INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA SPRAWOZDANIA CZĘŚCIOWEGO LUB KOŃCOWEGO

Transkrypt

1 INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA SPRAWOZDANIA CZĘŚCIOWEGO LUB KOŃCOWEGO z realizacji zadania publicznego realizowanego na mocy Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010r.Nr 234, poz z późn. zm.) WPROWADZENIE Sprawozdanie realizacji zadania beneficjenci składają się w terminie wyznaczonym w umowie w Biurze Obsługi Mieszkańców Urzędu Miasta Nowy Targ. Obowiązuje data wpływu do Urzędu Miasta Nowy Targ. Sprawozdanie należy wypełnić czytelnie tzn. maszynowo, komputerowo lub czytelnym pismem. Wszystkie pozycje formularza sprawozdania muszą zostać wypełnione. W przypadku, gdy dana pozycja sprawozdania nie będzie wypełniana piszemy: nie dotyczy lub wstawiamy cyfrę 0 (zero) w miejscach, które wymagają podania wartości liczbowych. Nie jest dopuszczalne samodzielne nanoszenie jakichkolwiek zmian we wzorze formularza sprawozdania. Zadanie publiczne winno być zrealizowane i rozliczone zgodnie z : 1) umową, która określa zakres i warunki realizacji i rozliczania zadania publicznego 2) załącznikami stanowiącymi integralna część umowy a) ofert b) zaktualizowanymi, stosownie do przyznanej dotacji: - kosztorysem ze względu na rodzaj kosztów - harmonogramem realizacji zadania Wszelkie zmiany w strukturze finansowania projektu, terminu realizacji, czy też zmiany merytoryczne powinny być zgłaszane na bieżąco, pisemnie w formie prośby o akceptację ( najpóźniej tydzień przed planowanym terminem realizacji.) STRONA TYTUŁOWA Tytuł zadania publicznego: należy podać nazwę zadania nadaną przez oferenta. W okresie: wpisać termin realizacji zadania, za który składane jest sprawozdanie. I. WYPEŁNIANIE SPRAWOZDANIA Poszczególne części sprawozdania odpowiadają częściom oferty. W związku z tym sporządzając sprawozdanie należy uwzględnić i szczegółowo opisać wszystkie zaplanowane w ofercie działania. Część I - Sprawozdanie merytoryczne: 1) Należy opisać szczegółowo czy i jak założone cele zadania zostały osiągnięte i

2 zrealizowane. Jeśli nie zostały zrealizowane należy wyjaśnić wszelkie odstępstwa od założeń oferty. W punkcie tym należy szczegółowo opisać wszystkie informacje znajdujące się części III, pkt 6 złożonej oferty. Jeśli jest to sprawozdanie częściowe opisać, w jakim stopniu wykonane do tej pory działania pozwoliły przybliżyć osiągnięcie zaplanowanych celów. Należy opisać także grupę, do której skierowane było zadanie w odniesieniu do zapisów umieszczonych w ofercie. Jeśli jest to sprawozdanie częściowe podajemy dane do momentu złożenia takiego sprawozdania. Jeśli działania nie dotarły jeszcze do wytypowanych beneficjentów/adresatów, to należy np. użyć sformułowania, że Nie dotyczy na etapie sprawozdania częściowego lub Informacja o beneficjentach/adresatach zadania spodziewana jest po zrealizowaniu całości zaplanowanego zadania. Punkt 1 sprawozdania jest odpowiedzią na pkt 6 części III złożonej oferty. 2) W pierwszej kolumnie należy wskazać poszczególne działania w zakresie realizowanego zadania publicznego wraz z krótkim opisem wykonania zadania. W kolumnie drugiej należy opisać w jakim terminie były realizowane poszczególne działania, zaś w kolumnie trzeciej należy wyszczególnić podmioty, które wykonywały działania. Punkt 2 sprawozdania jest odpowiedzią na pkt 9 części III złożonej oferty. 3) Wypełnić w przypadku ubiegania się o dofinansowanie inwestycji. Należy wykazać w jaki sposób zrealizowana inwestycja wpłynęła na podwyższenie standardu realizacji zadania publicznego. Punkt 3 sprawozdania jest odpowiedzią na pkt 4 części III złożonej oferty. 4) Należy, stosownie do zapisów złożonej wcześniej oferty, podać wymierne (tzn. mierzalne, policzalne) rezultaty zadania., np. ilość uczestników zadania (w tym artystów, widzów), ilość plakatów, ulotek, folderów, liczbę przeszkolonych osób itp. Ewentualne rozbieżności należy uzasadnić. Punkt 4 sprawozdania jest odpowiedzią na pkt 10 części III złożonej oferty. 5) Należy opisać liczbowo skalę działań realizowanych w ramach zadania odnosząc się do zapisów przedstawionych w ofercie. Punkt 5 sprawozdania jest odpowiedzią na pkt 9 części III złożonej oferty. Część II - Sprawozdanie z wykonania wydatków: 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł): SPRAWOZDANIE CZĘŚCIOWE

3 a) Kolumna Całość zadania zgodnie z umową Należy przepisać poszczególne rodzaje kosztów oraz sposób ich kalkulacji z podaniem ilości zasobów i kosztów jednostkowych z kosztorysu ze względu na rodzaj kosztów, które znajdują się w złożonej ofercie lub korekcie kosztorysu, jeśli była wymagana. b) Kolumna Poprzedni okres sprawozdawczy Wypełnić tylko w przypadku, gdy podczas realizacji zadania sporządzono sprawozdanie częściowe. W takim wypadku dotyczy tylko okresu, objętego poprzednim sprawozdaniem. c) Kolumna bieżący okres sprawozdawczy za okres realizacji zadania publicznego Należy określić faktycznie poniesione wydatki w danym okresie sprawozdawczym. SPRAWOZDANIE KOŃCOWE a) Kolumna Całość zadania zgodnie z umową Należy przepisać poszczególne rodzaje kosztów oraz sposób ich kalkulacji z podaniem ilości zasobów i kosztów jednostkowych z kosztorysu ze względu na rodzaj kosztów znajdującej się w złożonej ofercie lub korekcie kosztorysu, jeśli była wymagana. b) Kolumna Poprzedni okres sprawozdawczy Należy określić wydatki finansowane z pierwszej transzy dotacji zawarte w sprawozdaniu częściowym. c) Kolumna Bieżący okres sprawozdawczy za okres realizacji zadania publicznego Należy określić faktycznie poniesione wydatki związane z realizacją całości zadania. Ta kolumna jest sumą danych z wydatków z I i II transzy dotacji. 2. Rozliczenie ze względu na źródła finansowania Należy określić, z jakiego źródła i w jakiej wysokości był finansowany koszt realizacji zadania. Kolumna Całość zadania (zgodnie z umową) musi być odzwierciedleniem tabeli: Przewidywane źródła finansowania zadania pkt 2 część IV oferty, znajdującej się w złożonej ofercie lub korekcie kosztorysu jeśli była wymagana. Kolumna Bieżący okres sprawozdawczy za okres realizacji zadania ma odzwierciedlać rzeczywiste źródła i koszty realizacji zadania. W Uwagach mogących mieć znaczenie przy ocenie realizacji budżetu należy opisać wybrane pozycje budżetowe, które wymagają dodatkowych objaśnień uzasadnienia oraz pozafinansowy wkład własny w realizacji zadania (np. zasoby rzeczowe), który jest wkładem dodatkowym i nie może być uwzględniany w kosztorysie. 3. Informacja o kwocie przychodów uzyskanych przy realizacji umowy i odsetek bankowych ze środków z dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym Należy wpisać kwotę przychodów i odsetek ze środków z dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym. 4. Zestawienie faktur (rachunków) W tym punkcie należy dokonać spisu wszystkich faktur (rachunków), które związane były z realizacją zadania (tych, które opłacone zostały w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji oraz tych, które opłacone były ze środków innych). a) numer dokumentu należy podać nr faktury/rachunku, b) numer pozycji kosztorysu należy podać, do której pozycji kosztorysu z oferty lub korekty, kosztorysu jeśli była wymagana dany wydatek się odnosi, c) data należy podać datę wystawienia faktury/rachunku, d) nazwa kosztu należy wpisać nazwę wydatku zawartą w treści faktury,

4 e) kwota należy wpisać pełną kwotę faktury/rachunku, f) z tego ze środków pochodzących z dotacji należy podać wysokość kwoty faktury/rachunku, która jest rozliczana z dotacji, g) z tego ze środków własnych należy podać wysokość kwoty z faktury/rachunku, która jest rozliczana z środków własnych, h) data zapłaty należy wpisać datę dokonania zapłaty za rachunek. Środki finansowe na realizację zadania otrzymane z Gminy Miasta Nowy Targ winny być wykorzystane do dnia wskazanego w umowie jako termin zakończenia zadania, nie później jednak, niż do 31 grudnia roku, w którym zadanie jest realizowane (patrz 12 ust. 1 wzoru umowy). W przypadku kiedy podczas realizacji zadania, wartość procentowa wkładu własnego - określona przez oferenta i zapisana w umowie - ulegnie zmniejszeniu więcej niż o jeden punkt procentowy, to organizacja jest zobowiązana dokonać zwrotu kwoty dotacji stanowiącej powstałą różnicę procentową. Wysokość środków własnych może ulec zwiększeniu. Poszczególne pozycje w zestawieniu faktur muszą chronologicznie odpowiadać poszczególnym pozycjom kosztorysu (lub korekcie kosztorysu jeśli była taka wymagana) ze względu na rodzaj kosztów określonym w części II pkt 1 sprawozdania. Część III - Dodatkowe informacje W uzasadnionych przypadkach należy podać istotne informacje mające bezpośredni związek z realizacją zaplanowanego zadania. Zasady naliczania odsetek: W przypadku kiedy wszystkie koszty pokryte z dotacji zostały prawidłowo wydatkowane, a kwota do zwrotu powstała w wyniku zmniejszenia się kosztu całkowitego projektu np. z powodu powstałych oszczędności w kategoriach wydatków pokrytych z innych źródeł lub braku możliwości przesunięcia dotacji na inne kategorie kosztów, nie nalicza się odsetek ale pod warunkiem, że kwota ta została zwrócona w terminie do 15 dni od dnia zakończenia zadania. Jeżeli w tym terminie pieniądze nie zostaną zwrócone, nalicza się odsetki od kwoty podlegającej zwrotowi począwszy od następnego dnia po upływie tych 15 dni aż do dnia zwrotu środków na konto Gminy. W przypadku kiedy kwota do zwrotu powstała np. z powodu zakwestionowanych wydatków, wykorzystania dotacji niezgodnie z przeznaczeniem czego skutkiem może być m.in. zmniejszenie kosztu całkowitego projektu odsetki się nalicza. Nalicza się je od kwoty podlegającej zwrotowi od momentu przekazania dotacji na konto organizacji do dnia wpłynięcia na konto Gminy zakwestionowanej części dotacji. II. ZAŁĄCZNIKI WYMAGANE DO SPRAWOZDANIA Do sprawozdania dołącza się kserokopię dowodów księgowych ( faktur, rachunków) itp. A Kserokopie dowodów księgowych

5 1. Treść przedkładanych faktur (rachunków) winna być szczegółowo opisana i w sposób jednoznaczny wskazywać na związek pomiędzy poniesionym kosztem a właściwą pozycja kosztorysu. 2. Data wystawienia faktury/rachunku jest zgodna z data realizacji zadania. 3. Przedkładane faktury (rachunki) są zapłacone. Poniesione wydatki są udokumentowane(data i sposób zapłaty: przelew, gotówka): - Do faktur płatnych gotówka winny być dołączone dokumenty KW lub równoważne (np. rozliczenie zaliczki). - Do faktur płatnych w sposób inny niż gotówkowy powinny być dołączone kopie przelewów lub wydruk z realizacji przelewu potwierdzony przez osobę uprawnioną. Jeżeli płatne gotówkowo faktura powinna zawierać opis- zapłacono gotówką. 4. Nie dopuszczalne jest przekroczenie kwoty przyznanej dotacji w odniesieniu do poszczególnych rodzajów kosztów. 6. Przedkładane w sprawozdaniu faktury/rachunki, umowy (o dzieło, zlecenie) winny spełniać wymogi określone w Art.21 Ustawy o rachunkowości, tzn. faktury (rachunki) dokumentujące poniesione wydatki musza zawierać następujące adnotacje i opisy: a. operacja gospodarcza dotyczy realizacji zadania (nazwa zadania i nazwa konkursu)..., zgodnie z zawarta umowa nr... z dnia... (nazwa projektu) ; b. Każda z faktur/rachunków w rozliczeniu winna zawierać szczegółowy i wyczerpujący opis merytoryczny zadania, którego dotyczy (w tym czas i miejsce) powinna zawierać informacje jakie było przeznaczenie zakupionej usługi, towaru lub opłaconej należności. c. Informacja w jakiej części (kwotowo) została należność z faktury/rachunku opłacona ze środków pochodzących z dotacji. d. sprawdzono pod względem rachunkowym i formalnym wraz z podpisami upoważnionych osób dokonujących sprawdzenia (data i podpis umożliwiający identyfikacje osoby podpisującej); e. sprawdzono pod względem merytorycznym wraz z podpisami upoważnionych osób dokonujących sprawdzenia (data i podpis umożliwiający identyfikacje osoby podpisującej); f. dekretacja do zapłaty wraz z podpisami osób upoważnionych do zatwierdzania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy (data i podpis umożliwiający identyfikacje osoby podpisującej); g. dekret księgowy - sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby dokonującej wpisu do ewidencji księgowej oraz numerem dowodu księgowego (data i podpis umożliwiający identyfikacje osoby podpisującej); Zatwierdzenia merytorycznego i formalnego dokonują osoby uprawnione, natomiast formalno-rachunkowego osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki. h. Każda z faktur (rachunków) powinna zawierać informacje o stosowaniu ustawy Prawo zamówień publicznych wraz z przywołaniem stosownego artykułu ustawy. i. Płatnicy podatku VAT są zobowiązani do opisu każdej faktury VAT przedkładanej do rozliczenia z dotacji. Opis winien w sposób szczegółowy wskazywać czy podatek VAT jest kosztem dla beneficjenta. 6. Dopuszcza się możliwość złożenia przez beneficjenta stosownego oświadczenia. 7. Dwustronne kserokopie tak opisanych faktur musza być obustronnie potwierdzone za zgodność z oryginałem z datą i podpisem osoby uprawnionej. 8. Na żądanie wydziału koordynującego beneficjent powinien przedstawić oryginały dowodów księgowych do wglądu. B. Inne dodatkowe dokumenty mające znaczenie przy ocenie realizacji zadania Do niniejszego sprawozdania załączyć należy dodatkowe materiały mogące dokumentować działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania (np. listę osób badanych, uczestników, szkoleń, nagrodzonych itp.) wraz z potwierdzeniem (uczestnictwa, odbioru nagrody itp.), lub protokół komisji wskazujący uczestników, publikacje wydane ze środków dotacji, raporty itp).

6 Konieczne jest także udokumentowanie działań prawnych (kopie umów, do których należy dołączyć protokół odbioru prac, kopie dowodów przeprowadzania postępowania w ramach zamówień publicznych itp), Dodatkowe materiały związane pośrednio/bezpośrednio z realizacja zadania wymienione przykładowo powyżej oraz w tekście Pouczenia są obligatoryjnym załącznikiem sprawozdania częściowego/końcowego. W przypadku dokumentów składanych w formie kserokopii każda strona dokumentu winna być potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione. Jeżeli osoby uprawnione nie dysponują pieczątkami imiennymi każda strona winna być podpisana pełnym imieniem i nazwiskiem z zaznaczeniem pełnionej funkcji. Każda strona opatrzona winna być także datą potwierdzania zgodności z oryginałem. Każda z faktur (rachunków) powinna być opatrzona na odwrocie pieczęcią oferenta oraz zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta (nr umowy, data jej zawarcia), jakiego projektu dotyczy oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności.. Urząd Miasta Nowy Targ (Zleceniodawca) zgodnie z 10 wzoru umowy ma prawo do kontroli prawidłowości wykonania zadania, w tym całości kosztów poniesionych na jego realizację, poprzez sprawdzenie dokumentów finansowych. III. DODATKOWE INFORMACJE: 1. Sprawozdanie jest uznane za kompletne, jeżeli: a) wypełnione zostały wszystkie pola sprawozdania, b) zrealizowane działania opisane zostały w sposób szczegółowy i wyczerpujący. W opisie uwzględnione zostały wszystkie planowane działania i zakres ich realizacji oraz efekty realizacji zadania. Konieczne jest dokonanie wyjaśnień ewentualnych odstępstw w realizacji, zarówno jeśli chodzi o zakres rzeczowy jak i harmonogram, c) zawiera wszystkie wymagane załączniki wymienione powyżej. 2. Sprawozdanie jest uznane za prawidłowe, jeżeli a) złożone jest na właściwym formularzu, b) wykreślono niepotrzebne zapisy, c) złożone jest w wymaganym w umowie terminie, d) sprawozdanie jest podpisane przez osoby uprawnione, e) jest czytelne tzn. wypełnione maszynowo, komputerowo lub pisemnie jednolicie w całości, f) jest spójne tzn. istnieje logiczne powiązanie pomiędzy ofertą, kosztorysem a elementami sprawozdania, g) termin realizacji zadania zgadza się z terminem wymaganym w umowie, h) nie zawiera błędów rachunkowych. Umowa może być rozwiązana przez Zleceniodawcę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku nie przedłożenia przez Zleceniobiorcę sprawozdania z wykonania zadania w terminie i na zasadach określonych w 15, ust. 1, pkt 4 wzoru umowy.

7