SPIS TREŚCI... 1 INFORMACJE OGÓLNE... 2 DEFINIOWANIE OPISÓW NA GWARANCJACH... 3 PARAMETRY GWARANCJI W REJESTRZE TOWARÓW... 8

Transkrypt

1 strona 1/13 Gwarancje Spis treści SPIS TREŚCI... 1 INFORMACJE OGÓLNE... 2 DEFINIOWANIE OPISÓW NA GWARANCJACH... 3 PARAMETRY GWARANCJI W REJESTRZE TOWARÓW... 8 USTAWIENIE PARAMETRÓW WYDRUKÓW GWARANCJI WYSTAWIANIE GWARANCJI REJESTR KART GWARANCYJNYCH... 12

2 strona 2/13 Informacje ogólne Program umożliwia prowadzenie rejestru kart gwarancyjnych w powiązaniu z parametrami ustawionymi w rejestrze towarów. Wystawianie faktur może odbywać się zarówno automatycznie w momencie wystawienia faktury, jak i w terminie późniejszym - np. wystawianie gwarancji przez magazyniera, lub po upływie określonego terminu. Użytkownik może zdefiniować do dwudziestu zestawów druków gwarancyjnych wykorzystywanych wymiennie.

3 strona 3/13 Definiowanie opisów na gwarancjach Pierwszą rzeczą jaką należy ustawić, jest określenie wzorców druków gwarancji. Dokonujemy tego poprzez: G. Procedury pomocnicze J. Ustalenie opisu tekstowego Ukaże się wówczas następujący ekran: Lista zestawów gwarancji. dostępnych wydruków Przy pomocy kombinacji klawiszy Ctrl+ENTER dokonuje się zaznaczenia domyślnego wydruku gwarancji. Wydruk poprzez klawisza F10. gwarancji włączenie Ustalenie nagłówka i stopki na wydruku gwarancji po włączeniu klawisza F2. Ustalenie nazwy wydruku gwarancji po włączeniu klawisza F3. Przed rozpoczęciem wpisywania treści gwarancji należy ustalić nagłówek i stopkę wydruku gwarancji. Dokonuje się to poprzez włączenie klawisza F2. Udostępniane są wówczas pola, w które należy wpisać treść nagłówka i stopki. Miejsce na wpisanie nagłówka i stopki.

4 strona 4/13 Następnie można przejść do edycji treści karty gwarancyjnej. Przy pomocy KURSORA ( ) należy wybrać zestaw, który ma być edytowany i zatwierdzić go klawiszem ENTER. Pokaże się wówczas okno do edycji jak na przykładowym ekranie poniżej: Pole, w które wpisuje się treść gwarancji. Przy pomocy klawisza F4 uzyskuje się dodatkowe opcje edycji. Przy pomocy klawiszy CTRL+W dokonuje zapisu. Klawiszami PAGE UP i PAGE DOWN przemieszcza się pomiędzy akapitami, które na wydruk oddzielone są (***). Treść gwarancji można podzielić na akapity, które są oddzielone od siebie znakiem (* * *). Przejście do następnego akapitu następuje poprzez włączenie klawisza PAGE DOWN. Przejście do akapitu poprzedzającego następuje poprzez włączenie klawisza PAGE UP. Uwaga!!! Przechodząc do innego akapitu należy włączyć klawisze CTRL+W w celu zapisania zmian w danym akapicie. Podczas edycji włączając klawisz F4 udostępniane są dodatkowe opcje:

5 strona 5/13 Przy pomocy dodatkowych opcji umożliwiono wstawienie dodatkowego akapitu między już istniejące, załączenie listy artykułów których gwarancja obejmuje oraz ustawienie tekstu na następną stronę wydruku. Po zakończeniu edycji treści karty gwarancyjnej należy włączyć kombinację klawiszy CTRL+W w celu zapisania treści gwarancji. Po wyjściu można przeedytowany zestaw nazwać dowolną nazwą w celu szybkiej zmiany treści gwarancji przy sprzedaży bez podglądania jej całości. Dokonuje się tego włączając klawisz F3 znajdując się KURSOREM na wybranym zestawie: Kartę gwarancyjną można wydrukować w celu jej sprawdzenia. Dokonuje się tego włączając klawisz F10 z poziomu edytora druków gwarancyjnych. System daje dwie możliwości wydruku sprawdzającego. Można wydrukować całą kartę gwarancyjną bądź tylko jej strukturę. Poniżej przedstawiono przykładowy wydruk karty gwarancyjnej:

6 strona 6/13 GWARANCJA WYROBÓW DIGITLANDU "DIGITLAND" #Kod:[3]# #HURTOWNIA "JEDYNKA" S.C GENOWEFA I STEFAN KOS / 4# ###GŁ /01/11### KRAKÓW, dn.' LISTA ARTYKUŁÓW PODLEGAJĄCYCH GWARANCJI STRONA L.P. INDEKS NAZWA TOWARU NUMER FABRYCZNY ILOŚĆ JM. IL. MIES TOWAR TEST SZT * * * WARUNKI GWARANCJI: Gwarantuje się sprawne działanie towarów zgodnie z warunkami techniczno-eksploatacyjnymi opisanymi w instrukcji obsługi. Obowiązki gwaranta wynikające z niniejszej gwarancji wykonują Autoryzowane Zakłady Serwisowe firmy Digitland zwane dalej Serwisami. Serwis gwarancyjny będzie świadczony jedynie po przedstawieniu w dowolnym Serwisie niniejszej Karty Gwarancyjnej wraz ważnym dowodem zakupu oraz towarem zakupionym przez Konsumenta. Gwarancja przewiduje bezpłatne części zamienne potrzebne do naprawy oraz robociznę w okresie gwarancji poczynając od daty zakupu. Niniejsza Gwarancja dotyczy jedynie towaru a nie obejmuje części posiadających określony czas działania, lub innego wyposażenia dodatkowego. Sprzedawca i Konsument powinni dopilnować aby karta Gwarancyjna była poprawnie wypełniona w przeciwnym wypadku Gwarancja nie nabierze mocy prawnej. Kartę Gwarancyjną należy przechowywać wraz z ważnym dowodem zakupu w bezpiecznym miejscu. Należy upewnić się czy numer seryjny Produktu odpowiada numerowi seryjnemu w Karcie Gwarancyjnej. * * * podpis wystawiającego gwarancję podpis odbierającego gwarancję GWARANCJA WAŻNA Z DOWODEM ZAKUPU

7 strona 7/13 Należy jeszcze ustawić domyślny wydruk karty gwarancyjnej. W tym celu należy wybrany zestaw zaznaczyć włączając kombinację klawiszy CTRL+ENTER. Przy zestawie pojawi się wówczas znak ( ): Oznaczenie aktywnego zestawu.

8 strona 8/13 Parametry gwarancji w rejestrze towarów Aby umożliwić wystawianie gwarancji, należy w rejestrze towarów ustawić odpowiednie dane w polu GWARANCJA, jak również określić w miesiącach czas jej trwania. Z poziomu rejestru towarów należy dokonać modyfikacji towaru, którego gwarancja ma dotyczyć. Modyfikacji można dokonać na dwa sposoby. Pierwszy sposób polega na włączeniu klawisza M (M-odyfikacja) na wcześniej wybranym przy pomocy KURSORA ( ) towarze i wybraniu modyfikacji strony trzeciej rejestru towarowego. Na stronie trzeciej należy zmodyfikować pole GWARANCJA. Przy pomocy KURSORA ( ) należy określić sposób przypisania karty gwarancyjnej do towaru. Do wyboru są następujące sposoby: - Towar nie podlega gwarancji jest to ustawienie domyślne, oznaczające że danego towaru nie można umieścić na gwarancji; - Bez numerów fabrycznych towary podlegające gwarancji nie posiadają numerów fabrycznych; - 1 numer dla całej partii towaru określa się jeden numer fabryczny dla określonej partii towaru; - Osobny numer dla każdej pozycji każdy towar posiada swój numer fabryczny; - Karta gwarancyjna producenta gwarancja na ten towar nie zostanie wystawiona, należy klientowi przekazać kartę gwarancyjną producenta. Wybrany sposób należy zatwierdzić włączając klawisz ENTER. Następnie modyfikacji będzie podlegać pole DŁUGOŚĆ przy pomocy, którego określa się czas trwania gwarancji w miesiącach. Pole GWARANCJA, w którym określa się sposób przypisania gwarancji do towaru. Określenie długości trwania gwarancji w miesiącach. Drugim sposób modyfikacji jest wygodniejszy jeżeli modyfikacji ma ulec większa ilość towarów. Należy włączyć klawisz L. Następnie przy pomocy standardowych klawiszy (+, /, *) należy zaznaczyć towary które mają ulec modyfikacji. Po zaznaczeniu należy jeszcze raz włączyć klawisz L.

9 strona 9/13 Zaznaczenia towaru do modyfikacji możliwe jest przy pomocy następujących klawiszy: * - zaznaczenie wszystkich towarów / - zaznaczanie po określonym sorcie + - zaznaczanie pojedynczych pozycji Pojawi się wówczas lista pól do modyfikacji. Należy wybrać pole: 5. GWARANCJA + DŁUGOŚĆ a następnie zmodyfikować wybrane pola.

10 strona 10/13 Ustawienie parametrów wydruków gwarancji Aby było możliwe wystawianie gwarancji przy sprzedaży należy ustawić odpowiedni parametr, który dostępny jest po wybraniu z menu głównego następujących punktów: G. Procedury pomocnicze A. Parametry konfiguracyjne 2. Rejestr sprzedaży gospodarka magazynowa U. Karty gwarancyjne Po zatwierdzeniu powyższych punktów dostępne są trzy możliwości wyboru: 1. Nie wystawiać gwarancja nie będzie wystawiana. 2. Wystawiać po potwierdzeniu gwarancja będzie drukowana po wystawieniu dokumentu sprzedaży i po potwierdzeniu. 3. Wystawiać gwarancja będzie automatycznie wystawiana zaraz po wystawieniu dokumentu sprzedaży.

11 strona 11/13 Wystawianie gwarancji Po wystawieniu dokumentu sprzedaży na towar, który podlega gwarancji w zależności od ustawień parametru konfiguracyjnego automatycznie zostanie wydrukowana karta gwarancyjna bądź pojawi się pytanie o jej wydruk. Pytanie o wystawianie gwarancji w zależności od wcześnie ustawionego parametru. Następnie także w zależności do ustawionego wcześniej parametru w rejestrze towarów, system przełącza się do rejestru, w którym następuje przypisanie numeru do towaru. Informacja o dokumencie sprzedaży. Pozycja na której znajduje się kursor. Informacja o ilości pól do wypełnienia. Informacja ile pól zostało wypełnionyc Przy pomocy klawisza ENTER następuje edycja nr fabrycznego. Informacja rodzaju przypisania numerów fabrycznych z rejestru towarów. Po zakończeniu edycji należy operację zapisać do systemu poprzez włączenie klawisza I. Następnie drukowana jest karta gwarancyjna wg wcześniej utworzonego wzorca.

12 strona 12/13 Rejestr kart gwarancyjnych Wszystkie wystawione gwarancje dostępne są w archiwalnym rejestrze kart gwarancyjnych. Rejestr ten dostępny jest po wybraniu z menu głównego następujących punktów: 2. Rejestr sprzedaży 8. Rejestr kart gwarancyjnych Rejestr zawiera następujące informacje zawarte w kolumnach, które są zarówno sortami rejestru: 1. NUMER FAKT./POBR. numer dokumentu sprzedaży lub pobrania wewnętrznego do którego wystawiono gwarancje. 2. DATA F./P. data wystawienia dokumentu sprzedaży lub pobrania wewnętrznego do którego wystawiono gwarancje. 3. DATA GWARANCJI - data wystawienia gwarancji. 4. KOD KONTRAHENTA kod kontrahenta na którego wystawiono dokument sprzedaży wraz z kartą gwarancją. 5. NAZWA KONTRAHENTA nazwa kontrahenta na którego wystawiono dokument sprzedaży wraz z kartą gwarancyjną. Ponadto w rejestrze dostępne są następujące funkcje po włączeniu odpowiednich klawiszy funkcyjnych: S (S-zukaj) - przeszukiwanie rejestru po określonym sorcie; F (F-aktura) podgląd wystawionego dokumentu sprzedaży lub pobrania wewnętrznego do którego wystawiona jest gwarancja; T (T-owar) podgląd towarów podlegających gwarancji; A (A-nuluj) anulowanie wystawionej gwarancji; C (wię-cej) wystawianie gwarancji do gwarancji anulowanej; D (D-odaj) dodanie gwarancji na podstawie dokumentu sprzedaży lub pobrania wewnętrznego. Po udostępnieniu archiwalnego rejestru należy rozpisać wybrany dokument włączając klawisz ENTER a następnie na wybranym towarze włączyć klawisz I. System rozpocznie wystawianie gwarancji do wybranego towaru. ENTER rozpisanie archiwalnej gwarancji. Po rozpisaniu gwarancji dostępna jest funkcja umożliwiająca export numerów fabrycznych. Exportu dokonuje się poprzez wybranie przy

13 strona 13/13 pomocy KURSORA ( ) odpowiedniej pozycji rozpisanej gwarancji i włącza się klawisz X (e-xport). System generuje wówczas plik z rozszerzeniem NRF, który można zapisać na dysk twardy lub na dyskietkę.