Financial Services CEE E U R E C A - N E W B U D G E T I N G S Y S T E M 2 0 1 2
Project: Eureca new budgeting system Zadanie VFS Central Europe East nieustająco rozwija się. Obecnie region CEE obejmuje 8 krajów, wkrótce kolejne 2 kraje będą włączone w proces planowania i raportowania. Wspólny system do planowania pozwoli na efektywne przygotowanie planów które będą mogły być konsolidowane na poziomie regionu/kraju. Problem Rosnąca liczba krajów Wielowalutowe środowisko Brak spójnego procesu dla wszystkich krajów i obszarów działalności firmy Dotychczasowy sposób planowania bazujący na Excelu powodowało brak pełnej kontroli nad dużą ilością danych Praca bazująca na Excelu skoncentrowana była na procesie zbierania danych brak czasu niezbędnego na analizę danych Cel wdrożenia Wspólny system budżetowania dla regionu CEE Koniec pracy z niezliczoną ilością plików xls Ograniczenie czasu zbierania danych Organicznie możliwości manualnych błędów podczas kalkulacji Możliwość przygotowania budżetu w wielu wymiarach, miarach, okresach i wersjach Możliwość zaangażowania menadżerów w proces planowania Zredukowanie czasu na szukaniu zależności pomiędzy założeniami a wynikiem (input/output) Skrócenie czasu feedbacku dla managerów Wielowymiarowe analizy danych (drill-down, drillthrough, ad-hoc) 2
3 Project: Eureca results Rezultat: Wdrożenie : Styczeń - lipiec 2011 Go live: Q3.2011 Do tej pory (2012/08) przygotowaliśmy 4 pełne budżety bazując na systemie Eureca. VFS CEE posiada system w którym może budżetować niezależnie od: - Ilości krajów - Planowanych okresów (1 5 10 lat) Możliwość sprawdzania / analiz danych już podczas przygotowywania budżetu Ograniczenie czasu spędzonego na analizie odchyleń Kolejne kroki: Zbudowanie wspólnej bazy danych dla CEE umożliwiająca automatyczny transfer danych (wykonania) do Eureki Przygotowanie narzędzi (struktur) umożliwiających szybkie: - porównanie wykonania z planem - zaktualizowanie planu wykonaniem Możliwość wprowadzania danych bezpośrednio przez managerów (html) Czego się nauczyliśmy (lessons learned) Uzgodnienie właściwego poziomu szczegółów i istotności danych na jakich ma być przygotowywany plan Odpowiednie zaplanowanie i zarezerwowanie czasu który musi zostać poświęcony na wdrożenie Zaangażowanie wszystkich działów w proces wdrożenia (uzgodnienie sposobu w jaki będą korzystali/dostarczali dane do Eureki) Przygotowanie definicji danych które będą zbierane Zarezerwowanie czasu działu IT niezbędnego podczas wdrożenia
Jak pracujemy bez hurtowni danych? 4
Project: Eureca data transfer Wprowadzanie danych WYKONANIE PLAN Obecnie: download via Hyperion zdefiniowane wzory plików do plików które są ładowane do (xls templates) Eureki przez skoroszyty xls / OLAP Pożądany status: wspólna baza danych CEE wprowadzenie przez html / xls jako źródło wykonania Eureki (brak konieczności transferu danych via xls) 5
Project: Eureca data transfer Dane wyjściowe: WYKONANIE PLAN Bieżący status: tabele przestawne Zdefiniowane zapytania ad-hoc są przerzucane do xls Ostatni krok: Transfer danych pomiędzy zrzutem z Eureki (xls) a plikami upload (xls) Przekazanie danych do centrali VFS (Oracle's Hyperion Essbase) 6
Project: Eureca proces planowania Etapy pracy z system Eureca: Wprowadzanie danych wykonania (manualne do momentu posiadania bazy danych) Wprowadzanie założeń budżetowych (podatki, kursy walut, statystyki) Przeliczenie danych 6 zdefiniowanych kroków 1. Naliczenie założeń sprzedażowych 2. Export danych do (kalkulacja PMT raty kredytu w xls) / Import danych do Eureki za pomocą zdefiniowanego arkusza xls 3. Naliczenie amortyzacji nowo planowanego portfela (wirtualny świat kalkulowany za pomocą zdefiniowanych procedur SQL) 4. Kalkulacja rezerw (używana procedura SQL do wyliczenia wpływu rezerw na wynik) 5. Naliczenie portfela (amortyzacja nowo planowanych umów plus istniejący portfel) 6. Naliczenie RZiS i Bilansu 7
EURECA Printscreen przykładowa struktura (drzewo budżetów) Wymiary Miary Planowane pozycje / kody
EURECA Printscreen przykład zdefiniowanego raportu (tabela przestawna) Wymiary Miary Planowane pozycje / kody Pivot znany z xls
EURECA Printscreen przykład zdefiniowanego raportu (tabela przestawna) Wymiary Miary Pivot znany z xls
BACKUP EURECA
Project: Eureca w VFS backup Ogólne informacje: Obecnie używana struktura to Region-> Kraj (8+2) -> Marka (4) -> Territory Manager (2-3 na każdym kraju) ->Poziom produktu (co najmniej 2 dla każdej marki) Stworzyliśmy i używamy ponad 20 drzew /struktur budżetowych Drzewa budżetowe mają od 2 do 4 poziomów zagnieżdżenia Nasze plany obejmują okres do 4 lat (48 miesięcznych okresów) Wynikiem przeliczenia dla jednego kraju jest zrzut około 600 linii w wymiarze 48 miesięcy (część miar raportowana isolated a część narastająco) Każdy kraj raportowany jest osobno (obecnie mamy 8 krajów) Dzięki wspólnemu/jednolitemu sposobowi kalkulacji dane dla poszczególnych krajów i obszarów są porównywalne Wprowadzanie danych (plan i wykonanie) przede wszystkim przez funkcję modelowanie OLAP Możliwość przygotowania analiz i raportów (plan vs wykonanie) Eureka to narzędzie które może być używane przez wiele osób jednocześnie Narzędzie umożliwiające stworzenie centrów odpowiedzialności (przypisanie i rozliczanie zadań/ celów) Przyjazne środowisko pracy komponenty MS Office Anglojęzyczna wersja programu Największe bolączki : Brak możliwości filtrowania elementów struktur przy tworzeniu wzorów, Brak możliwości filtrowania elementów struktur przy tworzeniu skoroszytów xls Brak filtrowania aktywnych wersji/okresów w poszczególnych widokach Brak możliwości personalizacji widoków (np. widoki obrotu i wzorów budżetu) Duża ilość danych oznacza dużą bazę danych wymagane wydajne środowisko Czas pełnego naliczenia budżetu to co najmniej 6 godzin 12
BACKUP EURECA Main structures overview
OP_TERRITORY MANAGER (Dimensions: Country -> BA -> Terr_Manager- > Product -> Time) Deliveries, Financed units, Penetration, Spread, Purchase Price, RV, DP, Tenor, PMT, New Volume NEW CREDIT PORTFOLIO (Dimensions: Country -> BA-> Terr_manager -> Product -> CP Time - >Time) NET CREDIT PORTFOLIO TOTAL CREDIT PORTFOLIO (Dimensions: Country -> Statistical Item -> Time) OP_TERRITORY MANAGER INSURANCE (Dimensions: Country -> BA -> Terr_Manager - > Product -> Time) Income, Fee, Penetration, Adjustment B_ANI GROSS CREDIT PORTFOLIO OP_GENERAL_ASSUMPTION_BA Early Termination, OPEX Ratio, OPEX Ratio Floorplan, Risk Ratio, Risk Ratio Floorplan, Wherof Ins/Serv/Other PROFORMA ATROE / FLOORPLAN ANI, IRR, CoF, Spread, OPEX Ratio, Equity Benefit, Tax,.. OFF BALANCE COSTS RATIO (Dimensions: Country -> Time) Tax Rate, Deffered Tax, HQ Allocation, Equity Ratio, MinorityInt MANAGED ASSETS (Dimensions: Country -> Statistical Item - > Time) WRITE OFF INPUT Repossessions, Severity,.. RESERVE GENERAL ASSUMP LRP, Recovery, Economy Index,. WRITE OFF GENERAL RES (Dimensions: Country -> BA -> Product - > SPECIFIC RES (Dimensions: Country -> BA -> Product - > RESERVES_PER_BA Delta_WO, Delta_GR, Delta_SR
OP_TERRITORY MANAGER (Dimensions: Country -> BA -> Terr_Manager- > Product -> Time) Deliveries, Financed units, Penetration, Spread, Purchase Price, RV, DP, Tenor, PMT, New Volume NEW CREDIT PORTFOLIO (Dimensions: Country -> BA-> Terr_manager -> Product -> CP Time - >Time) NET CREDIT PORTFOLIO TOTAL CREDIT PORTFOLIO (Dimensions: Country -> StatisticalItem -> Time) OP_TERRITORY MANAGER INSURANCE (Dimensions: Country -> BA -> Terr_Manager - > Product -> Time) Income, Fee, Penetration, Adjustment B_ANI GROSS CREDIT PORTFOLIO OP_GENERAL_ASSUMPTION_BA Early Termination, OPEX Ratio, OPEX Ratio Floorplan, Risk Ratio, Risk Ratio Floorplan, Wherof Ins/Serv/Other PROFORMA ATROE / FLOORPLAN ANI, IRR, CoF, Spread, OPEX Ratio, Equity Benefit, Tax,.. OFF BALANCE COSTS RATIO (Dimensions: Country -> Time) Tax Rate, Deffered Tax, HQ Allocation, Equity Ratio, MinorityInt MANAGED ASSETS (Dimensions: Country -> StatisticalItem - > Time) WRITE OFF INPUT Repossessions, Severity,.. RESERVE GENERAL ASSUMP LRP, Recovery, Economy Index,. WRITE OFF GENERAL RES (Dimensions: Country -> BA -> Product - > SPECIFIC RES (Dimensions: Country -> BA -> Product - > RESERVES_PER_BA Delta_WO, Delta_GR, Delta_SR
OP_TERRITORY MANAGER (Dimensions: Country -> BA -> Terr_Manager- > Product -> Time) Deliveries, Financed units, Penetration, Spread, Purchase Price, RV, DP, Tenor, PMT, New Volume NEW CREDIT PORTFOLIO (Dimensions: Country -> BA-> Terr_manager -> Product -> CP Time - >Time) NET CREDIT PORTFOLIO TOTAL CREDIT PORTFOLIO (Dimensions: Country -> StatisticalItem -> Time) OP_TERRITORY MANAGER INSURANCE (Dimensions: Country -> BA -> Terr_Manager - > Product -> Time) Income, Fee, Penetration, Adjustment OP_GENERAL_ASSUMPTION_BA Early Termination, OPEX Ratio, OPEX Ratio Floorplan, Risk Ratio, Risk Ratio Floorplan, Wherof Ins/Serv/Other COSTS RATIO (Dimensions: Country -> Time) Tax Rate, Deffered Tax, HQ Allocation, Equity Ratio, MinorityInt B_ANI PROFORMA ATROE / FLOORPLAN ANI, IRR, CoF, Spread, OPEX Ratio, Equity Benefit, Tax,.. IS (Dimensions: Country -> BA -> IS -> Time) GROSS CREDIT PORTFOLIO Revenue Cost of Sales Fee Revenue Fee Costs Gross Profit OPEX OFF BALANCE Whereof Allocation from reserves OI Tax Net OI MANAGED ASSETS (Dimensions: Country -> StatisticalItem - > Time) WRITE OFF INPUT Repossessions, Severity,.. RESERVE GENERAL ASSUMP LRP, Recovery, Economy Index,. WRITE OFF GENERAL RES (Dimensions: Country -> BA -> Product - > SPECIFIC RES (Dimensions: Country -> BA -> Product - > RESERVES_PER_BA Delta_WO, Delta_GR, Delta_SR