TYTUŁ PROCEDURY: PROCEDURA AUDITU WEWNĘTRZNEGO Opracował: Imię i nazwisko: Podpis: Pełnomocnik ds. Jakości Elżbieta Klisz Wydał: Imię i nazwisko: Data wydania: Podpis: Burmistrz Miasta Leszek Orpel.09.2004 r. PROCEDURA OBOWIĄZUJE OD DNIA:.0.2004 r. EGZEMPLARZ NR:
2 KARTA ZMIAN Nr Data wprowadzenia Rodzaj wprowadzonej Podpis osoby zatwierdzającej Podpis osoby przyjmującej (właściciela procedury) 2 3 4 5
3. CEL I ZAKRES.. Cel Potwierdzenie zgodności funkcjonowania systemu zarządzania jakością w Urzędzie Miasta z wymaganiami normy i ustanowioną Księgą Jakości (ustanowioną dokumentacją systemu zarządzania) oraz pozyskanie informacji przydatnych do doskonalenia systemu..2. Zakres Procedura określa tryb planowania i przeprowadzania auditów wewnętrznych systemu jakości i dotyczy działalności całego Urzędu Miasta. 2. PODSTAWA I DEFINICJE 2.. Podstawa Norma PN-EN ISO 900:200 Norma PN-EN ISO 9000:2000 Księga Jakości 2.2.Definicje Audit wewnętrzny systematyczny, niezależny i udokumentowany proces zdobycia dowodu i jego obiektywnej oceny w celu określenia zakresu, w jakim kryteria auditu są spełnione. Auditor osoba wykwalifikowana i kompetentna do przeprowadzenia auditu. 3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ Pełnomocnik ds. Jakości jest odpowiedzialny za: wyznaczenie auditorów wewnętrznych i zapewnienie odpowiednich kwalifikacji w zakresie techniki przeprowadzania auditu wewnętrznego, sporządzenie planu auditów wewnętrznych, bieżącą aktualizację oraz nadzór nad wykonaniem auditów wewnętrznych, analizę wyników auditu oraz decydowanie o konieczności przeprowadzenia działań korygujących. Auditorzy są odpowiedzialni za: przeprowadzenie auditu w terminie określonym w planie auditów, powiadomienie auditowanej komórki organizacyjnej o terminie i zakresie auditu co najmniej 0 dni przed planowanym auditem, analizę dokumentów odnoszących się do auditowanego obszaru, sporządzenie listy pytań kontrolnych, przeprowadzenie auditu w sposób obiektywny i bezstronny, odnotowanie dowodów potwierdzających funkcjonowanie systemu lub spostrzeżeń z
4 auditu, sporządzenie raportu z auditu i przekazanie go Pełnomocnikowi ds. Jakości. Auditowani są odpowiedzialni za: udostępnienie auditorowi żądanych dokumentów. 4. OPIS POSTĘPOWANIA 4.. Pełnomocnik ds. Jakości sporządza plan auditów wewnętrznych (formularz nr Ps-02/F) na okres roczny od stycznia do 3 grudnia. Plan należy sporządzić do końca grudnia roku poprzedzającego kolejny okres objęty auditem, z uwzględnieniem wyników wcześniejszych auditów i ważności procesów. Pełnomocnik ds. Jakości ustala plan tak, aby każda komórka organizacyjna była auditowana co najmniej raz w roku. W planie określa się miesiąc, w którym audit powinien być przeprowadzony oraz wyznacza auditora wewnętrznego z uwzględnieniem zasady, że auditor nie powinien auditować własnej pracy. Plan auditów akceptuje Burmistrz Miasta. 4.2. Wyznaczony auditor powiadamia komórkę auditowaną o terminie auditu na 0 dni przed datą planowanego auditu. Przekazuje kopię karty auditu z określeniem daty auditu przez pocztę wewnętrzną do auditowanej komórki. Sporządza listę pytań kontrolnych (formularz nr Ps-02/F3) obejmującą pełny zakres auditu z uwzględnieniem wyników poprzedniego auditu. Listę przedstawia do akceptacji Pełnomocnikowi ds. Jakości. Auditor przeprowadza audit w sposób obiektywny i bezstronny oraz sporządza notatki. Na karcie auditu (formularz nr Ps-02/F2) wpisuje niezgodności występujące w zakresie funkcjonowania auditowanej komórki organizacyjnej, w przypadku ich stwierdzenia. Omawia je z auditowanym i uzyskuje jego pisemne potwierdzenie na karcie auditu. Na zakończenie auditu organizowane jest spotkanie z kierownikiem komórki w celu omówienia wyników auditu i uzyskanie jego pisemnego potwierdzenia na karcie auditu. Auditowany (kierownik) może odmówić podpisania karty auditu, w takim wypadku sporządza notatkę wyjaśniającą, którą auditor dołącza do raportu. 4.3. Auditor omawia z Pełnomocnikiem ds. Jakości przebieg i wyniki auditu. Pełnomocnik podejmuje decyzję czy istnieje konieczność podjęcia działań korygujących i dokonuje zapisu na karcie auditu. 4.4. W razie konieczności podjęcia działań korygujących Pełnomocnik nakazuje sporządzenie karty działań korygujących zgodnie z procedurą działań korygujących Ps-04. Auditorzy przygotowują Raport z auditu i opisują w nim niezgodności i spostrzeżenia, a następnie dostarczają go Pełnomocnikowi ds. Jakości do akcetacji. Kopia zatwierdzonego przez Pełnomocnika ds. Jakości raportu zostaje przekazana kierownikowi auditowanej komórki w celu analizy. Kierownik auditowanej komórki akceptuje Raport z auditu.
5 5. ZAPISY 5..Pełnomocnik sporządza i podpisuje Grafik auditów. 5.2.Pełnomocnik ds. Jakości podpisuje Plan auditów zapis w formie parafy z datą. 5.3.Burmistrz Miasta zatwierdza Plan auditów zapis w formie parafy z datą. 5.4.Parafa Auditora na Liście pytań kontrolnych. 5.5.Parafa Pełnomocnika ds. Jakości na Liście pytań kontrolnych. 5.6.Parafa Auditora na Identyfikacji dowodów z auditu. 5.7.Parafa Pełnomocnika ds. Jakości na Identyfikacji dowodów z auditu. 5.8.Akceptacja Karty auditu przez Pełnomocnika ds. Jakości - zapis w formie parafy z datą. 5.9.Podpisy osób auditowanych potwierdzające przyjęcie niezgodności zapis w formie podpisu z datą. 5.0.Potwierdzenie przez Pełnomocnika ds. Jakości podjęcia decyzji w sprawie działań korygujących na Karcie auditu - zapis w formie parafy z datą. 5..Raport z auditu podpisuje auditor, auditowany lub kierownik auditowanej komórki oraz Pełnomocnik ds. Jakości zapisy w formie parafy wraz z datą. 6. WYKAZ FORMULARZY 6.. Grafik auditów. 6.2. Plan auditów wewnętrznych na rok... 6.3. Lista pytań kontrolnych. 6.4. Identyfiakacja dowodów z auditu. 6.5. Karta auditu wewnętrznego.