Mobilność Erasmusa 2011/ Umowa z NA. 2. Przewodnik dla Beneficjenta Koszty uprawnione:

Transkrypt

1 Mobilność Erasmusa 2011/ Umowa z NA Warszawa, 30 czerwca 2011 r. Aneta Pomorska aneta.pomorska@frse.org.pl 2. Przewodnik dla Beneficjenta Aktualizacja z Koszty uprawnione: - poniesione w okresie obowiązywania umowy (umowa wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania jej przez ostatnią z wymienionych wcześniej dwóch stron); działania objęte umową r r. -ściśle związane z realizowanym celem umowy, - udokumentowane, - ujęte w ewidencji jednostki. Beneficjent poniesie wszelkie inne koszty związane lub wynikające z realizacji umowy na działania typu Mobilność. Wszystkie dokumenty, które stanowiły koszty realizowanego projektu muszą być właściwie opisane: Wydatek w wysokości został sfinansowany z Programu LLP Erasmus na realizację umowy nr kategoria budŝetowa opis Koszty nieuprawnione: -koszty nie związane z realizowanym projektem, - koszty nieudokumentowane, -VAT jeŝeli jest odliczany, -dofinansowanie dla studenta, który był juŝ na studiach i praktyce w instytucji partnerskiej, - koszty zadeklarowane, a objęte innym działaniem lub planem prac, które uzyskały dofinansowanie od Unii Europejskiej lub z innych źródeł, - koszty róŝnic kursowych. 1

2 Wartość dofinansowania jest zaleŝna od: Wartość dofinansowania jest zaleŝna od: 1. SMS i SMP Kwota ryczałtowa zaleŝna od liczby stypendystów i czasu trwania ich pobytu w instytucji partnerskiej, 2. STT i STA Kwota ryczałtowa określana na podstawie okresu pobytu za granicą do kwot maksymalnych oraz dofinansowanie kosztów podróŝy na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, 3. OM Wartość dofinansowania jest zaleŝna od: Kwota ryczałtowa określana na podstawie rzeczywistej liczby stypendystów; minimalna wysokość dofinansowania OM wynosi 500 ; jeŝeli nie zrealizowano Ŝadnego wyjazdu, OM wynosi 0. W przypadku dofinansowania udzielonego w formie płatności ryczałtowej, beneficjent musi być w stanie udowodnić, Ŝe działanie, na które udzielono dofinansowania, miało faktycznie miejsce i jest on zobowiązany przepisami prawa do posiadania dokumentacji finansowej poświadczającej poniesione koszty. Przykład: Dofinansowanie z naleŝne z tytułu OM wynosi np Beneficjent musi zatem dysponować dokumentami finansowymi (rachunki, faktury, itp.) potwierdzającymi wydatki związane z OM w wysokości 500. W przypadku dofinansowania udzielonego na podstawie kosztów rzeczywistych, beneficjent zobowiązany jest przechowywać wszystkie dowody wydatków rozliczanych w oparciu o koszty rzeczywiste. 2

3 1. Dofinansowanie kosztów podróŝy (koszty wiz z wyłączeniem kosztów ubezpieczenia podróŝy i zmian rezerwacji) pracowników uczelni w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych i wyjazdów szkoleniowych, 2. Dodatkowe dofinansowanie z tytułu niepełnosprawności (jeŝeli dotyczy). Wszelkie zobowiązania wynikające z realizacji umowy powinny być realizowane z konta wymienionego w umowie zawartej z NA na działania typu Mobilność. Wszelkie kwoty w raporcie końcowym powinny być wyraŝone w EUR. W tym celu beneficjent dokona przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków na EUR. Wydatki poniesione w EUR nie podlegają przewalutowaniu. W przypadku, gdy rachunek bankowy uczelni prowadzony jest w PLN, uczelnia dokona przeliczenia poniesionych wydatków w PLN na EUR stosując rzeczywisty kurs banku NA z dnia dokonania płatności zaliczkowej na rzecz Beneficjenta. W przypadku większej ilości płatności zaliczkowych, kurs ten będzie stosowany do przeliczania wszystkich poniesionych wydatków w okresie od pierwszej płatności zaliczkowej do następnej. W przypadku, gdy rachunek bankowy uczelni prowadzony jest w PLN, a wydatki poniesione są w innych walutach niŝ EUR i PLN, do przeliczeń naleŝy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez KE i opublikowany na jej stronie internetowej z miesiąca dokonania płatności zaliczkowej przez NA na rzecz beneficjenta. W przypadku przekazania środków finansowych na rachunek prowadzony w walucie EUR do przeliczania wydatków poniesionych w walutach innych niŝ EUR naleŝy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez KE i opublikowany na jej stronie internetowej z miesiąca dokonania płatności zaliczkowej przez NA na rzecz beneficjenta. 3

4 W przypadku przekroczenia maksymalnych stawek stypendium, dodatkowa kwota przekraczająca stawki maksymalne stypendium rozliczana jest w oparciu o koszty rzeczywiste. Konieczne jest zatem udokumentowanie tej kwoty rachunkami, fakturami wystawionymi na stypendystę Programu LLP Erasmus. Rozliczenie kwoty niŝszej lub skrócenie czasu pobytu powoduje konieczność zwrotu róŝnicy do NA po zatwierdzeniu rozliczenia. Wszystkie dokumenty (dotyczące podróŝy, utrzymania i zakwaterowania osoby towarzyszącej, miejscowego opiekuna, specjalnych materiałów dydaktycznych, opieki lekarskiej, rehabilitacji i inne) muszą być opisane: Wydatek w wysokości sfinansowany z Programu LLP Erasmus na potrzeby realizacji umowy ; kategoria budŝetowa: ; opis:. Koszty podróŝy osoby towarzyszącej są rozliczane w oparciu o: 1. rachunek za bilet z widoczną ceną, 2. oświadczenie woli o odbyciu podróŝy samochodem wraz z informacją o liczbie przejechanych kilometrów; Zwrot kosztów podróŝy osoby towarzyszącej za podróŝ samochodem moŝe nastąpić na podstawie: 1. zaświadczenia o cenie biletu kolejowego, autokarowego, lotniczego na danej trasie (wybieramy najtańsze rozwiązanie) lub 2. wyliczenia: liczba przejechanych kilometrów * stawka ryczałtowa zgodna z wewnętrznymi zasadami danej organizacji nie wyŝsza niŝ 0,22 /km. Uczelnia musi wybrać bardziej ekonomiczny wariant i dysponować dokumentami to potwierdzającymi. Koszty utrzymania i zakwaterowania osoby towarzyszącej obejmują wszelkie koszty związane z pobytem osoby towarzyszącej niepełnosprawnemu stypendyście w kraju docelowym, czyli koszty zakwaterowania, wyŝywienia, ubezpieczenia, przejazdów lokalnych. Ta kategoria kosztów jest rozliczana w oparciu o obustronne oświadczenie woli potwierdzone np. biletami z datą wyjazdu i powrotu. 4

5 Koszty utrzymania i zakwaterowania osoby towarzyszącej nie mogą przekroczyć: 1. przy pobycie poniŝej 3 miesięcy maksymalnych stawek ryczałtowych dla pracowników, 2. przy pobycie powyŝej 3 miesięcy maksymalnych stawek ryczałtowych dla studentów. W przypadku udokumentowania kosztów rzeczywistych rachunkami w walucie innej niŝ EUR do przeliczenia kosztów na EUR naleŝy stosować miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez KE i opublikowany na jej stronie internetowej z miesiąca podpisania aneksu o dofinansowanie osób niepełnosprawnych. Wszystkie dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków z tytułu niepełnosprawności a rozliczanych w oparciu o koszty rzeczywiste muszą być zaksięgowane i przechowywane przez uczelnię macierzystą przez 5 lat od czasu zatwierdzenia rozliczenia umowy finansowej. Wszelkie dokumenty finansowe dołączone do rozliczenia dodatkowego dofinansowania z tytułu niepełnosprawności powinny być zweryfikowane przez uczelnię i po ich zaakceptowaniu i opisaniu przesłane do NA. Kwoty widniejące w raporcie końcowym zatwierdzonym przez NA i zaksięgowane na koncie projektu jako finansowane z Programu LLP Erasmus muszą być sobie równe. Pytania 5

6 1. Umowa z NA 2. Przewodnik dla Beneficjenta Dziękuję za uwagę aneta.pomorska@frse.org.pl tel