e-poradnik Praca i Ubezpieczenia Praca i Ubezpieczenia ZFŚS obowiązki pracodawcy i świadczenia dla pracowników Zasady tworzenia ZFŚS Odpisy i zwiększenia na ZFŚS w 2012 r. Obowiązki w zakresie administrowania środkami ZFŚS Dokumentacja świadczeń socjalnych ZFŚS w szkole Wydatki na działalność socjalną jako koszt pracodawcy Dofinansowanie do wypoczynku dzieci zakres zwolnienia podatkowego Przychód pracownika z tytułu otrzymania biletów ufundowanych z ZFŚS Porady, wyjaśnienia, przepisy, wskaźniki, wzory
Adres redakcji: 01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72 tel. (22) 530 40 40; www.gazetaprawna.pl Redakcja merytoryczna: Magdalena Sobczak, Anna Puszkarska DTP: Joanna Archacka Biuro Obsługi Klienta: 05-270 Marki, ul. Okólna 40 tel. (22) 761 30 30, 0 801 62 66 66; e-mail: bok@infor.pl Copyright by INFOR Biznes Sp. z o.o. ISBN 978-83-63360-77-1 Wydanie II/2012, kwiecień 2012 r.
Spis treści Rozdział 1. Zasady tworzenia ZFŚS...5 Odpowiedzialność pracodawcy...5 Obowiązek tworzenia ZFŚS a kryteria dla pracodawców...5 Sfera budżetowa...5 Co najmniej 20...6 Mniej niż 20 pracowników... 7 Świadczenie urlopowe... 7 Działalność w trakcie roku...8 Rozdział 2. Odpisy i zwiększenia na ZFŚS w 2012 r....10 Odpis podstawowy...10 Dobrowolne zwiększenia...10 Pozostałe zwiększenia...11 Rozdział 3. Metody ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych... 13 Liczba zatrudnionych... 13 Osoby uwzględniane... 14 Osoby nieuwzględniane... 15 Planowana liczba... 15 Metoda uproszczona... 17 Średnia chronologiczna... 17 Średnia arytmetyczna...18 Obliczanie odpisu...18 Weryikacja na koniec roku...19 Popełniane błędy...19 Terminy przekazania...20 Rozdział 4. Obowiązki w zakresie administrowania środkami ZFŚS... 21 Rachunek bankowy...22 Kara grzywny...22 Rozdział 5. Działalność socjalna pracodawcy...24 Wydatki niepodlegające inansowaniu...26 Uprawnieni do korzystania ze środków ZFŚS...26 Zgodnie z sytuacją materialną i życiową...27 Rozdział 6. Dokumentacja świadczeń socjalnych... 31 Regulamin trzeba uzgodnić... 31 Możliwość udzielania pożyczek... 33 Rozdział 7. ZFŚS w szkole...34 Nauczyciele...34 Nauczyciele emeryci...35 Likwidacja szkoły...36 Kto ma prawo do korzystania ze świadczeń ZFŚS...36 Świadczenia urlopowe nauczycieli...36 Wysokość świadczenia... 37 Warunek otrzymania...38 Rozdział 8. Wydatki na działalność socjalną jako koszt pracodawcy...39 Pożyczki z ZFŚS... 40 Umorzenie pożyczki pracownikowi... 40 Odpisy na ZFŚS... 41 Świadczenie urlopowe...42 Rozdział 9. Paczki z okazji świąt a zwolnienia od podatku...44 Świadczenia rzeczowe inansowane spoza ZFŚS...46 Rozdział 10. Doinansowanie do wypoczynku dzieci zakres zwolnienia podatkowego...49 Zwolnienie tylko dla dzieci do lat 18...49 Zorganizowane formy wypoczynku...49 Limit zwolnienia...50
Rozdział 11. Przychód pracownika z tytułu otrzymania biletów ufundowanych z ZFŚS...53 Bilet jako przychód pracownika...53 Opodatkowanie VAT świadczeń socjalnych...54 Porady...58 Czy pracodawca zapłaci odsetki od kwot nieprzekazanych na fundusz...58 Czy irmy mogą tworzyć wspólny fundusz świadczeń socjalnych...59 Czy zwiększenie zatrudnienia do ponad 20 osób w trakcie roku rodzi obowiązek tworzenia ZFŚS... 60 Czy po ogłoszeniu upadłości trzeba dokonywać odpisów...61 Kiedy można zmniejszyć lub zwiększyć odpisy na ZFŚS...62 Jak zrezygnować z tworzenia ZFŚS...63 Czy pracownicy przejętej irmy mogą korzystać z ZFŚS...64 Czy z ZFŚS można inansować imprezy integracyjne...66 Czy pracownik osiąga przychód z tytułu imprezy integracyjnej...67 Jakich wydatków nie należy inansować z ZFŚS...68 Czy zmniejszenie etatu wpływa na wysokość świadczenia urlopowego...69 Jak pracodawca może uwolnić się od wypłaty świadczeń urlopowych...70 Kiedy pracodawca może żądać zwrotu wypłaconego świadczenia urlopowego... 71 Jakie świadczenia przysługują małżonkom z ZFŚS...72 Na jakich zasadach działa komisja socjalna... 73 Na jakie cele można przyznać pożyczkę z ZFŚS...74 Jak zaewidencjonować pożyczkę z ZFŚS...75 Kto może otrzymać świadczenie urlopowe w jednostce oświatowej...76 Jak przygotować plan wydatków socjalnych... 77 Czy różnicowanie wartości talonów inansowanych z ZFŚS od wymiaru etatu umożliwi wyłączenie ich z podstawy wymiaru składek... 77 Czy wliczyć do podstawy wymiaru składek wartość talonów i bonów świątecznych z ZFŚŚ...78 Jak uwzględnić wartość talonu w podstawie wymiaru składek...79 Czy opłacać składki od bonów i paczek dla zleceniobiorców... 80 Wyjaśnienia...82 Odpowiedź Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej w sprawie stosowania przepisu art. 5 ust. 5a ustawy o ZFŚS...82 Wyjaśnienie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych dotyczące żądania PIT-u przez pracodawcę...83 Pismo Ministerstwa Edukacji Narodowej i Sportu dotyczące pozyskiwania informacji potrzebnych do wyliczenia odpisu na ZFŚS dla nauczycieli będących emerytami i rencistami...84 Sąd Najwyższy orzekł: środki z ZFŚS można wydawać bez wiedzy związku zawodowego...86 Przepisy... 88 Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych... 88 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych...95 Wskaźniki...96 Odpisy na ZFŚS w 2012 r....96 Odpisy na ZFŚS dla nauczycieli...97 Świadczenie urlopowe...98 WZORY... 100 Wzór Decyzji komisji socjalnej... 100 Wzór Wniosku o dopłatę do wypoczynku dzieci i młodzieży... 101 Wzór Umowy dotyczącej pożyczki mieszkaniowej z ZFŚS...102 Wzór Oświadczenia poręczyciela...103 Wzór Oświadczenia o dochodach...104 Wzór Regulaminu tworzenia i gospodarowania ZFŚS...105 Wzór Wniosku o przyznanie zapomogi...108
Rozdział 1 Zasady tworzenia ZFŚS Pracodawca, stosownie do możliwości i warunków, zaspokaja bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników (art. 16 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy; dalej k.p.). Jest to jedna z podstawowych zasad prawa pracy. Została ona także wskazana w obowiązkach pracodawcy jako strony stosunku pracy (art. 94 pkt 8 k.p.). Pracodawca ma obowiązek w szczególności zaspokajać w miarę posiadanych środków socjalne potrzeby pracowników. Odpowiedzialność pracodawcy Zgodnie z art. 12a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej ustawa o ZFŚS) kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym, w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny. W takich sprawach orzeka się na podstawie wniosku pochodzącego od właściwego organu Państwowej Inspekcji Pracy w trybie określonym przepisami kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia. Jeśli organizacja związkowa uzna, że środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej ZFŚS) zostały wydatkowane niezgodnie z przepisami ustawy, organizacja związkowa ma prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot tych kwot na konto ZFŚS lub o przekazanie należnych środków na fundusz, o ile pracodawca nie uczynił tego sam w obowiązującym terminie (zob. wyrok SN z 19 listopada 1997 r., I PKN 373/97, OSNAP 1998/17/507). Odpowiedzialność pracodawcy nie sprowadza się tylko do naruszeń przepisów ustawy, ale także regulaminu działalności socjalnej, przy czym kryteria przyznawania pomocy przewidziane regulaminem muszą być spójne z treścią ustawy. Pracodawca nie ma obowiązku uiszczenia odsetek od kwot nieprzekazanych w terminie na rachunek bankowy funduszu (zob. wyrok SN z 13 kwietnia 1999 r., I PKN 663/98, OSNP 2000/14/534). Obowiązek tworzenia ZFŚS a kryteria dla pracodawców Podstawową formą socjalnej aktywności wielu pracodawców jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Zasady jego tworzenia, kategorie świadczeń, deinicję działalności socjalnej oraz obiektów służących tej działalności określa ustawa o ZFŚS. Sfera budżetowa Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą ZFŚS, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Nie mogą zrezygnować z utworzenia funduszu ani zmieniać wysokości odpisu. Pozostali pracodawcy tworzą fundusz w zależności od liczby zatrudnionych pracowników.
6 e-biblioteka Gazety Prawnej Co najmniej 20 Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą go obowiązkowo (art. 3 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Chodzi tu o pracodawców nieprowadzących działalności w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. Przykład: Liczba pracowników a obowiązek tworzenia zfśs W zakładzie pracy jest zatrudnionych 19 osób na pełny etat i 8 półetatowców. Daje to w sumie 23 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. W takiej sytuacji należy utworzyć ZFŚS. U tych pracodawców układ zbiorowy pracy może dowolnie kształtować wysokość odpisu na fundusz (zmniejszać lub zwiększać), może także postanawiać, że nie będzie tworzony (art. 4 ust. 1 ustawy o ZFŚS). U pracodawców, których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w tych sprawach może zawierać regulamin wynagradzania. Jeżeli u tego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na fundusz lub nietworzenia funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Uregulowania zawarte w art. 4 ustawy o ZFŚS to przepisy szczególne w stosunku do podstawowej zasady przewidzianej w art. 9 par. 2 i 3 k.p., zgodnie z którą postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych, a postanowienia regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych. Przykład: zmiana stanu zatrudnienia w ciągu roku Pracodawca utworzył ZFŚS. Od 1 marca 2012 r. stan zatrudnienia uległ zmianie i wyniósł mniej niż 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Mimo zaistniałej sytuacji pracodawca nie może zrezygnować z prowadzenia ZFŚS, ponieważ decydujący jest stan zatrudnienia na 1 stycznia 2012 r., który wynosił conajmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Zasada obowiązująca od 1 stycznia 2004 r., zgodnie z którą pracodawcy mogą zrezygnować z tworzenia ZFŚS bądź dowolnie ukształtować odpis przez zamieszczenie odpowiednich uregulowań w układach zbiorowych
ZFŚS obowiązki pracodawcy i świadczenia dla pracowników 7 pracy lub regulaminach wynagradzania, nie dotyczy pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. Mniej niż 20 pracowników Pracodawcy nieprowadzący działalności w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych i zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty nie mają obowiązku tworzenia funduszu. Mogą jednak utworzyć go dobrowolnie do wysokości i na zasadach określonych w ustawie o ZFŚS. Jeśli pracodawca tego nie zrobi, może wypłacać świadczenie urlopowe. Jeśli jednak podejmie decyzję, że nie tworzy w ogóle ZFŚS i rezygnuje z wypłaty świadczenia urlopowego, to ma obowiązek powiadomić o tym pracowników w terminie do końca stycznia danego roku kalendarzowego w sposób przyjęty w zakładzie. Świadczenie urlopowe Świadczenie urlopowe nie pochodzi ze środków ZFŚS. Aby je otrzymać, pracownik nie przedstawia żadnego zaświadczenia o osiąganych dochodach. Przysługuje ono pracownikowi raz w roku, jeśli korzysta on w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jego wysokość ustala pracodawca, z tym że nie może być ono wyższe niż wysokość odpisu podstawowego na ZFŚS w danym roku, jest też ustalane proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika. W tym roku kwota odpisu podstawowego jest taka sama jak w roku ubiegłym i wynosi 1093,93 zł. Maksymalne kwoty świadczenia urlopowego w 2012 r. Świadczenie urlopowe dla pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach pracy wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych młodocianego na pełny etat na 3/4 etatu na 1/2 etatu na 1/4 etatu na pełny etat na 3/4 etatu na 1/2 etatu na 1/4 etatu w pierwszym roku nauki w drugim roku nauki w trzecim roku nauki Kwota 1093,93 zł 820,45 zł 546,97 zł 273,48 zł 1458,57 zł 1093,93 zł 729,29 zł 364,64 zł 145,86 zł 175,03 zł 204,20 zł
8 e-biblioteka Gazety Prawnej Jest to spowodowane wprowadzeniem zmian do ustawy o ZFŚS. Zgodnie z nimi podstawa do obliczenia odpisów na ZFŚS jest taka sama jak w roku 2011 i wynosi 2917,14 zł. Nie należy tego świadczenia mylić ze świadczeniem urlopowym dla nauczycieli odmiennie uregulowanym przez Kartę nauczyciela. Działalność w trakcie roku Inne zasady dotyczące obowiązku tworzenia funduszu obowiązują w stosunku do pracodawców innych niż z jednostka budżetowa i samorządowy zakład budżetowy, którzy dopiero rozpoczynają swoją działalność w trakcie roku kalendarzowego. Pracodawca rozpoczynający działalność w danym roku kalendarzowym, jeśli jest zobowiązany do utworzenia ZFŚS, dokonuje odpisu na fundusz dopiero w następnym roku kalendarzowym przypadającym po roku, w którym tę działalność rozpoczął. Nie ma w tym przypadku znaczenia rozpoczęcie działalności na początku czy też pod koniec roku kalendarzowego, gdyż obowiązek ten i tak powstanie zawsze z początkiem nowego roku kalendarzowego (art. 6a ust. 1 ustawy o ZFŚS). Pracodawcy rozpoczynający działalność po raz pierwszy korzystają z odroczenia obowiązku tworzenia funduszu do następnego roku kalendarzowego. Zasada ta odnosi się jedynie do pracodawców, którzy rozpoczęli swoją działalność od początku, tzn. utworzona jednostka organizacyjna nie powstała w drodze przekształceń, komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu pracy lub jego części z jednoczesnym przejęciem pracowników, a także zmiany formy prawnej prowadzonej działalności. Jeśli natomiast podmiot gospodarczy rozpoczyna działalność, lecz powstał w wyniku np. przekształcenia lub komercjalizacji, to zastosowanie znajdą zasady ogólne. z orzecznictwa: Ogłoszenie upadłości przedsiębiorstwa nie powoduje likwidacji działającego w tym przedsiębiorstwie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wyrok SN z 2 września 1999 r., sygn. akt I PKN 242/1999, PPiPS z 2001 r. nr 1, poz. 27; OSNP-wkł. z 2000 r. nr 3, poz. 8; M.Prawn. z 2000 r. nr 4, poz. 205 Przepis art. 6a ust. 1 nie dotyczy także jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, ponieważ one, podobnie jak podmioty, których rozpoczęcie działalności nastąpiło w roku kalendarzowym w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu lub jego części z równoczesnym przejęciem pracowników, tworzą fundusz. Zawsze z chwilą rozpoczęcia działalności ZFŚS tworzą pracodawcy: będący jednostką budżetową lub samorządowym zakładem budżetowym, rozpoczynający swoją działalność w ciągu roku w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu pracy lub jego części z jednocze-
ZFŚS obowiązki pracodawcy i świadczenia dla pracowników 9 snym przejęciem pracowników, jeśli zatrudniają co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Przykład: Powstanie zakładu budżetowego w trakcie roku Samorządowy zakład budżetowy powstał w trakcie roku kalendarzowego. Musi on utworzyć ZFŚS bez względu na liczbę zatrudnionych. Odpisami objęte zostają te miesiące, w których zakład będzie funkcjonował.
Rozdział 2 Odpisy i zwiększenia na ZFŚS w 2012 r. ZFŚS tworzy się: z corocznego odpisu podstawowego, z dobrowolnych odpisów dodatkowych oraz ze zwiększeń. Odpis podstawowy Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych (art. 5 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Podstawą do wyliczenia kwoty odpisu jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Prezes GUS ogłasza wysokość przeciętnego wynagrodzenia nie później niż do 20 lutego każdego roku. W 2012 r. pracodawcy będą dokonywać odpisów w takiej samej wysokości jak w 2011 roku. Podstawą do ich obliczenia jest kwota 2917,14 zł (wysokość średniej płacy za drugie półrocze 2010 r.). Pozostawienie odpisów na ZFŚS na poziomie z zeszłego roku spowodowane jest wprowadzeniem zmiany do ustawy o ZFŚS. Zgodnie z nowym art. 5a w 2012 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2010 r. ogłoszone przez Prezesa GUS. Wysokość podstawowych odpisów na ZFŚS w 2012 r. jest następująca: na jednego pracownika (37,5 proc. podstawy naliczania) 1093,93 zł, na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych (50 proc. podstawy naliczania) 1458,57 zł, na jednego młodocianego: w pierwszym roku nauki 145,86 zł, w drugim roku nauki 175,03 zł, w trzecim roku nauki 204,20 zł. Wysokość odpisu podstawowego 37,5 proc. może być zwiększona o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego (czyli do 43,75 proc. podstawy wymiaru) na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. W 2012 r. taki odpis wyniesie 1276,25 zł (43,75 proc. podstawy naliczania). Dobrowolne zwiększenia Natomiast pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć fundusz o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki. W 2012 roku jest to kwota 182,32 zł. Od 4 kwietnia 2011 roku nastąpiła zmiana w ustawie o ZFŚS. Wprowadzony został ust. 5a do art. 5 zgodnie z jego brzmieniem pracodawcy, którzy utwo-