IZBA CELNA W KRAKOWIE

IZBA CELNA W KRAKOWIE System Obsługi Formularzy Akcyzowych, Gier i Kopalin instrukcja dla użytkownika System Obsługi Formularzy Akcyzowych, Gier i wersja 1.05

Spis treści 1. Wstęp... 2 2. Licencja... 5 3. Obsługa modułu deklaracji dla podatku od gier, kopalin, akcyzy (AKC-WW, AKC-EN) i Opłaty paliwowej... 9 4. Obsługa modułu deklaracji AKC-4... 22 5. Obsługa modułu deklaracji AKC-U... 28 6. Obsługa modułu deklaracji INF... 34 1

1. Wstęp Aplikacja System Obsługi Formularzy Akcyzowych, Gier i Kopalin Sofa umożliwia kompletną elektroniczną obsługę deklaracji: generowanie pliku XML zawierającego dane składanej deklaracji, wizualizację oraz zapis/odczyt formularzy. Aplikacja Sofa składa się z modułów uruchamianych w zależności od wyboru rodzaju deklaracji: deklaracje dla podatku akcyzowego, np. AKC4, AKCU, INF, ZPNW oraz suszu tytoniowego AKC-ST deklaracje dla podatku od gier, np. POG-4, POG-5, POG-P, GHD-1, kopalin P-KOP, węgla AKC-WW, AKC-EN i Opłaty paliwowej. Po pobraniu modułu aplikacji plik należy rozpakować w dowolnym katalogu. Do uruchomienia/zainstalowania aplikacji niezbędne jest zainstalowane środowisko Microsoft NET Framework, do pobrania ze strony: http://www.microsoft.com/downloads/pl-pl/details.aspx?familyid=9cfb2d51-5ff4-4491-b0e5- b386f32c0992 Plik XML wygenerowany przez aplikację Sofa należy w kolejnym etapie podpisać elektronicznym podpisem kwalifikowanym (Schemat 1), a następnie wysłać poprzez Moduł e-zefir. Moduł e-zefir dostępny jest na stronie www.e-clo.pl w zakładce ZEFIR/Moduł e-zefir/przesyłanie deklaracji. Po wysłaniu podpisanej deklaracji moduł odsyła na zwrotny adres e-mail (podany w formularzu) komunikat. Są trzy rodzaje komunikatów: - UPO - urzędowe potwierdzenie odbioru, - Rejection - informacja o odrzuceniu przesłanego dokumentu, - Info - dodatkowa informacja zwrotna. 2

Schemat 1 - proces składania deklaracji w systemie e-zefir Wysłanie deklaracji ze strony e-zefir powinno poprzedzić przeprowadzenie próby na środowisku testowym głównie w celu weryfikacji poprawności parametrów posiadanego podpisu. Każdy podpis elektroniczny winien być odpowiednio skonfigurowany. Wymagania: - format XAdES, - typ Enveloped (czyli podpis otoczony przez dokument). Istotnym faktem odróżniającym deklarację papierową od elektronicznej jest pojawienie się pola Numer dokumentu. Jest to pole nr 2 które występuje w każdym formularzu. Służy ono do jednoznacznego identyfikowania deklaracji elektronicznych w związku z czym należy pamiętać aby nowo tworzonej deklaracji nadawać inny numer. Pole przyjmuje 4 znaki z zakresu [0-9],[A-Z]. 3

Aplikacja umożliwia Podatnikom pełną elektroniczna obsługę następujących deklaracji: Dla podatku akcyzowego Dla podatku od gier Dla podatku od kopalin AKC-4 wraz z załącznikami: AKC-4/A AKC-4/B AKC-4/C AKC-4/D AKC-4/E AKC-4/F AKC-4/H AKC-4/I AKC-4/J AKC-4/K AKC-U AKC-WW AKC-EN AKC-ST INF-A INF-B INF-C INF-D INF-F INF-I INF-J INF-K ZPNW Opłata paliwowa (OPEK) POG-4 wraz z załącznikami: POG-4/A POG-4/R POG-5 wraz z załącznikami: POG-5/A POG-5/C POG-5/D POG-P GHD-1 -- Kolejne deklaracje w przygotowaniu. -- P-KOP 4

2. Licencja Licencja na użytkowanie aplikacji Sofa w wersji BETA System obsługi formularzy akcyzowych, gier i kopalin. Izba Celna w Krakowie (Licencjodawca) udziela licencji użytkownikowi oprogramowania (Licencjobiorcy) na warunkach określonych poniżej. 1 Definicje Pojęcia użyte w niniejszej umowie otrzymują następujące znaczenie: 1. Licencjodawca Izba Celna w Krakowie z siedzibą przy al. Krasińskiego 11b, NIP: 6750007222, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa pod numerem KRS 0000109578. 2. Licencjobiorca podatnik (nie)będący osobą fizyczną będący stroną niniejszej umowy, który, korzystając z Aplikacji udostępnionej przez Licencjodawcę, staje się użytkownikiem Aplikacji. 3. Aplikacja - Program Komputerowy, który stanowi utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tj. Dz. U. z 2000r. nr 80 poz. 904) umożliwiający przygotowanie w formie elektronicznej deklaracji o oznaczeniu: Opłata paliwowa, GHD-1, POG-4, POG-5, POG-P, AKC-WW, P-KOP, AKC-U, AKC-4, AKC-ST, AKC-EN, Opłata paliwowa, INF-A, INF-B, INF-C, INF-D, INF-F, INF-I, INF-J, INF-K z załączniki: POG-4A, POG-4R, POG-5A, POG-5C, POG-5D, AKC-4A, AKC- 4B, AKC-4C, AKC-4D, AKC-4E, AKC-4I, AKC-4J, AKC-4K oraz pojawiające się w przyszłości deklaracje. 4. Komputer - sprzęt komputerowy, w tym komputery osobiste, laptopy, stacje robocze, terminale, palmtopy, telefony smart phone, produkty kieszonkowe lub inne urządzenia elektroniczne, do których przeznaczona jest Aplikacja, na których zostanie ona zainstalowana lub będzie użytkowana. 2 Przedmiot umowy 1. Licencjodawca udziela Licencjobiorcy na czas nieograniczony licencji niewyłącznej na Aplikację, jednocześnie upoważniając Licencjobiorcę do: * zainstalowania, uruchamiania, przechowywania, wyświetlania i korzystania z Aplikacji na komputerze, * łączenia Aplikacji z innymi programami komputerowymi w zakresie dozwolonym przez prawo. 2. Licencjobiorca nie jest uprawniony oraz zobowiązuje się do nieprzenoszenia na podmioty trzecie praw wynikających z niniejszej licencji, niewynajmowania, niewydzierżawiania, nieudzielania licencji lub sublicencji, jak również do nieprzekazywania Aplikacji stronom trzecim, bez uprzedniego uzyskania zgody Licencjodawcy, pod rygorem wygaśnięcia niniejszej licencji oraz odpowiedzialności odszkodowawczej Licencjobiorcy. Dokonanie powielania, rozpowszechnienia dokumentacji i jej tłumaczenie, zmiany przeznaczenia, adaptowanie do celów niezgodnych z niniejszą umową i dekompilowanie Aplikacji jest zabronione w najszerszym możliwym zakresie dopuszczalnym przez przepisy obowiązujące. 3. Licencjobiorca zapoznaje się z warunkami niniejszej umowy oraz możliwościami wykorzystania Aplikacji w zakresie udzielonej licencji, zawartych w niniejszej umowie, podczas pierwszego uruchomienia Aplikacji. Akceptacja tych warunków i rozpoczęcie użytkowania Aplikacji są jednoznaczne z przyjęciem przez Licencjobiorcę warunków niniejszej umowy. 3 Zawarcie umowy 5

1. Umowa niniejsza zostaje zawarta pomiędzy Stronami z chwilą zainstalowania lub uruchomienia Aplikacji na komputerze znajdującym się w dyspozycji Licencjobiorcy lub sporządzenia jej kopii w zakresie dozwolonym warunkami niniejszej umowy. 2. Umowa niniejsza reguluje w pełni zakres stosunków pomiędzy Stronami i stanowi jedyne źródło ich praw i obowiązków. 4 Warunki korzystania z Aplikacji 1. Licencjobiorca na warunkach niniejszej umowy korzysta z Aplikacji bezpłatnie. 2. Aplikacja umożliwia rozliczenie podatku akcyzowego oraz podatku od gier podatnikom (nie)będącym osobami fizycznymi. 3. Aplikacja umożliwia rozliczenie, o którym mowa w pkt. 2 powyżej, według wyboru Licencjobiorcy: * przez przygotowanie rozliczenia za pomocą dostępnego formularza deklaracji i wysłanie tegoż formularza w formie elektronicznej (plik z rozszerzeniem.xml) na adres WWW systemu E-Zefir. 4. Aplikacja stanowi jednorodną całość, a poszczególne jej części składowe nie mogą zostać rozdzielone. Nie jest także możliwe uzyskanie licencji na korzystanie jedynie z części Aplikacji. 5. Korzystanie z Aplikacji obejmuje czynności w ramach użytku osobistego Licencjobiorcy, a także możliwość nieodpłatnego udostępnienia Aplikacji innym osobom (nie)fizycznym na Komputerze Licencjobiorcy. 6. Licencjobiorca ma prawo do korzystania ze wsparcia technicznego Licencjodawcy (nie obejmującego wparcia merytorycznego, które mogłoby stanowić doradztwo podatkowe) w zakresie zgłaszania błędów związanych z użytkowaniem Aplikacji, świadczonego za pośrednictwem: * adresu e-mail: izfw@kra.mofnet.gov.pl. 7. Licencjodawca może wydawać nowe wersje Aplikacji, które będą dostępne pod adresem e-mail izfw@kra.mofnet.gov.pl a informacje o nich będą publikowane w serwisie https://e-clo.pl 8. Akceptacja warunków niniejszej umowy przez Licencjobiorcę nie powoduje w żaden sposób nabycia prawa do wersji Aplikacji, które zostaną przygotowane przez Licencjodawcę w kolejnych edycjach aplikacji SOFA, przygotowywanych za każdy rok podatkowy oddzielnie na odrębnych zasadach określonych każdorazowo dla danej wersji programu Aplikacji. 6

5 Oświadczenia Licencjodawcy i jego odpowiedzialność 1. Licencjodawca oświadcza, iż dołożył należytej staranności, aby program działał prawidłowo w zakresie technicznym oraz merytorycznym, jednakże nie wyklucza możliwości zaistnienia incydentalnych błędów w Aplikacji. 2. W maksymalnym zakresie dozwolonym przez prawo właściwe, Licencjodawca wyłącza swoją odpowiedzialność za jakąkolwiek szkodę (łącznie z pośrednimi albo bezpośrednimi szkodami polegającymi na uszkodzeniu ciała lub rozstroju zdrowia, szkodami z tytułu utraty zysków oraz innymi szkodami o charakterze wyjątkowym), będącą następstwem używania albo niemożności używania Aplikacji, a także będące wynikiem czynników zewnętrznych, włącznie z innymi programami lub w wyniku integracji Aplikacji ze środowiskiem komputera, którym dysponuje Licencjobiorca. 3. W maksymalnym zakresie dozwolonym przez prawo właściwe, Licencjodawca wyłącza swoją odpowiedzialność za ewentualne utrudnienia, opóźnienia lub braki, które zaistnieją w związku ze składaniem deklaracji podatkowej za pomocą Aplikacji, jak również za utratę danych, uszkodzenie zapisów lub danych, będące w szczególności wynikiem błędu Aplikacji lub niewłaściwego korzystania z niej przez Licencjobiorcę, a także będące wynikiem czynników zewnętrznych, włącznie z innymi programami lub w wyniku integracji Aplikacji ze środowiskiem komputera, którym dysponuje Licencjobiorca. 4. Licencjodawca nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody poniesione przez Licencjobiorcę, powstałe jako pośrednie lub bezpośrednie następstwo opóźnienia w wykonaniu, niemożliwości wykonania lub utrudnień w wykonaniu zobowiązań podatkowych Licencjobiorcy. 6 Uprawnienia Licencjodawcy 1. Licencjodawca ma prawo w każdej chwili rozwiązać niniejszą Umowę Licencyjną, jeżeli Licencjobiorca nie przestrzega postanowień niniejszej licencji na Aplikację. 2. W przypadku, o którym mowa w pkt. 1 powyżej, Licencjobiorca zobowiązany jest do niezwłocznego zaprzestania korzystania z Aplikacji, usunięcia wszystkich związanych z Aplikacją dokumentów, ich części i informacji, znajdujących się na dysku twardym komputera lub innych nośnikach danych, a także usunięcia wszelkich wykonanych kopii Aplikacji lub zawartych w niej dokumentów lub ich części. 3. Naruszenie przez Licencjobiorcę niniejszej umowy może spowodować pociągnięcie Licencjobiorcy do odpowiedzialności cywilnej lub karnej. 7 Uprawnienia Licencjobiorcy Licencjobiorca jest uprawniony do wypowiedzenia niniejszej umowy z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia. Licencjobiorca składa oświadczenie o wypowiedzeniu Licencjodawcy w formie pisemnej. Z chwilą rozwiązania umowy w trybie, o którym mowa w zdaniu pierwszym powyżej, Licencjobiorca zobowiązany jest niezwłocznie zaprzestać korzystania z Aplikacji, usunięcia wszystkich związanych z Aplikacją dokumentów, ich części i informacji, znajdujących się na dysku twardym komputera lub innych nośnikach danych, a także usunięcia wszelkich wykonanych kopii Aplikacji lub zawartych z niej dokumentów lub ich części. 7

8 Dane osobowe 1. Przetwarzanie danych osobowych Licencjobiorcy w zakresie niezwiązanym bezpośrednio z jego działalnością może odbywać się na podstawie oddzielnej zgody Licencjobiorcy, udzielonej w formie akceptacji oddzielnego oświadczenia. 2. Licencjobiorca może w każdej chwili żądać zmiany lub usunięcia przekazanych Licencjodawcy danych osobowych. 3. Licencjodawca zapewnia właściwą ochronę przetwarzanych przez niego danych osobowych Licencjobiorcy. 9 Prawa własności intelektualnej 1. Licencjodawca jest podmiotem pełni praw autorskich, tytułu własności oraz wszelkich innych praw do Aplikacji. Aplikacja jest chroniona prawem autorskim oraz postanowieniami umów międzynarodowych. Jakiekolwiek naruszenie praw przysługujących Licencjodawcy, włącznie z nieuprawnionym dostępem do Aplikacji, w wyniku którego osoby trzecie mogłyby skopiować pliki lub jakiekolwiek inne części Aplikacji, będzie traktowane jako istotne naruszenie niniejszej umowy, upoważniające Licencjodawcę do rozwiązania niniejszej umowy oraz stanowić będzie podstawę do skorzystania przez Licencjodawcę ze wszelkich środków prawnych przysługujących w takimi przypadku Licencjodawcy na podstawie przepisów obowiązującego prawa. 2. Licencjobiorcy nie wolno również zmieniać ani usuwać jakichkolwiek oznaczeń lub komunikatów dotyczących praw autorskich, znaków towarowych lub innych praw, ani też jakichkolwiek odniesień do nich, znajdujących się w Aplikacji. 3. Licencjobiorca nie będzie dokonywać analizy konstrukcji Aplikacji, deasemblować ani dekompilować Aplikacji, z wyłączeniem przypadków, w których takie operacje są dozwolone przez przepisy obowiązującego prawa oraz pod warunkiem, iż Licencjobiorca bezwzględnie zastosuje się do tych przepisów, włączając w to zakres, w jakim, przepisy zezwalają na dokonywanie takich operacji. 10 Przepisy końcowe 1. Jakiekolwiek spory i nieporozumienia powstałe w wykonaniu niniejszej umowy poddane zostają jurysdykcji sądu właściwego miejscowo dla siedziby Licencjodawcy. 2. Umowa niniejsza podlega prawu polskiemu. 3. Jeżeli którekolwiek z postanowień niniejszej umowy okaże się niezgodne z prawem, nieważne lub niewykonalne, będzie ono przez Strony wykonywane w maksymalnym zakresie dozwolonym prawem, w celu odzwierciedlenia pierwotnego zamiaru Stron. Postanowienie takie nie będzie miało wpływu na ważność i zgodność z prawem innych postanowień umownych. 4. Tytuły paragrafów użyte w niniejszej umowie użyte zostały jedynie dla wygody i nie stanowią jakiegokolwiek ograniczenia ani też podstawy do konstruowania lub interpretacji tej umowy. 8

3. Obsługa modułu deklaracji dla podatku od gier, kopalin, akcyzy (AKC-WW, AKC-EN) i Opłaty paliwowej Obsługa przykładowych deklaracji dla podatku od gier: Aplikacja dedykowana jest dla systemów operacyjnych firmy Microsoft i jest kompatybilna z systemami operacyjnymi Windows XP/Vista/7/8 w wersjach 32 i 64 bitowych, Do zainstalowania aplikacji wymagany jest dodatek Microsoft Framework 4.0 w wersji zgodnej z systemem operacyjnym jaki posiada użytkownik. Instalator sprawdza czy w/w wersja jest zainstalowana na komputerze, jeżeli nie to zwróci komunikat z prośbą o dokonanie aktualizacji systemu operacyjnego poprzez usługę Microsoft WindowsUpdate. PrtSc 1 - komunikat o braku Framework 4.0 Instalacja/Deinstalacja programu Sofa Pliki instalacyjne są wersjonowane. Odpowiednio kolejne wersje będą przyrostowo przyjmowały numery np. v 0.2.2. Nowe wydanie będzie zawierało kolejne formularze czy też funkcjonalności. Uruchamiamy plik instalacyjny Sofa_Setup_BETA_v 0.2.1.exe, PrtSc 2 - instalacja Po uruchomieniu pojawia się kreator instalacji programu Sofa. Program objęty jest umową licencyjną, którą trzeba zaakceptować aby darmowo użytkować aplikację. 9

PrtSc 3 - umowa licencyjna W przypadku odstąpienia od umowy rezygnujemy z dalszego procesu instalacji. W kolejnym kroku kreator prosi użytkownika o wybranie lokalizacji w jakiej ma się zainstalować aplikacja (domyślnie jest to ścieżka C:\Program Files (x84)\sofa). PrtSc 4 - lokalizacja Następnie użytkownik tworzy ikonę skrótu na pulpicie i tak po pomyślnie przeprowadzonej instalacji można uruchomić aplikację, 10

Deinstalacja następuje z menu Windows Start / Programy poprzez wybranie Sofa / Deinstalacja programu Sofa v 0.1.1 Beta. Kreator programu spyta użytkownika czy na pewno chce odinstalować aplikację. PrtSc 5 - deinstalacja, zapytanie W ostatnim kroku użytkownik zostanie poinformowany o zakończeniu procesu deinstalacji, PrtSc 6 - deinstalacja, potwierdzenie W celu zainstalowania nowej wersji aplikacji Sofa należy odinstalować wcześniejsze wersje w/w aplikacji. Słowniki Głównym założeniem przy budowaniu aplikacji była potrzeba szybkiego reagowania na nieuchronne zmiany. W związku z czym w dużej mierze Sofa będzie bazowała na słownikach XML, w tym: Słownik Wyrobów akcyzowych (dla wyrobów od podatku akcyzowego od wyrobów węglowych) slownikwegiel.xml, slownikopek.xml, Urzędy celne, do których adresowana jest deklaracja (AKC-WW oraz kolejne formularze związane z akcyzą) urzędyakcyza.xml, Organy, do których składana jest deklaracja (w przypadku deklaracji POG-4, POG-5, POG-P oraz GHD-1) organygry.xml, Organy wydającei zezwolenie/koncesję (POG-4/A, POG-4/R, POG-5/A oraz POG-5/D) zezwoleniagry.xml, podział terytorialny Polski (na województwa, powiaty i gminy) TERC.xml, 11

domyślnie zlokalizowane są w C:\Program Files (x84)\sofa\dictionary, o ile użytkownik nie zmienił domyślnej ścieżki w trakcie procesu instalacji. W razie jakichkolwiek zmian, w którymś ze słowników będzie można dokonać aktualizacji poprzez podegranie aktualnej wersji słownika, która odpowiednio wcześniej zostanie opublikowana na stronie https://e-clo.pl/zefir/ezefir/app/home. Próba uruchomienia aplikacji Sofa w którym będzie brakować któregoś z w/w słowników zakończy się wygenerowaniem błędu przez system: Nie znaleziono któregoś z plików :.. PrtSc 7 - błąd braku słownika XML W tym przypadku celowo został usunięty słownik podziałów terytorialnych Polski: TERC.xml. Tworzenie nowej deklaracji W celu wypełnienia deklaracji z Menu użytkownik wybiera Deklaracje/Nowa (Ctrl+N), po czym pojawi się okno wyboru Wybierz rodzaj deklaracji. PrtSc 8- wybór rodzaju deklaracji Widoczny jest podział na typy(akcyza, Gry hazardowe, Kopaliny) oraz rodzaje deklaracji. Każdy 12

rodzaj (np. GHD-1) deklaracji po najechaniu na niego poprzez kursor myszki wyświetla skrócony opis danej deklaracji. Następnie użytkownik wybiera interesujący go rodzaj deklaracji i klika Wybierz. W przypadku nie dokonania wyboru i kliknięcia Wybierz zostanie wyświetlony błąd. PrtSc 9 - błąd wyboru rodzaju deklaracji Obsługa okien Deklaracje/Załączniki od podatku wczytują się do zakładek, przy czym każda z nich ma możliwość nawigacji po kolejnych stronach klikając odpowiednio strzałki > Następna czy < Poprzednia. PrtSc 10 - nawigacja po stronach zakładki Zakładki zamyka się poprzez ikonę z czerwonym krzyżykiem (w prawym górnym rogu). 13

PrtSc 11 - zamykanie zakładki W przypadku próby zamknięcia deklaracji głównej pojawi się Ostrzeżenie PrtSc 12 - ostrzeżenie o zamknięciu Obsługa załączników Dodawanie załącznika Dodawanie załączników odbywa się poprzez wybór z Menu Załączniki/Dodaj. Podobnie jak w przypadku wyboru deklaracji ukazuje się okno dialogowe z podziałem na typ i rodzaj. Okno Wybierz załącznik posiada trzy typy: Akcyza, Gry hazardowe i Kopaliny oraz wylistowane wszystkie załączniki związane z tymi dwoma typami, np. AKC-4/A czy POG-5/A. 14

PrtSc 13 - wybór załącznika W przykładzie powyżej wyświetlone jest okno wyboru załącznika dla deklaracji POG-5. W związku z czym aktywne są tylko te załączniki, które są związane z daną deklaracją. Po podświetleniu kursorem myszki typu załącznika wyświetla się jego skrócony opis Załącznik Podatek od gier przeznaczony dla podatników urządzających gry liczbowe. Należy wskazać właściwy załącznik i kliknąć opcję Wybierz. W przypadku nie dokonania wyboru i kliknięcia Wybierz zostanie wyświetlony błąd. PrtSc 14 - błąd wyboru załącznika Przy każdym dodaniu/usunięciu załącznika aktualizowane są odpowiednie pola głównej deklaracji. Pola te informują o typie i ilości dodanych załączników. W przykładzie poniżej w części C Informacje o załącznikach widzimy odpowiednio zero załączników typu POG-5/A, dwa załączniki typu POG-5/C i jeden załącznik POG-5/D. 15

PrtSc 15 - zliczanie załączników Usuwanie załączników Usunąć można tylko uprzednio dodane załączniki. Zobrazowane jest to na przykładzie poniżej, gdzie deklaracja POG-5 posiada dodane 2 załączniki POG-5/C i jeden POG-5/D. Każdy z tych załączników numerowany jest w obrębie własnego rodzaju. PrtSc 16 - usuwanie załączników Otwieranie załączników Otworzyć można tylko te załączniki, które zostały uprzednio zamknięte (czerwony krzyżyk w prawym górnym rogu). Przykład zilustrowany jest poniżej, gdzie w ramach przykładu wcześniejszego zamknięte zostały załączniki POG-5/C(1) i POG5/C(2). 16

PrtSc 17 - otwieranie uprzednio zamkniętych załączników Zdarzenia W aplikacji przewidziane jest zdarzenie, w wyniku którego podatnik w trakcie wypełniania formularza dokonuje zmiany Rodzaju podatnika. Przykładowo: w deklaracji POG-5 podatnik niebędący osobą fizyczną (trzeba uprzednio zaznaczyć) posiada dodane załączniki POG-5/A, POG-5/C i POG-5/D i dokonuje zmiany rodzaju podatnika na osobę fizyczną. Zdarzenie takie skutkuje komunikatem ostrzeżenia: Deklaracja zawiera załączniki, które mogą być wypełnione tylko przez podmioty nie będące osobą fizyczną.. PrtSc 18 - ostrzeżenie o zmianie rodzaju podatnika 17

Generowanie pliku XML Plik XML generowany jest po wybraniu z Menu Operacje/Generuj XML (Ctrl+G). Wcześniej należy prawidłowo wypełnić formularz jak i załączniki (jeśli zostały dodane). W przypadku błędów w wypełnieniu deklaracji głównej lub załączników wyświetli się komunikat zwrotny z listą błędów na deklaracji. Na liście pojawią się numery błędnie wypełnionych pól wraz z opisem, np. Pole 1: To pole jest wymagane. PrtSc 19 - okno błędów formularza 18

W przypadku pomyślnej walidacji pól, aplikacja poprosi użytkownika o wskazanie ścieżki zapisu pliku XML. PrtSc 20 - ścieżka zapisu pliku XML Po zapisaniu pliku wyświetlony zostanie komunikat potwierdzający, że plik został zapisany. 19

PrtSc 21 - komunikat potwierdzający zapis Tak wygenerowany plik należy podpisać elektronicznie i przesłać do systemu e-zefir. Szczegóły na stronie https://e-clo.pl/zefir/ezefir/app/documentationlist pod linkiem Instrukcja korzystania ze strony WWW e-zefir. Walidacja Jest to czynność, która ma na celu doprowadzenie do zaplanowanych wyników. W aplikacji Sofa procesowi walidacji poddawane są wszystkie edytowalne pola typu TextBox i tak można tutaj wyróżnić kilka podstawowych typów pól. Są to pola: Tekstowe, Numeryczne, Alfanumeryczne, Numer Dokumentu, Kod pocztowy, PESEL, NIP, REGON, Numer telefonu, Adres mail. Przykładowo, aby przejść pozytywnie walidację pól typu: PESEL, NIP czy REGON trzeba podać poprawny ciąg cyfr sprawdzana jest tutaj suma kontrolna. W związku z czym minimalizowane jest ryzyko błędu przy podawaniu określonego ciągu znaków. Innym przykładem jest adres e-mail, który musi posiadać jednokrotne wystąpienie znaku @ (małpę) i co najmniej jednokrotne wystąpienie. (kropki). Każde edytowalne pole (wymagane), które zostało niewypełnione bądź źle uzupełnione jest oznaczane komunikatem w postaci czerwonego wykrzyknika (PrtSc 22). 20

W przypadku pól numerycznych ważne jest aby po wprowadzeniu wartości w pole zostało ono opuszczone, np. poprzez wciśnięcie klawisza tabulacji (Tab). Czynność ta musi być wykonana w celu poprawnego wykonania się funkcji matematycznej (PrtSc 19). PrtSc 22 - walidacja edytowalnych pól Zapis/Odczyt Funkcjonalność daje możliwość zapisu (Ctrl + S) / odczytu (Ctrl + O) deklaracji do/z pliku posiadającego własne rozszerzenie.sofa Jeśli zapisujemy deklarację, która nie ma wypełnionych wszystkich wymaganych pól, pojawi się komunikat z ostrzeżeniem: Deklaracja zawiera błędy. Czy na pewno chcesz zapisać? PrtSc 23 - ostrzeżenie 21

Proces zapisu zostanie potwierdzony komunikatem: Plik został zapisany. PrtSc 24 - zapisany Wizualizacja W aplikacji jest dostępna funkcja umożliwiająca wydruk formularzy (Ctrl + P) do wersji papierowej lub pliku PDF. PrtSc 25 - drukowanie Jeśli zajdzie potrzeba wydruku do pliku PDF to zalecane jest zainstalowanie dodatkowego darmowego oprogramowania jakim jest PDF Creator. Należy wtedy ustawić PDF Creator jako domyślną drukarkę. Obsługa modułu deklaracji AKC-4 22

Po uruchomieniu modułu AKC4 aplikacji Sofa pojawia się interaktywny formularz: PrtSc 26 - widok formularza AKC-4 / AKC-4zo Na formularzu widoczne są zakładki dotyczące danych formularza AKC-4 oraz załączników. Na pierwszej zakładce (AKC4-1) widoczne są również przyciski: - Generuj XML - Otwórz XML - Drukuj - Czytaj komunikat Należy wypełnić wszystkie wymagane pola figurujące zarówno na zakładce AKC4-1 jak również na zakładce AKC4-2 (sekcja I Oświadczenie Podatnika). W następnej kolejności należy wybrać odpowiednią zakładkę odpowiadającą załącznikowi który chcemy wybrać: 23

PrtSc 27 - załącznik AKC-4/A Na formularzu widoczne są widoczne są przyciski: 24

- Dodaj formularz - Aktualizacja - Usuń formularz - Zapisz formularz Widoczne jest lista wyboru istniejących formularzy w ramach danego załącznika (pole numer formularza). Chcąc dodać nowy formularz klikamy na przycisk Dodaj formularz. Spowoduje to uaktywnienie pól do wypełnienia. Jednocześnie na pojawi się komunikat o niezapisanych zmianach w formularzu. Należy wprowadzić dane składu, w tym również dane adresowe (przycisk Adres). Następnie chcąc wprowadzić dane wyrobów akcyzowych (Tabela F obliczenie kwot podatku akcyzowego od poszczególnych wyrobów) należy kliknąć przycisk wyroby akcyzowe: PrtSc 28 - obliczanie kwot podatku akcyzowego Należy wypełnić pola tabeli za każdym razem potwierdzając zmiany w wierszu klawiszem Zapisz. Po zakończeniu edycji wierszy należy nacisnąć przycisk Zamknij. Wówczas ekran powróci do formularza załącznika. Chcąc zapisać zmiany w formularzu naciskamy przycisk zapisz formularz. Po zapisaniu 25

formularza istnieje możliwość aktualizacji danych, oraz usunięcia danego formularza. W celu aktualizacji lub usunięcia formularza należy wybrać numer formularza z listy, następnie wybrać odpowiedni przycisk. W celu dodania kolejnego formularza należy ponownie kliknąć przycisk dodaj formularz i powtórzyć opisane powyżej czynności. W celu uzupełnienia wpłat zaliczek na poczet podatku w ramach danego załącznika naciskamy przycisk wpłaty dzienne. Pojawi się poniższy ekran: PrtSc 29 - informacja o kwotach wpłat dziennych Należy wypełnić informację o wpłatach dziennych. za każdym razem potwierdzając zmiany w wierszu klawiszem Zapisz. Po zakończeniu edycji wierszy należy nacisnąć przycisk Zamknij. Wówczas ekran powróci do formularza załącznika. Po zakończeniu procesu dodawania formularza, oraz uzupełnienia informacji o zaliczkach, należy ewentualnie uzupełnić pola 33, 34, 34a, 36 formularza AKC-4 (zakładka AKC4-3). Formularz powinien zawierać komplet danych. Należy kliknąć na pierwszą zakładkę AKC4-1. Gotowy formularz możemy wydrukować, oraz zapisać w postaci pliku XML (przycisk generuj XML) 26

PrtSc 30 - zapisz jako Pojawi się pole dialogowe do zapisania deklaracji w postaci pliku xml. Po wskazaniu wybranego folderu zapisujemy deklarację przyciskiem Zapisz. Plik jest gotowy do kolejnego etapu podpisania elektronicznego. W celu wczytania danych zawartych w już zapisanych plikach XML deklaracji AKC-4. należy kliknąć na przycisk Otwórz XML PrtSc 31 - otwórz XML 27

Należy wskazać plik deklaracji do odczytu, a następni kliknąć przycisk Otwórz. Dane deklaracji pojawią się w polach formularza AKC-4. Program posiada funkcjonalność wizualizacji komunikatów z systemu E-Zefir otrzymywanych drogą mailową. Należy kliknąć przycisk Czytaj komunikat, następnie wskazać plik xml zawierający komunikat, kliknąć przycisk Otwórz. Dane z komunikatu zostaną wyświetlone na formularzu informacyjnym. PrtSc 32 - komunikat potwierdzający przyjęcie 5. Obsługa modułu deklaracji AKC-U Po uruchomieniu modułu AKCU aplikacji Sofa pojawia się interaktywny formularz: 28

PrtSc 33- deklaracja AKC-U Pole nr 2 Numer dokumentu. Służy ono do jednoznacznego identyfikowania deklaracji elektronicznych w związku z czym należy pamiętać aby nowo tworzonej deklaracji nadawać inny numer. W polu tym można wpisać kolejny numer deklaracji np. 0001. Pole przyjmuje 4 znaki z zakresu [0-9],[A-Z]. 29

Należy kolejno wypełnić wszystkie wymagane pola: w sekcji A. - Miejsce i cel składania deklaracji (pola urząd celny, oraz cel złożenia deklaracji) w sekcji B - Dane podatnika (dane identyfikacyjne, oraz adres siedziby). w sekcji E - Oświadczenie podatnika lub osoby reprezentującej podatnika (należy wypełnić pola imię, nazwisko, telefon, adres mailowy) sekcja C kwota podatku zostanie wypełniona automatycznie po wprowadzeniu wyrobów akcyzowych. Po wypełnieniu wszystkie wymaganych pól, należy nacisnąć przycisk wyroby akcyzowe. Pojawi się formularz podobny do przedstawionego na poniższym ekranie: PrtSc 34 - obliczanie kwot podatku akcyzowego W celu dodania nowej pozycji w formularzu należy kliknąć przycisk dodaj, a następnie kliknąć w pole nazwa. Pojawi się formularz jak poniżej 30

PrtSc 35 formularz do wprowadzenia danych wyrobu akcyzowego Należy wybrać czy chcemy wprowadzić dane wyrobu akcyzowego oprócz samochodu osobowego, czy dane samochodu osobowego. w przypadku samochodu osobowego należy uzupełnić pole o dodatkowe informacje takie jak marka samochodu, model samochodu, rok produkcji, numer identyfikacyjny VIN, pojemność silnika. Następnie należy kliknąć przycisk zapisz. Należy wypełnić kolejne pola: Data powstania obowiązku podatkowego, kod CN. Następnie należy kliknąć w pole podstawa opodatkowania. Pojawi się formularz jak poniżej PrtSc 36 formularz podstawa opodatkowania W przypadku samochodu osobowego w polu podstawa należy podać wartość w pełnych złotych, a następnie kliknąć przycisk zapisz. Należy wprowadzić wartość pola stawka podatku. Pole kwota podatku zostanie wyliczone automatycznie. 31

Po wprowadzeniu danych klikamy przycisk zapisz, a następnie przycisk Zamknij. Zmiany zostaną zapisane, ekran powróci do poprzedniego formularza AKCU. Pola zostaną w sekcji C kwota podatku zostaną wypełnione wartościami. Możemy wówczas zapisać deklarację w postaci pliku xml. Naciskamy przycisk generuj xml. PrtSc 37 formularz zapisz jako Pojawi się pole dialogowe do zapisania deklaracji w postaci pliku xml. Po wskazaniu wybranego folderu zapisujemy deklarację przyciskiem Zapisz. Plik jest gotowy do kolejnego etapu podpisania elektronicznego. W celu wczytania danych zawartych w już zapisanych plikach XML deklaracji AKC-4. należy kliknąć na przycisk Otwórz XML 32

PrtSc 38 formularz otwórz XML Należy wskazać plik deklaracji do odczytu, a następni kliknąć przycisk Otwórz. Dane deklaracji pojawią się w polach formularza AKC-U. Program posiada funkcjonalność wizualizacji komunikatów z systemu E-Zefir otrzymywanych drogą mailową. Należy kliknąć przycisk Czytaj komunikat, następnie wskazać plik xml zawierający komunikat, kliknąć przycisk Otwórz. Dane z komunikatu zostaną wyświetlone na formularzu informacyjnym. PrtSc 39 - komunikat potwierdzający przyjęcie 33

6. Obsługa modułu deklaracji INF Po uruchomieniu modułu INF aplikacji Sofa pojawia się interaktywny formularz: PrtSc 40 - widok formularza INF Należy wypełnić wszystkie wymagane pola, a następnie wybrać zakładkę z odpowiednim załącznikiem. 34

Pojawi się formularz podobny do przedstawionego na poniższym ekranie: PrtSc 41- wyliczanie kwoty podatku Należy wypełnić odpowiednie pola formularza. Wybierając pierwszą zakładkę ekran powróci do poprzedniego formularza INF. Możemy wówczas zapisać deklarację w postaci pliku xml. Należy nacisnąć przycisk generuj xml. Pojawi się pole dialogowe analogiczne jak w przypadku deklaracji AKC-4, do zapisania deklaracji w postaci pliku xml. Po wskazaniu wybranego folderu zapisujemy deklarację przyciskiem Zapisz. Plik jest gotowy do kolejnego etapu podpisania elektronicznego. 35