Dokumentacja zmian w HMS/bfpl wersja 6.96

Transkrypt

1 Dokumentacja zmian w HMS/bfpl wersja 6.96 HMS/bfpl: 5D3 Wykaz imienny wg mpk Kryterium wyboru rachunków, w stosunku do omawianego powyżej, jest zawężone do daty początkowej i końcowej okresu jaki wydruk ma obejmować oraz symbolu mpk. Wartości kwotowe (podobne jak w poprzednich zestawieniach) przypisywane są poszczególnym pracownikom, z uwzględnieniem podziału na miejsca powstawania kosztów wraz z numerem rachunku. HMS/bfpl: 13 Kartoteka zatrudnionych Kartoteka osób zatrudnionych w ramach umowy zlecenia i o dzieło jest jedną z podstawowych w systemie. Zawiera wszystkie informacje niezbędne do właściwej identyfikacji pracownika oraz wypełnienia dokumentów związanych z ubezpieczeniami społecznymi i rozliczeniami podatkowymi. Figurujące w niej dane pozwalają także na prawidłowe przekazywanie wynagrodzeń na rachunki oszczędnościowe. Bezpośrednia obsługa kartoteki realizowana jest w ramach ścieżki "Obsługa kartotek danych" - "Kartoteka zatrudnionych". Dostępne czynności pozwalają na dopisywanie, przeglądanie, korektę i usuwanie informacji w niej zgromadzonych. Dodawanie nowej osoby obsługuje klawisz [F9]-nowy. należy wprowadzić imię nazwisko i pesel danej osobo. System zweryfikuje czy dana osoba istnieje już w bazie danych i ją wyświetli. Wyszukiwanie informacji o określonej osobie dostępne jest dzięki klawiszowi [F5], który umożliwia znalezienie pracownika poprzez podanie początkowego fragmentu jego nazwiska. Obsługa tej kartoteki odbywa się również w sposób pośredni dzięki opcjom HMS/bfpl: 2 Wprowadzenie umów zlecenia i o dzieło i HMS/bfpl: 6 Przeglądanie danych. Pierwsza z

2 wymienionych funkcji pozwala na dopisanie zatrudnionego do bazy danych w trakcie wprowadzania umów, jeśli okaże się, iż do tej pory nie otrzymywał on wynagrodzeń z tytułu umowy zlecenia lub o dzieło. Druga z nich umożliwia korektę danych osobowych podczas przeglądania informacji o przypisanych pracownikowi umowach i rachunkach. Poniższy ekran prezentuje pełen zakres informacji osobowych ewidencjonowanych w systemie HMS/bfpl: Ścieżka 1-3 Ze względu na zgodne z obowiązującymi przepisami działanie programu oraz konieczność przygotowywania informacji o charakterze zgłoszeniowym i rozliczeniowym dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i urzędów skarbowych, niektóre z informacji zgromadzonych w tej kartotece mają szczególne znaczenie. Ich prawidłowe wprowadzenie ma istotny wpływ na prawidłowość działania modułu i rzetelność wypełnienia wspomnianych dokumentów. Do danych o kluczowym znaczeniu, poza oczywiście nazwiskiem i imieniem (imionami) zatrudnionego, należą: określenie, czy osoba zatrudniona jest pracownikiem wewnętrznym czy zewnętrznym wydruk kart wynagrodzeń, dokumentów rozliczeniowych do urzędu skarbowego i ZUS oraz rozpoznawanie rachunków objętych podatkiem ryczałtowym, połączenie z systemem osobowego funduszu płac, podpowiedzi związane ze składkami ubezpieczeń społecznych, - urząd skarbowy wydruk przelewów z zaliczką na PDOF ( do 1 stycznia 2001 roku) oraz dokumentów PIT, - bank zatrudnionego, numer konta i procent przelewu - przekazywanie wynagrodzeń na rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe, zwolnienie z podatku (indywidualne) wyliczanie standardowe kosztów i dochodu, ale brak zaliczki na PDOF (np. z tytułu budowy domu), czy pracownik jest emerytem i jak tak, to nr emerytury drukowanie zawiadomień do ZUS o wynagrodzeniach emerytów i rencistów, indywidualny % PDOF: - indywidualny procent zaliczki na podatek dochodowy. Jeśli pracownik ma wpisany "?" wtedy brana jest wartość z parametrów systemu (bfpl%pdof), w przeciwnym razie system pobiera wartość wpisaną w kartotece osobowej (istnieje możliwość określenia ułamkowej stawki podatku dochodowego do 2 miejsc po przecinku), obcokrajowiec - jeżeli pracownik ma wprowadzone "T", system nie stosuje kosztów uzyskania dochodu przy wyliczaniu wynagrodzenia do wypłaty i nalicza zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 20%.

3 Dla tak oznaczonych osób drukowane są dokumenty miesięczne PIT-8a wraz z załącznikiem i poleceniem przelewu oraz imienne dokumenty IFT-1. kod RKCH - kod regionalnego Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego przynależy dany pracownik; informacja ta związana jest z rozliczeniem potrącanych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, PESEL, NIP, dowód osobisty lub paszport - jako identyfikatory, data urodzenia, - adres zamieszkania. Opis wprowadzania do systemu nowej osoby oraz korekty danych pracownika występującego w bazie systemu HMS/bfpl znajduje się w częściach dokumentacji omawiających tę tematykę: "wprowadzanie pracownika" oraz "przeglądanie i korekta danych". HMS/bfpl: 4G PIT - nowe dla krajowców Ścieżka ma przeznaczenie do analizy danych na PIT. Po wyborze tej opcji w systemie, otwarte zostaje okno: Okno przedstawia listę osób, dla których przygotowane są dane do PIT. Na ekranie mamy następujące pozycje: sel - selekcja - jeżeli wybieramy spośród istniejących rekordów danych do PIT i je drukujemy; Nazwisko i imię - dane osobowe pracownika; PESEL - numer PESEL pracownika; Rok - data roku, za który przygotowano PIT; PIT - to numer PIT jaki został przygotowany dla pracownika; lp. - liczba pozycji druków przygotowanych dla pracownika ( powinien być 1 ); Utworzono - to data przygotowania PIT w systemie; St - status PIT - na jakim etapie PIT obecnie się znajduje;

4 W tym miejscu mamy do obsługi następujące klawisze: [D] - druk PIT - drukowany jest PIT dla wybranego pracownika ( bądź zaznaczonej grupy ); [W] - wydruk - tworzony jest wydruk ekranu nazwisk pracowników, dla których PIT jest przygotowany; [F5] - szukaj - filtr danych o pozwalające na zawężenie informacji: [DEL] - kasuj PIT [F6] - popraw rodzaj PItu 11 czy 40 [F7] - konfiguracja [ENTE] - wgląd [F4] - koniec [S] - sort [A] - sel. ALL [spac] - sel. 1 [1234] - stan ABCD [Z] - analiza [P] - paczka druków PIt np. po urzędzie skarbowym Początek nazwiska - służy do znajdowania konkretnej osoby; Początek Pesel - możliwość znalezienia pracowników według numeru PESEL; Płatnicy - możliwość filtrowania według płatnika; Grupy - możliwość filtrowania według grupy; Urząd Skarbowy - możliwość filtrowania według Urzędu Skarbowego; Rok >= - Dokumenty PIT za rok - filtr dokumentów PIT według roku za jaki został wystawiony; PIT - rodzaj PIT-u (11/40/ *) Nr PIT - u (lp) - numer PIT-u (kolejny) Status - status PIT-u - A - wygenerowany, B - po 1 wydruku, C - po 2 wydruku, D - po 3 wydruku; (oznaczenie "! " zastępuje zapis "bez") [F6] - popraw - pozwala korygować rodzaj PIT - wpis 11 bądź 40. System zawsze generuje PIT-11, który w razie rozliczanie poprzez płatnika należy zmienić na PIT-40; [F7] - konfiguracja - konfiguracja jaki wydruk chcemy osiągnąć. Wybór dotyczy pliku *.rtf bądź tekstowy; [Enter] - return -

5 wgląd - możliwość wglądu danych na PIT: [F4] - koniec - kończy pracę tej funkcji w systemie; [A] - selekt ALL - grupę pracowników, która jest obecnie na ekranie będzie wyselekcjonowaną grupą do wydruku PIT; [spacja] - selekt - pojedynczy wybór pracownika do grupy w celu wydruku PIT; Kiedy potwierdzimy swój wybór osoby [enter], wówczas otwarte zostaje okno dokumentu PIT w systemie. System podczas generacji przenosi pełną ewidencję wypłat z HMS/plac oraz HMS/usso i wpisuje kwoty w odpowiednie pola. [F4] - koniec - kończy pracę w tej funkcji przenosi o poziom wyżej; [L] - podatnik - aktualizuje dane podatnika; [A] - adres - umożliwia zmianę adresu na wydruku dokumentu; [F6] - popraw - umożliwia korektę danych wypłaconych wynagrodzeń oraz rodzaj PIT (11/40); [F7] - konfig. - możliwość zmiany wydruku RTF (zalecanego) na tekstowy;

6 Uwaga: Konfiguracja jest przypisana TYLKO użytkownikowi, który dokona zmiany. [H] - historia - zapis zmian jakie zostały dokonane na wybranym rekordzie; [PgUp] - poprzedni - otwiera dane PIT poprzedniego pracownika; [PgDn] - następny - otwiera dane PIT następnego pracownika; [F8] - przelicz - funkcja umożliwia ponowne obliczenie PIT; [D] - Druk Pit - wydruk PIT wyświetlonej obecnie osoby. Wybieramy formularz druku PIT z listy na jakim dane rozliczeniowe osoby mają się znaleźć. Należy ustawić wydruk, po klawiszu konfiguracji [F7] na [RTF] Uwaga: Po generacji PITów można dokonać analizy w celu sprawdzenia czy

7 wszystkim osobom posiadającym dochody w danym roku podatkowym wygenerowano PITy W celu wyświetlania w danym module poszczególnych rodzajów dochodów z modułu plac, bfpl i socjalnego należny skonfigurować poprawnie poniższe parametry dotyczące podglądu na analizie PIT. Parametry znajdują się w module HMS/admi : PPX_PIT_wspolny Czy udostępnić w module HMS/bfpl dostęp do nowej tablicy z przeglądaniem PITów w ścieżce 4-G domyślnie: NIE opis: BFPL - TAK => wspólna obsługa PIT dla BFPL i PLAC - jak w PLAC PPX_PIT_modplac Czy w module plac w ścieżce F32 w Analizie podświetlać się mają dochody z plac, bezosobówki i socjalnego domyślnie: PBS opis: PLAC - lista modułów obsł. od strony PLAC (P-lac/B-fpl/S-socj) PPX_PIT_modbfpl Czy w module bfpl w ścieżce 4-G w Analizie podświetlać się mają dochody z plac, bezosobówki i socjalnego domyślnie: B opis: BFPL - lista modułów obsł. od strony BFPL (P-lac/B-fpl/S-socj) HMS/bfpl: Zabezpieczenie konta Bankowego

8 Dodano zabezpieczenie przed brakiem przypisywania konta bankowego przy tworzeniu rachunku z zaznaczeniem wypłaty na konto. HMS/bfpl: 414 Lista szczegółowa (wszystkie składniki) Dane do wyboru zestawienia: Wypłata od dnia - określa się od którego dnia miesiąca i roku zaczyna się tworzyć zestawienie. Wypłata do dnia - określa się do którego dnia miesiąca i roku zaczyna się tworzyć zestawienie. W skład listy wchodzą : data wypłaty brutto potracenia inne z chorobowego Uczelni z chorobowego ZUS kwota PDOF zwrot PDOF składka zdrowotna z podatku zwrot składki zdrowotnej z podatku składka zdrowotna z wynagrodzenia ryczałt suma ubezpieczenia zdrowotnego ubezpieczenie emerytalne potrącone zwrot składki emerytalnej ubezpieczenie rentowe potrącone zwrot składki rentowej ubezpieczenie chorobowe potoczne zwrot składki chorobowej

9 potrącenia ZUS suma zwrotów składek zasiłek rodzicielski zasiek pielęgnacyjny dodatek nr 1 dodatek nr 2 dodatek nr 3 dodatek nr 4 podatek VAT przelew kasa Uwaga: Od wersji 6.95 udostępniono pod klawiszem F7-konfigurator możliwość dopisania tekstu na ostatniej stronie wydruku HMS/bfpl: 524 Wykaz imienny według tematów Wykaz alfabetyczny osób, które miały wypłaty w określonym przedziale czasu. Wybranie opcji powoduje konieczność zdefiniowania kryteriów wyboru rachunków, które mają stanowić podstawę przygotowywanych zestawień. Warunkami tymi są: Data początkowa, Data końcowa - pola określają okres wypłat. Domyślnie ustawiane są pierwszy i ostatni dzień poprzedniego miesiąca. Temat - pole określa temat wypłaty. Zawartość domyślna "*" oznacza wypłaty ze wszystkich tematów. Jednostka organizacyjna - pole określa jednostkę organizacyjną, dla której wykonane były prace związane z rachunkami. Wartość domyślna "*" oznacza wypłaty obciążające kosztowo wszystkie komórki (wydziały). Przedstawia wynagrodzenie brutto, podatek dochodowy i ryczałt, składki na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, ewentualne potrącenia, kwoty przelane na konto i wypłacone przez kasę wypłacone w ramach poszczególnych tematów. Kryteria wyboru danych do zestawienia są takie same jak przy poprzednim wydruku.

10 HMS/bfpl: Jak założyć nowe konto pracownikowi na umowę zlecenia. W nowej wersji systemu HMS 6.94 zmienił się częściowo sposób wprowadzania pracowników. Zmiana polega na początkowej weryfikacji, sprawdzaniu czy dana osoba jest już uwzględniona w systemie W ścieżce 1-3- w module HMS/bfpl po naciśnięciu klawisza funkcyjnego F9 ukaże się użytkownikowi okienko z zapytaniami o podanie nazwiska, imienia, nr PESEL oraz oznaczeniem czy dana osoba jest cudzoziemcem Po naciśnięciu klawisza funkcyjnego F1 system informuje, czy dana osoba jest już w bazie lub nie. W przypadku braku takiej osoby w bazie system pyta się czy dodać taka osobę do bazy. Jeżeli chcemy daną osobę dodać używamy klawisza funkcyjnego F1

11 Po zatwierdzeniu klawiszem funkcyjnym F1 wyświetli się komunikat o dodawaniu osoby do bazy oraz informacja, iż dana osoba o nr PESEL istnieje w bazie.

12 Potwierdzamy informację klawiszem ENTER, w tym momencie system wyświetli nam nowo dodaną osobę. Aby uzupełnić dane osobowe nowo wpisanej osoby do bazy należy użyć ponownie klawisza funkcyjnego ENTER i następnie uzupełnić wszystkie dane, potrzebne do zawarcia umowy zlecenia lub umowy o dzieło.

13 HMS/bfpl: Jak dokonać zamknięcia dwóch list płac w tym samym miesiącu? Kiedy mamy już wygenerowane umowy zlecenie/o dzieło dla poszczególnych osób, przechodzimy do ścieżki HMS/bfpl:4121, gdzie dokonujemy generacji listy wypłat dla rachunków z datami wypłat, które znalazły się na umowach zlecenie/o dzieło oraz dla określonego tematu wypłat.

14 Generujemy listę wypłat dla pierwszego interesującego nas okresu w danym miesiącu dla osób z konkretną datą wypłat i tematem wypłaty. Zawężamy listę datami dla których ma być stworzona lista płac. Po wypełnieniu wszystkich brakujących pól potwierdzamy klawiszem funkcyjnym [F1] Program zapyta jaki numer listy płac chcemy nadać dla naszego okresu. Przy użyciu klawisza funkcyjnego [F2] program może nadać kolejny wolny numer listy płac. Wybór potwierdzamy przyciskiem funkcyjnym [F1].

15 Pojawi się lista płac z osobami w konkretnym okresie dla którego stworzyliśmy listę. Ponownie generujemy listę płac, która może mieć ten sam dzień wypłaty co poprzednie ale ze zmienionym tematem i numerem listy płac.

16

17 Możemy teraz przeglądać w ścieżce HMS/bfpl:414, przy użyciu filtrowania poszczególne stworzone przez nas listy płac dla rachunków. Zawężamy daty dla wprowadzonych rachunków i dla konkretnego numeru listy wypłat. Całość potwierdzamy klawiszem [F1].

18 Na wydruku zobaczymy wszystkie wprowadzone umowy między zadanymi datami i dla konkretnego numeru listy wypłat. Tak samo postępujemy w przypadku pozostałych dat i numerów list wypłat. HMS/bfpl: Jak stworzyć zestawienie listy wypłat, która wykorzystywana jest m.in. w projektach finansowanych z UE?

19 W celu stworzenia zestawienia, z podziałem na tematy, wchodzimy w programie HMS/bfpl w ścieżkę 5 i potwierdzamy klawiszem funkcyjnym [ENTER]. Następnie wybieramy z menu kontekstowego - Zestawienie listy wypłat w ścieżce 57, potwierdzając wybór klawiszem funkcyjnym [ENTER]. Na końcu wybieramy w ścieżce Zestawienie z podziałem na tematy, potwierdzając wybór klawiszem funkcyjnym [ENTER].

20 Zawężamy datami interesujący nas zakres informacji, potwierdzając wybór klawiszem funkcyjnym [ENTER]. Następnie mamy możliwość wyboru: symbolu tematu, rodzaju wypłaty, numeru zestawienia oraz odpowiadamy na zapytanie czy na wydruku raportu ma się pojawić stopka ZUS. Wszystko potwierdzamy klawiszem funkcyjnym [ENTER].

21 Po wykonaniu wszystkich powyższych czynności zobaczymy na wydruku interesujący nas temat wraz z danymi o wypłacie.