otatka ze spotkania sieci współpracy w obszarze tematycznym Innowacyjność i współpraca ponadnarodowa Gdańsk, dnia 21.06.2012 r. W dniu 30 maja 2012 r. odbyło się spotkanie sieci współpracy w obszarze tematycznym Innowacyjność i współpraca ponadnarodowa. W spotkaniu wzięli udział przedstawiciele Krajowej Instytucji Wspomagającej, Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Białymstoku, Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Olsztynie, Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Toruniu, Dolnośląskiego Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Wałbrzychu, Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Toruniu, Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego oraz Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku. Zagadnienia związane z bieżącą realizacją projektów innowacyjnych i projektów współpracy ponadnarodowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, będące przedmiotem spotkania zostały omówione wg. wcześniej ustalonego zakresu: - Zmiany w harmonogramie projektu wynikające z przedłużonego terminu oceny strategii (dopuszczalny zakres zmian, kwalifikowalność wydatków); - Przeglądy okresowe; - Upowszechnianie i mainstreaming; - Monitoring działań upowszechniających i włączających przez IP/IP2 po zakończeniu realizacji projektu; - Zakres informacji dot. PI/PWP, które powinny zostać zamieszczone na stronach internetowych IP i IP2; - Regionalne fora partnerskie (PI, PWP) - Badania ewaluacyjne realizowane w ramach PI; - Walidacja. Podczas spotkania omówiono dodatkowo kwestię występowania pomocy publicznej w ramach projektów innowacyjnych w PO KL. 1) Zmiany w harmonogramie projektu wynikające z przedłużonego terminu oceny strategii (dopuszczalny zakres zmian, kwalifikowalność wydatków). Zgodnie z terminami, określonymi w Zasadach dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL Beneficjent przekazuje Strategię wdrażania projektu innowacyjnego testującego do sekretariatu Sieci Tematycznej nie później niż w terminie 8 miesięcy od daty rozpoczęcia realizacji projektu. Sieć Tematyczna opiniuje strategię w terminie 20 dni od daty jej złożenia (termin może zostać wydłużony wyłącznie w uzasadnionych przypadkach związanych z możliwością organizacji posiedzeń sieci tematycznej i zaplanowaniem oceny więcej niż jednej strategii). IOK akceptuje, akceptuje warunkowo lub odrzuca strategię w terminie 7 dni od daty przekazania opinii Sieci Tematycznej. W przypadku warunkowej Roczny Plan Działań współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
akceptacji beneficjent przedstawia poprawiony dokument w terminie nie krótszym niż 5 dni od daty otrzymania pisma informującego o konieczności wprowadzenia zmian. IOK akceptuje lub odrzuca strategię w terminie 7 dni od daty przekazania poprawionego dokumentu przez beneficjenta. W przypadku gdy beneficjent nie złoży strategii lub gdy IOK odrzuci strategię, IOK rozwiązuje umowę o dofinansowanie projektu. Beneficjent powinien uwzględnić terminy wynikające z procedury akceptacji strategii w harmonogramie realizacji projektu. Z doświadczenia uczestników spotkania wynika, że w praktyce występuje szereg problemów, związanych z procedurą oceny Strategii wdrażania projektu innowacyjnego testującego, m.in.: - konieczność wielokrotnych uzupełnień strategii na etapie oceny przez IOK, - uwagi eksperta sformułowane w Liście sprawdzającej oceny strategii wdrażania projektu innowacyjnego testującego sformułowane są ogólnie lub nie zawierają uzasadnienia, - warunkowa akceptacja przez ST strategii, która zawiera braki w zakresie uniemożliwiającym ocenę oraz właściwe odniesienie się do złożonego dokumentu. Z uwagi na konieczność wielokrotnych uzupełnień proces oceny strategii często wydłuża się do 3-5 miesięcy. IOK podejmując decyzję nt. dopuszczenia możliwości złożenia przez Beneficjenta uzupełnienia każdorazowo rozpatruje: - czy braki w strategii wynikają z przyczyn merytorycznych, czy też są to kwestie formalne; - zakres wymaganych zmian / uzupełnień strategii; - zmiany w harmonogramie realizacji projektu, wynikające z konieczności przesunięcia zadań. Decyzja dot. dalszej realizacji projektu i przyjęcia strategii pomimo zaistniałych opóźnień oraz dokonania koniecznych zmian terminów realizacji poszczególnych zadań w projekcie uzależniona jest od w/w czynników. Każdy przypadek traktowany jest indywidualnie. Przy podęciu ostatecznej decyzji dot. akceptacji, warunkowej akceptacji lub odrzucenia strategii IOK musi odnieść się m.in. do opinii eksperta. Jeżeli uwagi eksperta w Liście sprawdzającej oceny strategii wdrażania projektu innowacyjnego testującego sformułowane są ogólnie lub nie zawierają uzasadnienia, trudno się do nich ustosunkować. W związku z tym dobrą praktyką Sieci Tematycznych jest weryfikacja Listy sprawdzającej przekazanej przez eksperta przez sekretarza ST i w sytuacji wystąpienia takiej potrzeby poproszenie eksperta o uzupełnienie oceny. W sytuacji warunkowej akceptacji przez ST strategii, która zawiera braki w zakresie uniemożliwiającym ocenę oraz właściwe odniesienie się do złożonego dokumentu istnieje możliwość zawnioskowania przez IOK o ponowną ocenę strategii przez ST po uzupełnieniu przez Beneficjenta brakujących informacji. Takie sytuacje wystąpiły już w praktyce. Należy jednak zawsze pamiętać, że ostateczna decyzja oraz odpowiedzialność co do dalszych losów projektu innowacyjnego należy do IOK, rola ST jest doradcza. Ponowne opiniowanie przez ST strategii należy traktować jako ostateczność a nie regułę. 2) Przeglądy okresowe. Zgodnie z ustaleniami przyjętymi podczas spotkania, pierwszy przegląd okresowy powinien odbyć się najpóźniej w połowie okresu testowania. Zaleca się przeprowadzenie przeglądu w miejscu realizacji projektu, ponieważ w ten sposób można pozyskać więcej informacji nt. projektu. Przegląd okresowy często jest dla Beneficjenta momentem zwrotnym zdarza się 2
że przegląd inicjuje kolejne spotkania dot. wprowadzenia niezbędnych zmian w realizacji projektu, czy daje możliwość podjęcia działań naprawczych. Niezależnie od obowiązkowych przeglądów okresowych, KIW rekomenduje organizację spotkań indywidualnych ( poznawczych ) przedstawicieli IP/IP (np. opiekunów projektów) z Beneficjentami PI i PWP na początku realizacji projektu celem wyjaśnienia Beneficjentom zasad realizacji ww. projektów i ich specyfiki. Przedstawicielka UM w Gdańsku, a także przedstawicielki KIW podkreślały istotę indywidualnego podejścia IP/IP2 do realizowanych PI i PWP i elastycznego zarządzania takimi projektami. 3) Upowszechnianie i mainstreaming. Podczas spotkania omówiono rolę w procesie upowszechniania Krajowej Instytucji Wspomagającej, Sieci Tematycznych oraz Instytucji Wdrażających: Krajowa Instytucja Wspomagająca w maju br. zorganizowała Krajowe Forum Partnerskie dla projektów innowacyjnych realizowanych w ramach PO KL. Celem forum było nawiązanie współpracy pomiędzy Beneficjentami, wymiana doświadczeń oraz zaplanowanie wspólnych działań upowszechniających i włączeniowych. Podczas spotkania Beneficjenci zaprezentowali swoje projekty oraz planowane działania upowszechniające i włączeniowe. Udział w forum był okazją do stworzenia wspólnego Harmonogramu działań upowszechniających dla projektów działających w tym samym obszarze wsparcia PO KL. Planowanie działań z innymi Beneficjentami zalecane jest dla projektów, które przeszły etap oceny strategii wdrażania. Z dotychczasowych doświadczeń wynika, że wśród Beneficjentów jest małe zainteresowanie współpracą w zakresie upowszechniania produktów projektów innowacyjnych. Przedstawicielki KIW zachęcały IW do organizacji regionalnych/ponadregionalnych forów partnerskich na kształt tych organizowanych przez KIW. Dobrą praktyką mogą stać się spotkania na mniejszą skalę, jako przykład został wskazany Wojewódzki Urząd Pracy w Szczecinie, który planuje organizację regionalnego forum partnerskiego w czerwcu br. W opinii uczestników spotkania działalność Sieci Tematycznych skupia się na ocenie strategii, zbyt mało czasu poświęca się wymianie doświadczeń oraz dyskusji nt. upowszechniania i włączania do praktyki produktów wypracowanych w ramach projektów innowacyjnych realizowanych w ramach PO KL. W spotkaniu uczestniczyli również członkowie Sieci Tematycznych, którzy potwierdzili że procedura oceny strategii podczas posiedzenia Sieci Tematycznej jest bardzo pracochłonna ocenie podlega wiele kwestii, po prezentacji opinii eksperta oraz założeń projektu odbywa się dyskusja. Zdarza się, że podczas jednego posiedzenia Sieci ocenie podlega więcej niż jedna strategia. W związku z tym w ramach Sieci, powinny zostać zaplanowane odrębne spotkania dotyczące wypracowania wspólnych działań Beneficjentów na rzecz upowszechnienia oraz wykorzystania w praktyce produktów finalnych wypracowanych w ramach projektów innowacyjnych realizowanych w regionie. Sieć powinna również przygotować plan działań w zakresie relacji z decydentami oraz instytucjami, które powinny być zainteresowane wdrożeniem produktów projektów innowacyjnych, tak aby region skorzystał w jak największym zakresie z wypracowanych rozwiązań. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki IP/IP2 są odpowiedzialne za zarządzanie Priorytetem oraz realizują wszystkie zadania związane z wyborem projektów 3
innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej oraz z ich wdrażaniem. Podczas spotkania ustalono, że w ramach działań upowszechniających dot. projektów innowacyjnych dla których IP/IP2 jest stroną umowy, powinny zostać podjęte następujące działania (dotyczy projektów realizowanych i zrealizowanych): - uwzględnienie informacji dot. PI na stronie internetowej IP/IP2 w odrębnych dedykowanych zakładkach, - upowszechnianie informacji nt. realizowanych PI w publikowanych artykułach (przede wszystkim w biuletynach wydawanych przez IP/IP2); - upowszechnianie informacji nt. realizowanych PI podczas organizowanych spotkań i konferencji (w tym z udziałem władz województwa; wypracowane w regonie innowacje powinny zostać wykorzystane do promocji danego regionu). Podczas spotkania została również omówiona kwestia monitoringu działań upowszechniających i włączających przez IP/IP2 po zakończeniu realizacji projektu. Uczestnicy spotkania poruszyli w/w kwestię w związku z zapytaniem IZ skierowanym do jednej z IP - jakie działania podjęła w zakresie monitorowania działań upowszechniających i włączających, po zakończeniu realizacji projektu innowacyjnego. Zgodnie z zapisami minimalnego wzoru umowy o dofinansowanie realizacji projektu Beneficjent zobowiązuje się do realizacji Projektu na podstawie wniosku. Beneficjent ma obowiązek zachowania trwałości rezultatów zgodnie z wnioskiem. Zgodnie z ogólnymi zasadami realizacji projektów w ramach PO KL, poszczególne zadania realizowane są w okresie realizacji projektu, zgodnie z terminami określonymi w harmonogramie realizacji projektu. Tym samym upowszechnienie i włączenie uzyskanych produktów do głównego nurtu polityki weryfikowane jest przez IP/IP2 na podstawie informacji zawartych we wniosku Beneficjenta o płatność. IP/IP2 nie mają do końca sprecyzowanej polityki w zakresie działań upowszechniających i włączających po zakończeniu realizacji projektu. Brak też chyba jasnych i konkretnych wytycznych, które wskazywałyby ujednolicone podejście wszystkich IP/IP2 w tym obszarze. Niemniej jednak należy podkreślić, że zgodnie z Wytycznymi w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki: - w przypadku projektów innowacyjnych kluczowym zadaniem KIW wspieranie i monitorowanie procesu upowszechniania i włócznia wypracowanych rezultatów do głównego nurtu polityki; - kluczową rolę w procesie upowszechniania i włączania do głównego nurtu polityki rezultatów projektów innowacyjnych odgrywają Sieci Tematyczne. 4) Zakres informacji dot. PI/PWP, które powinny zostać zamieszczone na stronach internetowych IP i IP2. Podczas spotkania ustalono jakie informacje dot. projektów innowacyjnych i projektów współpracy ponadnarodowej powinny zostać zamieszczone na stronach internetowych IP/IP2, w celu upowszechnienia wiedzy nt. w/w projektów. Najlepiej, jeżeli informacje dot. PI oraz PWP zostaną zamieszczone w odrębnych zakładkach. Zakres informacji dot. projektów współpracy ponadnarodowej: - ogólne informacje dot. specyfiki projektów współpracy ponadnarodowej tj. ABC współpracy ponadnarodowej (w tym rola KIW, informacje nt. punktów kontaktowych w Polsce i w innych krajach) w j. polskim i angielskim; 4
- dokumenty dot. realizacji projektów współpracy ponadnarodowej w PO KL (w tym anglojęzyczne); - informację dot. możliwości znalezienia partnera do projektu współpracy ponadnarodowej za pośrednictwem KIW (w ramach EFS) wraz z fiszką projektową do wypełnienia w j. polskim i w j. angielskim; - informacje nt. konkursów na realizację projektów współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL ogłoszonych przez daną IP/IP2 w j. angielskim (wg wzoru przygotowanego przez KIW); - linki do wyszukiwarek i baz projektów (Toolkit, Fishing Pool); - link do portalu wszystkich Europejskich Sieci Współpracy - www.transnationality.eu (strona zawiera informacje nt. konkursów ogłaszanych w innych krajach, poszukiwania partnerów, publikacje dot. współpracy ponadnarodowej); - krótką informację nt. projektu Inclusive Europe wraz z linkiem do portalu KIW - informacje nt. projektów współpracy ponadnarodowej dla których IP/IP2 jest stroną umowy wraz z linkami na strony projektów oraz z danymi kontaktowymi do Beneficjenta. Zakres informacji dot. projektów innowacyjnych: - ogólne informacje dot. specyfiki projektów innowacyjnych; - dokumenty dot. realizacji projektów innowacyjnych w PO KL; - informacje nt. konkursów na realizację projektów innowacyjnych w ramach PO KL ogłoszonych przez daną IP/IP2; - informację nt. projektów innowacyjnych dla których IP/IP2 jest stroną umowy wraz z linkami na strony projektów oraz z danymi kontaktowymi do Beneficjenta. Dodatkowo informacje dot.. poszukiwania partnerów przez instytucje zagraniczne czy o wydarzeniach międzynarodowych (m.in. tych upowszechnianych przez KIW) powinny zostać zamieszczone w aktualnościach EFS, z informacją zaw. kontakt do KIW. 5) Regionalne fora partnerskie (PI, PWP). Regionalne fora partnerskie mogą dotyczyć jednego lub kilku województw, w zależności od ich specyfiki oraz wspólnych celów i problemów występujących na danym obszarze. IP/IP2 może zdecydować się na zorganizowanie forum w celu upowszechnienia informacji oraz nawiązania kontaktów z potencjalnymi partnerami ponadnarodowymi, przez instytucje zainteresowane realizacją PI/PWP (w związku z ogłaszanymi konkursami na PWP) oraz tych, które już realizują projekty PI/PWP i mogłyby być zainteresowane dodaniem komponentu ponadnarodowego (w formule np. 1 dzień upowszechnianie + 1 dzień forum poszukiwania partnerów). Forum może zostać zorganizowane w porozumieniu i ze wsparciem KIW. Niezależnie od powyższego KIW zwraca się do IP/IP2 z prośbą o zachęcanie i informowanie instytucji regionalnych o V Ponadnarodowym Forum Partnerskim, które KIW planuje zorganizować w listopadzie br. w Warszawie Forum regionalne może również zostać przeprowadzone w celu: - poinformowania instytucji regionalnych o aktualnie realizowanych projektach innowacyjnych / projektach współpracy ponadnarodowej - poinformowania instytucji regionalnych o możliwości skorzystania z rozwiązań wypracowanych w ramach projektów innowacyjnych; 5
- poinformowania instytucji regionalnych nt. możliwości przystąpienia do aktualnie realizowanych PWP w ramach EFS); - upowszechnienia informacji nt. realizowanych projektów innowacyjnych oraz projektów współpracy ponadnarodowej wśród decydentów. Podczas spotkania ustalono, że w celu weryfikacji zapotrzebowania na regionalne fora partnerskie, instytucje biorące udział w spotkaniu dokonają rozeznania np. przeprowadzą ankietę. Przedstawiciele Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego poruszyli również kwestię występowania pomocy publicznej w ramach projektów innowacyjnych w ramach PO KL. W związku z tym, że w trakcie realizacji projektu innowacyjnego nigdy nie ma pewności, czy projekt zakończy się sukcesem i wypracowany produkt będzie użyteczny, zachodzi uzasadniona wątpliwość dot. uzyskania korzyści instytucji biorących udział w szkoleniach realizowanych w ramach PI. W związku z tym rozważa się możliwość wystąpienia do IZ PO KL o wyłączenie blokowe dla projektów innowacyjnych w przyszłym okresie programowania. Ocena pomocy publicznej na etapie aplikowania jest bardzo trudna. - W związku z wątpliwościami dot. wystąpienia pomocy publicznej, w jednym z projektów innowacyjnych złożonych w ramach konkursu, Beneficjent zlecił wykonanie ekspertyzy. Ekspertyza była bardzo pomocna przy ocenie projektu. W kwestii tej zabrali także głos przedstawiciele instytucji które oceniały projekty na realizację PI w PO KL, w których występuje pomoc publiczna. Przedstawiciele Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Toruniu oraz Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Toruniu nie mieli wątpliwości dot. oceny pomocy publicznej w PI, w których co do zasady taka pomoc może wystąpić. W konkluzji stwierdzono, że każdy przypadek projektu w którym występuje pomoc publiczna należy traktować indywidualnie. W sytuacji wystąpienia wątpliwości dobrą praktyką może być zlecenie przeprowadzenia ekspertyzy. Nie zostały zgłoszone problemy w zakresie prowadzenia badań ewaluacyjnych PI oraz walidacji. 6