iscala Informacje o wybranych funkcjach systemu klasy ERP Realizacja procedur ISO 9001 Opracował: Grzegorz Kawaler SCALA Certified Consultant
Realizacja procedur ISO 9001 1. Wstęp. Wzrastająca konkurencja na rynku produktów wymusza na firmach konieczność stosowania intensywnych działań mających na celu zwiększenie atrakcyjności własnych wyrobów. Jednym ze sposobów na zwiększenie atrakcyjności firmy na rynku jest poprawa jej polityki jakościowej. Wdrażanie normy jakościowej ISO 9001 związane jest ze znacznym zaangażowaniem zasobów ludzkich i finansowych firmy. Właściwe wdrożenie procedur kontroli jakości potwierdzone certyfikatem jest problemem bardzo złożonym i kosztownym. Konieczność zastosowania odejścia procesowego do zagadnień produkcyjnych, prowadzenie obszernej dokumentacji procedur oraz konieczność przechowywania dużej ilości informacji sprawiają, że proces produkcji i obsługi posprzedażnej klienta ulega znacznemu skomplikowaniu. Zastosowanie systemu zintegrowanego SCALA 5.1 daje możliwość znacznego uproszczenia obsługi procedur ISO 9001. System informatyczny umożliwia prowadzenie pełnej dokumentacji procedur, ewidencjonowanie zdarzeń związanych z kontrolą jakości a także pełną kontrolę produktu podczas jego życia. W dalszej części przedstawione zostaną wybrane funkcje systemu SCALA w zakresie obsługi procedur normy ISO 9001. 2. Monitorowanie dostaw. Norma ISO 9001 nakłada na firmę obowiązek sprawowania nadzoru nad procesem zakupów. Zakupiony wyrób musi spełniać przyjęte wymagania co do jakości. Jednocześnie firma powinna przeprowadzać ocenę i wybór dostawców na podstawie ich zdolności do dostarczania wyrobu zgodnego z wymaganiami firmy. Stwierdzenie to wymusza konieczność tworzenia rozbudowanych katalogów surowców. Dla każdego surowca używanego do produkcji istnieje konieczność stworzenia listy dostawców, wraz z podaniem informacji o cenach u każdego dostawcy. W SCALI kartoteka surowców posiada właśnie taka konstrukcję (patrz rysunek poniżej). Każda pozycja asortymentowa ma zdefiniowaną listę dostawców (z wyróżnieniem dostawcy głównego). Obok dostawcy znajduje się informacja o cenie surowca u każdego dostawcy, walucie rozliczeniowej i ewentualnym rabacie przyznanym przez dostawcę oraz informację o czasie realizacji zamówienia (dni, tygodnie, miesiące). 2
Tak stworzony katalog stanowi w SCALI bazę do automatycznego generowania zamówień do dostawców. Proces zamawiania może być optymalizowany ze względu na cenę (wybór najniższej) lub czas realizacji dostawy (najkrótszy). Oczywiście zawsze można zdecydować się na dowolnego dostawcę, lub włączyć tryb zamawiania towarów u dostawcy głównego. W SCALI możliwa jest ewidencja wszystkich dostaw surowców z podaniem danych dostawcy, numeru dostawy, a nawet z identyfikacją pojedynczej sztuki w dostawie. Wszystkie te informacje pozwalają jednoznacznie identyfikować surowiec i dla każdego wyrobu gotowego możliwa jest identyfikacja surowców, z jakich został wykonany. Na rysunku poniżej widoczny jest szczegółowy opis jednego ze składników użytych do produkcji Emulsji uniwersalnej czarnej. Na rysunku zaznaczone zostały informacje o dostawcy surowca (kod dostawcy), zamówieniu zakupu, numerze partii dostawcy, cenie surowca. Taka informacja jest jednym z czynników umożliwiających pełną kontrolę jakości użytych surowców i szczegółowe prześledzenie procesu produkcji. 3. Dokumentacja procesu wytwarzania. Jednym z podstawowych wymagań jakie musi spełnić firma, aby wdrożyć procedury jakości ISO jest odpowiednia dokumentacja przede wszystkim procesu wytwarzania, a także rejestracja zdarzeń związanych z obsługą klienta serwis, gwarancje itd. Firma wdrażająca normy ISO jest zobowiązana do nadzoru nad prowadzoną dokumentacją. Konieczna jest identyfikacja statusu aktualnej wersji dokumentów i wykorzystywanych procedur (szczególnie w zakresie struktur materiałowych i marszrut technologicznych). Szczególnie ważna jest możliwość odtworzenia historycznej struktury materiałowej (np. dla wyrobu produkowanego już wg innej, nowoczesnej technologii). Jest to konieczne np. w przypadku, gdy klient zgłasza reklamację produktu i firma musi skontrolować jak wyrób został wykonany. 3
W SCALI każda stworzona struktura materiałowa produktu tak zwany BoM (ang. Bill of Material) oznaczona jest numerem wersji (patrz rysunek poniżej). W chwili wprowadzania zmian do struktury materiałowej, system automatycznie rejestruje nową wersje struktury, zachowując w bazie danych pełną historię zmian. Historyczna struktura jest dostępna np. w celu odtworzenia procesu produkcji dla wyrobu produkowanego w przeszłości zgodnie z inną strukturą materiałową i technologiczną. Na przykład realizacja specyficznego życzenia klienta, aby nowy egzemplarz wyrobu był wykonany wg starej technologii. Na rysunku poniżej przedstawiony jest wydruk rejestru zmian w strukturze materiałowej wyrobu. Z prawej strony widoczny jest numer wersji struktury BoM. 4
Drugim, obok struktury materiałowej, podstawowym elementem definiującym wyrób jest marszruta technologiczna, czyli rejestr operacji technologicznych. Podobnie jak w przypadku BoM, marszruta technologiczna może być rejestrowana w kilku wersjach. Każda zmiana technologii również jest rejestrowana w systemie. Marszruta technologiczna powinna zawierać zdefiniowane elementy kontroli jakości (operacje, które w procesie technologicznym decydują o kontroli jakości). Na rysunku powyżej przedstawiona jest marszruta technologiczna z zaznaczonym numerem wersji i jedną operacją kontrolną w procesie produkcji. Tak jak wspomniano na początku, obowiązkowe jest prowadzenie dokumentacji procesu produkcji (wydruki kart pracy, list pobrań materiałów itd.). Jako system klasy MRPII, SCALA umożliwia pełną obsługę dokumentacji produkcyjnej. System automatycznie przygotowuje zestawy dokumentów warsztatowych dla zleceń produkcyjnych. Forma graficzna dokumentu może być dowolnie zdefiniowana przez użytkownika. SCALA umożliwia jest również elektroniczne przesyłanie dokumentacji pomiędzy stanowiskami pracy. 5
Na rysunku przedstawione są przykładowe wydruki Listy Pobrań Materiałów i Karty Pracy dla zlecenia produkcyjnego. 4. Kontrola jakości produktu. W celu realizacji procesu produkcji zgodnego z normami jakości ISO, podstawowym elementem jest konieczność stałego monitorowania procesu produkcji, oraz rejestracja danych dotyczących zleceń produkcyjnych. Dane dotyczące zlecenia produkcyjnego to przede wszystkim: Szczegółowy opis materiałów wykorzystanych do produkcji; Opis operacji technologicznych i normatywów. Rejestr wygenerowanych dokumentów warsztatowych. Informacje pomocnicze dla zlecenia produkcyjnego (status, osoby odpowiedzialne itd.). Informacje o przyjętych produktach i ewentualnych pozycjach wybrakowanych. SCALA rejestruje wszystkie opisane wyżej informacje i umożliwia wielopoziomową analizę dotyczące aktualnie realizowanych i już zakończonych zleceń. 6
Pierwszy poziom analizy to informacje o realizowanym zleceniu (rysunek poniżej). Zawarte są tutaj informacje m.in. o osobie odpowiedzialnej za realizację zlecenia, datach realizacji (planowanych i rzeczywistych), stosowanej wersji struktury materiałowej, aktualnych statusach operacji oraz wyprodukowanych ilościach. Poziom ogólny informacji o zleceniu stanowi punk wyjścia do analizy szczegółowej użytych składników i zastosowanej marszruty technologicznej. Na zamieszczonym poniżej rysunku przedstawiony jest szczegółowy opis jednej operacji technologicznej: Mieszanie podstawowe. 7
Operacja została już zakończona. W związku z tym możemy prześledzić informacje o tym ile jednostek produktu było wykonywanych podczas operacji, jaki był planowany i rzeczywisty czas trwania operacji. Jaki był numer wydrukowanej karty pracy (pole Numer raportu ). Szczegółowe informacje zarejestrowane są również dla materiałów wydanych dla zlecenia produkcyjnego: planowane i rzeczywiście wydane ilości, koszty materiałów, daty i czasy pobrań materiałów oraz kod dostawcy surowca i numer partii dostawcy. Kompletny zbiór informacji pozwoli szczegółowo odtworzyć przebieg realizacji pojedynczego zlecenia produkcyjnego. Każdy wyprodukowany element SCALA ewidencjonuje jako wyrób gotowy (ewentualnie półfabrykat). System automatycznie generuje dokument przyjęcia magazynowego oraz rejestruje zbiór informacji koniecznych dla późniejszej identyfikacji produktu. Na przedstawionym poniżej rysunku widoczny jest moment generowania przyjęcia wyrobu z produkcji. 8
System nadaje wyrobom unikalny numer partii (możliwa jest identyfikacja poprzez numer seryjny pojedynczego egzemplarza produktu), miejsce składowania w magazynie, oraz daty produkcji, przyjęcia i termin przydatności do użycia. Możliwe jest także wprowadzenie dodatkowego oznaczenia partii ( Id. Partii dostawcy ) oraz wprowadzenie opisów dodatkowych. SCALA automatycznie drukuje również dokument przyjęcia magazynowego. W przypadku pojawienia się wyrobów wadliwych system umożliwia rejestrację ilości wyrobów wybrakowanych, a także opisu przyczyn powstania wad. Na rysunku poniżej przedstawiony jest moment rejestracji braków. 9
W SCALI możliwa jest współpraca z urządzeniami CAM automatycznie nadzorującymi proces produkcji. Możliwa jest współpraca w zakresie wymiany danych o ilościach materiałów pobranych do produkcji, oraz o czasach trwania operacji. 5. Zarządzanie informacją zwrotną od klienta. Poprzez informację zwrotną od klienta rozumiemy w szczególności obsługę gwarancyjną i serwis własnych wyrobów. We wcześniejszych rozdziałach opisane zostały możliwości SCALI w zakresie dokumentacji procesu produkcji i kontroli jakości wyrobu końcowego. SCALA posiada również rozbudowaną funkcjonalność w zakresie kontroli i rejestracji informacji zwrotnej od klienta. Wykorzystanie numerów seryjnych pozwala na szczegółową kontrolę sprzedanego wyrobu gotowego. Na poniższym rysunku widoczny jest opis produktu Drukarka OKI w szczególności: dane o terminach przeglądów gwarancyjnych, aktualnym statusie wyrobu, kliencie u którego wyrób się znajduje oraz o cenach sprzedaży i zakupu (produkcji). 10
Dodatkowo SCALA umożliwia prowadzenie pełnego rejestru działań związanych z obsługą gwarancyjną i serwisową. Każde działanie typu; kontrola, naprawa i inne mogą być rejestrowane w systemie (patrz rysunek). SCALA umożliwia przeprowadzenie walidacji każdego procesu produkcyjnego i usługowego, których wadliwość może ujawnić się dopiero w trakcie użytkowania wyrobu lub po dostarczeniu usługi. W chwili obecnej SCALA wykorzystywana jest z powodzeniem w kilkudziesięciu polskich przedsiębiorstwach, których polityka jakości została potwierdzona certyfikatem ISO 9001. 11