CZ I I FUNKCJE PROGRAMU 30.09.2003 1
OPERACJE Zamknicie miesica Za pomoc tej opcji moemy zamyka miesice ksigowe. Zgodnie z zasadami sztuki ksigowej po wprowadzeniu kompletnych danych za dany miesic, naley miesic ksigowy zamkn tak, aby uniemoliwi póniejsze zmiany zapisów. Po wybraniu tej opcji zobaczymy formularz z list miesicy. Przy kadym z nich znajduje si informacja czy jest on zamknity czy otwarty. Na prawo od listy znajduje si pole zawierajce nazw pierwszego niezamknitego miesica. Uycie przycisku Zapisz spowoduje zamknicie tego miesica, natomiast uycie przycisku Anuluj nie zmieni dotychczasowej sytuacji. UWAGA! Raz zamknitego miesica nie mona ponownie otworzy! Rozpoczcie nowego roku obrotowego Ta pozycja menu została opisana w pierwszej czci instrukcji, w dziale ROZPOCZCIE PRACY. Niespłacone dokumenty ubiegłego okresu Ta pozycja menu została opisana w pierwszej czci instrukcji, w dziale ROZPOCZCIE PRACY. Edycja spisanych zapasów Dziki tej opcji moemy edytowa kwot zapasów na pocztku roku oraz kwoty zapasów na koniec kadego miesica. Kwoty te zostan uwzgldnione w obliczeniach podatku dochodowego, jeli w parametrach zakładu zaznaczymy opcj 'Uwzgldnianie w kosztach miesicznych zapasów'. Zmiana roku obrotowego Ta pozycja menu umoliwia zmian biecego roku obrotowego na inny dostpny w programie. Po jej wybraniu pojawia si lista dostpnych lat, z której wybieramy interesujcy nas rok, a swój wybór potwierdzamy przyciskiem Zapis. 2
INFORMACJE Obroty na kontach Po wybraniu tej opcji na ekranie ukazuje si przegldarka, w której dokonujemy wyboru miesica dla którego chcemy sporzdzi zestawienie. Nastpnie otwiera si okno, w którym dokonujemy wyboru kont do naszego zestawienia. Zespół przycisków znajdujcy si nad przegldark składa si z nastpujcych elementów: Nowy Umoliwia dodanie nowego konta do zestawienia. Po wybraniu tego przycisku, w przegldarce dodana zostanie nowa linijka na dopisanie nowego konta. Wyboru konta dokonujemy po wybraniu przycisku W. Ukae si wtedy tabela 'Lista kont', w której wskazujemy konto za pomoc myszy lub klawiszy strzałek oraz akceptujemy nasz wybór wciskajc przycisk Wybór. Kasuj Umoliwia skasowanie wybranego wczeniej konta. Zestawienie Uycie tego przycisku umoliwia obejrzenie podsumowa wybranych kont w wybranym miesicu oraz narastajco od pocztku roku do koca wybranego miesica. Zestawienie roczne Znajduje si tu zestawienie sumy przychodów, kosztów oraz wyliczonego dochodu dla kadego miesica oraz podsumowanie tych wartoci dla całego roku. Zestawienie to moe by wydrukowane (przycisk Drukuj). 3
RAPORTY Podatek dochodowy Sporzdzana tu jest deklaracja na podatek dochodowy PIT-5. Po wybraniu tej opcji pojawia si okno 'Lista wspólników', które umoliwia wybór osoby, dla której bdziemy sporzdza deklaracj. Wyboru dokonujemy za pomoc myszy lub klawiszy strzałek na klawiaturze, a nastpnie wybieramy przycisk PIT-5. Naszym oczom ukae si wtedy przegldarka deklaracji PIT-5 dla wybranej przez nas osoby. Tutaj mamy moliwo sporzdzenia nowej deklaracji, skasowania, poprawienia lub wydrukowania ju istniejcej deklaracji. Tabela zawiera informacje o dacie sporzdzenia deklaracji, kwocie podatku nalenego i kwocie podatku płaconego. Podatek VAT W opcji tej mona sporzdzi deklaracj na podatek VAT dla dowolnego miesica. Po wejciu otrzymujemy tabel miesicy wraz z nastpujcymi danymi dla kadego z nich: dzie na jaki sporzdzono deklaracj, wyliczony podatek naleny oraz podatek płacony. Ta cz danych niezbdnych do wypełnienia deklaracji która jest moliwa do uzyskania na podstawie zapisów w ksidze przychodów i rozchodów bdzie do niej wpisana automatycznie. Pozostałe dane bdziemy musieli dopisa rcznie. W celu sporzdzenia nowej deklaracji ustawiamy pasek wyboru na miesicu którego ona dotyczy i uaktywniamy przycisk Nowa. Podobnie postpujemy, gdy deklaracja dla danego miesica ju istnieje. Ustawiamy na niej pasek wyboru i wykorzystujemy przycisk Popraw. Ponadto za pomoc przycisku Kasuj moemy usun wskazan paskiem wyboru deklaracj, bd za pomoc przycisku Drukuj j wydrukowa Opcja p37,p19 powinna by wykorzystywana tylko jeli jest niezbdna do wypełnienia deklaracji VAT-7. Sam formularz deklaracji VAT-7, który zobaczymy po uaktywnieniu przycisku Nowa lub Popraw, składa si z 6 zakładek które dotycz poszczególnych (oznaczonych literami) punktów deklaracji. Przechodzc kolejno przez zakładki wypełniamy odpowiednie pola deklaracji. Jeli uznamy deklaracj za prawidłowo wypełnion, zapisujemy j uywajc przycisku Zapisz. Podsumowanie miesiczne Po wybraniu tej opcji na ekranie ukazuje si przegldarka, w której dokonujemy wyboru miesica dla którego chcemy sporzdzi podsumowanie. Nastpnie otwiera si okno, w którym otrzymujemy podsumowanie poszczególnych kolumn ksigi przychodów i rozchodów dla wybranego miesica oraz narastajco od pocztku roku do koca wybranego miesica. Dodatkowo zestawienie zawiera informacje o przychodach i kosztach z uwzgldnieniem zapasów otwarcia i zamknicia oraz o wyliczonym dochodzie. Otrzymane podsumowanie mona wydrukowa. 4
Podsumowanie roczne Zestawienie analogiczne do poprzedniego, z tym e prezentuje dane na koniec roku obrotowego. Rozliczenia Rozlicze faktur dokonujemy niezalenie dla Sprzeday i dla Zakupów. W obu przypadkach zasada działania jest identyczna. Przegldarka, która ukazuje si po wywołaniu tej pozycji zawiera list faktur, dla których podane s w kolumnach nastpujce dane: Symbol dokumentu, Data dokumentu, kwoty Do zapłaty, Zapłacono, Pozostaje, Data płatnoci, Okres przeterminowania oraz NIP, nazwa i adres firmy. Dane te pozwalaj jednoznacznie okreli stan naszych zobowiza lub nalenoci. Aby ułatwi sobie prac mona wybra jednego z kontrahentów i wpisujc NIP lub wybierajc go z listy przyciskiem lub klawiszem F2 na klawiaturze, obejrze dokumenty dotyczce tylko niego. Podobnie za pomoc dwóch pól wyboru mona si ograniczy do obejrzenia faktur : Niezapłaconych i nie w pełni zapłaconych, Niezapłaconych, Nie w pełni zapłaconych oraz W pełni zapłaconych. Mona równie ograniczy si do obejrzenia faktur: Nie przeterminowanych Przeterminowanych Moliwe jest równie obejrzenie tylko tych faktur, które spełniaj wszystkie trzy wybrane kryteria jednoczenie a zatem wybranie np. tylko faktur nalecych do jednego wybranego kontrahenta ale tylko tych które s w ogóle nie spłacone a ich spłata jest przeterminowana. Kad z tak wybranych grup faktur moemy, wykorzystujc przycisk Podsumowanie, podsumowa uzyskujc dane o ich sumarycznej kwocie Do zapłaty, Zapłacono i Pozostaje. Mona równie uzyska odpowiedni wydruk grupy faktur. Niezwykle uyteczny jest równie Podgld dowolnej faktury wskazanej za pomoc paska wyboru. Pokae si wtedy formularz, który oprócz danych wybranej faktury bdzie zawierał informacje o wszystkich dokumentach, za pomoc których spłacano dan faktur. Jest to pełna historia spłat wskazanej faktury. Zaliczki, przedpłaty Funkcj analogiczn do funkcji rozlicze s Zaliczki, przedpłaty. Dziki niej moemy obejrze wszystkie zaliczki wpłacone przez nas naszym dostawcom jak równie zaliczki wpłacone nam przez naszych odbiorców. Przypomnijmy, e zaliczki zostały utworzone w wyniku wpłaty lub wypłaty od lub dla naszego kontrahenta nie powizanej ze spłat konkretnej faktury. Mog równie by wynikiem nadpłaty przy spłacie której z faktur, która została dokonana na skutek błdu. W takiej sytuacji ow 5
przedpłat lub nadpłat moemy wykorzysta do spłaty niespłaconej lub niespłaconej do koca faktury. W tym celu powinnimy uy przycisku Rozlicz znajdujcego si w zespole przycisków widocznych na górze okna. Naley ustawi wskazujcy pasek na dokumencie, który chcemy rozliczy czyli na tym, na podstawie którego wniesiona została zaliczka lub przedpłata i uaktywni przycisk Rozlicz. W efekcie ukae si okno zawierajce informacj jak kwot mamy do dyspozycji (do przydzielenia niespłaconym fakturom), kwot jak moemy wykorzysta na spłat pokazanych niej niespłaconych faktur (jest to tylko propozycja) oraz kwot, która nadal pozostanie dla takiej propozycji jako zaliczka po spłaceniu pokazanych faktur. Moemy w kolumnie Spłacam (ostatniej) kadej z pokazanych, niespłaconych faktur wpisa kwot jakiej chcemy uy do jej spłaty. Kolumna Pozostaje informuje nas, jaka kwota jest niezbdna by całkowicie spłaci dan faktur. Oczywicie jeli bdziemy zmienia proponowan kwot spłaty dla której z faktur, bd si odpowiednio zmienia kwoty w polu opisanym jako 'Na spłat pokazanych faktur' oraz 'Pozostaje jako zaliczka'. Jeli uznamy, e rozliczenie zostało dokonane zgodnie z naszymi intencjami, uywamy przycisku Zatwierd dla ostatecznego zapisania danych. Powrócimy wtedy do okna prezentujcego list dokumentów wnoszcych przedpłaty (zaliczki). Pozostałe przyciski jak Podgld, Podsumowanie i Wydruk działaj analogicznie jak w opisanej poprzednio funkcji Rozliczenia. 6
REJESTRY Ewidencje VAT Ewidencje VAT dziel si na dwie czci: sprzeda i zakupy. Dla kadej z nich mona tworzy dowoln liczb ewidencji czyli rejestrów zakupów lub sprzeday VAT (po wczeniejszym uaktywnieniu tej opcji w parametrach zakładu). Po dokonaniu tego wyboru ukazuje si przegldarka pokazujca list wszystkich dotychczas istniejcych rejestrów. Dla kadego rejestru podana jest jego nazwa, opis oraz numer kolejny. Mamy do dyspozycji nastpujce przyciski: Wybór Nowa ewidencja Popraw Kasuj Drukuj dokonuje wyboru rejestru wskazanego przez pasek wyboru. tworzy nowy rejestr; wystarczy w pojawiajcym si oknie wpisa nazw i opis nowego rejestru aby został on utworzony. umoliwia poprawienie nazwy i opisu wskazanego rejestru. umoliwia kasowane rejestru wskazanego paskiem wyboru - nie mona kasowa pierwszego rejestru ani takiego w którym znajduj si zapisy. słuy do wydrukowania listy rejestrów. Po wybraniu istniejcego lub utworzeniu nowego rejestru zostanie pokazane okno zawierajce w swej górnej czci spis dokumentów (faktur), który zawiera nastpujce dane: okres do którego naley dany dokument, data zakupu lub sprzeday, numer dokumentu i nazwa kontrahenta. Dane te s poprzedzone symbolem K jeli wpis powstał w wyniku zarejestrowania dokumentu w rejestrze zapisów KPRa. Jeli wpis został dokonany bezporednio do rejestru VAT brak bdzie tego symbolu. Poniej umieszczony jest komplet danych faktury wskazanej paskiem wyboru. Przesuwajc w górnej czci pasek wyboru z dokumentu na dokument zobaczymy dane zawarte w kolejnych fakturach. W skład tych danych wchodz nazwa i data wystawienia dokumentu, data sprzeday lub zakupu oraz miesic do którego naley ten dokument, NIP, nazwa i adres kontrahenta. Poniej w tabeli pokazane s dla kadej stawki VAT oddzielnie kwoty netto, kwoty VAT i brutto. Jest równie informacja o rodzaju zakupu lub sprzeday. Wszystkie kwoty s podsumowane. Wpisy do rejestru dokonuj si automatycznie na podstawie zapisów z dziennika. Jeli dokument wpisalimy do dziennika błdnie, tylko tam bdziemy mogli go poprawi. Jest to konieczne dla zachowania spójnoci danych zawartych w dzienniku i w rejestrach VAT. Ta sama zasada dotyczy kasowania dokumentów. Tym niemniej istnieje moliwo wprowadzenia dodatkowych zapisów do rejestru VAT. Tylko takie, dodatkowo wprowadzone w rejestrze VAT zapisy bd mogły by w nim poprawiane bd kasowane. W górnej czci ekranu znajduj si nastpujce przyciski: Nowa pozycja umoliwia wprowadzenie nowego dokumentu do rejestru VAT. Naley w tym celu wypełni dane w oknie, które si pojawi a nastpnie zapisa je. Popraw umoliwia poprawienie dokumentu wpisanego wyłcznie z poziomu rejestru VAT. Powiel analogicznie do Nowa pozycja. Dane nowego dokumentu zostan wstpnie wypełnione danymi z dokumentu wskazanego paskiem wyboru. Kasuj umoliwia kasowane dokumentu wskazanego paskiem wyboru pod warunkiem, e został on utworzony w rejestrze. Szukaj słuy do wyszukiwania dokumentów na podstawie nastpujcych kryteriów: numeru dokumentu, daty zakupu (sprzeday), nazwy kontrahenta, jego NIP-u lub kwoty 7
Ponów Zestawienie Drukuj brutto. ponawia przeszukiwanie, jeli odnaleziony dokument nie jest tym którego poszukujemy. tworzy moliwo obejrzenia i wydrukowania dla wybranego miesica zestawienia zakupów lub sprzeday według rodzajów oraz struktury dla zakupów. wydruk rejestru zakupu lub sprzeday dla wybranego miesica. Kontrahenci Rejestr kontrahentów zawiera listy kontrahentów. Istnieje moliwo tworzenia dowolnej iloci list, kada z nich nosi swoj nazw. Listy kontrahentów mog by rónych typów. Istniej nastpujce, z góry okrelone typy list : ODBIORCY, DOSTAWCY oraz KONTRAHENCI. Now list tworzymy uaktywniajc przycisk Nowa lista. Ukae si wtedy formularz pozwalajcy wybra typ tworzonej listy oraz nada jej odpowiedni nazw. Jeli wszystkie elementy formularza wpisane s poprawnie zapisujemy je uaktywniajc przycisk Zapisz. Opisy list mona poprawia, słuy do tego przycisk Popraw. Listy mona równie kasowa uywajc przycisku Kasuj, pod warunkiem, e s puste. Po wyborze listy na której powinien znajdowa si potrzebny nam kontrahent przyciskiem Wybór listy, na ekranie pojawi si jej zawarto czyli kontrahenci okrelonego przez list typu. Lista kontrahentów jest przegldark (tabel) na której w kadym wierszu znajduje si inny kontrahent. W kolejnych kolumnach znajduje si NIP, Nazwa i Adres kontrahenta. W niewidocznych kolumnach schowanych za praw ramk okna (dostpnych w wyniku uycia poziomego suwaka znajdujcego si na samym dole okna) znajduj si chwilowo nie uywane dane dotyczce rozlicze z danym kontrahentem. Za pomoc przycisku Nowa firma wprowadzamy nowego, nieistniejcego jeszcze kontrahenta co sprowadza si do wypełnienia i zatwierdzenia formularza zawierajcego du liczb danych o nim. Istotne s jedynie dane dotyczce NIP-u, nazwy i adresu firmy. Pozostałe dane maj charakter czysto informacyjny i nie ma koniecznoci ich wprowadzania. Przycisk Popraw słuy do poprawiania parametrów ju wpisanej firmy. Naley mie jednak wiadomo, e zmiana NIP-u lub nazwy istniejcej firmy moe spowodowa, e istniejce, wystawione dla niej dokumenty pozostan zawieszone w powietrzu. Po prostu zniknie kontrahent, który istniał w momencie ich tworzenia. Podobnie rzecz si ma, jeli skasujemy którego z kontrahentów za pomoc przycisku Kasuj. Przycisk Podgld słuy do ogldania danych firmy bez ryzyka ich przypadkowej zmiany, a Powiel ułatwia wprowadzanie nowej firmy, jeli jej dane s zblione do danych firmy ju istniejcej. Powielane s dane tej firmy na której jest ustawiony pasek wyboru. Przycisk Sortuj F3 zmienia kolejno ustawienia poszczególnych kontrahentów na przegldarce. Klikajc kolejno w ten przycisk lub naciskajc klawisz F3 na klawiaturze uzyskujemy kolejno ustawienia wg nastpujcych kryteriów: NIP, Nr kontrahenta, Nazwa. Uyte kryterium zostanie wywietlone w pasku tytułowym okna. Moe to ułatwi odszukanie kontrahenta. Podobnie rzecz si ma z przyciskami Szukaj i Ponów. Słu one do odszukania kontrahenta, którego dane spełniaj jedno z kryteriów zawartych w formularzu, który otworzy si po uaktywnieniu przycisku Szukaj. Mona np. przeszuka list kontrahentów w celu znalezienia takiego który posiada okrelony NIP, nazw lub znajduje si na konkretnej ulicy. Jeli znajdziemy np. kontrahenta posiadajcego w adresie szukan ulic, a nie jest on tym którego szukamy, moemy kontynuowa przeszukiwanie listy uywajc przycisku Ponów. Mona równie odszuka kontrahenta ustawiajc pasek wyboru w kolumnie NIP i po prostu piszc numer NIP na klawiaturze. Wskanik bdzie si ustawiał po kadej wpisanej cyfrze na kontrahencie którego NIP rozpoczyna si od aktualnie wpisanych cyfr. Jeli nie zostanie znaleziony taki kontrahent pasek wyboru nie zmieni swojego połoenia. Do stanu wyjciowego moemy powróci uywajc 8
klawisza 'Backspace'. Konta Tworzenie nowego konta polega praktycznie na podaniu jego numeru i nazwy. Po uaktywnieniu przycisku Nowe konto pojawi si formularz, w którym naley wypełni kolejno jego numer oraz nazw (numer nie musi składa si jedynie z cyfr, dopuszczalne s take litery). Po zakoczeniu wprowadzania wszystkich danych naley, tak jak w kadym formularzu, uy przycisku Zapisz lub Anuluj. Za pomoc przycisku Popraw moemy zmieni wczeniej ustawione parametry konta, na którym ustawiony jest pasek wyboru, za za pomoc przycisku Kasuj - skasowa konto wskazywane przez pasek wyboru. INNE Porzdkowanie Funkcja porzdkowania moe trwa pewien okres czasu. Na czas ten jest wstrzymana praca programu. Jej zadaniem jest uporzdkowanie baz danych. Powinno si j wykonywa zawsze, gdy program pracuje nieprawidłowo lub gdy zaistniały jakie nieprawidłowe zjawiska, takie jak awaria zasilania lub sprztu. Parametry zakładu Sposób rozliczania VAT funcja w przygotowaniu, bdzie udostpnia nastpujce moliwoci rozliczania podatku VAT: co miesic co trzy miesice metoda kasowa Ilo prowadzonych rejestrów VAT daje uytkownikowi moliwo wyboru iloci prowadzonych rejestrów VAT (jeden lub wiele). Uwzgldnianie w kosztach miesicznych zapasów zaznaczenie tej opcji spowoduje odpowiednie obliczanie podatku dochodowego dla udziałowców tego zakładu. Przy zaznaczonej opcji koszty zakładu s korygowane o zapas otwarcia oraz zapas zamknicia miesica. Prowadzenie rozlicze nalenoci i zobowiza pozwala uytkownikowi na prowadzenie ewidencji rozlicze z kontrahentami.!!! Wyboru tej opcji powinnimy dokona przy rozpoczciu prowadzenia danego zakładu w roku obrotowym. W przypadku zaznaczenia tej opcji niezbdne jest prowadzenie list kontrahentów i zapisywanie na nich wszystkich kontrahentów, których dokumenty nie s płatne w całoci w momencie przeprowadzania transakcji!!! Uwzgldnianie własnych kont podczas rejestracji zaznaczenie tej opcji daje moliwo prowadzenia bardziej szczegółowej ewidencji zapisów ni przewidziana ustawowo ilo kolumn 9
podatkowej ksigi przychodów i rozchodów. Umoliwia podczas rejestracji podania dodatkowego wyrónika danego zapisu, a w konsekwencji póniejsz bardziej szczegółow analiz zapisów. Sprawdzanie unikalnoci numeru wprowadzanego dokumentu zaznaczenie tej opcji spowoduje sprawdzanie podczas rejestracji odpowiednich dokumentów (sprzeda/zakup), czy we wczeniej wprowadzonych zapisach istnieje dokument o taki samym symbolu. Pozwala to na ochron przed podwójnym wprowadzeniem tego samego dokumentu. Kolejno dokumentów w rejestrze pozwala okreli czy dokumenty w rejestrze s sortowane według daty cze według kolejnoci wprowadzania. Istnieje moliwo zmiany tego parametru w samym rejestrze po wybraniu opcji Funkcje / Zapisy wg... ródło przychodów i kosztów do PIT-5 pozwala okreli, w której rubryce deklaracji PIT-5 zostan podane wyliczenia z naszej podatkowej ksigi przychodów i rozchodów. Przyciskiem Zapisz zapamitujemy dokonane ustawienia. Kolory Moliwe jest wybranie jednej z piciu palet kolorystycznych. Do wyboru mamy palet szar, piaskow, zielon, niebiesk i ciemn. Zmiana kolorystyki nie dotyczy głównej strony programu. ZAKŁADY Program jest sprzedawany w wersji jedno, trzy i wielozakładowej. W dwóch ostatnich przypadkach mamy moliwo wpisania nowego zakładu oraz wybrania do pracy jednego z zainstalowanych zakładów. Cech charakterystyczn programu jest równie jego wieloroczno czyli moliwo pracy w jednym z wybranych lat. Zestaw dostpnych zakładów dla rónych lat moe by róny. Tak wic zakładajc nowy zakład musimy zwróci uwag na to, dla którego roku tego dokonujemy. Przełczajc lata bdziemy otrzymywali list zakładów właciw dla danego roku. Zakładanie nowego zakładu Za pomoc przycisku Nowy tworzony jest nowy zakład. Uprzednio musimy za pomoc pola wyboru znajdujcego si po prawej stronie zespołu przycisków wybra rok, dla którego nowy zakład ma by utworzony. Jeli w polu wyboru nie znajdziemy właciwego roku naley uy przycisku Nowy Rok, za pomoc którego mona do listy lat doda kolejny rok. W efekcie tych działa otrzymamy formularz do którego bdziemy musieli wprowadzi dane zakładu. Składa si on z 4 nastpujcych zakładek : Dane ogólne, Adres siedziby, Miejsce działalnoci i Rachunki bankowe. Na zakładce pierwszej musimy ustali przede wszystkim czy nasz zakład jest zakładem głównym czy podrzdnym (podporzdkowanym innemu zakładowi). Jeli wybierzemy zakład podrzdny, w polu 'Numer zakładu głównego' musimy poda jego numer kolejny wzity z listy zakładów widocznych w poprzednim oknie. Wybierajc zakład główny nie musimy tego pola wypełnia. Nastpnie wpisujemy numer NIP oraz wybieramy Rodzaj podatnika. Do wyboru mamy tu : Osoba fizyczna płatnik VAT Osoba fizyczna zwolniona z VAT Spółka osób fizycznych płatnik VAT Spółka osób fizycznych zwolniona z VAT Kolejno wypełniamy pola 'Nazwa firmy' i 'Nazwa skrócona'. Konieczne jest równie wypełnienie 10
adresu firmy znajdujcego si na nastpnej zakładce. Pozostałe pola, znajdujce si na wszystkich czterech zakładkach wypełniamy w miar potrzeb, ale nie jest to konieczne. Po zatwierdzeniu wszystkich podanych danych przyciskiem Zapisz, nowy zakład zostanie utworzony. Poza opisanymi powyej, w oknie listy zakładów znajduj si jeszcze nastpujce przyciski : Wybór Popraw Kasuj Podgld Wspólnicy Drukuj wybiera do pracy zakład wskazany paskiem wyboru poprawianie danych zakładu wskazanego paskiem wyboru kasowanie całego zakładu wskazanego paskiem wyboru. UWAGA! Wymagana najwysza rozwaga, wskazane zrobienie kopii programu! stwarza moliwo obejrzenia danych wskazanego zakładu bez ryzyka ich przypadkowej zmiany, przycisk umoliwia przejrzenie listy wspólników oraz ich procentowego udziału w kadym z miesicy roku obrotowego. wydruk listy zakładów PODATNICY Celem znajdujcej si tu listy podatników jest sporzdzenie dla kadego z nich deklaracji podatkowej PIT-5. Aby osign ten cel naley wpisa do listy wszystkich podatników a nastpnie kademu z nich przypisa odpowiedni procent udziałów w firmach prowadzonych przez nasz program ksigowy. W oknie listy wspólników znajduj si nastpujce przyciski : PIT-5 Nowy Popraw Kasuj Udziały Podgld tworzenie deklaracji PIT-5 dla wspólnika wskazanego paskiem wyboru wpisywanie na list nowego wspólnika poprawianie danych wspólnika wskazanego paskiem wyboru kasowanie wspólnika wskazanego paskiem wyboru przypisywanie udziałów w poszczególnych firmach wspólnikowi wskazanemu paskiem wyboru przegld danych wspólnika wskazanego paskiem wyboru bez ryzyka ich przypadkowej zmiany. Uaktywnienie przycisku Udziały przy pasku wyboru ustawionym na wybranym wspólniku spowoduje wywietlenie okna zawierajcego list zakładów, w których wybrany wspólnik posiada udziały. Pusta lista bdzie oznacza, e nie ma on udziałów w adnym zakładzie. Jeli chcemy wpisa udziały wybranego wspólnika w nowym zakładzie uaktywniamy przycisk Nowy, który powoduje wywietlenie tabeli udziałów wspólnika. Tabela zawiera pozycje dla kadego miesica roku obrotowego. Udziały mog bowiem ulega zmianie w trakcie roku. Nad ni znajduje si pole wyboru zakładu którego udziały chcemy przydzieli. Jeli chcemy zmieni wysoko wczeniej przydzielonych udziałów wybranego wspólnika w którym z zakładów, wskazujemy paskiem wyboru ten zakład i uywamy przycisku Popraw. Przycisk Kasuj słuy do skasowania udziałów naszego wspólnika w zakładzie wskazanym paskiem wyboru. 11
O PROGRAMIE W tej pozycji menu znajduj si informacje dotyczce nazwy i wersji programu. Ponadto wymieniony jest właciciel licencji oraz jej rodzaj. Poniej znajduje si informacja o nazwie firmy, jej adresie oraz numery telefonów i adres poczty elektronicznej pod którymi mona uzyska pomoc techniczn oraz wszelkie inne informacje dotyczce warunków sprzeday, współpracy itp. ADMINISTRATOR KATALOGI Uytkownicy Jest to spis osób upowanionych do korzystania z programu. Kada z tych osób posiada własny identyfikator czyli zestaw znaków okrelajcych osob np. jej imi oraz hasło, które jest znane tylko jej. Ponadto kada z osób posiada ustawione przez Administratora, z góry okrelone uprawnienia. Istniej nastpujce uprawnienia : Administrator, uytkownik uprzywilejowany, uytkownik zwykły, rejestrator, uytkownik specjalny. Tylko Administrator moe robi w programie wszystko. Pozostałe uprawnienia umoliwiaj prac tylko na pewnym fragmencie programu. Administrator Wszystko Uytkownik uprzywilejowany Uytkownik zwykły Rejestrator Uytkownik specjalny W momencie pierwszego wejcia do programu zakładamy, e osoba wchodzca ma uprawnienia administratora a jej hasło jest puste. I tak pozostanie jeli tego nie zmienimy, czyli jeli nie chcemy chroni danych programu przed osobami niepowołanymi. Jeli bdziemy chcieli zmieni ten stan, powinnimy ustawi hasło dla Administratora i nada odpowiednie uprawnienia osobom, które bd pracowa na programie. Nastpujce przyciski znajduj si w spisie uytkowników systemu : Nowy Popraw Kasuj Podgld wprowadza nowego uytkownika. zmiana parametrów uytkownika wskazanego paskiem wyboru. kasowanie uytkownika wskazanego paskiem wyboru. moliwo obejrzenia parametrów uytkownika wskazanego paskiem wyboru. Urzdy Skarbowe 12
Jest to rejestr urzdów skarbowych do samodzielnego wpisania. Jest to o tyle wane, e z rejestru tego bdzie mona korzysta w trakcie wypełniania deklaracji podatkowych. Odpowiednimi przyciskami wprowadzamy dane urzdu skarbowego, poprawiamy je lub kasujemy. Dane urzdu skarbowego mieszcz si na 2 zakładkach nazwanych Dane urzdu i Konta bankowe. Zusy Rejestr Zusów działa podobnie jak poprzednio opisany rejestr urzdów skarbowych. Naley go traktowa jednak jak rodzaj notesu gdy dane te nie s wykorzystywane w programie. DRUKARKI TEKSTOWE Obsluga drukarek została opisana w czci pierwszej niniejszej instrukcji. INNE Porzdkowanie Porzdkowanie danych w programie Administrator powinno by wykonywane zawsze, gdy program pracuje nieprawidłowo lub gdy zaistniały jakie nieprawidłowe zjawiska takie jak awaria zasilania lub sprztu. Kopie bezpieczestwa Jest to niezwykle istotna funkcja. W miar uytkowania programu ilo przechowywanych danych w nim ronie. W przypadku jakiejkolwiek awarii sprztu technicznego lub oprogramowania moe doj do ich utracenia. W skrajnym przypadku moe si zdarzy konieczno ponownego wpisywania danych z całego roku! Aby tego unikn naley bezwzgldnie dokonywa okresowego kopiowania baz danych. Okresowego to znaczy co taki okres naszej pracy przy wprowadzaniu danych jaki bylibymy byli gotowi utraci w przypadku awarii. W naszym rozumieniu nie rzadziej ni co 8 godzin czystej pracy przy wprowadzaniu danych. Oznacza to, e w najgorszym razie utracimy 1 pełny dzie pracy. Kopie bezpieczestwa mog by zapisywane na dyskietki lub do katalogu KOPIE utworzonym na tym twardym dysku na którym pracuje program. Niestety to jeszcze nie wystarczy. Trzeba pamita, e kopia bezpieczestwa zawsze nazywa si tak samo czyli wykonywana po raz drugi do tego samego katalogu lub na t sam dyskietk przykryje kopi poprzedni. Nie byłoby to korzystne, gdy moe si zdarzy, e nie od razu zauwaymy uszkodzenie baz danych. Wykonujc kopi ju uszkodzonej bazy danych przykryjemy poprzedni kopi, która nie zawierała uszkodze i tym samym nie bdziemy mogli odtworzy nieuszkodzonej bazy danych. Aby unikn takiej sytuacji naley wykonujc kopi na dyskietki uywa za kadym razem innego kompletu dyskietek zachowujc np. komplety dyskietek z 5 ostatnich dni, czterech ostatnich tygodni i zrobionych na koniec kadego zakoczonego miesica i roku. Oznacza to uycie kilkunastu kompletów dyskietek. W wikszoci przypadków komplet bdzie si składał z jednej dyskietki. 13
W przypadku wykonywania kopii na twardy dysk naleałoby kadorazowo przekopiowywa kopie bezpieczestwa z katalogu KOPIE do innego katalogu zawierajcego podkatalogi nazwane datami, których te kopie dotycz. Oznacza to, e kopia bezpieczestwa znajdujca si w katalogu KOPIE zostanie przekopiowana do podkatalogu o nazwie daty (np. 2003_02_16) znajdujc si w dowolnym innym katalogu. Odtwarzanie kopii W przypadku zniszczenia danych programu moemy uy ostatnio wykonanych kopii bezpieczestwa. Naley okreli jedynie, gdzie si one znajduj (na dyskietkach czy w katalogu KOPIE na dysku twardym). Naley mie wiadomo, e wczytanie kopii bezpieczestwa nie uzupełni czciowo utraconych danych w programie ale zastpi wszystkie istniejce (uszkodzone) dane tymi, które istnialy w czasie tworzenia wczytywanej kopii bezpieczestwa. 14