Księgowość w Comarch ERP Optima Księga Handlowa - Rozliczenia z kontrahentami i urzędami

Transkrypt

1 Księgwść w Cmarch ERP Optima Księga Handlwa - Rzliczenia z kntrahentami i urzędami Wersja

2 Spis treści 1 Cel i zakres szklenia Rzpczęcie pracy z prgramem Cmarch ERP Optima Struktura prgramu Standardwe przyciski bsługujące prgram Przyciski dstępne na listach Przyciski dstępne na frmularzach Przyciski dstępne w pasku zadań Listy EIP Pla SPIN Zaznaczanie pzycji na liście Menu Nawigacji Cmarch ERP Optima Knfiguracja prgramu Cmarch ERP Optima Załżenie nwej bazy danych Knfiguracja prgramu Cmarch ERP Optima - ćwiczenia Ćwiczenie: Załżenie nwej bazy danych Ćwiczenie: Knfiguracja parametrów firmy Ćwiczenie: Wprwadzenie peratra Ogólne Lista banków Numeracja rachunków Imprt listy banków Kategrie Lista kntrahentów Grupy kntrahentów Frmularz kntrahenta Lista pracwników Lista właścicieli (wspólników) Lista urzędów Ogólne ćwiczenia Ćwiczenie: Wprwadzenie listy banków Ćwiczenie: Wprwadzenie listy kategrii Ćwiczenie: Wprwadzenie kntrahentów Ćwiczenie: Imprt pzstałych danych słwnikwych Mduł Kasa/Bank Knfiguracja mdułu krk p krku Księgwść w Cmarch ERP Optima Księga Handlwa Rzliczenia z kntrahentami i urzędami 2

3 7.2 Rejestry kaswe/bankwe Struktura rejestru Frmy płatnści Kilka rachunków bankwych Preliminarz płatnści Funkcje ddatkwe Elektrniczna wymiana danych z bankiem Wydruki przelewów Rzliczenia Kmpensaty Autmatyczne rzliczenia z pdmitem Nty dsetkwe Pnaglenia zapłaty Ptwierdzenie salda Mduł Kasa/Bank - ćwiczenia Ćwiczenie: Rejestry kaswe/bankwe Ćwiczenie: Planwane płatnści - zdarzenie w preliminarzu płatnści Ćwiczenie: Planwane płatnści funkcja Pdziel Ćwiczenie: Zapisy kaswe/bankwe Ćwiczenie: Rzliczenie zapisu z planwaną płatnścią Ćwiczenie: Planwane płatnści funkcja Rzlicz Ćwiczenie: Kmpensata zapisów kaswych Mduły: Księga Handlwa i Śrdki Trwałe Struktura mdułów Knfiguracja mdułów Plan knt Knta księgwe Plan knt Bilans twarcia Zapisy księgwe Dziennik (Zapisy księgwe) Rzrachunki na kntach Księgi rachunkwe - wydruki Ewidencja VAT Deklaracja VAT Ewidencja ddatkwa Schematy księgwe Nagłówek schematu księgweg Element schematu księgweg Księgwść w Cmarch ERP Optima Księga Handlwa Rzliczenia z kntrahentami i urzędami 3

4 9.11 Zestawienia księgwe Definiwanie zestawienia Frmularz nagłówka zestawienia - zakładka Ogólne Frmularz nagłówka zestawienia - zakładka Klumny Zakładanie pzycji zestawienia Przykład Pdpinanie gałęzi zestawienia Zaliczki na deklaracje: PIT-36/PIT-36L, CIT Ewidencja wynagrdzeń Deklaracja PIT-4R Rzliczenie przejazdów samchdem prywatnym Ewidencja śrdków trwałych Mduły: Księga Handlwa i Śrdki Trwałe - ćwiczenia Ćwiczenie: Knfiguracja prgramu i firmy dla mdułów KH i ŚT Ćwiczenie: Plan knt Ćwiczenie: Bilans twarcia Ćwiczenie: Bezpśrednie zapisy księgwe Ćwiczenie: Rzrachunki na kntach Ćwiczenie: Ewidencja VAT Ćwiczenie: Ewidencja ddatkwa Ćwiczenie: schematy księg. wzrzec księgwania sprzedaży Ćwiczenie: schematy księg. wielwariantwy wzrzec księgwania zakupów Ćwiczenie: schematy księg. wzrzec księgwania zakupów Ćwiczenie: schematy księg. wzrzec z wykrzystaniem kwt ddatkwych Ćwiczenie: schematy księg. wzrzec dla księgwania raprtu kasweg Ćwiczenie: schematy księg. wzrzec dla księgwania listy płac Ćwiczenie: Zestawienia księgwe Ćwiczenie: Zaliczka na PIT-36/PIT-36L Ćwiczenie: Ewidencja wynagrdzeń Ćwiczenie: Ewidencja śrdków trwałych Ćwiczenie ddatkwe: budwanie prstych filtrów Księgwść w Cmarch ERP Optima Księga Handlwa Rzliczenia z kntrahentami i urzędami 4

5 1 Cel i zakres szklenia Szklenie przeznaczne jest dla pczątkujących Użytkwników Cmarch ERP Optima Księga Handlwa raz dla sób pracujących już na prgramie, chcących usystematyzwać swją wiedzę. Załżeniem szklenia jest zapznanie Uczestników z pdstawwymi peracjami w prgramie, umżliwiającymi sprawną ewidencję dkumentów w Rejestrze VAT raz Księdze Handlwej. Księgwść w Cmarch ERP Optima Księga Handlwa Rzliczenia z kntrahentami i urzędami 5

6 2 Rzpczęcie pracy z prgramem Cmarch ERP Optima 2.1 Struktura prgramu Cmarch ERP Optima t nwczesny, zintegrwany system d zarządzania dpwiadający ptrzebm małej i średniej firmy. Zbudwany jest z mdułów i aplikacji, które Użytkwnik mże dwlnie zestawiać w zależnści d ptrzeb swjej firmy. Kasa/Bank jest centralnym mdułem prgramu, niezbędnym d pracy niezależnie d wykrzystywanych pzstałych mdułów. Tutaj grmadzne są infrmacje płatnściach związanych z dkumentami zarejestrwanymi w innych mdułach. Pnadt mżliwe jest wprwadzanie dkumentów bezpśredni w mdule. Dzięki temu zawiera kmpletne dane rzrachunkach z kntrahentami raz infrmacje ruchu śrdków pieniężnych w przedsiębirstwie. Kmpletnść danych pzwala nie tylk na bieżące analizy wpływów i wydatków, ale również na generwanie precyzyjnych prgnz. Kasa/Bank Plus - mduł psiada pełną funkcjnalnść mdułu Kasa/Bank a ddatkw umżliwia rzliczanie delegacji (Użytkwnik ma mżliwść wprwadzania i rzliczania pdróży służbwych krajwych w walucie systemwej - PLN), bsługę magazynu walut (wpłaty w rejestrze walutwym twrzą zasby na magazynie walut; wypłaty ściągają zasby z magazynu walut wg metdy FIFO dla kursu histryczneg) raz zakładanie zaawanswanych blkad d rejestrów kaswych/bankwych. Księga Handlwa - mduł pzwala na prwadzenie ksiąg rachunkwych zgdnie z Ustawą Rachunkwści. Oprócz funkcji partych na gólnych zasadach prwadzenia rachunkwści mduł dstarcza szerki wachlarz infrmacji z zakresu analizy finanswej firmy. Oprócz prstty i elastycznści psiada jeszcze jedną ważną cechę - jest na bieżąc aktualizwany w stsunku d zmieniających się przepisów. Księga Handlwa Plus mduł umżliwia bsługę knt walutwych i księgwanie dkumentów w walutach bcych. Księga Pdatkwa - bejmuje funkcjnalnie bsługę księgwą firmy, rzliczającej się z fiskusem na pdstawie księgi przychdów i rzchdów lub prwadzących ewidencje przychdów bjętych zryczałtwanym pdatkiem dchdwym. Śrdki Trwałe - mduł pzwala na prwadzanie ewidencji śrdków trwałych raz wartści niematerialnych i prawnych. Na pdstawie wprwadznych infrmacji pszczególnych śrdkach Użytkwnik autmatycznie generuje dpisy amrtyzacyjne raz plan amrtyzacji. Ddatkw prgram pzwala na prwadzenie ewidencji wypsażenia. Mduł ten pzwala również na twrzenie arkuszy inwentaryzacyjnych śrdków trwałych raz wypsażenia. Faktury - mduł pzwala między innymi na rejestrację faktur zakupu, wystawianie faktur sprzedaży, paragnów i dkumentów krygujących raz bsługę kdów kreskwych. Mżliwe jest prwadzenie karttek twarów/ usług, ustalanie cen sprzedaży raz przygtwanie ferty handlwej. Handel prócz funkcjnalnści mdułu Faktury psiada funkcje pzwalające na prwadzenie pełnej gspdarki magazynwej. Daje mżliwść rzliczania ksztu własneg sprzedaży jedną z metd: FIFO, LIFO, AVCO. Handel Plus - psiada pełną funkcjnalnść mdułu Handel, a ddatkw umżliwia przyjęcie i cechwanie knkretnych partii dstawy raz wydanie twaru ze wskazaniem na dstawy. Twar jest wprwadzany na magazyn w partiach zróżnicwanych pd względem pisujących je cech, a Użytkwnik mże sam zadecydwać, z któreg przyjęcia lub którą sztukę zdefiniwanych cechach chce wydać z magazynu. Detal - mduł ten zstał stwrzny z myślą punktach sprzedaży detalicznej. Umżliwia wystawianie Paragnów raz pwiązanych z nimi Faktur Sprzedaży. Elastyczny układ ekranu ptymalizuje pracę pd kątem wprwadzania dkumentów za pmcą klawiatury raz przy wykrzystaniu ekranów dtykwych. Mduł ten jest ściśle pwiązany z prgramem Cmarch ERP Optima - stanwi jeg kńcówkę sprzedażwą. CRM - przeznaczeniem mdułu jest przede wszystkim rejestracja zdarzeń dtyczących bsługi klienta. Ptrzeby firm w zakresie CRM zależą zarówn d wielkści firmy jak i specyfiki jej działania. Mduł CRM bejmuje m.in rejestrację kntaktów z klientami, harmngramwanie zadań, faktury cykliczne czy analizę czasu/ksztu kntaktów. Pzwala na wysyłanie wiadmści sms, dzięki czemu Użytkwnicy mgą autmatycznie infrmwać swich Klientów nieuregulwanych płatnściach, infrmwać ich stanie realizacji ich zamówień. CRM Plus psiada pełną funkcjnalnść mdułu CRM a ddatkw umżliwia autmatyczną windykację należnści. Użytkwnik ma mżliwść definiwania elastycznych schematów windykacji, na które mże składać się wysyłanie d kntrahentów wiadmści infrmujących nieuregulwanych należnściach, twrzenie Księgwść w Cmarch ERP Optima Księga Handlwa Rzliczenia z kntrahentami i urzędami 6

7 kntaktów/ zadań związanych z takimi kntrahentami, generwanie i wysyłanie pprzez Pnagleń zapłaty i wreszcie blkwanie sprzedaży prblematycznym kntrahentm. Serwis mduł przeznaczny d bsługi zleceń w firmach świadczących usługi serwiswe. Pzwala na rejestrację klejn przyjęcia sprzętu d serwisu, czynnści wyknywanych w ramach realizacji zlecenia, wykrzystanych części, aż d wystawienia dkumentu kńcweg (faktury sprzedaży bądź paragnu). Obieg dkumentów - Mduł ten usprawnia archiwizację dkumentów i zarządzanie nimi. Użytkwnik mże dwlnie pisać plik, nadać status i skjarzyć z elementem systemu Cmarch ERP Optima lub dwlnym pdmitem. Przypminacz - t prgram zewnętrzny, który sprawdza zadania dla Operatra bezpśredni w bazie danych i niezależnie d peracji przeprwadzanych w samym prgramie wyświetla infrmacje zbliżających się terminach. W prgramie wyświetlane są również przypmnienia dla zleceń serwiswych wystawinych w mdule Cmarch ERP Optima Serwis raz przypmnienia dla pszczególnych etapów w mdule Cmarch ERP Optima Obieg dkumentów Płace i Kadry - przeznaczny d pełnej bsługi działu kadr i rachuby płac. Pzwalają wyliczyć wynagrdzenie etatwe i wypłaty wynikające z zawartych umów cywiln-prawnych. Umżliwia eksprt deklaracji ZUS d Prgramu Płatnika. Płace i Kadry Plus pszerzny mduł d bsługi kadr i płac. Obk pdstawwych funkcji umżliwia m.in. dtwrzenie struktury wydziałwej, definiwanie skmplikwanych elementów płacwych przy wykrzystaniu ddatkwych algrytmów raz peracje seryjne dla wybranych pracwników (seryjna zmiana pól na karttece, przyznawanie ddatków, akrdów, imprt z czytników RCP i inne). Istnieje również mżliwść bsługi kas zapmgw-pżyczkwych raz rzliczania pracwnika zatrudnineg na wielu etatach. e-pracwnik - aplikacja d zarządzania czasem pracy i urlpami, współpracująca z mdułem Płace i Kadry. Pdstawwym jej atutem jest twrzenie indywidualnych planów pracy, rejestracja czasu pracy, zdalne zgłaszanie urlpów, sprawdzanie dstępnych limitów niebecnści raz inne funkcje związane z zarządzaniem w parciu zbudwaną strukturę pdległściwą w firmie. Aplikacja działa na kmputerze, laptpie, tablecie czy smartfnie z dwlneg miejsca z dstępem d Internetu. e-sklep - Cmarch e-sklep pwstał w celu zaspkjenia ptrzeb rynkwych przedsiębirstw w zakresie sprzedaży n-line. Cmarch e-sklep dedykwany jest dla firm, które chcą pszerzyć mżliwści dtarcia d klientów pprzez ferwanie swich twarów w gólndstępnym sklepie internetwym. Pulpit Menadżera mduł umżliwia pdgląd danych zapisanych w bazie Cmarch ERP Optima pprzez przeglądarkę internetwą. Pulpit Menadżera jest przeznaczny dla Klientów Biur Rachunkwych raz dla menadżerów różnych szczebli, którzy ptrzebują uzyskiwać syntetyczne infrmacje : pdatkach d zapłaty, deklaracjach d złżenia, przychdach i ksztach firmy, rzliczeniach, danych kadrwych itd. Biur Rachunkwe - mduł ten wspiera pracę Biur rachunkwych umżliwiając dstęp d infrmacji zapisanych w różnych bazach danych z jedneg miejsca. Ddatkw z pzimu teg mdułu mżna wyknywać kpie bezpieczeństwa, knwersje baz danych. Naliczać, zatwierdzać i drukwać seryjnie deklaracje dla zaznacznych baz danych. Atutem mdułu jest również mżliwść seryjneg: eksprtu deklaracji d sytemu e-deklaracje, imprtu dkumentów UPO czy wydruku przelewów d US/ZUS dla wielu baz jedncześnie. Analizy BI - jest t narzędzie, które pzwala w efektywny i prsty spsób twrzyć, przeglądać i zarządzać raprtami. Analizy wykrzystują dane pbierane bezpśredni z bazy firmwej dzięki czemu są zawsze aktualne. Z aplikacją dstarczamy Państwu gtwe raprty. Oprócz teg dłączne są również szablny raprtów na pdstawie, których w bardz łatwy spsób mżna twrzyć własne analizy. Służy d teg przyjazny, intuicyjny i nwczesny interfejs użytkwnika. Wszystkie przygtwane raprty mżna subskrybwać i regularnie wysyłać na skrzynkę wybranym dbircm. Więcej infrmacji znajdą Państw w dkumentacji d teg mdułu. ibard24 t nwczesna aplikacja d backupu i archiwizacji danych nline, która zapewnia bezpieczeństw przechwywanych danych. Migratr jest t aplikacja służąca d migracji danych z innych systemów d Cmarch ERP Optima, ze szczególnym uwzględnieniem Cmarch ERP Klasyka. Jest t narzędzie przeznaczne tylk dla Autryzwanych Partnerów Cmarch. Księgwść w Cmarch ERP Optima Księga Handlwa Rzliczenia z kntrahentami i urzędami 7

8 2.2 Standardwe przyciski bsługujące prgram W czasie pracy z prgramem kna bsługiwane są przy pmcy dstępnych przycisków. Pdczas prjektwania systemu przyjęt zasadę, że funkcje w pszczególnych knach wywływane są zawsze przez takie same przyciski (niezależnie d pracująceg mdułu). Pniżej pdajemy zestawienie najczęściej sptykanych i wykrzystywanych w systemie przycisków wraz z pisem ich działania Przyciski dstępne na listach - Ddaj - ddanie nwej pzycji na liście. Również klawisz INSERT. - Zmień - pdgląd szczegółów pzycji na liście (edycja). Również klawisz CTRL i ENTER. - Usuń - usunięcie pzycji z listy. Również klawisz DELETE. - Imprtuj - imprt (listy banków, cennika). - Eksprt d pliku, dstępny na liście np. kntrahentów, pracwników. - Wybierz - przycisk widczny tylk wówczas, jeżeli lista zstała twarta jak lista pmcnicza d wybru, np. lista kntrahentów twarta z frmularza faktury. - Przelicz lub Renumeracja (w zależnści d listy). Również klawisz F8. - Zamknij kn - zamknięcie kna. Również klawisz ESC - Księgwanie - pwduje przeniesienie dkumentu d księgwści np. KPiR. - Filtruj - Wyczyść filtr - Knstruktr filtra Przyciski dstępne na frmularzach - Zapisz - zapisanie wprwadznych zmian (zamknięcie kna). Również klawisz ENTER. - Anuluj - zamknięcie kna bez zapisu wprwadznych zmian. Również klawisz ESC. Księgwść w Cmarch ERP Optima Księga Handlwa Rzliczenia z kntrahentami i urzędami 8

9 2.2.3 Przyciski dstępne w pasku zadań Oprócz ikn widcznych w knach (listach lub frmularzach) w pasku zadań widcznym pd menu głównym prgramu pjawiają się p twarciu kna tzw. ikny kntekstwe. Zestaw takich ikn zależy d twarteg kna. Mżliwe przyciski t: - Wydruk danych <F2>, przycisk uruchamia dmyślny wydruk. Jeżeli pis pd przyciskiem Wydruk danych zstanie kliknięty lewym klawiszem myszy, wówczas zstanie rzwinięte menu dstępnych wydruków. Istnieje również mżliwść wybru funkcji Wydruk bieżąceg widku - funkcja umżliwia wydrukwanie aktualnie utwrzneg widku w prgramie z uwzględnieniem indywidualneg filtrwania, srtwania, grupwania itd. - Pdgląd wydruku <SHIFT>+<F2>, przycisk uruchamia pdgląd dmyślneg wydruku. Jeżeli pis pd przyciskiem Pdgląd wydruku zstanie kliknięty lewym klawiszem myszy, wówczas zstanie rzwinięte menu dstępnych wydruków. Ddatkw skrót <Alt>+<SHIFT>+<F2> rzwija listę wydruków pd ikną Pdgląd wydruku. Istnieje również mżliwść wybru funkcji Wydruk bieżąceg widku - funkcja umżliwia pdgląd wydruku aktualnie utwrzneg widku w prgramie z uwzględnieniem indywidualneg filtrwania, srtwania, grupwania itd. - Wyślij <F3>, wysyłanie wydruku d maila. Jeżeli pis pd przyciskiem Wyślij zstanie kliknięty lewym klawiszem myszy, wówczas zstanie rzwinięte menu dstępnych wydruków. Ddatkw skrót <Alt>+<F3> rzwija listę wydruków pd ikną Wyślij. - Wyślij SMS przycisk dstępny na frmularzach i listach p zalgwaniu na mduł CRM. Umżliwia wysłanie wiadmści SMS. Szczegóły działania funkcji są dstępne w pdręczniku d mdułu CRM. - Analizy BI jeśli Użytkwnik psiada aplikację Analizy BI, wówczas na listach, na których na pasku zadań znajduje się ikna Analiz BI, istnieje mżliwść uruchmienia w tej aplikacji dpwiednieg raprtu, z uwzględnieniem zaznaczeń na liście (jeżeli mają zastswanie) lub dla knkretneg elementu, w przypadku uruchamiania z frmularza. Kliknięcie przycisku pwduje rzwinięcie menu dstępnych raprtów dla daneg kna Jeżeli d daneg kna nie ma przypisanych żadnych analiz, kliknięcie na przycisk pwduje uruchmienie aplikacji Analiz BI lub pkazania jej kna, jeżeli jest już uruchmina. Więcej infrmacji na temat analiz i wykresów mżna znaleźć w pdręczniku d mdułu Analizy BI. - Funkcje ddatkwe <F11>. P naciśnięciu rzwinięcia widczneg pd przyciskiem Funkcje ddatkwe raz p użyciu klawiszy <ALT>+<F11> następuje rzwinięcie menu dstępnych funkcji ddatkwych. Szerszy pis funkcji znajduje się w pdręcznikach d pszczególnych mdułów, przy pisie knkretnych kien. Księgwść w Cmarch ERP Optima Księga Handlwa Rzliczenia z kntrahentami i urzędami 9

10 - Eksprt pwduje przeniesienie zawartści bieżącej listy d arkusza kalkulacyjneg. Eksprtwana jest zawartść wszystkich widcznych klumn. Plik zapisywany jest na dysku w frmacie *.xlsx i mże być twarty dwlnym prgramem bsługującym ten frmat. Nie jest knieczna instalacja prgramu d bsługi arkusza kalkulacyjneg aby wyeksprtwać plik w frmacie *.xlsx. P naciśnięciu rzwinięcia widczneg pd przyciskiem Eksprt istnieje mżliwść wybru następujących pcji eksprtu danych: Eksprtuj bieżący widk d pliku funkcja umżliwia eksprt aktualnie utwrzneg widku danej listy w prgramie (uwzględniane są grupwania, srtwania itp.) d pliku w frmacie: MS Excel, PDF, RTF, HTML. Eksprtuj tylk dane d pliku MS Excel dane wyświetlane na liście są eksprtwane d pliku MS Excel. Eksprtuj tylk zaznaczne dane d pliku MS Excel tylk zaznaczne pzycje są eskprtwane d pliku MS Excel. Eksprtuj tylk dane d Schwka p wyknaniu eksprtu danych d Schwka mżna je wkleić <CTRL>+<V> np. d aktualnie twarteg arkusza MS Excel. Eksprtuj tylk zaznaczne dane d Schwka tylk zaznaczne pzycje są eksprtwane d Schwka (później mżna je wkleić <CTRL>+<V> np. d aktualnie twarteg arkusza MS Excel.) Pnadt w pasku pjawiają się ikny dwłujące się d innych list w prgramie. Najczęściej sptykane t: - wyświetlenie kna z listą zapisów kaswych/ bankwych związanych z pdmitem (kntrahentem, pracwnikiem, wspólnikiem itd.) wpisanym na aktualnie zaznaczną kursrem (lub wyświetlną) pzycję - wyświetlenie listy zdarzeń w preliminarzu płatnści związanych z pdmitem wpisanym na aktualnie zaznaczną kursrem (lub wyświetlną) pzycję. - wyświetlenie listy rzliczeń kaswych/ bankwych związanych z pdmitem wpisanym na aktualnie zaznaczną kursrem (lub wyświetlną) pzycję Listy EIP Inaczej bsługiwane są listy typu Edit In Place w prgramie (np. lista twarów na fakturze, lista pzycji na zapisie w rejestrze VAT czy większść list w Knfiguracji). Lista taka jest bsługiwana na trchę innych zasadach: <Ins> - twiera nwą pzycję <Tab> - przechdzi d klumny bk <Shift>+<Tab> - przechdzi d pla wcześniejszeg <Esc> - wycfuje bez zapisu <Enter> - zapisuje zmiany Księgwść w Cmarch ERP Optima Księga Handlwa Rzliczenia z kntrahentami i urzędami 10

11 2.2.5 Pla SPIN Wart również pamiętać, że w plach wypsażnych w strzałki - tzw. spin (np. ilść, rabat, daty, pla z kwtami) istnieje mżliwść wprwadzania danych przy pmcy klawiszy strzałka w górę i strzałka w dół, które pwdują zwiększenie/ zmniejszenie wpisanej wartści jeden Zaznaczanie pzycji na liście Ustawienie kursra na wybranej pzycji i wciśnięcie klawisza <Spacji> pwduje zaznaczenie jednej pzycji Ustawienie kursra na pierwszej wybranej pzycji a następnie przyciśnięcie <Shift>+<Spacja> na statniej wybranej pzycji pwduje zaznaczenie wszystkich pzycji pmiędzy pierwszą a statnią. Wciśnięcie <Ctrl>+<A> - pwduje zaznaczenie wszystkich pzycji na liście. Wart pamiętać, że pdczas pracy z prgramem pd klawiszem <F1> raz przyciskiem dstępna jest funkcja pmcy pisująca wyświetlane właśnie kn. 2.3 Menu Nawigacji Cmarch ERP Optima zawsze Menu Nawigacji Cmarch ERP Optima umżliwia szybki dstęp d list i funkcji dstępnych w systemie. P uruchmieniu systemu pasek jest widczny w lewej części kna główneg. Jeg wyłączenie jest mżliwe w menu Widk pprzez dznaczenie pcji Pkaż Menu Nawigacji. Menu Nawigacji Cmarch ERP Optima składa się z grup przycisków dpwiadających pdstawwym funkcjm wywływanym w pszczególnych mdułach. Grupy te są widczne w pstaci belek w dlnej części menu. Pszczególne grupy Użytkwnik mże włączać/ usuwać zaznaczając lub dznaczając pzycje na liście dstępnej w dlnej części menu pd przyciskiem strzałki - pcja Knfiguruj przyciski/ Ddaj lub usuń przyciski. Aby przypisać przyciski d grupy należy w menu prgramu ustawić się na wybranej iknie i pd prawym przyciskiem myszy wybrać pcję Ddaj d Menu Nawigacji. Jeśli Użytkwnik wybierze jedną z grup w górnej części menu pjawią się przypisane d niej przyciski. Jeśli w danej grupie znajduje się więcej przycisków niż mieści się w menu - pjawiają się strzałki umżliwiające jeg przewijanie. Kliknięcie wybraneg przycisku spwduje twarcie skjarzneg z nim kna (listy lub frmularza). Oprócz standardwych grup zdefiniwanych dla Menu Nawigacji Cmarch ERP Optima Użytkwnik ma mżliwść zdefiniwania skrótów d najczęściej wykrzystywanych przez siebie funkcji. Służy d teg grupa Mje skróty. Księgwść w Cmarch ERP Optima Księga Handlwa Rzliczenia z kntrahentami i urzędami 11

12 3 Knfiguracja prgramu Cmarch ERP Optima Knfiguracja wywływana jest p wybraniu pzycji Knfiguracja z menu System, przy czym żadne inne kn nie mże być w tym czasie twarte. Knfiguracja prgramu ma pstać drzewa. Trzy główne gałęzie t: Knfiguracja firmy zawiera wszystkie infrmacje dtyczące parametrów pracy danej (aktywnej) bazy danych Knfiguracja prgramu zawiera infrmacje dtyczące całeg prgramu (wspólne dla wszystkich baz danych): listę walut, stawki VAT, stawki pdatkwe itp. Pza tym z teg pzimu mżna dpisać nwą bazę danych czy peratra pracująceg w prgramie. Knfiguracja stanwiska dpwiada za knfigurację prgramu na danym kmputerze: pracujące mduły czy pdpięte drukarki fiskalne. W chwili zakładania bazy danych większść infrmacji jest predefiniwana tak, by Użytkwnik mógł rzpcząć pracę z prgramem. Ustalane są np. schematy numeracji dkumentów, pdstawwe stawki VAT raz wiele innych parametrów. Jeśli Użytkwnik akceptuje prpnwane przez nas ustawienia mże rzpcząć pracę z prgramem, jeśli nie mże je zmienić. 3.1 Załżenie nwej bazy danych Załżenie nwej bazy danych jest mżliwe z pzimu Knfiguracji prgramu/ Użytkwe/ Bazy danych. Pdczas twrzenia bazy Użytkwnikwi twarzyszy kreatr, dzięki czemu musi n jedynie wpisać nazwę bazy raz kreślić serwer, na którym ma działać (prpnwany jest aktualny). P utwrzeniu nwej bazy danych zstaje na dpisana na listę. Aby twrzyć nwą bazę mżna zamknąć prgram i pdczas pnwneg uruchamiania wskazać dpwiednią bazę lub zamknąć knfigurację i wywłać kn lgwania. P uruchmieniu nwej bazy, na ekranie pjawi się kn kreatra, za pmcą któreg mżna sknfigurwać pdstawwe dane dtyczące pszczególnych mdułów: Dane firmy w knie mżna wprwadzić tzw. pieczątkę firmy: nazwę, adres raz infrmacje przedstawicielu (wykrzystywane m.in. na deklaracjach pdatkwych). Na pdstawie pdanych infrmacji prgram uzupełnia pieczątkę firmy w Knfiguracji firmy/ Dane firmy. Kasa/Bank w knie mżna wprwadzić nazwę banku raz numer rachunku bankweg. Na pdstawie pdanych infrmacji prgram dpisze bank d słwnika banków, utwrzy autmatycznie rejestr bankwy raz pwiąże ten rejestr z frmą płatnści przelew. Księgwść w przypadku Księgi Handlwej pzwala ustalić kres brachunkwy, wygenerwać wzrcwy plan knt zgdnie z pdanymi parametrami raz wygenerwać pdstawwe zestawienia księgwe zgdnie z wybranym planem knt. P uruchmieniu bazy należy uzupełnić jeszcze kilka infrmacji firmie: Wpisanie listy użytkwników (Knfiguracja prgramu/ Użytkwe/ Operatrzy) Ustalenie blkad dstępu dla użytkwników (Knfiguracja prgramu/ Użytkwe/ Operatrzy: zakładka Blkady dstępu). Załżenie blkad nie jest niezbędne d pprawneg działania prgramu i mżna je uzupełnić w razie kniecznści już pdczas pracy z prgramem. Uzupełnienie listy banków (Ogólne/ Inne/ Banki) na listę wpisany jest bank, w którym firma ma załżny rachunek. Listę mżna uzupełnić ddatkw banki, w których rachunki psiadają kntrahenci. Uzupełnienie list: urzędów (Ogólne/ Inne/ Urzędy) właścicieli (wspólników) (Ogólne/ Inne/ Właściciele) pracwników (Ogólne/ Pracwnicy) kntrahentów (Ogólne/ Kntrahenci) kategrii (Ogólne/ Kategrie) Uzupełnianie tych list nie jest knieczne d razu w chwili rzpczęcia pracy z systemem. Wpisywanie infrmacji mże być wyknywane na bieżąc pdczas pracy prgramu. Księgwść w Cmarch ERP Optima Księga Handlwa Rzliczenia z kntrahentami i urzędami 12

13 4 Knfiguracja prgramu Cmarch ERP Optima - ćwiczenia Aby dkładnie pznać nie tylk spsób wprwadzania danych, ale również knfigurwanie prgramu dla ptrzeb pszczególnych mdułów, na pczątku prsimy załżenie nwej bazy danych i uzupełnienie pdstawwych infrmacji niej. Pdczas instalacji prgramu pdłączana jest baza DEMO, która jest przygtwana d pracy. Baza jest sknfigurwana raz uzupełnine są słwniki. Dlateg pdczas wpisywania danych słwnikwych w nwej bazie będziemy ddatkw psługiwać się funkcją imprtu z bazy DEMO (pzwli t na uzupełnienie list dla ptrzeb dalszych ćwiczeń bez kniecznści ich pnwneg przepisywania). W szkleniach prwadznych na Cmarch ERP Optima w mdelu usługwym nwe bazy danych są już załżne, pmijamy więc ćwiczenie 4.1 i zaczynamy d Ćwiczenie: Załżenie nwej bazy danych Cel ćwiczenia: utwrzenie nwej bazy danych: Z menu System twieramy Knfiguracja wybieramy Prgram/ Użytkwe/ Bazy danych uruchamiamy kreatr bazy danych (przycisk ), nazwa firmy: NOVA, pis: baza d ćwiczeń, serwer bazy danych, na którym utwrzna zstanie nasza firma akceptujemy prpnwany przez prgram, jeśli wprwadzne dane są prawidłwe - przyciskiem uruchamiamy prces twrzenia nwej bazy, nwa firma zstanie dpisana d listy baz danych. 4.2 Ćwiczenie: Knfiguracja parametrów firmy Cel ćwiczenia: wprwadzenie danych firmie. Lgujemy się d nwej bazy danych Przy pierwszym lgwaniu d nwej bazy danych pjawia się Kreatr umżliwiający sknfigurwanie pdstawwych parametrów firmy. W pierwszym knie Start zaznaczamy pcję knfiguracji Standardwa. W drugim knie Wybór mdułów d sknfigurwania zaznaczamy mduł Księgwść. W klejnych knach Dane firmy uzupełniamy pszczególne pla: Osba fizyczna: zaznaczny Nazwa: Przedsiębirstw Handlwe NOVA NIP: REGON: Adres: Kraków , ul. Zaczarwane Kł 89, Klejne kn pzwala na pbranie listy Urzędów Skarbwych z serwera Cmarch. Pmijamy ten krk, wpisujemy ręcznie następujące dane: Imię i nazwisk: Aleksander Olsza Księgwść w Cmarch ERP Optima Księga Handlwa Rzliczenia z kntrahentami i urzędami 13

14 Urząd skarbwy: US Kraków Krwdrza W następnym knie wpisujemy rachunek bankwy: T kn pzwala na pbranie listy banków z serwera Cmarch. Pmijamy ten krk, wpisujemy ręcznie następujące dane: Numer rachunku: , Parametr IBAN: zaznaczny Nazwa banku: PKO I O./KRAKÓW Parametry klejneg kna Księgwść wypełniamy następując: Rdzaj prwadznej księgwści: Księgwść kntwa Pczątek kresu: 20XX Długść: 12 miesięcy, Typ pdmitu: Osba fizyczna Działalnść: Handlwa i Usługwa Kszty: 4 i 5 Rachunek zysków i strat: Prównawczy i Kalkulacyjny Przepływy pieniężne: Metda pśrednia Zestawienie dla jednstek małych: zaznaczne F01: zaznaczne Obsługa knt walutwych: zaznaczne Zatwierdzamy Kreatr, który uzupełni teraz dane: w menu System/ Knfiguracja/ Dane firmy, dmyślne dzienniki cząstkwe (Knfiguracja/ Firma/ Księgwść/Dzienniki), kres brachunkwy: 20XX (Knfiguracja/ Firma/ Księgwść/ Okresy brachunkwe), w menu Ogólne/ Inne/ Banki - zstanie dpisany bank akrnimie: PKO I O./KRAKÓW, w menu Ogólne/Inne/Właściciele zstanie ddana karta właściciela w mdule Kasa/Bank: zstanie dpisany rejestr takim samym akrnimie jak akrnim banku, rejestr zstanie pwiązany z frmą płatnści przelew (Knfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Frmy płatnści), w mdule Księga Handlwa: wygenerwany zstanie wzrcwy plan knt (Księgwść/ Plan knt), wygenerwane zstaną zestawienia księgwe dla jednstek małych (Księgwść/ Zestawienia księgwe). Księgwść w Cmarch ERP Optima Księga Handlwa Rzliczenia z kntrahentami i urzędami 14

15 4.3 Ćwiczenie: Wprwadzenie peratra Cel ćwiczenia: wprwadzenie d prgramu sby uprawninej d pracy (peratra). 1. Z menu System twieramy Knfiguracja wybieramy Prgram/ Użytkwe/ Operatrzy. 2. Ddajemy nweg peratra. Na twartym frmularzu (zakładka Ogólne) uzupełniamy Imię i nazwisk: Prszę wprwadzić swje imię i nazwisk, np. Aleksander Olsza Kd: inicjały, np. AO firma startwa: wybieramy firmę, która zstała załżna w pprzednich ćwiczeniach (np. NOVA) ta firma będzie dmyślnie uruchamiana dla peratra (mżna ją wybrać z listy dstępnej p wciśnięciu przycisku Firma startwa ) Administratr: zaznaczyć Operatr używa mdułów: Kasa/Bank, Księga Handlwa Plus i Śrdki Trwałe 3. Aby zalgwać się na swjeg peratra należy zamknąć knfigurację, wywłać pnwnie kn lgwania i wprwadzić kd peratra: inicjały, np. AO (prpnwana jest d twarcia baza, którą przypisaliśmy jak firmę startwą na karcie peratra). Księgwść w Cmarch ERP Optima Księga Handlwa Rzliczenia z kntrahentami i urzędami 15

16 5 Ogólne Istnieją pewne dane, które są wykrzystywane w każdym mdule. Zebrane są ne na drębnych listach dstępnych w menu Ogólne. Są t listy kntrahentów, pracwników, wspólników, kategrii, urzędów, banków. Pniżej zstały ne krótk pisane. Przy listach wykrzystywanych najczęściej w mdule Kasa/Bank raz Księga Handlwa (lista kntrahentów i banków) znajduje się dkładniejsze mówienie zawierające m.in. pis, jak ddać na listę nwą pzycję. 5.1 Lista banków Lista banków dstępna jest z pzimu menu Ogólne/ Inne. Wprwadzając nwy bank dla każdeg z nich musimy kreślić: Akrnim maksymalnie 20 znaków na kreślenie banku. Numer Rzliczeniwy Banku (NRB) jest t siem cyfr jednznacznie kreślających bank. Numer ten jest częścią numeru rachunku bankweg (pierwsze siem cyfr w przypadku numeru klasyczneg, a w przypadku numeru IBAN siem cyfr p cyfrze kntrlnej). Numer NRB pdlega walidacji, c znacza, że prgram nie pzwli na wpisanie numeru nie spełniająceg algrytmu walidacji (algrytmu mdul). Nazwa dwie linie p 50 znaków na wpisanie pełnej nazwy banku. Z pzimu zakładki Ddatkwe kreślamy: Frmat elektrnicznej wymiany danych (np. Eliksir-O, Kredyt Bank, Videtel). Musi zstać kreślny, jeśli krzystamy z funkcji eksprtu przelewów d banku. Pza frmatami dstępnymi na liście jest mżliwść zdefiniwania przez Użytkwnika własneg frmatu eksprtu danych d aplikacji bankwej, a także frmatu imprtu wyciągu bankweg na listę zapisów kaswych/bankwych. Czas realizacji przelewu (przez bank) czas ten jest dliczany d terminu płatnści, dzięki czemu psiadamy dkładną infrmację tym, kiedy trzymamy pieniądze lub kiedy pwinniśmy je wysłać Numeracja rachunków W systemie mżliwe jest wprwadzanie klasycznych numerów rachunków bankwych (czyli wg schematu NRB numer knta) lub numerów IBAN (czyli wg schematu cyfra kntrlna NRB numer knta). Zarówn dla numerów klasycznych jak i numerów IBAN sprawdzana jest pprawnść wpisaneg numeru. Algrytm sprawdzania pprawnści jest uzależniny d wartści parametru Bank prwadzi rachunki w standardzie IBAN dstępneg na frmularzu banku na zakładce Ddatkwe (wartść parametru jest następnie dziedziczna na inne frmularze, gdzie kreślany jest bank). Jeśli parametr jest dznaczny numer jest traktwany jak numer klasyczny, jeśli parametr jest zaznaczny numer jest traktwany jak numer IBAN. Mechanizm walidacji numerów rachunków bankwych zstał dkładnie pisany w instrukcji użytkwnika mdułu Kasa/Bank Imprt listy banków D prgramu jest mżliwy imprt listy banków (przycisk na liście banków). Dzięki temu nie musimy listy uzupełniać ręcznie. Imprt gólnplskiej listy banków mżna wyknać z serwera Krajwej Izby Rzliczeń (dstępny wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją). Prz ykład: 6.1 Ćwic zenie: W prwadzenie listy banków Księgwść w Cmarch ERP Optima Księga Handlwa Rzliczenia z kntrahentami i urzędami 16

17 5.2 Kategrie Kategrie są w systemie Cmarch ERP Optima bardz isttnym elementem związanym z pisywaniem dkumentów, ich klasyfikacją raz analizą. Służą d klasyfikwania dkumentów, jak słwnik pmcniczy pisów zdarzeń gspdarczych raz jak wzrce przy wprwadzaniu dkumentów. Prz ykład: 6.2 Ćwic zenie: W prwadzenie listy kategrii 5.3 Lista kntrahentów Lista kntrahentów bejmuje wszystkich kntrahentów firmy dbirców, dstawców, partnerów, knkurencję raz klienta ptencjalneg Oprócz danych adreswych, bankwych i księgwych dla dbirców ustalane są indywidualne warunki sprzedaży i płatnści Grupy kntrahentów Kntrahentów wpisywanych na listę mżna pdzielić na dwlne grupy. Listę grup Użytkwnik definiuje sam z pzimu Knfiguracji firmy/ Ogólne/ Grupy kntrahentów. Pdział na grupy mże znacznie ułatwić bsługę listy (np. wyszukiwanie) raz umżliwi generwanie analiz dtyczących tylk wybranej grupy kntrahentów Frmularz kntrahenta Frmularz pdzielny jest na zakładki: Ogólne, Płatnści, Handlwe, Księgwe, Ddatkwe, Atrybuty i Kmrnik. Najważniejsze infrmacje, które pwinny zstać uzupełnine t: Kd kd kntrahenta zawiera maksymalnie 20 znaków i jest unikalny (tzn. nie mgą istnieć dwie pzycje identycznym kdzie). Nazwa nazwa kntrahenta mże zawierać trzy linie. W dwóch pierwszych mżna wprwadzić p 50 znaków, w trzeciej 250 znaków. NIP numer NIP kntrahenta. Wart pamiętać, że prgram mże kntrlwać jeg pprawnść wg przyjętych algrytmów, w zależnści d ustawienia parametru Sprawdzanie pprawnści NIP w Knfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry. Frmat numeru NIP zstał dstswany d standardów Unii Eurpejskiej i składa się z dwuliterweg przedrstka raz numeru. Lista przedrstów właściwych dla krajów człnkwskich jest zdefiniwana w prgramie (lista d wybru jest dstępna p przyciskiem strzałki bk pla). Dane adreswe pełny adres firmy raz numery telefnów. Z pzimu prgramu istnieje mżliwść wysłania pczty elektrnicznej raz twarcia strny internetwej kntrahenta. W celu szybszeg wprwadzania danych raz wyeliminwania pmyłek związanych z ręcznym wypełnianiem frmularza mżna pbrać dane kntrahencie za pmcą ikny Sprawdź w rejestrze REGON. Na zakładce Płatnści kreślamy: Dmyślna waluta wybrana w tym miejscu waluta będzie pdpwiadała się na wystawianych dla teg kntrahenta: - dkumentach w mdule Handel, - dkumentach w Rejestrze VAT i ewidencji ddatkwej, - zapisach kaswych/bankwych i zdarzeniach w Preliminarzu płatnści. Bank i numer knta, gdzie kntrahent ma swój rachunek. Bank mżna wybrać z listy dstępnej p wciśnięciu przycisku. Mżna również d razu wpisać pełny numer rachunku, a prgram na pdstawie numeru NRB uzupełni jeg nazwę (bank musi być zarejestrwany na liście w prgramie). Księgwść w Cmarch ERP Optima Księga Handlwa Rzliczenia z kntrahentami i urzędami 17

18 Frma i termin płatnści frmę płatnści mżna wybrać z listy dstępnej z rzwijanej listy (frmy płatnści definiuje użytkwnik, c zstał pisane w części pświęcnej mdułwi Kasa/Bank). Z frmą płatnści skjarzny jest równcześnie termin. Jeśli dla daneg kntrahenta bwiązuje inny niż ustalny termin należy zaznaczyć parametr Termin płatnści i wpisać ilść dni bwiązującą dla teg kntrahenta (lub w przypadku dstawcy termin, w jakim Użytkwnik pwinien regulwać wszelkie płatnści). Wart wiedzieć, że termin ten jest prpnwany na dkumentach związanych z danym kntrahentem, jednak mżna g zmienić. Maksymalna zwłka dpuszczalna przy realizacji należnści/ zbwiązań daneg kntrahenta. Jest dliczana d terminu płatnści i wpływa na termin realizacji widczny w mdule Kasa/Bank. Dzięki temu wiemy dkładniej, kiedy mżemy spdziewać się wpływu pieniędzy lub też znamy stateczny termin kiedy pwinniśmy uregulwać zbwiązanie. Na zakładce Handlwe kreślamy: Pdmit gspdarczy/ sba fizyczna kreśla status kntrahenta. Metda kaswa: Sprzedaż/Zakup parametr kreślający czy kntrahent jest małym pdatnikiem rzliczającym się wg metdy kaswej. Pdatnik VAT czynny ple służące d zaznaczania, czy pdatnik jest płatnikiem pdatku d twarów i usług. Za pmcą ikny Weryfikacja statusu VAT kntrahenta mżliwe jest sprawdzenie statusu VAT kntrahenta czy jest pdatnikiem VAT czynnym Pprawnść wprwadzanych numerów jest sprawdzana tylk w przypadku numerów NIP gdzie przedrstek jest pusty lub PL. Sprawdzanie kntrahenta dbywa się na pdstawie numeru NIP (weryfikwane są wyłącznie plskie numery NIP). Uw aga: Funkcja weryfikacji statusu VAT kntrahenta dstępna jest wyłąc znie dla prgramów na gwarancji. VAT wg daty wystawienia zaznaczenie parametru pwduje, że dla dkumentów wystawinych d data deklaracji VAT-7 ustawiana jest wg terminu płatnści na dkumencie. Dla dkumentów wystawinych d , data pwstania bwiązku pdatkweg ustawiana jest jak data wystawienia dkumentu. Cena dmyślna i Rabat standardwy pla dtyczą cen sprzedaży prpnwanych dla kntrahenta dbircy. Zakładka Księgwe pzwala na uzupełnienie dmyślnych knt Przychód/Rzchód daneg kntrahenta. Zakładka Ddatkwe zawiera przede wszystkim infrmacje na temat przedstawiciela firmy. Wart wiedzieć, że wpisane tutaj imię i nazwisk będą drukwane na fakturze jak nazwisk sby uprawninej d dbiru. Zakładka Atrybuty pzwala wprwadzić listę atrybutów związanych z danym kntrahentem pjawiających się w pisie dkumentu. Zakładka Kmrnik zawiera dane uzupełniane w przypadku, gdy pdmit jest kmrnikiem. Prz ykład: 6.3 Ćwic zenie: W prwadzenie kntrahentów 5.4 Lista pracwników Lista pracwników zawiera kartteki pszczególnych sób, w których ewidencjnuje się dane sbwe raz wszystkie infrmacje kadrw-płacwe. Księgwść w Cmarch ERP Optima Księga Handlwa Rzliczenia z kntrahentami i urzędami 18

19 5.5 Lista właścicieli (wspólników) Lista właścicieli bejmuje wszelkie infrmacje wspólnikach niezbędne d wypełnienia infrmacji dchdwych: dane teleadreswe, udziały w innych firmach, dliczenia d dchdu i przychdu. 5.6 Lista urzędów Lista urzędów przechwuje infrmacje urzędach skarbwych, urzędach celn-skarbwych i delegaturach raz urzędach ZUS, d których firma, jej właściciele i pracwnicy mają bwiązek dprwadzać należne pdatki i inne zbwiązania. Istnieje mżliwść wpisania banków i numerów knt, gdzie są regulwane pszczególne zbwiązania (np. w przypadku urzędów skarbwych będą t cztery numery rachunków: dla pdatku d sób fizycznych, dla pdatku d sób prawnych, dla pdatku d twarów i usług raz dla zaliczek pdatku d wynagrdzeń). D prgramu jest mżliwy imprt listy urzędów (przycisk na liście urzędów), który mżna wyknać bezpśredni z serwera COMARCH bądź z pliku XML. Imprt urzędów z serwera COMARCH jest dstępny wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją. Prz ykład: 6.4 Ćwic zenie: Imprt pzstałych danych słwnikwych Księgwść w Cmarch ERP Optima Księga Handlwa Rzliczenia z kntrahentami i urzędami 19

20 6 Ogólne ćwiczenia 6.1 Ćwiczenie: Wprwadzenie listy banków Cel ćwiczenia: wprwadzenie infrmacji bankach d prgramu 1. Otwieramy menu Ogólne/ Inne/ Banki. 2. Ddajemy nwy frmularz. Uzupełniamy dane (zakładka Ogólne): akrnim: BPH I O./KRAKÓW Numer Rzliczeniwy Banku: nazwa: BPH I O. w Krakwie adres: ul. Józefińska 18, Kraków 3. Uzupełniamy frmat elektrnicznej wymiany danych z bankiem (zakładka Ddatkwe): Frmat eksprtu dla przelewów zwykłych: Elixir-0 BPH 4. Zaznaczamy parametr: Bank prwadzi rachunki w standardzie IBAN 5. Zatwierdzamy frmularz. Bank pjawił się na liście. Imprt danych bankach z bazy DEMO: 1. Otwieramy menu Narzędzia/ Imprty/ Imprt z innej bazy danych. 2. Uzupełniamy infrmacje niezbędne dla przeprwadzenia imprtu: nazwa firmy: DEMO imprtwana lista: zaznaczamy BANKI 3. Wciśnięcie przycisku piruna spwduje zaimprtwanie listy banków d bazy NOVA P zakńczeniu imprtu pjawia się kn z infrmacją, ile pzycji zstał dpisanych d bazy danych. Należy je zamknąć. 6.2 Ćwiczenie: Wprwadzenie listy kategrii Cel ćwiczenia: zdefiniwanie wykrzystywanych w firmie kategrii 1. Otwieramy menu Ogólne/ Kategrie. 2. Wprwadzamy kategrię gólną ksztów (w knie wybieramy typ: Kszty). przyciskiem ddajemy kategrię gólną: Kd/Opis: KOSZTY INNE Stawka VAT: 23% Odliczenia: TAK Rdzaj: Inne zatwierdzamy frmularz 3. Wprwadzamy kategrię szczegółwą d kategrii KOSZTY INNE: ustawiamy kursr na kategrii gólnej KOSZTY INNE i przyciskiem ddajemy kategrię szczegółwą: Kd/Opis: ENERGIA Stawka VAT: 23% Odliczenia: TAK Rdzaj: Inne zatwierdzamy frmularz Księgwść w Cmarch ERP Optima Księga Handlwa Rzliczenia z kntrahentami i urzędami 20

21 4. Wprwadzamy kategrię gólną przychdów (w knie wybieramy typ: Przychdy) przyciskiem ddajemy kategrię gólną: Kd/Opis: PRZYCHODY Stawka VAT: 23% zatwierdzamy frmularz 5. Wprwadzamy kategrię szczegółwą d kategrii PRZYCHODY: ustawiamy kursr na kategrii gólnej Przychdy i przyciskiem ddajemy kategrię szczegółwą: Kd: SPRZED.TOWARÓW Opis: Przychdy ze sprzedaży twarów Stawka VAT: 23% Rdzaj: Twary Imprt danych kategriach z bazy DEMO: 1. Otwieramy menu Narzędzia/ Imprty/ Imprt z innej bazy danych. 2. Uzupełniamy infrmacje niezbędne dla przeprwadzenia imprtu: nazwa firmy: DEMO imprtwana lista: zaznaczamy KATEGORIE 3. Wciśnięcie przycisku piruna spwduje zaimprtwanie kategrii d bazy NOVA P zakńczeniu imprtu pjawia się kn z infrmacją, ile pzycji zstał dpisanych d bazy danych. Należy je zamknąć. 6.3 Ćwiczenie: Wprwadzenie kntrahentów Cel ćwiczenia: zarejestrwanie kntrahenta w systemie Zdefiniwanie grupy kntrahentów 1. Otwieramy Knfigurację/ Firma/Ogólne/Grupy kntrahentów 2. Ddajemy grupy: ODB_FIRMY (dbircy prwadzący działalnść gsp), DOSTAWCY 3. Zatwierdzamy dane 4. Zamykamy knfigurację Zarejestrwanie kntrahenta 1. Otwieramy menu Ogólne/ Kntrahenci. 2. Ddajemy klejneg kntrahenta: kd: GALERIA grupa: ODB_FIRMY (dbircy - firmy) rdzaj: dbirca NIP: nazwa: Galeria Kwiatów adres: ul. Kwiatwa 33, Kraków, wj. Małplskie kategria sprzedaży: SPRZED.TOWARÓW (typ kategrii: przychdy) Księgwść w Cmarch ERP Optima Księga Handlwa Rzliczenia z kntrahentami i urzędami 21

22 3. Na zakładce Płatnści ustalamy warunki sprzedaży: frma płatnści: przelew (standardwy termin płatnści więc nie kreślamy g ddatkw na karcie kntrahenta) Dmyślna waluta: PLN bank: BGŻ O./KRAKÓW lub NRB rachunek: (IBAN) 4. Na zakładce Handlwe ustalamy warunki sprzedaży: status: pdmit gspdarczy, dbirca krajwy 5. Zatwierdzamy kartę kntrahent pjawia się na liście. Zarejestrwanie kntrahenta: dstawcy z Unii Eurpejskiej 1. Otwieramy menu Ogólne/ Kntrahenci. 2. Ddajemy klejneg kntrahenta: kd: AURELIA grupa: DOSTAWCY rdzaj: dstawca NIP: IT (prefix kraju) nazwa: PANORAMA AURELIA adres: Via Aurelia 12, Italia, Rma kategria zakupu: MAT. PODSTAWOWE 3. Na zakładce Płatnści ustalamy warunki sprzedaży: frma płatnści: przelew (standardwy termin płatnści więc nie kreślamy g ddatkw na karcie kntrahenta) Dmyślna waluta: EUR 4. Na zakładce Handlwe ustalamy warunki sprzedaży: status: pdmit gspdarczy, Wewnątrzunijny 5. Zatwierdzamy kartę kntrahent pjawia się na liście. Imprt danych kntrahentach z bazy DEMO: 1. Otwieramy menu: Narzędzia/ Imprty/ Imprt z innej bazy danych. 2. Uzupełniamy infrmacje niezbędne dla przeprwadzenia imprtu: nazwa firmy: DEMO imprtwana lista: zaznaczamy GRUPY KONTRAHENTÓW raz KONTRAHENCI 3. Wciśnięcie przycisku piruna spwduje zaimprtwanie kntrahentów d bazy NOVA P zakńczeniu imprtu pjawia się kn z infrmacją, ile pzycji zstał dpisanych d bazy danych. Należy je zamknąć. 6.4 Ćwiczenie: Imprt pzstałych danych słwnikwych Cel ćwiczenia: uzupełnienie infrmacji słwnikwych w bazie danych NOVA w parciu infrmacje zdefiniwane w bazie przykładwej DEMO. 1. Otwieramy menu Narzędzia/Imprty/Imprt z innej bazy danych. 2. Uzupełniamy infrmacje niezbędne dla przeprwadzenia imprtu: nazwa firmy: DEMO imprtwane listy: zaznaczamy URZĘDY 3. Wciśnięcie przycisku piruna spwduje zaimprtwanie listy urzędów skarbwych d bazy NOVA P zakńczeniu imprtu pjawia się kn z infrmacją, ile pzycji zstał dpisanych d bazy danych. Należy je zamknąć. Księgwść w Cmarch ERP Optima Księga Handlwa Rzliczenia z kntrahentami i urzędami 22

23 7 Mduł Kasa/Bank 7.1 Knfiguracja mdułu krk p krku Pdczas pierwszeg uruchmienia bazy danych prgram umżliwia wstępną knfigurację mdułu: załżenie rejestru bankweg. Równcześnie zakładany jest dmyślny rejestr kaswy. Jeśli Użytkwnik nie krzystał z kreatra lub musi załżyć klejny rejestr pwinien wyknać następujące krki: Wpisanie na Listę banków banku, w którym prwadzny jest rachunek. Ustalenie numeracji raprtów kaswych/ bankwych (Knfiguracja firmy/ Definicje dkumentów/ Kasa/Bank/ Raprt). W prgramie są już predefiniwane schematy numeracji RKB. Załżenie rejestrów kaswych/ bankwych (Kasa/Bank/ Rejestry kaswe/bankwe) Otwarcie raprtów kaswych/ bankwych (Kasa/Bank/ Raprty kaswe/bankwe). Otwarcie raprtów kaswych/ bankwych jest niezbędne dpier w chwili wprwadzania dkumentów (zapisów kaswych/bankwych) w prgramie. Dlateg raprty kaswe/ bankwe nie muszą być twierane w chwili knfiguracji systemu, należy jednak pamiętać tym przed rzpczęciem pracy. Schematy numeracji dla zapisów kaswych/ bankwych (Knfiguracja firmy/ Definicje dkumentów/ Kasa/Bank/ Wpłata i Wypłata). W prgramie są predefiniwane schematy numeracji: KP dla wpłat i KW dla wypłat. Ustalenie wykrzystywanych w firmie frm płatnści (Knfiguracja firmy/ Kasa/Bank/ Frmy płatnści) Ustalenie listy wykrzystywanych kart kredytwych (Knfiguracja firmy/ Kasa/Bank/ Karty kredytwe) 7.2 Rejestry kaswe/bankwe W prgramie mżemy załżyć trzy typy rejestrów: kasa, bank, karta. Mżna zakładać dwlną ilść rejestrów każdeg typu. Pdział na rejestry pwinien dpwiadać istniejącym w firmie kasm, rachunkm bankwym i firmwym kartm płatniczym. MODUŁ KASA/BANK Rejestr: Kasa gtówkwa (KG) Rejestr: Rachunek w PKO (PKO) Rejestr: Karta w BPH (BPH) Dla każdeg rejestru kreślamy: Okres raprtów (dzienny, tygdniwy, dekadwy, miesięczny, niestandardwy) infrmacja jak częst muszą być zamykane raprty. Sald BO stan kasy (rachunku) w chwili rzpczęcia pracy z prgramem. Schemat numeracji schemat, jaki ma być wykrzystany pdczas numerwania raprtów w danym rejestrze. Ddatkw kreślamy: Dla rejestru bankweg bank raz numer rachunku. Jeśli będziemy wysyłać przelewy drgą elektrniczną bank musi mieć kreślny frmat wymiany danych, który kreślamy na karcie banku w zakładce Ogólne/Inne/Banki. Dla rejestru karty płatniczej bank i numer karty raz pzstałe infrmacje dtyczące zasad krzystania z karty. Księgwść w Cmarch ERP Optima Księga Handlwa Rzliczenia z kntrahentami i urzędami 23

24 Dla rejestru kasweg nie jest knieczne wypełnianie innych infrmacji. W rejestrach złtówkwych mgą być rejestrwane dkumenty w dwlnej walucie. Jednak salda (twarcia/ zamknięcia) są zawsze wykazywane w PLN. Rejestry walutwe użytkwnik pwinien twrzyć tylk w przypadku, gdy psiada rachunek w walucie. Na rachunkach walutwych mgą być wprwadzane zapisy tylk w danej walucie. Zarówn bilans twarcia jak i zamknięcia są zawsze wykazywane w walucie Struktura rejestru REJESTR: Kasa/ Bank/ Karta Sald B.O. Dwlna ilść rejestrów, a więc kas gtówkwych, rachunków bankwych i firmwych kart kredytwych. Dla każdeg rejestru mżna wprwadzić jeg bilans. Raprt RKB/0001/20XX/KG Bilans Otwarcia KP/0001/20XX/KASA KW/0001/20XX/KASA KW/0002/20XX/KASA... Bilans Zamknięcia Rejestr składa się z klejnych raprtów. Długść kresu raprtu ustalana jest przez użytkwnika. Raprt kaswy/bankwy jest ewidencją zapisów (wpłat i wypłat) dknanych w czasie twarcia raprtu. Bilans zamknięcia każdeg raprtu jest autmatycznie przenszny jak bilans twarcia następneg. Raprt RKB/0003/20XX/KG Raprt RKB... Sald B.Z Frmy płatnści Bilans zamknięcia statnieg raprtu jest jedncześnie stanem kasy, rachunku bankweg lub bieżącym stanem zadłużenia karty kredytwej. Z każdym załżnym rejestrem pwinna być kreślna drębna frma płatnści. Spwduje t, że płatnści związane z dkumentami, na których wykrzystana zstała ta frma będą widczne w mdule Kasa/Bank w skjarznym z nim rejestrem. Dzięki temu Użytkwnik d razu ma infrmację wpływach i wydatkach planwanych czy realizwanych w ramach pszczególnych rachunków bankwych. Frmy definiuje użytkwnik z pzimu Knfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Frmy płatnści. Dla każdej frmy płatnści definiujemy: Nazwa nazwa frmy płatnści. Jeśli w firmie prwadznych jest kilka rachunków bankwych, wart by nazwa jednznacznie kjarzyła się z rachunkiem (rejestrem), z którym jest skjarzna ułatwi t wybór właściwej frmy w trakcie wystawiania dkumentów. Typ w prgramie predefiniwane są cztery typy płatnści, w parciu które Użytkwnik definiuje własne, pwiązane z pszczególnymi rejestrami: gtówka, przelew, kmpensata i karta. Rejestr rejestr, z którym skjarzna jest frma płatnści. Skjarzenie frmy płatnści z rejestrem spwduje, że płatnści związane z dkumentami, na których wykrzystana zstała dana frma, zstaną zapisane w rejestrze, z którym jest skjarzna. Księgwść w Cmarch ERP Optima Księga Handlwa Rzliczenia z kntrahentami i urzędami 24

25 Termin termin płatnści związany z daną frmą. Na jeg pdstawie będzie wyliczany termin płatnści na dkumentach (chyba, że kntrahent ma zdefiniwany własny termin na karcie ewidencyjnej). Terminal płatniczy- parametr jest aktywny tylk dla typu płatnści Karta, funkcja związana z bsługą terminali płatniczych. Płatnik mżliwść wskazania pdmitu, na który będą twrzne płatnści w mdule Kasa/Bank, w przypadku wybru tej frmy płatnści na dkumencie Kilka rachunków bankwych Jeśli w firmie mamy kilka rachunków bankwych, t należy: Załżyć dpwiednie rejestry bankwe (drębny dla każdeg rachunku). Rejestry pwiązane są z bankami. Załżyć nwe frmy płatnści (np. typu przelew) skjarzne z pszczególnymi rejestrami. D teg rejestru będą autmatycznie wprwadzane zapisy lub zdarzenia pwstające na pdstawie transakcji, w których zastswana zstała wskazana frma płatnści. Jeśli firma psiada kilka rachunków bankwych, którym dpwiadają rejestry bankwe, t wskazując frmę płatnści wskazujemy również, na który rachunek mają trafić pieniądze. Infrmacje skjarznym z frmą płatnści rachunku zstaną wydrukwane na fakturze. Prz ykład: 8.4 Ćwic zenie: Zapisy kaswe/bankwe 7.3 Preliminarz płatnści Preliminarz płatnści t lista wszystkich zaplanwanych na przyszłść zdarzeń związanych z przychdami i rzchdami śrdków finanswych w firmie. Preliminarz płatnści w swjej strukturze dpwiada pdziałwi na rejestry kaswe/bankwe. Tak więc planując przepływ śrdków finanswych w firmie d razu przypisujemy przyszłe przychdy i rzchdy d dpwiednich rejestrów (knt bankwych, kas czy firmwych kart płatniczych). MODUŁ KASA/BANK Rejestr: Kasa gtówkwa (KG) Rejestr: Rachunek w PKO (PKO) Rejestr: Karta w BPH (BPH) Planwane zdarzenia finanswe FA/0001/20XX FA/0003/20XX WP/0001/20XX/KG FA/0002/20XX FZ/0001/20XX WY/0003/20XX/PKO WY/0001/20XX/BPH WY/0002/20XX/BPH Planwane zdarzenia w preliminarzu mgą być: autmatycznie dpisywane przez prgram w chwili wystawiania dkumentu, który pciąga za sbą kniecznść uregulwania płatnści, wprwadzane przez peratra ręcznie z pzimu preliminarza rejestru, wprwadzane przez peratra ręcznie z pzimu dziennika księgwań (p zaznaczeniu w knfiguracji Firma/ Księgwść/ Księgwść kntwa parametru: Generwanie płatnści dla ręcznych księgwań na kntach rzrachunkwych). Księgwść w Cmarch ERP Optima Księga Handlwa Rzliczenia z kntrahentami i urzędami 25