Wrocław, 1 marca 2010 ZAPYTANIE OFERTOWE nr: KO/2010-03/01 PM PARTNER Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu, ul. Sterowcowa 20a w ramach realizacji projektu: " Stworzenie internetowego serwisu, wspomagającego procesy zarządzania projektami/zadaniami oraz usprawniającego komunikację w zespołach projektowych ", współfinansowanego ze środków EFRR w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 na podstawie umowy UDA-POIG.08.01.00-02-206/09-00 zawartej pomiędzy Zleceniodawcą a Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości, ogłasza konkurs ofert na: Wykonawcę usług projektowych, graficznych i implementacyjnych, związanych z realizacją powyższego projektu w zakresie opisanym w Załączniku nr 1 1. Opis projektu Celem projektu Stworzenie internetowego serwisu, wspomagającego procesy zarządzania projektami/zadaniami oraz usprawniającego komunikację w zespołach projektowych" jest stworzenie aplikacji internetowej, w ramach której firma PM PARTNER będzie udostępniać e-usługi związane z zarządzaniem projektami i portfelami projektów. Aplikacja dedykowana będzie zarówno niewielkim zespołom niekomercyjnym (np. grupy studentów), jak i firmom z sektora MSP, realizującym projekty różnego typu. Najważniejszymi korzyściami dla klientów e-usługi będzie: uporządkowanie procesu zarządzania projektami i portfelem projektów, wsparcie procesu wprowadzania modelu struktury projektowej w organizacji oraz uporządkowanie dokumentacji tworzonej podczas realizacji projektów. 2. Przedmiot zapytania ofertowego Przedmiotem zapytania jest wykonanie usług projektowych, graficznych i implementacyjnych związanych z realizacją projektu o nazwie "Stworzenie internetowego serwisu, wspomagającego procesy zarządzania projektami/zadaniami oraz usprawniającego komunikację w zespołach projektowych. Usługi, o których mowa powyżej obejmują w szczególności następujące czynności: a) usługi informatyczne (projektowe i programistyczne) polegające na uczestniczeniu w projekcie prowadzonym przez Zamawiającego, związanym ze stworzeniem, rozbudową i optymalizacją serwisu internetowego Zamawiającego, udostępnianego w domenie www.pm-compass.com; b) opracowanie koncepcji wizualnej serwisu internetowego Zleceniodawcy oraz spójnego z nią graficznego logotypu; c) przygotowanie layoutu graficznego tzw. części sprzedażowej serwisu, która będąc dostępna dla wszystkich użytkowników Internetu ma na celu zapoznanie ich z funkcjonalnością serwisu i zachęcenie do zarejestrowania się i korzystania z oferowanych e-usług; d) przygotowanie layoutu graficznego tzw. części aplikacyjnej serwisu, w ramach której, dla zalogowanych użytkowników, świadczone będą e-usługi, będące przedmiotem realizowanego przez Zleceniodawcę projektu; e) opracowanie wyglądu graficznego wszystkich realizowanych przez Serwis funkcjonalności; f) opracowanie wspólnej ikonografii dla całego Serwisu; g) opracowanie i zmontowanie filmów instruktażowych w postaci animacji, prezentujących wybrane funkcjonalności; h) opracowywanie innych, wydzielonych części Serwisu na podstawie wytycznych Zlecającego. Szczegółową specyfikację serwisu, który będzie współtworzony w ramach zamówienia, zawiera Załącznik 1
3. Termin wykonania przedmiotu zapytania ofertowego Rozpoczęcie: z dniem podpisania umowy. Zakończenie: 29.02.2012r. 4. Warunki udziału w postępowaniu O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: - posiadają wiedzę i doświadczenie umożliwiające wykonanie usług będących przedmiotem zamówienia (wykształcenie informatyczne lub grafika/multimedia), - zobowiążą się do stałego świadczenia usług na ustalonym poziomie dostępności - około 50%, liczonym w stosunku do liczby dni roboczych (za dni robocze uważa się wszystkie dni powszednie od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy oraz dni wolnych od pracy wyznaczonych przez Zamawiającego), - przedłożą uzupełniony i podpisany Formularz Oferty stanowiący Załącznik nr 2., zawierający m.in. wynagrodzenie miesięczne (netto w zł) z tytułu wykonywania usług wchodzących w zakres zamówienia oraz przekazania praw autorskich do powstałych utworów. 5. Opis sposobu przygotowania i złożenia Oferty Oferta powinna: - zostać przygotowana w języku polskim w formie pisemnej na wzorze stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania, - zostać przesłana na adres: kdy@pmpartner.pl lub na adres siedziby spółki: ul. Sterowcowa 20a, 54-130 Wrocław w terminie do 19 marca 2010r. do godz. 10:00. Osoba upoważniona do kontaktów z oferentami: Klara Dyczkowska, tel. 601 757 883. 6. Opis kryteriów, którymi będzie się kierował Zamawiający przy wyborze oferty Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty: 100% cena Sposób oceny ofert: liczba punktów oferty badanej = 100 pkt x (cena min / cena badana) 7. Formalności po wyborze oferty w celu zawarcia umowy Zamawiający niezwłocznie po wyborze oferty drogą mailową powiadomi o wybranym wykonawcy oferentów, którzy złożyli oferty. Zamawiający wskaże termin i miejsce podpisania umowy Wykonawcy, którego oferta została wybrana. Wzór umowy stanowi Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania. Klara Dyczkowska Prezes Zarządu Załączniki: Załącznik nr 1. Specyfikacja systemu Załącznik nr 2. Formularz Oferty Załącznik nr 3. Wzór Umowy
I. Wymagania ogólne ZAŁĄCZNIK NR 1 - Specyfikacja systemu System musi spełniać następujące wymagania funkcjonalne, co oznacza że w ramach jego budowy Wykonawca musi uwzględnić możliwości i cechy: 1. Dostęp do funkcjonalności i danych zawartych w systemie jest ograniczony i udostępniany wyłącznie osobom posiadającym aktywne konta systemowe, 2. Właściciel konta firmowego (konta, w ramach którego opłacany będzie abonament za dostęp do systemu) może zdefiniować pulę adresów IP, z których logować będą się użytkownicy, aby ograniczyć dostęp do systemu osobom nieuprawnionym, 3. Zarządzenie uprawnieniami użytkowników na poziomie dostępu do funkcjonalności systemu oraz dostępu do poszczególnych obiektów (elementów struktury podziału pracy projektów, dokumentów, elementów planu budżetu), 4. Obsługa powiadomień pocztą elektroniczną dla wszelkiego typu zdarzeń systemowych, 5. Możliwość eksportu danych projektów, planów budżetów i raportów do formatów zgodnych z Microsoft Excel, PDF oraz XML, 6. Administracyjny dostępu do danych klientów, użytkowników i obiektów związanych z modułami zarządzania projektami, budżetami i repozytorium dokumentów, 7. Możliwość utworzenia i przywrócenia kopii zapasowej całej zawartości konta klienta wraz z danymi wszystkich obiektów. II. Wymagania dla Modułu Administracji Kontami i Użytkownikami Za zarządzenie kontami i abonamentami firmowymi, uprawnieniami do funkcjonalności systemu oraz kontami użytkowników odpowiedzialny będzie Moduł Administracji Kontami i Użytkownikami. Moduł ten musi spełniać następujące wymagania: 1. Tworzenie i edycja kont firmowych, 2. Możliwość wyboru i zmiany pre-definiowanych planów abonamentowych określających dostęp do zakresu funkcjonalności systemu, 3. Obsługę płatności elektronicznych za wybrane plany abonamentowe, 4. Tworzenie i zarządzanie użytkownikami systemowymi, 5. Użytkownik systemu powinien mieć możliwość dostępu do kont wielu firm, 6. Tworzenie i zarządzanie grupami użytkowników w ramach kont firmowych, 7. Tworzenie i zarządzenie kontami użytkowników firmowych, 8. Definiowanie i zarządzanie profilami uprawnień użytkowników. III. Wymagania dla Modułu Zarządzania Projektami Moduł Zarządzania Projektami musi udostępniać następujące funkcjonalności: 1. Tworzenia, usuwanie i edycja danych projektów, 2. Tworzenie, usuwanie i edycja danych elementów struktury podziały pracy projektów: elementów grupujących, zadań, kamieni milowych, 3. Reprezentacja elementów struktury podziału pracy projektów w strukturze drzewiastej, 4. Tworzenie zależności pomiędzy elementami struktury podziału pracy projektów oraz pomiędzy projektami.
5. Prezentacja elementów struktury podziału pracy projektu na wykresie Gantta, 6. Modyfikacja danych elementów struktury podziału pracy poprzez edycję obiektów na wykresie Gantta, 7. Dodawanie załączników i dokumentów do wszystkich elementów struktury podziału pracy projektu, 8. Dodawanie komentarzy i notatek do wszystkich elementów struktury podziału pracy projektów, 9. Możliwość wyrównywania harmonogramu projektu lub jego części na podstawie atrybutów poszczególnych elementów struktury podziału pracy oraz zależności między nimi, 10. Przypisywanie osób odpowiedzialnych za poszczególne elementu struktury podziału pracy i nadawanie im odpowiednich uprawnień, 11. Zlecanie pracy realizatorom nad poszczególnymi zadaniami struktury podziału pracy projektu, 12. Śledzenie postępu prac nad poszczególnymi elementami struktury podziału pracy, 13. Tworzenie planów bazowych struktury podziału pracy projektów, 14. Możliwość porównywania struktury podziału pracy projektów do stworzonych wcześniej planów bazowych, 15. Przywrócenie struktury podziału pracy projektu, lub jej części, do stanu utworzonego wcześniej planu bazowego, 16. Tworzenie szablonów struktury podziału pracy, 17. Tworzenie szablonów struktury podziału pracy na podstawie istniejących projektów, 18. Tworzenie struktury podziału pracy projektu na podstawie pre-definiowanych szablonów, 19. Zestawienie informacji o stanie projektu, ostatnio poczynionych zmianach i aktywności realizatorów w postaci spójnego raportu (Dashboard projektu), 20. Możliwość archiwizowania projektów zakończonych, 21. Tworzenie raportów zestawiających pełne informacje o strukturze podziału pracy projektu, postępie prac, pracach wykonanych i planowanych w rozbiciu na okresy czasowe i realizatorów. IV. Wymagania dla Modułu Zarządzania Zespołami Projektowymi Moduł Zarządzania Zespołami Projektowymi powinien pomagać w aktywnym zarządzaniu czasem i dostępnością realizatorów zadań projektowych. Moduł ten musi wspierać następujące funkcjonalności: 1. Możliwość definiowania atrybutów opisujących realizatorów, 2. Przeglądanie wszystkich zadań zleconych i wykonywanych przez poszczególnych realizatorów, 3. Rejestrowanie czasu przeznaczonego na pracę nad poszczególnymi zadaniami przez realizatorów, 4. Definiowanie dostępności poszczególnych pracowników oraz rejestracji czynności niezwiązanych z realizacja prac projektowych takich jaki np.: urlopu, szkolenia, itd., 5. Śledzenie obciążenia pracowników w różnych okresach czasu, 6. Wyliczanie optymalnego czasu wykonania zadań projektowych przez poszczególnych realizatorów, 7. Możliwość wyrównywania harmonogramów projektów na podstawie obciążenia realizatorów, 8. Tworzenie raportów zestawiających informacje o wykonanych i planowanych pracach poszczególnych realizatorów, obciążeniu i dostępności realizatorów w okresach czasu.
V. Wymagania dla Modułu Zarządzania Budżetem Moduł Zarządzania Budżetem ma wspomagać tworzenie budżetów projektowych oraz rejestracji rzeczywistych kosztów. Moduł musi udostępniać następujące funkcjonalności: 1. Możliwość definiowania stawek godzinowych poszczególnych pracowników, 2. Tworzenie planów budżetowych projektów uwzględniających koszty pracy realizatorów oraz koszty zewnętrzne, 3. Planowane i rzeczywiste koszty pracy realizatorów powinny być wyliczane na podstawie zaplanowanej i zarejestrowanej pracy nad poszczególnymi zadaniami, 4. Rejestracja rzeczywistych kosztów projektowych niezwiązanych z pracą realizatorów, 5. Powiązanie rzeczywistych i planowanych kosztów budżetu, 6. Dodawanie załączników i dokumentów do poszczególnych elementów budżetu, 7. Dodawanie notatek i komentarzy do poszczególnych elementów budżetu, 8. Definiowania kategorii planowanych i rzeczywistych kosztów, 9. Definiowanie dat wystąpienia planowanych i rzeczywistych kosztów, 10. Tworzenie planów bazowych budżetu projektu, 11. Możliwość porównywania obecnego stanu budżetu projektu ze stworzonymi wcześniej planami bazowymi, 12. Śledzenie różnic i odchyleń pomiędzy kosztami zaplanowanymi i kosztami rzeczywistymi, 13. Tworzenie raportów zestawiających informacje o planowanych i rzeczywistych kosztach projektowych, planach bazowych kosztów, różnicach między kosztami planowanymi i rzeczywistymi. VI. Wymagania dla Modułu Repozytorium Dokumentów System zarządzania projektami powinien wspierać tworzenie i zarządzanie dokumentacja projektową. Moduł Repozytorium Dokumentów musi zapewniać następującą funkcjonalność: 1. Tworzenie repozytorium dokumentów projektowych, 2. Tworzenie, zarządzanie wersjami i śledzenie zmian dodawanych dokumentów, 3. Organizowanie dokumentów w folderach, 4. Powiązanie dokumentu lub wskazanej wersji dokumentu z elementami struktury podziału projektu, elementami budżetu i komentarzami użytkowników systemu, 5. Zarządzanie wszystkimi dokumentami dodanymi do poszczególnych elementów struktury podziału pracy projektu oraz elementów budżetu projektu. VII. Wymagania dla Modułu Zarządzania Portfelem Projektów Zarządzanie portfelem projektów polega na dopasowaniu realizowanych projektów i inwestycji do potrzeb przedsiębiorstwa. Zasadniczym elementem jest planowanie i kierowanie, zarówno poszczególnymi przedsięwzięciami, jak i całymi portfelami projektów. Moduł Zarządzania Portfelem Projektów powinien udostępniać następującą funkcjonalność: 1. Definiowanie kart wyników ocen projektów, 2. Wypełnianie pre-definiowanych kart wyników w celu określenia oceny i stanu projektów, 3. Śledzenie zmian i przeglądanie wypełnionych kart wyników dla projektów, 4. Tworzenie scenariuszy wariantowych dla podzbiorów projektów portfela, 5. Graficzna prezentacja ocen i stanu projektów, podzbioru projektów i całego portfela.
ZAŁĄCZNIK NR 2 - Formularz Oferty Pieczęć wykonawcy ZAMAWIAJĄCY: ul. Sterowcowa 20a, 54-130 Wrocław OFERTA W związku z Państwa zapytaniem ofertowym nr: KO/2010-03/01 z dnia 1.03.2010r., dotyczącym wykonania usług projektowych, graficznych i implementacyjnych, związanych z realizacją projektu "Stworzenie internetowego serwisu, wspomagającego procesy zarządzania projektami/zadaniami oraz usprawniającego komunikację w zespołach projektowych", współfinansowanego z programu POIG działanie 8.1 składamy ofertę: 1. Za świadczenie usług objętych zamówieniem, w tym za 50% poziom dostępności oraz za przeniesienie majątkowych praw autorskich do utworów powstałych podczas realizacji Zamówienia, oczekujemy wynagrodzenia miesięcznego w wysokości:. PLN (słownie złotych:..) netto oraz należny podatek VAT w ustawowo przewidzianej wysokości. 2. Oświadczamy, iż posiadamy wiedzę i doświadczenie umożliwiające wykonanie usług będących przedmiotem zamówienia, 3. Zapoznaliśmy się z zapisami Zapytania Ofertowego oraz Szczegółowym opisem zakresu usług objętych Zamówieniem (Załącznik nr 1) i nie wnosimy do nich zastrzeżeń oraz zdobyliśmy informacje niezbędne do właściwego wykonania Zamówienia. 4. Jesteśmy związani niniejszą ofertą przez okres 30 dni od daty upłynięcia terminu składania ofert. 5. Zobowiązujemy się do zawarcia Umowy zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 w terminie i miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego..., dnia.... Podpis uprawnionego przedstawiciela/i Wykonawcy