Niniejsze wytyczne nie zwalniają z obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, w szczególności ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i skarbowej; Raport sporządzony niezgodnie z niniejszymi wytycznymi do raportu finansowego nie zostanie zaakceptowany, beneficjent zostanie poproszony o jego poprawę w wyznaczonym czasie, a bieg terminu, w jakim Narodowa Instytucja Zarządzająca winna dokonać rozliczenia, zostanie wstrzymany do momentu przedłożenia poprawnego rozliczenia. WYTYCZNE OGÓLNE 1. Raport finansowy zawiera ostateczną kalkulację przyznanego dofinansowania w oparciu o dane projektu po jego zrealizowaniu (np. czas trwania działań, liczba uczestników). 2. Daty wystawienia dokumentów finansowych uwzględnionych w rozliczeniu oraz ich płatności muszą zawierać się w okresie obowiązywania umowy (patrz: pkt. A.7 umowy finansowej) 3. Do raportu należy załączyć oświadczenie (zgodnie z załącznikiem nr 3 raportu finansowego) o poniesieniu kosztów, właściwie wypełnione i podpisane przez osoby uprawnione zgodnie z KRS lub innym dokumentem statutowym. 4. Wysokość zaakceptowanego budżetu może się zwiększyć jedynie w przypadku zrealizowania (wykorzystania) 100% zatwierdzonego we wniosku budżetu będącego integralną częścią umowy. 5. Zwiększenie budżetu może nastąpić w wyniku zwiększania wkładu własnego. 6. Rzeczywisty procent dofinansowania określony w pozycji A.6 umowy finansowej nie może ulec zwiększeniu. 7. Zrealizowany budżet przedstawiony w raporcie końcowym musi być odzwierciedleniem budżetu zatwierdzonego we wniosku. Wszelkie zmiany wymagają odrębnej zgody Funduszu. Należy uzasadnić konieczność zmian. 8. W przypadku gdy faktyczne koszty projektu będą niższe od obliczonego dofinansowania, różnicę należy zwrócić na konto Funduszu po otrzymaniu pisemnego wezwania. 9. W sytuacjach wyjątkowych możliwe jest przesunięcie kwot pomiędzy kategoriami opartymi na kosztach rzeczywistych (koszty podróży, koszty upowszechniania rezultatów projektów). O potrzebie dokonania przesunięć kosztów rzeczywistych maksymalnie do 10% wartości przyznanej kwoty w danej kategorii, należy powiadomić Fundusz.. Przesunięcia przekraczające 10% wartości przyznanej kwoty każdej z kategorii, której przesunięcie dotyczy wymagają podpisania stosownego aneksu do umowy finansowej, podpisanego w terminie obowiązywania umowy. Każdy przypadek rozpatrywany jest indywidualnie. Należy uzasadnić konieczność dokonania przesunięć. 10. Należy załączyć kopie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów w ramach wszystkich kategorii przedstawionych w budżecie (100% budżetu, w tym także wkład własny). UWAGA! Suma rozpisanych kwot (podział na dofinansowanie ze środków finansowych otrzymanych od Funduszu i wkład własny) musi stanowić kwotę brutto faktury. i
11. Wszystkie przedstawiane kopie dokumentów muszą zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania beneficjenta wg KRS lub przez księgowego rozliczającego projekt. Potwierdzenie za zgodność z oryginałem należy wykonać na wszystkich stronach dokumentu, jeżeli występuje na nich tekst. Kopia dokumentu musi być wykonana tak, aby widoczny był jego opis. 12. W przypadku, gdy oryginał dokumentu znajduje się w partnerskiej organizacji za granicą, wówczas w organizacji powinna znaleźć się kopia tego dokumentu potwierdzona za zgodność z oryginałem przez uprawnioną osobę z organizacji partnerskiej. 13. Za dowody dokumentujące poniesione koszty (dowody księgowe) Polsko-Litewski Fundusz Wymiany Młodzieży uznaje dokumenty, które wskazuje ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości z późniejszymi zmianami. Każdy z ww. dowodów poniesienia kosztów należy opisać wg następującego wzoru: Wydatek w wysokości (waluta rachunku) sfinansowano z Polsko-Litewskiego Funduszu Wymiany Młodzieży. Projekt nr. Powyższy opis musi być opatrzony datą oraz podpisem osoby opisującej dokument. 14. Dokumenty załączone w rozliczeniu należy ułożyć wg kategorii i w kolejności zgodnej z zestawieniami kosztów poniesionych w ramach projektu. 15. Na potrzeby raportu końcowego kategorie budżetowe należy przeliczyć na EUR według kursu podanego w pkt. 3.5 umowy finansowej. PRZELICZANIE KOSZTÓW PONIESIONYCH W TRAKCIE PROJEKTU 16. Wszelkie koszty poniesione w walutach innych niż PLN należy przeliczyć na PLN wg średniego kursu NBP z dnia transakcji. Za dzień transakcji, wg którego przyjmujemy kurs do przeliczenia kosztów ponoszonych w walutach obcych, innych niż PLN, przyjmujemy dzień zapłaty. 17. W sytuacji, gdy mowa o kosztach podróży poniesionych przez organizację partnerską w walucie innej niż PLN, za dzień transakcji przyjmuje się dzień złożenia Beneficjentowi przez uczestnika lub organizację partnerską wniosku o zwrot kosztów podróży. ZŁOŻENIE WNIOSKU rozumiane jest jako fizyczne dostarczenie do Beneficjenta przez ubiegającego się o zwrot kosztów podróży (uczestnika projektu, bądź organizację), wypełnionego i podpisanego formularza WNIOSKU O ZWROT kosztów podróży, wraz z kompletnymi dokumentami poświadczającymi poniesienie kosztu (bilety, faktury itp.). Wówczas do przeliczeń na PLN należy stosować datę z wniosku o zwrot kosztów. Jeśli bilet wraz z Wnioskiem o zwrot kosztów podróży instytucja otrzymuje pocztą, za dzień transakcji przyjmujemy DZIEŃ DOSTARCZENIA PRZESYŁKI DO DANEJ INSTYTUCJI. Datę dostarczenia odczytujemy z pieczątki dokumentującej dzień wpływu dokumentu do organizacji, nie biorąc pod uwagę daty samego wniosku. Beneficjent ma obowiązek zachowania koperty, w której została dostarczona przesyłka oraz przesłania jej kopii razem z dokumentacją załączoną do raportu finansowego. ii
18. Jeżeli instytucja nie stosuje formularza wniosku o zwrot kosztów za dzień transakcji przyjmujemy datę na DOWODZIE WYPŁATY Z KASY (KW) lub datę realizacji przelewu. 19. Jeśli beneficjent dokonał wypłaty środków partnerowi przed poniesieniem przez niego kosztów, to wówczas za dzień zapłaty przyjmujemy datę wystawienia dokumentu. 20. Powyższe punkty nie dotyczą kosztów, których poniesienie jest udokumentowane fakturami, biletami itp. w PLN. 21. Wszystkie koszty niezależnie od dnia dokonania transakcji muszą być poniesione w datach obowiązywania umowy, np. koszty biletów zakupionych przed okresem obowiązywania umowy zwrócone uczestnikom w czasie trwania umowy nie będą uznane za koszty uprawnione. Ważne jest, aby data wystawienia dokumentu finansowego, data sprzedaży oraz data uregulowania zobowiązania mieściły się w okresie uprawnionym. 22. Kwoty z poz. budżetowej koszty przygotowań, przeznaczone dla organizacji partnerskiej, powinny bezwzględnie zostać przekazane partnerowi. 23. Przy przekazywaniu środków dla organizacji partnerskich z zagranicy należy zwrócić szczególną uwagę na zachowanie przepisów polskiego prawa. 24. Przelewy do zagranicznych organizacji partnerskich powinny być udokumentowane w księgowości organizacji za pomocą: Umowy z partnerem (w przypadku grup nieformalnych nie musi być umowy, ale konieczne jest oświadczenie/request for payment, w którym leader grupy przyjmuje środki na swoje konto w imieniu konkretnej grupy partnerskiej w projekcie) Wezwania do zapłaty (request for payment), rachunku, faktury, noty debetowej wystawionej przez organizację partnerską Potwierdzenia przelewu KOSZTY PODRÓŻY 25. Dokumentem poświadczającym poniesienie kosztów podróży dla transportu liniowego (pociąg, autobus, bus za okazaniem biletu) jest kopia biletu wystawionego dla uczestnika projektu wraz z widoczną ceną. Jeżeli cena nie jest umieszczona na bilecie bądź umieszczona kwota różni się od faktycznie zapłaconej, wymagane jest przedstawienie dodatkowo kopii faktury; dla transportu wynajętego (autokar, bus itp.) należy załączyć fakturę. 26. Do rozliczenia kosztów podróży transportu liniowego jedynie na podstawie faktury konieczna jest pisemna zgoda Narodowej Instytucji Zarządzającej, jednak musi na niej figurować nazwisko uczestnika, dla którego zakupiony został bilet. 27. Zmiana środka transportu wskazanego we wniosku na samochód osobowy wymaga odrębnej zgody Funduszu otrzymanej przed odbyciem podróży. Rozliczenie podróży prywatnym samochodem osobowym należy sporządzić na podstawie stawek urzędowych ustalonych przez Ministra Infrastruktury (ryczałt za kilometr) oraz oświadczenia o wykorzystaniu samochodu do celów projektu. Jeżeli podróż odbywa się samochodem wynajmowanym, koszt naliczony w ramach iii
projektu należy ograniczyć do kwoty faktury lub do kwoty wyliczonej na podstawie stawek określonych tak jak przy podróży prywatnym samochodem osobowym (w zależności od tego, który wariant jest najtańszy). Do raportu końcowego należy przedstawić fakturę(-y) za wynajem oraz kalkulację kosztów podróży przy zastosowaniu stawki za kilometr. WSPÓŁFINANSOWANIE PROJEKTU 28. Wkład w projekt inny niż dofinansowanie z Polsko-Litewskiego Funduszu Wymiany Młodzieży (współfinansowanie) może przybierać dwie formy: wkład finansowy i rzeczowy. Wkład rzeczowy może stanowić maksymalnie 40% wkładu własnego. 29. Wkład finansowy to: własne środki finansowe Beneficjenta, środki finansowe przekazane przez osoby trzecie. 30. Wkład rzeczowy to udostępnianie/przekazywanie dóbr przez osoby trzecie. 31. Wkładem finansowym i rzeczowym mogą być tylko koszty kwalifikowane. 32. Wkładem finansowym są środki pieniężne przeznaczone na realizację projektu. W trakcie realizacji projektu należy deklarowaną kwotę przeznaczyć na wydatki związane z jego realizacją, odpowiednio je dokumentując (faktury, rachunki, noty, dowody zapłaty). 33. Beneficjent musi posiadać dokumenty potwierdzające aktualną wartość i wycenę wkładu rzeczowego. 34. Wartość obliczana w przypadku wkładu rzeczowego nie może przekroczyć: kosztów faktycznie poniesionych i należycie potwierdzonych dowodami księgowymi osób trzecich, które przekazały taki wkład beneficjentowi nieodpłatnie, ale ponoszą związane z tym koszty, kosztów powszechnie akceptowanych na danym rynku w przypadku danego rodzaju wkładu, gdy nie ponosi się żadnych kosztów. Kwoty deklarowane jako wartość wkładu rzeczowego musza być ustalane w oparciu o ceny rynkowe. 35. Dla udokumentowania wysokości wniesionego wkładu rzeczowego dla projektu wymaga się następujących dokumentów: umowy użyczenia (sprzętu itd.) lub umowy darowizny, umowy sponsoringu lub umowy o wolontariacie określającej zakres obowiązków, liczbę godzin pracy na rzecz projektu, stawkę za godzinę pracy; oraz przedstawienia sposobu kalkulacji do każdego z ww. dokumentów. Kalkulacja ta powinna zawierać dowody księgowe osób trzecich, potwierdzających poniesienie kosztów lub w przypadku braku ich poniesienia, podstawę wysokości ich naliczenia w oparciu o udokumentowane ceny rynkowe. 36. Każdy z ww. dokumentów powinien wskazywać na określoną wartość wyrażoną w PLN. UMOWY CYWILNO-PRAWNE iv
37. Umowy cywilno-prawne zawierane w ramach projektu muszą być podpisane w okresie obowiązywania umowy finansowej. Wynikające z umów płatności muszą być dokonane w czasie obowiązywania umowy finansowej. 38. Do dokumentów poświadczających poniesienie kosztów w ramach umów cywilno-prawnych muszą zostać także załączone dokumenty potwierdzające odprowadzenie składek do ZUS oraz podatku dochodowego od osób fizycznych do US. Kwoty naliczonych składek ZUS oraz wartości PDOF powinny zostać uregulowane w okresie obowiązywania umowy. UWAGA: Należy pamiętać, że zgodnie z wymogami polskiego prawa, wszelkie dokumenty księgowe powinny być przechowywane w archiwum organizacji przez okres pięciu lat od daty wygaśnięcia umowy finansowej i w tym okresie mogą podlegać kontroli właściwych instytucji polskich i europejskich. v