MARSZAŁEK WOJEWÓDZTWA OPOLSKIEGO w OPOLU 45 082 Opole, ul. Piastowska 14 tel.: +48 77 541 65 11 tel.: +48 77 541 6510 e-mail: tel./fax: +48 77 541 65 12 umwo@umwo.opole.pl www.umwo.opole.pl Opole,,i l maja 2008r. BKT.I. 09131-11/08 Pani Helena Kozłowska Dyrektor Wojewódzkiego Ośrodka Medycyny Pracy w Opolu z/s w Kędzierzynie-Koźlu 47-220 Kędzierzyn-Koźle ul. M. Reja 2A Biuro Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego w okresie od 17 marca 2008r. do 18 kwietnia 2008r. przeprowadziło w Wojewódzkim Ośrodku Medycyny Pracy w Opolu z siedzibą w Kędzierzynie-Koźlu przy ul. M. Reja 2A problemową kontrolę finansową obejmującą okres od 01 stycznia 2007 do 31 grudnia 2007 w zakresie: 1. Gospodarki kasowej. 2. Aktywów trwałych - wartości niematerialnych i prawnych, rzeczowych aktywów trwałych. 3. Struktury i celowości wydatków. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole podpisanym przez dyrektora i głównego księgowego Wojewódzkiego Ośrodka Medycyny Pracy w Opolu z siedzibą w Kędzierzynie-Koźlu Stosownie do postanowień art.14 ust. 2 Regulaminu kontroli stanowiącego załącznik do uchwały Nr 3788/2006 Zarządu Województwa Opolskiego z dnia 11 lipca 2006r. przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne. I. Gospodarka kasowa. - a) W wyniku przeprowadzonej kontroli gospodarki kasowej ewidencji druków ścisłego zarachowania stwierdzono, że: Jednostka posiada Instrukcję kasową, która w sposób szczegółowy określa zasady gospodarki kasowej. l
W wyniku kontroli kasy stwierdzono, że stan gotówki wykazanej w raporcie kasowym był zgodny ze stanem faktycznym. Gotówka i druki ścisłego zarachowania są zabezpieczone. Zapas gotówki w kasie jest na bieżąco wpłacany na rachunek bankowy jednostki. Przychody i rozchody gotówki w kasie ujmuje się codziennie w dniu ich dokonania w prowadzonych na bieżąco raportach kasowych. b) Nieprawidłowości stwierdzone w wyniku kontroli gospodarki kasowej i druków ścisłego zarachowania to: W ewidencji druków ścisłego zarachowania osoby upoważnione do ich pobierania nie kwitują odbioru druków KP, co uniemożliwiło wykonanie prawidłowej kontroli stanu faktycznego. Jest to niezgodne z 5 pkt. 8 obowiązującej w WOMP Instrukcji dat. Gospodarki kasowej. W trakcie kontroli kasy w raporcie kasowym ujęto do rozliczenia 2 dowody księgowe rozchodowe, na których nie było podpisu Gł. Księgowego. Obowiązki kasjera i stan kasy nie zawsze był przekazywane protokolarnie pracownikowi zastępującemu kasjera, co jest niezgodne z 3 pkt. 4 obowiązującej w WOMP Instrukcji dat. Gospodarki kasowej. Gospodarka kasowa jednostki ewidencjonowana jest na koncie 100 - Kasa, na którym księgowane są wpłaty i wypłaty gotówki do kasy. Obroty na koncie Kasa w 2007r. były nieprawidłowe, gdyż zawyżone, po stronie Ma i Wn w takiej samej wysokości, o kwoty należnego podatku dochodowego od osób fizycznych naliczonego pracownikom z tytułu uzyskanego przychodu za korzystanie z prywatnego samochodu do jazd lokalnych. Zaliczki na delegacje są pobierane i rozliczane na nieprawidłowych drukach, Terminy do rozliczenia zaliczek nie są określone w obowiązującej w WOMP Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych. Zaliczki na delegacje służbowe są rozliczane w terminach niezgodnych z 8a ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r. nr 236 poz. 1990 z póżn. zm.!. Niektóre dowody były sprawdzone pod względem formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty wcześniej niż zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, co jest niezgodne z obowiązującą w WOMP Instrukcją kontroli i obiegu dokumentów księgowych. II. Aktywa trwałe - wartości niematerialne i prawne, rzeczowe aktywa trwałe. a) W zakresie ewidencji aktywów trwałych ustalono, że: wszystkie poniesione w 2007r. wydatki na rzeczowe aktywa trwałe były ujęte w zatwierdzonym przez Radę Społeczna Planie Inwestycyjnym na rok 2007. Faktycznie poniesione wydatki w kwocie 503.411,59 PLN były niższe od planowanych o 12.588,41 PLN, co stanowi 2,44% wydatków planowanych. Ewidencja rzeczowych aktywów trwałych oraz wartości niematerialnych i, prawnych jest ujmowana w jednostce na kontach syntetycznych i analitycznych. 2
W wyniku kontroli kasy stwierdzono, że stan gotówki wykazanej w raporcie kasowym był zgodny ze stanem faktycznym. Gotówka i druki ścisłego zarachowania są zabezpieczone. Zapas gotówki w kasie jest na bieżąco wpłacana na rachunek bankowy jednostki. Przychody i rozchody gotówki w kasie ujmuje się codziennie w dniu ich dokonania w prowadzonych na bieżąco raportach kasowych. b) Nieprawidłowości stwierdzone w wyniku kontroli gospodarki kasowej i druków ścisłego zarachowania to: W ewidencji druków ścisłego zarachowania osoby upoważnione do ich pobierania nie kwitują odbioru druków KP, co uniemożliwiło wykonanie prawidłowej kontroli stanu faktycznego. Jest to niezgodne z 5 pkt. 8 obowiązującej w WOMP Instrukcji dat. Gospodarki kasowej. W trakcie kontroli kasy w raporcie kasowym ujęto do rozliczenia 2 dowody księgowe rozchodowe, na których nie było podpisu Gł. Księgowego. Obowiązki kasjera i stan kasy nie zawsze był przekazywane protokolarnie pracownikowi zastępującemu kasjera, co jest niezgodne z 3 pkt. 4 obowiązującej w WOMP Instrukcji dat. Gospodarki kasowej. Gospodarka kasowa jednostki ewidencjonowana jest na koncie 100 - Kasa, na którym księgowane są wpłaty i wypłaty gotówki do kasy. Obroty na koncie Kasa w 2007r. były nieprawidłowe, gdyż zawyżone, po stronie Ma i Wn w takiej samej wysokości, o kwoty należnego podatku dochodowego od osób fizycznych naliczonego pracownikom z tytułu uzyskanego przychodu za korzystanie z prywatnego samochodu do jazd lokalnych. Zaliczki na delegacje są pobierane i rozliczane na nieprawidłowych drukach, Terminy do rozliczenia zaliczek nie są określone w obowiązującej w WOMP Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych. Zaliczki na delegacje służbowe są rozliczane w terminach niezgodnych z 8a ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r. nr 236 poz. 1990 z póżn. zm./. Niektóre dowody były sprawdzone pod względem formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty wcześniej niż zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, co jest niezgodne z obowiązującą w WOMP Instrukcją kontroli i obiegu dokumentów księgowych. II. Aktywa trwałe - wartości niematerialne i prawne, rzeczowe aktywa trwałe. a) W zakresie ewidencji aktywów trwałych ustalono, że: wszystkie poniesione w 2007r. wydatki na rzeczowe aktywa trwałe były ujęte w zatwierdzonym przez Radę Społeczna Planie Inwestycyjnym na rok 2007. Faktycznie poniesione wydatki w kwocie 503.411,59 PLN były niższe od planowanych o 12.588,41 PLN, co stanowi 2,44% wydatków planowanych. Ewidencja rzeczowych aktywów trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych jest ujmowana w jednostce na kontach syntetycznych i analitycznych. 2
Środki trwałe o wartości powyżej 3.500,00 PLN są wprowadzane do ewidencji środków trwałych na podstawie OT i amortyzowane metoda liniową. Amortyzacja była naliczana w prawidłowej wysokości od miesiąca następnego po przyjęciu środka do używania. Środki trwałe o wartości niższej od 3.500,00 PLN, a wyższej od 2.500,00 PLN są zaliczanie przez jednostkę do niskowartościowych środków trwałych i jednorazowo odpisywane w koszty. Przedmioty o jednostkowej wartości początkowej niższej niż 2.500,00 PLN, a wyższej niż 200,00 PLN objęte są ewidencją pozabilansową. b) W wyniku szczegółowej kontroli ewidencji środków trwałych stwierdzono, że: W 2007r. wprowadzono do ewidencji środek trwały bez dokonania całkowitego rozliczenia - udokumentowania poniesionych wydatków w formie rachunku, co było powodem naliczania amortyzacji miesiąc wcześniej. Wprowadzenie do systemu księgowego płac wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia za nadzór inwestorski przed otrzymaniem rachunku od zleceniobiorcy. Dokument został sprawdzony i zatwierdzony do wypłaty przez osoby upoważnione. Faktyczna wypłata należności nastąpiła po otrzymaniu przez jednostkę rachunku. III. Struktura i celowość wydatków. a) Na podstawie dowodów księgowych w zakresie kosztów stwierdzono, że: Ewidencja księgowa kosztów działalności w księgach rachunkowych uwzględnia wymagania określone ustawą o rachunkowości, w zakresie grupowania poszczególnych kosztów dla potrzeb sporządzania rachunku zysków i strat oraz szczególne zasady rachunku kosztów określone rozporządzeniem Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 22 grudnia 1998r. w sprawie szczegółowych zasad rachunku kosztów w publicznych zakładach opieki zdrowotnej ( Dz.U. z 1998r. nr 164, poz. 1194). Ewidencja kosztów jest prowadzona przy wykorzystaniu kont zespołu 4-go i 5-go Zakładowego Planu Kont. Ustalone przez jednostkę zasady ewidencji kosztów są właściwe i stosowane w sposób ciągły. W 2007r. jednostka poniosła koszty w kwocie 3.294.574,00 PLN niższej od planowanej o 6,02%, tj. o 211.026,00 PLN. b) Na podstawie szczegółowej kontroli dowodów księgowych w zakresie kosztów stwierdzono następujące nieprawidłowości: Księgowanie w koszty pod datą ostatniego dnia miesiąca faktur, które zostały wystawione w miesiącu następnym. Z dokumentów i ich opisu nie wynikało kiedy zdarzenie gospodarcze, które było podstawą powstania zobowiązania miało faktycznie miejsce. Dokumenty otrzymane w następnym miesiącu, a dotyczące płatności miesiąca poprzedniego nie są księgowane chronologicznie, co jest niezgodne z art. art. 20 ust.1 oraz art.22 ust. 1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. (tekst jednolity Dz. U. z 2002r. nr 76 poz. 694 z późno zm.). Na pojedynczych dowodach błędne dekrety były zamazywane tipeksem, co jest niezgodne z art. 25 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. (tekst jednolity Dz. U. z 2002r. nr 76 poz. 694 z późno zm.). - 3
Płatności za usługi telekomunikacyjne były księgowane na koncie analitycznym przeznaczonym do opłat pocztowych. Na dwóch dowodach stwierdzono brak daty wystawienia dokumentu przez kontrahenta. Nieprawidłowo były dekretowane wynagrodzenia osobowe. W rezultacie obroty na kontach 230 /rozrachunki z pracownikami/ oraz 240 /pozostałe rozrachunki/ były zawyżone, natomiast obroty konta 229 /pozostałe rozrachunki publicznoprawne/ były zaniżone. Stwierdzono, że obowiązujące w WaMP regulacje w zakresie Polityki rachunkowości zdezaktualizowały się. Jednostka stosuje Zasady prowadzenia rachunkowości w samodzielnych publicznych zakładach Opieki Zdrowotnej opracowane w 1998r. przez M Stefko właścicielkę firmy "Konsultant" z Ostrołęki, które stanowią załącznik do obowiązującego w jednostce Zakładowego planu. kont. IV. Stwierdzono zaksięgowanie dowodów księgowych dotyczących przeksięgowań rocznych z 5 na 7, z 4 na 490, z 7 na 860 po zamknięciu ksiąg rachunkowych za rok 2007. Zgodnie z pisemnym wyjaśnieniem Dyrektora WaMP powodem zaistniałej sytuacji była blokada funkcji przeksięgowań w systemu FK. Roczne sprawozdania finansowe za rok 2007 zostały sporządzone na podstawie przeksięgowań ręcznych i oddane do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego w terminie. W celu usunięcia nieprawidłowości i uchybień polecam: 1. Zobowiązać pracownika prowadzącego ewidencję druków ścisłego zarachowania do wydawania druków KP osobom upoważnionym wyłącznie za pokwitowaniem odbioru. 2. Dokumentować przekazywanie obowiązków kasjera protokolarnie w obecności komisji wyznaczonej przez gł. księgowego zgodnie z 3 pkt 4 obowiązującej w Wojewódzkim Ośrodku Medycyny Pracy z siedzibą w Kędzierzynie-Kożlu Instrukcji kasowej. 3. Na koncie 100 - kasa ewidencjonować wyłącznie kwoty faktycznych wpłat wypłat gotówkowych dokonywanych przez kasę. 4. Pobierać i rozliczać pobrane zaliczki na pokrycie kosztów polecenia wyjazdu służbowego na druku polecenie wyjazdu służbowego w terminie 14 dni od zakończenia podróży zgodnie z 8a ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r. nr 236 poz. 1990 z póżn. zm.! 5. W Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów WaMP określić terminy rozliczania pobranych zaliczek. - 6. Ewidencjonować w księgach rachunkowych jednostki tylko prawidłowo sporządzone przez kontrahenta dowody zewnętrzne obce. 7. Przestrzegać zasad ustalonych w obowiązującej w WaMP Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych w zakresie: sprawdzania dowodów księgowych, zatwierdzania dowodów do wypłaty.... 4
- 8. W systemie księgowym płac ujmować jedynie wydatki udokumentowane na podstawie prawidło wystawionych, sprawdzonych i zatwierdzonych do wypłaty dowodów źródłowych. 9. Środki trwałe wprowadzać do ewidencji księgowej po całkowitym rozliczeniu wszystkich poniesionych wydatków na zakup lub budowę środka trwałego. 10. Bezwzględnie przestrzegać art. 20 ust.1 oraz art.22 ust. 1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. (tekst jednolity Dz. U. z 2002r. nr 76 poz. 694 z późno zm.) w zakresie prawidłowego zapisu zdarzeń gospodarczych oraz zgodności dowodów księgowych z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej. 11. Poprawiać błędne zapisy na dowodach księgowych zgodnie z art. 25 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. (tekst jednolity Dz. U. z 2002r. nr 76 poz. 694 z późno zm.). 12. Ująć w oddzielnej ewidencji analitycznej wydatki z tytułu kosztów za usługi telekomunikacyjne. 13. Przeanalizować, uaktualnić dostosowując do obowiązujących uregulowań prawnych, obowiązujący w WOMP dokument" Zasady prowadzenia rachunkowości w samodzielnych publicznych zakładach opieki zdrowotnej". 14. Księgi rachunkowe zamykać zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. (tekst jednolity Dz. U. z 2002r. nr 76 poz. 694 z późn z późno zm.). Informację o realizacji powyższych poleceń proszę przedłożyć w formie pisemne, w terminie do dnia cd-s czerwca 2008r. fart. 14 ust. 12 Regulaminu kontroli/. W terminie 7 dni od dnia otrzymania wystąpienia kierownikowi kontrolowanej jednostki służy prawo złożenia do Marszałka Województwa umotywowanych zastrzeżeń co do ocen zawartych w wystąpieniu pokontrolnym fart. 14 usta Regulaminu kontroli/. 5