ZAPYTANIE OFERTOWE I. Zamawiający: Wyższa Szkoła Zarządzania i Prawa im. Heleny Chodkowskiej z siedzibą w Warszawie Aleje Jerozolimskie 200, 02-486 Warszawa NIP: 5222243421 Adres strony internetowej:www.chodkowska.edu.pl W związku z realizacją projektu Wysoka jakość i potencjał Wyższej Szkoły Zarządzania i Prawa im. Heleny Chodkowskiej w Warszawie", współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Poddziałanie 4.1.1 Wzmocnienie potencjału dydaktycznego uczelni" Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zwracamy się z zapytaniem ofertowym: II. Opis przedmiotu zamówienia zgodnie z kodami CPV: 48900000-7 Różne pakiety oprogramowania 48612000-1 System zarządzania bazą danych 72263000-6 Usługi wdrażania oprogramowania 72265000-0 Usługi konfiguracji oprogramowania 72253200-5 Usługi w zakresie wsparcia systemu 72000000-5 Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowania oprogramowania, internetowe i wsparcia 80500000-9 Usługi szkoleniowe 30216130-6 Czytniki kodu kreskowego 30192320-0 Taśmy do drukarek 30162000-2 Karty inteligentne 30237200-1 Akcesoria komputerowe 1) Przedmiotem zamówienia jest zakup i wdrożenie systemu wspomagającego zarządzanie i ewidencjonowanie majątkiem Wyższej Szkoły Zarządzania i Prawa im. Heleny Chodkowskiej w Warszawie, zwanego dalej Systemem", w tym: o wykonanie analizy przedwdrożeniowej mającej na celu uzyskanie wiedzy niezbędnej do pełnego wdrożenia Systemu zgodnie z potrzebami i oczekiwaniami Zamawiającego, oraz określenie szczegółowej koncepcji wdrożenia Systemu, o wdrożenie Systemu wspomagającego ewidencjonowanie i zarządzanie majątkiem (w tym w wydziałach zamiejscowych, w Płońsku i we Wrocławiu), o dostawa materiałów eksploatacyjnych i wyposażenia niezbędnego do użytkowania Systemu o przeprowadzenie szkolenia (w wymiarze minimum 8 h dydaktycznych) z obsługi Systemu, o opieka serwisowa (nieodpłatna do 31.07.2014 r., odpłatna na uzgodnionych warunkach po tym terminie). 2) Zaoferowany System musi spełniać wszystkie parametry wyszczególnione przez Zamawiającego jako warunki obligatoryjnie wymagane ujęte w Tabeli nr 1. Tabela 1. Warunki wymagane dla Systemu ewidencjonowania i zarządzania majątkiem WYMOGI TECHNICZNE 1 Oprogramowanie do ewidencji składników majątku powinno pracować w architekturze klientserwer oraz do poprawnej pracy nie powinno wymagać instalacji dodatkowego oprogramowania na stacjach roboczych
2 Moduł wypożyczeń chwilowych powinien być aplikacją lokalną z możliwością pracy on-line celem pobrania danych o wydzielonej puli składników majątku oraz z możliwością pracy awaryjnej w trybie offline na przydzielonej puli składników majątku 3 Oprogramowanie do ewidencji składników majątku powinno być dostępne sieciowo i wspierać obsługę następujących przeglądarek: a. Internet Explorer 8 lub wyżej b. Firefox c. Google Chrome 4 Oprogramowanie powinno dawać możliwość zarządzania uprawnieniami dostępu dla poszczególnych pracowników 5 Oprogramowanie powinno mieć możliwość współpracy z drukarkami kodów kreskowych 6 Dostawca oprogramowania powinien dostarczyć instrukcję użytkowania 7 Oprogramowanie powinno dawać możliwość posiadania opieki serwisowej po 31.07.2014 r. FUNKCJONALNOŚC SYSTEMU System musi umożliwiać realizację następujących funkcji administracyjnych: 8 Definiowanie płaskich i drzewiastych słowników użytkownika 9 Tworzenie słowników a. typów składników b. grup składników c. lokalizacji składnika d. ewidencji księgowych e. grup pracowników f. pracowników g. kontrahentów h. rodzajów inwentaryzacji i. komisji inwentaryzacyjnych j. dowolnych słowników definiowanych przez uprawnionych użytkowników systemu 10 Nadawanie uprawnień poszczególnym użytkownikom a. Tworzenie grup uprawnień b. Przypisywanie uprawnień dla poszczególnych użytkowników/grup c. Przypisywanie użytkownikom uprawnień dostępu do danych ze względu na miejsce użytkowania, typ ewidencji, przydzieloną pulę składników majątku d. Przypisywanie użytkownikom możliwości drukowania dokumentów z systemu oraz możliwości wprowadzania nowych pozycji. 11 Możliwość importu i eksportu danych do plików *.xls, *.xlsx, *.csv 12 Wyszukiwania składników majątku na podstawie zeskanowanego kodu kreskowego lub identyfikatora RFID 13 Dowolne wyszukiwanie i filtrowanie składników majątku będących na liście inwentarzowej 14 Możliwość stworzenia oddzielnych etykiet inwentarzowych dla wieloczęściowych składników majątku. EWIDENCJA I ZARZADZANIE SKŁADNIKAMI MAJĄTKOWYMI System musi umożliwiać realizację następujących procesów związanych z ewidencją i zarządzaniem składnikami majątkowymi 15 1. Wprowadzanie informacji o składniku majątku zawierającej następujące elementy a. pełną nazwę składnika majątku b. nazwę skróconą składnika majątku c. numeru inwentarzowego z możliwością automatycznej generacji według
zdefiniowanego szablonu d. przypisanie składnikowi identyfikatora RFID e. symbolu producenta f. numeru seryjnego g. typu składnika majątku (ŚT / wartości niematerialne i prawne / przedmiot niskocenny /wyposażenie, możliwość rozbudowy o inne typy składników) h. grupy klasyfikacji środków trwałych i. daty zamortyzowania środka trwałego j. lokalizacji przedmiotu (ewidencja, miejsce użytkowania) k. osoby użytkującej składnik l. daty przyjęcia składnika m. daty nabycia składnika n. sposobu nabycia składnika o. dostawcy składnika p. dokumentu nabycia składnika q. źródła finansowania składnika i ewentualny podział kwotowy/procentowy r. czasu i sposobu gwarancji składnika s. daty likwidacji składnika t. daty zamortyzowania składnika majątku u. informacji o wydrukowaniu etykiety inwentarzowej składnika v. tworzenie historii użytkowania składnika majątku 16 Zaawansowany system pól dodatkowych umożliwiający rozszerzenie struktur danych obecnych w systemie o dodatkowe pola różnych typów (pole tekstowe, liczba, data, checkbox) 17 Możliwość definiowania rozszerzonej lub skróconej ewidencji składnika w zależności od grupy przynależności składnika 18 Generowanie dokumentów: a. Karta składnika majątku b. Zmiana miejsca użytkowania ( również grupowa zmiana miejsca użytkowania) c. Zmiana osoby odpowiedzialnej za składnik majątku (również grupowa zmiana osoby odpowiedzialnej) d. Dokument przyjęcia e. Dokument wydania f. Dokument przesunięcia międzyoddziałowego ( również grupowe przesunięcie) g. Wydanie od serwisu i przyjęcie z serwisu h. Dokument likwidacji Tworzenie i generowanie dokumentów powinno być realizowane w oparciu o szablony, których wygląd i edycja zawartości, będzie możliwy z poziomu aplikacji lub za pomocą szablonów edytowalnych w aplikacjach Microsoft Office. ETYKIETY INWENTARZOWE Zamawiający zakłada trwałe oznakowanie etykietami inwentarzowymi wszystkich składników majątku. Oprogramowanie powinno umożliwiać wygenerowanie etykiety inwentarzowej dla każdego składnika majątku, znajdującego się w systemie a następnie ich wydruk na drukarce do etykiet lub całych arkuszy A4 z możliwością zdefiniowania ilości kolumn i wierszy. 19 Oprogramowanie powinno zezwalać na konfigurowanie etykiety inwentarzowej tak, aby możliwe było umieszczenie na niej 1. numeru inwentarzowego 2. nazwy składnika 3. logo firmy i nazwy firmy 4. linii 5. ramki 6. kodu kreskowego (1D i 2D) PROCES INWENTARYZACJI MAJĄTKU 20 Uruchomienie procesu inwentaryzacji z wyborem komisji inwentarzowej.
22 Załączanie do arkusza inwentaryzacji składników majątku znajdujących się w systemie z jednoczesną aktualizacją ich miejsca użytkowania 23 Dodawanie z poziomu inwentaryzacji składników majątku nie znajdujących się w systemie 24 Importowanie do arkusza numerów inwentarzowych z informacją o aktualnej lokalizacji 25 Rejestrowanie w ewidencji zaistniałych przemieszczeń 26 Generowanie dokumentów inwentaryzacyjnych (arkusz spisu, arkusz nadwyżek, arkusz niedoborów, arkusz przemieszczeń, podsumowanie inwentaryzacji) MODUŁ WYPOŻYCZEŃ CHWILOWYCH 27 Dostęp do modułu po zalogowaniu (operator, administrator) 28 Operacje wypożyczeń i zwrotów odbywają się na wydzielonej części składników majątku 29 Operacje wypożyczeń i zwrotów odbywają się za pomocą identyfikatorów RFID, kodów kreskowych skanowanych z etykiet inwentarzowych lub wyboru z listy 30 Obsługa następujących typów operacji a. wypożyczenie jednego lub wielu składników majątku lub kluczy b. zwrot jednego lub wielu składników majątku lub kluczy c. przekazanie składników majątku lub kluczy innemu użytkownikowi d. wypożyczenie lub zwrot z możliwością dodania do bazy użytkownika e. wypożyczenie lub zwrot w trybie awaryjnym f. sprawdzenie chwilowego statusu składnika lub klucza W celu umożliwienia działania Systemu dodatkowo przedmiotem dostawy są następujące elementy wyposażenia i materiały eksploatacyjne: - 200 szt. breloczków RFID do kluczy, - 4 sztuki czytników kodów kreskowych (2 szt czytników przewodowych, 2 szt. czytników bezprzewodowych), - 5 rolek (5000 szt.) etykiet papierowych do nadruku formatu 60 mm x36 mm, - 1000 szt. etykiet RFID (pasywnych) do nadruku formatu 19 mm x13 mm, - 5 taśm termotransferowych, woskowo-żywicznych do wydruku kodów kreskowych i etykiet. 3) Zaoferowany System po jego instalacji i uruchomieniu musi być gotowy do użytkowania. 4) Zamawiający wymaga, aby oprogramowanie Systemu było obsługiwane w języku polskim. 5) W przypadku dostarczenia Systemu niespełniającego wymagań (wadliwego) oraz warunków zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania jego poprawienia na wolny od wad oraz zgodny z opisem przedmiotu zamówienia. 6) Instalację i uruchomienie systemu oraz serwis w okresie gwarancyjnym (po dokonaniu odbioru przedmiotu zamówienia nie później niż do dnia 31.07.2014 r.) a także dostawę elementów wyposażenia i materiały eksploatacyjne, zapewni Wykonawca i koszty te winny być wliczone w cenę Systemu. 7) Odbioru przedmiotu zamówienia na podstawie protokołu zdawczo - odbiorczego dokona - w obecności przedstawiciela Wykonawcy (Oferenta) - upoważniony pracownik Zamawiającego. 8) Przedmiot zamówienia instalowany będzie w siedzibie Zamawiającego. Dokładne miejsca zainstalowania Systemu zostaną wskazane w trakcie realizacji umowy przez upoważnionego pracownika Zamawiającego. 9) Minimalne wymagane warunki opieki serwisowej i licencji a. Opieka serwisowa Wykonawca zapewni pełną funkcjonalność Systemu poprzez: - bezpłatne (wliczone w cenę za dostawę, wdrożenie i opiekę serwisową) usuwanie ewentualnych nieprawidłowości w oprogramowaniu do dnia 31.07.2014 r.,
- odpłatne (za kwotę ustaloną w oparciu o cenę za opiekę serwisową po okresie gwarancyjnym) usuwanie ewentualnych nieprawidłowości, finansowane ze środków Zamawiającego po okresie gwarancyjnym. Wymagane jest usunięcie błędu (tkz.,,błąd krytyczny ) uniemożliwiającego korzystanie z oprogramowania lub zaoferowanie alternatywnego rozwiązania umożliwiającego użytkowanie, w ciągu kolejnych 3 dni roboczych od dnia zgłoszenia usterki W przypadku wystąpienia błędu które nie uniemożliwia korzystania z aplikacji, Zamawiający wymaga usunięcie takiego błędu w ciągu 7 dni roboczych od dnia zgłoszenia usterki. b. Wymagania dotyczące licencji Wykonawca musi posiadać prawa autorskie, lub umowę z producentem do dysponowania i modyfikacji kodów źródłowych bez utraty gwarancji i praw licencyjnych Systemu. Wykonawca zobowiązany jest do udzielenia Zamawiającemu nieodpłatnie licencji na korzystanie z przedmiotu zamówienia (oprogramowania) na czas nieokreślony. Wymagane jest udzielenie 5 licencji stanowiskowych. III. Opis warunków udziału w postępowaniu O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się osoby fizyczne, osoby prawne, osoby nieposiadające osobowości prawnej, które spełnią wszystkie poniższe warunki: 1) Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 3) Nie otwarto wobec nich likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. 4) Nie zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne. 5) Nie zostali prawomocnie skazani za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. 6) Nie są powiązani kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym przez co rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Dokumentem potwierdzającym spełnienie warunków okr. w pkt. od 1 do pkt.5 jest zał. 2 do zapytania ofertowego. Dokumentem potwierdzającym spełnienie warunku o którym mowa w pkt. 6 jest załącznik nr 3. Oferent, który nie spełnił któregokolwiek z warunków zostanie odrzucony ocena nastąpi poprzez weryfikację złożonych oświadczeń/dokumentów. IV. Opis sposobu przygotowywania oferty 1) Ofertę należy złożyć w zaklejonej kopercie osobiście u Zamawiającego (Rektorat Wyższej Szkoły Zarządzania i Prawa im. Heleny Chodkowskiej w Warszawie (II piętro) lub pocztą na adres Zamawiającego: Wyższa Szkoła Zarządzania i Prawa im. Heleny Chodkowskiej z siedzibą w Warszawie, Aleje Jerozolimskie 200, 02-486 Warszawa
Na kopercie należy umieścić napis: Oferta na zakup Systemu Informatycznego do zarządzania majątkiem Wyższej Szkoły Zarządzania i Prawa im. Heleny Chodkowskiej w Warszawie nie otwierać przed 31.10.2013 r. 2) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Wykonawca, który złoży więcej niż jedną ofertę zostanie wykluczony z postępowania. 3) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 4) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 5) Wykonawca powinien sporządzić ofertę w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności. Wszystkie dokumenty sporządzone w języku obcym należy składać wraz z tłumaczeniem na język polski sporządzonym przez tłumacza przysięgłego. 6) Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. 7) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia, ustanawiając pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu i do zawarcia umowy. Dopuszcza się, aby podmioty wspólnie ubiegające się o zamówienie łącznie udokumentowały, że posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz, że dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 8) Jeżeli oferta składana jest przez podmioty występujące wspólnie to musi być podpisana w taki sposób by zobowiązywała wszystkich biorących udział w postępowaniu. 9) Jeżeli zostanie wybrana oferta Wykonawców, o których mowa w pkt. 7 przed zawarciem umowy Zamawiający wymaga przedłożenia mu umowy regulującej współpracę tych wykonawców wraz z podaniem zakresu prac przewidzianych do wykonania każdemu z nich. 10) Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą wyłącznie z podmiotem występującym jako pełnomocnik pozostałych. 11) Oferta musi zawierać: pełną nazwę oferenta, adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu oraz numer NIP, ceny (rozumiane zarówno jako cena zakupu i wdrożenia Systemu jak i cena opieki serwisowej po okresie gwarancyjnym), które muszą być podane w PLN liczbowo i słownie i obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia. Zamawiający dopuszcza zmiany w ofercie cenowej w trakcie realizacji zamówienia jedynie w przypadku zmiany stawki VAT lub w przypadku rozszerzenia funkcjonalności oprogramowania nie opisanego w Zapytaniu, po wykonaniu analizy przedwdrożeniowej. wypełniony Formularz oferty wraz z wykazem wdrożeń (Załącznik nr 1) i załączonymi dokumentami (kserokopie potwierdzone za zgodność z oryginałem), wypełniony formularz potwierdzający spełnienie warunków umożliwiających udział w postępowaniu (załącznik nr 2), podpisane i wypełnione Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych Zamawiającego z Wykonawcą (załącznik nr 3), zaakceptowany i podpisany Harmonogram instalacji i uruchomienia Systemu" stanowiący załącznik nr 4, Aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert (ksero za zgodność z oryginałem) 12) Wszystkie zapisane strony oferty powinny być kolejno ponumerowane i trwale spięte. 13) Poprawki powinny być naniesione czytelnie i zaparafowane. Przez osobę podpisująca ofertę.
14) Dokumenty składające się na ofertę mogą być przedstawione w formie oryginału lub kopii potwierdzonej,,za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną. 15) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane ze złożeniem oferty. V. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert 1) Kryteria, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty są następujące: Tabela 2 Kryteria oceny NAZWA KRYTERIUM WAGA 1. CENA (za dostawę, wdrożenie i opiekę serwisową 60% w okresie gwarancyjnym, dostawę wyposażenia i materiałów eksploatacyjnych, szkolenia dla użytkowników systemu i analizę przedwdrożeniową) 2. DOŚWIADCZENIE 30% 3. CENA OPIEKI SERWISOWEJ PO OKRESIE GWARANCYJNYM 10% 2) Sposób obliczania wartości punktowej kryteriów: 1. Kryterium Cena" będzie oceniane następująco: C min X 1 = ---------------x 60 C 0 gdzie: X 1 - wartość punktowa ocenianego kryterium C min. - najniższa cena brutto ze złożonych ofert C 0 - cena brutto ocenianej oferty 60% (waga kryterium Cena") - oznacza, że w postępowaniu można uzyskać max 60 pkt. w ramach kryterium ceny (60% ze 100 pkt) Cena powinna objąć w szczególności analizę przedwdrożeniową, dostawę i wdrożenie Systemu wspomagającego ewidencjonowanie i zarządzania majątkiem wraz z dostawą materiałów eksploatacyjnych i wyposażenia, szkolenie z obsługi systemu dla ostatecznych użytkowników oraz opiekę serwisową w okresie gwarancyjnym. Wymogi funkcjonalne, oczekiwania od Systemu wynikają z Tabeli nr 1 znajdującej się w Zapytaniu. 2. Kryterium Doświadczenie oceniane będzie następująco : > Za wdrożenia zrealizowane w ostatnich 3 latach przed upływem terminu składania ofert narzędzia (oprogramowania) informatycznego dotyczącego inwentaryzacji, ewidencji i zarządzania majątkiem (wyposażeniem oraz środkami trwałymi), dla od 1 do 2 podmiotów potwierdzone np. rekomendacją/referencją/protokołem odbioru - 10 pkt., > Za wdrożenia zrealizowane w ostatnich 3 latach przed upływem terminu składania ofert narzędzia (oprogramowania) informatycznego dotyczącego inwentaryzacji, ewidencji i zarządzania majątkiem (wyposażeniem oraz środkami trwałymi) dla od 3 do 4 podmiotów potwierdzone np. rekomendacją/referencją/protokołem odbioru 20 pkt, > Za wdrożenia zrealizowane w ostatnich 3 latach przed upływem terminu składania ofert narzędzia (oprogramowania) informatycznego dotyczącego inwentaryzacji, ewidencji i zarządzania majątkiem (wyposażeniem oraz środkami trwałymi), dla 5 i więcej podmiotów potwierdzone np. rekomendacją/referencją/protokołem odbioru - 30 pkt.
Powyższa ocena ma charakter 0/1, można w trybie jej oceny uzyskać 0, 10, 20 lub 30 punktów, gdzie: X 2 wartość punktowa ocenianego kryterium. Waga kryterium Doświadczenie" to maksymalnie 30% ze 100 pkt. 3. Kryterium Cena opieki serwisowej po okresie gwarancyjnym" będzie oceniane następująco: P min X 3 = ---------------x 10 P 0 gdzie: X 3 - wartość punktowa ocenianego kryterium P min - najniższa cena brutto za opiekę serwisową P 0 - cena brutto za opiekę serwisową w ocenianej ofercie w ciągu kolejnych 12 msc. po okresie gwarancyjnym 10% (waga kryterium Cena opieki serwisowej po okresie gwarancyjnym") - oznacza, że w postępowaniu można uzyskać max 10 pkt. w ramach ww. kryterium (10% ze 100 pkt). Wykonawca zapewni opiekę serwisową w sposób określony pkt 9 sekcji II Zapytania poprzez usuwanie ewentualnych nieprawidłowości w oprogramowaniu. Cena za opiekę serwisową po okresie gwarancyjnym powinna zostać skalkulowana dla okresu kolejnych 12 msc. 3) Sposób obliczania końcowej oceny oferty: S = X 1 +X 2 + X 3 gdzie S to suma punktów uzyskanych w wyniku oceny każdego z kryteriów. Uzyskane w obliczeniach kryteriów,,cena i,,cena za opiekę serwisową po okresie gwarancyjnym wyniki zaokrągla się do dwóch miejsc po przecinku zgodnie z regułami arytmetyki. Maksymalna liczba punktów, możliwych do uzyskania przez ocenianą ofertę, będąca sumą wszystkich kryteriów, wynosi 100. 4) Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma największą liczbę punktów obliczonych wg wzoru podanego w pkt 3. 5) W przypadku wskazania przez Oferenta, którego oferta została najwyżej oceniona, ceny (definiowanej w opisie kryterium 1) przewyższającej zaplanowany budżet na niniejsze zamówienie, Zamawiający może podjąć negocjacje dotyczące wartości zamówienia. W przypadku fiaska negocjacji Zamawiający może odmówić podpisania umowy z takim Oferentem i w takim wypadku może on zawrzeć umowę z Podmiotem, którego oferta została niżej oceniona. Negocjacjom może również podlegać wartość podana w ofercie jako cena opieki serwisowej po okresie gwarancyjnym (kryterium 3). VI. Termin złożenia oferty Ofertę złożyć (przesłać) należy do dnia 31.10.2013 r. do godz. 15.30 w siedzibie Wyższej Szkoły Zarządzania i Prawa im. Heleny Chodkowskiej Warszawie Aleje Jerozolimskie 200, 02-486 Warszawa - decyduje data i godz. dostarczenia oferty do Zamawiającego. VII. Informacje o formalnościach po wyborze oferty
VIII. 1) Informacja o rozstrzygnięciu postępowania zostanie wysłana podmiotom, którzy złożyli ofertę, w ciągu 7 dni roboczych po zakończeniu postępowania. Wciągu kolejnych 7 dni przewiduje się zawrzeć umowę z Wykonawcą. Terminy te mogą ulec przesunięciu. 2) Jeśli podmiot, który został wybrany uchyla się od zwarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych. Wyjaśnienia i modyfikacje zapytania ofertowego 1) Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty. 2) Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu cen, niezwłocznie powiadamiając o tym wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty. 3) Przed upływem składnia ofert Wykonawca nie może wprowadzić zmiany do złożonej oferty. Wykonawca może wycofać przed upływem terminu swoją ofertę poprzez pisemne powiadomienie Zamawiającego. 4) Przed upływem terminu składania ofert Zamawiający może zmodyfikować treść zapytania ofertowego. Dokonana modyfikacja zostanie przekazana niezwłocznie wszystkim wykonawcom, którzy otrzymali zapytanie ofertowe a także upubliczniona na stronie internetowej Zamawiającego. Jeżeli zmiany będą mogły mieć wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. 5) Osobami odpowiedzialnymi po stronie Zamawiającego za przygotowanie i przeprowadzenie procedury wyboru są: Michał Kołodziej koordynator Projektu, p. dr hab. Kazimierz Jóskowiak koordynator ds. opracowania i wdrożenia standardów uczelni. Osobami odpowiedzialnymi za podejmowanie decyzji wiążących jest Rektor Wyższej Szkoły Zarządzania i Prawa dr Sławomir Wiatr. Osobą upoważnioną do udzielania wiążących odpowiedzi dotyczących zamówienia jest p. Michał Kołodziej pod numerem telefonu (22) 539 19 79 lub mailem projekt_wjp@chodkowska.edu.pl lub michal.kolodziej@chodkowska.edu.pl 6) Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 7) Nie przewiduje się żadnych środków odwoławczych od podjętych rozstrzygnięć. 8) Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli w trakcie jej rozpatrywania stwierdzi, że: a. Jej treść nie odpowiada treści Zapytania ofertowego b. Oferta jest niekompletna np. brakuje jednego z wymaganych załączników. 8) Podmiot składający ofertę jest nią związany przez 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się z upływem terminu składania ofert. 9) Wykonawca samodzielnie lub na wniosek może przedłużyć termin związania ofertą. Załączniki: Załącznik nr 1 - Formularz oferty Załącznik nr 2 - Formularz potwierdzający spełnienie warunków umożliwiających udział w postępowaniu Załącznik nr 3 - Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych Zamawiającego z Wykonawcą Załącznik nr 4 - Harmonogram instalacji i uruchomienia Systemu