WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

WOJEWODA Wojewoda ŁÓDZKI Łódzki PNK-IV.431.16.2012 Łódź, 4 lipca 2012 r. Pan Witold Małecki Burmistrz Tuszyna WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092) w związku z art. 26 ust. 6 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2010 r. Nr 220, poz. 1447, ze zm.), dalej usdg, w Urzędzie Miasta w Tuszynie, ul. Piotrkowska 2/4, 95 080 Tuszyn, dalej zwanym Urzędem, przeprowadzona została kontrola w zakresie wykonywania przez gminę zadania zleconego z zakresu administracji rządowej, polegającego na przyjmowaniu, przesyłaniu i niszczeniu wniosków o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, dalej zwanej CEIDG, w okresie od 1 lipca 2011 r. do dnia kontroli. Czynności kontrolne w siedzibie jednostki kontrolowanej rozpoczęto i zakończono w dniu 27 marca 2012 r. Kontrolę przeprowadzili, zgodnie z upoważnieniami Wojewody Łódzkiego z 5 i 26 marca 2012 r., wydanymi na podstawie art. 16 ust. 2 ustawy o kontroli w administracji rządowej oraz art. 2 pkt 1 ww. ustawy w związku z art. 26 ust. 6 usdg: 1) Przemysław Kościołek Starszy Inspektor w Oddziale Kontroli i Skarg Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli, pełniący funkcję kierownika zespołu kontrolerów (upoważnienie Nr 17/2012), 2) Krzysztof Strychalski Starszy Inspektor Wojewódzki w Oddziale Kontroli i Skarg Wydziału 1

Prawnego, Nadzoru i Kontroli (upoważnienie Nr 18/2012), 3) Paweł Remisz Zastępca Kierownika Oddziału Kontroli i Skarg Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli (upoważnienie Nr 29/2012) 4) Anna Czajeczna Specjalista w Oddziale Kontroli i Skarg Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli (upoważnienie Nr 30/2012). Funkcję kierownika podmiotu kontrolowanego pełni od 22 listopada 2010 r. Pan Witold Małecki Burmistrz Tuszyna. Sprawy dotyczące ewidencji przedsiębiorców na mocy Regulaminu Organizacyjnego Urzędu zostały przypisane do zakresu działania podlegającego bezpośrednio Burmistrzowi Samodzielnego Stanowiska ds. Działalności Gospodarczej. Powyższe stanowisko zajmuje Pani Teresa Kapuścińska, dalej zwana również Pracownikiem. Do zakresu czynności wyżej wymienionej osoby należy m.in. rejestracja i prowadzenie rejestrów podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. W powołanym dokumencie nie uwzględniono zmian stanu prawnego i nie wskazano obowiązków Pracownika związanych z funkcjonowaniem CEIDG. Jak wynika z odebranych w toku kontroli do protokołu ustnych wyjaśnień od grudnia 2011 r., ze względu na nieobecność w pracy Pani Teresy Kapuścińskiej, sprawami dotyczącymi ewidencjonowania przedsiębiorców zajmuje się Pani Mariola Pucman, dalej zwana Pracownikiem zastępującym. Zakresem czynności zobowiązano Panią Mariolę Pucman do zastępowania Pani Teresy Kapuścińskiej w wypadku niemożności pełnienia przez nią obowiązków z powodu urlopu, choroby lub innych przyczyn). W toku kontroli zbadano 26 spośród 533 wniosków o wpis do CEIDG, co stanowi ok. 5% wniosków, które wpłynęły do Urzędu w okresie od 1 lipca 2011 r. do 27 marca 2012 r. Ponadto badaniu poddano dokumenty dotyczące zakresu kontroli, znajdujące się w jednostce kontrolowanej. Przy dokonywaniu ustaleń kontrolerzy korzystali również z informacji udostępnionych na stronie internetowej CEIDG. Mając na uwadze poniżej wskazane ustalenia, szczególnie odnoszące się do poprawności przyjętych wniosków o wpis do CEIDG oraz terminowości ich przesyłania do CEIDG, działalność podmiotu kontrolowanego w zakresie zbadanych spraw należy ocenić negatywnie. 2

1. Zgodnie z art. 26 ust. 1 usdg osoba fizyczna składa wniosek o wpis do CEIDG za pośrednictwem formularza elektronicznego dostępnego na stronie internetowej CEIDG, w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw gospodarki oraz za pośrednictwem elektronicznej platformy usług administracji publicznej. System teleinformatyczny CEIDG przesyła wnioskodawcy na wskazany adres poczty elektronicznej potwierdzenie złożenia wniosku. Ustęp 2 powołanego artykułu stanowi, że wniosek o wpis do CEIDG może być również złożony na formularzu zgodnym z formularzem, o którym mowa w ust. 1, w wybranym przez przedsiębiorcę urzędzie gminy. Minister Gospodarki wydał i zamieścił na stronie internetowej CEIDG (www.firma.gov.pl) Instrukcję wypełniania wniosku CEIDG-1 1, dalej zwaną Instrukcją, w której zawarł wymogi obowiązujące przy wypełnianiu formularza, o którym mowa w art. 26 usdg. Odnosząc się do kwestii badania przez organ gminy poprawności przyjmowanych wniosków pod uwagę wzięto stanowisko Radcy Ministra Gospodarki wyrażone w piśmie z 9 maja 2012 r., znak DGE-VI-4349-1/325/12, z którego wynika, że wniosek o wpis do CEIDG w zakresie zmiany, zawieszenia lub zakończenia działalności gospodarczej wypełniony zgodnie z Instrukcją należy uznać za poprawny, ponieważ pozostałe dane, które nie zostały wymienione w Instrukcji jako niezbędne, są przechowywane w systemie CEIDG. Wymagalność podania poszczególnych danych, wymienionych w art. 25 usdg musi być zachowana w przypadku, gdy zmiana dotyczy tych danych. Artykuł 27 ust. 4 usdg stanowi, że jeżeli wniosek złożony w sposób określony w art. 26 ust. 2 usdg jest niepoprawny, organ gminy niezwłocznie wzywa do skorygowania lub uzupełnienia wniosku, wskazując uchybienia, w terminie 7 dni roboczych, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania. W toku kontroli ustalono, że w większości, tj. w 21 przypadkach (co stanowi 80,76% zbadanych spraw) złożone wnioski nie zawierały wymaganych Instrukcją danych, a tym samym były niepoprawne. Pomimo powyższego nie wezwano wnioskodawcy do skorygowania lub uzupełnienia wniosku, zgodnie z art. 27 ust. 4 usdg. Następnie niepoprawne wnioski przekształcono na formę elektroniczną i przesłano do CEIDG. Powyższe stanowi nieprawidłowość. Z wyjaśnień Burmistrza wynika, że przyczyną powstania wskazanej nieprawidłowości było niedopełnienie obowiązków przez pracownika. Ponadto Burmistrz poinformował kontrolerów, że po zakończeniu czynności kontrolnych pracownik został pouczony, celem wyeliminowania 1 Instrukcja przeznaczona jest do wypełniania wniosku o wpis do CEIDG w formie papierowej lub przygotowania na komputerze wniosku do wydruku, które składa się w dowolnym urzędzie gminy. 3

wyżej opisanych nieprawidłowości. 2. Zgodnie z art. 26 ust. 4 usdg poprawny wniosek organ gminy powinien przekształcić na formę dokumentu elektronicznego, opatrzyć go podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu, przy zachowaniu zasad przewidzianych w przepisach o podpisie elektronicznym, albo podpisać podpisem potwierdzonym profilem zaufanym epuap, albo podpisać podpisem osobistym, o którym mowa w przepisach o dowodach osobistych, albo podpisać w inny sposób akceptowany przez system CEIDG umożliwiający jednoznaczną identyfikację osoby przesyłającej wniosek oraz czasu jego przesłania i przesłać do CEIDG nie później niż następnego dnia roboczego od dnia jego otrzymania. Tymczasem, aż w 16 z 26 (61,53%) zbadanych przypadków przesłanie przekształconego na formę dokumentu elektronicznego wniosku do CEIDG nastąpiło z opóźnieniem od kilku dni do nawet kilku miesięcy od dnia jego złożenia. W 5 (19,23%) przypadkach pomimo złożonego wniosku dane nie zostały przesłane do CEIDG, do dnia kontroli opóźnienie wynosiło od 4 do 8 miesięcy. W sumie w większości, tj. z 26 zbadanych aż w 21 przypadkach (co stanowi 80,76% zbadanych spraw) został naruszony termin, o którym mowa w art. 26 ust. 4 usdg. Powyższe stanowi nieprawidłowość. Z wyjaśnień Pracownika zastępującego wynika, że Pracownik, z nieznanych powodów, nie dokonywał wpisów do CEIDG lub do Systemu Automatyzacji Gminnej Ewidencji Działalności Gospodarczej (SAGED) 2, a od grudnia 2011 r. był długotrwale nieobecny w pracy. Burmistrz wyjaśnił, że przedmiotowym zakresem zajmował się Pracownik zastępujący. Pracownik ten nie zapewnił przekształcania i przesyłania wniosków do CEIDG w ciągu jednego dnia roboczego, zgodnie z art. 26 ust. 4 usdg. Burmistrz wskazał, że duża ilość wniosków przedsiębiorców spowodowała opóźnienie w ich przesyłaniu. Ponadto w dniu 24 maja 2012 r. Burmistrz poinformował kontrolerów, że bieżące wnioski przesyłane są do CEIDG w terminie ustawowym. Dodatkowo należy zaznaczyć, że w odniesieniu do 2 przypadków nie można było ustalić daty przesłania wniosku do CEIDG, ponieważ w dokumentacji sprawy nie znajdował się żaden dokument, na którym widniałaby taka data 3. Ponadto wnioski dotyczyły zaprzestania działalności gospodarczej, stąd daty przesłania wniosku nie można było uzyskać z systemu CEIDG. Burmistrz złożył dodatkowe wyjaśnienia, w których wskazał przedmiotowe daty, 2 z systemu tego w okresie przejściowym, tj. od 1 lipca 2011 r. do 31 grudnia 2011 r., wprowadzone dane podlegały migracji do CEIDG 3 dokument taki nie jest wymagany, jednak w kilku sprawach do akt załączono wydruki z systemu CEIDG potwierdzające datę przesłania danych do systemu. 4

jednak są one wcześniejsze od dat złożenia wniosków. Z tego powodu odmówiono wiarygodności powyższym wyjaśnieniom. W tym miejscu należy podkreślić, iż dokumentacja w Urzędzie prowadzona była w sposób nieuporządkowany i utrudniający prowadzenie kontroli. W związku z wystąpieniem opóźnień w przesyłaniu wniosków nie dokonano stosownej segregacji (na wnioski przesłane oraz nieprzesłane), celem jak najszybszego wyeliminowania niezgodnego z prawem stanu. Powyższe świadczy o nierzetelnym prowadzeniu dokumentacji. Z powyżej wskazanych względów, w toku składania ustnych wyjaśnień Pracownik zastępujący nie potrafił określić dokładnej liczby złożonych w Urzędzie wniosków, na których przesłanie do CEIDG upłynął ustawowy termin. Pracownik zastępujący wyjaśnił jedynie, że w dniu kontroli ok. 50 takich wniosków nie zostało wpisane do systemu SAGED. Tym samym nie było możliwe dokonanie migracji danych do CEIDG. Uzyskanie zgody Ministra Gospodarki na korzystanie z systemu SAGED po 31 grudnia 2011 r. w żaden sposób nie usprawiedliwia przekroczenia terminu na przekształcenie i przesłanie wniosków do CEIDG. 3. W 2 (7,69%) przypadkach przyjmujący wnioski akceptował dokonywanie przez wnioskodawców poprawek bez użycia formularza CEIDG-POPR, co narusza wymóg określony w art. 26 ust. 2 usdg oraz w Instrukcji i stanowi nieprawidłowość. Z wyjaśnień Burmistrza wynika, że po zakończeniu czynności kontrolnych pracownik został pouczony w tym zakresie. 4. W 3 (11,53%) przypadkach w sposób nierzetelny przekształcano wnioski na formę elektroniczną. W konsekwencji nie wszystkie dane przesłane do CEIDG były tożsame z danymi wpisanymi we wniosku. Powyższe stanowi nieprawidłowość. Burmistrz wyjaśnił, że ww. rozbieżności wynikały z omyłki pracownika. W jednej z tych spraw niezgodnie z wnioskiem o zmianę, do CEIDG przesłano dane dotyczące dodatkowego miejsca wykonywania działalności gospodarczej. We wniosku zaznaczono znakiem X rubrykę 11.3 i wpisano jako adres miejsca dodatkowego wykonywania działalności gospodarczej Ł(...). Instrukcja wskazuje, że w przypadku zgłaszania zmian należy zaznaczyć kwadrat przy nazwie rubryki i pola objętego zmianą oraz podać nowe brzmienie zmienianej danej. W konsekwencji w CEIDG jako adres miejsca dodatkowego wykonywania działalności gospodarczej winna być wskazana Ł(...), a nie Z(...). Jeżeli jednak celem wnioskodawcy była zmiana adresu miejsca dodatkowego wykonywania działalności gospodarczej z Ł(...) na Z(...), to należało go poinformować, że w takiej sytuacji we wniosku w rubryce 11.3 trzeba wpisać nowe brzmienie zmienianej danej, tj. Z(...). Wyjaśnienie złożone w tym zakresie przez Burmistrza utrzymujące, że wnioskodawca składając omawiany wniosek 5

wykreślił Ł(...) nie mogło zostać uznane za uzasadnione. 5. W 1 przypadku wnioskodawca nie wskazał miejscowości i daty złożenia wniosku, pomimo tego wniosek przyjęto bez zastrzeżeń. Powyższe stanowi uchybienie. Jak wyjaśnił Burmistrz przyczyną było niedopatrzenie przyjmującego wniosek. 6. W 1 przypadku przyjmujący jako datę złożenia wniosku wpisał inną datę, niż zamieszczona przez wnioskodawcę w rubryce Miejscowość i data złożenia wniosku. Powyższe stanowi uchybienie. Burmistrz wyjaśnił, że przyczyną była omyłka pisarska. 7. Burmistrz Tuszyna w dniu 12 lipca 2011 r. przesłał do CEIDG imiona i nazwiska pracowników upoważnionych do dokonywania czynności, o których mowa w art. 26 ust. 4 usdg, czym zrealizował obowiązek określony w ust. 4a tego artykułu. 8. Każdy przedsiębiorca składający osobiście wniosek o wpis do CEIDG legitymował się dokumentem tożsamości. Jeżeli przedsiębiorca nie posiadał numeru PESEL zobowiązany był do okazania paszportu bądź karty pobytu, których kserokopie były dołączane do akt sprawy. Ponadto każdy wnioskodawca otrzymywał opracowany w Urzędzie druk, który stanowi potwierdzenie przyjęcia wniosku przez organ. Powyższe wynika z uzyskanych w toku kontroli wyjaśnień pracownika zastępującego 9. Analiza zgromadzonej dokumentacji oraz złożone wyjaśnienia potwierdzają, że wszystkie zbadane wnioski o wpis do CEIDG były wolne od opłat, co jest zgodne z art. 29 usdg. Zauważyć należy działania zgodne z prawem, wskazane w pkt 7-9 oraz nieznaczną poprawę w wykonywaniu przez gminę zadania zleconego z zakresu administracji rządowej, polegającego na przyjmowaniu, przesyłaniu i niszczeniu wniosków o wpis do CEIDG (porównując rok 2011 z rokiem 2012), jednak mając na uwadze wagę oraz skalę nieprawidłowości opisanych w pkt 1 2, działalność w powyższym zakresie należało ocenić negatywnie. Odpowiedzialność za działalność jednostki kontrolowanej w przedmiocie przyjmowania, przesyłania i niszczenia wniosków o wpis do CEIDG ponoszą: 1) Burmistrz Tuszyna w tym w zakresie nieskutecznego sprawowania nadzoru nad Samodzielnym Stanowiskiem ds. Działalności Gospodarczej; 2) Pracownik w zakresie stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień powstałych w okresie od 1 lipca 2011 r. do grudnia 2011 r.; 3) Pracownik zastępujący - w zakresie stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień powstałych w trakcie zastępowania Pracownika (do dnia kontroli). 6

Na zakończenie należy stwierdzić, że nieprawidłowe wykonywanie przez gminę zadań nałożonych ustawą o swobodzie działalności gospodarczej ogranicza usprawnianie procesu rejestracji działalności gospodarczej. Projekt pt. Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, został umieszczony na liście podstawowej projektów indywidualnych 7 osi priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata 2007-2013. Celem projektu CEIDG jest umożliwienie ewidencjonowania działalności gospodarczej drogą elektroniczną w ramach tzw. Jednego Okienka, z wykorzystaniem zintegrowanego formularza zawierającego dane niezbędne dla CEIDG oraz urzędów skarbowych, Głównego Urzędu Statystycznego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, jak również udostępnianie informacji o wpisach do ewidencji działalności gospodarczej, koncesjach, zezwoleniach oraz wpisach do rejestru działalności regulowanej przez Internet 4. Przedstawiając powyższe uwagi i oceny, Wojewoda Łódzki wnosi o: 1) niezwłoczne przekształcenie na formę elektroniczną i przesłanie do systemu CEIDG zaległych wniosków, 2) przyjmowanie wniosków o wpis do CEIDG i ich przekształcanie na formę elektroniczną rzetelnie i zgodnie z wymogami zawartymi w Rozdziale 3 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz Instrukcji wypełniania wniosku CEIDG-1, 3) terminowe przesyłanie do systemu CEIDG wniosków, tj. nie później niż następnego dnia roboczego od jego otrzymania, 4) rzetelne prowadzenie dokumentacji dotyczącej kontrolowanego przedmiotu. Jednocześnie uprzejmie proszę o udzielenie informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystania wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Od przedmiotowego wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Wojewoda Łódzki /-/ Jolanta Chełmińska 4 źródło: Biuletyn Informacji Publicznej Ministerstwa Gospodarki 7