Strona 1 z 11 PROJEKT ŁÓDZKIEJ AGENCJI ROZWOJU REGIONALNEGO ul. Tuwima 22/26, 90-002 Łódź, tel.: 042 664 37 96, fax: 042 664 37 50 e-mail: aniolybiznesu@larr.lodz.pl, www.larr.lodz.pl Załącznik nr 5 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia Budowa Aplikacji internetowej w ramach realizacji projektu pod nazwą Gildia Aniołów Biznesu. 1. Cel aplikacji Aplikacja ma na celu wsparcie procesu kojarzenia projektów biznesowych z inwestorami oraz wsparcie przepływu dokumentów i zarządzania kontaktami. 2. Pojęcia 2.1. Projektodawca - osoba lub firma zgłaszająca projekt do aplikacji 2.2. Anioł Biznesu - podmiot inwestujący środki w projekty zgłoszone w aplikacji 2.3. Administrator - osoba obsługująca proces kojarzenia Projektodawcy z Aniołem Biznesu ze strony ŁARR 3. Opis procesów 3.1. Załącznik nr 4 opisuje procesy kojarzenia Projektodawcy i Anioła Biznesu oraz obieg dokumentów między nimi. 3.2 Definiowane są następujące procesy: rejestracja Projektodawcy, rejestracja Projektów, weryfikacja projektów, rejestracja Aniołów Biznesu, obsługa Komunikacji. 4. Rejestracja Projektodawcy 4.1. Formularz rejestracyjny Projektodawcy jest dostępny publicznie. Projektodawcy dokonując samodzielnej rejestracji z wykorzystaniem formularza zgodnie z Załącznikiem nr 1 Formularz rejestracji Projektodawcy. Wymagane jest, aby na tym etapie dla Projektodawcy załoŝone zostało konto w Aplikacji identyfikowane przez: unikalną nazwę uŝytkownika adres email oraz hasło
Strona 2 z 11 4.2. Wymagane jest aby proces rejestracji oraz logowania zgodny był z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych. 4.3. WaŜne jest, aby Projektodawca mógł : samodzielnie zmienić hasło, samodzielnie ustalić nowe hasło w przypadku jego zapomnienia. wystosować Ŝądanie skasowania konta do Administratora, który będzie manualnie usuwać konto z aplikacji. 5. Rejestracja Projektów 5.1. Proces rejestracji projektów dostępny będzie dla zalogowanych Projektodawców zgodnie z Załącznikiem nr 2 Formularz rejestracji Projektu. Pola Formularza są opatrzone podpowiedziami widocznymi po najechaniu nad odpowiednie pole. Administrator ma moŝliwość pełnego zarządzania podpowiedziami. Zakłada się, Ŝe Projektodawca moŝe zarejestrować wiele Projektów. Projektodawca moŝe dołączyć do Projektu pliki, które powinny być widoczne dla Administratora i przypisane do tego projektu. Po zarejestrowaniu Projektu przesyłany jest on do oceny. Na etapach weryfikacyjnych Projekt moŝe zostać zaakceptowany lub przesłany do uzupełnienia. Projektodawca moŝe edytować projekt w następujących sytuacjach: nie jest on jeszcze zgłoszony do weryfikacji lub został odesłany do uzupełnienia. 5.2. Warunkiem zarejestrowania Projektu i wysłania go do Administratora jest jego walidacja przez Aplikację, czyli weryfikacja wypełniania wszystkich pól zgodnie z limitem znaków oraz typem danych. Projektodawca moŝe usunąć projekt ze swojego profilu. Nie powoduje to jednak usunięcia Projektu z bazy danych. Usunięcie Projektu oznacza ukrycie go w Aplikacji. 6. Weryfikacja Projektów 6.1. Weryfikacja projektu zostaje dokonana na podstawie informacji zebranych od Projektodawcy i konsultacji wewnętrznych między Administratorami w procesie komunikacji. Na obu etapach oceny merytorycznej Administrator moŝe ustawić ocenę dla danego etapu. MoŜliwe oceny to: Pozytywna. UmoŜliwia przejście projektu do II etapu oceny merytorycznej.
Strona 3 z 11 Negatywna. Odrzuca projekt i uniemoŝliwia zmianę oceny. Projekt kierowy jest do archiwum. Do uzupełnienia. UmoŜliwia Projektodawcy uzupełnienie projektu a Administratorowi zmianę oceny. Cała zawartość Projektu wraz z załączonymi dokumentami powinna być wersjonowana. KaŜda wybrana ocena generuje automatyczny email do projektodawcy z adekwatna treścią. MoŜliwość opatrzenia oceny komentarzem z uzasadnieniem oceny komentarz widoczny dla Administratorów. Taki sam proces odbywa się podczas II etapu oceny merytorycznej. II etap oceny jest moŝliwy tylko jeśli ocena I etapu jest pozytywna. 7. Rejestracja Aniołów Biznesu 7.1. Formularz Zgłoszeniowy Aniołów Biznesu jest dostępny publicznie. Anioły Biznesu dokonują samodzielnej rejestracji z wykorzystaniem formularza zgodnie z Załącznikiem nr 3 Formularz Zgłoszeniowy Anioła Biznesu. Jeśli Formularz został w pełni wypełniony, adres dodawany jest do bazy danych. Administrator otrzymuje informacje o nowym zgłoszeniu. 7.2. Dostęp do bazy projektów jest uruchamiany przez Administratora po spotkaniu i podpisaniu dokumentów. Konieczna jest opcja załączania podpisanych dokumentów do adresu, widocznego dla Administratora i Anioła Biznesu. 7.3. Administrator ma moŝliwość dodania nowego adresu Anioła Biznesu manualnie. 7.4. Hasło dostępowe do bazy projektów generowane jest automatycznie i wysyłane do Anioła Biznesu. Podczas pierwszego logowania Anioł Biznesu musi zmienić hasło. Procedura jak przy odzyskiwaniu hasła. 8. Funkcjonalności poszczególnych ról 8.1. Funkcjonalności dostępne w profilu Anioła Biznesu: Widok i edycja własnych danych rejestracyjnych Zmiana filtrów do otrzymywania projektów. Funkcjonują następujące filtry: o Projekty rekomendowane przez Administratora o Projekty wg wybranych preferencji Przedział inwestycji
Strona 4 z 11 Lokalizacja inwestycji BranŜa Czas trwania inwestycji Lista nowych projektów przedstawiona w formie tytułu, 1-zdaniowego skrótu z opisu, daty wpłynięcia. Kliknięcie w projekt umoŝliwia przejście do pełnego opisu projektu i dostęp do przynaleŝnych mu załączników. Wpłynięcie nowego projektu do profilu Anioła generuje automatyczny email z kopią na jego prywatną przypisaną do profilu skrzynkę email. Narzędzie komunikacji z Administratorem w postaci forum przypisanego do danego projektu. Narzędzie komunikacji z Administratorem w trybie ogólnym nie przypisanym do konkretnego projektu. Komunikacja moŝliwa jest wyłącznie przez stronę internetową. Kopie postów są wysyłane na indywidualne skrzynki email uŝytkowników. Zbiorcza lista wszystkich nowych wiadomości z for dotyczących ogólnej komunikacji i projektów po kliknięciu przeniesienie do forum pod projektem lub do narzędzia komunikacji ogólnej Zmiana statusu projektu, powodująca automatyczne przeniesienie projektu do odpowiedniego folderu jak w pkt. niŝej. MoŜliwe statusy to: o Projekty w ocenie o Ocenione pozytywnie o Projekty odrzucone o Moje inwestycje Drzewko folderów z projektami: o Folder Projekty w ocenie o Folder Ocenione pozytywnie o Folder Projekty odrzucone o Folder Moje inwestycje Email z informacją, Ŝe na liście projektów został dodany nowy projekt wg wybranych preferencji Eksport projektu do formatu PDF całej zawartości kartoteki
Strona 5 z 11 Dostęp do załączników projektu MoŜliwość wystawienia oceny punktowej projektu Rejestracja historii działań w projekcie 8.2 Funkcjonalności dostępne w profilu Projektodawcy: Widok i edycja własnych danych rejestracyjnych Rejestracja Projektu Narzędzie komunikacji z Administratorem w postaci forum przypisanego do danego projektu. Narzędzie komunikacji z Administratorem w trybie ogólnym nie przypisanym do danego projektu. Komunikacja moŝliwa jest wyłącznie przez stronę internetową. Kopie postów są wysyłane na indywidualne skrzynki email uŝytkowników. Zbiorcza lista wszystkich nowych wiadomości z for dotyczących ogólnej komunikacji i projektów po kliknięciu przeniesienie do forum pod projektem lub do narzędzia komunikacji ogólnej. Automatyczne powiadomienia o zmianie statusu zgłoszonego projektu. Rejestracja historii działań w projekcie 8.3 Funkcjonalności Administratora: Komunikacja z Anioła Biznesu, Projektodawcą i innymi administratorami w formie komunikacji ogólnej lub w kontekście projektu. Komunikacja wewnętrzna między Administratorami musi być w pełni archiwizowana w aplikacji oraz odbywać się w desktopowej części aplikacji MoŜliwość kopiowania tematów z forum prowadzonym z jednym Projektodawcą lub Aniołem Biznesu do forum prowadzonego z innym Projektodawcą lub Aniołem Biznesu. Dokumentacja działań dotyczących projektu poprzez wpisy w projekcie powiązane z długością wykonania Dostęp, przesyłanie i zarządzanie wszelkiego rodzaju dokumentami pomiędzy Administratorami
Strona 6 z 11 MoŜliwość skanowania, tworzenia, zapisywania i wyszukiwania dokumentów oraz przypisywania ich do projektów i adresów Dostęp, wyszukiwanie i zarządzanie bazą adresową oraz bazą projektów Dostęp i zarządzanie danymi dotyczącymi danego projektu i adresu MoŜliwość dodawania i zarządzania terminami w terminarzach Anioła Biznesu, Projektodawcy i projektu. Terminarz kaŝdego Administratora z moŝliwością ustawiania terminów pojedynczych, seryjnych oraz grupowych wraz z przypomnieniami o terminach Narzędzie generowania auto powiadomień o projektach, niedokończonych przez Projektodawcę lub projektach, które nie spotkały się z zainteresowaniem Anioła Biznesu. Narzędzie raportowania umoŝliwia diagnozowanie procesów zachodzących w systemie. Kryteria diagnozy to: o Ilość rejestracji projektodawców firmy o Ilość rejestracji projektodawców osoby fizyczne o Ilość rejestracji Aniołów Biznesu o Ilość złoŝonych projektów o Ilość projektów odrzuconych/zaakceptowanych po: I Etapie oceny II Etapie oceny Ocenie Anioła Biznesu o BranŜa złoŝonych projektów o Wnioskowany kapitał do inwestycji o Suma wnioskowanego kapitału inwestycji o Lokalizacja inwestycji Narzędzie umoŝliwia łączenie zmiennych i generowanie zestawień w formie wykresów i tabel. Edycja treści automatycznych wiadomości. Zintegrowane narzędzie obsługujące komunikację zewnętrzną (E-mail) i wewnętrzną Administratorów oraz wymianę dokumentów między nimi opierające się wspólną bazę danych.
Strona 7 z 11 MoŜliwość przypisywania komunikacji do konkretnych projektów oraz adresów MoŜliwość definiowania praw dostępu Administratorów do projektów, adresów i dokumentów Panel Administratora dostępna przez VPN do pracy zdalnej Narzędzie rozpoznawania tekstu ze skanowanych dokumentów 9. Pozostałe funkcjonalności 9.1. Do obsługi wyŝej wymienionego procesu zidentyfikowano następujące funkcjonalności, będące przedmiotem zamówienia: Mechanizm rejestracji uŝytkowników wraz z jego udostępnieniem dla poszczególnych ról w systemie. Hasło uŝytkownika zgodne z Ustawą o ochronie danych osobowych. Mechanizm autentykacji. Formularze publicznie dostępne muszą być zabezpieczone mechanizmami uniemoŝliwiającymi korzystanie z nich przez automaty. Podczas rejestracji konieczne jest wpisanie tekstu z pliku graficznego. Mechanizm przypomnienia hasła funkcjonalność polegać będzie na ustaleniu hasła tymczasowego oraz przesłaniu go w mailu do Projektodawcy lub Anioła Biznesu. NaleŜy zwrócić uwagę, Ŝe niedopuszczalne jest przechowywanie hasła w bazie danych i aplikacji w sposób jawny. Mechanizm zmiany hasła Karta Projektodawcy o dane Karty projektodawcy pochodzą z formularza rejestracyjnego zgodnie z Załącznikiem nr 1. o zawartość pól słownikowych zostanie ustalona na etapie projektu, o w przypadku wpisania wartości do pola kod pocztowy automatycznie podpowiadana jest wartość pola miasto na podstawie słownika. UŜytkownik ma moŝliwość wpisania innej wartości Karta Projektu o zakres informacyjny Karty projektu zgodnie z Załącznikiem nr 2, o Projektodawca ma moŝliwość edycji karty Projektu tylko wtedy gdy ma on odpowiedni status (przed jego przesłaniem do dalszego obiegu
Strona 8 z 11 w chwili rejestracji lub gdy kierowany jest do poprawki zgodnie z diagramem 1). NiezaleŜnie od tego uŝytkownik ma moŝliwość zapisu projektu bez przesłania do dalszego etapu. o Do formularza mogą być dołączone załączniki pliki binarne np. Excel, Word etc. Na potrzeby projektu technicznego zakłada się liczbę maksymalnie 10 plików, max. 10MB kaŝdy. Pliki powinny być widoczne i dostępne dla kaŝdego Administratora. o Administrator posiada dostęp do dodatkowych cech Projektu, takich jak.: jedna ocena punktowa, pole uwagi dodatkowe załączniki, Pola te nie są widoczne dla pozostałych ról o Administrator posiada moŝliwość uruchomienia dodatkowych akcji na Karcie projektu, które zmieniają ich status zgodnie z diagramem obiegu dokumentu. Statusy zostaną doprecyzowane na etapie projektu. Przykładowe to : Nowy Po I etapie pozytywny Po I etapie negatywny Po I etapie do uzupełnienia Po II etapie pozytywny Po II etapie negatywny Po II etapie do uzupełnienia Rejestr Projektów Słowniki zawartość pól słownikowych ustalona zostanie na etapie projektu. Administrator ma moŝliwość zmiany zawartości słowników. Załączniki binarne kaŝdy załącznik binarny posiada swój opis edytowany i prezentowany w systemie. Mechanizm wersjonowania projektów i przeglądania wersji dostępny dla Administratora. Mechanizm logowania i autentykacji
Strona 9 z 11 Terminarz. Funkcjonalność pozwalająca Administratorowi określać i opisywać terminy i informować o nich Projektodawców i Anioły Biznesu w ich profilach. Dostęp do wszystkich danych oraz plików zebranych przez system dla wszystkich Administratorów w zaleŝności od praw dostępu MoŜliwość zmiany i dopasowania lokalnego interfejsu aplikacji Administratorów przez nich samych Aplikacja dostępna jest z urządzeń mobilnych typu PDA. Wersja ta powinna oferować podstawowe funkcjonalności: o MoŜliwość przeglądania projektów wraz z ich charakterystykami o MoŜliwość czytania i pisania wiadomości w komunikacji ogólnej bądź dotyczącej projektu o Przeglądanie terminarza Wyszukiwanie pełno tekstowe w bazie danych Listy adresowe (dla seryjnej korespondencji, emaili, faxów). Drukowanie seryjne na bazie kontaktów z bazy danych Automatyczne łączenie obiektów (np. Email, Fax z procesem i/lub adresem). 10. Wymagania dodatkowe 10.1. Aplikacja będzie gromadzić i przetwarzać dane osobowe. W związku z tym wymagane jest spełnienie kryteriów wyznaczonych w ustawie o ochronie danych osobowych. 10.2. Zabezpieczenie rejestracji projektodawcy elementem antybootowy. 10.3. Konieczny jest projekt graficzny interface u uŝytkownika na stronie internetowej. 10.4. Wymagane jest połączenie Aplikacji ze stroną internetową wykonaną w technologii ASP.net. 10.5. Przeprowadzenie szkolenia z oprogramowania dla 8 Administratorów 10.6. Aplikacja musi być oparta o bezpieczną bazę danych. 10.7. Dostęp przez stronę internetową dla Aniołów Biznesu i Projektodawców jak i aplikacja desktopowa muszą uŝywać tej samej bazy danych. 10.8. Wymagane jest zapewnienie wsparcia technicznego, w ramach którego Wykonawca świadczyć będzie świadczyć usługi opieki technicznej nad systemem oraz wprowadzać
Strona 10 z 11 modyfikacje w wymiarze 150 godzin efektywnej pracy informatyka do 31 sierpnia 2012 roku. Wymagane jest przedstawienie osobnej wyceny wsparcia technicznego. Koszt wsparcia nie moŝe przekroczyć 25% wartości brutto Aplikacji. 11. Wymagania technologiczne 11.1. ZałoŜenia wydajnościowe 200 projektodawców per rok 20 projektów per projektodawca per rok 200 aniołów biznesu per rok 10000 postów na forum per rok 8 Administratorów 11.2 Instalację aplikacji na komputerach Administratorów oraz instalację dostępu dla Aniołów Biznesu i Projektodawców na serwerze naleŝy wkalkulować w ofertę. 11.3 Zabezpieczenie systemu certyfikatem SSL. Opłatę za tę czynność naleŝy wkalkulować w ofertę. 11.4 Strona internetowa dostępna dla Aniołów Biznesu oraz Projektodawców musi być wykonana w technologii ASP.net 11.5 Część systemu wraz ze wszystkimi danymi oraz opisanymi funkcjami musi być dostępna w aplikacji desktopowej, na stacjach roboczych Administratorów, bez konieczności łączenia się z Internetem 11.6 Aplikacja powinna umoŝliwiać zmianę ustawień i wyglądu interfejsu, dodawanie nowych funkcji, pól do bazy danych i okien dialogowych, oraz umoŝliwiać późniejsze łatwe zmiany, dopasowania i rozszerzania funkcjonalności przez Administratorów lub Wykonawcę. 12 Kluczowe funkcjonalności 12.1 Rejestrowanie danych w bazie danych składanych przez stronę internetową. 12.2 Mechanizm rejestracji procesów zachodzących w systemie w bazie danych. 12.3 Narzędzie analizy i raportowania umoŝliwiające diagnozowanie procesów zachodzących w systemie poprzez łączenie zmiennych i generowanie zestawień w formie wykresów i tabel. 12.4 Panel Administratora dostępny przez VPN do pracy zdalnej
Strona 11 z 11 12.5 Zabezpieczenie procesów rejestracyjnych i logowania certyfikatami SSL oraz mechanizmami antybootowymi. 12.6 Mechanizm wersjonowania projektów rejestrowanych w bazie danych. 12.7 Wyszukiwanie pełno-tekstowe w bazie danych dostępne dla Administratorów. 12.8 Integracja części lokalnej aplikacji ze stroną internetową. 12.9 Łączenie obiektów na podstawie danych zebranych w procesie rejestracji. 12.10 Mechanizm publikowania zdefiniowanych treści z bazy danych na stronie internetowej. 12.11 Prowadzenie i rejestracja komunikacji tekstowej Administratorów z uŝytkownikami przez stronę internetową. 12.12 Narzędzie rozpoznawania tekstu ze skanowanych dokumentów dostępne dla Administratora. 12.13 Zintegrowane narzędzie obsługujące komunikację zewnętrzną (E-mail) i wewnętrzną Administratorów oraz wymianę dokumentów między nimi opierające się wspólną bazę danych. Wykaz załączników do Opisu przedmiotu zamówienia: Załącznik nr 1 Formularz rejestracyjny Projektodawcy Załącznik nr 2 Formularz rejestracji Projektu Załącznik nr 3 Formularz rejestracji Anioła Biznesu Załącznik nr 4 Diagram procesu