ZARZĄDZENIE NR 12 /10 Burmistrza Miasta Józefowa z dnia 19 lutego 2010r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 12 /10 Burmistrza Miasta Józefowa z dnia 19 lutego 2010r. w sprawie wprowadzenia Procedury w sprawie wymiaru, ewidencji i windykacji podatków, opłat oraz niepodatkowych należności w Urzędzie Miasta Józefowa. Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz ) oraz 20 pkt.17 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Józefowa nadanego Zarządzeniem Nr 52/09 Burmistrza Miasta Józefowa dnia 16 czerwca 2009r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Józefowa, zarządzam co następuje: 1 Zatwierdzam i wprowadzam do stosowania Procedurę w sprawie wymiaru, ewidencji i windykacji podatków, opłat oraz niepodatkowych należności w Urzędzie Miasta Józefowa, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia. 2 Zobowiązuję wszystkich pracowników właściwych merytorycznie z tytułu powierzonych obowiązków do zapoznania się z Procedurą i przestrzegania zawartych w niej postanowień. 3 Wykonanie zarządzenia powierzam Skarbnikowi Miasta Józefowa. 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Burmistrz Miasta Józefowa /-/Stanisław Kruszewski

2 PROCEDURA w sprawie wymiaru, ewidencji i windykacji podatków, opłat oraz niepodatkowych należności w URZĘDZIE MIASTA JÓZEFOWA Rozdział I. Przepisy ogólne podstawa prawna 1 Procedurę opracowano na podstawie niżej wymienionych przepisów: 1) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz ze zm.), 2) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz.60 ze zm.), 3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz ), 4) ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz ze zm.) i przepisów wykonawczych do tej ustawy, 5) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005r. w sprawie właściwości organów podatkowych (Dz. U Nr 165, poz. 1371) 6) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005r. w sprawie zaświadczeń wydawanych przez organy podatkowe (Dz. U Nr 165, poz. 1374) 7) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U Nr 165, poz. 1373) 8) ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U z 1964 r. Nr 16 poz. 93 ze zm.) 9) ustawa z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U z 2004r. Nr 261 poz ze zm.) 10) ustawa z dnia 27 marca 2003r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U z 2003r. Nr 80 poz. 717 ze zm.) 11) ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000r. Nr 98, poz ze zm.) 2 Procedura określa tryb postępowania w zakresie ewidencji i kontroli podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych oraz postępowania zabezpieczającego przed przedawnieniem należności. 3 Niniejszą procedurę opracowano w ramach kontroli zarządczej, której celem jest zapewnienie w szczególności: 1. zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

3 2. skuteczności i efektywności działania, 3. wiarygodności sprawozdań, 4. efektywności i skuteczności przepływu informacji, 5. przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6. zarządzania ryzykiem Pracownicy Urzędu Miasta Józefowa zwanego dalej Urzędem, z racji powierzonych im obowiązków winni zapoznać się z jej treścią i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień. 2. Kierownik Referatu Podatków i Opłat odpowiada za prawidłowe przypisy i odpisy podatków i opłat stanowiących dochód Miasta Józefowa oraz terminowe wszczynanie przez pracowników Referatu postępowania egzekucyjnego wobec podatników i dłużników z wyłączeniem windykacji z tytułu opłat czynszu za najem lokali mieszkalnych. 3. Kierownik Referatu Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami odpowiada za terminowe dokonywanie przypisu (obciążenia) na kontach najemców, dzierżawców, użytkowników wieczystych oraz innych osób fizycznych i prawnych zgodnie z zadaniami Referatu oraz za windykację opłat z tytułu czynszu za najem lokali mieszkalnych. 4. Kierownik Referatu Zagospodarowania Przestrzennego odpowiada za terminowe dokonywanie przypisu (obciążenia) dotyczącego opłaty planistycznej. 5. Radca Prawny odpowiada za terminowe i systematyczne sporządzanie wniosków do komorników sądowych w celu wszczęcia egzekucji sądowej z tytułu odzyskania należności cywilnoprawnych na podstawie przekazanych przez Referat Podatków i Opłat materiałów dowodowych dotyczących dłużników oraz za czynności związane z postępowaniem egzekucyjnym w zakresie należności do których stosuje się ustawę Ordynacja podatkowa. Rozdział II Wymiar podatków, opłat i należności niepodatkowych 5 1. Przypisy i odpisy dokonywane są: a) w odniesieniu do podatków i opłat, w Referacie Podatków i Opłat na podstawie: - deklaracji podatkowych, - decyzji administracyjnych, - dowodów zrealizowanych wpłat nieprzypisanych, a należnych od podatników, w tym wpłat odsetek za zwłokę, 2

4 - poleceń księgowania ujmujących odpisy należności zakwalifikowanych jako zobowiązania przedawnione, - postanowień o dokonaniu potrącenia z urzędu albo innych dokumentów stwierdzających dokonanie potrącenia, o których mowa w art. 65 ustawy Ordynacja podatkowa, - odpisów orzeczeń sądu administracyjnego, o których mowa w art pkt 3 ustawy Ordynacja podatkowa, - dokumentów, na podstawie których przypisuje się bankowi zobowiązanie w wysokości zapłaty dokonanej przez podatnika, w związku z art pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa, stwierdzające obciążenie rachunku bankowego podatnika z tytułu zapłaty podatku w przypadku, gdy podatnik dokonał zapłaty za pośrednictwem banku, a bank obciążył rachunek podatnika, ale nie przekazał środków na rachunek bieżący Urzędu; b) w odniesieniu do niepodatkowych należności pieniężnych (z wyłączeniem opłaty planistycznej) w Referacie Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami na podstawie: - umów cywilnoprawnych, - porozumień, - orzeczeń sądowych, - decyzji administracyjnych, - oświadczeń woli, c) w odniesieniu do należności z tytułu opłaty planistycznej w Referacie Zagospodarowania Przestrzennego. 2. Przypisy winny być wprowadzane do odpowiedniej aplikacji systemu komputerowego: a) w odniesieniu do podatków ustalanych w drodze decyzji: - corocznie, na początku roku podatkowego przed upływem terminu płatności I raty, - w trakcie roku podatkowego - nie później niż po upływie miesiąca od złożenia przez podatnika informacji podatkowej; b) w odniesieniu do podatków deklaratoryjnych po złożeniu deklaracji (korekty deklaracji), nie później niż po upływie miesiąca od jej złożenia; c) w odniesieniu do niepodatkowych należności pieniężnych - przed upływem terminu płatności tych należności. 3. Pracownicy referatów właściwych do naliczania podatków, opłat i niepodatkowych należności pieniężnych dokonują w odpowiedniej aplikacji systemu komputerowego aktualizacji wszystkich danych (w tym udzielonych ulg ) niezbędnych do sprawnego prowadzenia windykacji. 3

5 4. Kierownicy Referatów: Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami oraz Zagospodarowania Przestrzennego odpowiadają za prawidłowe i terminowe dokonywanie wyliczania, przypisu oraz aktualizacji kwoty przypisów (obciążeń) na kontach najemców, dzierżawców, użytkowników wieczystych oraz innych osób fizycznych i prawnych. 5. Pracownik prowadzący ewidencję działalności gospodarczej do 10 dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu zgłoszenia działalności gospodarczej, zobowiązany jest do przekazania Kierownikowi Referatu Podatków i Opłat. wykazu osób wpisanych w danym miesiącu do wymienionej ewidencji. Rozdział III Ewidencja księgowa podatków i opłat oraz należności niepodatkowych 6 1. Księgowanie wpłat i zwrotów odbywa się w Referacie Podatków i Opłat na kontach analitycznych. 2. Ewidencję prowadzi się zgodnie z przepisami w sprawie ewidencji podatków i opłat oraz zakładowym planem kont obowiązującym w Urzędzie Miasta. 3. Uzgodnień danych księgowości analitycznej podatków i opłat oraz należności niepodatkowych i księgowości syntetycznej w zakresie wpływów budżetowych z ww. tytułów dokonuje się w okresach miesięcznych, a uzgodnień wszystkich obrotów przypisów, odpisów, wpłat, zwrotów) dokonuje się w okresach kwartalnych. 4. Naliczeń i księgowania przypisów lub odpisów należnych a nie wpłaconych odsetek od zaległości podatkowych dokonuje się w okresach kwartalnych Jeżeli zobowiązany dokonuje wpłaty po terminie płatności i dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę zgodnie z art Ordynacji podatkowej. 4

6 2. Jeżeli na podatniku ciążą zobowiązania z różnych tytułów, dokonaną wpłatę zalicza się na poczet podatku o najwcześniejszym terminie płatności chyba, że podatnik wskaże, na poczet którego zobowiązania dokonuje wpłaty (art Ordynacji podatkowej). 3. Jeżeli zobowiązany dokonuje wpłaty po terminie płatności i po uprzednim doręczeniu upomnienia, z kwoty wpłaconej tytułem zaległości podatkowej pokrywa się w pierwszej kolejności należne koszty upomnienia związane z tą należnością a pozostałą kwotę zalicza się w sposób określony w art ustawy Ordynacja podatkowa. 4. Pracownik dokonuje zmiany przeznaczenia wpłaty, jeżeli dyspozycje podane w dowodzie wpłaty są niezgodne z przepisami. Jeżeli od podatnika należy pobrać odsetki za zwłokę i koszty upomnienia na dowodzie wpłaty wpisuje się kwotę, jaka przypada na należność główną, odsetki za zwłokę, opłatę prolongacyjną i koszty upomnienia oraz okres, za jaki wpłatę przyjęto. 5. Jeżeli po zaksięgowaniu należności głównej, odsetek za zwłokę i kosztów upomnienia na koncie podatnika pozostaje różnica należność do zapłaty, podatnika zawiadamia się o tym na piśmie, w formie postanowienia. W treści postanowienia należy określić sposób zaliczenia wpłaty oraz pozostałe na koncie, podlegające zapłacie saldo. 6. W przypadku odroczenia terminu płatności zobowiązania podatkowego lub rozłożenia na raty, pracownicy Referatu dokonują stosownej adnotacji na koncie analitycznym. 7. Wpłaty z tytułu zobowiązań, do których nie stosuje się przepisów ustawy Ordynacja podatkowa, dokonane po terminie zalicza się na pokrycie zaległości wskazanej przez wpłacającego, przy czym w pierwszej kolejności pokrywa się koszty postępowania egzekucyjnego sądowego oraz koszty wezwania związane z tą zaległością, następnie należne odsetki, a pozostałą kwotę zalicza się na należność główną, stosownie do art. 451 ustawy Kodeks cywilny. Rozdział IV. Dochodzenie należności z tytułu podatków, opłat i niepodatkowych należności pieniężnych 8 1. Pracownicy odpowiedzialni za wymiar podatków dokonują czynności sprawdzających mających na celu: 1) sprawdzenie terminowości składania deklaracji (informacji) 2) stwierdzenie formalnej poprawności deklaracji ( informacji). 5

7 W przypadku stwierdzenia braku deklaracji (informacji) lub niezgodności danych w nich zawartych ze stanem faktycznym pracownicy odpowiedzialni za wymiar podatków wszczynają postępowanie zgodnie z ustawą ordynacja podatkowa. 2. W razie stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy rachunkowe lub inne oczywiste omyłki, bądź wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymogami, pracownik dokonujący wymiaru podatku w ciągu 30 dni po upływie terminu na jej złożenie w zależności od charakteru i zakresu uchybień: a)koryguje deklarację, dokonując stosownych poprawek lub uzupełnień, jeżeli zmiana wysokości zobowiązania, kwoty nadpłaty, zwrotu podatku w wyniku tej korekty nie przekracza 1.000,00 zł. ( art pkt 1 Ordynacji podatkowej). Kopię skorygowanej deklaracji potwierdzonej za zgodność z oryginałem pracownik dokonujący wymiaru, doręcza podatnikowi wraz z informacją o związanej z korektą deklaracji zmianie wysokości zobowiązania podatkowego, kwoty nadpłaty lub zwrotu podatku. b)zwraca się do składającego deklarację o jej skorygowanie oraz złożenie niezbędnych wyjaśnień wskazując przyczyny, z powodu których informacje podane w deklaracji poddaje się w wątpliwość, w przypadku gdy stwierdzi, że deklaracja wymaga korekty, w następstwie której zmiana wysokości zobowiązania podatkowego, kwoty nadpłaty, kwoty zwrotu podatku przekracza kwotę 1.000,00 zł. ( art pkt 2 Ordynacji podatkowej). 3. Pracownicy odpowiedzialni za wymiar podatków dla osób fizycznych sprawują kontrolę nad terminowym i prawidłowym doręczeniem decyzji wymiarowych. 4. W przypadku niemożności doręczenia decyzji w związku ze śmiercią podatnika, pracownicy wszczynają postępowanie w trybie art.165 na podstawie art i art. 205a pkt 1 ustawy ordynacja podatkowa. Kwoty ustalonych podatków są odpisywane na podstawie polecenia księgowania. Natomiast przesyłki zwrócone z adnotacją powtórnego awiza lub o odmowie przyjęcia umieszczane są w aktach podatnika jako doręczone zgodnie z art. 150 i 153 ustawy Ordynacja podatkowa Pracownicy Referatu Podatków i Opłat sprawdzają terminy wpłat z tytułu opłat i należności niepodatkowych, wynikające z decyzji i umów. 6

8 2. Należności stają się zaległością następnego dnia po upływie terminu płatności, jeżeli nie jest on dniem ustawowo wolnym od pracy. Jeżeli termin przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, terminem płatności jest następny najbliższy dzień powszedni (roboczy) Kontroli zadłużenia z tytułu podatków i opłat oraz należności niepodatkowych dokonuje się na bieżąco, po zaksięgowaniu wszystkich wpłat, zwrotów, przypisów i odpisów przypadających do końca analizowanego okresu, w terminie nie dłuższym niż 20 dni po upływie terminu płatności danego zobowiązania. 2. Pracownik prowadzący ewidencję analityczną określonego rodzaju zobowiązania: a) dokonuje przeglądu zapisów kont, sprawdzając czy należności zostały zapłacone, b) w terminie nie dłuższym niż 25 dni po upływie terminu płatności danego zobowiązania sporządza wykaz osób, u których stwierdzono upływ terminu wpłaty i przekazuje Kierownikowi Referatu Podatków i Opłat. Powyższy wykaz stanowi dla Kierownika podstawę do egzekwowania terminowości wszczynania postępowania windykacyjnego przez poszczególnych pracowników Referatu. 3. W okresach kwartalnych (do 15 dnia miesiąca następującego po zakończeniu każdego kwartału) Kierownik Referatu Podatków i Opłat przekazuje Skarbnikowi Miasta zbiorczą informację o stanie zaległości z tytułu podatków, opłat i należności niepodatkowych oraz o podjętych działaniach windykacyjnych. 4. W każdym roku budżetowym, w terminie do 15 grudnia roku budżetowego, pracownik merytoryczny: a) dokonuje weryfikacji sald pod kątem występowania należności nieściągalnych, b) drukuje zestawienie zaległości i analizuje dotychczasowe działania, zmierzające do ich likwidacji. 5. Kierownik Referatu Podatków i Opłat przeprowadza z udziałem pracowników Referatu wnikliwą analizę poszczególnych pozycji zaległości oraz uzgadnia działania polegające na zabezpieczeniu wykonania zobowiązania podatkowego, aby wyeliminować ewentualne przypadki przedawnienia. 7

9 11 1. Jeżeli należność z tytułu podatków, opłat i należności niepodatkowych nie została zapłacona w terminie płatności, pracownik w okresie nie dłuższym niż 30 dni po upływie ww. terminu sporządza upomnienie wg wzoru stanowiącego załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001r w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. Nr 137, poz ze zm.), które wysyła się do dłużnika za potwierdzeniem odbioru, lub wezwanie do zapłaty. 2. Wezwania/upomnienia na zaległości z tytułu należności pieniężnych wystawia się od kwoty zaległości przekraczającej koszty wezwania/upomnienia Jeżeli zaległości podatkowe objęte upomnieniem nie zostały zapłacone, pracownicy wystawiają tytuły wykonawcze w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia doręczenia upomnienia. 2. Wystawione tytuły wykonawcze wraz z dołączonymi kopiami upomnień wpisuje się do ewidencji tytułów wykonawczych i przesyła się do właściwego urzędu skarbowego, który potwierdza odbiór. 3. O każdej zmianie stanu zaległości objętej tytułem wykonawczym lub całkowitej likwidacji tej zaległości zawiadamia się niezwłocznie urząd skarbowy. Jeżeli zmiana należności objętej tytułem wykonawczym wynika z decyzji w sprawie umorzenia, odroczenia lub rozłożenia na raty spłaty, do zawiadomienia dołącza się kopię tej decyzji. 4. W przypadku, gdy dany podatnik nie uiszcza wymagalnych zobowiązań pracownik Referatu Podatków i Opłat przygotowuje wniosek o wpis hipoteki przymusowej i wraz z wymaganą dokumentacją składa ją do właściwego sądu rejonowego, który prowadzi księgę wieczystą dla nieruchomości będącej przedmiotem hipoteki. Wpisu dokonuje się w przypadku gdy zaległość przekracza kwotę 1000 zł. 5. W stosunku do podatników podatku od środków transportowych, którzy nie wpłacili dwóch rat podatku, w przypadku nieskutecznej egzekucji i zwrotu tytułów wykonawczych prowadzi się postępowanie polegające na ustanowieniu zastawu skarbowego (art. 41 Ordynacji podatkowej ), poprzez złożenie wystawionego przez pracownika wniosku w celu uzyskania wpisu. Wniosek o wpis zastawu do Rejestru Zastawów Skarbowych podpisuje pracownik upoważniony przez Burmistrza Miasta. 8

10 Momentem powstania zastawu skarbowego jest wpis do Rejestru Zastawów Skarbowych. Zastaw skarbowy jest dokonywany na podstawie decyzji określającej lub ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego, jak również deklaracji, jeżeli wskazane w niej zobowiązanie nie zostało wykonane. Do wniosku o dokonanie wpisu pracownik dołącza potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię deklaracji podatkowej. W dniu ustanowienia zastawu wartość przedmiotu zastawu skarbowego musi wynosić co najmniej kwotę określoną w art. 41 Ordynacji podatkowej. Wartość zastawu skarbowego określa się na podstawie cen rynkowych. W przypadku nie uregulowania należności pomimo ustanowienia zastawu, organ podatkowy podejmuje czynności zmierzające do zaspokojenia swojej wierzytelności z przedmiotu zastawu w trybie egzekucji administracyjnej. Zastaw skarbowy wygasa: z dniem uregulowania zobowiązania podatkowego przez podatnika, z dniem wykreślenia wpisu w rejestrze zastawów, z dniem dokonania egzekucyjnej sprzedaży przedmiotu zastawu. Organ prowadzący Rejestr (właściwy miejscowo Naczelnik Urzędu Skarbowego) powiadamia organ wnioskujący zarówno o dokonaniu wpisu do Rejestru Zastawów Skarbowych, jak i o wykreśleniu wpisu z tego Rejestru. W przypadku dokonania spłaty zadłużenia pracownik przekazuje pisemne zawiadomienie do Naczelnika Urzędu Skarbowego o uregulowaniu przez podatnika zaległości podatkowych objętych zastawem skarbowych. Zabezpieczenie płatności podatku od środków transportowych może nastąpić także poprzez ustanowienie hipoteki przymusowej na majątku podatnika W przypadku niezapłacenia lub częściowego zapłacenia należności cywilnoprawnych wynikających z wezwania, właściwy pracownik Referatu Podatków i Opłat sporządza zestawienie zaległości, które podpisuje Kierownik Referatu. Zestawienie wraz z dokumentacją z przeprowadzonej windykacji oraz kserokopie dokumentów potwierdzających zobowiązania (np. umowa, akt notarialny, decyzja.) przekazywane są do Radcy Prawnego celem dochodzenia tych należności na drodze sądowej. 9

11 2. Kserokopie dokumentów przekazywanych na drogę postępowania sądowego powinny być poświadczone przez osoby uprawnione za zgodność z oryginałem. 3. Dokumenty te są przekazywane w terminie do 30 dni po doręczeniu wezwania do zapłaty gdy kwota zaległości przekracza 500 zł. 4. Pracownik prowadzący windykację danego rodzaju należności zobowiązany jest do uzyskania od Radcy Prawnego pisemnej informacji o stopniu realizacji spraw skierowanych na drogę postępowania sądowego oraz przekazywania na piśmie uzyskanych informacji Kierownikowi Referatu. 5. W przypadku dokonania przez zobowiązanego wpłaty na poczet należności objętej postępowaniem sądowym pracownik zawiadamia Radcę Prawnego o zmianie kwoty zaległości. 6. Radca Prawny odpowiada za terminowe i systematyczne: a) kierowanie spraw na drogę sądową, b) opiniowanie wniosków do komorników sądowych, w celu wszczęcia egzekucji sądowej z tytułu wyegzekwowania należności cywilnoprawnych. Rozdział VI Zaległości przedawnione Zaległości, które na podstawie art.70 ustawy Ordynacja podatkowa oraz art. 118 ustawy Kodeks cywilny uległy przedawnieniu, z wyjątkiem zaległości zabezpieczonych hipoteką lub zastawem skarbowym należy z urzędu odpisać na koncie zobowiązanego. 2. Podstawą odpisu zobowiązań przedawnionych jest dokument polecenie księgowania (PK), na podstawie zatwierdzonego przez Skarbnika i Burmistrza Miasta protokołu zawierającego: a) weryfikację salda, b) przyczyny przedawnienia, c) opis czynności podjętych przez pracowników w celu wyegzekwowania należności, d) wyjaśnienie Kierownika Referatu Podatków i Opłat czy przedawnienie nie nastąpiło z winy pracownika poprzez zaniechanie czynności windykacyjnych. 3. Weryfikacji kont pod katem występowania należności przedawnionych i nieściągalnych dokonuje się na dzień 31 grudnia danego roku. 10