Załącznik tylko do użytku służbowego Załącznik nr II do protokołu kontroli przeprowadzonej w Urzędzie Skarbowym w Międzychodzie Załącznik sporządzony przez st. komisarza skarbowego Marlenę Siluk (nr legitymacji służbowej 14/10) na podstawie czynności kontrolnych przeprowadzonych w kontrolowanej jednostce w dniach 29.09.2011r. i od 3.10.2011r. do 20.10.2011r. Kontrolę przeprowadzono na podstawie upoważnienia wydanego przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu Nr 27/2011 z dnia 20.09.2011r., wydanego na podstawie art. 5 ust.7 pkt 1 ustawy z dnia 21 czerwca 1996r. o urzędach i izbach skarbowych (tekst jednolity Dz. U. z 2004r. Nr 121, poz.1267). Przedmiotem kontroli było: Przedawnienia zobowiązań podatkowych. Przestrzeganie i skuteczność wewnętrznych procedur urzędu w zakresie zapobiegania przedawnieniom zobowiązań podatkowych. W ramach kontroli sprawdzono wybrane teczki z odpisanymi jako przedawnione zaległościami podatkowymi, wybrane zaległości podatkowe, które nie są odpisane jako przedawnione oraz zobowiązania z zakresu odpowiedzialności osób trzecich, dla których wydano decyzje orzekające o tej odpowiedzialności w 2010r., a także zobowiązania zagrożone przedawnieniem, w sprawie których toczyły się postępowania w zakresie wymiaru w 2010r. Kontrolę w tym zakresie przeprowadzono na podstawie: 1. dokumentacji otrzymanej z Wieloosobowego Stanowiska Pracy Rachunkowości Podatkowej i Rachunkowości Budżetowej, którego Kierownikiem jest i była w kontrolowanym okresie Pani Ewa Stachowiak (w roku 2010 komórka ta nosiła nazwę Referatu Rachunkowości Podatkowej i Budżetowej), 2. zestawień stanów zaległości z Dzienników Obrotów dostępnych za pomocą aplikacji Poltax 2B, zweryfikowanych następnie w oparciu o dane z kart kontowych, 3. danych z systemu Poltax z aplikacji Wymiar i danych uzyskanych z Samodzielnego Referatu Postępowań Podatkowych, którego Kierownikiem jest Pani Joanna Prętkiewicz, i którego zadania realizowane były w 2010r. w ramach Referatu Podatku Dochodowego (Kierownik Pan Marek Sommerfeld) i Referatu Podatków Pośrednich i Identyfikacji Podatkowej (p.o. Kierownika Pani Joanna Prętkiewicz) dotyczących 1/12
wydanych decyzji z zakresu odpowiedzialności osób trzecich i postępowań podatkowych zakończonych wydaniem decyzji, 4. danych z systemu Egapoltax, 5. dokumentów źródłowych pochodzących z: Samodzielnego Referatu Egzekucji Administracyjnej, którego Kierownikiem jest Pan Maciej Stefański, który był kierownikiem Referatu Egzekucji Administracyjnej również w 2010r. oraz Samodzielnego Referatu Postępowań Podatkowych; 6. zebrany materiał porównano z obowiązującym w 2010 Zarządzeniem Nr 4/2008 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Międzychodzie z dnia 15 kwietnia 2008r. w sprawie procedur zmierzających do zapobiegania przedawnieniu zaległości podatkowych oraz z Zarządzeniem Nr 26/2011 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Międzychodzie z dnia 23 września 2011 w sprawie procedury zapobiegania przedawnieniom zaległości podatkowych obowiązującej w Urzędzie Skarbowym w Międzychodzie. Kontrolą objęto 2010r. Próbę do kontroli wybrano na podstawie skoroszytu SPRAL.65 - Załącznik B16 - informacja o odpisanych kwotach przedawnionych zaległości budżetu państwa Arkusz:4 z WHTAX. Spośród odpisanych 387 zaległości podatkowych 92 zobowiązanych. Z zestawienia odpisanych zaległości wybrano losowo 6 zobowiązanych z 32 tytułów zaległości. Oprócz tego sprawdzono 30 zaległości (przynależnych 23 zobowiązanym) z widniejących w bazie Poltax 2B, wybierając je losowo spośród zaległości o najwyższych kwotach w poszczególnych latach z Dzienników Obrotów z lat 2005, 2002, 1999, a także z nielicznych pozycji za rok 1996, 1994 i 1993. Sprawdzono też w Poltax Wymiar wszystkie wydane w 2010r. decyzje orzekające o odpowiedzialności osób trzecich (6 decyzji - 1 zobowiązany) i postępowania podatkowe w sprawie wymiaru podatku za okres zagrożony przedawnieniem pod kątem działań zapobiegających przedawnieniu (2 postępowania - 1 podatnik). Ustalenia kontroli Z tematu kontroli wynika, że weryfikacji pod kątem skuteczności podlegają również Zarządzenia Naczelnika Urzędu Skarbowego dotyczące zapobiegania przedawnieniom zobowiązań podatkowych. W okresie objętym kontrolą w Urzędzie Skarbowym w Międzychodzie obowiązywało Zarządzenie Nr 4/2008 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Międzychodzie z dnia 15 kwietnia 2008r. w sprawie procedur zmierzających do zapobiegania przedawnieniu zaległości podatkowych. Obecnie obowiązuje Zarządzenie Nr 26/2011 Naczelnika Urzędu Skarbowego 2/12
w Międzychodzie z dnia 23 września 2011 w sprawie procedury zapobiegania przedawnieniom zaległości podatkowych obowiązującej w Urzędzie Skarbowym w Międzychodzie. Zarządzenie Nr 4/2008 (dalej: Zarządzenie) zobowiązuje do dokonywania wstępnej analizy zaległości pod względem przedawnienia zobowiązań podatkowych Referat Egzekucji w przypadku zaległości, w stosunku do których prowadzona jest egzekucja administracyjna oraz Referat Rachunkowości Podatkowej i Budżetowej w stosunku do zaległości do których nie wszczęto postępowania egzekucyjnego, albo postępowanie to zostało umorzone. Referat ten dokonuje analizy zaległości podatkowych, dla których dokonano przypisu przy jednoczesnym braku wpłaty. W przypadkach przewidzianych prawem komórka ta wystawia upomnienie z zagrożeniem wszczęcia egzekucji w przypadku braku wpłaty w terminie 7 dni od jego doręczenia i po wysłaniu upomnienia monitoruje wpływające dowody ich doręczeń. Jednocześnie dokonuje analizy kwot do wyjaśnienia, ewentualnie zwrotów, które można zarachować na poczet nieuregulowanego zobowiązania podatkowego. W przypadku braku wpłaty po skutecznym doręczeniu upomnienia w ciągu 14 dni od doręczenia Referat Rachunkowości wystawia tytuł egzekucyjny. Referat Egzekucyjny podejmuje działania zmierzające do przymusowego wyegzekwowania zaległości podatkowej, stosując określone ustawą środki egzekucyjne i dokonuje wpisów hipoteki przymusowej i zastawu. W przypadku braków rezultatów i równocześnie wyczerpania wszystkich możliwości działania postępowanie egzekucyjne może zostać umorzone. W zależności od powodu umorzenia egzekucji podejmowane są inne działania zmierzające do zapobieżeniu przedawnienia zobowiązania: 1. Stanowisko pracy ds. ewidencji i identyfikacji zobowiązane jest do ustalenia aktualnych danych adresowych zobowiązanych i przekazywania ich do Referatu Rachunkowości, również informacji o zgonach i ogłoszeniu upadłości. 2. Referat Wymiaru jest odpowiedzialny za monitorowanie składanych zeznań i deklaracji przez podatników i płatników w związku z możliwością pojawienia się nowych źródeł dochodu, z których możliwa byłaby egzekucja. Referat ten, na wniosek Referatu Rachunkowości lub Referatu Egzekucji winien jest do podjęcia działań zmierzających do wszczęcia postępowania w zakresie orzeczenia odpowiedzialności osób trzecich lub spadkobierców. Referat Wymiaru przekazuje wszelkie informacje dotyczące zdarzeń mających wpływ na bieg przedawnienia do Referatu Rachunkowości. 3. Stanowisko pracy ds. kontroli na wniosek Referatu Rachunkowości przeprowadza kontrole w celu ustalenia aktualnej sytuacji majątkowej oraz wszczyna postępowania podatkowe i przed sądem o wyjawienie majątku. 4. Stanowisko pracy ds. podatków majątkowych i opłat informuje Referat Rachunkowości o przejęciach spadków i innych praw majątkowych. 3/12
5. Stanowisko pracy ds. karnych skarbowych wszczyna a postępowania w zakresie przestępstw lub wykroczeń skarbowych i informuje o datach ich wszczęcia i prawomocnego zakończenia Referat Rachunkowości. 6. Jeżeli zostaną wyczerpana wszystkie środki mające na celu wyegzekwowanie zaległości podatkowej i jednocześnie upłynął ustawowy termin jej przedawnienia, Referat Rachunkowości Podatkowej i Budżetowej analizuje zebrane w karcie informacyjnej informacje dotyczące zdarzeń mających wpływ na bieg przedawnienia tej zaległości. 7. Po analizie tych danych i potwierdzeniu, że zobowiązanie podatkowe uległo przedawnieniu, kartę podpisuje radca prawny. 8. Referat Rachunkowości przygotowuje polecenie odpisu, które po akceptacji Głównego Księgowego i Naczelnika Urzędu jest przekazywane do Referatu Wymiaru. 9. Referat Wymiaru sporządza w systemie Poltax odpis zaległości podatkowych.. Zarządzenie nie wskazywało żadnego pracownika (stanowiska służbowego) jako odpowiedzialnego i jego uregulowania nie były szczegółowe. Nieprawidłowe było uzależnienie w 4 Zarządzenia orzekania o odpowiedzialności osób trzecich od umorzenia postępowania egzekucyjnego - zgodnie z art. 108 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa, tekst jednolity z dnia 4 stycznia 2005r. (Dz.U. Nr 8, poz. 60 ze zm.) orzekanie o odpowiedzialności osób trzecich nie jest uzależnione od bezskuteczności egzekucji prowadzonej w stosunku do podatnika. Również pozostałe działania wymienione w tym paragrafie niesłusznie uzależniono od umorzenia postępowania egzekucyjnego. W Zarządzeniu brak procedur dotyczących zaległości z krótkim okresem do upływu terminu przedawnienia, jak również określenia częstotliwości dokonywania analizy możliwości przedawnienia zobowiązania. Brak również odniesienia się do możliwości i warunków prowadzenia egzekucji administracyjnej z nieruchomości, podczas gdy taki zapis pomagałby w podjęciu słusznego w konkretnej sytuacji wyboru działania - prowadzenia takiej egzekucji lub nie jeśli egzekucja taka byłaby nieopłacalna. Zarządzenie Nr 26/2011 wyeliminowało większość powyższych braków. Wszyscy pracownicy Urzędu zobowiązani zostali do podejmowania działań mających na celu zapobieganie przedawnieniom zobowiązań podatkowych, a nadzór nad realizacją zadań poszczególnych komórek w tym zakresie nakłada na Głównego Księgowego. W celu koordynowania ww. zadań powołany został również Zespół do spraw przedawnień (dalej: Zespół), w którego skład wchodzą Główny Księgowy, Komornik Skarbowy (EA), Zastępca Naczelnika Urzędu, Osoba Wiodąca (AP), Kierownik Samodzielnego Referatu Postępowań Podatkowych (PP), Kierownik Samodzielnego Referatu Obsługi Bezpośredniej (OB). Zespól ten proponuje działania zmierzające do wyegzekwowania zaległości zagrożonych 4/12
przedawnieniem poprzez orzekanie odpowiedzialności osób trzecich i następców prawnych, zastosowanie hipoteki i zastawu skarbowego, bada przyczyny nieefektywnego zakończenia egzekucji i wskazuje możliwe działania zapobiegające przedawnieniu, nadzoruje analizy dotyczące określenia terminu przedawnienia. Obowiązujące od 23.09.2011r. Zarządzenie określa również terminy, w jakich następują spotkania ww. Zespołu (raz na rok) oraz terminy, w jakich są drukowane i przekazywane do Samodzielnego Referatu Rachunkowości Podatkowej i Rachunkowości Budżetowej dane z Hurtowni WHTAX dotyczące zaległości, dla których zbliża się termin przedawnienia (co kwartał). Ponadto wyznaczony pracownik koordynujący pracę w zakresie przedawnień sporządza w terminie do końca IV kwartału danego roku wykaz zaległości podatkowych, których termin przedawnienia upływa z końcem następnego roku i przekazuje go Naczelnikowi Urzędu Skarbowego oraz przewodniczącemu Zespołu. Na podstawie powyższych ustaleń stwierdzono, iż wewnętrzne procedury obowiązujące w 2010r. w dotyczące zapobiegania przedawnieniom zobowiązań podatkowych mogły wpływać na brak skuteczności w tym zakresie, ze względu na: 1. brak wskazania pracowników (stanowisk służbowych) jako odpowiedzialnych za nadzór i koordynowanie prac związanych ze zbieraniem danych i ich analizy na potrzeby oceny możliwości przedawnienia zobowiązań podatkowych. 2. brak procedur dotyczących zaległości z krótkim okresem do upływu terminu przedawnienia, 3. brak określenia częstotliwości dokonywania analizy możliwości przedawnienia zobowiązania, 4. brak zobowiązania do orzekania odpowiedzialności podatkowej jeszcze przed umorzeniem egzekucji administracyjnej, 5. w kartach informacyjnych dot. przedawnień nie wszystkie informacje obrazujące zdarzenia mogące mieć wpływ na bieg terminu przedawnienia zaległości podawane są w sposób umożliwiający właściwą ocenę ich wpływu na bieg terminu przedawnienia, (np. brak daty i podstawy prawnej wydanej decyzji w sprawie restrukturyzacji finansowej przedsiębiorcy, brak dat wydania i doręczenia decyzji orzekającej odpowiedzialność osoby trzeciej). 6. brak egzekucji z nieruchomości są zabezpieczenia hipoteką, brak działań ze strony komórki egzekucji. Podczas kontroli nie stwierdzono jednak bezpośredniego wpływu istniejących w kontrolowanym okresie procedur na żadną zaległość w ten sposób, aby powodowało to nieuzasadnione uszczuplenie należności budżetowych. 5/12
W trakcie kontroli sprawdzono wybrane pozycje z zaległości odpisanych jako przedawnione W kontrolowanym okresie Referat Księgowości sprawdzał pod kątem przedawnienia zaległości podatkowe, z czego w przypadku 92 zobowiązanych (387 zaległości podatników, osób trzecich i płatników), oceniono jako przedawnione. Z zestawienia odpisanych zaległości do sprawdzenia wybrano 6 zobowiązanych, w tym 32 tytuły zaległości. Sprawdzono również wybrane zobowiązania widniejące w Poltax 2B (nie w kartach kontowych). Wybrano 30 zaległości przynależnych 23 zobowiązanym, w celu ustalenia ewentualnego istnienia nieodpisanych a przedawnionych lub zagrożonych przedawnieniem zobowiązań na kartach kontowych. Przedmiotem kontroli zostały też decyzje wydane w 2010r. na osoby trzecie oraz postępowania podatkowe, za okres zagrożony przedawnieniem zobowiązań podatkowych będących ich przedmiotem. Wyniki obrazują tabele i opisy spraw zamieszczone na kartach numerowanych od 7 do 12. Stwierdzone nieprawidłowości Na podstawie danych zawartych w załączonych kartach od 7 do 12 stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. dochodzenie zaliczek w podatku dochodowym od osób fizycznych po zakończeniu roku podatkowego, podczas gdy po zakończeniu roku podatkowego z tytułu nieuregulowanych w terminie zaliczek dochodzi się tylko naliczonych odsetek (1 przypadek na 62 sprawdzone, tab. nr 1 poz 6), 2. błędna ocena zdarzenia wydanie decyzji umarzającej postępowanie restrukturyzacyjne na podstawie art. 18 ust 7 ustawy z dnia 30 sierpnia o restrukturyzacji niektórych należności publicznoprawnych od przedsiębiorców (Dz.U Nr 155, poz. 1287 ze zm) ze względu na niespełnienie warunków uprawniających do skorzystania z restrukturyzacji i nie powoduje zawieszenia biegu terminu przedawnienia; zawieszenie taki następuje jedynie w przypadku wydania decyzji kończącej restrukturyzację na podstawie art. 21 ww. ustawy (1 przypadek na 62 sprawdzone, tab. nr 2 poz 5). Na tym ustalenia kontroli zakończono. Propozycja oceny kontrolowanego Urzędu Skarbowego Mając na uwadze stwierdzone nieprawidłowości proponowana ocena kontrolowanego obszaru to: pozytywna z nieprawidłowościami. 6/12
7/12