AKTYWNA KOMUNIKACJA Z KANDYDATAMI Jak wpływać na wrażenia kandydata poprzez aktywną komunikację?
SPIS TREŚCI AKTYWNA KOMUNIKACJA Kilka słów o praktykach pracodawców 3 8 Brak komunikacji z kandydatem grzechy główne rekruterów Cykl komunikacji z kandydatem 12 15 18 Czy rekrutacja z własnej bazy jest skuteczna? Kiedy jeszcze warto nawiązać kontakt? 23 26 31 Komunikacja z kandydatami a rekrutacje ukryte Komunikacja agencji doradztwa z kandydatem Jak komunikować się w sytuacjach trudnych? 2
Rozdział 1 KILKA SŁÓW O PRAKTYKACH PRACODAWCÓW 3
Doświadczenie kandydatów, a także wyniki ankietowych badań przeprowadzonych wśród rekruterów pokazują, że w większości polskich firm kandydaci biorący udział w procesie rekrutacji mogą liczyć jedynie na informację zwrotną dotyczącą wyniku rozmowy rekrutacyjnej. Jak powszechnie wiadomo, do tego etapu rekrutacji przechodzi jednak niewiele osób uczestniczących w procesie. Sprawia to, że w rękach rekrutera pozostają dokumenty około kilkudziesięciu osób, które chciałyby dowiedzieć się, na jakim etapie jest ich aplikacja. Przesyłanie informacji o statusie każdej aplikacji pojawia się na pierwszym miejscu wśród czynników budujących pozytywne wrażenia kandydata z procesu rekrutacji. Jeśli ze względu na brak informacji zwrotnej po wysłaniu CV doświadczenia kandydata będą negatywne, to taki kandydat może całej firmie przynieść realne straty. 4
Amerykańska firma StartWire przebadała ponad 2000 kandydatów pod kątem ich decyzji konsumenckich powiązanych z rekrutacją. Okazało się, że jeśli kandydat nie dostaje rekrutacyjnej informacji zwrotnej, w tym zwyczajnego potwierdzenia, że CV dotarło do danej firmy, zmienia opinię o niej na negatywną. Podobna liczba osób nie będzie pozytywnie wyrażać się o takiej firmie, a ponad połowa dwa razy się zastanowi, zanim kupi jej produkt/usługę. Podsumowując: złe doświadczenia rekrutacyjne wpływają na decyzje konsumenckie kandydatów. 5
Wyniki ankiety przeprowadzonej na grupie uczestników wirtualnego seminarium pokazują, w jakich sytuacjach rekruterzy najczęściej kontaktują się z kandydatami. Rekruterzy kontaktują się z kandydatami w następujących sytuacjach: Potwierdzenie otrzymania CV 11% Informacja o odrzuceniu po analizie CV 7% Mailowe potwierdzenie spotkania Informacja o negatywnym wyniku rozmowy rekrutacyjnej Informacja o pozytywnym wyniku rozmowy rekrutacyjnej 22% 23% 25% Inne sytuacje 12% Źródło: Ankieta przeprowadzona podczas webinaru Aktywna komunikacja z kandydatami 27.02.2013 r., N=130. 6
O doświadczeniach, jakie kandydaci wynoszą z procesu rekrutacji oraz o tym, jak aktywna komunikacja wpływa na kształtowanie pozytywnych odczuć kandydatów wspominaliśmy w e-book u: Candidate Experience. Jak wpływać na postrzeganie pracodawcy przez kandydatów? Jeśli chcesz dowiedzieć się, co robić, a czego unikać podczas procesu rekrutacji, by zachęcić kandydatów do składania aplikacji - pobierz e-book pt.: Candidate Experience. 7
Rozdział 2 BRAK KOMUNIKACJI Z KANDYDATEM GŁÓWNE GRZECHY REKRUTERÓW 8
Jakich rekrutacyjnych grzechów dopuszczają się rekruterzy? #1 Brak komunikacji Brak komunikacji może budzić w kandydacie poczucie, że jego CV wpadło w czarną otchłań oraz podejrzenia dotyczące celu zbierania danych osobowych przez firmę publikującą ogłoszenie. Bardzo prostym, a zarazem skutecznym rozwiązaniem w tej sytuacji jest wysłanie kandydatowi automatycznej wiadomości z potwierdzeniem, że otrzymaliśmy jego dokumenty. Jeśli rekrutacja odbywa się z pomocą skrzynki pocztowej, taką autoodpowiedź można ustawić na adresie mailowym widniejącym w ogłoszeniu. Problem udzielania odpowiedzi wszystkim kandydatom z osobna nie występuje w sytuacji, kiedy rekruter pracuje wykorzystując system do zarządzania rekrutacjami. Systemy tego rodzaju są domyślnie wyposażone w automatyczną korespondencję dla każdego etapu rekrutacji. 9
#2 Niedotrzymywanie danego słowa Oczywistym wydaje się fakt przesłania informacji zwrotnej do kandydata, który odbył rozmowę rekrutacyjną. Wystarczy jednak odwiedzić dowolne forum dyskusyjne, aby przekonać się, że nie jest to tak jednoznaczne. Wspomniane fora często pękają w szwach od postów rozgoryczonych kandydatów, którzy pomimo zapewnień rekrutera nie otrzymali informacji zwrotnej nt. wyniku rozmowy kwalifikacyjnej. By nie narażać swojej firmy na nieprzychylne opinie, których wymazanie z pamięci kandydata (a tym bardziej z przestrzeni wirtualnej) graniczy z cudem pamiętajmy: każda obietnica skierowana w stronę kandydata musi zostać spełniona. 10
#3 Stosowanie formułki odpowiemy tylko wybranym kandydatom W dobie e-maili i korespondencji seryjnej zamieszczanie w ogłoszeniu formułki odpowiemy tylko wybranym kandydatom jest uznawane za nieprofesjonalne. Zastrzeganie prawa do odpowiadania nielicznym wybrańcom nie znajduje zrozumienia w oczach aplikujących osób. Dla nich kontakt z kandydatem jest podstawowym obowiązkiem rekrutera. Takie zachowanie nie będzie usprawiedliwiane zwłaszcza w sytuacji, gdy na rynku są dostępne rozwiązania ułatwiające m.in. zbiorową korespondencję z kandydatami. 11
Rozdział 3 CYKL KOMUNIKACJI Z KANDYDATEM 12
Podstawowa komunikacja z kandydatem w procesie rekrutacyjnym wpisuje się w pewien naturalny i konsekwentnie powtarzany cykl. CYKL KOMUNIKACJI Z KANDYDATEM Podziękowanie za przesłanie CV Zaproszenie do nowego projektu Preselekcja, czyli analiza CV Zakończenie rekrutacji Spotkania rekrutacyjne 13
W czasach e-maili, smsów oraz narzędzi do zautomatyzowanej komunikacji, tłumaczenie się brakiem czasu nie jest już poważną wymówką, a brak informacji zwrotnej może nadszarpnąć wizerunek całej firmy. Warto komunikować się z kandydatami na wszystkich etapach procesu rekrutacyjnego. W odpowiedzi na spływające aplikacje wystarczy czasem autoresponder lub korespondencja seryjna. Dalsze etapy wymagają nieco bardziej rozbudowanych wiadomości, ale i liczba analizowanych aplikacji na każdym z nich się zmniejsza. 14
Rozdział 4 CZY REKRUTACJA Z WŁASNEJ BAZY JEST SKUTECZNA? 15
Rekruterzy często zastanawiają się, czy rekrutacja z własnej bazy rzeczywiście jest skuteczna. Z przeprowadzonych przez nas badań ankietowych wynika, że zdecydowanej większości badanych rekruterów udało się zatrudnić kandydata z własnej bazy. Czy udało Ci się zatrudnić kandydata z własnej bazy? 63% tak 17% nie, ale udało się zaprosić kandydata na spotkanie 20% nie Źródło: Ankieta przeprowadzona podczas webinaru Aktywna komunikacja z kandydatami 27.02.2013 r., N=130. 16
Rekruterzy pytają: Jak długo CV kandydata może być przechowywane w naszej bazie i wykorzystywane? Obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie kandydata o czasie/okresie, przez jaki będzie przechowywał jego CV. Robi to za pomocą w tzw. klauzuli informacyjnej, którą powinien zamieścić w treści ogłoszenia o pracę. Pracodawca może uzależnić czas przechowywania CV od treści zgody, jaką wyraził kandydat w swojej aplikacji, jednak w razie braku takiej zgody kandydata, pracodawca może przechowywać CV przez okres, który wskazał w klauzuli informacyjnej. Należy zapamiętać, że pracodawca przetwarza dane kandydata na podstawie przepisów prawa*, a nie na podstawie zgody kandydata wyrażonej w dokumentach aplikacyjnych. Nie udzielenie przez kandydata zgody na przetwarzanie jego danych osobowych nie ma wpływu na prawo pracodawcy do posiadania CV tego kandydata. * art. 221 Kodeksu Pracy; Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika z dnia 28 maja 1996 r., a często również na podstawie dodatkowych przepisów szczegółowych, regulujących procesy rekrutacyjnokadrowe w danym sektorze gospodarki czy biznesu. 17
Rekruterzy pytają: Czy jeśli rekrutacje na dany typ stanowiska są prowadzone nieustannie, to CV kandydata można przechowywać np. 5 lat? Jeśli pracodawca prowadzi rekrutacje ciągłe, tzn. są one powtarzane cyklicznie lub rekrutacja trwa cały czas, to w klauzuli informacyjnej powinien zawrzeć informację, że celem przetwarzania danych osobowych są procesy rekrutacyjne (wiele procesów, nie jeden). 18
Rozdział 5 KIEDY JESZCZE WARTO NAWIĄZAĆ KONTAKT? 19
Kontakt z kandydatami warto podtrzymywać w momencie, gdy rekrutacja się przedłuża bądź została wstrzymana. Potwierdzeniem konsekwencji, jakie płyną z niewystarczającego kontaktu z kandydatem jest sytuacja, gdy podczas rozmowy o ofercie okazuje się, że kandydat w międzyczasie przyjął propozycję konkurencji. Powodem podjęcia przez kandydata takiej decyzji mógł być zbyt długi okres oczekiwania na informację zwrotną po spotkaniu. 20
Ciekawą, a zarazem bardzo popularną na zachodzie formą kontaktu z kandydatami są newslettery zwane jobletterami. Są to wiadomości cyklicznie wysyłane do kandydatów zarejestrowanych w naszej bazie. Treści w nich zawarte powinny być powiązane z możliwościami kariery w firmie, a więc zawierać linki do aktualnych ofert pracy. Kandydatów można też kierować na fanpage firmy w mediach społecznościowych bądź zamieszczać w korespondencji mailowej linki do artykułów o firmie i jej nowych pracownikach. 21
Od joblettera już tylko krok do niestandardowego wykorzystywania własnej bazy CV. Warunkiem takich działań jest odrębna klauzula ze zgodą na otrzymywanie treści marketingowych, jaką kandydat musi wyrazić przy składaniu aplikacji. Prośbę o dopisanie takiej klauzuli można zamieścić już w ogłoszeniu. Jeśli aplikowanie odbywa się poprzez specjalny formularz aplikacyjny, to w nim można zamieścić odrębne pole na wyrażenie takiej zgody. Dzięki temu z łatwością odfiltrować można kandydatów, którzy zaznaczyli tak, a następnie wygenerować listę mailingową do treści marketingowych. Wśród innych przykładów warto wspomnieć o firmie, która zaprasza kandydatów na organizowane przez siebie eventy, szkolenia oraz targi. 22
Rekruterzy pytają: Jak przedstawia się kwestia umieszczania polskich znaków w mailach do kandydatów? Czy mail je zawierający trafi do spamu? Na wszelki wypadek warto z nich zrezygnować w temacie maila, w treści wiadomości jak najbardziej można je stosować. Ze względu na różne domeny i urządzania, z których korzystają kandydaci, działania takie jak unikanie wielkich liter i wykrzykników oraz odpowiednie tytułowanie wiadomości zmniejszają ryzyko, że mail wpadnie do spamu, jednak nie są gwarancją sukcesu. Co powinno być zawarte w temacie maila z ofertą pracy, aby zachęcić kandydata do jej przeczytania? W tytule takiego maila unikajmy sformułowania OFERTA. Najprostsze rozwiązania w tym wypadku wydają się najlepsze. Dlatego też polecamy tematy: propozycja zawodowa, propozycja współpracy, zaproszenie do współpracy. 23
Rozdział 6 KOMUNIKACJA Z KANDYDATAMI A REKRUTACJE UKRYTE 24
W zakresie komunikacji z kandydatami dużo wątpliwości budzą tzw. rekrutacje ukryte. Rekrutacje ukryte to ogłoszenia pracodawców, którzy zastrzegli sobie anonimowość i których tożsamości nie można ujawnić. Zgodnie z literą prawa, na pracodawcy jako administratorze danych osobowych ciąży tzw. obowiązek informacyjny wobec kandydata. 25
Dlatego kandydat powinien otrzymać następujące informacje: pełną nazwę firmy oraz adres siedziby administratora danych cel zbierania danych oraz informację o odbiorcach danych powiadomienie o prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania pouczenie o dobrowolności danych W myśl Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych powyższych informacji powinno się udzielać kandydatowi niezwłocznie po wysłaniu przez niego aplikacji, a więc bez zbędnej zwłoki. 26
Rozdział 7 KOMUNIKACJA AGENCJI DORADZTWA Z KANDYDATEM 27
Z pewnością komunikacja pomiędzy kandydatami a agencją doradztwa personalnego ma swoją specyfikę i pierwszym wyzwaniem dla pracownika takiej agencji może być przełamanie oporów kandydatów przed rozmowami z osobą reprezentującą doradztwo, a nie konkretną firmę. Wśród kandydatów nadal krąży przekonanie, że takie rozmowy są mniej znaczące niż spotkanie bezpośrednie z przedstawicielem danej firmy. Dlatego warto uświadamiać kandydatom, że z naszą agencją współpracuje kilkadziesiąt firm, co oznacza kilkadziesiąt potencjalnych szans na zatrudnienie i długofalową współpracę. Kolejnym wyzwaniem przy okazji direct search (poszukiwania bezpośrednie) może być zmotywowanie kandydata do odpowiedzenia na nasz mailing. Jeśli wysłaliśmy wiadomość z zaproszeniem do rekrutacji i odzew był znikomy, najprawdopodobniej jest to spowodowane tym, że kandydaci uznali ją za spam wysyłany hurtowo do wszystkich, którzy choć trochę pasują do profilu. 28
By kandydat zechciał odpowiedzieć na takie zaproszenie, musimy dać mu odczuć, że nasza oferta naprawdę do niego pasuje. Starajmy się spersonalizować naszą wiadomość na tyle, na ile to tylko możliwe. Jeśli zapraszając kandydata na spotkanie nie możemy zdradzić nazwy firmy, a kandydat nalega, to: możemy opowiedzieć o branży, wielkości firmy i innych jej charakterystycznych elementach, które nie naruszą zawartej przez nas klauzuli poufności danych, możemy zapytać kandydata o firmy, w których nie chciałby pracować i sprawdzić, czy aby nasz klient nie znalazł się na liście pracodawców, którymi kandydat nie jest zainteresowany. 29
Rekruterzy pytają: Co zrobić, jeśli klient agencji doradztwa nie zdecydował się na żadnego z zaproponowanych kandydatów i pomimo przeprowadzonej rekrutacji nie udzielił informacji zwrotnej lub ostatecznie wycofał się z projektu? W takim przypadku odpowiedzią często stosowaną przez agencje doradztwa personalnego jest informacja o tym, że projekt został "zamrożony". Warto również zapewnić kandydata, że jego CV pozostaje w naszej bazie i powrócimy do niego przy podobnym profilu stanowiska. Jak przekazać kandydatowi informację o jego odrzuceniu, jeśli dział HR naszego klienta nie potrafi podać przyczyny odrzucenia, bo np. została ona podjęta przez osobę z wyższego szczebla organizacji? Uniwersalną odpowiedzią może okazać się w tej sytuacji: Doceniamy Pani/Pana umiejętności, niemniej jednak zdecydowaliśmy się na osobę o profilu bardziej dopasowanym do tego stanowiska. 30
Rekruterzy pytają Jak poradzić sobie w sytuacji, kiedy kandydat słyszał o naszym kliencie niepochlebne opinie, a w rzeczywistości są to informacje nieaktualne lub nieprawdziwe? Jeśli kandydat sugeruje się niepochlebnymi informacjami o naszym kliencie, możemy użyć argumentacji sugerującej, że obecnie sytuacja w tej firmie jest zupełnie inna, a przedstawiciel klienta chętnie się spotka z kandydatem, aby opowiedzieć o pracy i warunkach panujących w firmie. 31
Rozdział 8 KILKA PORAD, JAK KOMUNIKOWAĆ SIĘ W SYTUACJACH TRUDNYCH 32
Kandydat nie pasuje do zespołu bądź do kultury organizacyjnej firmy. W sytuacji, gdy powodem odrzucenia jest przysłowiowy brak chemii, nie można użyć tego argumentu w uzasadnieniu decyzji o odrzuceniu kandydata. Znaczenie lepszym rozwiązaniem jest odwołanie się do kwestii czysto merytorycznych. Zarówno w życiorysie kandydata, jak i jego doświadczeniu zawodowym należy odszukać te elementy, które rzeczywiście nie odpowiadają wymaganiom i na tych elementach opierać swoją argumentację. 33
Kandydat jest interesujący, ale nie spełnia wymagań stawianych na danym stanowisku. Wyobraźmy sobie sytuację, że prowadzimy rekrutację na Regionalnego Kierownika Sprzedaży. Kandydat, który przesłał swoją aplikację na to stanowisko nie spełnia wymogów, jednak w tym samym czasie mamy otwarty projekt rekrutacyjny na stanowisko Przedstawiciela Handlowego. Nie będzie zatem nietaktem, jeśli zaproponujemy kandydatowi niższe stanowisko. Przekażmy mu, że jego kandydatura została oceniona stosunkowo wysoko, ale do objęcia stanowiska Regionalnego Kierownika Sprzedaży wymagane jest większe doświadczenie w zarządzaniu ludźmi. Tymczasem chcielibyśmy zaproponować mu stanowisko Przedstawiciela Handlowego, do którego kandydat idealnie pasuje. Po przekazaniu takiej informacji pozostaje tylko oczekiwanie na decyzję kandydata. 34
W okresie oczekiwania na decyzję o zatrudnieniu kandydat przyjął ofertę konkurencji. W życiu każdego rekrutera przychodzi też taki moment, gdy dzwoni do kandydata z pozytywną informacją zwrotną, tymczasem okazuje się, że w międzyczasie przyjął on ofertę konkurencji. Najważniejsze jest, żeby nie spisywać takiego kandydata na straty. Postarajmy się nawiązać z nim rozmowę o naszej ofercie pytając, co zaważyło na podjęciu decyzji na korzyść konkurencyjnej propozycji i co mogłoby wpłynąć na ewentualną zmianę jego zdania. Jeśli bardzo zależy nam na takim kandydacie, po kilku dniach od rozmowy możemy wysłać mailowe podziękowanie za udział w rekrutacji i jeśli to możliwe informację, że nasza oferta będzie aktualna np. do końca tygodnia. 35
Rekruterzy pytają: Co zrobić, jeśli kandydat zrezygnował z naszej oferty już po wcześniejszym dokonaniu jej akceptacji? W tej sytuacji na pewno nie obrażajmy się na kandydata. Swoje wysiłki skoncentrujmy raczej na dotarciu do przyczyny tej decyzji i starajmy się ją zaakceptować. 2-3 miesiące później można powrócić do tego kandydata z pytaniem, jak mu się pracuje w nowym miejscu. Jak powinien zachować się rekruter, gdy podczas rozmowy kwalifikacyjnej kandydat zachowuje się niegrzecznie lub jego reakcje są wyjątkowo niespotykane? Jeśli kandydat powie lub zrobi podczas rozmowy coś niepokojącego czy też niegrzecznego, rekruter ma prawo zwrócić mu uwagę. Należy uprzejmie poinformować kandydata, że takie zachowanie czy sposób wypowiedzi jest uważany za niegrzeczny i nie będzie akceptowany. Zadaniem rekrutera w takiej sytuacji jest także ocena, czy kandydat o takim profilu osobowości będzie pasował do kultury oraz zasad panujących w firmie. 36
Życzymy udanych rekrutacji! Sprawdź, jak erecruiter pomaga w budowaniu pozytywnych wrażeń kandydatów. Wejdź na /dostep-testowy i testuj system erecruiter przez 21 dni. Odwiedź nas na: www.linkedin.com/company/ erecruitment-solutions www.facebook.com/ erecruiter
Koalicja na Rzecz Przyjaznej Rekrutacji! Rekrutujesz przyjaźnie? Dbasz o relacje z kandydatami? Wejdź na www.przyjaznarekrutacja.pl i dołącz do inicjatywy. Odwiedź nas na: www.przyjaznarekrutacja.pl