LSZ-4110-01-02/2013 R/13/002 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

LSZ-4110-01-02/2013 R/13/002 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Jednostka przeprowadzająca kontrolę Kontroler Jednostka kontrolowana R/13/002 Realizacja dochodów z tytułu opłaty skarbowej w okresie od 1 stycznia 2011 r. do 31 grudnia 2012 r. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Szczecinie Małgorzata Chabiniak, starszy inspektor kontroli państwowej upowaŝnienie do kontroli nr 85837 z dnia 16 kwietnia 2012 r. (dowód: akta kontroli str. 1-2) Urząd Miasta i Gminy Myślibórz 1 ul. Rynek im. Jana Pawła II 1, 74-300 Myślibórz Kierownik jednostki kontrolowanej Arkadiusz Janowicz Burmistrz Miasta i Gminy w Myśliborzu (dowód: akta kontroli str. 3-4) Ocena ogólna Uzasadnienie oceny ogólnej II. Ocena kontrolowanej działalności NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie z nieprawidłowościami 2 działalność Gminy Myślibórz 3 w zakresie realizacji dochodów z tytułu opłaty skarbowej w okresie od 1 stycznia 2011 r. do 31 grudnia 2012 r. PowyŜszą ocenę uzasadniają: prawidłowy pobór opłat skarbowych od realizowanych przez Gminę czynności urzędowych i wydawanych zaświadczeń, wszczynanie i prowadzenie czynności windykacyjno - egzekucyjnych zaległych naleŝności, a takŝe wydawanie zasadnych decyzji o stwierdzenie zwrotu / nadpłaty opłaty skarbowej. Ujawnione w toku kontroli nieprawidłowości dotyczyły: 1) pobrania (w trakcie kontroli NIK) w jednym na 50 zbadanych przypadków zaległej opłaty skarbowej w kwocie 107 zł oraz niepobrania odsetek w wysokości 21,57 zł, 2) dopuszczenia do nieterminowej zapłaty opłaty skarbowej w przypadku 5 spraw, 3) opóźnień w podejmowaniu czynności windykacyjnych wynoszących od 76 do 1.169 dni - w związku z otrzymanymi od organów administracji i sądów informacjami o przypadkach nieuiszczenia naleŝnych opłat skarbowych, 4) przekroczenia w 10 przypadkach (z 14 zbadanych) ustawowych terminów wydawania decyzji o stwierdzeniu zwrotu / nadpłaty w opłacie skarbowej z jednoczesnym brakiem zawiadamiania strony o przyczynach niezałatwienia sprawy i wskazania nowego terminu, 5) nierzetelnego sporządzenia sprawozdania Rb-27S za III kwartał 2012 r. poprzez zawyŝenie o 119 zł naleŝności z tytułu opłaty skarbowej, co jednak nie miało wpływu na roczną sprawozdawczość budŝetową, 6) nienaliczania i nieewidencjonowania w księgach rachunkowych Urzędu odsetek z tytułu zaległości w opłacie skarbowej na koniec kaŝdego kwartału, 7) niekompletnych zapisów księgowych dotyczących kosztów upomnień. 1 dalej Urząd 2 NajwyŜsza Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna. JeŜeli sformułowanie oceny ogólnej według proponowanej skali byłoby nadmiernie utrudnione, albo taka ocena nie dawałaby prawdziwego obrazu funkcjonowania kontrolowanej jednostki w zakresie objętym kontrolą, stosuje się ocenę opisową, bądź uzupełnia ocenę ogólną o dodatkowe objaśnienie 3 dalej Gminy 2

Uwagi NIK dotyczą niedokonania korekty nieprawidłowej adnotacji urzędowej dotyczącej zapłaty opłaty skarbowej w przypadku 1 sprawy (z 50 zbadanych). Opis stanu faktycznego Ustalone nieprawidłowości III. Opis ustalonego stanu faktycznego 1. Pobór opłaty skarbowej Wysokość dochodów z opłaty skarbowej uzyskanych przez Gminę wyniosła: - w 2011 r. 652.397,65 zł, co stanowiło 1,18% dochodów wykonanych ogółem (55.429.042,88 zł), - w 2012 r. 597.406,01 zł, co stanowiło 1,01% dochodów wykonanych ogółem (58.998.645,99 zł). (dowód: akta kontroli str. 18, 286-311) Prawidłowość poboru opłat skarbowych - w kwocie ogółem 1.393 zł - zweryfikowano na podstawie wybranych do analizy 50 spraw realizowanych w Gminie, w tym zbadano: 1) 20 czynności urzędowych, tj. decyzji administracyjnych o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu. Decyzje te wydawał Wydział Gospodarki Komunalnej, Budownictwa i Działalności Gospodarczej Urzędu. Opłaty skarbowe pobrano w 9 przypadkach na podstawie części I ust. 51 pkt 1 i 2 oraz części I ust. 8 załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej 4. W 11 przypadkach czynność urzędowa nie podlegała opłacie skarbowej na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy. 2) 14 zaświadczeń o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości, 8 zaświadczeń o wielkości uŝytków rolnych gospodarstwa rolnego, 13 zaświadczeń o figurowaniu lub niefigurowaniu w ewidencji podatników podatku rolnego. Zaświadczenia wydawał Referat podatków, opłat i kontroli wewnętrznej jednostek organizacyjnych Urzędu. Opłaty skarbowe pobierano na podstawie części II ust. 8 oraz części II ust. 21 załącznika do ustawy. Zaświadczenia o figurowaniu lub niefigurowaniu w ewidencji podatników podatku rolnego (13) nie podlegały opłacie skarbowej na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 lit. b, c i g ustawy. W 49 sprawach stawki opłaty skarbowej ustalono (obliczono) prawidłowo, a naleŝne opłaty skarbowe zostały uiszczone, w tym w 5 przypadkach nieterminowo. W jednym przypadku opłatę skarbową uregulowano w trakcie kontroli NIK. W 49 sprawach dokonano takŝe poprawnych adnotacji urzędowych o zwolnieniu (wyłączeniu) bądź uiszczeniu opłaty skarbowej, zgodnie z wymogami określonymi w art. 8 ust. 3 ustawy oraz 3 ust. 1 i 4 ust. 1 pkt 1 i 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej 5. W jednym przypadku adnotacja urzędowa nie była prawidłowa. (dowód: akta kontroli str. 5-10, 19-24) W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyŝej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Decyzja o warunkach zabudowy nr GKB.6730.139.2011.GK z dnia 8.03.2012 r. została wydana przez Wydział Gospodarki Komunalnej, Budownictwa i Działalności Gospodarczej Urzędu pomimo braku uiszczenia opłaty skarbowej. Obowiązek jej zapłaty (w dniu 02.11.2011 r.) wynikał z art. 1 ust. 1 pkt 1 lit. a oraz art. 6 ust. 2 ustawy. NaleŜną opłatę skarbową w wysokości 107 zł (kwota bez odsetek) uregulowano 18.04.2013 r., tj. w trakcie kontroli NIK. NaleŜne i nieuiszczone do dnia zakończenia kontroli odsetki wyniosły 21,57 zł. (dowód: akta kontroli str. 45-51) Skarbnik Gminy Beata Pampuchowicz wyjaśniła: Pracownik odpowiedzialny nie potrafi wyjaśnić dlaczego nie została pobrana opłata skarbowa wynika to z przeoczenia pracowników zajmujących się sprawą. Telefoniczne wezwano inwestora do uzupełnienia naleŝnej opłaty; opłata została uiszczona 18.04.2013 r. (dowód: akta kontroli str. 313, 319, 332) 4 Dz. U. z 2012 r. poz. 1282 j.t. ze zm., dalej ustawy 5 Dz. U. Nr 187, poz. 1330, dalej rozporządzenia 3

2. W przypadku 5 decyzji o warunkach zabudowy (nr GKB.6730.20.2011.GK 6, GKB.6730.43.2011.GK 7, GKB.6730.67.2012.GK 8, GKB.6730.139.2011.GK 9, GKB.6730.92.2012.GK 10 ) opłata skarbowa nie została uiszczona w terminie określonym w art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy, zgodnie z którym obowiązek zapłaty opłaty skarbowej od czynności urzędowej powstaje z chwilą dokonania zgłoszenia lub złoŝenia wniosku o dokonanie czynności urzędowej. (dowód: akta kontroli str. 25-58) Skarbnik Gminy Beata Pampuchowicz wyjaśniła: Przy wszczynaniu postępowania pracownik telefonicznie wzywał inwestora do uzupełnienia wniosku o opłatę skarbową informując jednocześnie, Ŝe nieuiszczenie opłaty w ciągu 7 dni od wezwania skutkuje brakiem rozpatrzenia wniosku. Inwestor prosił, by nie wstrzymywać postępowania obiecując jednocześnie, Ŝe uzupełni naleŝną opłatę jak najszybciej. Po zebraniu wszystkich materiałów sprawdzono, Ŝe w dalszym ciągu brak jest w aktach potwierdzenia uiszczenia naleŝnej opłaty, więc powtórnie telefonicznie pracownik wezwał do uiszczenia opłaty; opłaty uiszczono przed wydaniem decyzji. (dowód: akta kontroli str. 313-323) Ustalono, Ŝe w aktach ww. spraw brak jest udokumentowania czynności wzywania inwestora do wniesienia opłaty. (dowód: akta kontroli str. 25-58) Skarbnik Gminy Beata Pampuchowicz wyjaśniła: Adnotacje o telefonicznym wezwaniu Inwestora do uiszczenia naleŝnej opłaty pracownik robił na wnioskach ołówkiem. Z chwilą gdy wniosek został uzupełniony o potwierdzenie wniesienia przedmiotowej opłaty, adnotację wymazywał. (dowód: akta kontroli str. 320) Czynności organu podatkowego, z których nie sporządza się protokółu, a które mają znaczenie dla sprawy lub toku postępowania, utrwala się w aktach w formie adnotacji podpisanej przez pracownika dokonującego tych czynności (art. 177 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa 11 ). Uwagi dotyczące badanej działalności Ocena cząstkowa 1. Na decyzji o warunkach zabudowy nr GKB.6730.92.2012.GK z dnia 28.11.2012 r. dotyczącej budynku mieszkalnego i dobudowy garaŝu odnotowano nie podlega opłacie skarbowej na podstawie art. 2 ust.1 pkt 2 12 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2012 r., poz. 1282 ze zm.), mimo, Ŝe decyzja podlegała opłacie skarbowej w wysokości 107 zł (na podstawie części I ust. 8 załącznika do ustawy) i opłata ta została uregulowana. (dowód: akta kontroli str. 52-58) Skarbnik Gminy Beata Pampuchowicz wyjaśniła: Wniosek pierwotnie dotyczył budownictwa mieszkaniowego zwolnionego z opłaty. W trakcie toczącego się postępowania w dn. 1.10.2012 r. inwestor rozszerzył wniosek o dobudowę do budynku mieszkalnego garaŝu. W związku z wątpliwościami, czy powinna być uiszczona opłata w takim przypadku nie wzywano inwestora do jej zapłaty. Po zebraniu stosownych uzgodnień przygotowano decyzję z adnotacją Ŝe nie wymagana jest opłata skarbowa. Przed wydaniem decyzji pracownik znalazł wyrok sądowy 13, z którego wynikało, Ŝe musi być uiszczona opłata skarbowa w wysokości 107 zł. Oplata została uiszczona 29.11.2012 r. i w tym samym dniu wydano decyzję. Nie dokonano na decyzji korekty zapisu pobranej opłaty skarbowej. (dowód: akta kontroli str. 313, 318-320, 324-330) NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia realizację zadań Gminy dotyczących poboru opłat skarbowych, mimo stwierdzonych nieprawidłowości. 6 data złoŝenia wniosku - 9.03.2011 r. data zapłaty - 1.04.2011 r. 7 data złoŝenia wniosku - 21.04.2011 r. data zapłaty - 5.05.2011 r. 8 data złoŝenia wniosku -29.05.2012 r. data zapłaty - 25.07.2012 r. 9 data złoŝenia wniosku - 2.11.2011 r. data zapłaty - 18.04.2013 r., 10 data złoŝenia wniosku 1.08.2012 r., data zapłaty - 29.11.2012 r. 11 Dz. U. z 2012 r., poz. 749 j.t., dalej ustawa Ordynacja podatkowa, 12 sprawy dotyczące budownictwa mieszkaniowego nie podlegają opłacie skarbowej 13 wyrok WSA z dnia 28.02.2007 r. sygn. Akt. I SA/Wr 1068/06, 4

Opis stanu faktycznego Ustalone nieprawidłowości 2. Egzekwowanie zaległych naleŝności z tytułu opłaty skarbowej Na podstawie art. 11 ust. 1-3 ustawy w latach 2011-2012 do Urzędu wpłynęło łącznie 18 informacji od organów administracji i sądów 14 o przypadkach nieuiszczenia naleŝnych opłat skarbowych (10 w 2011 r. i 8 w 2012 r.). Na dzień 31 grudnia 2011 r. łączna kwota zaległych opłat skarbowych, o których organ podatkowy został poinformowany wynosiła 855,25 zł (dotyczyła 15 osób/podmiotów), a na dzień 31 grudnia 2012 r. wynosiła 197,20 zł (dotyczyła 12 osób/podmiotów). Wysokość kwot wyegzekwowanych w 2011 r. wyniosła 255 zł (29,81%), w 2012 r. 34 zł (17,22%). W latach 2011-2012: wydano 7 decyzji określających wysokość zobowiązania z tytułu opłaty skarbowej, w tym 4 decyzje dotyczące zobowiązań w opłacie skarbowej, które powstały w latach 2008-2009 i 3 decyzje dotyczące roku 2011; kwoty zobowiązań wynikające z wydanych decyzji określających zostały przypisane w ewidencji księgowej Urzędu, wysłano 7 upomnień na podstawie art. 15 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji 15, wydano 5 decyzji umarzających postępowanie w sprawie określenia opłaty skarbowej na podstawie art. 208 1 ustawy Ordynacja podatkowa 16, wystawiono 2 tytuły wykonawcze dotyczące zobowiązań z tytułu opłaty skarbowej, które powstały w latach 2008-2009. Do 23.05.2013 r. nie została wydana Ŝadna decyzja określająca zobowiązanie podatkowe w opłacie skarbowej powstałe w 2012 r. W 2013 r., w trakcie kontroli NIK, wszczęto 14 postępowań 17 w sprawie określenia wysokości zobowiązań z tytułu opłaty skarbowej powstałych w latach 2011 2012 (na łączną kwotę 510,45 zł) oraz wystawiono 4 tytuły wykonawcze na łączną kwotę 527 zł (15.04.2013 r.). W okresie od 1.01.2011 r. do 20.05.2013 r. postępowania w sprawie określenia zobowiązania z tytułu opłaty skarbowej wszczynano w terminie od 76 do 1.169 dni od daty wpływu do Urzędu stosownych informacji /w latach 2008-2012/. W 8 sprawach (tj. 44,44%) opłata skarbowa została uiszczona po wysłaniu upomnienia lub po wszczęciu postępowania w sprawie określenia opłaty skarbowej. (dowód: akta kontroli str. 59-65, 70-189) W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyŝej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. W okresie od 1.01.2011 r. do 20.05.2013 r. 26 postępowań 18 w sprawie określenia zobowiązania z tytułu opłaty skarbowej zostało wszczętych ze zwłoką, tj. w terminie od 76 do 1.169 dni od daty wpływu do Urzędu stosownych informacji /w latach 2008-2012/, w tym 5 postępowań wszczęto po upływie poniŝej 100 dni 19 (pozostałe 21 postępowań powyŝej 100 dni). (dowód: akta kontroli str. 59-65, 70-189, 315) 14 tj. od Urzędu Skarbowego w Myśliborzu, Sądu Rejonowego w Myśliborzu, Urzędu Stanu Cywilnego w Myśliborzu, Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Myśliborzu, Izby Celnej w Szczecinie, 15 Dz. U. z 2012 r. poz. 1015 j.t. ze zm. 16 opłata została uiszczona po wszczęciu postępowania a przed wydaniem decyzji określającej 17 9 za rok 2012 i 5 za rok 2011 18 100 % postanowień wydanych w ww. okresie 19 9.07.2008 r. (RRP/402-529/2008), wszczęcie postępowania: 02.09.2011 r. tj. po 1150 dniach, 2.07.2008 r. (RRP/402-428/2008) wszczęcie postępowania - 14.09.2011 r. tj. po 1169 dniach, 9.02.2009 r. (RRP./402-36/2009) - 21.09.2011 r. tj. po 954 dniach, 31.08.2009 r. (RRP./402-237/2009) - 6.09.2011 tj. po 736 dniach, 10.01.2011 r. (OB./402-1/11) - 09.11.2011 r. tj. po 303 dniach, 12.01.2011 r. (OB./402-18/11), - 08.11.2011 r., tj. po 300 dniach, 22.09.2011 r. (OB./402-694/11) wszczęcie postępowania w stosunku do 3 podmiotów : 7 i 12.12.2011 r. tj. po 76 i 81 dniach, 7.10.2011r. (OB./402-709/11) - 5

Organ podatkowy winien działać bez zbędnej zwłoki (art. 125 1 i 2 ustawy Ordynacja podatkowa). Egzekucji administracyjnej podlegają podatki, opłaty i inne naleŝności, do których stosuje się przepisy działu III ustawy Ordynacja podatkowa (art. 2 1 pkt 1 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji). W razie uchylania się zobowiązanego od wykonania obowiązku wierzyciel powinien podjąć czynności zmierzające do zastosowania środków egzekucyjnych (art. 6 1 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji). Wierzyciel jest obowiązany do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pienięŝnych ( 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji 20.). Skarbnik Miasta Beata Pampuchowicz wyjaśniła: Nieterminowość występowała w okresie natęŝonych prac, gdzie dostosowanie się do określonych terminów było ograniczone ze względu na ilość wykonywanych zadań w tym okresie. Nastąpiły z przyczyn niezaleŝnych od pracowników. DuŜa rotacja pracowników oraz niewystarczająca w danym okresie ilość pracowników, a takŝe przeciąŝenie na stanowiskach. Pracownicy ze stanowisk do spraw wymiaru podatków zostali przesunięci na stanowiska do spraw księgowości podatkowej. W tym czasie takŝe dwóch pracowników odeszło na zwolnienia oraz urlopy macierzyńskie. Związku z powyŝszym pracownicy, którzy zostali na stanowiskach do spraw wymiaru podatków zostali obciąŝeni dodatkowymi obowiązkami. Pomimo tego nie doszło do przedawnienia, a jedynie do wydłuŝenia okresu dochodzenia dochodów. Zgodnie z art. 70 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.( ) (dowód: akta kontroli str. 314-323) W toku kontroli ustalono, Ŝe wszczynanie postępowań w sprawie określenia wysokości opłaty skarbowej po upływie od 76 do 1.169 dni od daty wpływu informacji o jej nieuiszczeniu, skutkowały nieujęciem w ewidencji księgowej kwot nieuregulowanej opłaty skarbowej w wysokości 330,25 zł w roku 2011 i 197,20 zł w roku 2012. W konsekwencji kwot tych nie moŝna było wykazać - jako naleŝności Gminy w sprawozdaniach budŝetowych odpowiednio za rok 2011 i 2012 21. (dowód: akta kontroli str. 18, 254-263, 264-276) Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego naleŝy wprowadzić, w postaci zapisu, kaŝde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Odnosząc się do ww. ustaleń kontroli Skarbnik Gminy Beata Pampuchowicz wyjaśniła: ( ) Brak jest podstaw prawnych do ujęcia w ewidencji podatkowej kwot wynikających z informacji wpływających do tut. Urzędu na podstawie art. 11 ust. 3 ustawy o opłacie skarbowej. Informacje o przypadkach nieuiszczenia naleŝnej opłaty skarbowej spływają do Urzędu z błędnymi danymi oraz po terminie wskazanym w art. 11 ustawy o opłacie skarbowej, co zostało potwierdzone w toku kontroli. Ustawodawca nie nakazuje organowi podatkowemu przypisywania tych naleŝności na podstawie spływających informacji, lecz obliguje organ podatkowy do przeprowadzenia postępowania podatkowego, zgodnie z postanowieniami ustawy Ordynacja podatkowa. Obowiązek taki ciąŝy na organie podatkowym dopiero po zakończeniu postępowania i wydaniu decyzji. Wówczas naleŝy w ewidencji księgowej naleŝność z tego tytułu wykazać. Po to ustawodawca dał moŝliwość i instrumenty prawne dla organów podatkowych, aby mogły dochodzić swych naleŝności, aŝ 5 lat wstecz. Nadmieniam, 19.04.2013 r. tj. po 560 dniach, 2.11.2011 r. (OB./402-824/11) - 18.04.2013 r. tj. po 533 dniach, 12.11.2011 r. (OB./402-935/11) - 15.05.2013 r. tj. po 550 dniach, 4.02.2011 r. (NB.TS.0716-19/2011)- 22.04.2013 r. tj. po 808 dniach, 4.11.2011 r., BOŚ.6341.80.2011.WW, - 15.05.2013 r. tj. po 558 dniach, 7.09.2011 r. (A.072-1/09) - 13.12.2011 r., tj. po 97 dniach, 6.09.2011 r. (A.072-1/09) wszczęcie postępowania w stosunku do 3 podmiotów -12.12.2011 r., tj. po 97 dniach i 14.12.2011 r., tj. po 99 dniach, 10.12.2012 r. (A.072-1/09) - 20.05.2013 r. tj. po 161 dniach, 9.01.2012 r. (OB./402-8/12) -15.05.2013 r. tj. po 492 dniach, 17.02.2012 r. (OB./402-91/12) wszczęcie postępowania w stosunku do 3 podmiotów - 15.05.2013 r. tj. po 453 dniach, 29.02.2012 r. (NB.TS.0716-118/2012) wszczęcie postępowania w stosunku do 4 podmiotów - 20.05.2013 r. po 202 / 203 dniach. 20 Dz. U. Nr 137, poz..1541 ze zm. 21 dokonywanie przypisu w ewidencji księgowej zaległych naleŝności z tytułu opłaty skarbowej odbywało się w momencie wydania decyzji określającej jej wysokość 6

iŝ brak przypadków, aby organ podatkowy doprowadził do przedawnienia naleŝności z tego tytułu, jedynie podjął czynności z opóźnieniem, ale z dobrym efektem, poniewaŝ większość tych naleŝności wpłynęła na rachunek dochodów. (dowód: akta kontroli str.314-323) Zadania związane z windykacją i egzekucją zaległych opłat skarbowych realizował Referat Podatków, Opłat i Kontroli Wewnętrznej Jednostek Organizacyjnych 22 podlegający bezpośrednio Skarbnikowi Gminy. (dowód: akta kontroli str. 5-12) Ocena cząstkowa Opis stanu faktycznego Ustalone nieprawidłowości NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność Gminy w zakresie egzekwowania zaległych naleŝności z tytułu opłaty skarbowej, mimo stwierdzonych nieprawidłowości. 3. Dokonywanie zwrotu opłaty skarbowej W latach 2011-2012 wydane zostały 52 decyzje (po 26 w roku 2011 i 2012) w sprawie zwrotu opłaty skarbowej (na podstawie art. 9 ust. 1 pkt 1-2 ustawy). Kwota dokonanych zwrotów opłaty skarbowej wyniosła odpowiednio 7.216 zł (2011 r.) i 4.466 zł (2012 r.). Liczba wydanych decyzji w sprawie nadpłaty opłaty skarbowej (na podstawie art. 72 1 pkt 1 i art. 73 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa) wyniosła w 35 (16 w 2011 r. i 19 w 2012 r.). Kwota zwróconych nadpłat wyniosła odpowiednio 790 zł i 1.399 zł. Analiza prawidłowości dokonywania zwrotu opłat skarbowych w latach 2011-2012 przeprowadzona na podstawie wybranych do badania 14 decyzji na łączną kwotę 5.872 zł wykazała, Ŝe: - wszystkie decyzje były zasadne i zgodne z przepisami art. 9 ust. 1-3 ustawy lub art. 72 1 pkt 1 i art. 73 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa oraz 6 ust. 1-3 rozporządzenia, - wszystkie decyzje podatkowe wydane zostały przez osobę upowaŝnioną, - 4 decyzje (z 14) wydane zostały w terminie określonym w art. 139 1 ustawy Ordynacja podatkowa; w pozostałych 10 przypadkach terminu nie dotrzymano (a strony nie zostały zawiadomione o przyczynach niezałatwienia sprawy i nowym terminie). (dowód: akta kontroli str. 190-196) W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyŝej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Z 14 badanych decyzji 10 zostało wydanych po upływie od 49 do 135 dni od daty wpływu wniosku o dokonanie zwrotu / nadpłaty 23, w tym 6 decyzji po upływie 60 dni, a strona nie została pisemnie poinformowana o przyczynach niedotrzymania terminu i nowym terminie załatwienia sprawy. Ponadto w 5 badanych sprawach (z 10, w których wzywano wnioskodawców) wezwania do uzupełnienia złoŝonego wniosku o dokonanie zwrotu / nadpłaty kierowano po upływie od 30 do 95 dni od daty wpływu wniosku. 24 (dowód: akta kontroli str. 190-253) Zgodnie z art. 139 1 ustawy Ordynacja podatkowa załatwienie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania dowodowego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niŝ w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niŝ 22 Kierownikiem Referatu do 30.06.2012 r. była Krystyna Kapłan; od 01.07.2012 r. pełniącą obowiązki Kierownika Referatu była Agnieszka Kokiel. 23 decyzje znak: FB-P.3130.11.2011 z dn. 26.05.2011 r. tj. po 51 dniach od daty wpływu wniosku, FB-P.3130.12.2011 z dn. 27.06.2011 r., tj. po 51 dniach od daty wpływu wniosku, FB-P.3130.15.2011 z dn. 25.07.2011 r., tj. po 49 dniach, od daty wpływu wniosku, FB-P.3130.39.2011 z dn. 24.11.2011 r., tj. po 64 dniach od daty wpływu wniosku i po 48 dniach od daty uzupełnienia wniosku (7.10.2011 r.), FB-P.3130.18.2011 z dn. 24.10.2011 r., tj. po 112 dniach od daty wpływu wniosku, po 68 dniach od daty uzupełnienia wniosku (17.08.2011 r.), FB-P.3120.23.2011 z dn. 25.10.2011 r., tj. po 85 dniach od daty wpływu i po 15 dniach od daty uzupełnienia wniosku (10.10.2011 r.), FB-P.3130.7.2012 z dn. 15.06.2012 r., tj. po 135 dniach od daty wpływu i po 36 dniach od daty uzupełnienia wniosku (10.05.2012 r.), FB-P.3130.15.2012 z dn. 14.06.2012 r., tj. po122 dniach od daty i po 38 dniach od daty uzupełnienia wniosku (07.05.2012 r.), FB-P.3130.2.2012 z dn. 21.02.2012 r., tj. po 49 dniach od daty wpływu i po 19 dniach od daty uzupełnienia wniosku (02.02.2012 r.), FB-P.3120.21.2012 z dn. 22.06.2012 r., tj. po 100 dniach od daty wpływu i po 59 dniach od daty uzupełnienia wniosku (24.04.2012 r.). 24 decyzja znak: FB-P.3130.18.2011, wezwanie do uzupełnienia wniosku po 35 dniach od daty wpływu, FB-P.3120.23.2011, wezwanie do uzupełnienia wniosku - 28.09.2011 r., tj. po 58 dniach od daty wpływu, FB-P.3130.7.2012, wezwanie do uzupełnienia wniosku po 77 dniach od daty wpływu, FB-P.3130.15.2012, wezwanie do uzupełnienia wniosku - 18.05.2012 r., tj. po 95 dniach od daty wpływu, FB-P.3120.21.2012, wezwanie do uzupełnienia po 30 dniach od daty wpływu wniosku, 7

w ciągu 2 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. O kaŝdym przypadku niezałatwienia sprawy we właściwym terminie organ podatkowy obowiązany jest zawiadomić stronę, podając przyczyny niedotrzymania terminu i wskazując nowy termin załatwienia sprawy (art. 140 1 ww. ustawy). Skarbnik Miasta Beata Pampuchowicz wyjaśniła: Organ podatkowy nie informował stron postępowania o niezałatwieniu sprawy w terminie ( ). Na przestrzeni lat 2008-2011 była duŝa rotacja pracowników i zmian w referacie podatków i opłat. W związku z tym czynności zarówno wymiarowe, jak i windykacyjne były wykonywane ze znacznym opóźnieniem. W stosunku do kwot większych, a do takich zaliczano opłatę skarbową w kwocie 170,00 zł, pracownicy podejmowali czynności w pierwszej kolejności. W stosunku do pozostałych kwot opłaty skarbowej w wysokości głównie 17,00 zł czynności wymiarowe podejmowane były ze znacznym opóźnieniem. W pierwszej kolejności pracownicy wykonywali zadania związane z wymiarem podatków lokalnych i zwrotem podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej, a dopiero w miarę moŝliwości sprawy związane z opłatą skarbową.( ) (dowód: akta kontroli str. 314-323) Zadania związane z dokonywaniem zwrotu opłat skarbowych realizował Referat Podatków, Opłat i Kontroli Wewnętrznej Jednostek Organizacyjnych podlagający bezpośrednio Skarbnikowi Gminy. (dowód: akta kontroli str. 5-12) Ocena cząstkowa Opis stanu faktycznego Opis stanu faktycznego Ustalone nieprawidłowości NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie działania Gminy dotyczące dokonywania zwrotów / nadpłat opłaty skarbowej, mimo stwierdzonych nieprawidłowości. 4. Udzielanie ulg w zakresie opłaty skarbowej W okresie objętym kontrolą organ podatkowy nie udzielił ulg z tytułu opłaty skarbowej. (dowód: akta kontroli str. 190) 5. Ujmowanie w księgach zaległości z tytułu opłaty skarbowej W latach 2011-2012 kwoty zaległych opłat skarbowych były ujmowane w ewidencji księgowej Urzędu w formie przypisów (jako naleŝności Gminy) na koncie 221. Przypis naleŝności dokonywany był w momencie wydania decyzji określającej jej wysokość. W przypadku uregulowania zaległości dokonywano stosownych odpisów. Kwota naleŝnych i nieuiszczonych opłat skarbowych wyniosła na dzień 31.12.2011 r. - 793 zł, a na 31.12.2012 r. - 759 zł. Kwoty te ujęto w rocznych sprawozdaniach budŝetowych Rb -27S w kolumnach 9 i 10 (naleŝności pozostałe do zapłaty, w tym zaległości) zgodnie z 3 ust. 1 pkt 2, 7 i 8 załącznika nr 39 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej 25. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe w sprawozdaniu Rb-27S za III kwartał 2012 r. kwotę naleŝności zawyŝono o 119 zł. W księgach rachunkowych Urzędu odsetki z tytułu zaległości w opłacie skarbowej naliczano i ewidencjonowano na koniec kaŝdego kwartału, z wyjątkiem odsetek nie przekraczających 6,60 zł. Zapisy księgowe odnoszące się do kosztów upomnień dokonywane były w formie opisowej (opis zawierał numer i datę wystawienia upomnienia). W badanym okresie kwoty zaległych opłat skarbowych nie uległy przedawnieniu i nie dokonywano odpisów z ksiąg z uwagi na przedawnienia zaległych naleŝności z tego tytułu. (dowód: akta kontroli str. 18, 66-69, 254-285) W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyŝej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: 25 Dz. U. Nr 20, poz.103 8

1. W ewidencji księgowej oraz sprawozdaniu Rb-27S za III kwartał 2012 r. naliczono i wykazano odsetki od naleŝności z tytułu opłaty skarbowej w wysokości o 119 zł wyŝszej od kwoty faktycznie naleŝnej. Kwoty wykazane w sprawozdaniu były zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, ale nie były zgodne ze stanem faktycznym. Do dnia 31.12.2012 r. nieprawidłowość skorygowano i nie miała ona wpływu na sprawozdawczość roczną. Sprawozdanie Rb-27S za rok III kwartał 2012 r. podpisali: Burmistrz Arkadiusz Janowicz i Skarbnik Gminy Beata Pampuchowicz. (dowód: akta kontroli str. 66-69, 273-274, 307-309) Kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym. ( 9 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budŝetowej). Skarbnik Gminy Beata Pampuchowicz wyjaśniła: Pracownik po analizie dokumentu zestawienia opłaty skarbowej sporządzonego na 30.09.2012 r. stwierdził błąd w naliczeniu odsetek nadpłatę w kwocie 119,00 zł. Owy błąd wynikł z tego, iŝ jak skopiował dokument dotyczący opłaty skarbowej sporządzonego na 30.06.2013 r. nie usunął kwot odsetek z rubryki 8 dot. Pana J.Z, nie usunął odsetek naliczonych na dzień 30.06.2013 r. w kwocie 83,00 zł, a prawidłowo naliczoną kwotę odsetek w kwocie 89,00 zł wpisał w rubrykę 9, która dot. Pana M.S. (kwota odsetek 83,00 zł tworzy kwotę nadpłaty) oraz w rubryce 10 dot. Pani K.S. nie usunął kwoty odsetek z okresu naliczenia na 30.06.2013 r. w kwocie 36,00 zł (pozostawiona kwota odsetek w kwocie 36,00 zł), a prawidłową kwotę odsetek w kwocie 45,00 zł wpisał w rubrykę 11, która dot. Pana M.S. Odsetki nie wykasowane, tj. 83, 00 zł i 36,00 zł z dokumentu spowodowały błędną nadpłatę w kwocie 119,00 zł. (dowód: akta kontroli str. 331) 2. W badanym okresie w ewidencji księgowej - na koniec kaŝdego kwartału - nie naliczano i nie przypisywano odsetek z tytułu zaległości w opłacie skarbowej, jeśli ich kwota była niŝsza od 6,60 zł, tj. nie przekraczała trzykrotności wartości opłaty pobieranej za traktowanie przesyłki listowej jako przesyłki poleconej (art. 54 1 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa). Zasada nienaliczania odsetek, gdy ich kwota nie przekracza ustawowego limitu znajduje zastosowanie przy dokonywaniu wpłaty zaległości przez podatnika 26. (dowód: akta kontroli str. 66-69, 264-276) Zgodnie z art. 40 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 27 odsetki od nieterminowych płatności nalicza się i ewidencjonuje nie później niŝ na koniec kaŝdego kwartału. 3. W ewidencji księgowej Urzędu koszty upomnienia ujmowane były - w pozycji upomnienia - w formie opisowej z podaniem jego numeru, ale bez wskazania kwoty kosztów upomnienia w wysokości 8,80 zł. W opisie tym wskazywano datę wystawienia upomnienia. (dowód: akta kontroli str. 66-69, 264-276) Zgodnie z art. 15 2 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji obowiązek uiszczenia kosztów upomnienia przez zobowiązanego powstaje z chwilą doręczenia upomnienia. W zapisie księgowym naleŝało ujmować takŝe kwotę kosztów upomnienia oraz datę jego doręczenia jako datę zdarzenia/dokonania operacji gospodarczej, o której stanowi art. 23 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 28 (data wystawienia upomnienia jest datą dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu księgowego art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości). 26 Komentarz do art. 54 ustawy Ordynacja podatkowa, Leonard Etel, stan prawny 15.01.2013 r. - ( ) Zasada nienaliczania odsetek, wówczas gdy ich kwota nie przekracza ustawowego limitu, znajdzie zastosowanie dopiero przy dokonywaniu wpłaty zaległości przez podatnika. Wpłacając zaległość, podatnik samodzielnie musi naliczyć odsetki na dzień wpłaty i gdy nie przekraczają one 6,60 zł - wpłacić samą zaległość, bez odsetek. 27 Dz. U. z 2009 r. Nr 157 poz. 1240. 28 Dz. U. z 2013 r. poz. 330 j.t. ze zm. 9

Odnosząc się do ww. ustaleń kontroli Skarbnik Gminy Beata Pampuchowicz wyjaśniła: Od 2011 r. ewidencja księgowa opłaty skarbowej prowadzona jest ręcznie. W ewidencji tej pracownik księgowości podatkowej ujmuje wszystkie zdarzenia tj. ewidencjonuje decyzje, wpłaty, nalicza odsetki na dany okres sprawozdawczy oraz zapisuje wszystkie dokonane czynności windykacyjne z nią związane. Ewidencja ta obejmuje tylko naleŝności wymagalne tj. naleŝności wynikające z prawomocnych decyzji wydanych na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa i ustawy o opłacie skarbowej. W związku z brakiem obowiązku wykazywania w sprawozdaniach budŝetowych wysokości naleŝnych, a niezapłaconych kosztów upomnień oraz mając na uwadze niezmienną od 2003 r. wysokość kosztów upomnień, w ewidencji podatkowej widnieją jedynie w pozycji upomnienie" zapisy o numerze upomnienia i dacie jego wystawienia, co jednoznaczne wskazuje na obowiązek pobrania tych kosztów w przypadku zapłaty. Natomiast po zapłaceniu tych kosztów w ewidencji księgowej pojawia się zapis w pozycji koszty upomnienia" w wysokości 8,80 zł, co odzwierciedla przedłoŝona kontrolującemu ewidencja opłaty skarbowej za poszczególne okresy 2011-2012. W mojej ocenie w ewidencji księgowej opłaty skarbowej organ podatkowy wykazuje koszty upomnień w pozycji pn. upomnienie". Koszty upomnienia są naleŝnością uboczną i nie podlegają przypisaniu, ani wykazywaniu ich w sprawozdaniu, tak jak odsetki wykonane i naliczone na dany okres sprawozdawczy. Ewidencja ta spełnia wymogi wynikające z ustawy o rachunkowości. Załączone do niej są kopie upomnienia i ewidencje tytułów wykonawczych. Pozostałe wpłaty opłaty skarbowej wykazywane są w dochodach wykonanych za dany okres sprawozdawczy. ( ) postępowania podatkowe wszczęte, a niezakończone, bądź umorzone jako bezprzedmiotowe, w przypadku, gdy podatnik dokona bądź dokonał wpłaty nie mogą być ujęte w ewidencji księgowej. Są one ewidencjonowane na wymiarze podatków i opłat.( ). (dowód: akta kontroli str.314-323) Zadania związane z prowadzeniem ewidencji księgowej opłat skarbowych realizował Wydział Finansowo BudŜetowy Urzędu podlegający Skarbnikowi Gminy. (dowód: akta kontroli str. 5-10) Uwagi dotyczące Ocena cząstkowa badanej działalności Wnioski NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność Gminy dotyczącą ujmowania w księgach zaległości z tytułu opłaty skarbowej, mimo stwierdzonych nieprawidłowości. IV. Uwagi i wnioski Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 29, wnosi o: 1. Wyegzekwowanie od zobowiązanego odsetek w wysokości 21,57 zł. 2. Prowadzenie postępowań podatkowych w zakresie opłaty skarbowej zgodnie z zasadami określonymi w ustawie Ordynacja podatkowa dotyczącymi terminowości, jawności, pisemności i dokumentowania działań. 3. Egzekwowanie od zobowiązanych terminowości zapłaty opłaty skarbowej. 4. Wszczynanie postępowań w sprawie określenia wysokości opłaty skarbowej bez zbędnej zwłoki. 5. Naliczanie i ewidencjonowanie odsetek od naleŝnych opłat skarbowych na koniec kaŝdego kwartału. 6. Rzetelne i prawidłowe sporządzanie sprawozdań budŝetowych w rozdziale 75618 0410 opłata skarbowa. V. Pozostałe informacje i pouczenia Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli. 29 Dz. U. z 2012 r., poz.82 j.t. ze zm. 10

Prawo zgłoszenia zastrzeŝeń Obowiązek poinformowania NIK o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków Zgodnie z art. 54 ust. 1 i 2 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeŝeń do wystąpienia pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. ZastrzeŜenia zgłasza się do Dyrektora Delegatury NIK w Szczecinie. Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie NajwyŜszej Izby Kontroli, w terminie 21 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków pokontrolnych oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. W przypadku wniesienia zastrzeŝeń do wystąpienia pokontrolnego, termin przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały. Szczecin, dnia. r. Kontroler Małgorzata Chabiniak Starszy inspektor kontroli państwowej NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Szczecinie...... Podpis Podpis 11