dla rozwoju Mazowsza SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (SOPZ) dotyczący wykonania i dostawy materiałów promocyjnych kalendarzy na rok 2016 w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 dla Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 oraz ze środków budżetu województwa mazowieckiego
1. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiot zamówienia według klasyfikacji CPV: CPV 39.29.41.00-0, Artykuły informacyjne i promocyjne. Przedmiotem zamówienia jest dostawa materiałów promocyjnych kalendarzy na rok 2016, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 (RPO WM), dla Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych (MJWPU), na potrzeby działań informacyjnopromocyjnych. Każdy projekt materiału promocyjnego musi być dostosowany do formy/ założenia/ przeznaczenia, wyodrębnionego szczegółowo w specyfikacji. 2. WYMAGANIA W ZAKRESIE STOSOWANIA NAZW I NADRUKÓW Wszystkie materiały promocyjne powinny spełniać poniższe wymagania: zachowanie spójnej identyfikacji wizualnej dla materiałów z logo RPO WM; ilekroć będzie mowa o danych teleadresowych to do zastosowania będzie formuła: Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych, tel. (22) 542 20 00, fax (22) 698 31 44 www.mazowia.eu ilekroć w opisie przedmiotu będzie mowa o logo RPO WM, to do stosowania będzie: W przypadku małych powierzchni zadruku dopuszczalna będzie poniższa wersja minimalna: lub poniższa wersja minimalna: Strona 2 z 7
ilekroć będzie mowa o informacji o współfinansowaniu, to do zastosowania będzie formuła: Materiał współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 oraz ze środków budżetu województwa mazowieckiego; ilekroć będzie mowa o haśle, to do umieszczenia na materiale będzie: dla rozwoju Mazowsza; ilekroć będzie mowa o egzemplarzu bezpłatnym, to do umieszczenia na materiale będzie: egzemplarz bezpłatny lub egz. bezpłatny lub egz. bezpł.; ilekroć będzie mowa o www, to do umieszczenia na materiale będzie: www.mazowia.eu. Wykonawca zobowiązuje się do zastosowania spójnej identyfikacji wizualnej właściwej dla materiałów promocyjnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 zgodnie z Wytycznymi dla beneficjentów w zakresie działań informacyjno-promocyjnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013, Księgą Identyfikacji Wizualnej 2007/2008 Narodowej Strategii Spójności oraz Systemem Identyfikacji Wizualnej Marki Mazowsze. Poniżej link do Wytycznych dla beneficjentów w zakresie działań informacyjno-promocyjnych w ramach RPO WM 2007-2013: http://rpo.mazowia.eu/identyfikacja/promocja-projektu-wspolfinansowanego-w-ramach-rpo-wm-2007-2013.html Poniżej link do Systemu Identyfikacji Wizualnej Marki Mazowsze: http://www.mazovia.pl/marka-mazowsze/ UWAGA: Wytyczne SOPZ odnośnie logotypów oraz informacji, które będą zamieszone na materiałach promocyjnych mogą ulec zmianie. Ewentualne zmiany w zapisach nie wpłyną jednak na zmianę istotnych warunków zamówienia oraz na poziom oferowanych cen. Strona 3 z 7
3. WYMAGANIA W ZAKRESIE DOSTAW 3.1 Pakowanie winno być wykonane w taki sposób przez Wykonawcę, aby maksymalnie zabezpieczyć materiały promocyjne przed ich ewentualnym zniszczeniem. Wykonawca winien zastosować pakowanie adekwatne do materiału promocyjnego oraz środka transportu np. osobne opakowanie, przegródki, wypełniacze itp. Towar uszkodzony lub z wadami zostanie zwrócony Wykonawcy na jego koszt do ponownego wykonania. Każda paczka z materiałami promocyjnymi dostarczona do Zamawiającego powinna być zapakowana opcjonalnie: w szary papier / karton / pudełko oraz oklejona taśmą. Musi również posiadać etykietę z opisem nazwą materiału promocyjnego, ilością w paczce oraz miesiącem i rokiem produkcji. Niewłaściwie oznakowane paczki nie zostaną przyjęte i będą powodem do zwrotu towaru na koszt Wykonawcy. Wykonawca zaproponuje sposób pakowania materiałów promocyjnych (ilość w paczce zbiorczej), natomiast Zamawiający potwierdzi ostatecznie jego prawidłowość. Założenia dotyczące pakowania mogą ulec zmianie. Na temat wszelkich zmian Wykonawca zostanie powiadomiony nie później niż 4 dni przed wykonaniem dostawy. 3.2 Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dostawę i rozładunek materiałów promocyjnych w siedzibie Zamawiającego przy ul. Jagiellońskiej 74 w Warszawie w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. 3.3 W przypadku, gdy Zamawiający podczas weryfikacji jakościowej oraz ilościowej stwierdzi wady w dostarczonym przedmiocie (co najmniej 20% otwartej paczki) całość towaru zostanie zwrócona Wykonawcy. Wykonawca na własny koszt odbierze wadliwy towar, uzupełni braki i dostarczy całość towaru wolnego od wad ponownie w miejsce wskazane przez Zamawiającego. 3.4 W przypadku stwierdzenia usterek, w tym błędów w logotypach i zamieszczonych treściach, Wykonawca zobowiązuje się na własny koszt odebrać wadliwe materiały i dostarczyć nowe wolne od wad. 3.5 Oznakowanie logotypami (tłoczenie, nadruk, grawerowanie, itp. techniki oznakowania) winno być dostosowane do materiału na jakim będzie wykonane i musi spełniać warunek: czytelności, nieścieralności oraz trwałości w połączeniu z materiałem promocyjnym. 3.6 Każdy projekt materiału promocyjnego musi być przekazany do archiwizacji do Wydziału Informacji i Szkoleń Beneficjentów w plikach otwartych i pdf na nośniku CD/DVD maksymalnie w ciągu 7 dni od dnia dostarczenia wszystkich prawidłowo wykonanych materiałów promocyjnych. 4. ZAKRES I TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 4.1 Zakresem przedmiotu zamówienia są materiały promocyjne kalendarze na rok 2016. Każdy projekt musi być dostosowany do formy/ założenia/ przeznaczenia wyodrębnionego szczegółowo w specyfikacji. Założenia przedstawione w SOPZ są minimalne. 4.2 Projekt kalendarzy zostanie opracowany przez Wykonawcę na podstawie materiałów własnych Wykonawcy i/lub materiałów od Zamawiającego, w szczególności na podstawie zdjęć, które będą przedstawiać obiekty zrealizowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) oraz budżetu województwa mazowieckiego w ramach RPO WM i/lub będą prezentować działania informacyjno-promocyjne prowadzone przez MJWPU. Wstępny pomysł graficzny to przedstawienie przez Wykonawcę pomysłu nawiązującego do Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013. Strona 4 z 7
Po zawarciu umowy Wykonawca zobowiązany będzie do zaprojektowania i przedstawienia minimum trzech różnych linii graficznych (layout ów) każdego z kalendarzy. Zaprojektowane linie graficzne mogą zawierać połączenie różnych technik, elementów, rozwiązań graficznych, np. zdjęcia i/lub grafiki i/lub rysunki. Wybrany layout będzie podlegał modyfikacjom, aż do uzyskania ostatecznej akceptacji ze strony Zamawiającego. Na tej podstawie Wykonawca dokona adaptacji layoutu głównego i dostosuje projekt do formy i przeznaczenia pozostałych kalendarzy. Każdy z projektów musi być wykonany zgodnie z zaakceptowaną wcześniej linią graficzną oraz musi uzyskać akceptację Zamawiającego, która będzie warunkiem do rozpoczęcia produkcji. 4.3 Wszystkie kalendarze powinny posiadać spójną linię graficzną, dostosowaną do formy/ rozmiaru/ przeznaczenia każdego z kalendarzy. Wszystkie materiały graficzne oraz projekty muszą mieć uregulowane kwestie majątkowych praw autorskich, które będą przekazane Zamawiającemu bez ograniczeń. Założenia w SOPZ są minimalne. Dostarczone przez Wykonawcę materiały promocyjne muszą być wysokiej jakości: trwałe, estetyczne i funkcjonalne. 4.4 Po zawarciu umowy Wykonawca przygotuje i przedstawi do akceptacji Zamawiającego wstępny harmonogram prac, sporządzony przez Wykonawcę z uwzględnieniem wymagań i preferencji Zamawiającego. 4.5 Dostawy materiałów promocyjnych do siedziby Zamawiającego w Warszawie mogą odbywać się sukcesywnie, każdorazowo na koszt i ryzyko Wykonawcy. 5. SPECYFIKACJA TECHNICZNA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 5.1 Kalendarz książkowy, format B5 (+/- 10 mm), ilość 1000 szt. kalendarz typu moleskine lub zbliżony; gumka spinająca okładki: umocowana do tylnej okładki, elastyczna, o szerokości minimum 10mm, kolor gumki wybrany i zaakceptowany przez Zamawiającego, spośród minimum dziesięciu kolorów przedstawionych przez uchwyt na długopis umocowany do tylnej okładki, z identycznego materiału jak gumka spinająca okładki; zaokrąglone ranty na okładkach i na stronach, brak registrów; oprawa twarda, okładka wykonana z materiału wybranego i zaakceptowanego przez Zamawiającego, spośród minimum pięciu rodzajów przedstawionych przez wytłoczenie na przedniej okładce, treść tłoczenia: zgodna z wymogami dotyczącymi logotypów określonych w pkt. 2, ustalona z Zamawiającym i zaakceptowana przez Zamawiającego na podstawie projektów graficznych przedstawionych przez całość ok. 200 stron; wklejki4 kolorowe kartki na papierze kredowym, błyszczącym, druk CMYK, umiejscowienie w kalendarzu do uzgodnienia z Zamawiającym; treść indywidualna Strona 5 z 7
przekazana przez Zamawiającego, projekt graficzny każdej wklejki wykonany przez wyklejki na okładkach: jednobarwne, z jednokolorowym drukiem, zawierające motyw graficzny zgodny z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego, treść indywidualna Zamawiającego; kartki: papier z certyfikatem FSC, typu chamois lub o zbliżonej jakości, barwa biała lub zbliżona jasna, ustalona z Zamawiającym; druk jednobarwny, barwa druku ustalona z Zamawiającym; kalendarium: lewa strona po otwarciu układ tygodniowy, w językach PL, GB, D, FR, prawa strona po otwarciu miejsce na notatki, w linie; strony informacyjne na początku i na końcu kalendarza: częściowo indywidualne treść przekazana przez Zamawiającego, częściowo standardowe zaproponowane przez Wykonawcę, całość ustalona z Zamawiającym i do akceptacji Zamawiającego; wstążki do zaznaczania: 2 szt., każda dwukolorowa, o szerokości ok. 10mm, treść naniesiona metodą haftu, kolory wstążek indywidualne, ustalone z Zamawiającym. 5.2 Kalendarz książkowy, format A5 lub B6 (+/- 10 mm), ilość 1200 szt. kalendarz typu moleskine lub zbliżony; gumka spinająca okładki: umocowana do tylnej okładki, elastyczna, o szerokości minimum 10mm, kolor gumki wybrany i zaakceptowany przez Zamawiającego, spośród minimum dziesięciu kolorów przedstawionych przez uchwyt na długopis umocowany do tylnej okładki, z identycznego materiału jak gumka spinająca okładki; zaokrąglone ranty na okładkach i na stronach, brak registrów; oprawa twarda, okładka wykonana z materiału wybranego i zaakceptowanego przez Zamawiającego, spośród minimum pięciu rodzajów przedstawionych przez wytłoczenie na przedniej okładce, treść tłoczenia: zgodna z wymogami dotyczącymi logotypów określonych w pkt. 2, ustalona z Zamawiającym i zaakceptowana przez Zamawiającego na podstawie projektów graficznych przedstawionych przez całość ok. 160 stron; brak wklejek; wyklejki na okładkach: jednobarwne, z jednokolorowym drukiem, zawierające motyw graficzny zgodny z projektem zatwierdzonym przez Zamawiającego, treść indywidualna Zamawiającego; kartki: papier z certyfikatem FSC, typu chamois lub o zbliżonej jakości, barwa biała lub zbliżona jasna, ustalona z Zamawiającym; druk jednobarwny, barwa druku ustalona z Zamawiającym; kalendarium: lewa strona po otwarciu układ tygodniowy, w językach PL, GB, D, FR, prawa strona po otwarciu miejsce na notatki, w linie; Strona 6 z 7
strony informacyjne na początku i na końcu kalendarza: częściowo indywidualne treść przekazana przez Zamawiającego, częściowo standardowe zaproponowane przez Wykonawcę, całość ustalona z Zamawiającym i do akceptacji Zamawiającego; wstążki do zaznaczania: 2 szt., każda dwukolorowa, o szerokości ok. 10mm, treść naniesiona metodą haftu, kolory wstążek indywidualne, ustalone z Zamawiającym. 5.3 Podkładka na biurko, format A2 lub B3 (+/- 10 mm), ilość 1000 szt. ok. 50-60 kartek, klejenie u dołu; kalendarium całoroczne, miejsce na notatki, u dołu nadruk miarki o długości ok. 50 cm z podziałem do 1 mm; druk w pełnym kolorze. 5.4 Całoroczny terminarz ścienny, format A0 (+/- 10 mm), ilość 500 szt. papier laminowany z możliwością wielokrotnego ścierania przy użyciu markerów sucho-ścieralnych; kalendarium w układzie miesięcznym, zaznaczone dni wolne od pracy, pole na notatki przy każdym dniu, numerowane tygodnie; druk w pełnym kolorze; w komplecie do każdego terminarza paski taśmy klejącej dwustronnej do mocowania na ścianie, konfekcjonowane razem z terminarzem. 5.5 Kalendarz ścienny trójdzielny, ilość 700 szt. wymiary: 330 x 800 mm (+/- 10 mm); główka kalendarza: wypukła, foliowanie błysk; druk w pełnym kolorze; opakowanie do każdego kalendarza: biała, tekturowa koperta. Strona 7 z 7