Wprowadzenie do systemów informatycznych wspierających wdrażanie programów operacyjnych w latach : SOWA i SL2014

Transkrypt

1 Wprowadzenie do systemów informatycznych wspierających wdrażanie programów operacyjnych w latach : SOWA i SL2014 Warszawa, dnia 25 czerwca 2015 r Generator Wniosków Aplikacyjnych (GWA) System Obsługi Wniosków Aplikacyjnych (SOWA) Generator Wniosków Płatniczych (GWP) PEFS KSI SIMIK SL2014 1

2 SOWA Narzędzie informatyczne przeznaczone do obsługi procesu ubiegania się o środki pochodzące z Europejskiego Funduszu Społecznego w perspektywie finansowej do momentu podpisania umowy o dofinansowanie projektu. Aplikacja służy do przygotowania i złożenia do właściwej instytucji formularza wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO WER. Strona aplikacji: Główne cele SOWA: Przygotowanie i złożenie wniosku o dofinansowanie projektu lub fiszki projektu do Instytucji Organizującej Konkurs (IOK); Organizacja, przechowywanie i zarządzanie dokumentami projektu; Zarządzanie użytkownikami biorącymi udział w realizacji projektów; Komunikacja i wymiana informacji. 2

3 Instrukcja użytkownika Systemu Obsługi Wniosków Aplikacyjnych (SOWA) w ramach PO WER dla wnioskodawców/beneficjentów z r. znajduje się na stronie w zakładce Pomoc oraz na stronie WUP w Warszawie pod adresem: Wymagania techniczne ustawienia przeglądarki internetowej 1. Obsługiwane przeglądarki (zaleca się stosowanie najnowszych wersji przeglądarek udostępnionych przez producenta): Firefox, Chrome, Internet Explorer, Opera; 2. Włączenie zapisywania ciasteczek ( cookies ) w ustawieniach przeglądarki; 3. Wyłączenie blokowania wyskakujących okienek w ustawieniach przeglądarki; 4. Stosowanie aplikacji do otwierania plików PDF, np. Adobe Acrobat Reader. 3

4 Proces zakładania konta Zakładka Załóż konto Niezbędnym do przygotowania wniosku o dofinansowanie będzie założenie konta. Konto zakłada się samodzielnie w aplikacji. Po wypełnieniu wszystkich pól i wysłaniu zgłoszenia, beneficjent otrzymuje link aktywujący na swoją pocztę . Po aktywacji możliwe jest zalogowanie się do Systemu. Proces zakładania konta c.d. Po zalogowaniu beneficjent musi uzupełnić wszystkie swoje dane, danedot. siedziby, pracowników wypełniających wnioski/fiszki oraz informacje o ewentualnych partnerach i oddziałach. Bez uzupełnienia danych o beneficjencie, nie jest możliwe rozpoczęcie tworzenia wniosku! 4

5 Subkonta - rodzaje Projektodawca może założyć także subkonta ze zdefiniowanymi uprawnieniami dla swoich pracowników (definiowane w kaflu Użytkownicy ) Beneficjent subkonto rodzaj konta, przewidziany w sytuacji, gdy właściciel konta (wnioskodawca/beneficjent) chciałby powierzyć obsługę konta lub prowadzenie projektów w swoim imieniu, ale bez udostępnienia mu danych logowania do swojego konta. Subkonto rodzaj konta, przewidziany w sytuacji, gdy właściciel konta (wnioskodawca/beneficjent) chciałby powierzyć obsługę konta lub prowadzenie projektów swojemu pracownikowi lub innym podmiotom. Proces tworzenia subkont Konto B konto nadrzędne, zarządzające. Może tworzyć subkonta BS i S oraz zmieniać dla nich uprawnienia. Konto BS konto zarządzające Konta S. Może tworzyć subkonta S i zmieniać dla nich uprawnienia. Konto S nie może zarządzać innymi kontami. Konto BS Beneficjent Subkonto Konto B Beneficjent Konto S Subkonto 5

6 Proces składania wniosku o dofinansowanie Wniosek tworzy się w SOWIE poprzez wypełnienie poszczególnych sekcji (części) wniosku o dofinansowanie, podobnie jak miało to miejsce w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych, przy czym w SOWIE występuje większe powiązanie ze sobą poszczególnych części wniosku tzn. wiele sekcji wniosku można rozpocząć wypełniać dopiero jak zostaną wcześniej wypełnione inne sekcje wniosku. Po wypełnieniu całego wniosku oraz sprawdzeniu poprawności sporządzenia wniosku projektodawca przekazuje Wniosek o dofinansowanie poprzez SOWE do Instytucji ogłaszającej nabór. Do momentu wprowadzenia w SOWIE funkcjonalności podpisu elektronicznego wnioski będą składane także w wersji papierowej. Nie ma konieczności składania płyty CD z wersją elektroniczną wniosku. Wniosek o dofinansowanie projektu pozakonkursowego należy wypełnić zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO WER wersja z 1 kwietnia 2015 r. Dokument dostępny jest na stronie w zakładce Pomoc oraz na stronie WUP w Warszawie pod adresem 6

7 Procedura zgłaszania problemów z obsługą oraz nieprawidłowości w funkcjonowaniu Systemu Obsługi Wniosków Aplikacyjnych dla PO WER dostępna na stronie: zakładka Pomoc Zgłoszenia dot. wyłącznie problemów technicznych na wzorze stanowiącym Kartę zgłoszenia dla Systemu SOWA znajdującym się w dokumencie: Procedura zgłaszania problemów z obsługą oraz nieprawidłowości w funkcjonowaniu Systemu Obsługi Wniosków Aplikacyjnych dla PO WER powinny zawierać: 1. Typ zgłoszenia; 2. Dane kontaktowe; 3. Informację o aplikacji; 4. Informację o stacji roboczej użytkownika; 5. Opis błędu/pytania/propozycji zmiany funkcjonalności. Zgłoszenie przyjęte do realizacji zostanie rozwiązane w ciągu kolejnych 48 godzin zegarowych. 7

8 Karta zgłoszenia dla Systemu SOWA c.d. 8

9 Centralny System Teleinformatyczny SL W ramach procesów związanych z rozliczaniem projektów, SL2014 zapewnia funkcjonowanie wystandaryzowanych formularzy, obsługę procesów i komunikację w zakresie: Gromadzenia i przesyłania danych dot. wniosków o płatność i ich weryfikacji, w tym zatwierdzania, poprawiania, odrzucania i wycofywania; Gromadzenia i przesyłania danych dot. harmonogramów finansowych i ich weryfikacji, w tym zatwierdzania, poprawiania i wycofywania; Gromadzenia, przesyłania i aktualizacji danych dot. uczestników projektów; Gromadzenia i przesyłania danych dot. zamówień publicznych; Gromadzenia i przesyłania danych dot. osób zatrudnionych do realizacji projektu, tzw. bazy personelu. 9

10 Centralny System Teleinformatyczny SL2014 Służy do wspierania procesów związanych z: Obsługą projektu od momentu podpisania umowy o dofinansowanie projektu; Ewidencjonowaniem danych dot. programów operacyjnych; Obsługą certyfikacji wydatków. (Rozdział 16 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej ). Wszelkie działania w SL2014 osób uprawnionych są traktowane w sensie prawnym jako działanie Beneficjenta! Obowiązek korzystania z SL2014 zapisany będzie w treści umowy o dofinansowanie projektu. Ponadto, umowa o dofinansowanie projektu określać będzie zasady i zakres dostępu do SL2014, w tym w szczególności: Co będzie przedmiotem komunikacji w ramach SL2014; Precyzujące zakres spraw i czynności, które nie mogą być przedmiotem komunikacji wyłącznie przy wykorzystaniu SL

11 SL2014 obowiązki Beneficjenta 1. Konieczność zgłoszenia do Instytucji Pośredniczącej osoby wyznaczonej do obsługi SL2014 (Użytkownik B) wzór Wniosku o nadanie/zmianę dostępu dla osoby uprawnionej w ramach SL2014 stanowi Załącznik nr 5 do Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata (projekt z grudnia 2014 r.). Zgłoszenie osoby następuje przy podpisaniu umowy o dofinansowanie. SL2014 obowiązki Beneficjenta c.d. Osoba uprawniona (Użytkownik B) -osoba wskazana przez Beneficjenta we wniosku na nadanie/zmianę dostępu ( ), upoważniona do obsługi SL2014 w jego imieniu, tj. do przygotowywania i składania wniosków o płatność czy przekazywania innych informacji związanych z realizacją projektu. 11

12 SL2014 obowiązki Beneficjenta c.d. Procedura zgłaszania osób uprawnionych w ramach projektu stanowi Załącznik nr 6 do Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata (projekt z grudnia 2014 r.). SL2014 obowiązki Beneficjenta c.d. 2. Obowiązek składania wniosków o płatność za pośrednictwem SL Obowiązek rejestracji w SL2014 danych uczestników projektu (Załącznik nr 13 do Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata projekt z grudnia 2014 r.) brak Formularza PEFS! 4. Obowiązek rejestracji w SL2014 danych nt. personelu projektu(załącznik nr 17 do Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata projekt z grudnia 2014 r.). 12

13 WAŻNE! Należy zwrócić szczególną uwagę na jakość wprowadzanych do SL2014 danych! Jakość danych (nadzór IZ PO WER); Walidacja brak możliwości zapisu w przypadku braku/wprowadzenia do Systemu niepełnych danych = może powodować opóźnienia w zatwierdzaniu wniosków o płatność. W przypadku wystąpienia problemów w działaniu/awarii SL2014 IP przygotowała wzór zgłoszenia problemu/awarii SL2014, który zostanie przekazany przez Administratora Merytorycznego Instytucji na adres zgłoszonej osoby uprawnionej do obsługi SL2014. Proces nadawania/zmiany uprawnień dla osób uprawnionych, wycofywania uprawnień oraz przyjmowania zgłoszeń o problemach w działaniu/awarii Systemu SL2014 obsługują Administratorzy Merytoryczni Instytucji (AM I) PO WER. Kontakt do AM I: ami.powr@wup.mazowsze.pl (UWAGA! w loginie występuje powr NIE power ). 13

14 Prezentację opracowano na podstawie: 1. Instrukcji użytkownika Systemu Obsługi Wniosków Aplikacyjnych (SOWA) w ramach PO WER dla wnioskodawców/ beneficjentów z r.; 2. Procedury zgłaszania problemów z obsługą oraz nieprawidłowości w funkcjonowaniu Systemu Obsługi Wniosków Aplikacyjnych dla PO WER ; 3. Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata (projekt z grudnia 2014 r.); 4. Wytycznych w zakresie kontroli dla PO WER (projekt z grudnia 2014 r.); 5. Ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej (Dz. U. poz. 1146). Dziękuję za uwagę Instytucja Pośrednicząca PO WER Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie, ul. Młynarska 16, Warszawa 14