«ODS Licensing System» (System wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową) Podręcznik

KOMISJA EUROPEJSKA DYREKCJA GENERALNA DS. DZIAŁAŃ W DZIEDZINIE KLIMATU Dyrekcja C Dostosowywanie Polityki i Technologia Niskoemisyjna CLIMA.C.2 - Transport i Ozon «ODS Licensing System» (System wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową) Podręcznik CZĘŚĆ II REJESTRACJA ORGANIZACJI Wersja 1.1 Czerwiec 2013 r. «ODS Licensing System» (wersja 1.0)

Ważna informacja: Informacje zawarte w niniejszym dokumencie są przygotowane przez służby Komisji Europejskiej w celach informacyjnych. Nie są one prawnie wiążące. Mogą bez uprzedzenia zostać zmienione, zwłaszcza w następstwie zmian w protokole montrealskim lub innych istotnych aktach prawnych. Użytkownik jest odpowiedzialny za zapewnienie zgodności z istniejącym prawodawstwem i powinien pamiętać, że niniejszy dokument może nie być aktualny. Komisja Europejska nie ponosi odpowiedzialności za treść niniejszego dokumentu ani za jego wykorzystanie. Podręcznik dotyczący rejestracji, wersja 1.1 Strona 2 z 28

Spis treści część II 1. WPROWADZENIE...4 1.1. Kto powinien się zarejestrować?...4 2. PRZED WYPEŁNIENIEM FORMULARZA REJESTRACYJNEGO...6 2.1. Jak uzyskać hasło?...6 2.2. Jak sprawdzić, czy dana organizacja jest już zarejestrowana?...8 3. ETAPY REJESTRACJI...10 3.1. Etap 1 Wypełnienie formularza rejestracyjnego...10 3.1.1. Kwestionariusz dla przedsiębiorstw...11 3.2. Etap 2 Sprawdzenie formularza rejestracyjnego...15 3.3. Etap 3 Podpisanie oświadczenia...15 3.4. Etap 4 Złożenie formularza rejestracyjnego...16 4. PRZETWARZANIE FORMULARZY...17 5. STATUS FORMULARZY REJESTRACYJNYCH...18 6. ZMIANA ZAREJESTROWANYCH INFORMACJI...19 6.1. Zmiana informacji w profilu organizacji...19 6.2. Zmiana nazwy organizacji...19 6.3. Zmiana użytkowników konta zarządzanie dostępem...19 6.4. Dodawanie kolejnych użytkowników lub kolejnych organizacji...20 6.4.1. Czy użytkownik może mieć dostęp do kont wielu organizacji?...21 6.4.2. Czy większa liczba użytkowników może mieć dostęp do konta jednej organizacji?...21 6.4.3. Czy organizacja może posiadać dwa konta?...21 7. ZABLOKOWANIE KONTA ORGANIZACJI...22 8. INFORMACJE KONTAKTOWE...22 ZAŁĄCZNIKI...23 Załącznik 1 Komunikaty o błędach...23 Załącznik 2 Rejestr zmian w dokumencie...28 Podręcznik dotyczący rejestracji, wersja 1.1 Strona 3 z 28

1. WPROWADZENIE Niniejszy dokument zawiera informacje na temat rejestracji w systemie wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową (ODS Licensing System). Należy się zarejestrować w tym systemie, aby uzyskać dostęp do licencji na przywóz lub wywóz substancji zubożających warstwę ozonową. Wymóg dotyczący licencji ustanowiono na mocy rozporządzenia (WE) nr 1005/2009 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie substancji zubożających warstwę ozonową (zwanego dalej: rozporządzeniem ). System wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową jest elektronicznym systemem wydawania licencji. Będzie on stopniowo wdrażany w 2013 r. Ubieganie się o licencje na przywóz i wywóz będzie możliwe począwszy od grudnia 2013 r. System wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową dostępny jest pod następującym adresem URL: http://ec.europa.eu/clima/policies/ozone/ods/index_en.htm. 1.1. Kto powinien się zarejestrować? Niniejszy podręcznik skierowany jest do przedsiębiorstw, których dotyczy rozporządzenie i które zamierzają: a) przywozić do Unii Europejskiej lub wywozić z niej substancje wymienione w załączniku I do rozporządzenia, lub b) produkować lub przywozić te substancje do nieodzownych zastosowań laboratoryjnych i analitycznych. Niniejszy podręcznik skierowany jest również do urzędów celnych, które zajmują się kontrolowaniem handlu substancjami zubożającymi warstwę ozonową i chcą przejrzeć lub zamknąć licencje na te substancje. W poniższej tabeli opisano dwa rodzaje użytkowników, którzy mogą rejestrować się w systemie wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową. Podręcznik dotyczący rejestracji, wersja 1.1 Strona 4 z 28

Tabela 1 Rodzaje użytkowników systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową Rodzaj użytkownika Przedsiębiorst wo Urząd celny Opis Do celów systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową przedsiębiorstwo oznacza osobę prawną, której dotyczy rozporządzenie. Przedsiębiorstwo zajmuje się przywozem, wywozem lub produkcją substancji zubożających warstwę ozonową. Do celów systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową urząd celny oznacza urząd celny, w którym zgłaszane są towary lub przez który towary wprowadzane są do UE lub wyprowadzane z UE (np. urząd celny wyprowadzenia/wprowadzenia lub urząd celny wywozu/przywozu). Podręcznik dotyczący rejestracji, wersja 1.1 Strona 5 z 28

2. PRZED WYPEŁNIENIEM FORMULARZA REJESTRACYJNEGO Przed zarejestrowaniem się należy uzyskać hasło. Hasła do głównej bazy danych dotyczących substancji zubożających warstwę ozonową (Main-ODS-database) lub do systemu sprawozdawczości związanego z repozytorium danych przedsiębiorstw (BDR) nie będą działać w systemie wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową. Przed uzyskaniem dostępu do formularza rejestracyjnego należy przejść przez dwa etapy. Należy uzyskać nowe hasło i sprawdzić numer rejestracyjny i identyfikacyjny przedsiębiorcy (numer EORI). 2.1. Jak uzyskać hasło? Logowanie do systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową jest zarządzane za pomocą standardowego programu Komisji o nazwie ECAS - System Uwierzytelniania Komisji Europejskiej (European Commission Authentication Service). Konto ECAS można później wykorzystać do uzyskania dostępu do innych aplikacji Komisji. Aby otrzymać dostęp do systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową, należy utworzyć konto ECAS. Podręcznik dotyczący rejestracji, wersja 1.1 Strona 6 z 28

Poniżej przedstawiono etapy tworzenia konta ECAS. Ramka 1 Jak utworzyć konto ECAS? 1. Należy wejść na stronę systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową. Link można znaleźć na stronie http://ec.europa.eu/clima/policies/ozone/ods/index_en.htm. 2. Wyświetli się strona logowania ECAS. Zaznaczyć, że nie pracuje się w instytucji europejskiej ani w organie europejskim. Należy wybrać Login. Jeszcze niezarejestrowany. 3. Wyświetli się strona Zarejestruj się w ECAS ( Sign up ). Należy podać swoje dane osobowe i wysłać wniosek. 4. Użytkownik otrzyma wiadomość e-mail z linkiem aktywacyjnym 1. Od chwili wysłania tej wiadomości użytkownik ma 1 godz. 30 min. na utworzenie hasła 2. 5. Link aktywacyjny przeniesie użytkownika na stronę służącą do ustalania hasła do ECAS. Należy utworzyć nowe hasło zgodnie z poniższymi zasadami: hasło musi składać się z przynajmniej 10 znaków hasło musi zawierać znaki wybrane z co najmniej trzech spośród następujących czterech grup znaków: wielkie litery: od A do Z; małe litery: od a do z; cyfry: od 0 do 9; znaki specjalne:!"#$%&'()*+,-./:;<=>?@[\]^_`{ }~ Hasło jest ważne przez 6 miesięcy. 6. Należy wpisać swój adres e-mail i nowe hasło na stronie logowania do ECAS. Użytkownik zostanie przekierowany do systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową.! Aby uzyskać pomoc, należy przejść na stronę Zarejestruj się w ECAS ( Sign up ), a następnie kliknąć Pomoc dla użytkowników zewnętrznych ( Help for external users ). 1 Jeżeli nie otrzymano wiadomości e-mail z linkiem aktywacyjnym, wówczas należy: 1) sprawdzić folder spamu, 2) sprawdzić, czy adres e-mail, który podano na potrzeby identyfikacji w ECAS, jest taki sam jak ten, którego używa się do odbierania wiadomości e- mail, 3) jeżeli powyższe rozwiązania nie mają zastosowania, należy zresetować hasło w ECAS, klikając Nie pamiętasz hasła? ( Lost your password? ). 2 Po tym czasie nadal będzie można uzyskać hasło, klikając na link aktywacyjny podany w tej wiadomości e-mail, jednak trzeba będzie ponownie wprowadzić nazwę użytkownika i potwierdzić żądanie. Podręcznik dotyczący rejestracji, wersja 1.1 Strona 7 z 28

2.2. Jak sprawdzić, czy dana organizacja jest już zarejestrowana? Po wprowadzeniu adresu e-mail i hasła na stronie logowania ECAS użytkownik uzyska dostęp do systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową. Zanim formularz rejestracyjny zostanie wyświetlony, należy sprawdzić odpowiednie dane w celu potwierdzenia, że nikt przed danym użytkownikiem nie zarejestrował jego organizacji w systemie wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową. Rysunek 1 Pierwszy ekran po zalogowaniu System sprawdza numer EORI (w przypadku przedsiębiorcy) lub numer referencyjny (w przypadku urzędu celnego). Numery EORI stosowane w głównej bazie danych dotyczących substancji zubożających warstwę ozonową będą traktowane w systemie wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową jak nowe numery.! Przed rozpoczęciem procesu rejestracji należy przygotować sobie numer EORI / numer referencyjny. Podręcznik dotyczący rejestracji, wersja 1.1 Strona 8 z 28

Poniżej przedstawiono etapy sprawdzania numeru. Ramka 2 Jaki numer należy sprawdzić? Jeżeli użytkownik reprezentuje przedsiębiorstwo, powinien wykonać następujące czynności: 1. skontaktować się ze swoim działem do spraw celnych i uzyskać numer EORI swojego przedsiębiorstwa; 2. sprawdzić pod następującym linkiem, czy numer EORI jest prawidłowy http://ec.europa.eu/taxation_customs/dds2/eos/eori_validation.jsp?lang=pl; 3. wpisać numer EORI w systemie wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową; 4. kliknąć przycisk Check 3. Na mocy przepisów celnych przedsiębiorstwa zajmujące się przywozem i wywozem mają niepowtarzalny numer EORI (numer rejestracyjny i identyfikacyjny przedsiębiorcy). Jest on zwykle taki sam jak numer VAT. Jeżeli użytkownik reprezentuje urząd celny, powinien wykonać następujące czynności: 1. sprawdzić pod następującym linkiem, czy jego numer referencyjny jest prawidłowy http://ec.europa.eu/taxation_customs/dds2/col/col_search_home.jsp?lang=pl; 2. wpisać numer referencyjny w systemie wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową; 3. kliknąć przycisk Check. 3 Słowa napisane tłustym drukiem i w cudzysłowie ( ) odnoszą się do przycisków polecenia. Podręcznik dotyczący rejestracji, wersja 1.1 Strona 9 z 28

3. ETAPY REJESTRACJI Przed uzyskaniem dostępu do systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową oraz przeglądaniem licencji lub ubieganiem się o kwoty i licencje należy wypełnić formularz rejestracyjny. Poniżej przedstawiono etapy, przez które należy przejść podczas rejestracji. Wykres 1 Etapy rejestracji 1 Wypełnienie formularza rejestracyjnego 2 Sprawdzenie formularza rejestracyjnego 3 Podpisanie oświadczenia 4 Złożenie formularza rejestracyjnego 3.1. Etap 1 Wypełnienie formularza rejestracyjnego Należy wypełnić formularz rejestracyjny, podając informacje dotyczące organizacji użytkownika. Poniżej znajduje się opis sekcji formularza rejestracyjnego. Tabela 2 Sekcje formularza rejestracyjnego Sekcja Rodzaj organizacji Dane organizacji Użytkownicy Osoba odpowiedzialna za kontakty Pytania Specyfikacje działalności gospodarczej Opis Należy wybrać jedną z dwóch możliwości: przedsiębiorstwo lub urząd celny; zob. definicje zamieszczone w tabeli 1 w niniejszym podręczniku. Należy podać dane rejestrowanej organizacji. Pola oznaczone gwiazdką (*) są obowiązkowe. Należy podać dane dotyczące swojej przynależności do rejestrowanej organizacji. Pozostałe informacje w tej sekcji wypełniane są automatycznie na podstawie danych podanych na etapie ustalania hasła. Sekcja ta nie dotyczy urzędów celnych. W przypadku rejestrowania przedsiębiorstwa należy podać odpowiedzi na pytania dotyczące przywozu, wywozu i produkcji substancji zubożających warstwę ozonową. Więcej szczegółów można znaleźć w następnej sekcji. Podręcznik dotyczący rejestracji, wersja 1.1 Strona 10 z 28

3.1.1. Kwestionariusz dla przedsiębiorstw! Sekcja ta ma zastosowanie tylko do użytkowników będących przedsiębiorstwami. Nie dotyczy ona użytkowników będących urzędami celnymi. W formularzu rejestracyjnym znajduje się kwestionariusz dotyczący charakteru działalności gospodarczej. Rysunek 2 Kwestionariusz dla przedsiębiorstw Na podstawie odpowiedzi podanych w tej sekcji aktywowane zostaną odpowiednie funkcje konta. Ponadto jej celem jest sprawdzenie, czy użytkownik musi zarejestrować się w systemie wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową. Podręcznik dotyczący rejestracji, wersja 1.1 Strona 11 z 28

Na pytania należy odpowiedzieć w kolejności określonej w poniższej ramce. Ramka 3 Jak zacząć wypełniać kwestionariusz? 1. Należy przejść do sekcji Pytania formularza rejestracyjnego. 2. Należy udzielić odpowiedzi na pytania ogólne w kwestionariuszu. Więcej szczegółów można znaleźć w tabeli 3. 3. Należy udzielić odpowiedzi na pytania szczegółowe w kwestionariuszu. Więcej szczegółów można znaleźć w tabeli 4. 4. Należy wybrać konkretne rodzaje zastosowań i grupy substancji właściwe dla działalności gospodarczej użytkownika. Podręcznik dotyczący rejestracji, wersja 1.1 Strona 12 z 28

Tabela 3 Pytania ogólne Pytanie Opis Funkcja Czy użytkownik przywozi do UE substancje zubożające warstwę ozonową? Czy użytkownik wywozi z UE substancje zubożające warstwę ozonową? Czy użytkownik przywozi do UE lub produkuje w UE substancje zubożające warstwę ozonową do zastosowań laboratoryjnych lub analitycznych? Czy użytkownik nabywa wodorochlorofluor owęglowodory (HCFC) od producenta z UE w celu przepakowania, a następnie wywozu? Definicja przywozu znajduje się w art. 3 pkt 18 rozporządzenia (WE) nr 1005/2009. Uwaga: handel wewnątrz obszaru celnego Unii Europejskiej 4 nie jest uznawany za przywóz ani za wywóz, więc licencja nie jest wymagana. Definicja wywozu znajduje się w art. 3 pkt 19 rozporządzenia (WE) nr 1005/2009. Uwaga: handel wewnątrz obszaru celnego Unii Europejskiej 5 nie jest uznawany za przywóz ani za wywóz, więc licencja nie jest wymagana. Definicje znajdują się w rozporządzeniu (WE) nr 1005/2009; definicja producenta art. 3 pkt 13, definicja produkcji art. 3 pkt 14. Pytanie to odnosi się do przedsiębiorstw korzystających z wyłączenia określonego w art. 11 ust. 5 rozporządzenia (WE) nr 1005/2009. Przedsiębiorstwa te muszą złożyć oświadczenie. Jeżeli użytkownik odpowie TAK na to pytanie, będzie miał dostęp do funkcji specyficznych dla licencji na przywóz. Jeżeli użytkownik odpowie TAK na to pytanie, będzie miał dostęp do funkcji specyficznych dla licencji na wywóz. Jeżeli użytkownik odpowie TAK na to pytanie, będzie miał dostęp do formularza wniosku o przydzielenie kwot. Gdy zostanie mu przydzielona kwota, będzie miał dostęp do formularza wniosku o licencję na przywóz oraz do formularza wniosku o zezwolenie na produkcję do zastosowań laboratoryjnych lub analitycznych. Jeżeli użytkownik odpowie TAK na to pytanie, będzie miał dostęp do oświadczenia dotyczącego przepakowywania HCFC. 4 Z wyjątkiem handlu z Księstwem Monako i niektórymi terytoriami państw członkowskich UE. Zob. wykaz terytoriów w celu uzyskania szczegółowych informacji:. https://circabc.europa.eu/d/a/workspace/spacesstore/dab38573-f415-4cf1-991b- 21f2a9128153/Territories%20&%20countries%20with%20a%20special%20relation%20to%20the%20E U%20and%20trade%20rules 5 Wykaz terytoriów jest również dostępny na forum internetowym CIRCABC w katalogu 2. Other supporting documents for ODS licensing (Inne dokumenty potwierdzające na potrzeby licencji na substancje zubożające warstwę ozonową). Podręcznik dotyczący rejestracji, wersja 1.1 Strona 13 z 28

Tabela 4 Pytania szczegółowe Pytanie Opis Funkcja Czy użytkownik przywozi/wywozi substancje lub mieszaniny substancji? Przykłady substancji: 1) halon 1301 w butli, 2) tetrachlorometan (CTC) w szklanej butli do zastosowań laboratoryjnych. Przykłady mieszanin: 1) butla zawierająca dichlorodifluorometan (CFC-12) (5%) i metanol (95%), 2) nadający się do ponownego napełnienia pojemnik zawierający R-501 (mieszaninę chlorodifluorometanu (HCFC- 22) i dichlorodifluorometanu (CFC-12)). Jeżeli użytkownik odpowie TAK na to pytanie, będzie miał dostęp do mających zastosowanie formularzy wniosku o licencję na przywóz/wywóz oraz w stosownych przypadkach do formularza wniosku o przydzielenie kwot. Czy użytkownik przywozi/wywozi produkty i urządzenia zawierające substancje zubożające warstwę ozonową lub od nich uzależnione?! Pojemnik służy do przechowywania i transportu. Przykłady produktów: 1) gaśnica zawierająca halon 1301, 2) halon 1211 w butli gazowej pod ciśnieniem do stosowania w układzie ochrony przeciwpożarowej w toaletach na pokładzie statku powietrznego. Przykłady urządzeń: 1) statek powietrzny wyposażony w przenośne urządzenia gaśnicze i systemy stacjonarne zawierające halon, 2) chłodziarka, klimatyzator, 3) pompa cieplna. Jeżeli użytkownik odpowie TAK na to pytanie, będzie miał dostęp do mających zastosowanie formularzy wniosku o licencję na przywóz/wywóz. Podręcznik dotyczący rejestracji, wersja 1.1 Strona 14 z 28

3.2. Etap 2 Sprawdzenie formularza rejestracyjnego Weryfikacja jest niezbędna na tym etapie, ponieważ na następnym etapie należy wydrukować oświadczenie, które powinno odzwierciedlać informacje podane w formularzu rejestracyjnym. Należy sprawdzić swój formularz, aby uniknąć ponownego drukowania tego oświadczenia. Następnie należy pobrać oświadczenie. Przy pobieraniu oświadczenia system uruchomi automatyczne sprawdzanie błędów. Na tym etapie można wykryć błędy. Objaśnienie komunikatów o błędach znajduje się w załączniku 1. 3.3. Etap 3 Podpisanie oświadczenia Oświadczenie jest formalnym potwierdzeniem ze strony kierownictwa użytkownika, że dana organizacja chce zarejestrować się w systemie wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową. Jest ono generowane automatycznie w formacie do wydruku na podstawie informacji pochodzących z formularza rejestracyjnego wypełnionego przez użytkownika. Musi zostać wydrukowane na papierze firmowym opatrzonym nagłówkiem i podpisane przez osobę uprawnioną do składania prawnie wiążących oświadczeń w imieniu organizacji, np. przez dyrektora naczelnego. Poniżej przedstawiono etapy przygotowywania oświadczenia. Pole 4 Jak przygotować oświadczenie? 1. Należy wpisać imię, nazwisko i funkcję osoby, która podpisze oświadczenie, tj. imię i nazwisko osoby zatwierdzającej. 2. Należy kliknąć przycisk Download. Oświadczenie otworzy się w formacie pdf. 3. Należy wydrukować oświadczenie na papierze firmowym opatrzonym nagłówkiem. 4. Należy przekazać oświadczenie osobie zatwierdzającej do podpisu. 5. Należy zeskanować podpisane oświadczenie. 6. Należy przesłać oświadczenie z powrotem do formularza rejestracyjnego, klikając przycisk Browse.! Należy pamiętać o przesłaniu nowego oświadczenia w przypadku zmiany jakichkolwiek informacji w formularzu rejestracyjnym. Jeżeli po kliknięciu przycisku Download oświadczenie nie otwiera się w formacie do druku, należy powrócić do etapu 2 sprawdzenie formularza rejestracyjnego oraz zapoznać się z załącznikiem 1. Należy zwrócić uwagę, że w niektórych przypadkach użycie znaków specjalnych utrudnia pobranie oświadczenia. Należy unikać stosowania znaków specjalnych. Podręcznik dotyczący rejestracji, wersja 1.1 Strona 15 z 28

3.4. Etap 4 Złożenie formularza rejestracyjnego Po przesłaniu oświadczenia można złożyć formularz rejestracyjny. Na dole formularza znajduje się przycisk polecenia Submit. Jeżeli pojawią się komunikaty o błędach, należy powrócić do etapu 2 sprawdzenie formularza rejestracyjnego oraz zapoznać się z załącznikiem 1. Po złożeniu formularza rejestracyjnego użytkownik otrzymuje wiadomość e-mail zawierającą informację o rozpoczęciu procesu rejestracji. Kopia tej wiadomości e-mail przesyłana jest właściwemu organowi 6 w państwie, w którym organizacja użytkownika ma siedzibę. 6 Zob. wykaz właściwych organów: https://circabc.europa.eu/d/a/workspace/spacesstore/34dce2ba-c117-4e31-b9c4-266c8c2926e9/competent%20authority%20in%20member%20states%20contact%20information.pdf. Wykaz ten jest również dostępny na forum internetowym CIRCABC w katalogu 4. Contact information (informacje kontaktowe). Podręcznik dotyczący rejestracji, wersja 1.1 Strona 16 z 28

4. PRZETWARZANIE FORMULARZY Zespół ds. ochrony warstwy ozonowej 7 Komisji Europejskiej (Komisja) przeprowadza ocenę złożonych formularzy rejestracyjnych. Czas przetwarzania wynosi średnio od pięciu do dziesięciu dni roboczych. Komisja może przyjąć, odesłać lub odrzucić formularz rejestracyjny. Poniżej przedstawiono etapy przetwarzania formularza rejestracyjnego. Wykres 2 Etapy po złożeniu formularza rejestracyjnego 1 Użytkownik składa formularz rejestracyjny 2 Formularz rejestracyjny jest sprawdzany 2a Formularz odsyła się użytkownikowi do poprawy 2b Użytkownik ponownie składa formularz rejestracyjny 3 Formularz rejestracyjny zostaje przyjęty 4 Użytkownik uzyskuje dostęp do systemu wydawania licencji na ODS Komisja może odesłać użytkownikowi formularz do poprawy lub w celu uzyskania dodatkowych informacji. W takim przypadku użytkownik otrzyma wiadomość e-mail, w której określony będzie powód odesłania formularza rejestracyjnego. Uzasadnienie zostanie również wyświetlone w tabeli historii rejestracji na dole formularza w kolumnie przeznaczonej na uwagi. W przypadku odesłania formularza należy go poprawić i ponownie przedłożyć do oceny. Jeżeli poprzez akceptację formularza rejestracyjnego Komisja potwierdzi, że użytkownik potrzebuje dostępu do systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową, użytkownik otrzyma wiadomość e-mail informującą go o ukończeniu procesu rejestracji. Kopie wszystkich wiadomości e-mail są przesyłane właściwemu organowi. Po zakończeniu przetwarzania formularza rejestracyjnego użytkownik będzie miał dostęp do strony głównej systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową i do swojego profilu. 7 Komisja Europejska, Dyrekcja Generalna ds. Działań w dziedzinie Klimatu, Dyrekcja C, Dział C.2 - Transport i Ozon, e-mail: clima-ods@ec.europa.eu Podręcznik dotyczący rejestracji, wersja 1.1 Strona 17 z 28

5. STATUS FORMULARZY REJESTRACYJNYCH Status formularza określa postępy w procesie rejestracji. Status można znaleźć w lewym górnym rogu formularza rejestracyjnego. W poniższej tabeli przedstawiono kodowanie barwne i opis różnych statusów. Tabela 5 Status formularza rejestracyjnego Status Opis DRAFT REQUESTED REVISION Prace w toku; formularz rejestracyjny nie został jeszcze złożony. Złożono formularz rejestracyjny. Użytkownik wystąpił o rejestrację organizacji. Wniosek zostanie rozpatrzony w ciągu 5 10 dni roboczych. Komisja odesłała formularz rejestracyjny do użytkownika. Konieczne jest wprowadzenie zmian w formularzu. Użytkownik musi przedłożyć formularz ponownie. Status zmienia się, gdy użytkownik użyje któregokolwiek z następujących przycisków polecenia: a) Save : można zapisać formularz i powrócić do niego na późniejszym etapie. Jeżeli przycisk ten jest używany po raz pierwszy, nowy formularz uzyskuje status DRAFT 8. b) Withdraw : formularz rejestracyjny można wycofać tylko wówczas, gdy nie został on złożony, tj. gdy formularz ma status DRAFT. Formularz rejestracyjny zostanie wówczas usunięty i użytkownik zostanie wylogowany z systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową. c) Submit : można złożyć formularz. Po naciśnięciu tego przycisku mogą pojawić się komunikaty o błędach. Formularz zostaje złożony, jeżeli nie występują żadne błędy. Status nowego formularza zmienia się z DRAFT na REQUESTED. Status zmienia się również, gdy Komisja przetwarza wniosek. Jeżeli Komisja odeśle użytkownikowi formularz do poprawy lub w celu uzyskania dodatkowych informacji (zob. wykres 2), status zmieni się z REQUESTED na REVISION. 8 Słowa zapisane wielkimi literami odnoszą się do statusu formularza. Podręcznik dotyczący rejestracji, wersja 1.1 Strona 18 z 28

6. ZMIANA ZAREJESTROWANYCH INFORMACJI Po zakończeniu procesu rejestracji użytkownik ma dostęp do strony głównej systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową i do swojego profilu. Dostępne funkcje konta użytkownika zależą od informacji podanych w formularzu rejestracyjnym. Zarejestrowane informacje użytkownik może znaleźć w profilu swojego konta. Niniejszy rozdział zawiera informacje na temat zmian, których użytkownik może dokonywać w swoim profilu. Zmiany te mogą powodować zmianę funkcji konta. 6.1. Zmiana informacji w profilu organizacji Aktualizacja informacji takich jak adres lub numer telefonu, jest możliwa w dowolnym czasie; należy wejść do swojego profilu i wybrać Edit. Następnie należy wprowadzić zmiany i wybrać Update, aby je zatwierdzić. Ta sama zasada dotyczy przedsiębiorstw, które chcą zaktualizować kwestionariusz. W przypadku zmiany działalności gospodarczej przedsiębiorstwa należy zaktualizować odpowiedzi na pytania zawarte w kwestionariuszu. Na podstawie odpowiedzi podanych w kwestionariuszu aktywowane zostaną odpowiednie funkcje konta. Zob. tabela 3 i tabela 4. Kwestionariusz należy aktualizować na bieżąco, aby zawsze odzwierciedlał charakter działalności gospodarczej danej organizacji.! Należy pamiętać o tym, by profil zawsze był aktualny. 6.2. Zmiana nazwy organizacji Użytkownik nie może samodzielnie zmienić nazwy organizacji. Zmianę nazwy przedsiębiorstwa zarejestrowanego w systemie wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową poprzedza formalna procedura weryfikacji. Jest to konieczne między innymi w celu upewnienia się, że prawa do kwot i licencje można przenieść na nowy podmiot prawny. Zmiana nazwy przedsiębiorstwa jest możliwa wyłącznie, jeżeli numer EORI nie uległ zmianie. Jeżeli planowana jest zmiana nazwy organizacji, należy o tym poinformować Komisję na piśmie. Pismo musi być sporządzone na papierze firmowym opatrzonym nagłówkiem. Należy w nim wyjaśnić powody zmiany nazwy i w razie konieczności podać imiona i nazwiska nowych osób odpowiedzialnych za kontakty. W piśmie tym należy podać starą nazwę, nową nazwę i numer EORI. Podobnie jak formularz rejestracyjny pismo to musi być podpisane przez osobę uprawnioną do składania prawnie wiążących oświadczeń w imieniu organizacji, np. przez dyrektora naczelnego. 6.3. Zmiana użytkowników konta zarządzanie dostępem Użytkownik może dodać dowolnego pracownika swojej organizacji jako nowego użytkownika konta organizacji. Nowy użytkownik uzyska dostęp do systemu i będzie otrzymywał wiadomości e-mail związane z licencjami na substancje zubożające warstwę ozonową. Aby dodać nowego użytkownika, należy zmienić informacje w sekcji Manage access w swoim profilu. Należy wejść do swojego profilu, wybrać Edit i dokonać Podręcznik dotyczący rejestracji, wersja 1.1 Strona 19 z 28

zmian w sekcji zarządzania dostępem. Następnie należy wybrać Update, aby zatwierdzić zmiany. Usuwanie i dodawanie imion i nazwisk 9 oraz adresów e-mail pracowników organizacji jest możliwe w dowolnym czasie. Rysunek 3 Zarządzanie dostępem poprzez dodawanie i usuwanie użytkowników Niezwykle istotne jest, aby informacje te zawsze były aktualne, zwłaszcza adresy e-mail, ponieważ wiadomości e-mail będą wysyłane wyłącznie do użytkowników wskazanych w profilu w sekcji Manage access.! Dla celów bezpieczeństwa 10 należy upewnić się, że tylko właściwe osoby mają dostęp do systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową. Należy pamiętać o tym, by lista użytkowników zawsze była aktualna. 6.4. Dodawanie kolejnych użytkowników lub kolejnych organizacji Dodawanie kolejnego użytkownika do konta różni się od dodawania kolejnej organizacji do systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową. W niniejszej sekcji opisano różne przypadki. Do celów systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową definicje użytkownika i organizacji przedstawiono w tabeli poniżej. 9 Informacje na temat wykorzystywania danych osobowych w systemie wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową można znaleźć w oświadczeniu o ochronie prywatności. https://circabc.europa.eu/sd/d/1cd6e7dc-81ab-410a-ba15- eae12d55a4ea/privacy%20statement%20ods%20licensing%20system%20v1.pdf Informacje te są również dostępne na forum internetowym CIRCABC w katalogu 3. Date protection & security (Ochrona danych i bezpieczeństwo). 10 Zob. powiadomienie o zabezpieczeniach https://circabc.europa.eu/d/a/workspace/spacesstore/dd832ca6-5bd3-4ddc-aa19-8d4f2aa0140a/security%20good%20practices%20for%20users.pdf. Informacje te są również dostępne na forum internetowym CIRCABC w katalogu 3. Date protection & security (Ochrona danych i bezpieczeństwo). Podręcznik dotyczący rejestracji, wersja 1.1 Strona 20 z 28

Tabela 6 Definicje użytkownika i organizacji do celów systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową Rodzaj Użytkownik Organizacja Opis Użytkownikiem systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową jest osoba odpowiedzialna w danej organizacji za kontakty. W przypadku przedsiębiorstw użytkownik wnioskuje o przyznanie licencji. Licencja jest wydawana organizacji. Organizacją jest przedsiębiorstwo lub urząd celny. Funkcje, do których użytkownik ma dostęp, zależą od rodzaju organizacji reprezentowanej przez tego użytkownika. Jeżeli użytkownik reprezentuje przedsiębiorstwo, może ubiegać się o licencje. Jeżeli użytkownik reprezentuje urząd celny, może zamykać licencje. 6.4.1. Czy użytkownik może mieć dostęp do kont wielu organizacji? Użytkownik może zarejestrować więcej niż jedną organizację. Funkcja ta ma zastosowanie do użytkowników działających w imieniu więcej niż jednego przedsiębiorstwa, na przykład jednostka centralna w grupie przedsiębiorstw ubiega się o licencje na substancje zubożające warstwę ozonową dla wszystkich przedsiębiorstw w obrębie tej grupy. Aby zarejestrować kolejną organizację, należy w menu wybrać Register new organisation. 6.4.2. Czy większa liczba użytkowników może mieć dostęp do konta jednej organizacji? Każdy pracownik organizacji może mieć dostęp do jej konta. Można dodać daną osobę do listy użytkowników w profilu. Funkcja ta jest zazwyczaj wykorzystywana przez przedsiębiorstwa, w których więcej niż jedna osoba ubiega się o licencje w imieniu przedsiębiorstwa. Jest również wykorzystywana przez urzędy celne, w których wielu funkcjonariuszy zajmuje się zamykaniem licencji na substancje zubożające warstwę ozonową. Informacje na temat sposobu rejestracji większej liczby użytkowników na jednym koncie organizacji można znaleźć w sekcji 6.3 niniejszego podręcznika. 6.4.3. Czy organizacja może posiadać dwa konta? Organizacja nie może posiadać dwóch kont w systemie wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową. Jedno konto jest przypisane do jednej organizacji. System sprawdzi, czy dana organizacja została już zarejestrowana poprzez skontrolowanie numeru EORI przedsiębiorstwa lub numeru referencyjnego urzędu celnego. Ten sam numer nie może być wykorzystywany w dwóch kontach w systemie wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową. Podręcznik dotyczący rejestracji, wersja 1.1 Strona 21 z 28

7. ZABLOKOWANIE KONTA ORGANIZACJI Jeżeli organizacja nie potrzebuje już konta w systemie wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową, ponieważ na przykład zaprzestano działalności związanej z takimi substancjami, konto można zablokować. Aby zablokować konto, należy przesłać Komisji stosowny wniosek pocztą elektroniczną. Gdy konto jest zablokowane, przestaje być dostępne dla danej organizacji. Ponadto dane osobowe byłych użytkowników będą niewidoczne dla wszelkich innych użytkowników systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową, w tym dla Komisji i właściwego organu. Wszystkie dane niebędące danymi osobowymi są jednak przechowywane. Komisja i właściwy organ danego państwa nadal będą mieć dostęp do historycznych licencji danej organizacji. 8. INFORMACJE KONTAKTOWE W razie pytań można skorzystać z forum internetowego CIRCABC dotyczącego wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową na stronie internetowej https://circabc.europa.eu/w/browse/772132eb-0071-4e96-8058-e29592766a18. Wykaz punktów kontaktowych we właściwych organach państw członkowskich jest również dostępny w CIRCABC w katalogu 4. Contact information (Informacje kontaktowe). Jeżeli nie możesz znaleźć odpowiedzi na swoje pytanie, skontaktuj się z Komisją pocztą elektroniczną na adres e-mail clima-ods@ec.europa.eu. Podręcznik dotyczący rejestracji, wersja 1.1 Strona 22 z 28

ZAŁĄCZNIKI Załącznik 1 Komunikaty o błędach Komunikat o błędzie Którego pola dotyczy? Jaki błąd wystąpił? Select the type of organisation. Wybierz organizacji. rodzaj Sekcja Organisation type (Rodzaj organizacji) Należy wybrać jeden z dwóch przycisków. Zob. tabela 1 w niniejszym podręczniku. The organisation type you have selected is not applicable to your profile. Wybrany przez ciebie rodzaj organizacji nie ma zastosowania do twojego profilu. Sekcja Organisation type (Rodzaj organizacji) Funkcjonariusz urzędu celnego nie może zarejestrować przedsiębiorstwa. Pracownik przedsiębiorstwa nie może zarejestrować urzędu celnego. Zob. tabela 1 w niniejszym podręczniku. Organisation's name is required Organisation's phone is required Telephone number is not valid. Please follow the format e.g. for Belgium +32 2 123 45 67 Wymagana jest nazwa organizacji. Wymagany jest numer telefonu organizacji. Numer telefonu jest nieprawidłowy. Podaj numer zgodnie z formatem, np. dla Belgii +32 2 123 45 67 Organisation name* (Nazwa organizacji) Nazwa organizacji jest nieprawidłowa. Wymagane są co najmniej 3 znaki. Uwzględnij formę prawną, np. ltd., GmbH, SARL. Telephone* (Telefon) Nie podano numeru telefonu organizacji. Telephone* (Telefon) Format numeru telefonu jest nieprawidłowy. Stosuje się międzynarodowy format obejmujący kod kraju. Na początku numeru należy podać znak plus (+).

Komunikat o błędzie Którego pola dotyczy? Jaki błąd wystąpił? Country must be selected. Należy wybrać kraj. Country* (Kraj) Wybierz kraj z rozwijanego menu. Wybierz kraj, w którym twoja organizacja prowadzi działalność. Organisation's postal code Wymagany jest kod Postal code* (Kod Kod pocztowy jest nieprawidłowy. is required Organisation's city is required pocztowy organizacji. Wymagana jest miejscowość organizacji. Organisation's street is Wymagana jest ulica required organizacji. Street number is not valid. Numer budynku jest It can't start with '0' nieprawidłowy. Nie może rozpoczynać się od 0. EORI number is required Wymagany jest numer EORI. EORI number is not correct. Follow European format e.g. NL123456789 Numer EORI jest nieprawidłowy. Podaj numer zgodnie z formatem europejskim, np. NL123456789 pocztowy) Wymagane są co najmniej 3 znaki. City* (Miejscowość) Nazwa miejscowości jest nieprawidłowa. Wymagane są co najmniej 3 znaki. Street* (Ulica) Nazwa ulicy jest nieprawidłowa. Wymagane są co najmniej 3 znaki. Number (Numer) Numer budynku nie jest obowiązkowy, lecz nie może to być 0. EORI number* (Numer EORI) (w przypadku przedsiębiorstwa) EORI number* (Numer EORI) (w przypadku przedsiębiorstwa) Nie podano numeru EORI. Format numeru EORI jest nieprawidłowy. Pierwsze dwa znaki muszą być kodem kraju zapisanym wielkimi literami. Spacje są niedozwolone. Sprawdź na następującej stronie, czy twój numer EORI jest prawidłowy: http://ec.europa.eu/taxation_customs/d ds2/eos/eori_validation.jsp?lang=pl. Podręcznik dotyczący rejestracji, wersja 1.1 Strona 24 z 28

Komunikat o błędzie Którego pola dotyczy? Jaki błąd wystąpił? AEO number is not correct. Follow European format e.g. DEXXXX1234 Reference number is not correct. Follow European format e.g. NL123456789 Numer upoważnionego przedsiębiorcy jest nieprawidłowy. Podaj numer zgodnie z formatem europejskim, np. DEXXXX1234. Numer referencyjny jest nieprawidłowy. Podaj numer zgodnie z formatem europejskim, np. NL123456789. AEO number (Numer upoważnionego przedsiębiorcy) (w przypadku przedsiębiorstwa) Reference number* (Numer referencyjny) (w przypadku urzędu celnego) Format numeru upoważnionego przedsiębiorcy jest nieprawidłowy. Pierwsze dwa znaki muszą być kodem kraju zapisanym wielkimi literami. Spacje są niedozwolone. Sprawdź na następującej stronie, czy twój numer upoważnionego przedsiębiorcy jest prawidłowy: http://ec.europa.eu/taxation_customs/d ds2/eos/aeo_consultation.jsp?lang=pl. Format numeru referencyjnego dla urzędu celnego jest nieprawidłowy. Pierwsze dwa znaki muszą być kodem kraju zapisanym wielkimi literami. Spacje są niedozwolone. Sprawdź na następującej stronie, czy twój numer referencyjny jest prawidłowy: http://ec.europa.eu/taxation_customs/d ds2/col/col_search_home.jsp?lang=pl. Select the employee type. Wybierz rodzaj pracownika. Sekcja Contact person (Osoba odpowiedzialna za kontakty). W sekcji Osoba odpowiedzialna za kontakty należy wybrać jeden z dwóch przycisków. Podręcznik dotyczący rejestracji, wersja 1.1 Strona 25 z 28

Komunikat o błędzie Którego pola dotyczy? Jaki błąd wystąpił? Indicate if you have the authority to represent the organisation in the ODS Licensing System Wskaż, czy masz uprawnienia do reprezentowania organizacji w systemie wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową. Sekcja Contact person (Osoba odpowiedzialna za kontakty). Należy zaznaczyć pole wyboru w sekcji Osoba odpowiedzialna za kontakty. Contact person's email address is not unique Adres e-mail osoby odpowiedzialnej za kontakty nie jest niepowtarzalny. Sekcja access dostępem) Manage (Zarządzaj Adres e-mail, który próbujesz dodać, już figuruje w tabeli lub istnieje inny konflikt w zarządzaniu adresami e- mail. First name of contact person is not valid. Minimum 2 characters are required. Last name of contact person is not valid. Minimum 2 characters are required. E-mail address is not valid. Imię osoby odpowiedzialnej za kontakty jest nieprawidłowe. Wymagane są co najmniej 2 znaki. Nazwisko osoby odpowiedzialnej za kontakty jest nieprawidłowe. Wymagane są co najmniej 2 znaki. Adres e-mail jest nieprawidłowy. Sekcja access dostępem) Sekcja access dostępem) Sekcja access dostępem) Manage (Zarządzaj Manage (Zarządzaj Manage (Zarządzaj Podaj imię osoby, której chcesz przyznać dostęp. Podaj nazwisko osoby, której chcesz przyznać dostęp. Podaj adres e-mail osoby, której chcesz przyznać dostęp, w następującym formacie: xx @xx.xx. Podręcznik dotyczący rejestracji, wersja 1.1 Strona 26 z 28

Komunikat o błędzie Którego pola dotyczy? Jaki błąd wystąpił? Answer every question by selecting Yes or No. Select at least one tick box (use type) for every question where you answered Yes. Select at least one substance group under every use you selected Odpowiedz na wszystkie pytania, wybierając Tak albo Nie. Zaznacz przynajmniej jedno pole (rodzaj zastosowania) dla każdego pytania, na które odpowiedziałeś Tak. Wybierz przynajmniej jedną grupę substancji dla każdego wybranego zastosowania. Pytania kwestionariuszu. w Pola wyboru pod określonymi pytaniami Pola wyboru grup substancji pod rodzajem zastosowania Brak odpowiedzi na pytanie ogólne (zob. tabela 3 w niniejszym podręczniku) lub na pytanie szczegółowe (zob. tabela 4). Należy wybrać jeden z dwóch przycisków tak albo nie. Należy odznaczyć co najmniej jeden rodzaj zastosowania pod pytaniem szczegółowym, jeżeli na to pytanie odpowiedziano Tak. Pod każdym wybranym rodzajem zastosowania należy zaznaczyć przynajmniej jedną grupę. First name of authorising person is required Last name of authorising person is required Wymagane jest imię osoby zatwierdzającej. Wymagane jest nazwisko osoby zatwierdzającej. First name* (Imię) Last (Nazwisko) name* Function of authorising person is required Wymagana jest funkcja osoby zatwierdzającej. Function* (Funkcja) Upload the statement Wyślij oświadczenie. Sekcja Statement (Oświadczenie) Podaj imię osoby, która podpisze oświadczenie. Zob. etap 3 podpisanie oświadczenia (sekcja 3.3). Podaj nazwisko osoby, która podpisze oświadczenie. Zob. etap 3 podpisanie oświadczenia (sekcja 3.3). Podaj funkcję osoby, która podpisze oświadczenie. Użyj przycisku Browse, aby przesłać skan podpisanego oświadczenia. Podręcznik dotyczący rejestracji, wersja 1.1 Strona 27 z 28

Załącznik 2 Rejestr zmian w dokumencie Wersja Data Opis 0.1 03/2013 Projekt podręcznika dotyczącego rejestracji opublikowany przed wdrożeniem systemu wydawania licencji na substancje zubożające warstwę ozonową 1.0 04/2013 Pierwsza wersja podręcznika dotyczącego rejestracji 1.1 06/2013 Niewielkie zmiany po pierwszym wdrożeniu