Marek Jabłoński Spółka Jawna ul. Sulechowska 37 65-022 Zielona Góra Tel: +48 68 452 4430 +48 68 452 4890 +48 68 452 4892 Fax: +48 68 452 4431 e.mail: info@impeks.com.pl www.impeks.com.pl Zielona Góra, dnia 05.02.2010 Projekt Wdrożenie nowoczesnego systemu B2B w firmie Impeks w celu poprawy efektywności współpracy z partnerami biznesowymi współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Działanie 8.2 Dotacje na innowacje USER REQUIREMENTS Zestawienie wymagań użytkownika dla informatycznego systemu zarządzania przedsiębiorstwem transportowym.
W związku z realizacją projektu Wdrożenie nowoczesnego systemu B2B przez firmę Impeks w celu poprawy efektywności współpracy z partnerami biznesowymi, dofinansowanego ze środków unijnych w ramach programu operacyjnego innowacyjna gospodarka działanie 8.2 wspieranie elektronicznego biznesu B2B, przedstawiamy poniżej zestawienie wymagań i funkcjonalności systemu informatycznego. Prosimy o zapoznanie się z poniższym wymogami i przedstawienie możliwości oraz oferty cenowej na napisanie systemu zgodnego z naszym zapotrzebowaniem. 1. Wymagania podstawowe System musi być przygotowany do pracy w środowisku opartym na architekturze serwer klient. Serwer wykorzystuje system operacyjny WINDOWS SERVER 2003. Wśród klientów wyróżnia się klientów wewnętrznych, znajdujących się w wewnętrznej sieci LAN użytkownika systemu, oraz klientów zewnętrznych posiadających ograniczony dostęp do wyznaczonych funkcjonalności systemu poprzez sieć internetową. Stanowiska klientów wewnętrznych w nieograniczonej liczbie pracują w środowisku WINDOWS XP Professional. Stanowiska klientów zewnętrznych mogą pracować w środowiskach WINDOWS innych niż XP. Architektura systemu musi zakładać gromadzenie pełnej bazy danych na serwerze i udostępnianie jej klientom wewnętrznym jak i zewnętrznym zarówno do przeglądania jak i pełnej lub częściowej edycji. System musi być zintegrowany z mapą Map&Guide 2010 w zakresie wizualizacji położenia pojazdów oraz możliwości pomiaru odległości od pojazdu do wyznaczonego punktu. System musi mieć możliwość importu danych z zewnętrznego serwera gromadzącego dane o pozycji pojazdów na podstawie monitoringu GPS System musi być zsynchronizowany z systemem finansowo księgowym (FK) wdrożonym w firmie Impeks. 2. Funkcjonalności systemu opis podstawowy - Obsługa zleceń: wycena, planowanie, monitoring wykonania GPS, fakturowanie, płatności - Obsługa poleceń wyjazdu: planowanie i weryfikacja trasy GPS, szacowanie opłacalności, rozliczenie kosztów i gotówki, obliczenie diet GPS na podstawie trasy - Komunikacja tekstowa SMS i GPRS, wysyłka zleceń, nawigacja - Monitoring położenia zlecenia dla klienta - Ewidencja pojazdów, naczep, kierowców, kart kredytowych, karnetów TIR, zezwoleń, dokumentów CMR, analiza trasy i rozliczenie paliwa - Terminarz zdarzeń wg czasu i przebiegu: badania, przeglądy, certyfikaty - Rozbudowany planer zleceń uwzględniający stan przydziału zleceń, odległości, serwisy, urlopy - Analiza trasy GPS, porównanie z planem i monitoring położenia - Raporty zbiorcze Strona 1
3. Opis funkcjonalności systemu moduł podstawowy Ewidencje System musi posiadać trzy główne ewidencje bazy danych dotyczące - kontrahentów - pracowników (kierowców) - pojazdów Ewidencja kontrahentów System musi posiadać edytowalną ewidencję kontrahentów. Użytkownik musi mieć możliwość nieograniczonego dodawania i usuwania kontrahentów. Baza danych kontrahentów wykorzystywana będzie przy realizacji i wyfakturowywaniu zleceń, prowadzeniu rozrachunków oraz korespondencji. System musi umożliwiać blokowanie kontrahenta przez administratora, tak aby użytkownicy wewnętrzni nie mogli prowadzić transakcji z zablokowanymi klientami. Atrybuty ewidencji kontrahentów: - pełna nazwa kontrahenta - nazwa skrócona - pełne dane teleadresowe, w tym adres e-mailowy używany do przesyłania automatycznych raportów z przebiegu trasy - numer identyfikacji podatkowej, numer NIP dla kontrahentów polskich, nr identyfikacyjny dla kontrahentów z Unii Europejskiej - numer regon dla kontrahentów krajowych - określenie konta - określenie warunków fakturowania usług, w tym - rodzaj faktury (VAT dla krajowych, nie VAT dla unijnych) - waluta frachtu i waluta płatności - termin i forma płatności - numer konta na jaki ma wpływać należność - przyporządkowanie tabeli kursów walut wg preferencji kontrahenta - przyporządkowanie numerów rejestracyjnych pojazdów kontrahentów posiadających atrybut przewoźnika. - przyporządkowanie kontrahenta do danych systemu finansowego Ewidencja pracowników System musi posiadać edytowalną ewidencję pracowników (kierowców). Użytkownik musi mieć możliwość nieograniczonego dodawania i usuwanie pracowników. Baza danych pracowników wykorzystywana będzie przy realizacji zleceń, prowadzeniu rozrachunków, rozliczaniu wyjazdów oraz korespondencji. Atrybuty ewidencji pracowników: - określenie danych podstawowych osobowych pracownika, Strona 2
- określenie danych teleadresowych pracownika - określenie numerów NIP i PESEL pracownika - określenie daty urodzenia pracownika - określenie dokumentów osobowych pracownika (dowód osobisty, prawo jazdy, paszport itd.), wraz z ich numerami oraz terminami ważności - możliwość edytowania dowolnej ilości dokumentów - baza danych skanów dokumentów osobowych pracownika - baza danych wzoru podpisu pracownika - określenie sposobu rozliczania podróży służbowych w tym wartości diety, wartości ryczałtów Ewidencja pojazdów System musi posiadać edytowalną ewidencję pojazdów wykorzystywanych przez użytkownika. Użytkownik musi mieć możliwość nieograniczonego dodawania i usuwania kontrahentów. Baza danych pojazdów wykorzystywana będzie przy realizacji i wyfakturowywaniu zleceń, rozliczaniu wyjazdów oraz obsłudze warsztatowej i technicznej. Atrybuty ewidencji pojazdów: - podział pojazdów na pojazdy motorowe (ciągniki siodłowe i samochody) oraz ciągnione (naczepy i przyczepy) - przyporządkowanie czasowe lub stałe pojazdów motorowych do do ciągnionych - określenie numerów rejestracyjnych pojazdów - określenie numerów VIN pojazdów - określenie typu, marki i modelu pojazdu - określenie numeru silnika - określenie roku produkcji - określenie masy własnej pojazdu - określenie wymiarów skrzyni ładunkowej - określenie ładowności pojazdu - określenie normy zużycia paliwa, podstawowej jak i podwyższonej - określenie dokumentów pojazdu (dowód rejestracyjny, ubezpieczenie itd.) wraz z numerami i datą ważności - możliwość nielimitowanej edycji dokumentów pojazdu - określenie planu obsługowego oraz planu napraw pojazdu - określenie przyporządkowanego i wydanego wyposażenie do pojazdu - prowadzenie ewidencji wyposażenia Strona 3
Przyjęcie zlecenia Zlecenie może być przyjęte przez użytkownika ręcznie lub elektronicznie. W przypadku przyjęcia zlecenia ręcznego użytkownik systemu (klient wewnętrzny) musi posiadać możliwość wpisania zlecenia do rejestru zleceń. Zlecenie musi posiadać następujące atrybuty: - numer zlecenia własnego kolejny w rejestrze zleceń - numer zlecenia zleceniodawcy - określenie zleceniodawcy - określenie przewożonego ładunku - masa przewożonego ładunku - data załadunku - określenie miejsca załadunku w postaci kraju, kodu pocztowego, miejscowości, ulicy, nazwy firmy - możliwość określania nieograniczonej ilości miejsc załadunku - określenie miejsca rozładunku w postaci kraju, kodu pocztowego, miejscowości, ulicy, nazwy firmy - możliwość określania nieograniczonej ilości miejsc rozładunku - określenie waluty i kwoty frachtu - możliwość określania kwoty frachtu na podstawie kwoty umownej, kwoty za tonę, km, godzinę itp. Realizacja zlecenia przydział zlecenia do pojazdu Decyzja o przydziale zlecenia do odpowiedniego pojazdu jest kluczową sprawą dla utrzymania niskich kosztów realizacji zlecenia. System ma za zadanie wspomóc dyspozytora przedstawiając listę preferowanych pojazdów w zależności od aktualnej pozycji oraz już realizowanych przez nie zleceń. System na podstawie aktualnych pozycji ciągników, stopnia ukończenia wykonywanych przez nie zleceń, pozycji załadunku oraz uwarunkowań czasowych, tworzy tabelę preferowanych ciągników. Dyspozytor na podstawie przedstawionych wariantów oraz swojej wiedzy dokonuje przyporządkowania pojazdu do zlecenia. Dyspozytor musi mieć możliwość przyporządkowania zarówno pojazdu własnego jak też pojazdu obcego należącego do podwykonawcy. Atrybuty realizacji zleceń: - określenie numeru rejestracyjnego pojazdu realizującego zlecenie - określenie numeru rejestracyjnego naczepy realizującej zlecenie - określenie kierowcy realizującego zlecenie Atrybuty realizacji zleceń w przypadku realizacji zewnętrznej (spedycyjnej) - określenie przedsiębiorcy realizującego zlecenie - określenie numerów rejestracyjnych ciągnika i naczepy - określenie warunków handlowych, ceny za fracht, warunków płatności, podziału ryzyka i odpowiedzialności Strona 4
Monitoring realizacji zlecenia Każde zlecenie opisane jest przez jego status wykonania od zleceń wprowadzonych przez realizowane do zakończonych. Na podstawie danych z bazy danych GPS system ma za zadanie automatycznie generować raporty o: - przyjeździe pojazdu na miejsce rozpoczęcia zlecenia - wyjeździe z miejsca załadunku, - dojeździe do kluczowych punktów trasy. Kluczowymi punktami trasy są punkty zdefiniowane przez użytkownika. - dojeździe do miejsca docelowego - wyjeździe z miejsca rozładunku Dodatkowo cały czas obliczany jest dystans do rozładunku, który pozwala oszacować czas zakończenia zlecenia. Powyższa analiza przebiegu trasy ma być dostępna za pomocą B2B dla klienta zewnętrznego. Dodatkowo, na każde żądanie klienta wewnętrznego lub zewnętrznego system musi udostępniać wycinek z mapy z bieżącym położeniem pojazdu. Zakończenie realizacji zlecenia i rozliczenie Po zakończeniu realizacji zlecenia system umożliwia dokonanie rozliczenia wyjazdu. Wyróżniamy dwa rodzaje rozliczeń. Pierwsze to rozliczenie zewnętrzne dla klienta zewnętrznego, drugie to rozliczenie wewnętrzne wyjazdu. Po zakończeniu realizacji zlecenia system winien zarejestrować takie atrybuty zlecenia jak: - numery dokumentów przewozowych - daty wystawienia tych dokumentów System musi również umożliwić weryfikację wpisanych już poprzednio danych, w szczególności: - daty rozładunku i załadunku - masa przewożonego ładunku Rozliczenie zewnętrzne kończy się wystawieniem faktury za wykonaną usługę. System pozwala wystawić fakturę za zrealizowane zlecenie, automatycznie tworząc jej opis z danych ze zlecenia. Zawartość danych określa administrator w ustawieniach trybu pracy. Faktury muszą posiadać następujące atrybuty: - określenie odbiorcy pobór danych ze zlecenia oraz bazy danych kontrahentów - określenie rodzaju dokumentu dla celów podatku VAT Strona 5
- określenie konta, na które ma wpłynąć zapłata za usługę - określenie terminu i sposobu zapłaty za usługę - określenie typu przychodu - określenie daty wystawienia faktury - określenie daty sprzedaży - określenie daty przyjętej do przeliczenia kursu waluty - określenie tabeli kursu waluty - import wartości waluty z tabeli kursów - import danych z realizacji zlecenia wybór danych na podstawie ustawień administratora. - import stawek za fracht ze zlecenia transportowego - rozliczenie podatku VAT - wygenerowanie dokumentu faktury w różnych wariantach walutowych, zależnie od preferencji odbiorcy - możliwość wydruku dokumentu w różnych wersjach językowych, co najmniej w języku polski i angielskim. System tworzy też bazę danych dokumentów przewozowych związanych z realizacją poszczególnego zlecenia. Dokumenty w oryginale skanowane są do pliku pdf przez pracownika firmy Impeks. Plik pdf umieszczony zostaje w bazie danych pod linkiem skierowującym bezpośrednio do danego zlecenia. Plik ten będzie używany podczas wymiany informacji za pomocą B2B. Rozliczenie wewnętrzne wyjazdu Po zakończeniu trasy złożonej z kilku zleceń użytkownik musi mieć możliwość dokonania rozliczenia całego wyjazdu. Rozliczenie ma na celu określenie rentowności wykonanych usług transportowych, a także wyliczenie należności przypadających kierowcom z tytułu odbywania przez nich podróży służbowych, jak też i weryfikację przejechanej trasy w stosunku do uzyskanego frachtu oraz sprawdzenie norm zużytych materiałów pędnych. Analiza trasy ma umożliwić szybką weryfikację danych z karty drogowej. Weryfikacja obejmuje dystans wg trasy lub tachografu oraz dane dotyczące paliwa jak poziomy na wyjeździe i przyjeździe, zużycie i spalanie. Wymagania stawiane przy rozliczaniu tras: - import danych z bazy danych zleceń oraz faktur - import danych z bazy danych o transakcjach paliwowych - import danych z bazy danych o transakcjach autostradowych - import danych z bazy danych GPS w zakresie przebytej trasy - import danych z bazy danych GPS o miejscach przekroczenia granic państwowych, postojach, tankowaniach oraz innych zdarzeniach drogowych mających wpływ na rozliczenie wyjazdu. Strona 6
- możliwość dopisywania własnych danych dot. wyjazdów, w tym kosztów, przychodów, punktów przekroczenia granic, rozchodów i przychodów gotówkowych - możliwość edycji danych zaimportowanych z baz danych - możliwość weryfikacji wyników trasy Najważniejszym czynnikiem kosztowym podczas wykonywania zlecenia są przejechane kilometry. System musi pozwolić na porównanie zaplanowanej trasy z trasą rzeczywistą na dwa sposoby: graficznie na mapie oraz analitycznie przez porównanie poszczególnych dystansów między miejscami zleceń. Na podstawie rozliczenia tras generowane muszą być raporty, których atrybuty generuje administrator lub użytkownik. W raportach tych wyróżniamy: - raporty finansowe wskazujące rentowność wykonanych usług transportowych w oparciu o dane przychodowe uzyskane ze zleceń i faktur oraz danych kosztowych zaimportowanych z baz danych oraz wyedytowanych ręcznie. - raporty paliwowe wskazujące zużycie paliwa w podziale na poszczególne samochody, trasy i kierowców, tworzone w oparciu o dane uzyskane z baz danych GPS, baz danych o transakcjach paliwowych oraz danych wyedytowanych ręcznie. - raporty rankingowe tworzone z posiadanych danych na podstawie atrybutów użytkownika. Obliczenie należności z tyt. wyjazdów służbowych System ma za zadanie automatycznie obliczać świadczenia przysługujące kierowcom z tytułu pobytu w podróży służbowej. System automatycznie oblicza pozycję na podstawie przebiegu trasy ograniczonej datą wyjazdu i przyjazdu na poleceniu wyjazdu. Korzystając z dokładnego cyfrowego obrysu granicy polski. System ma określić dokładną datę przekroczenia granicy na wyjeździe i przyjeździe do kraju. Kraj docelowy wyjazdu ma być obliczany, jako najdalszy punkt podróży. Umożliwione musi być obliczenie diet, nawet dla kilkukrotnych wyjazdów bez powrotów do bazy. Atrybuty obliczania diet: - aktualizowana baza danych wytycznych prawnych związanych z rozliczaniem podróży służbowych - import danych o czasie pobytu poza miejscem zamieszkania i za granica z bazy danych GPS. Możliwość, weryfikowania, edytowania bądź nanoszenia tych danych ręcznie. - import danych z bazy danych kierowców - import danych z bazy danych warunków rozliczania należności za podróże służbowe - rozliczanie zaliczek i wydatków gotówkowych Strona 7
Prowadzenie rozrachunków System prowadzi rejestr wystawionych dokumentów sprzedaży (faktur VAT, faktur nievat, not obciążeniowych i innych). W rejestrze odnotowywane są płatności. Użytkownik dokonuje ewidencji płatności ręcznie bądź przy pomocy importu z systemu finansowego lub systemu bankowego. W ramach prowadzonych rozrachunków system generuje raporty o: - rozliczonych fakturach - nierozliczonych fakturach - łącznie nierozliczonych i rozliczonych fakturach Raporty te wykonywane są z podziałem na: - kontrahentów - grupy kontrahentów (krajowi i zagraniczni) - zaległości przeterminowane i w terminie - wg daty wystawienia faktury lub daty załadunku W przypadku wystąpienia przeterminowań, system generuje raporty automatyczne. System daje możliwość wystawiania wezwań do zapłaty importując dane o fakturach z bazy danych faktur. Wezwania generowane mogą być w co najmniej dwóch wersjach językowych, polskiej i angielskiej. Weryfikacja terminów System w oparciu o posiadane bazy danych musi prowadzić ciągłą weryfikację ubiegających terminów. Weryfikacja dotyczy zarówno terminów określonych czasem (terminy płatności kontrahentów, terminy badań technicznych, ważności uprawnień, ważności dokumentów itd.) dotyczących, kontrahentów, pracowników oraz taboru, a także terminów określonych przebiegiem (terminy obsług technicznych i napraw itp.). Przypomnienia o ubiegających terminach mają być wyświetlane użytkownikowi z określonym przez administratora wyprzedzeniem. Przekroczenie terminu musi być sygnalizowane użytkownikowi aż do momentu ustania przeterminowania. Weryfikacja terminów dotyczy zdarzeń określonych na pojazdach, naczepach i kierowcach z progiem wygaśnięcia i progiem alarmu. Przykładem serwisów są np.: Badania techniczne, przeglądy serwisowe, certyfikaty, legalizacje, badania psychologiczne, paszporty, umowy o pracę itp. Progi wygaśnięcia lub alarmu mogą być zdefiniowane na podstawie dat lub przebiegu pojazdu. Typy różnych terminów można dowolnie edytować. Strona 8
Planowanie operacyjne System posiada aktywny planer oparty na osi czasu. Palner stanowi wizualizację przyjętych do realizacji oraz realizowanych zleceń w funkcji czasu. Na osi poziomej oznaczone są poszczególne punkty w czasie (w kolejności rok, miesiąc, dzień, godzina, minuta). W osi pionowej określone są zarejestrowane pojazdu użytkownika. Po wpisaniu zlecenia do realizacji i przyporządkowaniu go do pojazdu, zlecenie automatycznie nanoszone jest na planer w postaci paska realizacji. Planer określa czas wykonywania zlecenia, jego stan i przebieg w postaci graficznej. Początek realizacji (data i ew. godzina) stanowią początek paska realizacji dla danego pojazdu. Palnowany czas zakończenia realizacji stanowi koniec paska realizacji. W przypadku zleceń zakończonych, końcem paska jest dokładna data i data zakończenia realizacji zlecenia. Pasek realizacji zleceń w trakcie realizacji musi być odróżniony kolorystycznie od pasków zleceń zrealizowanych i planowanych do realizacji. W planerze znajdują się również informacje o wszelkich ubiegających terminach dotyczących zarówno taboru jak i floty. Użytkownik planując pracę pojazdów w sposób przejrzysty widzi wszelkie ograniczenia występujące dla każdego z pojazdów. Planer jest interaktywny. Wraz z postępem realizacji zlecenia, zmiany stanu przenoszone są na pasek realizacji. Użytkownik może przybliżać i oddalać zakres czasu wyświetlanego na ekranie. Po kliknięciu na pasek realizacji system przechodzi do zlecenia w formie pisemnej. Kliknięcie odpowiedniej ikony na planerze powoduje wyświetlenie mapy z bieżącą pozycją pojazdu. Planowanie techniczne Użytkownik ma możliwość zaplanowania prac technicznych na pojazdach. Dział techniczny mając wiedze o koniecznych naprawach nanosi informację o ich terminie określonym za pomocą daty lub przebiegu na planer. Użytkownik uzyskuje wsparcie systemu poprzez graficzne zobrazowanie zaplanowanej naprawy, dzięki czemu może tak planować pracę taboru, aby w określonym czasie dokonać koniecznych obsług czy napraw. Komunikator System musi być wyposażony w komunikator do komunikowania się pomiędzy użytkownikiem systemu a kierowcą znajdującym się w pojeździe. Zakłada się dwie możliwości realizacji komunikacji 1. Wymiana informacji odbywa się pomiędzy modemem GPS a telefonem komórkowym kierowcy. W tym przypadku informacja przenoszona jest drogą sms-ową. 2. Wymiana informacji odbywa się pomiędzy modemem GPS a urządzeniem onboard znajdującym się w pojeździe. W tym przypadku informacja przenoszona jest jako pakiet danych GPRS. Strona 9
W ramach niniejszego projektu realizowany będzie wariant nr 1 jednak, ze względu na możliwość rozbudowy w przyszłości, system musi być przygotowany również na realizację wariantu nr 2. Atrybuty komunikatora - komunikator umożliwia edycję wiadomości tekstowych, które wysyłane są na telefon komórkowy kierowcy. - dane ze zlecenia takie jak: adres i data załadunku, miejsce przeznaczenia i data rozładunku przenoszone są automatycznie do komunikatora. Użytkownik dokonuje weryfikacji i ostatecznej akceptacji przed wysłaniem komunikatu do kierowcy. - wiadomości przesyłane przez kierowcę docierają bezpośrednio do komunikatora w systemie i są widoczne dla użytkownika. - komunikator prowadzi rejestr wiadomości wysłanych i odebranych. - komunikator prowadzi rejestr potwierdzeń odebrania wiadomości. - historia korespondencji dostępna jest dla użytkownika w każdym momencie. - wiadomości przyporządkowywane są do poszczególnych zleceń. - odebranie wiadomości sygnalizowane jest na monitorze każdego z użytkowników - komunikator umożliwia przekierowywanie wiadomości na zdefiniowane numery telefonów po godzinach pracy biura. Jako przygotowanie do wariantu 2, komunikator umożliwia przesyłanie do onboard unit informacji o adresie załadunku i rozładunku. On-board-units pełniące funkcje nawigacji, wykorzystują uzyskane dane do wyznaczenia kierowcy drogi przejazdu do miejsca za i rozładunku. Strona 10
4. Opis funkcjonalności systemu moduł B2B Realizacja projektu wymiany informacji B2B ma na celu usprawnienie i zautomatyzowanie wymiany informacji, a w konsekwencji polepszenie procesów biznesowych zachodzących pomiędzy użytkownikiem firmą Impeks a jej partnerami. Obszar zainteresowania dla automatycznej wymiany informacji B2B dotyczy następujących stref: 1. Składanie i przyjmowanie zleceń transportowych. Partnerzy użytkownika będą przesyłać zlecenia za pomocą systemu elektronicznie. Dyspozytor Impeks, jako użytkownik systemu dokonuje weryfikacji zlecenia i za pomocą systemu, elektronicznie, potwierdza je klientowi do realizacji. Kontrahent będzie mógł poprzez elektroniczny dostęp do bazy samochodów firmy Impeks, informacji o ich położeniu i planowanych trasach, efektywniej zaplanować swoje zlecenie i dostosować je do możliwości firmy Impeks. Atrybuty wymiany informacji o zleceniu - wymiana informacji realizowana jest poprzez interface systemu firmy Impeks oraz systemu kontrahenta. Należy przygotować aplikację, która pozwoli użytkownikowi kontrahenta wyeksportować z systemu przez niego użytkowanego do systemu Impeks ramkę z informacjami dotyczącymi zlecenia. Informacje te zawierają dane miejsca załadunku, datę i czas załadunku, miejsce rozładunku, datę i czas rozładunku, wysokość frachtu. - nadejście zlecenia sygnalizowane jest użytkownikowi alarmem. - użytkownik dokonuje weryfikacji i potwierdza lub odrzuca uzyskane zlecenie. - w przypadku przyjęcia, zlecenie w systemie przechodzi automatycznie do katalogu zleceń do realizacji i po przydzieleniu pojazdu przechodzi do katalogu zleceń realizowanych - kontrahent otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zlecenia do realizacji - w przypadku odmowy realizacji, informacja taka przesyłana jest kontrahentowi - w przypadku braku możliwości realizacji wymiany danych przez interface systemu kontrahenta należy stworzyć aplikację instalowaną u kontrahenta. Aplikacja umożliwiać będzie wprowadzenie danych bezpośrednio do systemu firmy Impeks, z pominięciem sytemu kontrahenta. - zakłada się stworzenie interface u łączących bezpośrednio system Impeks z systemem klienta dla kluczowych klientów firmy Impeks. Dla klientów okazjonalnych dopuszcza się wymianę informację poprzez aplikację instalowaną na komputerze kontrahenta. 2. Monitoring stanu realizacji zlecenia. Kontrahenci firmy Impeks będą otrzymywać za pomocą systemu informacje o stanie realizacji swojego zlecenia. System będzie generował automatyczne raporty w momencie dotarcia pojazdu do miejsca załadunku, po wyjeździe z miejsca załadunku, oraz w momencie dotarcia transportu do miejsca przeznaczenia, a także po jego opuszczeniu Atrybuty wymiany informacji o stanie realizacji zlecenia - informacja o stanie realizacji zlecenia dociera do klienta w postaci wiadomości e-mail na zdefiniowany przez kontrahenta adres e-mailowy. Strona 11
- informacja o stanie realizacji zlecenia może na życzenie klienta docierać do niego w postaci krótkiej wiadomości sms wysyłanej na zdefiniowany przez niego nr telefonu komórkowego. - system pozyskuje dane nt. stanu realizacji zlecenia na podstawie informacji o pozycji pojazdu uzyskanych z bazy danych GPS. - w przypadku zainstalowania aplikacji systemu Impeks na komputerze kontrahenta, aplikacja ta może alternatywnie wyświetlać ww. komunikaty na ekranie komputera klienta zewnętrznego. 3. Monitoring położenia transportu na mapie Europy. Kontrahenci będą mieli też dostęp w czasie rzeczywistym do informacji o tym gdzie aktualnie znajduje się transport z ich ładunkiem oraz jaką trasą się porusza. Klienci będą mogli zobaczyć aktualne położenie swojego transportu na interaktywnej mapie. Atrybuty wymiany informacji o położeniu pojazdu - informacja o położeniu pojazdu dociera do klienta w postaci wiadomości e- mail na zdefiniowany przez kontrahenta adres e-mailowy. E-mail z informacją generowany jest poprzez system firmy Impeks na żądanie przesłane przez kontrahenta drogą e-mailową. - w przypadku zainstalowania aplikacji systemu Impeks na komputerze kontrahenta, aplikacja ta umożliwi kontrahentowi wygenerowanie pozycji pojazdu na mapie bezpośrednio na komputerze klienta zewnętrznego. - klient zewnętrzny może generować raporty o położeniu w dowolnym czasie, o dowolnej porze bez ograniczeń ilościowych. 4. Obieg dokumentów transportowych. System firmy Impeks ma za zadanie zapewnić elektroniczną wymianę danych w zakresie dokumentów transportowych jak i rozrachunkowych. Po zakończeniu realizacji zlecenia i po obróbce dokumentów transportowych, pracownik Impeks generuje fakturę. Kontrahent może elektronicznie pobrać zarówno fakturę jak i zeskanowane dokumenty związane z realizacją zlecenia. Atrybuty wymiany dokumentów - aplikacja instalowana na komputerze kontrahenta umożliwia na żądanie klienta zewnętrznego pobranie faktury w wersji pdf. - aplikacja instalowana na komputerze kontrahenta umożliwia na żądanie klienta zewnętrznego pobranie dokumentów przewozowych w wersji pdf. - faktury pobierane są bazy danych faktur tworzonej przez system, natomiast dokumenty przewozowe pobierane są z bazy danych dokumentów zeskanowanych przyporządkowanych do danego zlecenia i danej faktury. - dla kluczowych klientów firmy impeks należy przygotować interface umożliwiający eksport faktury z systemu Impeks bezpośrednio do systemu finansowo księgowego kontrahenta. Interface może być wykonany jedynie za zgodą kontrahenta. - eksport realizowany jest na żądanie kontrahenta. Strona 12
5. Etapy realizacji projektu Projekt zakłada trzy etapy realizacji. I ETAP Przygotowanie systemu bazowego spełniającego wymagania pkt 3. II ETAP Przygotowanie wstępnego projektu systemu B2B, weryfikacja systemów kontrahentów w celu ustalenia możliwości przygotowania aplikacji zewnętrznych. Przeprogramowanie urządzeń GPS zainstalowanych w pojazdach firmy Impeks w celu przekazywania informacji niezbędnych dla funkcjonowania systemu. III ETAP Wdrożenie kompletnego modułu B2B wg. Pkt 4. Integracja całości systemu. Testy. Zakończenie projektu. 6. Postanowienia końcowe zapytanie ofertowe Kryterium wyboru dostawcy: - cena cel: najniższa waga: 45% - czas realizacji projektu* cel: najkrótszy waga: 45% - doświadczenie potwierdzające możliwość wykonania zadania cel: największe waga: 10% * Uwaga, nieprzekraczalny czas realizacji projektu ubiega 31.01.2012r. Oferty na wykonanie systemu należy składać w terminie do 10.03.2010r. Oferta musi być ważna przez okres min 90 dni od chwili złożenia. Warunki płatności: wartość projektu podzielona zostaje na trzy równe części odpowiadające trzem etapom, o których mowa w pkt. 5. Zapłata każdej z części następować będzie po zakończeniu każdego z etapów z osobna. Sposób dostarczenia oferty: osobiście, listownie, faksem lub e.mailem. W przypadku pytań bądź wyjaśnień jestem do Państwa dyspozycji pod adresem e- mailowym m.jablonski@impeks.com.pl, lub telefonem komórkowym +48 500 200 735 Oczekując odpowiedzi od Państwa, pozostaję Z poważaniem Marek Jabłoński. Egzemplarz dla firmy: Strona 13