach maksymalnie 2 osobowych, niekoedukacyjnych (pokoje z łazienką). Możliwość nieodpłatnego korzystania z Sali w obiekcie noclegowym (min. 8 h/ dziennie) przez okres pobytu uczestników szkoleń. Sala powinna być wyposażona w stoliki i krzesła (w ilości niezbędnej minimum 15 miejsc), ponadto w tablicę wraz z akcesoriami (np. dla tablic typu flipchart wkłady, flamastry, gąbka itp.), nagłośnienie oraz rzutnik multimedialny, z możliwością dostępu do Internetu oraz z możliwością do bezpłatnego ksero w razie konieczności. Obiekt powinien być wyposażony w parking lub powinien mieć możliwość jego udostępnienia. 4. Oferent składając ofertę wyraża zgodę na:

3 1) Rezygnację z zamówionych usług przez Zamawiającego w terminie do 14 dni przed realizacją usługi. 2) Weryfikację przez Zamawiającego spełnienia kryteriów przedstawianych w ofercie przez Oferenta. 3) Proporcjonalne obniżenie ceny usługi w przypadku pobytu mniejszej liczby odbiorców usług i poinformowaniu o tym fakcie Oferenta na minimum 3 dni przed rozpoczęciem danego warsztatu lub szkolenia. Jednocześnie Oferent akceptuje możliwość realizacji zamówienia i zapłaty przez Zamawiającego za faktycznie uczestniczącą liczbę osób. Zasada proporcjonalności dotyczyć będzie jedynie kosztów: noclegów, wyżywienia. 4) Sporządzenie pisemnej umowy, zgodnie z którą będzie realizowana usługa. 5. Termin składania ofert do r. do godz. 15:00. III. Wymagania wobec oferenta: O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: posiadają niezbędny potencjał techniczny i kadrowy do prawidłowej realizacji zamówienia, nie podlegają wykluczeniu zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL, tj.: nie jest powiązany z Zamawiającymi osobowo lub kapitałowo. Przez ww. powiązania rozumie się w szczególności: uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu, co najmniej 10% udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli (załącznik nr 2 do w/w zapytania ofertowego). IV. Dodatkowe informacje i wymagania od Wykonawców 1. Wykonawca akceptuje możliwość realizacji zamówienia i zapłaty przez Zamawiającego za faktycznie uczestnicząca liczbę osób fizycznych i korzystających z usługi. 2. Wykonawca wykona realizację usługi z należytą starannością i dokładnością. V. Kryteria dostępu i kryteria wyboru oferty oraz informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty W trakcie oceny ofert będzie brane pod uwagę następujące kryterium:

4 1. Cena za usługę: waga 100%. 2. Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium: C=(Cmin/Cof) x 100% gdzie: Cof - wartość danej oferty Cmin - najniższa z oferowanych cen C ilość punktów przyznanych za kryterium 3. Przed zawarciem umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą lub z dwoma Wykonawcami, których oferty zostały ocenione najwyżej, w szczególności jeśli oferty przekroczą kwoty, które Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia lub zaproponowane ceny w rażący sposób odbiegają od cen rynkowych. Jeżeli najniższa złożona oferta przekracza cenę zakontraktowaną w budżecie, Zamawiający przeprowadzi ze wszystkimi Oferentami negocjacje. 4. Jeśli w wyniku negocjacji dojdzie do zmiany treści ofert, Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertę ostateczną w terminie 3 dni od dnia zakończenia negocjacji. Zamawiający do chwili podpisania umowy zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania na każdym etapie jego prowadzenia bez podawania przyczyn. 5. W przypadku niewybrania Wykonawcy (np. brak ofert, odrzucenie ofert) Zamawiający dopuszczają możliwość ponownego rozpoczęcia procedury zapytania ofertowego. VI. Przygotowanie oraz data złożenia oferty 1. Oferta powinna zawierać cenę brutto ogółem oraz cenę w rozbiciu na poszczególne usługi, wg następujących zadań w projekcie: a. wyżywienie bufet kawowy oraz wyżywienie uczestników szkoleń podczas pobytu, b. nocleg. 2. Kilka podmiotów może złożyć ofertę wspólną, w tym przypadku podmioty te ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania. 3. Oferta musi odpowiadać na treści niniejszego zapytania ofertowego. 4. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. 5. Oferta oraz załączniki powinny być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu.

5 6. Wszelkie wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują drogą elektroniczną, faksem lub osobiście. 7. Oferty będą przyjmowane od dnia r. do dnia r. do godz. 15: Termin realizacji zamówienia w okresie od r. do r. 9. Płatność zostanie dokonana po wykonaniu przedmiotu zamówienia. Przewiduje się możliwość zapłaty po zakończeniu i zaakceptowaniu każdego z etapów usługi, tj. po każdym warsztacie lub trzydniowym zjeździe szkoleniowym oraz możliwość wypłacenia zaliczki do wysokości 25% wartości zamówienia. 10. Oferta powinna składać się: a) Oferty cenowej - załącznik nr 1, b) Oświadczenia o braku powiązań zgodnego ze wzorem zamieszczonym do niniejszego zapytania - załącznik nr 2, 11. Ofertę można przesłać pocztą tradycyjną na adres 4C Centrum Ekonomii Społecznej Krzysztof Musiatowicz, ul. Janosika 8, Szczecin (liczy się data wpływu do biura) lub złożyć osobiście w biurze Zleceniodawcy. Biuro jest czynne od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 16:00. VII. Informacje dotyczące wyboru 1. O wynikach postępowania Zamawiający zawiadomi niezwłocznie (telefonicznie lub za pomocą poczty elektronicznej) wszystkie podmioty biorące udział w postępowaniu. 2. Informacja o wyłonionym wykonawcy zostanie opublikowana na stronie w terminie nie później niż 5 dni od daty wyłonienia wykonawcy. 3. Zamawiającemu przysługuje prawo zamknięcia trybu niniejszego zapytania bez wybrania którejkolwiek z ofert. 4. Zamawiający przewiduje podpisanie umów tylko z jednym oferentem, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę z punktu widzenia kryteriów przyjętych w specyfikacji. 5. Zamawiający decyduje o miejscu i terminie podpisania umów. Wybrany oferent zostanie poinformowany telefonicznie o terminie i miejscu podpisania umów. VIII. Przesłanki odrzucenia oferty Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: 1. Jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego. 2. Zostanie złożona po terminie składania ofert.

6 3. Nie będzie zawierała wszystkich wymaganych przez Zamawiającego dokumentów lub oświadczeń. Załączniki: 1. Załącznik nr 1 - Oferta cenowa 2. Załącznik nr 2 - Oświadczenie o braku powiązań Sporządziła: Aleksandra Leszczyńska Zatwierdziła: Sylwia Wójcik Kierownik projektu

7 Załącznik nr 1 OFERTA CENOWA Nazwa Wykonawcy: Adres: Tel./fax: NIP: NAZWA BANKU: NR KONTA BANKOWEGO: Dla (Zamawiający): 4C Centrum Ekonomii Społecznej Krzysztof Musiatowicz ul. Janosika 8, Szczecin W odpowiedzi na zapytanie ofertowe o udzielenie zamówienia na: ORGANIZACJĘ USŁUGI OBEJMUJĄCEJ NOCLEG WRAZ Z WYŻYWIENIEM DLA UCZESTNIKÓW SZKOLEŃ WYJAZDOWYCH będących częścią projektu Niezależna Sieć Spółdzielni Socjalnych, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VI Rynek Pracy otwarty dla wszystkich, Działanie 6.2. Wsparcie oraz promocja przedsiębiorczości i samozatrudnienia Ja, niżej podpisany (imię i nazwisko): Działając w imieniu reprezentowanej przeze mnie firmy oświadczam, że (nazwa firmy): Zgodnie z zapytaniem ofertowym 1.Oferuje: L.p. Nazwa zadania Wartość brutto ogółem (w PLN) I. Szkolenia, w tym: 1. Wyżywienie bufet kawowy oraz wyżywienie uczestników szkoleń podczas pobytu

8 2. Nocleg Łącznie suma: Oferowana wartość całości przedmiotu zamówienia wskazanego powyżej wynosi: wartość brutto przedmiotu zamówienia... zł słownie:..... zł 2. Akceptuję termin realizacji zamówienia. 3. Potwierdzam przyjęcie warunków płatności zgodnie z projektem umowy. 4. Zapoznałem się z przedmiotem zamówienia i nie wnoszę do niej zastrzeżeń. 5. W przypadku wyboru oferty zobowiązuję się do podpisania umów w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego. 6. Uważam się za związanego niniejszą ofertą przez okres 30 dni. 7. Na całość przedmiotu zamówienia składa się: realizacja usługi związanej z zapewnieniem cateringu, noclegu, wyżywienia, wynajmu sali uczestnikom warsztatów i szkoleń (miejscowość) (data) podpis i pieczątka oferenta

9 Załącznik nr 2 Miejscowość, data Oświadczenie podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zamówienia w ramach zapytania ofertowego obejmującego wynajem sal, catering, nocleg, wyżywienie uczestników warsztatów i szkoleń w Rzepnowie w ramach projektu pn. Niezależna Sieć Spółdzielni Socjalnych współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VI Rynek Pracy otwarty dla wszystkich, Działanie 6.2. Wsparcie oraz promocja przedsiębiorczości i samozatrudnienia. Oświadczam, iż dla złożonej oferty nie występują powiązania kapitałowe lub osobowe między Zamawiającym 4C Centrum Ekonomii Społecznej Krzysztof Musiatowicz z siedzibą Szczecinie lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) Uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) Posiadaniu, co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Podpis osoby upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu wykonawcy