Przygotowywanie dokumentu do pracy 1. Wczytywanie tekstu źródłowego (dostępne w menu Plik/Otwórz) Wczytując tekst, nie będący zapisany w rodzimym formacie programu (w tym przypadku MS Word) trzeba pamiętać, aby w liście Pliki typu wybrać Wszystkie pliki : Wtedy w oknie powyżej widoczne będą wszystkie pliki zawarte w wybranym folderze. 2. Zapisywanie pliku we właściwym formacie (dostępne w menu Plik/Zapisz jako). Pamiętajmy, że domyślnym formatem zapisu dokumentu jest ten, w jakim został wczytany (czyli np. *.txt). Pierwszą czynnością przy pracy z nowym dokumentem (nawet pustym!) powinien być zapis pod właściwą nazwą, we właściwym folderze i pod właściwym typem. Umożliwi to odzyskanie dokumentu w przypadku awarii (zawieszenia się) komputera lub zaniku napięcia w sieci. Czynność tę wykonujemy przy pomocy polecenia Zapisz jako. W ciągu dalszej pracy wystarczy już potem zapisywać odruchowo dokument po każdej dokonanej zmianie przy pomocy kombinacji klawiszy Ctrl S lub Shift F12, lub też przy pomocy symbolu dyskietki na pasku narzędzi programu.
Na początku naszej pracy mamy do dyspozycji dokument tekstowy, czy zawierający wyłącznie znaki (a dokładnie, kody tych znaków). Wygląd dokumentu zależy w takim przypadku od ustawień programu edytującego (np. Notatnik). Formatowanie polega na dołączaniu do tego tekstu opisu, jak dany program (np. MS Word) ma go wyświetlać, jaką czcionką ma być napisany, przy jakich marginesach itp. Poniżej wymieniam podstawowe typy plików, obsługiwanych w programie MS Word: *.txt plik tekstowy, niesformatowany. Jeżeli niechcący zapiszemy nasz dokument w tym typie, utracimy wszystkie formaty i wrócimy do punktu wyjścia. *.doc, *.docx plik binarny (cyfrowy), sformatowany, rodzime typy programu MS Word. Dokument tego typu jest czytelny wyłącznie w programie, w którym został napisany (który umie zinterpretować kody formatów). *.rtf plik tekstowy typu Rich Text Format, sformatowany. Dokument tego typu można przeczytać pod dowolnym edytorem tekstowym (np. Notatnik), formatowanie opisane jest słowami (w j. angielskim). Dokumenty tego typu służą umieszcza się w Internecie, aby umożliwić potencjalnym użytkownikom ich edycję w dowolnych edytorach, interpretujących Rich Text Format. Używamy go również wtedy, gdy nie wiemy, jakim edytorem (albo jaką wersją Worda) dysponuje odbiorca. Pliki tego rodzaju mają zwykle bardzo duże rozmiary w porównaniu z plikami *.doc. *. pdf obraz dokumentu typu Portable Document Format. Możliwy do utworzenia jedynie w nowszych wersjach MS Word. Jest to plik binarny (cyfrowy), zachowujący pełny kształt dokumentu. Do jego odczytu używa się programu Acrobat Reader firmy Adobe. Używa się go wtedy, gdy zależy nam na publikacji naszego dokumentu np. w Internecie bez możliwości edycji, lub też przesyłamy gotową pracę do wydrukowania w drukarni. Często wydawnictwa żądają przesłania prac do druku właśnie w tym formacie.
*.prn plik drukarkowy, zwykle binarny, przechowujący pełny obraz dokumentu. Jest to zapis tekstu oraz kodów sterujących konkretnego modelu drukarki, co umożliwia druk naszej pracy w postaci wcześniej zaplanowanej nawet w przypadku, gdy mamy wyłącznie dukarkę ze złączem USB. Plik ten tworzy się w menu Drukuj zaznaczając opcję Drukuj do pliku. *.ps zapis dokumentu w języku Post Script. Jest to plik tekstowy, przechowujący pełny obraz dokumentu. Oprócz tekstu zawiera instrukcje jego formatowania, napisane w języku Post Script. Umożliwia to wydrukowanie naszych prac na wszystkich drukarkach, rozumiejących ten język. Ponieważ przechowuje pełny obraz dokumentu jest, podobnie jak *.pdf, preferowany przez wydawnictwa przy przyjmowaniu pracy do druku. W przeciwieństwie do formatu *.pdf umożliwia prostą edycję tekstu, nawet w Notatniku. Do oglądania tego rodzaju dokumentów służy darmowy pakiet GhostScript/GhostView firmy GhostGum. Dygresja: w przypadku przesyłania do druku ilustracji typu wykresy, diagramy, schematy preferowanym typem tego rodzaju pliku jest *.eps (Encapsulated PostScript). Warto jeszcze wspomnieć o typie *.dot, często mylonym z typem *.doc. Ten typ pliku nie przechowuje dokumentu, lecz jego szablon. Na podstawie szablonu mogę dopiero utworzyć nowy dokument. 3. Ustawienie właściwej drukarki domyślnej (dostępne w menu Plik/Drukuj) Wygląd dokumentu zależy do tego, pod jaką drukarkę go tworzymy, czyli jaka jest ustawiona drukarka domyślna. Jako drukarka domyślna powinna być ustawiona zawsze ta drukarka, na której dokument będzie drukowany. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów oddawanych do druku w formacie innym niż *.pdf. Po zmianie drukarki domyślnej przycisk Anuluj u dołu strony zmienia się w przycisk Zamknij i po jego wciśnięciu pracujemy już pod tą zmienioną drukarkę.
4. Ustawienia strony (dostępne w menu Plik/Ustawienia strony) Możliwe ustawienia strony zależą od wybranej drukarki domyślnej. Są to przede wszystkim: Marginesy Każda drukarka posiada swoje minimalne wartości marginesów, poniżej których nie jest w stanie mechanicznie nic wydrukować. Jeżeli prawidłowo ustawiliśmy drukarkę domyślną, to Word wie jakie ma ona marginesy drukarkowe i nie pozwoli nam wpisać marginesów o mniejszych wartościach pojawi się wtedy okno: Jeżeli wybierzemy przycisk Napraw, wtedy ustawią się minimalne możliwe marginesy dla danej drukarki (jest to metoda poznania własnych marginesów wystarczy wszystkie ustawić na zero, zatwierdzić i kliknąć Napraw). Jeżeli upieramy się przy zadanych przez nas małych marginesach (np. przygotowujemy dokument na stronę WWW, a nie do druku), wtedy możemy kliknąć Ignoruj. Rozmiary strony Dostępne są wyłącznie rozmiary papieru dostępne dla domyślnej dukarki.
Odległości nagłówków i stopek od krawędzi kartki Nagłówki i stopki są to teksty umieszczone odpowiednio na górnym (nagłówki) i dolnym (stopki) marginesie, poza obszarem właściwego tekstu (przykładem stopki jest numer strony). W ich przypadku Word nie pilnuje nas co do poprawności wstawienia tych odległości względem marginesu drukarki i może się zdarzyć, że odległość stopki od krawędzi będzie mniejsza, niż ten margines (to zjawisko występuje np. w popularnych drukarkach atramentowych firmy Hewlett-Packard). W takim przypadku po wydrukowaniu okaże się, że np. nie zobaczymy numeracji stron! Powinniśmy przestrzegać zasady, że: odległość stopki od krawędzi > dolnego marginesu drukarkowego Pamiętajmy, że ZAWSZE przed wydrukiem powinno obejrzeć się dokument przy pomocy opcji Podgląd wydruku, dostępnej bezpośrednio w menu Plik bądź w pasku narzędzi: Starajmy się również zawsze pracować w trybie Widoku strony, który znajdziemy w lewym dolnym narożniku okna roboczego (trzeci przycisk od lewej). Niekiedy zdarza się przełączenie na Widok normalny (pierwszy przycisk), który jest widokiem uproszczonym, pomijającym szereg formatów: